ESTUDIOS PREVIOS (OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES)

Transcripción

1 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN. 1 La Estrategia de Eficiencia Administrativa y Cero Papel, pretende implementar diferentes actuaciones y procedimientos administrativos a través de canales electrónicos seguros técnica y jurídicamente, si se tiene en cuenta los antecedentes jurídicos y las normas habilitantes como lo son la ley 527 de La ley 962 de 2005, la ley 1437 de 2011 que reforma el Código Contencioso Administrativo e introduce especiales especificaciones a los documentos públicos electrónicos y el decreto 0019 de 2012 con el propósito de hacer un adecuado uso de los medios electrónicos. Lo anterior, como resultado de un proceso de análisis de diversos factores técnicos, jurídicos, económicos y prácticos, enfocados a facilitar la implementación del uso de certificados digitales de firma, estampado cronológico certificado y un sistema de almacenamiento seguro, y en general, la adopción de un medio seguro de emisión de documentos electrónicos, que no se constituya exclusivamente en una solución tecnológica sino que aporte también un sólido valor jurídico y de eficacia probatoria a la documentación emitida por la Entidad. En la búsqueda de optimizar y simplificar los procesos con apoyo en las tecnologías de información y las comunicaciones, aprovechando las ventajas que tiene el uso de medios electrónicos en la gestión y administración de flujo documental por medios electrónicos. Dichos documentos electrónicos deben preservar la autenticidad, confidencialidad, integridad, fecha, hora y disponibilidad, proporcionando seguridad y reconocimiento legal. La Ley 527 de 1999 aborda cinco manifestaciones de equivalencia funcional, entendida como el principio que permite establecer que todo aquello que hacemos por medios físicos (papel) podremos realizarlo por medios electrónicos con las mismas garantías y consecuencias jurídicas. Dicha equivalencia, está presente en la administración pública por medios electrónicos en: (i) (ii) (iii) (iv) La sustitución del soporte en papel del documento, por un nuevo soporte contenido en un medio electrónico, El cumplimiento de aquellas formalidades inherentes al proceso administrativo como lo es la firma manuscrita del jefe de registro, por una firma digital certificada, La documentación en original solicitada en medio físico durante el ciclo total del proceso, por aquella que permita determinar en medios electrónicos su integridad, y El deber de archivo y conservación del expediente del proceso y su disponibilidad para procesos de fiscalización, control o publicidad, que deberá satisfacer los siguientes requisitos en medios electrónicos: la autenticidad, la integridad, la fecha de inicio y finalización de la conservación y la posterior consulta. El proceso de generación de documentos exige el cumplimiento de requisitos formales como lo correspondiente a información que se requiera en original; y que como anteriormente se indicó dicha originalidad en medios electrónicos es equivalente a la integridad, considerando que la firma digital y el estampado cronológico otorgan dicha garantía, sí el documento se deberá encontrar firmado digitalmente por el registrador y estampado cronológicamente para determinar la integridad del mismo y por ello su originalidad. Respecto de la conservación de los mensajes de datos y documentos electrónicos, la Ley 527 en sus artículos 12 y 13 claramente establece que cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre y cuando se cumplan con las siguientes condiciones:

2 2 La información debe ser accesible para su posterior consulta; El mensaje de datos o documento conservado, debe estar en el formato en el que se haya generado, enviado o recibido, o en un formato que permita verificar que se reprodujo con exactitud la información conservada; La conservación de la información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o reproducido el documento. En ese orden de ideas, como lo expone la Ley, se deberá garantizar unos requisitos mínimos: (i) (ii) (iii) que el expediente de la transacción pueda ser consultado o recuperado a través del tiempo; que dicha recuperación o consulta permita visualizar de manera completa, exacta e integra y que el expediente y los diferentes documentos que lo integran permitan determinar el origen o autor, y la fecha en que inicio su periodo de conservación. De conformidad con lo anteriormente expuesto, si los documentos contenidos en dicho expediente se encuentran firmados digitalmente podremos cumplir con los requisitos de origen, autenticidad, integridad y en el caso de determinación de fecha podremos acudir al servicio de estampado cronológico de mensajes de datos, a través del cual se da certeza de la fecha y hora exacta en que se genera, envía o recibe un documento electrónico. El servicio de estampado cronológico certificado hace uso de la hora legal colombiana suministrada por la Superintendencia de Industria y Comercio a través del reloj atómico. Es decir, este servicio que permite dar certeza jurídica de fecha al expediente, podrá ser utilizado igualmente y como más adelante se desarrolla para procesos donde el término temporal o de tiempo exacto es vital, por ejemplo en la certificación de fecha y hora en que se registra la actuación pública garantizando el precepto de primero en el tiempo primero en el derecho desde el punto de vista registral. Por lo tanto, el aseguramiento jurídico y técnico de la hora en materia pública es absolutamente relevante, además de hacer posible la verificación longeva en el tiempo de la firma. De otra parte, el Archivo General de la Nación mediante circular 004 de 2010, Anexo No. 1 establece el formato PDF/A como estándar mínimo a considerar en la implementación de sistemas para la gestión de documento electrónicos de archivo en lo referente a captura y registro de información. Así mismo, el Archivo General de la Nación, mediante la citada circular estableció el formato PDF/A como estándar mínimo a considerar en la implementación de sistemas para la gestión de documentos electrónicos de archivo en lo referente a formato de documento electrónico para la preservación a largo plazo. Por tanto, el formato PDF/A es una estándar de facto que garantiza conservación, preservación y transporte de información vía Internet. Los productos y servicios de Certificación Digital se basan en infraestructuras de clave pública (PKI) y proporcionan seguridad jurídica y tecnológica de acuerdo con lo establecido por el marco legal colombiano, toda vez que proveen el mecanismo idóneo de confianza en la identidad del firmante y en la imposición de la hora y fecha legal de la República de Colombia a través del uso del reloj atómico de la Superintendencia de Industria y Comercio - incorporando con su uso los atributos de: autenticidad, integridad, no repudio, fecha y hora en la recepción, generación o envío, disponibilidad. El Principio de Autenticidad: En el mismo contexto que la firma manuscrita, se presume que la firma digital pertenece exclusivamente a la persona que consta como titular de un certificado digital emitido por una entidad de certificación de las contempladas en la Ley 527 de 1999 y el Decreto Reglamentario 1747 de En la utilización de un sistema que utilice el mecanismo de firma digital,

