F.E. 01 Guía Procedimientos para Inscripción en la Base de Datos de Exportadores de Productos No Tradicionales

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1 F.E. 01 Guía Procedimientos para Inscripción en la Base de Datos de Exportadores de Productos No Tradicionales

2 GLOSARIO Acta de Inspección ocular: Documento donde se registra el resultado de una Inspección Ocular. Anotación Marginal: Documento oficial que se utiliza para modificar la información original de la Base de Datos de un registrante. Base de Datos: Información técnica y legal que conforma la inscripción y registro con el que se establece el control de lo relacionado con los envíos de plantas y productos vegetales No Tradicionales. Boleta de Recepción de Documentos: Fórmula en donde se consignan las condiciones de aceptación o rechazo de la documentación para el registro; que se confecciona en el momento. Certificado Fitosanitario de Exportación: Documento oficial otorgado por la Gerencia, según el diseño o modelo establecido por la CIPF (Convención Internacional de Protección Fitosanitaria), en el que se atestigua sobre la situación fitosanitaria de cualquier envío sujeto a reglamentaciones fitosanitarias. Certificado Fitosanitario de Operación: Documento oficial otorgado por la Gerencia a toda persona física o jurídica que se dedica al procesamiento o empaque de plantas y productos vegetales no tradicionales para la exportación. 2

3 Cierre Temporal: Inhabilitación de la operación por un período indefinido de un establecimiento donde se empaquen o procesen plantas o productos vegetales no tradicionales para la exportación, por incumplimiento de recomendaciones técnicas o por falsedad en la información suministrada al momento de la inscripción en la Base de Datos. Comercializador: Persona física o jurídica cuya actividad económica es la compra o venta de plantas o productos vegetales no tradicionales para la exportación que provienen de fincas o empacadoras debidamente inscritos en la Base de Datos del Exportadores. Se exceptúan los casos en que se justifique y compruebe técnicamente que no procede. Decreto de Tarifas: Listado oficial de los montos correspondientes a cada uno de los servicios que brinda el Servicio, establecido en la Ley de Protección Fitosanitaria Nº Empacador: Persona física o jurídica que se dedica al proceso de empaque de plantas o productos vegetales no tradicionales para la exportación, debidamente autorizado mediante el Certificado Fitosanitario de Operación. Exportador: Persona física o jurídica cuya actividad comercial es el envío de plantas o productos vegetales no tradicionales. Inspección Ocular: Acción de observar las condiciones relacionadas con un envío, lugar; en un momento determinado y ejercida por un Oficial Fitosanitario. Oficial Fitosanitario: Funcionario del Servicio Fitosanitario del Estado. 3

4 Libro de Inspección: Bitácora oficial para consignar recomendaciones técnicas o información relativa al Servicio. Productor: Persona física o jurídica que se dedica a la producción de plantas o productos vegetales. Producto Tradicional: Café en grano, fruta de banano, azúcar de caña, cacao en grano, granos básicos (maíz, arroz, frijol, soya, sorgo). Producto No Tradicional: Todo producto vegetal excepto los productos tradicionales. Registrante: Persona física o jurídica que tramita la inscripción ante el departamento de Exportaciones. Resolución de Cancelación: Documento oficial emitido por la Gerencia mediante el cual se excluye de la Base de Datos a un exportador o empacador. Resolución de Cierre Temporal: Documento oficial que emite el Departamento de Exportaciones mediante solicitud formal del registrante cuando suspenderá temporalmente las labores de empaque. Resolución de Inscripción: Documento oficial que emite el Departamento de Exportaciones una vez cumplidos los requisitos establecidos para conformar la Base de Datos. Resolución de Reanudación de Labores: Documento oficial que emite el Departamento de Exportaciones mediante solicitud formal del registrante cuando considere oportuno reanudar las labores de empaque. 4

5 Resolución de Renovación: Documento oficial que emite el Departamento de Exportaciones para renovar la información en la Base de Datos, transcurrido el plazo establecido para su vigencia. Servicio: Servicio Fitosanitario del Estado. Solicitud de Inscripción o Renovación: Formulario que se debe llenar como parte de los requisitos establecidos para conformar la Base de Datos. 5

