SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001:2008

Transcripción

1 Página 1 de 7 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001:2008 del Proceso Dirección del Procedimiento Procedimientos Versión del Documento Fecha de Vigencia: 03 Enero de 2010 Reorganización Calidad Control de Cambios en el Documento Causa del Cambio Cambio Realizado Cambio de la Codificación del procedimiento PGAPpasa al nuevo proceso con el código: PGC del PGC: Proceso de Gestión de fusionándose los procedimientos de control de documentos y registros y acciones s y correctivas. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Dirección Comité de Calidad Rectora

2 Página 2 de 7 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVOS ALCANCE DOCUMENTOS DE APOYO TERMINOLOGÍA DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC- ISO 9001: Flujograma de Acciones Preventivas: Descripción del Procedimiento INDICADORES SERVICIO NO CONFORME ANEXOS Anexo 1: -R01 Identificación y Control de Acciones correctivas y s Anexo 2: -R02 Control y seguimiento a las acciones correctivas y... 7

3 Página 3 de 7 1. OBJETIVOS Establecer la metodología para identificar los riesgos o no conformidades potenciales en los procesos y aplicar las acciones que prevengan su ocurrencia. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la identificación y control de las acciones s en el Colegio. 3. DOCUMENTOS DE APOYO Norma NTC-ISO 9001 Versión TERMINOLOGÍA No aplica. 5. DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC- ISO 9001: Flujograma Acciones Preventivas: Inicio No conformidades detectadas durante: - Revisión por la Dirección (Análisis de indicadores) - Quejas, reclamos y resultados negativos que expresen insatisfacción de los beneficiarios del servicio. - Auditorias Internas. - Auditorias Externas - Autocontrol de los procesos - (Tendencias de indicadores, servicio no conforme que amerite Acción Correctiva). Detectar las no conformidades potenciales (riesgos) Registrar las no conformidades y realizar análisis de causas. Definir las acciones s correspondientes. Aplicar las acciones, realizar seguimiento y verificar su efectividad. -R01 Identificación y control de acción correctiva y -R02 Control y seguimiento a acciones correctivas y s Fin

4 Página 4 de 7 Acciones Correctivas No conformidades detectadas durante: - Revisión por la Dirección (Análisis de indicadores) - Quejas, reclamos y resultados negativos que expresen insatisfacción de los beneficiarios del servicio. - Auditorias Internas. - Auditorias Externas - Autocontrol de los procesos - (Tendencias de indicadores, servicio no conforme que amerite Acción Correctiva). Inicio Detectar las no conformidades. Describir la no conformidad y realizar el análisis de causas. Definir las Acciones Correctivas. -R01 Identificación y control de acción correctiva y Aplicar la acción correctiva, realizar seguimiento y verificar su efectividad. Fin -R02 Control y seguimiento a acciones correctivas y s

5 Página 5 de Descripción Acciones s. No. Actividad Cargo 01 Detectar las no conformidades potenciales (riesgos) Auditores internos. Detalle de la actividad Se realiza un estudio de riesgos semestralmente teniendo en cuenta la tendencia que muestren los resultados de los procesos y sus indicadores, las observaciones de auditorias internas y las observaciones que presenten los responsables de los procedimientos. Se registra cada riesgo en -R01 02 Registrar las no conformidades y realizar análisis de causas. 03 Definir las acciones s correspondientes 04 Aplicar las acciones. realizar seguimiento y verificar su efectividad. Auditores internos Auditores internos Se realiza el análisis de causas potenciales a los riesgos detectados mediante la técnica del diagrama de causa- efecto o de los 5 por qué. Se registra cada riesgo en -R01 Se determinan las acciones s y se registra cada riesgo en -R01 Se realiza seguimiento hasta determinar la efectividad de la acción. Se registra cada riesgo en -R01 Identificación y control de acción correctiva y El seguimiento a las acciones lo realiza el Dirección, mediante el diligenciamiento del -R02 Control y seguimiento a las acciones correctivas y s. Este control permite visualizar el estado en que se encuentra cada acción correctiva y/o acción.

6 Página 6 de 7 Acciones Correctivas No. Actividad Cargo 01 Detectar las No Conformidades. Procedimientos Detalle de la actividad Se detectan las no conformidades en alguno de los siguientes eventos: - Revisión por la Dirección - Quejas, reclamos y resultados negativos que expresen insatisfacción de los beneficiarios del servicio. - Auditorías Internas. - Auditorías Externas - Autocontrol de los procesos (todos los procesos y Servicio No Conforme que amerite Acción Correctiva) 02 Describir la no conformidad y realizar el análisis de causas. 03 Definir las Acciones Correctivas. 04 Aplicar la acción correctiva, realizar seguimiento y verificar su efectividad. Auditores internos Auditores internos. procedimientos Se realiza el análisis de causas a las No Conformidades detectadas mediante la técnica del diagrama de causa- efecto o de los 5 por qué. Se registra cada análisis en -R01 Se define las acciones correctivas con las que se pretende corregir la no conformidad detectada. Se registra en -R01 Identificación y control de acción correctiva y Se aplican las acciones proyectadas y se realiza seguimiento hasta determinar la efectividad de la acción. El seguimiento a las acciones lo realiza el Dirección, mediante el diligenciamiento del -R02 Control y seguimiento a las acciones correctivas y s. Este control permite visualizar el estado en que se encuentra cada acción correctiva y/o acción.

7 Página 7 de 7 6. INDICADORES Nombre Definición Fórmula Frecuencia Efectividad de las acciones s Es el porcentaje de acciones s con seguimiento N de Acciones Preventivas con seguimiento x 100 N total acciones s Por período Nombre Definición Fórmula Frecuencia Efectividad de las acciones correctivas. Establece el % de acciones correctivas con seguimiento realizado. N de no conformidades Con seguimiento realizado x 100 N total de No Conformidades Detectadas. Por Periodo Técnica estadística Grafico de barras Técnica estadística Grafico de barras Representante de la Dirección Representante de la Dirección 7. SERVICIO NO CONFORME No aplica 8. Acción Preventiva: Se aplica sobre los riesgos. Acción Correctiva: Se aplica sobre el servicio No Conforme que lo requiera. 9. ANEXOS 9.1 Anexo 1: -R01 Identificación y Control de Acciones correctivas y s Este registro pertenece al Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas. 9.2 Anexo 2: -R02 Control y seguimiento a las acciones correctivas y s Este registro pertenece al Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas.