EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP

Transcripción

1 Resumen de aclaraciones principales. Fase de empalme: Es el periodo de tiempo que inicia desde el momento de la adjudicación del contrato y que debe ser utilizado por el CONTRATISTA para el alistamiento de equipo de cómputo y conocimiento de la operación que se lleva a cabo. Se propone al CONTRATISTA que para ampliar el tiempo de implementación, analice la posibilidad de asumir el contrato actual de renta de equipo de cómputo y pueda diferir el reemplazo de los equipos máximo en tres (3) meses. LA EMPRESA reconocerá el mismo costo que se paga actualmente. LA EMPRESA aclara que en la sección I, numeral 25.6, lo que se describe hace referencia a la fase de empalme y no del tiempo de implementación, existe una equivocación en el título utilizado. La fase de implementación se ha definido en la Sección II, numeral 3.2 Descripción de servicios, página 24 y que corresponde al inicio formal de las actividades contratadas y que tiene como partida la emisión del acta de inicio. Visita técnica obligatoria: LA EMPRESA no tiene programada visita técnica obligatoria Herramienta de gestión: LA EMPRESA confirma que está en proceso la adquisición de la herramienta de gestión y que aún no se tiene definido que herramienta será utilizada. LA EMPRESA capacitará el CONTRATISTA en el uso y configuración de la herramienta Hojas de vida: LA EMPRESA aclara que se requiere la presentación de la hoja de vida del gerente de proyecto y el coordinador de la mesa de servicio, en el caso de los profesionales de soporte, se requiere una carta firmada por el representante legal donde confirma que los recursos cumplen con el perfil solicitado y que se cuenta con la disponibilidad de los mismos. Deducible en caso de pérdida o robo del equipo de cómputo: LA EMPRESA aclara que será responsable por la pérdida y/o daño de los equipos siempre que se trate de circunstancias que le sean imputables. LA EMPRESA ofrece amparar los equipos de cómputo suministrados siempre y cuando dichos equipos sean de propiedad del CONTRATISTA. Se entiende que si los equipos de cómputo están bajo un contrato de leasing, tomado por el CONTRATISTA, dichos equipos ya cuenta con una póliza que los ampara. En este último caso, ante la pérdida o robo, LA EMPRESA podrá reconocer hasta un 10% de recobro, en caso de aplicar.

2 1. Sección Contenido Solicitud Aclaración Sección 11. Los Subcontratistas 2. Sección 12. Visita técnica. 3. Sección 21. Modalidad de cotización. 4. Sección 28. Reservas especiales. 5. Sección II numeral 11. El Contratista deberá proceder a terminar el subcontrato si en el curso del trabajo LA EMPRESA encuentra que el subcontratista es incompetente o inconveniente para los intereses de LA EMPRESA y deberá adelantar todas las acciones necesarias para continuar con los trabajos para el cumplimiento del plazo del contrato, en caso de requerirse una nueva subcontratación, ésta deberá ser previamente aprobada por LA EMPRESA. Cualquier perjuicio o daño sufrido por los asistentes en el lugar de visita, o causado por ellos, será asumido exclusivamente por el OFERENTE. Los precios cotizados por los OFERENTES deben ser fijos durante la vigencia del contrato y se mantendrán inalterables sin que puedan ser objeto de revisión. En la etapa de análisis de LA OFERTA, y de selección del CONTRATISTA, LA EMPRESA se reserva el derecho de aceptar, total o parcialmente LA OFERTA o de no aceptar ninguna oferta. Una vez entregados los equipos y dispositivos a LA EMPRESA, en ningún caso LA EMPRESA será responsable de los riesgos de pérdida o daño de los mismos, EL OFERENTE será responsable de adquirir las pólizas necesarias para cubrir dichas Solicitamos que en el marco de la obligación, se aclare que la empresa informará de manera motivada las razones por las cuales considera la inconveniencia y/o incompetencia a los intereses de la empresa. Solicitamos que se aclare que ello aplica, a menos que los daños resulten o sean causados por acción u omisión de las empresas. Solicitamos que se aclare que cada doce (12) meses, contados a partir de la Fecha de Suscripción del contrato, las partes actualizaran los precios acordados de conformidad con el incremento del IPC con el fin de que estos se ajusten a mercado. Solicitamos que se aclare que ello solo será procedente, previa motivación de las razones que llevan al rechazo total o parcial, y siempre, garantizando un tiempo no menor a tres días hábiles para que los oferentes puedan ajustar sus ofertas a los requerimientos de las empresas. Solicitamos que se aclare que la empresa será responsable por la pérdida y/o daño de los equipos, siempre que se trate de circunstancias que le sean imputables. LA EMPRESA considera que un subcontratista es incompetente o inconveniente cuando su ejecución no cumple los acuerdos de niveles de servicio. En la Sección I, numeral 12, inciso b. Se menciona que no se programará visita obligatoria, por lo tanto se confirma que la visita es por cuenta, costo y riesgo del OFERENTE El OFERENTE debe incluir en su oferta económica el modelo de costos eso incluye definir el ajuste anual que corresponda en los servicios que apliquen. LA EMPRESA mantiene lo expresado en el numeral 28. Reservas especiales LA EMPRESA aclara que será responsable por la pérdida y/o daño de los equipos siempre que se trate de circunstancias que le sean imputables. LA EMPRESA ofrece amparar los equipos de cómputo

