ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA UNIVERSIDAD DEL ESTADO PROGRAMA FINANZAS PÚBLICAS

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1 ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA UNIVERSIDAD DEL ESTADO PROGRAMA FINANZAS PÚBLICAS ANALISIS DE LA GESTION FINANCIERA DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y SANEAMIENTO BASICO DE EL COLEGIO E.S.P. DEL MUNICIPIO DE EL COLEGIO CUNDINAMARCA ELABORADO: CHERLY GONZALEZ BOGOTA, MARZO DE 2.004

2 ANÁLISIS DE LA GESTION FINANCIERA DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y SANEAMIENTO BASICO DE EL COLEGIO E.S.P DEL MUNICIPIO DEL COLEGIO CUNDINAMARCA CAPITULO I ESTRUCTURA Y PROBLEMA CAPITULO II ANÁLISIS DEL CAMBIO INSTITUCIONAL QUE HA EXISTIDO EN LA ESTRUCTURACION DE LA REGULACIÓN DE SERVICIOS A PARTIR DE LA CONSTITUCIÓN DE CAPITULO III ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA 3.1 MARCO LEGAL 3.2 NATURALEZA JURÍDICA, DOMICILIO Y REGIMEN JURÍDICO DE LOS ACTOS Y CONTRATOS DE LA EMPRESA 3.3 MISION, VISION, PRINCIPIOS, OBJETIVOS Y FUNCIONES 3.4 ORGANIZACION INTERNA (ORGANIGRAMA) 3.5 ORGANOS DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACION 3.6 DEL PATRIMONIO, CONTROL INTERNO Y FISCAL 3.7 OBJETIVOS GENERALES 3.8 PLAN DE ACCION 2001 Y

3 CAPITULO IV ANÁLISIS FINANCIERO 4.1 Indicadores Financieros Requisitos básicos que debe cumplir las entidades territoriales en relación con la Contabilidad Publica Responsables de la información financiera, económica y social en las entidades territoriales Plazos para la presentación de información financiera, económica y social Requisitos para la presentación de la información Estados contables básicos que deben ser elaborados y presentados Presentación y publicación de los estados contables Procedimientos para la estructuración de los estados contables Pasos a seguir para interpretar y analizar los estados contables Estados contables a disposición de concejales, diputados, y cualquier ciudadano interesados en conocer la situación de la entidad territorial 4.2. Interpretación de los estados financieros Tipo de indicadores para el análisis de los estados contables. 4.3 Análisis de la información contable de EMPUCOL período CONCLUSIONES RECOMENDACIONES ANEXOS BIBLIOGRAFÍA 3

4 INTRODUCCIÓN Las Entidades territoriales son instituciones enmarcadas en materia financiera y económica en regulaciones normativas que obliga al ente a diseñar modelos que conduzcan a mejorar su gestión en los diferentes escenarios que deben operar revestidos por la misma naturaleza de su existencia, es por ello que estos entes a través de sus Alcaldes, Representantes deben liderar todo tipo de política financiera en los diferentes aspectos que conduzcan a un objetivo común, como es la eficiencia en el manejo de sus recursos con el fin de obtener ahorro para ser traducido directamente a la inversión social. En la actualidad los entes territoriales, se ven seriamente afectados en las finanzas por las distintas situaciones tales como el bajo nivel de ingresos, la cultura del no pago, el desempleo entre otros. Por ello a través del Análisis del cambio Institucional que ha existido en la estructuración de regulación de los Servicios Públicos a partir de la Constitución de a se pretende consolidar una base de datos histórica financiera, que fundamente los análisis de proyecciones en las diferentes variables estudiadas en este documento como son los Estados financieros de la Empresa de Servicios Públicos de el Colegio Cundinamarca. Igualmente es importante anotar que es necesario que la entidad cuente con una herramienta de trabajo acorde a las necesidades de la empresa, con el propósito de brindar información financiera sólida en el diseño de los diferentes escenarios que debe construir en la dinámica de la viabilidad financiera y económica que requiere el ente. 4

5 1. MARCO TEORICO 1.1 PLANTEAMIENTO Y EXPLICACIÓN DEL PROBLEMA GENERAL DE INVESTIGACIÓN La Empresa de Servicios Públicos EMPUCOL ha venido registrando un descenso en el recaudo del servicio de Aseo, agregado a esto que el valor de la tarifa del servicio no alcanza a cubrir los costos y gastos administrativos y operativos en que incurre la para la prestación del servicio y que el gobierno Municipal en el 1998 rebajo las tarifas por lo cual se ve mas afectado el incremento, esto acarrearía efecto en la población creando caos social ya que se tiene la ideología de un gobierno proteccionista. Una gestión conjunta con el Municipio, como apoyo financiero a través del pago de los subsidios autorizados por Ley, hará que la empresa logre recaudar dineros con el fin de atender sus obligaciones de una manera eficiente, además se hace necesario estabilizar la tarifa de tal manera que esta cubra los costos operativos y administrativos en que incurre la empresa para de esta manera poder asegurar la continuidad del servicio. Se requiere el uso de tecnologías apropiadas en agua potable y saneamiento básico, acompañado de procesos de educación, las cuales aportaran bienestar humano y mejoramiento de las condiciones donde se desarrolla la vida de miles de seres humanos que no satisfacen sus necesidades. La tecnología debe estar íntimamente relacionada con la cultura y practicas cotidianas. Por estas razones se hace necesario la participación de los diferentes organismos del estado como son La Superintendencia de Servicios Públicos, Comisión de Regulación de Agua (CRA), Ministerio de Desarrollo económico con programas y campañas de cultura para apoyar gestiones de estas empresas. 1.2 PLANTEAMIENTO Y EXPLICACIÓN DE LA HIPÓTESIS GENERAL O IDEA CENTRAL DE LA INVESTIGACION Se hace necesario incrementar la tarifa y reducir los costos y gastos en la prestación del servicio sin desmejorarlo optimizando los recursos físicos, de personal y financieros existentes. 5