3 cada parte de la relación se encuentra determinada, habida cuenta que la clave privada empleada en la emisión de la firma digital sólo puede estar siendo utilizada por quien es su propietario. 3 El Principio de Integridad: Se presume que el mensaje de datos recibido corresponde al enviado, por cuanto una vez ha sido firmado digitalmente, si se llegare a modificar cualquier parte del mismo, a través de los sistemas técnicos se puede comprobar tal cambio. La integridad significa que la información enviada a través del mensaje de datos no carece de alguna de sus partes, como tampoco ha sido transformada. En tal sentido, este es uno de los requisitos esenciales con los cuales se le da plena validez jurídica al documento electrónico. El Principio del No Repudio: Cuando se firma un documento, lo que se hace es manifestar estar acorde con el contenido del mismo, por ende, cuando un mensaje de datos se encuentra firmado a través de la firma digital, la cual proporciona el mayor grado de seguridad técnica y jurídica, se infiere que el autor (iniciador) del mensaje que consta en el certificado, debidamente expedido, está manifestando que su voluntad es la consignada en dicho documento electrónico y por lo tanto, no puede negarse a los efectos que del mismo se derivan, estando obligado a lo que allí se establezca, pues se ha determinado que dicho documento es veraz y tiene plenos efectos. El Principio de Certeza Temporal: El proceso de implementación del uso del servicio de Estampado Cronológico Certificado consiste en la adopción de un medio de garantía seguro y un sólido valor jurídico y de eficacia probatoria con respecto de la hora legal de la República Colombiana integrada a los trámites electrónicos que en el procedimiento específico de la administración pública permiten dar cumplimiento tanto a la Ley 527 de 1999 y a la ley 962 de Por tal razón, la Superintendencia del Subsidio Familiar con el propósito de dar cumplimiento a la Estrategia de Eficiencia Administrativa y Cero Papel, de disponer del correspondiente dispositivo criptográfico de almacenamiento del certificado digital (Token) para los usuarios del proyecto SIIF Nación HACIENDA, y para implementar los mecanismos que la ley exige en materia de aseguramiento jurídico y técnico en el Sistema de Gestión Documental (GTSS) de la entidad, pretende integrar los productos y servicios provistos por una entidad de certificación digital abierta que cuente con autorización y resoluciones emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio para emanar documentos con carácter probatorio y con los siguientes objetivos específicos: Garantizar la autenticidad del origen por parte de los diferentes intervinientes en el proceso a partir del equivalente funcional de firma, consagrado en el artículo 7 de la ley 527 de 1999; Garantizar la integridad de la información transaccional a lo largo de su ciclo de vida, a partir del equivalente funcional consagrado en el artículo 8 de la Ley 527 de 1999; Implementar medios de vinculación efectiva y no repudio a las transacciones de carga y diligenciamiento de documentos y operaciones al interior del sistema, a partir de los presupuestos y presunciones normativas contenidos en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999, y el artículo 15 del Decreto 1747 de 2000; Conservación de las transacciones, a partir de la aplicación de los principios de integridad y disponibilidad, aportados por la firma digital y en concordancia con los artículos 8 y 13 de la Ley 527 de Incorporar mecanismos de validación y confiabilidad de la evidencia digital que permitan la identificación, preservación, extracción, análisis, interpretación, documentación y presentación de las pruebas, contando con el principio jurídico de la auditoria trazabilidad- que incorpora

4 mecanismos para hacer seguimiento a la cadena de evidencia digital y reconocimiento de la misma como evidencia formal y valida ante situaciones de controversia jurídica. Lo anterior, de conformidad con la interpretación de los artículos 5, 6, 7, 12 y 28 de la Ley 527 de OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES 2.1. OBJETO DEL CONTRATO Contratar los servicios de certificación digital abierta para el aseguramiento jurídico y técnico de las comunicaciones electrónicas emanadas por la Superintendencia de Subsidio Familiar RELACIÓN DE SERVICIOS REQUERIDOS ÍTEM DESCRIPCIÓN 1 Dos (2) Certificados Digitales de Firma, Tipo Persona Jurídica emitido a nombre de la entidad por treinta y seis (36) meses, para los procesos de digitalización certificada y radicación electrónica desde la Sede Electrónica. 2 Veinticinco (25) certificados de firma digital, con el suministro del correspondiente dispositivo criptográfico de almacenamiento del certificado digital (Token), con opción de cambio de titularidad, por treinta y seis (36) meses, que serán utilizados por: la Señora Superintendente, la Secretaria General, cuatro (4) asesores, tres (3) delegados, dos (2) directores, cinco (5) jefes de oficina y cuatro (4) coordinadores y cinco (5) Agentes especiales. La información que se debe almacenar es: El número de radicado, el número de consecutivo, la fecha de envío, el remitente y el destinatario. 3 Cinco (5) certificados de firma digital, con el suministro del correspondiente dispositivo criptográfico de almacenamiento del certificado digital (Token), con opción de cambio de titularidad, por treinta y seis (36) meses, para usuarios del proyecto SIIF Nación HACIENDA. 4 Un (1) Certificado SSL con EV, por treinta y seis (36) meses para el servidor del Sistema de Gestión Documental. (gtss.ssf.gov.co/sedeelectronica/) 5 Servicio ilimitado de estampado cronológico de documentos con salida en formato PDF/A nativo por doce meses 6 Veinte mil (20.000) correos certificados y cifrados hasta 31 de diciembre de CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS Cada oferente debe incluir en su propuesta, la manifestación de cumplimiento expedida por el representante legal, bajo la gravedad del juramento, de la totalidad de los requerimientos que se relacionan a continuación: CERTIFICADOS DE FIRMA DIGITAL, TIPO PERSONA JURÍDICA Este tipo de certificado está siendo utilizado para la firma digital de las comunicaciones internas de estampado de tiempo elaboradas en el Sistema de Gestión de Trámites y Servicios (GTSS) de la Superintendencia construido sobre una herramienta BPM.

