Sesión No. 4. Contextualización: Nombre de la sesión: Paquetería Aspel SAE PAQUETERÍA CONTABLE

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1 Paquetería contable

2 1 Sesión No. 4 Nombre de la sesión: Paquetería Aspel SAE Contextualización: Todas las empresas requieren tener el control del buen funcionamiento tanto en operación y contable, pero cómo podría el director general tener la certeza de que la información financiera generada es correcta?, cómo podría el área de contabilidad cumplir con la veracidad y oportunidad que se requiere? Por lo tanto, es importante que se implementen los procesos operativos necesarios y que provea y facilite al resto de las áreas con herramientas de paquetería que concentren cada operación generada y la traduzca a un registro contable. Es necesario utilizar la diferente paquetería administrativa que complemente el sistema contable sin que ésta pierda su principal y primordial función. El sistema ASPEL cuenta una herramienta llamada Aspel SAE, que constantemente se actualiza, se recomienda utilizar la más reciente. La empresa desarrolladora ofrece como cualquier otra una serie de beneficios al utilizar sus productos, aquí se mencionan algunas: Obtener inmediatamente un mejor control sobre el negocio y una significativa reducción en el tiempo invertido, pues la automatización de los procesos optimiza la aplicación de los recursos humanos y tecnológicos, facilitando la supervisión del estado real de la empresa en cualquier momento. En resumen, la utilización de esta paquetería permitirá el controlar el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa como: inventarios, clientes, facturación, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y cuentas por pagar; automatizando eficientemente los procesos administrativos relacionados y asegurando el cumplimiento de las disposiciones fiscales.

3 2 Introducción al Tema: Cómo podemos tener mejor control administrativo en nuestro negocio? Al integrar Aspel-SAE en la administración se obtiene inmediatamente un mejor control sobre el negocio y una significativa reducción en el tiempo invertido, pues la automatización de los procesos optimiza la aplicación de los recursos humanos y tecnológicos, facilitando la supervisión del estado real de la empresa en cualquier momento. Más de 20 años en el mercado, el sistema Aspel-SAE ofrece una solución para controlar el ciclo completo de las operaciones de compra-venta en las empresas. La velocidad con que evoluciona la tecnología ha provocado una constante evolución del sistema, pasando por varios lenguajes de programación así como diferentes plataformas (DOS, Unix y Windows). Además, esta actualización constante busca dar solución a una infinidad de sugerencias, tendencias administrativas, cambios tecnológicos y disposiciones fiscales, tanto de México como del mercado sudamericano. Para Aspel SAE el uso de esta herramienta se ha convertido en pieza importante dentro de las empresas. También cuenta con el proceso de interfase o interfaz que permite transferir la información al sistema contable (COI), así como PROD y CAJA, la integración de los sistemas Aspel, convierten a Aspel-SAE en un sistema integral para la gestión de negocios que manufacturan, distribuyen y/o comercializan productos o servicios. Ayudando a gestionar las operaciones y coordinar los distintos procesos a lo largo y ancho de la empresa. Tomado de

4 3 Explicación: 3.5 Inicio de operaciones SAE Aspel-SAE 5.0 está dotado de múltiples herramientas para facilitar la puesta en marcha y alimentación de los catálogos desde aplicaciones adicionales, el sistema ofrece funcionalidad y facilidad de integración que la empresa requiere, no sólo para operar debidamente sino para cumplir con las obligaciones contables y fiscales, facilitando el poderse enfocar al negocio. Para instalar una nueva base de datos se deben seguir los siguientes pasos: 1. Instalar la versión más reciente, por ejemplo 5.0 de Aspel SAE. 2. Configurar el sistema creando una nueva base de datos con el asistente del sistema. 3. Revisar y definir los parámetros necesarios para poder usar el sistema. El sistema permite elegir el tipo de base de datos con la cual trabajar.

5 4 Al concluir la creación de los archivos, el sistema te solicitará la creación de los parámetros que permiten adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa. En este mismo proceso de definición de parámetros podemos preparar los catálogos de: Clientes y cuentas por cobrar. Proveedores y cuentas por pagar. Inventarios y/o servicios. Compras, productos y lista de productos. Facturación. Ejemplos de pantallas de registro: 3.6 Catálogos: vendedores, zonas, precios, clientes, proveedores, productos y lista de productos Aspel-SAE 5.0 cuenta con múltiples herramientas para facilitar la captura de información e importación de los catálogos desde hojas de cálculo de Microsoft Excel para una ágil puesta en marcha. Con Aspel-SAE 5.0 no se necesita nada más, pues el sistema ofrece toda la funcionalidad y facilidad de integración que la empresa requiere, no sólo para operar debidamente sino para cumplir con las obligaciones contables y fiscales, además de permitir atender mejor el negocio.

