Recomendaciones contables para el envío de la información requerida por la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales - UGPP

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1 Recomendaciones contables para el envío de la información requerida por la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales - UGPP WENDY SOLANGIE ACOSTA VELASQUEZ UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTA 2015 DC2 - Información de distribución restringida

2 Recomendaciones contables para el envío de la información requerida por la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales - UGPP WENDY SOLANGIE ACOSTA VELÁSQUEZ Monografía GUSTAVO ENRIQUE MIRA ALVARADO UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTA

3 Tabla de Contenido Resumen... 4 Introducción... 5 Capítulo 1: Marco Conceptual y Normativo... 6 Capítulo 2: Efecto en las deducciones al impuesto sobre la renta, como consecuencia de las inconsistencias evidenciadas por la UGPP Capítulo 3: Otros aspectos que las compañías deben considerar dentro de los pagos por concepto de nómina para que sean aceptados en el impuesto de renta Capítulo 4: Recomendaciones para la entrega de la información contable que se entregará como respuesta al requerimiento de información inicial Conclusiones Glosario Referencias

4 RESUMEN Una de las funciones de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales UGPP, es hacer seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la protección social. Esta entidad tiene la facultad de imponer sanciones a las compañías o a las personas que evadan o no liquiden correctamente los aportes al sistema de seguridad social y aportes parafiscales. Razón por la cual, los pagos de las sanciones e intereses de mora, están afectando los flujos de caja de los contribuyentes. La UGPP, para poder revisar el adecuado pago de los aportes, podrá solicitar información a la Administración de Impuestos, con el fin de cruzar información. Por lo anterior, a la DIAN le podría resultar fácil identificar las inconsistencias en la liquidación de aportes que evidenció la UGPP, y requerir a los contribuyentes, pues las deducciones y costos por concepto de pagos salariales no serían procedentes en el impuesto de renta, lo que conllevaría también al pago de sanciones e intereses no solamente a la UGPP, sino también a la DIAN. En línea con lo anterior, es importante que las compañías que han sido requeridas por la UGPP, respondan los requerimientos de información lo más detallado y completo posible, sobre todo la información contable que esta entidad solicita, pues ésta sirve como medio de prueba. La información contable o de nómina que tenga errores o se omita, podría ocasionar consecuencias onerosas para las compañías. 4

5 INTRODUCCIÓN Con el fin de que las compañías que han sido requeridas por la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales UGPP, hagan entrega de la información contable tal como lo solicita esta entidad para su revisión, en este escrito se plantean algunas recomendaciones, pues son muchas las empresas que no hacen dicha entrega de manera completa, oportuna y eficiente, ocasionando así que la UGPP liquide sanciones a las que muy seguramente no hayan lugar. Por otro lado, se analizan algunos aspectos y situaciones que las compañías y las personas deberán considerar en el momento en el que liquiden los aportes al sistema de seguridad social, teniendo en cuenta tanto la vía normativa laboral como la tributaria. De esta manera, se pretende crear conciencia por parte de los contribuyentes para que no traten de maniobrar o buscar alternativas que les permitan disminuir el pago de sus contribuciones parafiscales, cuando ya existen normas que regulan y establecen la liquidación de dichos aportes, y más aún cuanto existe una entidad que vigila el debido pago como lo es la UGPP. Ahora bien, las fiscalizaciones que lleva a cabo la UGPP es un tema que preocupa a las compañías, pues no solamente podría traer como consecuencia el pago de sanciones a esta entidad, sino también a la Administración de Impuestos, pues las inconsistencias que detecte ésta podría repercutir en la no procedencia de las deducciones por concepto de salarios en el impuesto de renta para aquellas compañías que liquidaron este impuesto por el sistema de renta ordinaria. Es por esto que, también se plantean algunos riesgos desde la perspectiva fiscal, y algunas recomendaciones que las compañías deberán tener en cuenta para que la DIAN no les vaya a cuestionar dichos pagos. 5

6 CAPITILO 1 MARCO CONCEPTUAL Y NORMATIVO La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social UGPP, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se creó con el Plan de Desarrollo, mediante la ley 1151 de Esta Unidad, tiene como función principal el reconocimiento oportuno de derechos pensionales y las tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la protección social. Para este efecto, la UGPP recibirá los hallazgos que le deberán enviar las entidades que administran sistemas de información de contribuciones parafiscales de la protección social y podrá solicitar de los empleadores, afiliados, beneficiarios y demás actores administradores de estos recursos parafiscales, la información que estime conveniente para establecer la ocurrencia de los hechos generadores de las obligaciones definidas por la ley, respecto de tales recursos. De acuerdo con la ley anteriormente mencionada, UGPP podrá ejercer funciones de cobro coactivo en armonía con las demás entidades administradoras de estos recursos. Con la ley 1607 de 2012, se reglamenta la competencia para la determinación y el cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social, respecto de los pagos omisos e inexactos, en la cual el gobierno le da poder sancionatorio mediante el parágrafo segundo de esta ley, el cual señala: Parágrafo 2. La UGPP podrá iniciar las acciones sancionatorias y de determinación de las Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, con la notificación del Requerimiento de Información o del pliego de cargos, dentro de los cinco (5) años siguientes contados a partir de la fecha en que el aportante debió declarar y no declaró, declaró por valores inferiores a los 6