5 CERTIFICADOS DE FIRMA DIGITAL, CON EL SUMINISTRO DEL CORRESPONDIENTE DISPOSITIVO CRIPTOGRÁFICO DE ALMACENAMIENTO DEL CERTIFICADO DIGITAL (TOKEN), CON OPCIÓN DE CAMBIO DE TITULARIDAD 5 Deben cumplir con los siguientes atributos de seguridad: Autenticidad: Garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o el origen del mismo, y tener la plena seguridad que quien remite el mensaje es realmente quien dice ser. Integridad: Garantizar que el mensaje de datos o información electrónica no haya sido alterado ni modificado. No repudio: El emisor no podrá negar el conocimiento de un mensaje de datos y de los compromisos adquiridos a partir de éste. Confidencialidad: Garantizar que un mensaje de datos no pueda ser conocido sino por su emisor y los receptores deseados. El contenido no podrá ser conocido por ningún tercero no autorizado CERTIFICADOS DE FIRMA DIGITAL, CON EL SUMINISTRO DEL CORRESPONDIENTE DISPOSITIVO CRIPTOGRÁFICO DE ALMACENAMIENTO DEL CERTIFICADO DIGITAL (TOKEN) PARA USUARIOS DEL PROYECTO SIIF NACIÓN HACIENDA, CON OPCIÓN DE CAMBIO DE TITULARIDAD Deben cumplir las siguientes especificaciones técnicas, de conformidad con la Circular Externa N 006 del 08 de febrero de 2012 emitida por el SIIF NACION II denominada Firma Digital en el aplicativo SIIF Nación y Secretaría Distrital de Hacienda, y que se detallan a continuación: Certificados de Función Pública con estándar X.509.v3, con algoritmo de firma SHA: 1RSA. Ser 100% compatibles con el aplicativo SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera) del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Secretaría Distrital de Hacienda. El proponente debe anexar la certificación del Ministerio de Hacienda, donde se avale la compatibilidad de los certificados emitidos para el intercambio de información con el aplicativo SIIF. Estar almacenados en Token Criptográficos con soporte interfaz PKCS11 y que cumplan mínimo con el estándar FIPS 140-1, Nivel 3 de aseguramiento criptográfico, que debe encontrarse en el valor de venta del Certificado Digital. Dicho medio de almacenamiento debe cumplir el estándar FIPS reconocido directamente por el fabricante, lo cual se acreditará mediante la presentación de la certificación expedida por el respectivo fabricante así: FIPS TABERNA 140-1: Requisitos de Seguridad para los Módulos de Criptografía SRCM (Security Requirements for Cryptographic Modules, Mayo 2001) Nivel 3 de aseguramiento criptográfico, o la respectiva norma colombiana que la homologue. FIPS PUB 140-2: Security Requirements for Cryptographic Modules, (Mayo 2002) Nivel 3. O la respectiva norma colombiana que la homologue. Ser compatibles como mínimo con los siguientes navegadores: Mozilla, Firefox, Internet Explorer, Safari, google Chrome. Soportar los sistemas operativos Windows server 2012.

6 CERTIFICADO SSL CON EV 6 El certificado SSL con EV para el servidor del Sistema de Gestión Tramites y Servicios (GTSS) (gtss.ssf.gov.co/sedeelectronica/), debe tener como mínimo los siguientes servicios: Barra verde o EV, permite que el sitio web sea desplegado con la barra de direcciones verde garantizando al visitante que es un sitio de confianza, debe funcionar en todas las versiones de navegadores. Cifrado potente o de mínimo 256 Bits, garantiza que entre el navegador del visitante y el portal web se establecerá el máximo nivel de cifrado certificado. La confidencialidad se establece al máximo nivel. Análisis de vulnerabilidades, diseñado para detectar los puntos de entrada utilizados más frecuentemente por los ataques más comunes. El informe de vulnerabilidad clasifica las vulnerabilidades según el tipo y el riesgo, y propone medidas correctivas. Esta combinación ayuda a las entidades a identificar rápidamente y corregir las vulnerabilidades críticas, facilitando la protección del sitio web. Los análisis de vulnerabilidad que no han sido optimizados pueden generar grandes volúmenes de datos innecesarios acerca de las vulnerabilidades de baja prioridad, y obstaculizar con ello las medidas de seguridad básicas que deben tomarse de inmediato. Escaneo de malware, es un término general para software malicioso y constituye un problema creciente en Internet. Los piratas instalan malware sin su consentimiento aprovechando los puntos débiles de seguridad del servidor y consiguiendo acceso a su sitio web. El código del malware no es visible ni se detecta fácilmente, y puede infectar los servidores de los clientes simplemente cuando navegan por el sitio web. Los piratas lo utilizan para difundir virus, secuestrar servidores o robar datos confidenciales, como los números de las tarjetas de crédito y otros datos personales ESTAMPADO CRONOLÓGICO DE DOCUMENTOS CON SALIDA EN FORMATO PDF/A La Superintendencia del Subsidio Familiar requiere del estampado cronológico con salida en formato pdf/a nativo que haga uso de la hora legal colombiana suministrada por la Superintendencia de Industria y Comercio a través del reloj atómico, que opere y se integre con el sistema de Gestión de Trámites y Servicios (GTSS) de la Superintendencia construido sobre una herramienta BPM, conexión a base de datos SQL Server 2012 y sistema operativo Windows 2008 R2. Este servicio debe dar certeza jurídica de fecha al expediente, garantizando el precepto de primero en el tiempo primero en el derecho desde el punto de vista registral. Además de proveer el aseguramiento jurídico y técnico de la hora en materia pública, debe hacer posible la verificación longeva en el tiempo de la firma, garantizando longevidad e integridad del documento CORREO CERTIFICADO Y CIFRADO