6 CAPITULO II ANÁLISIS DEL CAMBIO INSTITUCIONAL QUE HA EXISTIDO EN LA ESTRUCTURACION DE LA REGULACIÓN DE SERVICIOS A PARTIR DE LA CONSTITUCIÓN DE Marco Teórico De los monopolios estatales de servicios públicos Domiciliarios se pasa a un régimen de mercado donde las empresas privadas u organizaciones de usuarios pueden proporcionar y administrar estos servicios (Neoliberalismo) Constitución de En el titulo XII Del Régimen Económico y de la Hacienda Publica en su capitulo V de la finalidad del Estado y de los Servicios Públicos en su Articulo 365 dice que los servicios públicos son inherentes a la finalidad del estado. Los servicios públicos estarán sometidos al régimen jurídico que fije la Ley, podrán ser prestados por el Estado, directa o indirectamente, por comunidades organizada o por particulares, en todo caso el estado mantendrá la regulación, el control la vigilancia de dichos servicios. En los planes y presupuestos de la Nación y de las entidades territoriales, el gasto publico social tendrá prioridad sobre cualquier otra asignación. La ley fijara las competencias y responsabilidad relativas a la prestación de los servicios públicos domiciliarios, su cobertura, calidad y financiación, y el régimen tarifario que tendrá en cuenta, además de los criterios de costos, los de solidaridad y redistribución de ingresos. (ART. 367) Los servicios públicos domiciliarios se prestaran directamente por cada municipio cuando las características técnicas y económicas y las conveniencias generales lo permitan y aconsejen, y los departamentos cumplirán funciones de apoyo y coordinación. La Nación, los Departamentos, los Distritos, los Municipios y las entidades descentralizadas podrán conceder subsidios, en sus respectivos presupuestos, para que las personas de menores ingresos puedan pagar las tarifas de los servicios públicos domiciliarios que cubran sus necesidades básicas. La ley determina los deberes y derechos de los usuarios, el régimen de su protección y sus formas de su participación en la gestión y fiscalización de las empresas estatales que presten el servicio. 6

7 La Ley 142 de Julio 11 de El Régimen de los Servicios Públicos Domiciliarios, surge dentro y para una área de la realidad social y en un sector de la actividad del estado pues influye y determina contundentemente el bienestar y las condiciones de vida de la población Colombiana. La situación que interpretaron los Constituyentes de al generar el marco que posibilito la adopción de la Ley, era en extremo complicada dados el maltrato, la mala calidad, la baja cobertura, la inmoralidad entre otros, la ineficiencia e ineficacia de las empresas prestadoras de Servicios Públicos Domiciliarios, todo ello materializado en un deterioro en las condiciones de vida de la población y su creciente descontento. De ahí que se reconociera como deber del Estado Asegurar la prestación eficiente de los servicios públicos a todos los habitantes del territorio Nacional y con gran acierto, se atribuyeran al mas alto representante de la autoridad de la República, al Presidente, las responsabilidades integrales correspondientes, centradas en señalar, con sujeción a la Ley, las políticas generales de administración y control de eficiencia de los Servicios Públicos y ejercer por medio de la Superintendencia de Servicios Públicos, el control, inspección y vigilancia de las entidades que los presten. El Régimen de los Servicios Públicos Domiciliarios en respuesta al critico panorama, además de definir las competencias, sistema de control, inspección y vigilancia, y un sistema sancionatorio eficaz, propuso un esquema de libre concurrencia para la prestación de los servicios e invitó al sector privado de la economía a participar activamente; todo ello con el sublime objeto de retornar al ciudadano anónimo como razón de ser del estado y de su finalidad social. De igual manera delimitó claramente las áreas de gestión asignándolas a los diferentes agentes institucionales: La definición de las políticas generales al Gobierno en cabeza de la Presidencia de la República y los respectivos Ministerios, la Regulación a las Comisiones de Regulación, la inspección, control y vigilancia a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarias, en cumplimiento de funciones presidenciales y en efectiva y estratégica alianza con la comunidad, la prestación a las empresas publicas, privadas, comunitarias o sus combinaciones y el consumo al usuario o suscriptor informado, responsable, exigente y participativo. La ley 142 ha repercutido decisivamente en el acelerado avance del sector. Sin embargo, cuando esta Ley pueda no ser absolutamente acertada e infalible, no ha alcanzado la materialización de todos sus efectos, todavía falta mucho por recorrer en el afianzamiento y decantación de nuestra realidad social. La tarea no ha sido fácil. La nueva Ley implica un cambio de mentalidad en las empresas, quienes deben reconocer en el usuario la calidad de cliente y de eso modo no solo prestarle un servicio continuo, eficiente y de buena calidad sino darle el trato adecuado y atender la participación activa y decidida de los usuarios tendientes a hacer efectivos sus derechos y cumplir cabalmente con sus deberes. Intervención del Estado en los servicios públicos. El Estado intervendrá en los servicios públicos, conforme a las reglas de competencia de que trata esta Ley, en el marco de lo dispuesto en los artículos 334, 336, y 365 a 370 de la Constitución Política, para los siguientes fines: 7

