Política de Gestión de Cambios. Prorrectoría Dirección General de Tecnologías de la Información (DGTI)

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1 Documento Política de Gestión de s Fecha Emisión 23 de viembre de 2012 Política de Gestión de s Prorrectoría la Información (DGTI)

2 Documento Política de Gestión de s Fecha Emisión 23 de viembre de 2012 ÍNDICE O CONTENIDO 1. INTRODUCCION OBJETIVO DE LA POLITICA AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO GLOSARIO DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS Proceso de Gestión Del Tabla Resumen Actividades Gestión del Descripción Actividades Sub Proceso de Change Management Tabla Resumen Actividades Change Management Descripción Actividades Sub Change Management REGISTROS PROTOCOLIZACIÓN

3 1. INTRODUCCION Documento Política de Gestión de s Fecha Emisión 23 de viembre de 2012 La la Información (DGTI) entrega a la Universidad Andrés Bello servicios tecnológicos de diversas características. La presente política indica cómo es el de Gestión del dentro de la DGTI. 2. OBJETIVO DE LA POLITICA El objetivo principal del de Gestión del es asegurar que se utilizan procedimientos y métodos estandarizados para el manejo eficiente y puntual de todos los cambios solicitados y aprobados, a fin de minimizar su impacto en la calidad de los servicios y la continuidad del negocio. Inicialmente podría parecer que el implementar una serie de s de Gestión de a lo largo de funciones, con documentación formal, reuniones y aprobaciones, aumentara la burocracia y obstaculizara la ejecución de los cambios requeridos para mantener el entorno de IT; sin embargo, dichos s buscan reducir la necesidad de cambios ad hoc que se puedan encontrar en entornos con ninguna, o pocas, política de gestión del o Configuración. 3. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO Este Procedimiento debe ser conocido por todos los colaboradores de la DGTI de UNAB y proveedores involucrados. 4. GLOSARIO Término Validación Gestion del Gestion de Analisis Catalogación Comité del Planificación PAI Difusión Capacitación Coordinación Informe de Change Management s Complementarios CAB ECAB OAI RFC Artefacto CMBD Definición Acción de confirmar si una solicitud o documento cumple con todos los requisitos para ser aprobado y ejecutado. Proceso formal con metodos estandarizados para el manejo eficiente y puntual de todos los cambios solicitados y aprobados Grupo con metodos estandarizados para revisar, clasificar el cambio solicitado Acción de revisar y entender si una solicitud o documento cumple con todos los requisitos para ser aprobado y ejecutado. Acción de seleccionar y ordenar, para optimizar su busqueda y ejecución. Comité que analiza, valida y planifica las solicitudes de cambio Acción de ordenar y calendarizar alguna actividad. Es el propietario de Activos de la información Acción de desplegar y difundir contenidos relativos a un cambio Acción de explicar y enseñar contenidos relativos a un cambio Acción de ordenar y dirigir actividades relacionadas contenidos relativos a un cambio Informe que lista la cantidad de actividades de cambio planificadas para la aprobación final. Proceso formal de la gestión de, aplicada al desarrollo interno de actividades de la gestión del Acción de aplicación de cambios sobre cambios ya aplicados. Comité de Aprobación de s (Change Management) Comité de Aprobación de s de Emergencia (Change Management) Oficina de Analisis institucional Solicitud de cambio Desarrollo logico de cualquier indole sobre la plataforma Base de conocimientos de la estructura de servicios 3

4 ROLES / RESPONSABLES Documento Política de Gestión de s Fecha Emisión 23 de viembre de 2012 Usuario Área o Unidad que requiere un cambio específico. Envía la solicitud de al Gestor del. Recibe rechazo, si corresponde. Recibe Cierre del. Gestor del Recibe la Solicitud de. Valida la Solicitud (Que contenga todo los datos necesarios). Realiza Análisis de la Solicitud. Cataloga la Solicitud (De ahí se selecciona si va directa a comité del cambio o directo al Change Management). Comité del Recibe la solicitud de cambio. Analiza la solicitud (Impacto en el negocio). Valida el cambio. Planifica el cambio (Difusión Capacitación, Definición de fechas y plazos, Definiciónde CIP y Documento de aprobaciones). Valida con PAI. Informa a Responsable de. Responsable del Recibe instrucción de cambio. Coordina Difusión, Capacitacion, Fechas y Plazos (Si corresponde). Envía informe de cambio a Directores/Subdirectores. Recibe la aprobación de Directores/Subdirectores. Envía al Change Management). Valida cambios complementarios Dirección / Subdirección Recibe Informe de. Analiza el informe (Impacto /Infraestructura). Realiza observaciones (Si corresponde). Envía aprobación a Responsable del. Propietario del Inicia de acuerdo a s ITIL u otros s. Desarrolla RFC. Informa a Solicitante ( de Gestión del ). Prueba Artefactos desarrollados Genera Documento de Conformidad. Recibe la confirmación del cambio realizado. 4