7 El correo certificado y cifrado requerido por la Superintendencia del Subsidio Familiar debe llegar al destinatario como un enlace, mediante el cual el usuario ingrese a una plataforma centralizada, notificando al remitente del envío del mensaje y de las n veces de apertura o lectura del mensaje por parte del destinatario SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO La entidad certificadora, debe proporcionar los siguientes servicios: OCSP - Protocolo de Estado de Certificado En línea CRL TSA La entidad certificadora debe garantizar la disponibilidad del servicio de Protocolo de Estado de Certificado En línea (el OCSP por su sigla en inglés), siendo su responsabilidad que permita realizar los registros oportunamente y que esté disponible para consulta las 24 horas. Garantía de reposición del dispositivo o certificado por cambio del titular de los certificados digitales de función pública a quien la Superintendencia designe, sin costo al año por cada certificado, durante el período de vigencia del contrato. Se debe ofrecer un sistema que permita gestionar las solicitudes de soporte para el registro de seguimiento de casos de soporte, el cual permita crear las solicitudes de asistencia y efectuar el seguimiento y evolución de sus solicitudes. Disponibilidad: La entidad certificadora deberá poner a disposición de LA SUPERINTENDENCIA la infraestructura de operación, servicio y soporte por vías telefónica y electrónica, en horario de lunes a viernes de 8 am. a 6 pm. y sábados de 8 am. a 1 pm, durante la vigencia de los certificados digitales. La entidad certificadora debe ofrecer soporte técnico de instalación y manejo en horas laborales, telefónicamente, vía correo electrónico y chat. Una (1) visita en sitio mensual para la solución de problemas de instalación y configuración y/o diagnóstico de errores. Alcance: El alcance del servicio de soporte técnico a usuarios ofrecido debe incluir la asesoría y ayuda en la solución de problemas relacionados con instalación y configuración de bienes. Tiempos de respuesta: Los tiempos de respuesta para los casos de soporte técnico a usuarios se deben clasificar de acuerdo a la valoración del problema de soporte de la siguiente manera:

8 8 NIVEL DE SEVERIDAD Crítico Controlable Menor SIGNIFICADO RESPUESTA TIEMPO MÁXIMO DE SOLUCIÓN ESPERADO Parálisis total de uno o varios módulos de la solución implementada El error permite que el sistema del cliente pueda seguir con su operación, pero tiene efectos laterales de algún impacto sobre la operación El problema no detiene la operación del sistema ni tiene efectos importantes en ella Máximo 4 horas dentro del nivel de cobertura acordado 8 horas hábiles 8 horas hábiles 36 horas hábiles 12 horas hábiles 48 horas hábiles 2.4. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA a) Presentar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a partir del perfeccionamiento del contrato en Secretaria General, la garantía única, con los amparos exigidos en el Pliego de Condiciones. b) Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social en salud, pensión, sistema general de riesgos laborales y aportes parafiscales, cuando haya lugar a ello, y presentar los documentos respectivos que así lo acrediten, conforme lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en la Ley 828 de 2003, la Ley 1562 de 2012, el Decreto 723 de 2013 y demás normas que regulen la materia, de conformidad con lo establecido por la normatividad vigente y su cotización deberá corresponder a lo legalmente exigido. c) Guardar la debida reserva respecto a la información a la que se tenga acceso con ocasión del contrato que se suscriba y no utilizarla sino exclusivamente en relación con los fines del mismo. d) Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo de este contrato, evitando dilaciones o acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho, debiendo informar inmediatamente a la Superintendencia del Subsidio Familiar y a las autoridades competentes, para que adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios. e) Reportar al supervisor, de manera inmediata, cualquier novedad o anomalía que pueda afectar la ejecución del contrato. f) Realizar su mejor esfuerzo utilizando al máximo sus conocimientos, habilidades y experiencia en el desarrollo del objeto del contrato. g) Mantener informada a la Superintendencia, de las modificaciones de su dirección de domicilio físico para comunicación y notificaciones. h) Las demás directamente relacionadas con el objeto contractual OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA El Contratista se compromete a cumplir con la totalidad de las obligaciones especificadas en el numeral 2.3 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS.

9 2.6. OBLIGACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA 9 a) Suministrar la información y documentos necesarios que requiera EL CONTRATISTA para el cabal cumplimiento del objeto del contrato. b) Realizar los pagos correspondientes previa certificación de cumplimiento suscrita por el supervisor del contrato en las condiciones pactadas. c) Ejercer la supervisión del contrato para verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista. d) Realizar los pagos correspondientes previa certificación de cumplimiento suscrita por el supervisor del contrato en las condiciones pactadas PLAZO DEL CONTRATO El plazo de ejecución del contrato será a partir de la suscripción del acta de inicio, previo registro presupuestal y aprobación de la póliza, sin exceder del 31 de diciembre de La vigencia de certificados será de 36 meses contados a partir de su entrega LUGAR DE EJECUCIÓN El domicilio contractual será Bogotá, D.C. y el lugar de ejecución del contrato será en las instalaciones de la Superintendencia del Subsidio Familiar ubicada en la calle 45 A # MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Al presente proceso de contratación le son aplicables la Constitución Política, la Ley 80 de 1993 (Estatuto general de contratación de la administración pública), la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1510 de 2013 y las demás normas concordantes y complementarias sobre la materia. De conformidad con el artículo 2 numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, esta modalidad de selección de contratista posee varias causales que apuntan a ella, sin embargo y para el caso concreto se hace necesario transcribir el literal a), numeral 2º, artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 a) La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Para la adquisición de estos bienes y servicios las entidades deberán, siempre que el reglamento así lo señale, hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos; De igual modo el artículo 3º en el inciso 6º del Decreto 1510 de 2013, trae la siguiente definición: Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición, y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de Por tratarse de servicios de Características Técnicas Uniformes, con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición, de acuerdo a las definiciones contempladas tanto en el literal a) del numeral