6 Trámites de inscripción o renovación de registro Fundamento Legal De acuerdo con la Ley de Protección Fitosanitaria Nº 7664, en su Artículo Nº 59: Certificados Fitosanitarios quien procese o empaque vegetales para exportarlos, deberá contar previamente con un Certificado Fitosanitario de Operación, otorgado por ese Servicio, y deberá cumplir con los requisitos que se definan en el reglamento respectivo, además en su Artículo Nº 60: Información para Base de Datos, establece que los exportadores, empacadores, productores y comercializadores de vegetales para la exportación estarán obligados a suministrar al Servicio Fitosanitario del Estado toda la información necesaria, que se definirá en el reglamento respectivo, para establecer una Base de Datos. También en su Artículo Nº 62: Cierre temporal de empacadoras; establece que el Servicio Fitosanitario del Estado podrá cerrar temporalmente las empacadoras de vegetales para exportación por las siguientes causas: a) incumplimiento de los requisitos fitosanitarios de protección, conservación y seguridad establecidos en el reglamento respectivo, así como por el incumplimiento de las recomendaciones técnicas emitidas por las autoridades fitosanitarias. b) ausencia del Certificado Fitosanitario de Operación otorgado por el Servicio. El cierre se mantendrá mientras no subsane el incumplimiento. 6

7 seguir: Con base en lo antes mencionado, se detalla a continuación los procedimientos a Solicitud de Inscripción o Renovación 1. Todo exportador, comercializador, empacador debe estar registrado en la base de datos del Servicio fitosanitario del Estado. El exportador debe conocer los requisitos fitosanitarios que solicita el país importador, (certificación de ausencia de plagas, tratamientos, etc.) La inscripción o renovación estará sujeta a visita previa del inspector fitosanitario a la planta empacadora para verificar el cumplimiento de los requisitos. 2. Llenar en su totalidad el formulario de01.08-f10 Solicitud de Inscripción o Renovación en la base de datos. Se puede solicitar vía fax o acceder en la dirección en el icono de Exportaciones. Esta consta de los siguientes puntos: 2.1 Nombre completo de persona física o jurídica, número de cédula de identidad o jurídica según corresponda; domicilio (oficina o habitación), apartado postal, teléfono, fax, celular, correo electrónico, categoría (s) de la empresa; a saber; productor, exportador, comercializador o empacador (indicar cada una de las categorías a las que pertenece), nombre y calidades del representante legal de la sociedad, cuando sea una persona jurídica, acreditando su personería mediante certificación notarial. 7

8 2.2 Si dentro de las categorías de empresa, se reporta como productor; indicar la dirección exacta de la (s) finca (s) en donde se cultivan las plantas o productos vegetales a exportar. 2.3 En adición al punto anterior indicar el programa fitosanitario por cultivo. 2.4 Indicar nombre científico y común (en español) de todos los productos a exportar 2.5 En caso de ser comercializador de producto empacado; detallar la información de la siguiente manera: producto (s), empacador (es) suplidor (es) y número de registro de este en la Base de Datos de la Gerencia. Se debe considerar que todo suplidor de productos vegetales empacados para la exportación, debe a su vez; estar inscrito en la mencionada Base de Datos del Departamento de exportaciones y estar al día con sus obligaciones, tanto de la actualización de su información; como del pago por concepto de anualidad. 2.6 En caso de ser empacador, indicar la ubicación exacta de su (s) empacadora (s). Cumplir con los requisitos establecidos en la Guía FE. G Detallar el tratamiento del material vegetal a empacar; indicando nombre genérico de los productos, dosis, tiempos y métodos de aplicación. 2.8 Detallar la lista de cada uno de los países de destino. (Especificar por países y NO por continentes). 2.9 El representante legal o portador del documento de identidad deberá firmar en original la Fórmula de Solicitud de Inscripción o Renovación; confirmando que acepta el cumplimiento de sus responsabilidades. (NO SE ACEPTAN COPIAS NI FAX PARA TRAMITES). 8

9 Documentos Requeridos Servicio Fitosanitario del Estado 2. Aportar los documentos que se establecen en la fórmula de Solicitud de Inscripción o Renovación y que se desglosan a continuación: 2.1 Original y fotocopia o bien fotocopia certificada de la cédula jurídica o fotocopia de la cédula de identidad según corresponda. 2.2 Personería jurídica de la empresa. 2.3 Croquis de la (s) dirección (es) de cada instalación para empaque. Aplica únicamente a la categoría de empacador. 2.4 Una vez presentado la documentación el Servicio Fitosanitario del Estado cuento con ocho días hábiles para emitir la resolución. Pago de Anualidad 3. Efectuar el pago por concepto de anualidad, de acuerdo con el Decreto de Tarifas vigente. Se debe considerar que el primer pago por este concepto, corresponderá al número de meses contados a partir de la fecha de inscripción hasta el 15/30 de octubre próximo, fecha a partir de la cual los pagos se efectuarán en forma anual de octubre a octubre ininterrumpidamente mientras la empresa forme parte de la Base de Datos del Departamento de Exportaciones, con excepción de los casos en que el interesado solicite por escrito su exclusión de dicha Base de Datos. El exportador, comercializador o empacador no debe de realizar el pago correspondiente a la anualidad hasta que el Servicio Fitosanitario del Estado le emita la resolución de aceptación para inscripción o renovación. 9