3 eventualidades, LA EMPRESA reconocerá como máximo un deducible de 2% En igual sentido, se solicita que se aclare que las empresas desplegarán todo el cuidado requerido frente a los equipos suministrados por el oferente, en los eventos en que estos sean manipulados o administrados por las empresas o frente a terceros no autorizados por las empresas. También solicitamos que no se limite el deducible, o en su defecto, este deberá ser de al menos el 50% ya que un 2% resulta poco proporcionado. 6. Anexo 1 ANS-MS1, ANS-MS2, ANS-MS3 Dado que en el anexo 1 se establecen indicadores (ANS-MS1, ANS-MS2, ANS-MS3) con un mejoramiento agresivo para el año 2 y 3, Es posible tener una propuesta económica diferenciada para cada año de acuerdo al nivel de servicio exigida? 7. Anexo 2 ANS-SP1, ANS-SP2 Dado que en el anexo 2 se establecen indicadores (ANS-SP1, ANS-SP2) con un mejoramiento agresivo para el año 2 y 3, Es posible tener una propuesta económica diferenciada para cada año de acuerdo al nivel de servicio exigida? 8. Anexo 3 Licenciamiento En el anexo 3 no se hace mención del licenciamiento de Microsoft Office. Por favor indicar como se manejara el mencionado licenciamiento. 9. Anexo 4 Dado que en el anexo 4 se establecen indicadores con un mejoramiento agresivo para el año 2 y 3, Es posible tener una propuesta económica diferenciada para cada año de acuerdo al nivel de servicio exigida? suministrados siempre y cuando dichos equipos sean de propiedad del CONTRATISTA entendiéndose que si dichos equipos están bajo un contrato de leasing tomado por el CONTRATISTA ya cuenta con una póliza que los ampara. En este último caso, ante la pérdida o robo, LA EMPRESA podrá reconocer hasta un 10% de recobro, en caso de aplicar. El OFERENTE debe incluir en su oferta económica el modelo de costos eso incluye definir el ajuste anual que corresponda en los servicios que apliquen. El OFERENTE debe incluir en su oferta económica el modelo de costos eso incluye definir el ajuste anual que corresponda en los servicios que apliquen. LA EMPRESA confirma que cuenta con el licenciamiento de MS Office suficiente para los equipos de cómputo que se suministran. El OFERENTE debe incluir en su oferta económica el modelo de costos eso incluye definir el ajuste anual que corresponda en los servicios que apliquen. 10. Anexo 5 Dado que en el anexo 5 se establecen El OFERENTE debe incluir en su oferta