10 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 3º del Decreto 1510 de 2013, la Entidad puede optar por los siguientes procedimientos para su adquisición: Subasta Inversa, adquisición a través de bolsas de productos ó por acuerdo marco de precios. 10 El presente proceso de selección se ceñirá a lo contemplado para la subasta inversa presencial en los artículos 40 a 45 del Decreto 1510 de 2013 y demás normas complementarias, siendo el único factor de selección objetiva el menor precio ofertado. Así mismo, se aplicará lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, que establece el deber de la selección objetiva, los de la función pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, en el de Procedimiento Administrativo y de lo Código Contencioso Administrativo, en la Ley 489 de 1998, las disposiciones del Código Civil y de Comercio que le sean aplicables. Adicionalmente adopta como principios particulares del presente proceso de selección la calidad, planeación y responsabilidad integral. 4. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Suministro 5. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO 5.1. ESTUDIO DEL SECTOR Análisis de Mercado Aspectos Legales Teniendo en cuenta que la contratación a realizar es un contrato de compra venta que busca implementar los servicios de certificación digital abierta, la normativa que aplica este proceso es la siguiente: Ley 527 de 1999, Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 962 de 2005, Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Ley 1437 de 2011 que reforma el CCA e introduce especiales especificaciones a los documentos públicos electrónicos Decreto 0019 de 2012 con el propósito de hacer un adecuado uso de los medios electrónicos Análisis de la Demanda Histórico de adquisiciones de otras Entidades Estatales

11 11 Número de contrato SIC-SAMC No No. 19 de 2014 MCRN 012 de 2014 Objeto del contrato Contratar la adquisición de certificados de firma digital de personas, certificado digital de empresa, componente de firma digital y estampado cronológico de documentos con salida en formato PDF/A nativo, certificados digitales de sitio seguro, así como el servicio de estampado cronológico certificado, soporte técnico y servicio especializado para la instalación, configuración, implementación e integración de los anteriores elementos con los sistemas de información de la superintendencia de industria y comercio. Contratar diez (10) certificados digitales de conformidad con las especificaciones técnicas establecidas en la Ley 527 de 1999 y demás normas complementarias Contratar la compra de un certificado digital de sitio seguro SSL para la página Web de la Unidad con vigencia de veinticuatro (24) meses, el cual brinda seguridad y le permite otorgar a los usuarios la confianza necesaria, así como garantizar la autenticidad del sitio Web, evitar riesgos de ataques de suplantación de entidad o phishing, establecer conexiones seguras y salvaguardar la integridad de la información, de conformidad con los parámetros de seguridad descritos en la Ley 527 de 1999 Adquisición de sesenta (60) certificados digitales de función pública en token criptográficos compatibles con el SIIF Nación II, con destino a los funcionarios que lo requieren para realizar las transacciones diarias inherentes a la ejecución del SIIF NACION II en las áreas de la Dirección Financiera, Contabilidad, Presupuesto, Pagaduría, Gestión Financiera, Recaudos, Fondo de Campañas, Jurídica, Dirección Administrativa- Compras, Almacén e inventarios, Gerencia del Talento Humano y Fondo Social de Vivienda Valor del Contratante contrato $ Superintendencia De Industria Y Comercio (Superindustria) $ $ $ Agencia Nacional del Espectro Unidad de Información uy análisis Financiero (UIAF) Registraduria Nacional del estado Civil (RNEC)

12 Análisis de la Oferta Al hacer referencia a las entidades certificadoras abiertas, es evidente que el mercado de las mismas se restringe a las ofertas que pueda brindar estas firmas autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio: ANDES SCD, CERTICAMARA S.A. y GSE Gestión de seguridad electrónica S.A. Una vez identificados los tres (3) proveedores en el mercado, se procede a solicitarles cotización de los servicios requeridos, para ser evaluadas en igualdad de condiciones. El análisis de la oferta es el siguiente: CANTIDAD DESCRIPCIÓN Vr UNITARIO SIN IVA ANDES SCD Vr TOTAL INCLUIDO IVA CERTICAMARA S.A. Vr UNITARIO SIN IVA Vr TOTAL INCLUIDO IVA GSE Gestión de Seguridad Electrónica S.A. Vr UNITARIO Vr TOTAL SIN IVA INCLUIDO IVA Certificados Digitales de Firma, Tipo Persona Jurídica a nombre de la entidad, por un año, para los procesos de digitalización certificada y radicación electrónica desde la Sede Electrónica. $ $ $ $ $ $ Certificados de firma digital con el suministro del correspondiente dispositivo criptográfico de almacenamiento del certificado digital (Token) para usuarios, con cambio de titularidad, por un año. $ $ $ $ $ $ Certificados de firma digital con el suministro del correspondiente dispositivo criptográfico de almacenamiento del certificado digital (Token), con cambio de titularidad, para usuarios del $ $ $ $ $ $