7 legalmente establecidos o se configuró el hecho sancionable. En los casos en que se presente la declaración de manera extemporánea o se corrija la declaración inicialmente presentada, el término de caducidad se contará desde el momento de la presentación de la declaración extemporánea o corregida. Actualmente, el proceso de determinación y discusión que lleva a cabo la UGPP para su revisión del pago eficiente y oportuno de seguridad social y aportes parafiscales a las empresas, es como se muestra a continuación: Grafica No. 1 Proceso de Determinación y Discusión Pago de aportes a seguridad social y parafiscales por las compañías. Requerimiento de información (2 meses y medio) Requerimiento para declarar y/o corregir basadas en las diferencias encontradas. (3 meses) Respuesta del investigado (3 meses) Liquidación oficial (Plazo de 6 meses - Si no lo hace, estarian corriendo términos de caducidad pero no habria acto administrativo real o presunto.) Recurso de reconsideración (2 meses) Admisión del recurso de reconsideración (1 mes) Resolución decisoria del recurso de reconsideración (1 año) Jurisdicción contensiosa / administrativa (4 meses) Fuente: Elaboración propia, con base en la Ley 1739 de 2014 (art. 50) 7

8 El procedimiento de determinación y discusión llevado a cabo por la UGPP se lleva a cabo en dos etapas: Vía Gubernativa : En esta etapa, el procedimiento se adelanta con la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social UGPP, la cual es la entidad que profirió los actos administrativos objeto de discusión. Vía Judicial : Es la etapa en la que las partes (contribuyente y UGPP), acuden a la Jurisdicción Contenciosa Administrativa para que sean las autoridades judiciales quienes diriman el conflicto. Vía Gubernativa: A continuación el procedimiento y los términos llevados a cabo por esta vía: El requerimiento de información es un acto administrativo, por el cual la UGPP solicita al contribuyente el detalle de la información y los soportes que sustentan el pago de los aportes a seguridad social y aportes parafiscales realizados por las compañías, con el fin de validar si los mismos fueron efectuados en debida forma, de acuerdo con la normatividad laboral aplicable. Dicho requerimiento de información, debe ser entregado dentro de los dos meses y medio (15 días calendario), contados a partir de la fecha de notificación del requerimiento. Este plazo no es prorrogable. Sin embargo, dicho termino puede tener una ampliación, ya que la UGPP en algunas ocasiones ha solicitado a los contribuyentes un requerimiento de información adicional, solicitando información pendiente del primer requerimiento, explicación de diferencias entre la contabilidad y la nómina, copia de documentos, auxiliares contables de algunas cuentas, etc. En este segundo requerimiento de información, la UGPP ha estipulado bien sea un término de 15 días calendario para contestar dicho requerimiento, como en otros no fija un plazo determinado, sino menciona que la entrega de la información deberá ser lo más pronto posible, por lo que es recomendable no superar los 15 días calendarios para su entrega. 8

9 Las personas y entidades obligadas a suministrar información a la UGPP, así como aquellas a las que esta entidad les haya solicitado informaciones y/o pruebas, que no la suministren dentro del plazo establecido para ello, se harán acreedoras a una sanción de cinco (5) UVT por cada día de retraso en la entrega de la información solicitada. El requerimiento para declarar o corregir, es un acto administrativo, en el cual se requiere que el aportante presente o corrija la declaración de autoliquidación de las Contribuciones Parafiscales de la protección social, al detectar la UGPP omisión, inexactitud y/o mora. El aportante que omita la afiliación y/o vinculación y no pague los aportes al Sistema de la Protección Social en la fecha establecida para tal fin, deberá liquidar y pagar una sanción por cada mes o fracción de mes de retardo, de acuerdo al número de empleados, la cual aumentará si el pago se realiza con ocasión de la notificación del Requerimiento para Declarar o la Liquidación Oficial proferidos por la UGPP, conforme a los siguientes porcentajes del valor del aporte mensual a cargo: Grafica No. 2 Sanciones por Omisión Rango de empleados Sanción antes de notificación del requerimiento para declarar Fuente: Elaboración propia, con base en la Ley 1607 de 2012 Sanción con la notificación del requerimiento para declarar Sanción con la notificación de la liquidación oficial De 1 a % 3% 6% De 11 a 30 2% 4% 8% De 31 a % 5% 10% De 61 a 90 3% 6% 12% De 91 a % 7% 14% Más de 150 4% 8% 16% Independientes 3% 6% 12% El aportante que corrija por inexactitud las autoliquidaciones de las Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, será sancionado según los siguientes parámetros: 9

10 Grafica No. 3 Sanciones por Inexactitud Sanciones por inexactitud Étapa Sanción Sin que medie requerimiento para presentar 5% del mayor valor a pagar que se genere entre la información corrección y la declaración inicial. Cuando la UGPP notifique el primer requerimiento de información La sanción aumentará en un 20% Cuando la UGPP notifique el requerimiento para declarar y/o corregir. La sanción aumentará en un 35% Equivalente al 60% de la diferencia existente entre los Cuando la UGPP notifique la liquidación oficial aportes declarados y dejados de declarar Fuente: Elaboración propia, con base en la Ley 1607 de 2012 La UGPP cuenta con un término de tres (3) meses para notificar al contribuyente por medio del requerimiento para declarar o corregir basado en las diferencias encontradas. Así mismo, el término para responder este requerimiento por parte de los contribuyentes, será de tres (3) meses no prorrogable. El contribuyente deberá responder por escrito aceptando las modificaciones propuestas por la UGPP, o presentar las pruebas que considere pertinentes para los puntos o consideraciones con las que no esté de acuerdo. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de vencimiento del plazo para dar respuesta a este requerimiento, la UGPP debe notificar al contribuyente un acto administrativo denominado Liquidación Oficial de Revisión. A través de este acto administrativo la UGPP modifica la autoliquidación de las contribuciones, basándose exclusivamente en los hechos contemplados en el requerimiento de información, o su ampliación. Contra la liquidación oficial de revisión, el contribuyente dentro de los dos (2) meses siguientes podrá interponer por escrito recurso de reconsideración, expresando concretamente los motivos de inconformidad. 10