4 indicadores con un mejoramiento agresivo para el año 2 y 3, Es posible tener una propuesta económica diferenciada para cada año de acuerdo al nivel de servicio exigida? económica el modelo de costos eso incluye definir el ajuste anual que corresponda en los servicios que apliquen. 11. Sección 9 EQUIPO DE TRABAJO QUE INTEGRARÁ LA REALIZACION DEL SERVICIO OFRECIDO Para el personal del servicio se establece: El OFERENTE debe asegurar la mínima rotación de personal con el fin de minimizar la pérdida de la curva de aprendizaje del personal asignado al servicio de LA EMPRESA, así mismo no tendrá ningún tipo de responsabilidad laboral con el empleado, depende totalmente del OFERENTE. Por favor establecer la cifra sobre la cual se medirá la expresión mínima rotación de personal 12. Sección 9 Se está solicitando entregar con la propuesta las hojas de vida del personal que prestaría el servicio. Solicitamos eliminar este requerimiento ya que limitaría la posibilidad de participación de posibles oferentes, seguramente solo a la de la empresa que actualmente está prestando el servicio. 13. Sección 6.2 Experiencia: EL OFERENTE debe demostrar experiencia en proyectos ejecutados o en ejecución, relacionados con el objeto del DOCUMENTO, desde el 2003 hasta la fecha, como mínimo en 5 contratos para organizaciones con al menos 700 usuarios. Se solicita que la experiencia requerida se mida por el monto total de los proyectos realizados y no por el número de proyectos. Lo anterior para permitir la participación de oferentes con un número reducido de proyectos, pero los cuales son de una envergadura muy significativa. 14. Pag Visita Técnica Cuáles serán los horarios dados para realizar la visita? Cuál es el procedimiento para proceder con las mismas? Estamos interesados en proceder con la visita 15. Pag Visita Técnica Existe un registro de lugares críticos en términos de seguridad o de condiciones sociopolíticas de LA EMPRESA aclara que no tiene definido dicho criterio, sin embargo si la situación se presenta, el cumplimiento de los ANS indicará si tuvo impacto en el servicio. LA EMPRESA solicita incluir la hoja de vida de los profesionales que estarán prestando el servicio, EL OFERENTE debe asegurar que cuenten con el perfil requerido. LA EMPRESA considera importante la diversidad en la ejecución de proyectos lo que demuestra la capacidad del CONTRATISTA para desarrollar su labor en ambientes diversos. En la Sección I, numeral 12, inciso b. Se menciona que no se programará visita obligatoria, por lo tanto se confirma que la visita es por cuenta, costo y riesgo del OFERENTE No se cuenta con dicho registro

5 complejidad? 16. Pag Plazo para la entrega de las ofertas Solicitamos la ampliación de la oferta para 2 semanas más atendiendo a la razón de tener 10 días hábiles posterior a la respuesta de las inquietudes No es posible atender la solicitud debido a la necesidad de mantener el tiempo de empalme necesario. 17. Pag Ofertas Alternativas En el caso de presentar alternativas de la solución, se debe presentar un tercer sobre aparte del original y la copia con la oferta alternativa? 18. Pag Modalidad de Cotización Favor aclarar que los precios establecidos por el Oferente deben ser fijos y no pueden ser inalterados durante todo el contrato. Existen costos anuales como la inflación, que podría presentarse como variable para los años siguientes. De igual manera favor explicar en caso del incremento estimado de usuarios de EEB 19. Pag Alternativa de Precios Unitarios: El OFERENTE debe tener en cuenta que en el momento de la colocación del contrato, LA EMPRESA podrá aumentar o disminuir las cantidades bajo las mismas condiciones de pago y plazo de entrega de la oferta. Por favor especificar la banda máxima de reducción que se debe contemplar para la línea base enviada según este numeral? Para tema de costos es importante tener una línea de base mínima 20. Pag Alternativa de Precios Unitarios: Cuánto es lo máximo de incremento con que se debe tener en cuenta para costear el servicio con las mismas condiciones de pago? Sólo un 10% o más de este valor? 21. Pag Causales de rechazo Favor aclarar que la no asistencia a la visita técnica es causal de rechazo pero en el punto 12 VISITA TECNICA se indica que la empresa no programará visitas técnicas obligatorias Es correcto. Se menciona que Los aspectos económicos de la oferta alternativa se presentarán en sobre separado del de los aspectos económicos de la oferta básica. El OFERENTE debe incluir en su oferta económica el modelo de costos eso incluye definir el ajuste anual que corresponda en los servicios que apliquen. Se estima un crecimiento anual de 10% de usuarios, este valor sirve de referencia para la oferta económica. Como se menciona LA EMPRESA podrá modificar dichas cantidades. Se menciona en el numeral 21.1 que existe un posible aumento o disminución de hasta el 10%. LA EMPRESA reconocerá al CONTRATISTA los bienes o servicios efectivamente ejecutados. Se menciona en el numeral 21.1 que existe un posible aumento o disminución de hasta el 10%. En la Sección I, numeral 12, inciso b. Se menciona que no se programará visita obligatoria, por lo tanto se confirma que la visita es por cuenta, costo y riesgo del OFERENTE 22. Pag Suscripción del contrato Para la presentación de la propuesta se debe El CONTRATISTA debe proceder al registro