8 - Garantizar la calidad del bien objeto del servicio público y su disposición final para asegurar el mejoramiento de la calidad de vida de los usuarios. -Ampliación permanente de la cobertura mediante sistemas que compensen la insuficiencia de la capacidad de pago de los usuarios. - Atención prioritaria de las necesidades básicas insatisfechas en materia de agua potable y saneamiento básico. - Prestación continua e ininterrumpida, sin excepción alguna, salvo cuando existan razones de fuerza mayor o caso fortuito o de orden técnico o económico que así lo exijan. - Prestación eficiente. - Libertad de competencia y no utilización abusiva de la posición dominante. - Obtención de economías de escala comprobables. - Mecanismos que garanticen a los usuarios el acceso a los servicios y su participación en la gestión y fiscalización de su prestación. - Establecer un régimen tarifario proporcional para los sectores de bajos ingresos de acuerdo con los preceptos de equidad y solidaridad. Instrumentos de la intervención estatal. Constituyen instrumentos para la intervención estatal en los servicios públicos todas las atribuciones y funciones asignadas a las entidades, autoridades y organismos de que trata esta Ley, especialmente las relativas a las siguientes materias: - Promoción y apoyo a personas que presten los servicios públicos. - Gestión y obtención de recursos para la prestación de servicios. - Regulación de la prestación de los servicios públicos teniendo en cuenta las características de cada región; fijación de metas de eficiencia, cobertura y calidad, evaluación de las mismas, y definición del régimen tarifario. - Control y vigilancia de la observancia de las normas y de los planes y programas sobre la materia. - Organización de sistemas de información, capacitación y asistencia técnica. - Protección de los recursos naturales. - Otorgamiento de subsidios a las personas de menores ingresos. - Estimulo a la inversión de los particulares en los servicios públicos. - Respeto del principio de neutralidad, a fin de asegurar que no exista ninguna práctica discriminatoria en la prestación de los servicios. 8

9 - Todas las decisiones de las autoridades en materia de servicios públicos deben fundarse en los motivos que determina esta Ley; y los motivos que invoquen deben ser comprobables. - Todos los prestadores quedarán sujetos, en lo que no sea incompatible con la Constitución o con la ley, a todo lo que esta Ley dispone para las empresas y sus administradores y, en especial, a las regulaciones de las Comisiones, al control, inspección y vigilancia de la Superintendencia de Servicios Públicos, y a las contribuciones para aquéllas y ésta. - Disponer el otorgamiento de subsidios a los usuarios de menores ingresos, con cargo al presupuesto del municipio, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 60/93 y la presente Ley. - Las Comisiones Reguladoras, en el ejercicio de las funciones conferidas por las normas vigentes, no podrá desmejorar los derechos de los usuarios reconocidos por la ley. De acuerdo con el articulo 367 de la Constitución Política de Colombia, la piedra angular del régimen tarifario actual son los costos, esto es, que la tarifa cobrada debe reflejar los costos económicos de la prestación del servicio: está complementada por otra norma constitucional, la de eficiencia, de tal manera que solo es permisible incluir todos los costos en la tarifa que se cobra al usuario en la medida en que estos sean eficientes. La ley 142 de estableció que las entidades prestadoras de Servicios Públicos de Acueducto y Alcantarillado deben calcular los costos y definir las tarifas aplicando los siguientes criterios:.eficiencia Económica: Las tarifas no pueden trasladar al usuario sobre costos de una mala gestión, se parte del principio de que los usuarios no son responsables de la ineficiente prestación del servicio por parte de la entidad de servicios Públicos. Neutralidad: Cada suscriptor tendrá el derecho tener un tratamiento tarifario justo. Solidaridad y Redistribución: Los suscriptores de los estratos altos y de los sectores comerciales e industriales con el pago de una tarifa mayor ayudaran a los suscriptores de estratos bajos a cubrir con subsidios los costos de sus consumos básicos. Suficiencia Financiera: Las tarifas deberán garantizar la recuperación de los costos y los gastos de operación, expansión, reposición y mantenimiento. Simplicidad: Las fórmulas tarifarías se elaborarán de tal manera que se facilite su comprensión, aplicación y control. Transparencia: Las tarifas serán explícitas y de conocimiento público En términos generales se busca que el cobro sea justo para el usuario y que la entidad reciba los recursos necesarios para garantizar la prestación de un buen servicio en el corto, mediano y largo plazo. Para esto se debe saber cuanto cuesta prestar dicho servicio, es decir, calcular los costos económicos o costos reales de prestación de servicios, también llamados costos de referencia del servicio en los que incurre la empresa. 9

10 La metodología, en general, se basa en el cálculo de los costos medios asociados con la prestación del servicio, es decir, con los costos medios de inversión, operación y administración que garanticen la sostenibilidad del sistema. El principal objetivo de un estudio de costos y tarifas es conocer, por un lado, cuanto le cuesta a la empresa de Acueducto administrar, operar y mantener el sistema y realizar las inversiones necesarias para poder prestar un servicio digno y equitativo a toda la Población; y por el otro, cuanto le cuesta al suscriptor recibir agua de buena calidad, en la cantidad y con la cantidad suficientes para satisfacer las necesidades básicas, no solamente de los actuales usuarios, sino también de los futuros. Gastos de Administración Dentro de estos gastos se puede identificar los siguientes: El sueldo del administrador y todas sus prestaciones sociales, la papelería, los útiles de oficina, los gastos de facturación, etc. Para obtener el Costo Medio Administrativo (CMA) o Cargo Fijo se suman todos los gastos de administración en el año base y este resultado se divide entre el numero total de usuarios del mismo año CMA ($/suscriptor mes) Gastos de Administración año base / 12 meses Numero total de usuarios en el año base Año base se entiende el año inmediatamente anterior a aquel en el que se hace el estudio tarifario. Gastos de Operación y Mantenimiento Si se suman todos los gastos de operación y mantenimiento en el año base y este resultado se divide entre el numero de metros cúbicos de agua que se producen, corregido por el nivel e agua o contabilizada definido por la CRA, se obtiene el costo medio de operación y mantenimiento (CMO), es decir se sabe cuanto cuesta producir un metro cúbico de agua. Metros cúbicos producidos son la cantidad de agua que suministra o entrega el sistema de Acueducto en condiciones normales de operación, esta capacidad se determina a partir de la información de diseño del acueducto existente o a través de mediciones directas en las estructuras( por ejemplo através de un aforo). Para efectos de la definición de la tarifa, se debe tener encuenta la producción de agua en metros cúbicos durante el año base. Cuando se habla de volumen de agua producida para el calculo del CMO, debe tenerse encuenta las perdidas técnicas y las perdidas comerciales, las primeras se refieren, por ejemplo, a la perdida de agua por roturas de tuberías, mal funcionamiento de las estructuras, mal funcionamiento de los medidores; las segundas, a perdidas por conexiones fraudulentas, por errores de lectura de los medidores, por errores de facturación. La comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento estableció un índice de perdidas 10