5 Documento Política de Gestión de s Fecha Emisión 23 de viembre de 2012 Gestión de Revisa estado de RFC. Confirma si es informe y no corresponde a OAI. Clasifica y determina el nivel de RFC. Planifica el. Asigna jefe de proyecto. Análisis Institucional (OAI) Verifica existencia en biblioteca. Desarrolla RFC (Si es necesario). CAB Recibe y evalúa Aprueba o rechaza ECAB Recibe o evalúa de urgencia. Aprueba o rechaza. Gestión de Versiones Recibe información de Jefe de Proyecto Actualiza CMDB. Jefe de Proyecto Analiza, planifica y asigna recursos. Confirma si pasa por desarrollo o no. Recibe pruebas y envía al usuario. Planifica paso a producción. Actualiza documentación. Evalúa si requiere cambio de versión. 5

6 Documento Política de Gestión de s Fecha Emisión 23 de viembre de DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS 5.1 Proceso de Gestión Del 6

7 Documento Política de Gestión de s Fecha Emisión 23 de viembre de Tabla Resumen Actividades Gestión del N Actividad Responsable Importancia Impacto / Detalle Periodicidad Control 01 Envia Solicitud de Usuario Bajo Bajo se inicia 02 Validación de Solicitud Gestor del Alto Alto se inicia 03 Analiza Solicitud Gestor del Alto Alto Fundamentamental 04 Cataloga la Solicitud Gestor del Medio Medio Organiza el tipo de solicitud Si 05 Evalua si va a comité o directo a Change Management 06 Recibe Solicitud de cambio Gestor del Comité Del 07 Analiza Solicitud Comité Del 08 Validación del Comité Del 09 Planifica el Comité Del 10 Valida con PAI Comité Del 11 Informa a Comité Responsable del Del 12 Recibe Instrucción de Responsable del 13 Coordina Difusión, Capacitacion, Fechas y Plazos. 14 Envia Informe de 15 Recibe Informe de Responsable del Responsable del Director/Sub director 16 Analisis de Informe de Director/Sub director 17 Realiza observaciones Director/Sub director 18 Envia Aprobación Director/Sub director 19 Recibe Aprobación Responsable del 20 Envia a Change Management 21 Valida s Complementarios 22 Recibe Cierre de Responsable del Responsable del Alta Alta Detiene el opcional/por evento Medio Medio Fundamentamental Alto Alto Detiene el Alto Alto Fundamentamental Alto Alto Detiene el Alto Alto Fundamentamental Medio Medio Fundamentamental Alta Alta Detiene el Alta Alta Detiene el Si Medio Medio Fundamentamental Usuario Medio Medio Fundamentamental opcional/por evento opcional/por evento Si 7

8 Documento Política de Gestión de s Fecha Emisión 23 de viembre de Descripción Actividades Sub 1. El usuario envía solicitud de cambio. 2. Gestor del cambio recibe la solicitud y valida si cuenta con todo lo necesario para avanzar. Una vez validada, analiza la solicitud y la cataloga. Evalúa si va a comité o directamente al sub de Change Management. 3. El comité del, recibe la solicitud de cambio, analiza la solicitud y valida el cambio. Si esta ok, lo planifica y valida con el PAI. Si es bien evaluado lo envía a responsable del cambio. 4. Responsable del cambio recibe instrucciones para aplicar el cambio, en donde evalúa si requiere difusión y capacitación, y si requiere, asigna fechas y plazos. Una ves realizado, genera informe de cambio y envía al Director/Subdirector. 5. El Director/Subdirector recibe informe de cambio, lo analiza y entrega observaciones si corresponde, de lo contrario evalúa si esta ok. Si esta ok, envía aprobación a responsable del cambio. 6. El responsable de cambio recibe aprobación y envía al de Change Management. 7. Como resultado del de Change Management, el responsable del cambio, evalúa si requiere cambios complementarios. Si no requiere, envía cierre de cambio solicitado. 8. El usuario recibe el cierre de cambio. 8