13 13 CANTIDAD DESCRIPCIÓN Vr UNITARIO SIN IVA ANDES SCD Vr TOTAL INCLUIDO IVA CERTICAMARA S.A. Vr UNITARIO SIN IVA Vr TOTAL INCLUIDO IVA GSE Gestión de Seguridad Electrónica S.A. Vr UNITARIO Vr TOTAL SIN IVA INCLUIDO IVA proyecto SIIF Nación HACIENDA, por un año. Un (1) Certificado SSL con EV, por un año, para el servidor del Sistema de Gestión Documental. (gtss.ssf.gov.co/ SedeElectronica /) $ $ ,8 $ $ $ $ SUBTOTAL Incluido IVA por 12 meses $ ,8 $ $ SUBTOTAL Incluido IVA por 36 meses $ ,4 $ $ Servicio ilimitado de estampas cronológicas certificadas por un año $ $ $ Veinte mil correos certificados y cifrados $ 944 $ $ 550 $ $ $ TOTAL Incluido IVA $ ,4 $ $ Con el objeto de hacer una estimación más cercana del valor del proceso contractual, se muestra a continuación un resumen de los costos promedio de las cotizaciones y del histórico identificado para estos servicios así:

14 14 ÍTEM DESCRIPCION CANTIDAD Certificados Digitales de Firma, Tipo Persona Jurídica a nombre de 1 la entidad, por un año, para los procesos de digitalización certificada y radicación electrónica desde la Sede Electrónica. Certificados de firma digital función pública en software, con opción 2 de cambio de titularidad, por un año. Certificados de firma digital con el suministro del correspondiente dispositivo criptográfico de almacenamiento del certificado digital 3 (Token) para usuarios del proyecto SIIF Nación HACIENDA, por un año. 4 Un (1) Certificado SSL con EV, por un año, para el servidor del Sistema de Gestión SUBTOTAL Documental. Incluido (gtss.ssf.gov.co/sedeelectronica/) IVA por 12 meses SUBTOTAL Incluido IVA por 36 meses PROMEDIO COTIZACIONES VALOR INCLUIDO IVA VALOR HISTÓRICO VALOR INCLUIDO IVA PROMEDIO COTIZACIONES Y VALOR HISTÓRICO VALOR INCLUIDO IVA 2 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Servicio ilimitado de estampas cronológicas certificadas por un año. $ * $ ** $ Veinte mil correos certificados y cifrados $ $ ** $ SUBTOTAL Incluido IVA por un año y cantidad correos certificados TOTAL DEL SERVICIO Incluido IVA VALOR HISTÓRICO DE L SERVICIO MÁS IPC (3,66) (*) Valor cotizado más bajo (**) Sin dato histórico. Calculado como el 86% del valor promedio de las cotizaciones. $ $ $ $ $ $ $ Se observa que el valor histórico es significativamente inferior al promedio de las cotizaciones recibidas y que el promedio entre histórico y cotizaciones igualmente se aleja de manera importante del valor histórico. Es importante mencionar que el costo de este tipo de servicios, dada su masificación, tienden a disminuir y por ello no es probable el aumento, en la proporción que muestran el estudio de la oferta. Dado el análisis del mercado y la revisión de las experiencias de otras entidades públicas, se considera que el valor histórico es una base confiable para fijar el costo base del proceso. No obstante, dado que, estos valores obedecen a cifras de períodos anteriores, se considera pertinente aumentar el IPC del año 2014 (3,66%) al valor del cálculo de los costos históricos y fijar ese valor, aproximado al millón, como estimado del proceso. Así, se propone fijar un presupuesto de CIEN MILLONES DE PESOS M/L ($ ) incluido IVA, al presente proceso VALOR DEL CONTRATO El valor del contrato será hasta por la suma de CIEN MILLONES DE PESOS M/L ($ ) incluido IVA, y todos los impuestos a que haya lugar CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Para cubrir los costos que implica la presente contratación, la Superintendencia cuenta con el siguiente

15 Certificado de Disponibilidad Presupuestal, expedido por el funcionario encargado del presupuesto: 15 Número y fecha Valor: 5715 del 15 de abril de 2015 $ FORMA DE PAGO El valor del contrato que se llegara a suscribir con el oferente seleccionado, se pagará así: 1. Los certificados y el servicio ilimitado de estampado cronológico de documentos, se cancelarán en un solo pago, previo recibo a satisfacción expedida por parte del supervisor del contrato, de conformidad con la oferta económica seleccionada. 2. Los correos certificados y cifrados, se cancelará por mensualidades vencidas correspondientes al monto de la facturación del consumo del mes inmediatamente anterior, previa presentación del informe respectivo y recibo a satisfacción expedida por el supervisor del contrato. REQUISITOS PARA EL PAGO: a) El contratista deberá entregar al supervisor del contrato los siguientes soportes: Relación de bienes tangibles o intangibles (licencias o software), cuando se trate de entrega de bienes con su identificación y su correspondiente valor unitario y valor total. Constancia de encontrarse al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, así: Persona natural: Copia de la planilla de pago a EPS, pensión y Administradora de Riesgos Laborales. Persona jurídica: certificación expedida por el revisor fiscal, si está obligado a tenerlo, o por el representante legal y el contador público, en caso de no estar obligado a tener revisor fiscal. b) El supervisor del contrato deberá: Cuando se trate de bienes (tangibles o intangibles), el supervisor del contrato deberá solicitar al almacenista de la entidad, el ingreso de los bienes al almacén. De este ingreso quedará constancia en la certificación de cumplimiento para trámite de pago expedida por el supervisor y anexar copia del acta de ingreso, expedida por la persona encargada del almacén. Expedir la certificación de cumplimiento, previa revisión de los documentos indicados en el literal a) anterior y entregar al contratista.