11 (p) aceptable de.30, que se obtiene de dividir por 100 al porcentaje aceptable de perdidas (P%), en este caso, 30%. De esta manera, la formula del CMO se expresa así: CMO ($/M3) Gastos de operación y Mantenimiento Metros cúbicos de agua producida al año x (1-P) No hacen parte de los gastos de operación u mantenimiento aquellos que son cobrados por separado del servicio: Costo de los medidores, acometidas domiciliarias, reconexiones, reinstalación, reparación de medidores y gastos en personal de conexión. Ley 505 de 1999 Se fijan términos y competencias para la realización, adopción y aplicación de la estratificación a que se refieren las Leyes 142 y 177 de 1994, 188 de 1995 y 383 de 1997 y los Decretos Presidenciales 1538 y 2034 de Para los efectos de esta ley, se entiende por zona homogénea geoeconómica un área de superficie terrestre con características similares de valor económico, que se establecen a partir de puntos de investigación económica dentro de las zonas homogéneas físicas, las cuales a su vez se obtienen con fundamento en las condiciones agrológicas, topográficas y climatológicas de los suelos, y en su capacidad y limitaciones de uso y manejo Ley 732 de Se establecen nuevos plazos para realizar, adoptar y aplicar las estratificaciones socioeconómicas urbanas y rurales en el territorio nacional y se precisan los mecanismos de ejecución, control y atención de reclamos por el estrato asignado. Las empresas de servicios públicos domiciliarios tomarán las medidas necesarias para que los resultados de las estratificaciones adoptadas en cumplimiento de los plazos previstos en la presente ley se apliquen al cobro de las tarifas de los servicios públicos domiciliarios residenciales, a más tardar cuatro (4) meses después de haber sido expedido y publicado el correspondiente decreto de adopción, y con la gradualidad tarifaría que determinarán las respectivas Comisiones de Regulación máximo seis (6) meses a partir de la entrada en vigencia de la presente ley. Producto de la aplicación de la Ley 632 de y de las resoluciones CRA 151, 153 y 156 de 2.001, se presentan los incrementos promedio anual real en la tarifa media básica de cada usuario. Este se aplicara en cada uno de los años que falta para eliminar los rezagos, considerando sin embargo, que los estratos bajos no podrían sufrir alzas superiores a la inflación, como efecto del plan Nacional de Desarrollo En términos generales, las alzas efectuadas en los servicios de acueducto y alcantarillado, obedecen a la actualización de tarifas por índice de precios al consumidor y a la existencia de rezagos tarifarios que en proporción considerable persisten en estos servicios básicos. Los incrementos por actualización, autorizados por el regulador, mediante Resolución 200 de y circulares 01 y 02 de 2.003, en el primer semestre de este año son del 3.15% en 11

12 enero y del 3.37% en abril. Sin embargo, el ajuste de enero proviene de lo que no se incremento por la inflación del año pasado, cuando por este concepto solo se cobro el 3.73% mientras que la inflación fue del 6.99%. Producto de la revisión de la Superintendencia, en términos generales, los incrementos realizados en este semestre, se ajustan a la regulación vigente. No todas las ciudades tienen el mismo comportamiento, algunas, por efectos del ajuste de las tarifas como consecuencia de la eliminación de rezagos debieron incrementar sus tarifas en mayor proporción. Manizales es una de estas ciudades, un usuario de estrato 2, cuya tarifa media en diciembre de era de $328 paso a ser de $358 en junio de 2.003, mostrando un incremento de $30, de los cuales $22 son efectos inflacionarios y los $8 restantes producto de la eliminación de rezagos. Con la expedición de la Ley 812 de Junio 26 de quedo adoptado el plan Nacional de Desarrollo Hacia un Estado Comunitario En su articulo 116 se amplia la posibilidad de subsidiar hasta el 70% del costo medio de suministro para el estrato bajo-bajo 0 1. Además, limita el incremento en las tarifas de los estratos bajos de la población al índice de precios al consumidor que corresponda a cada mes. Con esta medida, se garantiza que las alzas en los estratos en los estratos 1 y 2 se moderaran de manera notable, pues el mayor impacto en las tarifas lo genera este concepto tarifario. Sin embargo, la supresión de los rezagos tarifarios en el cargo fijo y los consumos complementarios y suntuario, donde existan, continuaran vigentes. A efectos de garantizar que los menores ingresos que recibirán las empresas por esta medida, este subsidio podrá ser cubierto por recursos del Fondo de Solidaridad y Redistribución de Ingresos, Aportes de la Nación y de las entidades territoriales. Las tarifas cobradas por los grandes y medianos prestadores del sector de agua potable y Saneamiento básico, que atienden entre un 80% y un 85% del total de la población urbana del país, han sido evaluados por la Superintendencia. Donde ha sido necesario, se han perdido los ajustes y correcciones del caso. Por política de esta administración, donde se han detectado cobros no autorizados, se ha ordenado devolución a los usuarios, sin necesidad de esperar a que cada usuario presente reclamación y recurso de reposición ante la empresa y recurso de apelación ante esta entidad. Además, la inspección se ha orientado a revisar que las empresas asignen los recurso que correspondan a inversión en expansión y reposición de los sistemas, conforme al plan que se comprometieron a cumplir en el estudio de costos y tarifas. Se trata, entonces, de evitar que se desborden los gastos de Administración y operación, en detrimento del suministro de los servicios a los usuarios de estratos bajos que carecen de ellos, que, de manera informal, se abastecen de ellos a costos que superan los que pagarían si los tuvieran en sus domicilios. 12