11 La UGPP tiene un (1) año para resolver el recurso de reconsideración. Si el recurso no es resuelto dentro del término establecido, se entenderá fallado a favor del contribuyente. Con este acto administrativo se entiende finalizada la vía gubernativa. Vía Judicial: Si el contribuyente está inconforme con la anterior Resolución, puede acudir a la Jurisdicción Contenciosa Administrativa dentro de los cuatro (4) meses a la notificación de la resolución para interponer una demanda de Acción de Nulidad y Restablecimiento del Derecho contra los actos administrativos objeto de discusión. Posible Efecto en las Declaraciones de Renta, Derivado de una Fiscalización por Parte de la UGPP: Si en las fiscalizaciones efectuadas por la UGPP, ésta encuentra que las compañías no están liquidando correctamente los aportes al sistema de seguridad social y aportes parafiscales, es probable que las inconsistencias evidenciadas le sean informadas a la DIAN, y como consecuencia la Administración de Impuestos podrá requerir a los contribuyentes para desconocer las deducciones por pagos laborales en las declaraciones de renta, pues este es uno de los requisitos para que dichos gastos sean procedentes en este impuesto. En línea con lo anterior, además de los requisitos generales establecidos en el artículo 107 del Estatuto Tributario (necesidad, proporcionalidad y relación de causalidad), para que los gastos laborales puedan ser considerados como deducibles en el impuesto sobre la renta, también deben cumplirse los siguientes requisitos: a) Practicar retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta sobre los pagos que se hagan al trabajador. 11

12 b) Estar a paz y salvo con el pago de los parafiscales (SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar) y con el pago de los aportes obligatorios previstos en la Ley 100 de 1993 (pensiones y salud). Así mismo, de acuerdo con la Ley 1393 de 2010, para que sea procedente la deducción por salarios, los aportes parafiscales deberán efectuarse teniendo en cuenta lo establecido en la normatividad vigente. La UGPP para poder ejercer sus funciones de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social, podrá efectuar cruces con la información de las autoridades tributarias, las instituciones financieras y otras entidades que administren información pertinente para su verificación. Razón por la cual, si en una fiscalización por parte de la UGPP, se evidencian inconsistencias en la liquidación de los aportes a seguridad social y parafiscales de los empleados, las compañías pueden correr el riesgo de que la Administración de impuestos les cuestione las deducciones por concepto de salarios en el impuesto de renta, y en este sentido solicitar a los contribuyentes desconocer estos gastos, modificando la liquidación privada, incurriendo en las sanciones y en los intereses de mora correspondientes, toda vez que la UGPP podrá tener la facultad de informar a otras entidades públicas como la DIAN dichas contingencias. Por lo expuesto, en la gráfica N 4 se muestra el procedimiento de discusión y los términos que se llevan a cabo entre las partes (Contribuyente - DIAN), para discutir las declaraciones tributarias presentadas por los contribuyentes, y los recursos que pueden interponerse para discutir los actos administrativos emitidos por la DIAN. La estructura de dicho procedimiento funciona igual que con los procesos con la UGPP. 12

13 Grafica No. 4 Procedimiento de Discusión del Impuesto Fuente: Con respecto a la firmeza de las declaraciones, Es importante tener en cuenta que por regla general, la Administración tiene la facultad de revisar y cuestionar las declaraciones tributarias dentro de los dos años siguientes al vencimiento del plazo para declarar o de la fecha en que se haya presentado en caso de haberse presentado de forma extemporánea. Excepcionalmente, la ley prevé casos especiales en los que las declaraciones pueden alcanzar su firmeza en un término diferente al general, i) Cuando las declaraciones tributarias presenten saldo a favor, el término de firmeza será de dos años contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud de devolución o compensación; ii) Cuando los contribuyentes compensen o determinen pérdidas fiscales, el término de firmeza de la declaración será de cinco años, los cuales se deberán contar partir de la fecha de vencimiento del plazo para declarar o de la fecha de presentación en los casos en que las declaraciones se presenten extemporáneamente y iii) el beneficio de auditoria previsto en el artículo del Estatuto Tributario (aplicable hasta el año 2012). 1 1 PricewaterhouseCoopers (2014, Abril). Guía de impuestos para Pymes. Extraída el 25/VII/2015 desde 13