16 16 Remitir al Grupo de Gestión Contractual, para que obren en la carpeta del contrato, fotocopia de la certificación de cumplimiento, junto con la fotocopia del formato de ingreso de los bienes al almacén (cuando se trate de bienes),y los documentos suministrados por el contratista, relacionados en el literal a), según aplique para cada pago. Elaborar el acta de liquidación del contrato, si esta se requiere, para tramitar el pago final, y adjuntar el certificado de pagos y saldos expedida por el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera. c) Para solicitar el pago, el contratista deberá radicar en el Grupo de Gestión Financiera: Factura original, si aplica Fotocopia de la correspondiente certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato, junto con el formato de ingreso de los bienes al almacén, cuando se trate de bienes. Nota: La factura deberá cumplir los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario y demás normas que lo modifiquen, adicionen o aclaren. El término para el pago sólo podrá contarse desde el momento en que los documentos que soportan dicho pago estén completos y correctamente elaborados. Las demoras que se presenten en los pagos, por causas imputables al contratista, serán responsabilidad del contratista. d) Programación del pago en el Plan Anual Mensualizado de Caja PAC El Grupo de Gestión Financiera programará el pago en el P.A.C., de acuerdo con el calendario fijado para cada vigencia, por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El PAC se programará con las cuentas que hayan sido radicadas hasta el último día hábil de cada mes. Pago: el pago se realizará dentro del mes siguiente al de su programación en el PAC. El comprobante de la realización del pago, debe ser remitida al Grupo de Gestión Contractual para que obre en la carpeta del contrato 5.5. OFERTA ECONÓMICA El oferente debe diligenciar en su oferta económica el Anexo 1 OFERTA ECONÓMICA donde se discrimine el valor de cada uno de los ítems. 6. REQUISITOS HABILITANTES 6.1. REQUISITOS HABILITANTES JURÍDICOS Carta de presentación de la oferta.

17 El proponente elaborará la carta de presentación de la propuesta de acuerdo con el texto de la misma que aparece referido en el anexo correspondiente, esta carta debe ser firmada por el proponente si es persona natural, por el representante legal si es persona jurídica o por el representante del consorcio o unión temporal, si este es el caso Certificación de existencia y representación legal Las personas jurídicas deberán presentar el certificado de existencia y representación legal o el documento que haga sus veces, con fecha de expedición del mes anterior al de la apertura del presente proceso de selección, donde conste: a) Que su objeto social le permite realizar las actividades objeto del presente proceso. b) Que el representante legal esté facultado para presentar la propuesta y celebrar el contrato, en el evento en que el mismo le sea adjudicado. Si existen limitaciones del representante legal para presentar la oferta y/o contratar, se debe presentar autorización del órgano competente con la que se le faculte para presentar la propuesta, participar en el proceso y celebrar el contrato en caso de que ésta resulte favorecida. En su defecto, certificación del secretario de la junta de socios donde conste tal autorización, autorización que debe haberse conferido con anterioridad a la presentación de la propuesta. Cuando el OFERENTE actúe a través de un representante o apoderado deberá acreditar mediante documento legalmente expedido, que su representante o apoderado está expresamente facultado para presentar la OFERTA, participar en el proceso y firmar el contrato respectivo. c) Que la duración de la empresa no será inferior a la del plazo del contrato y un (1) año más. d) Los proponentes que tengan la calidad de personas naturales deberán presentar fotocopia de su documento de identificación y en caso de poseer establecimiento de comercio el certificado de registro mercantil, cuando corresponda. e) Las personas naturales extranjeras deberán acreditar su existencia mediante la presentación de copia de su pasaporte; si se encuentra residenciado en Colombia deberá presentar fotocopia de la cédula de extranjería expedida por la autoridad competente. En caso de consorcio o unión temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar el certificado de existencia y representación legal de las personas jurídicas que los integran con los documentos anteriormente señalados. La capacidad jurídica de las personas jurídicas colombianas que no están inscritas en el RUP se acredita mediante el certificado de existencia y representación legal y de ser necesario, mediante los estatutos sociales y eventualmente con poderes. Las cámaras de comercio del domicilio principal expiden el certificado de existencia y representación legal cuando se trata de sociedades comerciales, sucursales de sociedades extrajeras establecidas en Colombia, organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones, juntas de acción comunal y demás entidades privadas sin ánimo de lucro. Las personas jurídicas extranjeras sin sucursal domiciliada en Colombia, bien sea como interesados individuales o integrantes de consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, acreditarán su existencia y representación legal, mediante el certificado equivalente al que expiden las cámaras de comercio colombianas, emitido por organismo o autoridad competente del país de origen de la persona jurídica extranjera, con una fecha de expedición no superior a un (1) mes antes de la fecha límite de recepción de

18 propuestas. Así mismo, deberán presentar sus propuestas a través de apoderado facultado para tal fin, con arreglo a las disposiciones legales que rigen la materia Requisitos habilitantes de personas extranjeras no inscritas en el Registro Único de Proponentes RUP, por no tener domicilio o sucursal en Colombia. Las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia, no están obligadas a estar inscritas en el RUP, por lo cual la Superintendencia debe verificar directamente el cumplimiento de los requisitos habilitantes. Los proponentes extranjeros no obligados a estar registrados en el RUP deben acreditar que cumplen con los requisitos habilitantes, bien sean proponentes individuales o integrantes de una unión temporal, consorcio o promesa de sociedad futura, acreditando la experiencia exigida en el presente proceso mediante certificados en los cuales el representante legal del proponente acredite la misma, enumerando e identificando los contratos que le dieron la experiencia y el correo electrónico y el número de teléfono en el cual la Entidad puede verificar la veracidad de la experiencia contenida en el certificado. En caso de que la certificación sea expedida por personas naturales o jurídicas que dejaron de existir, se puede presentar copia del contrato correspondiente. La capacidad jurídica de las personas jurídicas colombianas que no están inscritas en el RUP se acredita mediante el certificado de existencia y representación legal y de ser necesario, mediante los estatutos sociales y eventualmente con poderes. Las cámaras de comercio del domicilio principal expiden el certificado de existencia y representación legal cuando se trata de sociedades comerciales, sucursales de sociedades extrajeras establecidas en Colombia, organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones, juntas de acción comunal y demás entidades privadas sin ánimo de lucro. De otra parte, la capacidad jurídica de las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia se acredita mediante los documentos previstos por la legislación del país de origen, los cuales deben aportarse al proceso de contratación. Para acreditar la capacidad financiera y la capacidad organizacional la Superintendencia requiere los certificados suscritos por el representante legal y el revisor fiscal o auditor del proponente, y si el proponente no está obligado a tener revisor fiscal, por su contador, y estar acompañado de los estados financieros auditados de corte anual más reciente. IDIOMA Los documentos con los cuales el proponente acredite sus requisitos habilitantes que hayan sido escritos originalmente en una lengua distinta al castellano, deben ser traducidos al castellano y ser presentados en su lengua original junto con la traducción al castellano. El proponente puede presentar una traducción simple al castellano. Si el proponente resulta adjudicatario para firmar el contrato debe presentar la traducción oficial al castellano de los documentos presentados en idioma extranjero. La traducción oficial debe ser el mismo texto presentado para acreditar los requisitos habilitantes.