6 5 Se tendrá una integración fácil y eficiente en el registro contable con Aspel-SAE 5.0, pues la interfase con Aspel-COI es en línea y al nivel deseado por el cliente o proveedor con un sólo clic. 3.7 Documentos de compra y documentos de ventas Aspel-SAE permite tratar mejor a sus clientes, maneja listas de precios por cliente y funciones CRM (Customer Relationship Management) para conocer sus hábitos de compra y mantenerlo informado fácil y rápidamente. Controlar los inventarios, desde las existencias y costos hasta el manejo de productos sustitutos para favorecer una mejor comercialización, incluyendo el manejo de lotes, pedimentos y números de serie de los productos, así como las tallas y colores. Todas las necesidades de facturación estarán cubiertas, ya sea que tenga que facturar de manera electrónica o impresa, el sistema lo realiza sin necesidad de aplicaciones adicionales y de acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes.

7 6 La imagen anterior muestra el nuevo ciclo de documentos de compras: requisición, orden de compra, recepción de mercancía, compras y devoluciones, cada uno de ellos con la debida afectación a inventarios y cuentas por pagar. Se tendrá seguridad y agilidad en el punto de venta con funciones como: cambio de precios, autorización de crédito en facturas, para una eficaz administración. El sistema ofrece una cantidad ilimitada de folios de documentos y manejo del certificado de sello digital por serie o por sucursal. 3.8 Integración de módulos La paquetería de Aspel SAE nos ayuda a controlar el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa en forma segura, confiable y de acuerdo con la legislación vigente. Permite una administración y comercialización eficiente. Tal es el caso de la integración de sus módulos:

8 7 clientes, facturación, vendedores, cuentas por cobrar, compras, proveedores, cuentas por pagar y estadísticas. Esta integración permite que la información se encuentre actualizada en todo momento. Nos ayuda en la generación de los reportes, estadísticas y gráficas de alto nivel y, lo más importante, es que permite interactuar con los demás sistemas de la línea Aspel para lograr una completa integración de procesos. Es decir, controla desde los documentos hasta la operación en sí, por ejemplo: facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones de venta, agendas, pagos con tarjeta de crédito o débito, facilitando la conciliación por formas de pago. Al utilizar esta integración de operaciones podemos obtener muchos reportes, como: Saldos de clientes y pronóstico de cobranza. Acumulados de ventas. Productos más vendidos. 3.9 Manejo de cuentas por cobrar y cuentas por pagar Aspel SAE, en el módulo cuentas por cobrar y por pagar, ofrece nuevas longitudes en el nombre y dirección, con lo que seguro se cubrirán las necesidades de información. Por ejemplo, la razón social de los clientes y proveedores podrá ser de hasta 120 caracteres. Integración del expediente del cliente y del proveedor con estados de cuenta, antigüedad de saldos, ventas, compras, contactos y citas.

9 8 Campañas de venta y seguimiento comercial de clientes con herramientas para llevar a cabo actividades encaminadas a fortalecer la captación y retención de clientes, como registro y seguimiento de clientes y prospectos. Elaboración, seguimiento y reportes de resultados de campañas de ventas y telemarketing: consulta del avance de las campañas, estado de atención a los clientes, desempeño de los ejecutivos de venta, entre otros. Cuenta con proceso de interfase con Aspel-COI, para tener una cuenta contable por cada cliente y por cada proveedor, clasificados como activo, suspendido o moroso, en el caso de clientes. Es posible clasificar a los clientes en matriz o sucursal, lo cual permite obtener reportes como: estado de cuenta general y detallado, consolidado por matriz o de forma individual por sucursales, incluye manejo de crédito para clientes, sólo para los clientes que se maneja crédito en la captura de facturas se les permitirá esa forma de pago; en el caso de clientes con pago de contado, NO se graba el documento de venta hasta que el documento haya sido pagado. En un sólo movimiento de cuentas por cobrar es posible afectar varios documentos de un mismo cliente (multi-documento). Nueva clasificación de formas de pago para que al registrar pagos sólo se presenten los conceptos de pago así definidos: Por vendedor o zona de venta. Por su situación crediticia. Reportes de estado de cuenta general y detallado, consolidados y ordenados por matriz. Control de cobranza: documentos a revisión, documentos por cobrar, abonos por periodo. Antigüedad de saldos y pronóstico de cobranza, uso de tipo de moneda.