9 Documento Política de Gestión de s Fecha Emisión 23 de viembre de Proceso de Change Management 9

10 Documento Política de Gestión de s Fecha Emisión 23 de viembre de Tabla Resumen Actividades Change Management N Actividad Responsable Importancia Impacto / Detalle Periodicidad Control 01 Desarrolla y Envia Solicitud de Propietario del 02 Revisa RFC Gestión de 03 Evalua si corresponde a informe y no es de OAI 04 Verifica existencia en biblioteca 05 Clasifica y determina el nivel de RFC Gestión de Analisis Institucional Gestión de 06 Evalua Urgencia Gestión de 07 Recibe y evalua 08 Recibe y evalua 09 Planifica el Gestión de 10 Asigna Jefe de Proyecto 11 Analiza, Planifica y asigna Recursos 12 Evalua si pasa por desarrollo 13 Implementa Propuesto 14 Construye, modifica o implementa artefacto Alta Alto se inicia Alto Alto Fundamentamental Alto Alto Fundamentamental Medio Medio Valida si existe ya el cambio solicitado ECAB CAB Alta Alta Detiene el Gestión de Jefe de Proyectos Jefe de Proyectos Desarrollo de Desarrollo de 15 Prueba Artefacto Desarrollo de 16 Envia Prueba a Jefe de Proyectos Desarrollo de 17 Realiza observaciones Director/Sub director 18 Envia Aprobación Director/Sub director 19 Recibe prueba y envia al usuario Jefe de Proyecto 20 Prueba Artefacto Propietario del 21 Genera documento de conformidad Propietario del opcional/por evento Alto Alto Fundamentamental Alto Alto Fundamentamental Alto Alto Fundamentamental Alto Alto Fundamentamental Medio Medio Fundamentamental Alta Alta Detiene el Si Medio Medio Fundamentamental opcional/por evento Si Si 10

11 Documento Política de Gestión de s Fecha Emisión 23 de viembre de Planifica paso a producción 23 Ejecuta Paso a producción 24 Actualiza Documentación 25 Evalua si requiere cambio de versión 26 Recibe Información y Actualiza CMBD 27 Recibe Confirmación del realizado Jefe de Proyecto Desarrollo Desarrollo de Desarrollo de Gestión de Versiones Propietario del Alto Alto Fundamentamental Alto Alto Fundamentamental opcional/por evento Si Si 5.6 Descripción Actividades Sub Change Management 1. Inicia de Change Management, de acuerdo a s ITIL u otros s. Desarrolla RFC y lo envía al grupo Gestión de s. 2. Gestión de s revisa el RFC y evalúa si corresponde a informe y que no sea para OAI. Si no se acepta, se envía al propietario de información para desarrolle un nuevo RFC. 3. OAI verifica si existe en biblioteca, si existe informa a propietario del cambio, de no existir desarrolla RFC y envía a Gestión de cambios para ser revisado y entrar al. 4. Si es aceptado el RFC, gestión de cambios lo clasifica y determina el nivel. Si es urgente se envía al ECAB, quien recibe y evalúa. Si no se aprueba se informa al solicitante. Si se aprueba se envía a la gestión de cambios. Si no es urgente, se envía al CAB quien recibe y evalúa. Si no se aprueba se informa al solicitante. Si se aprueba se envía a la gestión de cambios. 5. Gestión de s planifica y asigna jefe de proyectos. 6. Jefe de proyectos Analiza, planifica y asigna recursos. Evalúa si requiere desarrollo. Si no requiere envía a desarrollo de plataforma para implemente directamente. Si requiere, desarrollo de plataforma, construye, modifica o implementa artefacto. Luego prueba artefacto y envía las pruebas al jefe de proyecto. 7. El jefe de proyectos recibe pruebas y envía al propietario del cambio. 8. El propietario del cambio, prueba artefacto y evalúa si esta ok. Si no esta bien re envía a desarrollo de plataforma que vuelve a realizar el de construcción. Si esta ok, genera documento de conformidad y envía a jefe de proyecto. 9. Jefe de proyecto planifica el paso a producción y informa a desarrollo de plataforma quien ejecuta el paso a producción. 10. Desarrollo de plataforma informa a jefe de proyecto, quien actualiza la documentación y evalua si requiere cambio de versión. Si requiere cambio de versión, envía a Gestión de Versiones quien actualiza la CMBD y informa a propietario del cambio. Si no requiere cambio de versión, informa a Propietario del cambio. 11. Propietario del cambio, recibe confirmación del cambio realizado y cierra el. 11

12 Documento Política de Gestión de s Fecha Emisión 23 de viembre de REGISTROS Documento / Registro Solicitud de Documento de Instrucción de cambio Informe de RFC Descripción Documento en donde se detalla el cambio solicitado y se define si es proyecto, actividad u otros. Documento que se adjunta a la solicitud, en donde se detalla si el cambio planificado requiere difusión, capacitación y/o coordinación de fechas y plazos. Documento que adjunta la solicitud con las instrucciones de cambio, para ser analizado y validado por el Director o Subdirector por impacto a la plataforma/infraestructura. Documento en donde se detalla a nivel tecnico el cambio a realizar. 7. PROTOCOLIZACIÓN 12

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