13 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA La Empresa de Servicios Públicos de Acueducto y Saneamiento Básico, del Municipio de El Colegio EMPUCOL E.S.P., con NIT No , se encuentra ubicada en la Calle 10 No. 6 36, opera los Servicios Públicos Domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, para lo cual cuenta con dos Plantas de tratamiento de Acueducto, una Planta para el manejo integral de los residuos sólidos y una estructura organizacional conformada por 28 funcionarios, de los cuales, 7 pertenecen al área Administrativa y 21 al área Operativa MARCO LEGAL Constitución Política, Ley 87 de 1993, Acuerdos Concejo Municipal y Junta Directiva de la Empresa, los cuales se presentan a continuación. Acuerdo No. 026 de Julio 14 de 1996, por medio del cual se modifica integralmente el acuerdo 041 del 19 de septiembre de 1995 y se crea la empresa de servicios públicos de acueducto y saneamiento básico del municipio del colegio Cundinamarca: Que los servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de El Colegio, a raíz de la descentralización administrativa, vienen siendo prestados directamente por el municipio, a través de una dependencia de la Administración Municipal. Que la Ley 142 de 1994, de Servicios Públicos Domiciliarios, y su Decreto reglamentario Nro de Dic. 22 de 1994, establece que los representantes de las entidades territoriales que hayan estado prestando directamente alguno de los servicios públicos domiciliarios Acueducto, Alcantarillado y Aseo, deberán presentar ante los respectivos Concejos los proyectos de acuerdo tendientes a constituir las empresas de servicios públicos domiciliarios prestadoras de los citados servicios. Que el municipio a través del Concejo Municipal, es competente para organizar sus servicios públicos y crear el tipo de empresa que considere más conveniente, de tal forma que garantice la prestación adecuada de los servicios y el cumplimiento de la normatividad vigente. Que el municipio mediante acuerdo Nro. 041 de 1995, es necesario hacerle algunas modificaciones que permitan ajustarlo estrictamente a lo previsto en las normas vigentes. Que es conveniente por pedagogía institucional modificar en forma integral el mencionado acuerdo, de tal forma que la creación de la empresa se produzca en un solo acto NATURALEZA JURIDICA, DOMICILIO, REGIMEN JURÍDICO DE LOS ACTOS Y CONTRATOS DE LA EMPRESA Creación: Crease la Empresa de Servicios Públicos de Acueducto y Saneamiento Básico de El Colegio Cundinamarca, EMPUCOL E.S.P., como una empresa Industrial y Comercial del 13

14 Orden Municipal, dotada con personería jurídica, capital independiente y autonomía administrativa. Jurisdicción y Domicilio. La Empresa de Servicios Públicos de Acueducto y Saneamiento Básico de El Colegio Cundinamarca, EMPUCOL E.S.P., tiene jurisdicción y domicilio en el Municipio de El Colegio en el departamento de Cundinamarca. Denominación. La Empresa de Servicios Públicos de Acueducto y Saneamiento Básico de El Colegio Cundinamarca, EMPUCOL E.S.P., La Empresa podrá identificarse para todos los efectos con la sigla: EMPUCOL E.S.P.. Régimen de los actos y contratos de la Empresa. Los actos y contratos que celebre la empresa, se regirán por lo dispuesto en la Ley 142 de 1994, y demás normas que la complementen, adicionen o reemplacen. Concordancia con el estatuto general de la Contratación Pública. Los contratos que celebre la empresa y que tengan por objeto la prestación de servicios públicos de Acueducto, y Saneamiento Básico se regirán por el parágrafo 1º del articulo 32 de la Ley 80 de 1993 y por la ley 142 de 1994, salvo en lo que la misma ley disponga otra cosa. Régimen de derecho privado para los actos de la Empresa. Los actos de la empresa, así como los requeridos para la administración y el ejercicio de los derechos de todas las personas que sean socias de ella, se regirán fundamentalmente por la Constitución Política de Colombia, por la Ley 142 de 1994 y sus normas complementarias., y por el presente acuerdo, en los aspectos no regulados en ellos, se aplicarán las disposiciones del Derecho Privado en lo que sean compatibles con esos actos o actuaciones 3.3. MISION, VISION, PRINCIPIO, OBJETO Y FUNCIONES MISION: Prestar los Servicios Públicos domiciliarios de Acueducto y Saneamiento Básico en el casco urbano y centros poblados del Municipio de El Colegio, para mejorar la calidad de vida de la Población, cumpliendo con los principios de Celeridad, Transparencia, Equidad, Compromiso y Respeto. VISION: EMPUCOL E.S.P. Empresa Industrial y Comercial del orden Municipal, trabajar en bien de la comunidad Colegiuna, llevando al más alto grado de calidad y eficiencia la prestación de los Servicios Públicos Domiciliarios, para que nuestro Municipio crezca en calidad de vida, en forma armónica. PRINCIPIOS: Nuestra Organización esta fundamentada en los principios y valores éticos, como un estilo propio de forma de vida organizacional, por ello inculcamos en forma permanente la responsabilidad, honestidad, lealtad y el respeto en nuestros funcionarios, para así poder ofrecer un mejor servicio a nuestros usuarios. OBJETO: La Empresa de Servicios Públicos de Acueducto y Saneamiento Básico de El Colegio, Cund., EMPUCOL E.S.P. tiene por objeto la prestación de los Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo. 14