14 CAPITULO 2 EFECTO EN LAS DEDUCCIONES AL IMPUESTO SOBRE LA RENTA, COMO CONSECUENCIA DE LAS INCONSISTENCIAS EVIDENCIADAS POR LA UGPP Por cultura, en nuestro país estamos acostumbrados a maniobrar de una u otra forma para disminuir la base de liquidación de los aportes a seguridad social e impuestos, y aunque día a día el gobierno ha tratado de implementar mecanismos, normas, crear entidades que se encarguen de controlar y vigilar este tipo de infracciones, sigue siendo alto el índice de evasión por parte de los contribuyentes. Así mismo, para el caso de los pagos por concepto de nómina, las compañías parecen no darle la suficiente importancia, y muchas veces por desconocimiento del tema, prefieren contratar a una persona para que les ayude solamente a liquidar y causar contablemente la nómina, sin tener en cuenta el análisis de fondo que hay que realizar sobre éstos, para garantizar que dichos pagos se hagan de forma adecuada, teniendo en cuenta bien sea la normatividad laboral vigente, como la naturaleza de cada uno de los pagos que el empleado recibe. A continuación, algunos puntos que se deben tener en consideración para la liquidación de aportes, pues recordemos que de no efectuarlos en forma correcta y oportuna, traerá como consecuencia la negación como costo o deducción la totalidad de los pagos laborales: 2.1. Viáticos Una de las contingencias más comunes que la UGPP ha evidenciado en sus fiscalizaciones, son los viáticos permanentes que las compañías efectúan a sus empleados, los cuales debieron ser base de aportes a seguridad social y parafiscales, de acuerdo con lo normatividad laboral vigente. 14

15 En el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo (en adelante "CST"), subrogado por el artículo 17 de la Ley 50 de 1990, se entiende que la legislación laboral hizo la distinción entre viáticos permanentes y viáticos ocasionales, y a partir de esta distinción le otorgó carácter salarial o no salarial a los mismos. De acuerdo con lo anterior, es pertinente hacer la distinción entre los viáticos permanentes y los accidentales: Viáticos Accidentales Con respecto a los viáticos accidentales, el artículo 130 del CST los define como aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente. Así mismo, la norma es clara en señalar que los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Es decir, los viáticos accidentales nunca harán parte de la base para calcular aportes al sistema de seguridad social (pensiones, salud, riesgos, aportes parafiscales), prestaciones sociales, indemnizaciones y demás derechos y acreencias laborales a que tenga derecho el trabajador. Viáticos Permanentes El artículo 130 del CST no da ninguna definición del concepto de viático permanente. Sin embargo, haciendo una interpretación de la norma, si los viáticos accidentales solo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente, podría entenderse que los viáticos permanentes se dan con motivo de un requerimiento ordinario, habitual o frecuente. Así lo ha señalado la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia recientemente (sentencias No de 2001y del30 de septiembre de 2008). 15

16 a) Los viáticos permanentes son aquellos que se dan con motivo de un requerimiento ordinario, habitual o frecuente. b) Los viáticos permanentes destinados a manutención o alojamiento son salario, en cuanto que, al darle connotación salarial, se pretende compensar al trabajador por los inconvenientes que sufre al ausentarse de su domicilio de manera ordinaria, habitual y frecuente. Así, estos viáticos siempre harán parte de la base para calcular aportes al sistema de seguridad social (pensiones, salud, riesgos, aportes parafiscales), prestaciones sociales, indemnizaciones y demás derechos y acreencias laborales a que tenga derecho trabajador. c) Los viáticos permanentes destinados a medios de transporte o gastos de representación no son salario en ningún caso. Esto tiene un sustento adicional en el artículo 128 del CST, el cual determina que los pagos que recibe el trabajador en dinero o en especie, no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes, no constituyen salario ni factor salarial para ningún efecto legal. d) Siempre que se paguen viáticos permanentes debe señalarse el valor de aquellos destinados a manutención y alojamiento (por su carácter salarial) y el valor de aquellos destinados a medios de transporte y gastos de representación (por su carácter no salarial). Para efectos del impuesto sobre la renta, se debe establecer si lo recibido por el trabajador constituye para él un ingreso, pues es éste el elemento esencial del hecho generador del impuesto. Al respecto, el artículo 38 del Decreto 2649 de 1993 define los ingresos como "...flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios, o por la ejecución de otras actividades, realizadas durante un período, que no provienen de los aportes a capital". 16

17 El término ingreso tributario se refiere a todos los recursos que perciba el contribuyente, en la medida que estos tengan la capacidad de aumentar su patrimonio, bien sea porque incrementan su activo o porque disminuyen el pasivo, independientemente de su origen. Por lo expuesto, los viáticos que se le conceden al trabajador con el fin de que pueda desempeñar sus funciones no son considerados ingreso para éste, pues no incrementan su patrimonio sino que lo recuperan de la disminución causada por el pago que hubiere hecho de gastos propios de la compañía. En consecuencia, no siendo un ingreso para el trabajador, estos pagos se excluyen de la base sometida a retención en la fuente. Partiendo de lo dispuesto por el artículo 10 del Decreto 535 de 1987, las Autoridades Tributarias han manifestado a través de su doctrina oficial que los viáticos permanentes se encuentran sometidos a retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta, y son base para calcular contribuciones parafiscales. Establece el artículo citado: "No está sometido a la retención en la fuente sobre pagos o abonos en cuenta originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, el reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera de la sede habitual de su trabajo, siempre y cuando el trabajador entregue al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso, las cuales deberán ser conservadas por el pagador y contabilizadas como un gasto propio de la empresa. Lo dispuesto en este artículo no se aplicará cuando los gastos de manutención o alojamiento correspondan a retribución ordinaria del servicio". (Subraya fuera de texto). 17

