Contabilizar el ejercicio de fondo fijo, fondo revolvente y gastos extraordinarios.
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- María Luisa Marín Bustamante
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1 Versión vigente No. 01 Fecha : 12/08/09 1. PROPÓSITO: Contabilizar el ejercicio de fondo fijo, fondo revolvente y gastos extraordinarios. 2. ALCANCE: Responsables del Manejo y/o Asignación del fondo fijo, fondo revolvente y gastos extraordinarios de los Espacios Académicos y Administrativos de la UAEM. 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: y Dirección de Programación y Control Presupuestal. 4. NORMATIVIDAD APLICABLE: No Aplica. 5. POLÍTICAS: La instancia universitaria solicitante deberá canalizar, a la, el comprobante de salida de efectivo con la firma y sello correspondiente. El comprobante deberá tener el RFC de la persona de quien se responsabilizará del fondo del fondo fijo. Los recursos destinados para el manejo del fondo fijo y revolvente serán utilizados para gastos menores, eventuales y emergentes no previstos y no se comprarán activos fijos. El espacio académico o administrativo no deberá exceder el monto mensual autorizado. La no aceptará comprobantes con fechas anteriores al mes del reembolso. La recepción de reembolso de fondo fijo y revolvente que correspondan al mes de diciembre deberá realizarse a más tardar en la primera semana del mes de enero del año próximo siguiente. Los comprobantes de fondo fijo que cuenten con tickets o remisiones y en los que no tengan ningún documento soporte de compras efectuadas en lugares no registrados o por la utilización del servicio de transporte deberán presentar oficio en el que se argumente la justificación, aceptación y/o póliza firmados por el Secretario de Administración, Director de Recursos Financieros o l de Contabilidad.
2 La emitirá cheque para fondo fijo o revolvente a un espacio académico o administrativo que utiliza transferencia bancaria, cuando exista cambio de administración o de responsable del manejo de fondo fijo o revolvente. Los Espacios Académicos y Administrativos podrán solicitar el reembolso de su fondo fijo o revolvente con solo una póliza por mes con excepción de la Dirección de Recursos Materiales.
3 6. DIAGRAMA DE BLOQUE DEL PROCEDIMIENTO Espacio Académico o Administrativo de la UAEM Dirección de Programación y Control Presupuestal INICIO 1 Ejerce el gasto, reúne documentación probatoria y elabora póliza de comprobación vía Web (O-3), estableciendo el rubro de fondo fijo, fondo revolvente o gasto extraordinario y canaliza a la Dirección de Programación y Control Presupuestal; archiva para su control póliza (3) con la firma de recibido. 2 Coteja la documentación con la póliza, elabora contra recibo (O-2), relación de trámite (O-1) y procede: turna, a la Unidad de Cuentas por Pagar, la póliza de comprobación (O-1), documentación probatoria, contra recibo (O-1), relación de trámite (O) y archiva para su control el contra recibo (2), póliza (2) y relación (1) con la firma de recibido. 3 Revisa documentación probatoria, verifica cuentas de la póliza, ingresa a página Web, canalizando información al sistema financiero, separa la documentación de acuerdo con el tipo de gasto, verifica que los importes de apertura no se rebasen, archiva para su control relación de trámite (O) y decide: Elabora póliza cheque (O-1), anexa documentación probatoria, póliza de comprobación (O-1), contra recibo (O- 1) y turna al de Contabilidad. Elabora orden de transferencia (O-1) anexa documentación probatoria, póliza de comprobación (O-1), contra recibo (O-1); turna al Depto de Contabilidad. Cheque A Decide Transferencia Bancaria B
4 de Tesorería Unidad de Cuentas por Pagar de Contabilidad Dirección de Recursos Financieros A B 4 Revisa, valida póliza cheque (O- 1) u orden de transferencia (O-1) y turna a la Dirección de Recursos Financieros. 5 6 Revisa documentación, autoriza póliza cheque (O-1) u orden de transferencia (O-1) y turna a la Unidad de Cuentas por Pagar. Revisa y procede: Si el pago es a través de cheque, canaliza al de Tesorería junto con una relación de cheques (O); entrega el contra recibo (O) al Espacio Académico o Administrativo; archiva para su control la documentación probatoria, contrarecibo (1), relación de trámite (O) y relación de cheques (1) con firma de recibido. Si es transferencia turna la orden (O) al de Tesorería; archiva para su control la documentación probatoria y relación de trámite (O). 7 Cheque Decide Archiva para su control relación de cheques (O) y cheque en tanto al Espacio Académico o Administrativo acude por él. C E Transferencia Bancaria D
5 Espacio Académico o Administrativo de la UAEM de Tesorería C 8 D Entrega contra-recibo (O) y obtiene cheque el cual archiva para su control. 9 Archiva para su control el contra-recibo (O). E 10 Recibe orden de transferencia (O), emite reporte de movimientos especiales (O-1), canaliza reporte (O) a la Unidad de Cuentas por Pagar; archiva para su control orden (O) y reporte (1) con la firma de recibido. 11 Recibe reporte de movimientos especiales (O), genera póliza contable de transferencia y archiva para su control (O-1). FIN
6 7. GLOSARIO: Reembolso: Acto de devolución de una cantidad de dinero al deudor de un monto antes recibido como pago. Contra recibo: Es el documento único para la liberación de recursos y programación de pagos del gasto corriente. Es un documento no negociable y su vigencia es durante el año del ejercicio fiscal en el que fue expedido. Transferencias: Las transferencias representan movimientos de recursos de un fondo a otro, en forma definitiva; implican la disminución del patrimonio de un fondo, en beneficio del incremento de otro, reflejándose en un registro en ambos fondos. 8. ANEXOS: N/A 9. REVISIÓN HISTÓRICA: Número de Revisión Fecha de Revisión 00 12/11/ /08/09 Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del Cambio Primera edición Segunda edición
C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas
C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica 1/6 1.
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