15 FUNCIONES: La Empresa de Servicios Públicos de Acueducto y Saneamiento Básico de El Colegio, EMPUCOL E.S.P. tiene las siguientes funciones: Administrar, operar, mantener y prestar los Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo. Dirigir, coordinar y controlar las acciones conducentes a la continua y adecuada prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo. Captar, almacenar, tratar, conducir, distribuir y comercializar agua potable. Recolectar, conducir, tratar y disponer las aguas servidas en los términos y condiciones fijados por las normas para estos servicios. Recoger, conducir, regular y manejar las aguas lluvias y aguas superficiales. Controlar la calidad del agua suministrada, los métodos de tratamiento, así como la recolección final de las aguas servidas y los desechos sólidos, de acuerdo con el Decreto No. 475/98 y demás normas que los modifiquen o reemplacen. Recolectar los residuos sólidos y ejecutar las actividades complementarias de transporte, clasificación, aprovechamiento, disposición y tratamiento de tales residuos. Realizar la adquisición, construcción instalación y mantenimiento de la infraestructura necesaria para prestar los servicios a su cargo. Solicitar las concesiones de agua y los permisos ambientales que requiera y colaborar y participar con las entidades rectoras de la gestión ambiental y de los recursos naturales renovables en acciones y programas encaminados a la conservación de las fuentes de agua. Elaborar planes y proyectos del Sector de acueducto, alcantarillado y aseo y ejecutarlos en su respectivo campo de acción, conforme a las políticas del Gobierno Nacional y Municipal. Manejar y explotar con criterio comercial, los servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo. Liquidar, cobrar y recaudar el importe de los servicios que presta, conforme a las tarifas aprobadas por la Junta Directiva en desarrollo de la libertad regulada de tarifas o autorizadas conformes las disposiciones legales vigentes. Adelantar los estudios técnicos y otorgar las disponibilidades definitivas de los Servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo a las personas naturales y jurídicas que cumplan con las formalidades y requisitos exigidos para el efecto conforme a las normas legales. Definir los aspectos técnicos y especificaciones para el diseño y construcción de obras de acueducto, alcantarillado y aseo, que sean de su ámbito. Otorgar asesoría técnica e efectuar o contratar interventoría para la ejecución de obras de Acueducto, Alcantarillado y Aseo. 15

16 Prestar servicios, elaborar diseños y ejecutar obras de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, a otras personas naturales o jurídicas, dentro o fuera del municipio. Ejercer de acuerdo y bajo las orientaciones de la Alcaldía Municipal, las atribuciones que le sean delegadas en atención de las responsabilidades y competencias que le asignen las disposiciones legales al Municipio en el Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico. Elaborar el Plan de Desarrollo del Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico, que se articulará al Plan de Desarrollo del Municipio. Celebrar con personas naturales o jurídicas, de derecho público o privado, los contratos necesarios para la realización de las actividades acordes con el objeto de la empresa. Celebrar toda clase de operaciones de crédito externo o interno, importar bienes y servicios, girar, aceptar, negociar y endosar títulos valores, para los cuales esté debidamente autorizado, a fin de cumplir su objeto y ejercer las funciones que se le asignen. Realizar los actos que se requieran para que la empresa se asocie con personas naturales o jurídicas, que se ocupen de actividades similares, afines o complementarias, con el objeto de lograr beneficios en la prestación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo. Constituir anualmente, al finalizar el ejercicio fiscal, las reservas para la rehabilitación, expansión y reposición de los sistemas. Adelantar campañas de Educación Sanitaria, relacionada con los servicios que presta. Atender y tramitar las peticiones, quejas y recursos de los Usuarios, relacionados con la prestación de los servicios, llevar las estadísticas respectivas y hacer los reportes a la Superintendencia de Servicios Públicos. Las demás actividades requeridas para el cumplimiento del objeto social de la empresa. 16

17 3.4. ORGANIZACIÓN INTERNA Estructura Organizacional. La estructura interna, planta de personal y Manual de Funciones, de la Empresa de Servicios Públicos de Acueducto, y Saneamiento Básico de El Colegio Cundinamarca, EMPUCOL E.S.P. será determinada por la Junta directiva, previo cumplimiento de los requisitos establecidos por las normas legales vigentes. ORGANIGRAMA ESTRUCTURA ORGANICA EMCPUCOL E.S.P. JUNTA DIRECTIVA COMITES ASESORES GERENTE DIVISION ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA DIVISION DE PROYECTOS ESPECIALES UNIDAD FINANCIERA Y COMERCIAL SUPERVISOR AUXILIAR FINANCIERO AUXILIAR COMERICIAL AUXILIAR ADMTIVO SECCION ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO. PRODUCCION DISTRIB Y MANTENIMIENTO. SECCION ASEO BARRIDO RECOLECCION DISPOSICION FINAL ASEO Y ROCERIA CONTRATOS MANTENIMIENTO BOCATOMAS CONTRATOS 17

18 3.5. ORGANOS DE DIRECCION Y ADMINISTRACION De la Junta Directiva y del Gerente. La dirección y Administración de la Empresa de Servicios Públicos de Acueducto y Saneamiento Básico de El Colegio Cundinamarca, EMPUCOL E.S.P. estará a cardo de: a) la Junta Directiva. b) El Gerente. c) los demás funcionarios y empleados, de acuerdo con sus propias competencias y funciones. Composición de la Junta Directiva. La Junta Directiva de la Empresa de Servicios Públicos de Acueducto, y Saneamiento Básico de El Colegio Cundinamarca, EMPUCOL E.S.P. de acuerdo con lo dispuesto en él articulo 27.6 de la ley 142 de 1994, estará integrada por seis (6) miembros 3.6. DEL PATRIMONIO, DEL CONTROL INTERNO Y DEL CONTROLFISCAL Conformación del Patrimonio. El Patrimonio estará constituido por: Todos los activos representados en infraestructura sanitaria de los sistemas de acueducto, Alcantarillado y Aseo Municipal (edificaciones, Instalaciones, redes, etc.), equipos de operación y mantenimiento, existencias de almacén y los demás bienes muebles e inmuebles, que le sean donados y que se adquieran a cualquier titulo. Aportes o donaciones de entidades de cualquier nivel o sector de la administración pública o del sector privado, del orden Municipal, Departamental, Nacional o Internacional. Los fondos provenientes de Empréstitos internos o externos que contrate la empresa. Los activos y el producto de sus actividades comerciales de los servicios públicos prestados y el rendimiento que al producto de esto se le otorgue. Las adquisiciones que a cualquier titulo hicieren. Destinación. El patrimonio de la Empresa de Servicios Públicos de Acueducto, y Saneamiento Básico de El Colegio Cundinamarca, EMPUCOL E.S.P. se destinará, de modo exclusivo al cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas por la Ley y por las normas reglamentarias. Por tanto ni en todo ni en parte podrá dedicarse a otros fines. Control Interno. El Control Interno de la empresa esta bajo responsabilidad de la gerencia de la empresa la cual cumple con los criterios, evaluaciones e indicadores y modelos definidos por la Comisión Reguladora de Agua Potable y Saneamiento Básico, o quien hace sus veces. Control Fiscal. La Empresa de Servicios Públicos de Acueducto, y Saneamiento Básico de El Colegio Cundinamarca, EMPUCOL E.S.P. tendrá el mismo Control Fiscal del municipio, en los términos que establece la Constitución Nacional y el Estatuto Fiscal Municipal. 3.7 Objetivos Generales: Acueducto: Cobertura Zona de Expansión: Llegar a una cobertura del Servicio de Acueducto del 100% en la zona de expansión del Municipio. 18