18 De acuerdo con la administración tributaria, los gastos de manutención o alojamiento siempre estarán sometidos a retención en la fuente en el caso de los viáticos permanentes, por corresponder a una retribución ordinaria del servicio del trabajador. Sin embargo, desde la perspectiva del impuesto de renta, no hay razones para afirmar que cuando se trata de viáticos permanentes, éstos "adquieren" la calidad de ingreso para el empleado. Para que la definición de la DIAN sea adecuada, se requiere adicionarle que lo recibido por el trabajador, le genere un enriquecimiento económico al momento de su percepción. Si bien este criterio no es compartido por las autoridades tributarias, y en consecuencia, un riesgo importante de discusión con relación a este punto, hay argumentos razonables para que en un eventual proceso por parte de la DIAN, las compañías demuestren que los gastos incurridos por sus trabajadores, corresponden a gastos propios de la empresa y en esta medida, no deben hacer parte de la base para calcular retención en la fuente. Por lo que es importante que las empresas cuenten con los documentos soporte. Si se sostiene la posición de que los viáticos por definición no remuneran de ninguna manera al empleado porque constituyen un gasto propio de las compañías, no se debería aplicar retención en la fuente sobre los mismos por concepto de ingresos laborales en cabeza del empleado. Si las compañías deciden tomar como deducción los viáticos permanentes constitutivos de salario como propios, o si en una posición conservadora sólo se toman como propios los gastos que correspondan a: (i) viáticos permanentes no constitutivos de salario (transporte y gastos de representación), o (ii) Viáticos accidentales, deberá observar las siguientes reglas: Los gastos reembolsados a los empleados, deberán cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 107 del Estatuto Tributario, es decir, deben tener relación de causalidad con la 18

19 actividad productora de renta de las compañías y ser necesarios y proporcionados de acuerdo con su actividad. Los empleados deberán "legalizar" mensualmente los gastos incurridos a nombre propio pero por cuenta de las compañías, mediante una relación de los gastos incurridos adjuntando la factura o documento equivalente que los soporta. Lo anterior, en cumplimiento de lo establecido por el artículo del Estatuto Tributario, según el cual para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), e), d), e), f) y g) del artículo 617 y 618 del mismo. De acuerdo con lo anterior, las compañías deberán verificar que las facturas entregadas por sus empleados cumplen con los siguientes requisitos: Apellidos y nombre o razón y número de identificación tributaria del vendedor o de quien presta el servicio. Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Fecha de su expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación Nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. 19

20 El Artículo 5 del Decreto 260 de 2001, establece que se deberá efectuar retención a título de renta en los pagos o abonos en cuenta por servicio de restaurante, hotel y hospedaje, siempre que el pago o abono en cuenta sea efectuado en forma directa por una persona jurídica, una sociedad de hecho o una entidad o persona natural que tenga la calidad de agente retenedor". Es por esto que, en caso de que las compañías realicen estos pagos directamente, beberá practicarse la retención en la fuente del caso. Al contrario, si el pago es realizado por el empleado, no estará sometido a retención en la fuente, bajo los conceptos de restaurante, hotel y hospedaje. De no cumplirse los requisitos establecidos en los puntos anteriores, el gasto no será deducible para las compañías, salvo que se considere como pago laboral y se someta a retención en la fuente por tal concepto y se realicen los aportes parafiscales y a seguridad social correspondientes Aplicación de la Ley 1393 del Año 2010 A pesar de que la Ley 1393 comenzó a regir a partir del año 2010, son muchas las compañías que desconocen la misma. Razón por la cual, en los requerimientos para declarar y/o corregir emitidos por la UGPP, muchas compañías tienen inconsistencias por la no aplicación de esta norma, por lo que tienen que pagar las sanciones e intereses de mora correspondientes. Para empezar, es importante tener claridad de lo que se considera salario, en concordancia con el artículo 127 del CST, el cual señala: Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor 20

21 del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. De esta disposición podemos concluir que por regla general, todo pago que las compañías realicen a favor de sus trabajadores como remuneración por su trabajo se considera salario. Ahora bien, el artículo 128 del CST, establece la posibilidad de que las partes pacten que algunos pagos no constituyen salario, así: No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad. (Subrayado fuera del texto) Estos pagos que expresamente se hayan acordado como no constitutivos de salario, no forman parte de la base para el cálculo de la seguridad social, los aportes parafiscales y las prestaciones sociales. Para efectos de la deducibilidad de los pagos laborales, las compañías deben asegurarse de que están dando el debido cumplimiento a la Ley 1393 del 2010, la cual establece en el artículo 30 lo siguiente: Sin perjuicio de lo previsto para otros fines, para los efectos relacionados con los 21