6 estar incluido en Achilles o esto sólo debe hacerse en caso de ser la propuesta elegida y se vaya a firmar el contrato (párrafo 3, punto 24)? en Achilles una vez notificado de la adjudicación del CONTRATO sin embargo el OFERENTE podrá hacer el registro previamente si lo desea, esto nos permitirá contar con la información oficial del OFERENTE 23. Pag Forma de Pago Se debe entregar mensualmente la certificación expedida por revisor fiscal del pago de seguridad social y de parafiscales de las personas en EEB y TGI o de todas las personas del contratista? Es correcto. 24. Pag Remuneración de los servicios Favor indicar cuáles serían las actividades extras o compras realizadas a nombre de la empresa durante los períodos de facturación aparte de Cableado estructurado y telefónico? Se deben costear servicios adicionales a incluir en el servicio de las estipuladas? 25. Pag Tiempo de implementación De acuerdo a lo indicado, se tienen 60 días para realizar el proceso de transición sin embargo también se indica que 30 días antes se inicia el empalme con el proveedor actual y el alistamiento de los equipos. Entendemos que No se debe generar cobro por estos días (30 días de empalme), sin embargo asumimos que debe existir ya un contrato firmado para empezar a trabajar en las actividades que se indican: - Alistamiento de 200 equipos, plan de transferencia de conocimiento y entrega de los equipos de cómputo La actividad extra corresponde a servicios de soporte primer nivel fuera de horario o en fines de semana o en cualquier otra situación no regular. Las compras corresponden a cualquier ítem, software o hardware, que pueda ser requerida por la EMPRESA. Las actividades de empalme y alistamiento de equipo se deben ejecutar previo al inicio del contrato como parte del proceso de preparación para iniciar el contrato. Una vez adjudicado el contrato, LA EMPRESA emitirá la correspondiente confirmación al OFERENTE seleccionado y se procederá a la firma del contrato. El acta de inicio se podrá emitir una vez el contrato con el proveedor actual finalice. No es posible tener dos contratos en ejecución para el mismo objeto. Se propone al CONTRATISTA que para ampliar el tiempo de implementación, analice la posibilidad de asumir el contrato actual de renta y pueda diferir el reemplazo de los equipos máximo en tres (3) meses.

