Dirección de Planeación y Evaluación 1

Transcripción

1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Descuentos por Pronto Pago Descripción de actividades - Descuentos por Pronto Pago DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 4 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Realizar los descuentos de las facturas de los proveedores que accedieron al beneficio por medio de la plataforma Pronto Pago. 2. ALCANCE Inicia descargando el archivo de las facturas que no se han pagado y finaliza con la realización del giro. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices 3.2. Lineamientos Todos los proveedores de La Universidad que se encuentren inscritos en la plataforma de Pronto Pago pueden acceder al beneficio. El descuento será aplicado en la factura antes del IVA. Si la aceptación del descuento se realiza miércoles, jueves o viernes, el martes siguiente será abonado a la cuenta. Si la aceptación del descuento se realiza un lunes y martes, el jueves siguiente será abonado a la cuenta. No se pueden fraccionar las facturas para aplicar el descuento. Solo se puede ingresar a la plataforma con el login y contraseña otorgados por la Universidad. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Jefe de tesorería 4.2. Responsabilidades de Tesorería: Descargar el archivo de facturas por pagar en SAP y subirlas a la plataforma Pronto Pago. Realizar el giro. Coordinador de egresos: Cargar en SAP la información de para generar los descuentos. Contabilidad: Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Realizar compensación del documento de la factura contra el documento de la nota de crédito de aplicación del descuento. : Inscribirse a la plataforma de Pronto Pago. Elegir las facturas en las que desea que le apliquen el descuento. En caso de alguna duda o inconveniente el proveedor debe comunicarse por medio del correo electrónico prontopago@uniandes.edu.co o por teléfono a la extensión 7412 Opción 4. de plataforma: Informar las facturas con descuentos aplicados. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Descuentos por Pronto Pago 5.2. Descripción de actividades - Descuentos por Pronto Pago ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de acceder al beneficio Factura pagada con descuento ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Descargar archivo Descarga diariamente de SAP el archivo con las partidas abiertas de cuentas por pagar a proveedores. SAP Hacer cruce de proveedores Subir facturas a la plataforma Revisar correo informando de facturas Seleccionar facturas para descuento Enviar listado de proveedores con descuentos Hace cruce entre los proveedores descargados y los proveedores inscritos en la plataforma. Sube facturas pendientes de pago a la plataforma. El proveedor revisa la notificación recibida por correo electrónico informándole que tiene facturas disponibles para acceder al descuento. Selecciona las facturas a las cuales les quiere aplicar el descuento. Al día siguiente envía un archivo von el listado de los proveedores que aplicaron a plataforma de Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 los descuentos con qué facturas y el valor del descuento. 7 Cargar información Cargar la información a SAP por medio de una plantilla multipropósito para generar los descuentos. Coordinador Egresos de SAP 8 Realizar compensación Realiza una compensación del documento de la factura contra el documento de la nota de crédito de aplicación del descuento. Contabilidad 9 Realizar giro Realiza el giro el siguiente martes o jueves según corresponda. 6. DEFINICIONES Descuento: servicio que ofrece la Universidad de los Andes a sus proveedores únicamente autorizado por ellos para aplicar un descuento a sus facturas si el pago de las mismas se realiza de manera anticipada a la fecha programada. Pronto Pago: Plataforma que le permite a los proveedores negociar sus facturas para que sean canceladas antes de la fecha programada de pago. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8. INDICADORES 9. RIESGOS OPERATIVO Aplicar un descuento a un proveedor erróneamente. Aplicar un descuento a la factura equivocada. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 17/09/ Publicación 10/12/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de procesos 17/09/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 REVISÓ Alberto Poveda Coordinador de procesos 21/09/2015 Liliana Sanabria Coordinador de egresos 18/09/2015 APROBÓ Elizabeth Figueroa Jefe de tesorería 10/12/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 5