22 artículos 18 y 204 de la Ley 100 de 1993, los pagos laborales no constitutivos de salario de las trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración. De acuerdo con esta norma, todo beneficio no salarial que exceda del 40% del ingreso mensual de cada trabajador (entendido como la suma de pagos de naturaleza salarial y no salarial), deberá ser tenido en cuenta únicamente para la base del pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social, ya que esta norma no modifica la base de aportes parafiscales y/o la base para el cálculo de prestaciones sociales. Si bien, el citado artículo 30 sólo hace mención a los artículos de la ley 100 que se refieren a los aportes a los Sistemas de Salud y Pensiones, este es igualmente aplicable a los aportes al Sistema de Riesgos Laborales, en la medida que, por disposición del Artículo 17 del Decreto Ley 1295 de 1994, la base de aportes al Sistema de Riesgos Laborales debe ser la misma determinada para el Sistema General de Pensiones. El incumplimiento de lo señalado en el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010, podría implicar que la UGPP re-liquide los aportes al Sistema General de Seguridad Social, sobre los aportes de trabajadores a quienes se les debieron dar aplicación a dicha norma. Lo anterior implica que, las compañías se podrían ver obligadas al pago de los aportes dejados de pagar, así como al pago de los intereses de mora sobre los aportes no realizados, y al pago de las sanciones por inexactitud en el pago de los aportes. Por otro lado, para el caso de los empleados que devengan un salario integral, es importante mencionar que la UGPP, por una inadecuada interpretación de la norma, ha confirmado en diferentes ocasiones, que para el cálculo de la limitación sobre los pagos no salariales, la base es del 22

23 100% del ingreso percibido por estos empleados, y no sobre el 70%; punto que favorece a las compañías, ya que dichos pagos podrán tener menor limitación. (En el siguiente punto se explicará la posición de la UGPP con respecto al IBC de aquellos empleados que devengan un salario integral.) 2.3. Base de Cotización de los Aportes al Sistema Integral de Seguridad Social y Parafiscales Sobre los Salarios Integrales que Devengan los Empleados. En los requerimientos para declarar y/o corregir que ha interpuesto la UGPP a varias compañías, ha cuestionado la base de cotización de los aportes al sistema de seguridad social que se están teniendo en cuenta sobre los empleados que devengan un salario integral. La UGPP afirma que si el empleador remunera a sus empleados a través de salario integral, deberá éste corresponder por lo menos a 13 salarios mínimos mensuales vigentes (SMMLV), para que las cotizaciones al Sistema de la Protección Social se calculen sobre el 70% del mismo, en concordancia con el artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo. De lo contrario, el pacto de salario integral no logra tener ese efecto en las cotizaciones al sistema, y se computarán cotizaciones sobre el IBC previsto por los salarios ordinarios; y que así las cosas, si las normas que regulan la cotización de los aportes al Sistema de protección social (Salud, Pensión, Riesgos Laborales, SENA, ICBF, Cajas de compensación), expresan que la base de cotización será todo lo que constituya salario, puede colegirse claramente que, en aquellos casos en los que se pacte remuneración bajo modalidad de salario integral, el ingreso base de cotización mínimo en dichos eventos no puede ser inferior a 10 SMMLV, que es el valor que en realidad constituye salario en esta modalidad de remuneración, y no sobre el 70% de los 10 MMLV, como lo han hecho la mayoría de empresas. 23

24 Sin embargo, las compañías pueden sustentar que la confirmación anteriormente mencionada no es válida, pues el artículo 18 de la Ley 50 de 1990, con el cual se modificó el artículo 132 del Código Sustantivo del trabajo, dispusó: 3. Este salario no estará exento de las cotizaciones a la seguridad social, ni de los aportes al SENA, ICBF, y Cajas de Compensación Familiar, pero en el caso de estas tres últimas entidades, los aportes se disminuirán en un treinta por ciento (30%). Por su parte, el artículo 18 de la Ley 100 de 1993 modificado por el artículo 5 de la Ley 797 de 2003, refiriéndose al ingreso base de cotización para salarios integrales, estableció lo siguiente: Las cotizaciones de los trabajadores cuya remuneración se pacte bajo la modalidad de salario integral, se calculará sobre el 70% de dicho salario. Así mismo, el legislador de la Ley 789 de 2002, fijó el siguiente sentido al artículo 18 de la Ley 50 de 1990: ARTÍCULO 49 - Base para el cálculo de los aportes parafiscales: Interprétase con autoridad el artículo 18 de la Ley 50 de 1990 y se entiende que la base para efectuar los aportes parafiscales es el setenta por ciento (70%). Lo anterior por cuanto la expresión actual de la norma "disminuido en un 30" ha dado lugar a numerosos procesos, pues no se sabe si debe ser multiplicado por 0.7 o dividido por 1.3. En concordancia con lo anterior, la Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia mediante sentencia de radicado No de 30 de abril de 2014 determinó que las cotizaciones para los trabajadores con salario integral se calculan sobre el 70% de dicho salario: 3. Se debe tener en cuenta al momento de calcular el IBL el 100% del salario integral, que devenga el actor? 24