19 Calidad del Agua: La calidad del agua suministrada por EMPUCOL E.S.P. debe ser del más alto grado de calidad, y según el indicador de calidad del agua, debe ser IC 1. Continuidad del Servicio: EMPUCOL E.S.P. suministrará el servicio las 24 horas del día durante todo el año, en todo el Municipio y la Vereda Trujillo, exceptuando las interrupciones debidas a labores de mantenimiento, reparaciones de daños e imprevistos que se puedan presentar por causas ajenas a su control. Indice de Agua no Contabilizada: contabilizada a un 35%. EMPUCOL E.S.P. reducirá el índice de agua no Sectorización: En un tiempo de 3 años la empresa instalará en sus diferentes puntos ya definidos por el Estudio que hizo el Ministerio de Desarrollo de nuestras redes de acueducto, las válvulas para la sectorización de nuestra red. Macromedición: Conocer cuanta agua tratada se está entregando a nuestros usuarios. Micromedición: Llegar a una medición del 100% de nuestros usuarios. Hidrantes: Dotar al Sistema de acueducto de tres (3) Hidrantes, en los puntos seleccionados por el estudio que hizo el Ministerio de Desarrollo. Catastro de Redes: Completar el catastro de redes de la zona de expansión y realizar la modelación hidráulica para ésta misma zona. Alcantarillado: Catastro de Redes: Conocer todo el Sistema de Alcantarillado, mediante la realización del Catastro de redes. Estudios y Construcción Planta de Tratamiento de Aguas Residuales: Realizar los estudios para la construcción de la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales. Reposición de Redes: Realizar varios tramos de reposición de redes de acueducto y alcantarillado. Cobertura diferentes zonas: Ampliar la cobertura del servicio. Aseo: Tratamiento de Residuos Sólidos del 100%: Construir un relleno Sanitario. Reposición de Equipo: Reponer la Volqueta que se utiliza para la recolección de los residuos sólidos. Area Financiera y Comercial: Dotar al Sistema Financiero y Comercial de toda la tecnología de Software y Hardware para llevar todo el sistema de contabilidad y finanzas y los procesos comerciales en un alto grado de confiabilidad, seguridad y celeridad. 19

20 Estrategias: Realizar proyecto conjuntamente con la Alcaldía Municipal, para presentarlos a las diferentes entidades (Gobernación, CAR, Comisión Nacional de Regalías) para su financiamiento. Optimizar la eficiencia de la empresa, para control de medición y recaudo para que con recursos propios podamos abordar la solución a varios de los problemas y objetivos planteados. 20

21 CAPITULO IV 4. INDICADORES FINANCIEROS ESTADOS FINANCIEROS Y SU INTERPRETACION 4.1. Estados Financieros. Los estados financieros son instrumento de control social, es importante analizar cómo la contabilidad pública territorial permite registrar, conservar e interpretar la información económica, financiera y social del ente territorial, facilitando la toma de decisiones y garantizar el manejo ordenado de sus obligaciones, derechos, bienes y recursos. La contabilidad pública territorial: Posibilita la realización de seguimiento en materia administrativa y financiera. Genera y difunde información financiera confiable, oportuna y completa. Genera y divulga a la ciudadanía información relativa al uso de los recursos públicos. Apoya la realización de la función de control. La organización y funcionamiento de la contabilidad pública territorial está reglamentada por la Constitución, la Ley 298 de 1996 y diversas resoluciones, circulares y procedimientos expedidos por la Contaduría General de la Nación Requisitos básicos que debe cumplir las entidades territoriales en relación con la contabilidad pública. Todos los municipios, departamentos y sus entidades descentralizadas deben contar con una unidad encargada de llevar la contabilidad. El municipio, el departamento y sus entidades deben llevar la contabilidad según las normas vigentes. Trimestralmente el municipio, el departamento y sus entidades deben presentar la información financiera, económica y social, según los formatos CGN denominado Catálogo de Cuentas y CGN denominado Operaciones recíprocas. 21

22 Mensualmente, para uso interno, el municipio, el departamento y sus entidades deben elaborar tres estados contables: el balance general, el estado de actividad financiera, económica y social, y el estado de cambios en el patrimonio y remitirán a la CGN en forma semestral los dos primeros estados contables y con corte a 31 de diciembre, el estado de cambios en el patrimonio. Los estados contables de cierre de año deben presentar una columna comparativa con el año anterior. La información financiera, económica y social se certifica con la firma del alcalde o representante legal, el secretario de hacienda o el jefe del área financiera, el contador o jefe de la unidad contable y el revisor fiscal cuando sea el caso, dicha firma es indelegable. La firma de estos funcionarios es una constatación de que la contabilidad se lleva según las normas y procedimientos debidos y que las cifras reflejan en forma fidedigna la situación de la entidad. El municipio y el departamento deben remitir la información y los estados contables a la Contraloría respectiva y a la Contaduría General de la Nación. El alcalde y el gobernador deben divulgar a la comunidad los estados contables. El jefe de la oficina de control interno o el funcionario que haga sus veces debe emitir concepto sobre la calidad y confiabilidad del sistema contable del municipio y el departamento Responsables de la información financiera, económica y social en las entidades territoriales. En el nivel descentralizado territorialmente y por servicios, son responsables ante la Contaduría General de la Nación: los Gobernadores y Alcaldes; secretarios de Hacienda, Gerentes, Directores y/o representantes legales; jefes de áreas financieras a cuyo cargo se encuentren las oficinas o centros contables; los contadores y/o jefes de contabilidad y revisores fiscales cuando exista este cargo (art. 2. Resolución No. 373 de 20 de diciembre de 1999, norma básica de plazos y requisitos) Plazos para la presentación de información financiera, económica y social. Los entes públicos responsables deberán presentar la información financiera, económica y social de periodos intermedios y de fin de período contable ante la Contaduría General de la Nación en las siguientes fechas: 22