10 9 Así mismo, en la sección de proveedores y cuentas por pagar se puede tener un expediente único, integración con estados de cuenta, antigüedad de saldos e información de compras, entre otros. v Datos generales del proveedor: la longitud es amplia para la razón social y dirección, con lo que seguro se satisfacen las necesidades de información. v Manejo de crédito para proveedores, desde la compra se identifica su estatus y dependiendo del mismo es el manejo en el pago al contado o crédito. v Interfase con Aspel-COI, permite una cuenta contable por cada proveedor y con Aspel BANCO, ahora el sistema marca o identifica si el movimiento fue generado por Aspel-BANCO. v Captura de emisión de pagos, en la cual se permite pagar varios documentos de un proveedor con un sólo concepto. v Historial crediticio con el proveedor, estado de cuenta general, estado de cuenta detallado, resumen de movimientos, pronóstico de pagos, antigüedad de saldos, autorización de pagos, entre otros. v Selección de emisión de información en la moneda en la que se generó el documento, control de anticipos, división de cargos y suspensión de compras Periodicidad de respaldos Para salvaguardar la información, asegurar la integridad y disponibilidad de la misma, se cuenta con los respaldos automáticos de los sistemas Aspel que programa la generación automática del respaldo de la base de datos y/o archivos de configuración, de esta manera siempre se tendrá un respaldo confiable de la información de la empresa. Se pueden programar los respaldos con alguna de las siguientes periodicidades: de forma diaria, semanal, mensual o con la periodicidad que se requiera.

11 10 Esta empresa ofrece también el realizar por cuenta de la empresa estos respaldos, es necesario solicitar el servicio. Características generales del producto: Completamente en español. Base de datos en formato Firebird y posibilidad de uso en formato MS- SQL. Traductor automático de datos de versiones Aspel-SAE4.X. Exportación de la información a formatos: xls, html, pdf, entre otros. Importación de hojas de cálculo de Excel de los principales catálogos: clientes, inventarios, proveedores, listas de precios e inventario físico. Actualización en línea vía Internet a las últimas mejoras de la versión. Módulo de perfiles de usuario para un acceso seguro a la información. Respaldos de la información seleccionada con contraseña. Disponible en la modalidad de 1 usuario 99 empresas y licencias de usuarios adicionales.

12 11 Conclusión Una vez más hemos visto que el contar con herramientas accesibles en el uso de cualquier paquetería contable, nos ayuda en el desarrollo del trabajo, facilita los registros contables dando el tiempo para poderlo asignar a la operación de la empresa. El contar con un debido sistema de administración y contabilidad nos da la certeza de poder tomar decisiones correctas y oportunas, podemos contar con reportes que nos vayan guiando en la misma operación. Como cualquier otro sistema es muy importante el que se cuente con las versiones actualizadas, se de la capacitación necesaria a los empleados y se mantenga respaldada la información de una manera automática y segura. Tomado de

13 12 Para aprender más Aspel (2013) Aspel SAE 5.0 Qué es y cómo funciona? García, J. A. (2013) Aspel SAE 5.0 Consejos y recomendaciones.

14 13 Actividad de Aprendizaje: En esta cuarta sesión deberás trabajar en las siguientes actividades: -Realizar la tarea o actividad individual 4: De acuerdo al video Aspel SAE 5.0 Consejos y recomendaciones que se encuentra en el apartado de para aprender más, a partir del minuto 5 aproximadamente, te ayudará a comprender esta sesión. 1. En qué consiste la paquetería llamada Aspel-SAE? 2. Menciona el principal objetivo en el uso de esta paquetería. 3. Qué áreas se pueden controlar con este sistema? 4. Menciona cómo se realiza la contabilidad de los procesos de clientes y proveedores. Requisitos de entrega: Esta es una actividad individual, deberás entregar la tarea en un archivo de Word y subirla a la plataforma en el lugar indicado.

15 14 Bibliografía Aspel. Aspel (2013) Aspel SAE 5.0 Qué es y cómo funciona? Video de You Tube obtenido de García, J. A. (2013) Aspel SAE 5.0 Consejos y recomendaciones. Video de You Tube obtenido de

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