25 Para resolver este punto, advierte la Sala que, si bien es cierto, el Tribunal confirmó lo expuesto por el a que en relación con la forma de definir el salario devengado por el actor para efecto de calcular el IBL con fundamento en el inciso 4 de la Ley 797 de 2003, entiende la Corte que hizo referencia al inciso 4 del artículo 18 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 5 de la Ley 797 de Para abordar el punto de controversia, la Corte debe puntualizar los siguientes aspectos fácticos: el Banco Popular fue privatizado el 21 de noviembre de 1996; el actor actualmente devenga salario integral por acuerdo suscrito entre las partes desde el 1 de marzo de 1997, en virtud de lo dispuesto en el art. 132 del Código Sustantivo del Trabajo (fl.42 c. ppal); actualmente cotiza al Instituto de Seguros Sociales. Encuentra la Corte que no incurrió el ad quem en error al confirmar lo dispuesto por el a quo frente al punto materia de debate toda vez que, al haberse dado por probado en el trámite procesal, que el actor devenga salario integral, por disposición del inciso 4 del artículo 18 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 5 de la Ley 797 de 2003 Las cotizaciones de los trabajadores cuya remuneración se pacte bajo la modalidad de salario integral, se calculará sobre el 70% de dicho salario., monto sobre el cual la demandada hizo las correspondientes aportes al sistema de seguridad social, en cumplimiento de la Ley, en consecuencia, no se puede tener en cuenta para calcular el IBL el 100% de lo devengado por el actor por concepto de salario integral. (Subrayado fuera de texto). Así las cosas, parece advertirse que el sistema de liquidación utilizado por la UGPP para estos casos es aproximar el Ingreso Base de Cotización a 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes, no siendo esta la forma establecida por la norma previamente citada, la cual se encuentra vigente y no ha sido interpretada por ninguna autoridad competente en forma diferente. 25

26 2.4. Personas Independientes El control del gobierno sobre los aportes al sistema de seguridad social que realizan las personas catalogadas como independientes, cada día se vuelve más estricto, y más aun contando con una entidad fiscalizadora que se encarga de tal fin, como lo es la UGPP. En Colombia, son muchas las personas que trabajan de manera independiente, por lo que al gobierno le resulta más fácil darle competencia a otras entidades o a los contratantes, para que ejerzan en cierta medida control sobre el pago correcto de los aportes a seguridad social deberán llevar a cabo dichas personas. Para el caso de los contratantes, así lo establece el artículo 23 del Decreto N 1703 del 2002: En los contratos en donde esté involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural en favor de una persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, consultoría, asesoría y cuya duración sea superior a tres (3) meses, la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud. Al respecto, es importante mencionar que la DIAN mediante la expedición del concepto No del 5 de mayo de 2015 modificó su posición respecto de la obligación que existe para los contratantes de verificar la afiliación y pagos de aportes al sistema de seguridad social de sus contratistas cuando el contrato tuviere una vigencia superior a 3 meses. Su fundamento es el Oficio No del 23 de diciembre de 2014 del Ministerio de Salud y Protección Social, mediante el cual, ese despacho considera que el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002 fue modificado tácitamente por la Ley 797 y el Decreto 510 de La DIAN concluye entonces que 26

27 la obligación de los contratantes de verificar la afiliación y pagos de los aportes al sistema de seguridad social de sus contratistas, se da independientemente de la duración del contrato. Por su parte, el artículo 4 de la Ley 797 de 2003 y el artículo 1 del Decreto 510 del mismo año establecen la obligación para las personas naturales que presten servicios de afiliarse y cotizar al sistema de seguridad social durante toda la vigencia del contrato respectivo. La posición del Ministerio se fundamenta en que la Ley 797 del 2003 y el Decreto 510 de 2003, señalan que, durante toda la vigencia de los contratos de prestación de servicios, el contratista se encuentra en la obligación de afiliarse y cotizar al sistema de seguridad social, por lo que, el término de 3 meses señalado en el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, según el Ministerio, fue modificado tácitamente con la expedición de estas normas. Ahora bien, Si una persona jurídica acepta un servicio por parte de una persona natural independiente, que no suministró el soporte de su cotización al sistema de seguridad social, dicho gasto será procedente en el impuesto de renta?.al respecto, el parágrafo 2 del artículo 108 del Estatuto Tributario adicionado por la Ley 1393 de 2010 establece lo siguiente: Igualmente, para la procedencia de la deducción por pagos a trabajadores independientes, el contratante deberá verificar la afiliación y el pago de las cotizaciones y aportes a la protección social que le corresponden al contratista según la ley, de acuerdo con el reglamento que se expida por el Gobierno Nacional. Lo anterior aplicará igualmente para el cumplimiento de la obligación de retener cuando esta proceda. Por lo anterior, se concluye que para la procedencia de la deducibilidad de los pagos efectuados a personas naturales independientes, se deberá verificar el correcto pago por parte del contratista de los aportes obligatorios al Sistema General de Seguridad Social de conformidad con los postulados de la Ley 1122 de 2007 y el Decreto 3032 de

28 Pero, Qué tipo de aportes deben realizar los independientes y sobre qué base? Para el caso de los contratistas independientes, éstos deben realizar sus aportes sobre el 40% del valor total de su contrato (Valor contrato/ No de meses de duración contrato x 40%). Así mismo, hay que tener en cuenta si los ingresos de una persona independiente, son menores o iguales a un salario mínimo ($ para el año 2015), sólo está obligado a cotizar salud, de acuerdo con el artículo 2 de la Ley 1250 de Si una persona percibe de un salario mínimo en adelante, deberá cotizar salud y pensión, la afiliación a riesgos profesionales y caja de Compensación se hace de forma voluntaria o si la empresa o entidad a la cual usted presta servicios lo exige como requisito contractual. Así las cosas, desde el punto de vista de las compañías, podemos concluir que para que los pagos efectuados a las personas naturales independientes sean deducibles en el impuesto de renta, uno de los requisitos es verificar que el pago de los aportes a seguridad social sean teniendo en cuenta una base de cotización como mínimo del 40% sobre el valor del contrato, sin importar el termino de duración del mismo. Desde el punto de vista de los contratistas, La UGPP los podrá requerir para validar el debido pago de sus aportes? La respuesta es sí, la UGPP no sólo está requiriendo a las compañías, sino también a las personas naturales. Todas las personas residentes en el país que tengan capacidad de pago deberán estar afiliadas al Sistema General de Seguridad Social en Salud. El artículo 33 de la Ley 1438, presume qué personas tienen capacidad de pago, así: i) Las personas naturales declarantes del impuesto de renta y complementarios, impuesto a las ventas e impuesto de industria y comercio. ii) Quienes tengan certificados de ingresos y retenciones que reflejen el ingreso establecido para pertenecer al Régimen Contributivo. iii) Quienes cumplan con otros indicadores que establezca el Gobierno Nacional. 28