19 LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS - Los documentos presentados por los proponentes no requieren legalización alguna salvo los documentos otorgados en el exterior y los poderes generales o especiales que deben ser otorgados ante notario público. 19 Los proponentes deben poder entregar con su oferta los documentos otorgados en el exterior sin que sea necesaria su legalización de acuerdo con la Convención de la Apostilla. Para firmar el contrato, el oferente que resulte adjudicatario debe presentar los documentos otorgados en el extranjero, legalizados de conformidad con la Convención de la Apostilla. FECHA DE CORTE DE LOS ESTADOS FINANCIEROS - Los oferentes extranjeros deben presentar sus estados financieros a la fecha de corte establecida en los países de origen o en sus estatutos sociales. MONEDA Los oferentes deben presentar sus estados financieros en la moneda legal del país en el cual fueron emitidos y adicionalmente en pesos colombianos. El proponente y la Entidad Estatal para efectos de acreditar y verificar los requisitos habilitantes tendrán en cuenta la tasa representativa del mercado vigente en la fecha en la cual los estados financieros fueron expedidos. Para el efecto, el proponente y la Entidad tendrán en cuenta las tasas de cambio certificadas por la Superintendencia Financiera Fotocopia del documento de identidad del representante legal del oferente El proponente, persona natural, o el representante legal de la persona jurídica, deberá presentar fotocopia de la cédula de ciudadanía ampliada en un 150%. Las personas naturales extranjeras, deberán acreditar este requisito presentando copia del documento de identificación expedido en el país de origen, acompañado de la copia del pasaporte respectivo, y si se encuentran residenciadas en Colombia, mediante la presentación de copia de la cédula de extranjería expedida por la autoridad colombiana competente. Para el caso de las uniones temporales o consorcios, se deberá presentar fotocopia de la cédula de ciudadanía de cada uno de los representantes legales de las personas jurídicas que conforman la Unión o el Consorcio Apoderados Los proponentes podrán presentar ofertas directamente o por intermedio de apoderado, evento en el cual deberán anexar con la oferta el poder otorgado en legal forma, en el que se confiera al apoderado, de manera clara y expresa, facultades amplias y suficientes para actuar, obligar y responsabilizar a todos y cada uno de los integrantes en el trámite del presente proceso y en la suscripción del contrato. El apoderado podrá ser una persona natural o jurídica, pero en todo caso deberá tener domicilio permanente, para efectos de este proceso, en la República de Colombia, y deberá estar facultado para representar conjuntamente al proponente y a todos los integrantes del proponente plural, a efectos de adelantar en su nombre de manera específica las siguientes actividades: (i) (ii) (iii) (iv) Formular oferta para el proceso de selección de que trata el presente pliego; Dar respuesta a los requerimientos y aclaraciones que solicite la Superintendencia en el curso del presente proceso; Recibir las notificaciones a que haya lugar dentro del proceso, incluyendo la del acto administrativo de adjudicación; Suscribir en nombre y representación del adjudicatario el contrato.

20 20 En caso de no anexarse con la oferta o en el plazo previsto en este pliego de condiciones el poder conferido legalmente, con anterioridad al cierre del proceso o que éste no se encuentre suscrito por quien tenga facultades para ello según los documentos de existencia y representación de la persona jurídica, la oferta será RECHAZADA Garantía de Seriedad de la oferta De conformidad con el artículo 7, inciso 1 de la Ley 1150 de 2007 y artículo 115 y 118 del Decreto 1510 de 2013, los proponentes prestarán garantía de seriedad de los ofrecimientos hechos, en los siguientes términos: BENEFICIARIO: SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR NIT: El afianzado es el proponente. En este aspecto se debe tener en cuenta lo siguiente: AFIANZADO TOMADOR: Y 1. El /los nombre(s) debe(n) señalarse de la misma forma como figura(n) en el certificado de existencia y representación legal, (persona jurídica) o en el documento de identidad (persona natural). 2. En el caso de consorcios o uniones temporales debe ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal (indicando todos y cada uno de sus integrantes). 3. En caso de que el proponente tenga establecimiento de comercio, en la garantía debe figurar como afianzado la persona natural. VIGENCIA: No inferior a tres (3) meses contados a partir de la fecha establecida para el cierre del proceso. VALOR ASEGURADO : No inferior al diez por ciento (10%) del presupuesto oficial establecido para el presente proceso. OBJETO: Amparar la seriedad de los ofrecimientos hechos por el proponente en el proceso de Subasta Inversa Presencial No. de 2015, cuyo objeto es. FIRMAS: Suscrita por la aseguradora y el proponente A la propuesta deberá anexarse el original de la correspondiente póliza debidamente firmada.