23 Información a: Fecha de presentación: 31 de marzo 30 de abril 30 de junio 31 de julio 30 de septiembre 31 de octubre 31 de diciembre 15 de febrero del año siguiente al término del período contable (Art. 4, Resolución 373/99) Requisitos para la presentación de la información. La información financiera, económica y social que presentarán en cada fecha los entes públicos a la Contaduría General de la Nación, deberá cumplir los siguientes requisitos: Presentarse en medio magnético y formato impreso, al nivel de subcuenta y diligenciando los formatos que para tal efecto disponga la Contaduría General de la Nación; Los formatos impresos deberán contener la firma de los funcionarios responsables establecidos en el artículo 2 de la citada resolución. Para todos los efectos, además de la firma del Contador y/o jefe de contabilidad deberá indicarse el número de la correspondiente tarjeta profesional; con esas firmas se certificará que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad llevados conforme a las normas de contabilidad pública y que las cifras registradas en ellos reflejan de forma fidedigna la situación financiera de la entidad; En los períodos correspondientes a junio 30 y diciembre 31, la información contable básica deberá acompañarse de los estados contables reglamentados en la circular externa 21 de 1998; Las notas a los estados contables, elaborados de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública, sólo se remitirán al corte del fin del ejercicio; El jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces deberá elaborar y suscribir un informe ejecutivo anual al cierre del 31 de diciembre de cada año, conforme a lo establecido en el artículo 8 de la mencionada resolución, en el que se indique el resultado de la evaluación del Sistema de Control Interno Contable, en lo que tiene que ver con el ambiente de control, la valoración de riesgos y las actividades de control de los procesos para el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información que garanticen que el registro de las transacciones se realiza en forma exacta, veraz y oportuna de acuerdo con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación; 23

24 En el caso de las entidades obligadas a tener revisor fiscal, al cierre del ejercicio del 31 de diciembre se remitirá el dictamen correspondiente con el pleno cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley; Los estados e informes contables, el informe sobre control interno contable y el dictamen del revisor fiscal cuando sea del caso, deberán enviarse a la Contaduría General de la Nación mediante comunicación firmada por el Jefe del órgano correspondiente, Ministro o Director del Departamento Administrativo, Gobernador, Alcalde, Gerente o Representante Legal, en los plazos establecidos en esta resolución. (Artículo 5, Resolución 373/99) Estados contables básicos que deben ser elaborados y presentados. Los estados contables reglamentados hasta ahora son: Balance general, estado de actividad financiera, económica y social y estado de cambios en el patrimonio. La circular externa No. 021 del 13 de febrero de 1998 prescribe para dichos estados contables los siguientes objetivos: Suministrar a los administradores de las entidades públicas herramientas que les permitan evaluar objetivamente su gestión, dotándolos con instrumentos idóneos para la toma de decisiones y el análisis de la situación financiera de los entes públicos bajo su responsabilidad en un período determinado. Precisar los estados contables que los entes públicos deben presentar a los organismos de control y demás personas interesadas. Generar mecanismos que permitan a la ciudadanía en general, ejercer activamente la fiscalización propia de una democracia participativa. El Balance General y su estructura. El balance general muestra la situación financiera, económica y social de un ente público expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio público. De conformidad con el Plan General de la Contabilidad Pública, PGCP, se configura mediante una tabulación formal de códigos numéricos, relación de cuentas de activo, pasivo y patrimonio público, representados en términos monetarios, que reflejan, a una 24

25 fecha de corte o de cierre, la recopilación, clasificación y resumen de los datos contables. Estado de actividad financiera, económica y social su estructura. Es un estado que revela el flujo de recursos percibidos y consumidos por el ente público en cumplimiento de su cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante un período determinado. Su configuración se establece mediante una tabulación formal de códigos numéricos, de cuentas de ingresos, costos y gastos, representados en términos monetarios. Estado de cambios en el patrimonio y su estructura. Este estado presenta en forma detallada y clasificada las variaciones que se generan, de un ejercicio contable a otro, en las cuentas de la clase tres (3), patrimonio. Los elementos constitutivos de este estado contable corresponden a las cuentas de patrimonio definidas en el Catálogo General de Cuentas Presentación y publicación de los estados contables. Las entidades públicas deberán generar mensualmente, para su uso interno, los estados contables que remitirán a la Contaduría General de la Nación, en forma trimestral, el Balance General y el Estado de actividad financiera, económica y social y anualmente, con corte a 31 de diciembre, el Estado de cambios en el patrimonio, todo conforme con las fechas de presentación de la información señaladas por la Contaduría General. Los representantes legales deberán garantizar que una copia de los estados contables remitidos a la Contaduría General de la Nación sea expuesta en un lugar visible y de fácil acceso a la ciudadanía en general, para lo cual impartirán las instrucciones pertinentes, sin que necesariamente deban incluirse los códigos de grupos y cuentas que aparecen detallados en los anexos. Las entidades públicas presentarán obligatoriamente, en medio magnético o impreso, los estados contables anteriormente descritos a nivel de cuenta (cuatro dígitos) a la Contaduría General de la Nación y, en forma opcional, se presentarán estructurados a nivel de grupo (dos dígitos) Procedimientos para la estructuración de los estados contables. 25