29 Lo anterior, sin perjuicio de poder ser clasificado como elegible al subsidio por medio del Sisbén, de acuerdo con las normas sobre la materia. El Gobierno Nacional reglamentará un sistema de presunción de ingresos con base en la información sobre las actividades económicas. En caso de existir diferencias entre los valores declarados ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y los aportes al sistema estos últimos deberán ser ajustados. Ya vimos que uno de los mecanismos que puede emplear la UGPP para su revisión, es cruzar la información de las planillas de seguridad social con la información que le suministren las entidades tributarias, y en efecto así es lo está haciendo, pues está solicitando a la DIAN información de las personas naturales respecto a los ingresos reportados en sus declaraciones de renta y a su vez los ingresos que le reportaron cada uno de los contratantes en medios magnéticos, partiendo de la obligación señalada anteriormente. Por tanto, la UGPP para controlar la evasión por parte de las personas al Sistema General de Seguridad Social en Salud, les hace un llamado una vez se hayan detectado inconsistencias en el cruce de información, para que se afilien de manera inmediata a la EPS y al sistema de pensiones (si aplica), y empiecen a realizar correctamente sus aportes. Una vez se realice el pago de los aportes pendientes, se verán reflejados en el sistema de la UGPP, por lo que de hacer caso omiso a este llamado, las personas podrán ser objeto de fiscalización que puede derivar sanciones. 29

30 CAPITULO 3 OTROS ASPECTOS QUE LAS COMPAÑÍAS DEBEN CONSIDERAR DENTRO DE LOS PAGOS POR CONCEPTO DE NÓMINA PARA QUE SEAN ACEPTADOS EN EL IMPUESTO DE RENTA Los puntos anteriormente citados, son algunas observaciones y/o requisitos que las compañías deben considerar, y que a su vez, la UGPP ha identificado para realizar el pago debido de los aportes al sistema de seguridad social y parafiscales de sus empleados, pues su correcta liquidación, permitiría salvaguardar la deducción de dichas expensas en el impuesto de renta, siento éste uno de los requisitos para la procedencia en las deducciones de los gastos por concepto de nómina. Al ser este un tema de gran importancia, ya que una inadecuada liquidación en los aportes, podría afectar el flujo de caja de las compañías incurriendo en sanciones e intereses de mora, a continuación se mencionan otros aspectos a considerar y que podrían ser de gran utilidad para la aceptación de dichos gastos en el impuesto de renta y complementarios: 3.1. Deducción por Salarios Para la procedencia de la deducción por salarios cuyo monto exceda de diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes es necesario acreditar el pago oportuno de los aportes parafiscales, el cual debe haberse efectuado previamente a la presentación de la declaración del impuesto de renta y complementarios. Así mismo, para efectos de la deducibilidad de los pagos laborales, las compañías deben contar con los soportes que acrediten que durante el respectivo año gravable dieron aplicación al artículo 30 de la Ley 1393 de Así mismo, es obligatorio para que proceda la deducción por pagos laborales, que la totalidad de los mismos hayan sido objeto de retención en la fuente por este concepto, de acuerdo con las normas vigentes en esa materia. 30

31 Lo expuesto, teniendo en cuenta que a partir del 1 de mayo de 2013 fecha en la que entró a operar el sistema de retención en la fuente a título del impuesto sobre la renta para la equidad CREE - las sociedades, personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios están exoneradas del pago de aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y del Instituto Colombiano de Bienestar Social- ICBF, respecto de sus trabajadores que devenguen, individualmente considerados, hasta diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes. 3.2 Deducción de Aportes Parafiscales Causados o Pagados. Para el año gravable 2013 esta deducción operará respecto de los aportes parafiscales a favor del SENA y del ICBF de enero a abril por la totalidad de los trabajadores y los realizados a partir de mayo y en adelante, en relación con los trabajadores que devenguen más de 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Las autoridades tributarias consideran, con fundamento en los artículos 114 del Estatuto Tributario y 61 del Decreto 187 de 1975, que en las casillas donde se informan los aportes al sistema de seguridad social y los aportes parafiscales, debe incluirse lo efectivamente pagado y no lo causado, siendo también la porción deducible lo que corresponda a lo pagado y no a lo causado. Esta ha sido una interpretación a partir de la literalidad de la norma. Así lo expresa el Concepto DIAN No de 2009: La deducción por concepto de aportes parafiscales procede respecto de los aportes efectivamente pagados en el año, sin que para el efecto se supedite la procedencia de los mismos a la correspondencia con el año gravable por el cual se efectúan. Además, es evidente que dicha previsión no admite la causación de los aportes parafiscales para efectos de reconocer la procedencia de la deducción. 31