10 La fecha de vencimiento de la anualidad está consignada en la Resolución de Inscripción; por lo que el Departamento NO asume la responsabilidad de notificar previamente. Asimismo, el incumplimiento del pago por este concepto, es acumulativo conforme transcurran los períodos de morosidad. Posterior al vencimiento de la fecha de pago, el interesado cuenta con 5 días hábiles para cancelar el monto correspondiente, pasado este período; se procederá a denegar la emisión del Certificado Fitosanitario de Exportación. El pago oportuno por este concepto no varía automáticamente la fecha de vencimiento de la información en la Base de Datos (ver punto 10); ya que son trámites independientes. Recepción de Documentos 4. Al momento de la entrega de la documentación, la Gerencia emitirá una Boleta de Recepción de Documentos, en donde se consignará : 4.1 Aceptación de la documentación para su respectivo trámite, para lo cual se establece un lapso de diez días hábiles contados a partir de la fecha en que se recibe la documentación para emitir la Resolución de Inscripción, o en su defecto de rechazo. Cuando el trámite es aceptado deberá efectuarse el pago correspondiente. 4.2 En caso de solicitudes incompletas, el registrante contará con diez días hábiles para subsanar lo pendiente, de lo contrario se desestimará dicha solicitud y el interesado deberá iniciar el proceso nuevamente. No se aceptará el pago por concepto de anualidad en este caso. 4.3 La Gerencia se reserva el derecho de efectuar una Inspección Ocular previa a la aprobación de la inscripción en la Base de Datos; cuando lo considere pertinente; en un lapso no mayor de diez días hábiles, a partir de la presentación de la solicitud. Cuando se presenta esta situación, no se acepta el pago del concepto de anualidad. 4.4 Si durante la Inspección Ocular se determina que se debe cumplir con ciertos requisitos establecidos, se le otorgará al solicitante un plazo prudencial para realizar las correcciones que fuesen necesarias; mismo que podrá ser ampliado mediante solicitud escrita por parte del interesado y estar avalada por el Oficial Fitosanitario. Este proceso ocasionará la suspensión automática del trámite de inscripción en la Base de Datos. Para reactivar dicho trámite se deberá notificar del cumplimiento de las recomendaciones establecidas en el Acta de Inspección Ocular, para lo cual el 10

11 Oficial Fitosanitario contará con diez días hábiles para su verificación. Una vez confirmado el cumplimiento, procederá el pago por concepto de anualidad. Trámite Administrativo 5. Cuando la condición del registrante sea productor-exportador-empacador, productor-empacador, empacador-exportador o empacador, la Gerencia, además de la Resolución de Inscripción correspondiente; otorgará y entregará en un lapso no mayor a 30 días naturales: 5.1 Un Certificado Fitosanitario de Operación, el cual deberá ser colocado en un lugar visible dentro de las instalaciones de empaque. La validez de este documento es de cinco años consecutivos a partir de la fecha de inscripción. 5.2 Un Libro de Inspección, que se utilizará para llevar un registro de todas las actividades relacionadas con la finca, instalaciones de producción o empacadora, en el momento de la visita. El Libro de Inspección deberá permanecer en un lugar seguro y de fácil acceso para cuando los Oficiales Fitosanitarios lo requieran. El registrante es únicamente depositario y no propietario de éste, por lo que no debe ser extraviado, trasegado, alterado o sufrir cualquier tipo de manipulación sin autorización del Servicio. En caso calificado de extravío del mismo, el representante legal cuenta con cinco días hábiles a partir del momento del incidente, para hacerlo del conocimiento por escrito; a la Gerencia, y de esta forma solicitar su reposición; además deberá cubrir el costo correspondiente establecido en el Decreto de Tarifas vigente. 5.3 Cuando la condición del registrante es exportador-comercializador, la Gerencia, emitirá únicamente la Resolución de Inscripción correspondiente. 11

12 Actualización de Información Servicio Fitosanitario del Estado 6. Cualquier cambio en la información original de la inscripción de la empresa registrada (ej: razón social, suplidores, lista de productos autorizados, dirección, teléfono, fax, etc.), debe comunicarse inmediatamente a la Gerencia, mediante nota firmada por el representante legal de la empresa o por el portador del documento de identidad en caso de ser persona física; con base en lo cual; dicha Gerencia emitirá una Anotación Marginal. La omisión de datos que modifique la información original, podrá ser causal de exclusión de la Base de Datos mediante Resolución de Cancelación o bien del Cierre Temporal de la Empacadora; según corresponda. Anotaciones Marginales en la Base de Datos 7. La Anotación Marginal se realiza cuando: 7.1 Medie solicitud escrita y suscrita por el representante legal (persona jurídica) o por el portador del documento de identidad (persona física) del registrante por un cambio de la información original. Dicha solicitud se puede hacer llegar en original o vía fax a la Gerencia La Gerencia emitirá y comunicará la Resolución de Anotación Marginal en un plazo no mayor a cinco días hábiles después de recibida y aceptada la solicitud. Cierre Temporal de Empacadoras 8. El cierre temporal de empacadora procede por: Ausencia del Certificado Fitosanitario de Operación. Determinación de incumplimiento de las recomendaciones estipuladas en el Libro de Inspección; cuyo plazo ha caducado y se haya procedido a la elaboración del Acta de Inspección Ocula respectiva. Información desactualizada o carente de veracidad comprobada, para lo cual se le dará al registrante un plazo máximo de 30 días naturales, a partir de la comprobación de los hechos. 12

13 Suspensión del Certificado Fitosanitario de Operación 9. Una empacadora podrá suspender o reanudar el pago de su anualidad y por ende su condición de registrante por: 9.1 Solicitud escrita del representante legal o portador del documento de identidad o en el momento de la visita de inspección, en virtud de la suspensión indefinida de las labores de empaque o exportación; por razones fundamentadas y comprobables por un período no menor a 2 años. En este caso el Oficial Fitosanitario procederá a consignar dicha situación en el Libro de Inspección y posteriormente lo retirará de las instalaciones de empaque, así como el Certificado Fitosanitario de Operación. Además corroborará que el interesado se encuentre al día en cuanto a sus obligaciones con el pago de anualidad, la Gerencia emitirá una Resolución de Cierre Temporal. 9.2 Para reactivar el Certificado Fitosanitario de Operación el interesado deberá solicitarlo por escrito a la Gerencia; la cual emitirá y comunicará la Resolución de Reanudación de Labores en un plazo no mayor a diez días hábiles después de recibida y aprobada la solicitud; se procederá a entregar el Libro de Inspección y el respectivo Certificado. Renovación del Certificado Fitosanitario de Operación o de la Información en la Base de Datos 10. La renovación de la documentación se debe realizar cada cinco años a partir de su inscripción, fecha que está consignada en la Resolución de Inscripción, por lo cual la Gerencia NO asume la responsabilidad de notificar su vencimiento previamente: 10.1 Se debe llenar la Fórmula de Solicitud de Inscripción y Renovación y adjuntar la documentación indicada, tal y como se establece en los puntos 1 y 2 de esta Guía. En cuanto a trámites y plazos se deben seguir los puntos 4 y 5 (excepto punto 5.2) de esta Guía. El vencimiento de la información en la Base de Datos, aún cuando la anualidad esté vigente, ocasiona la denegación del Certificado Fitosanitario, al momento de efectuar la exportación. 13

14 Anulación del Certificado Fitosanitario de Operación y de la Información de la Base de Datos 11. La anulación del Certificado Fitosanitario de Operación procede cuando: 11.1 Se incumple con el pago de la anualidad por dos períodos consecutivos La documentación de la Base de Datos se vence y no existe intención manifiesta del interesado en subsanar su condición después de 90 días post-vencimiento Medie solicitud escrita del representante legal o portador del documento de identidad. Se otorgará un plazo de 90 días naturales posteriores a la caducidad de la Base de Datos para que el administrado pueda realizar el trámite de actualización. Durante este período sólo podrá exportar como ocasional. Transcurrido dicho plazo sin que se haya efectuado ningún trámite, se procederá a la anulación y exclusión definitiva sin previo aviso. Procedimiento para la anulación 12. Cuando se cancela la inscripción de la Base de Datos de una persona física o jurídica, se debe proceder: 12.1 El registrante o el Oficial Fitosanitario debe entregar o retirar respectivamente el Certificado Fitosanitario de Operación y el Libro de Inspección. La Gerencia emitirá y comunicará la Resolución de Cancelación; con lo cual se excluirá de la Base de Datos y quedará sin efecto el número de inscripción asignado Cuando se anule una inscripción con base en los incisos 11.1 y 11.2 y posteriormente el mismo registrante se pretenda inscribir por medio de otra persona física o jurídica con ubicación en las mismas instalaciones cuyo Certificado Fitosanitario de Operación fue cancelado, la Gerencia se reserva el derecho de no extenderle uno nuevo, por un período igual al del incumplimiento por el cual fue cancelado anteriormente. Se exceptúan los casos en que la Gerencia compruebe que un registrante nuevo no es responsable directo del causal de anulación. 14

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