7 LA EMPRESA reconocerá el mismo costo que se paga actualmente. 26. Pag TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN: EL CONTRATISTA deberá definir el plan de implementación de los servicios contratados, dicho plan debe ser desarrollado como máximo en un (1) mes, previo al inicio del contrato que tendrá como fecha 9 de mayo de 2014 Por la naturaleza de los servicios solicitados en el presente RFP, solicitamos de ser posible un periodo de implementación (Transición), de tres meses. 27. Pag Garantías y seguros del contrato Las garantías y seguros se realizarán por cada contrato? Es decir que deberán ser 2 pólizas de cumplimiento (una para EEB y otra TGI), 2 pólizas de pago de salarios (una para EEB y otra TGI) y 2 pólizas de calidad del servicio (una para EEB y otra TGI)? 28. Pag Pólizas de seguros requeridas La póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual se realizarán para cada empresa Es decir que deberán ser 2 pólizas de cumplimiento (una para EEB y otra TGI)? 29. Pag Sistema de Gestión de Calidad Es requisito indispensable todos los certificados del sistema de gestión de calidad, ambiental y de seguridad laboral (ISO 9001, 14001, y OHSAS 18001)? 30. Pag Sistema de Gestión de Calidad Por la razón de que varios de los proveedores que participan en la oferta tienen presencia global, la certificación ISO 14001:2004 de Sistema de Gestión Ambiental puede ser expedida en otra región u otro país, como el de su casa matriz? 31. Pag GESTION DE EQUIPOS DE COMPUTO Para el suministro de los equipos de cómputo, es posible que la EEB pueda firmar un leasing abierto con una compañía diferente al No es posible ampliar la fase de implementación. Se propone al CONTRATISTA que para ampliar el tiempo de implementación, analice la posibilidad de asumir el contrato actual de renta y pueda diferir el reemplazo de los equipos máximo en tres (3) meses. LA EMPRESA reconocerá el mismo costo que se paga actualmente. Es correcto. Son dos contratos independientes Es correcto. Son dos contratos independientes Se emitió Adenda No. 1 modificando este requerimiento. Se emitió Adenda No. 1 modificando este requerimiento. Debe ser entregado por el CONTRATISTA.

8 CONTRATISTA para tener los equipos? O este servicio debe ser entregado por el contratista en el 100% 32. Pag SERVICIOS ADICIONALES COMO PARTE DE LA OFERTA 33. Pag SERVICIOS ADICIONALES COMO PARTE DE LA OFERTA 34. Pag 26 Administración del inventario de hardware y software, para ello el oferente deberá apoyarse en la solución que provee LA EMPRESA y con base en su experiencia proponer mecanismos de optimización y mejoramiento en la gestión de recursos de tecnología 35. Pag 26 Administración del inventario de hardware y software, para ello el oferente deberá apoyarse en la solución que provee LA EMPRESA y con base en su experiencia proponer mecanismos de optimización y mejoramiento en la gestión de recursos de tecnología 36. Pag Cantidad promedio mensual de solicitudes: EEB: 550 Solicitudes mes TGI: 700 Solicitudes mes Cantidad promedio mensual de solicitudes por teléfono EEB: 350 Solicitudes mes TGI: 350 Solicitudes mes Cantidad promedio mensual de solicitudes relacionadas con Infraestructura Cuál es el perfil del soporte extra que se debe incluir en el costo hora/hombre? Sólo soporte 1er nivel para todos los servicios? (redes, seguridad, etc) Cuáles son las licencias de software que se deben incluir como servicio de adquisición o cuáles son los equipos de telecomunicaciones, seguridad y afines para poder dar el costo administrativo de manera certera? Por favor informar quien será responsable por la administración y puesta a punto de las diferentes herramientas provistas por LA EMPRESA Solicitamos informar si el alcance del inventarios de software y hardware cubre tambien las estaciones de trabajo (PCs y Portatiles) Solicitamos se nos confirme de esta cantidad de solicitudes cuantas de estas son atendidas en soporte en sitio. La actividad extra corresponde a servicios de soporte primer nivel fuera de horario o en fines de semana o en cualquier otra situación no regular Las compras corresponden a cualquier ítem, software o hardware, que pueda ser requerida por la EMPRESA. La implementación y administración de la herramienta es responsabilidad de LA EMPRESA La herramienta que LA EMPRESA provee administra el inventario de software y hardware incluyendo estaciones de trabajo. El total estimado de solicitudes mensuales es de 1250

9 EEB: 15 Solicitudes mes TGI: 15 Solicitudes mes Cantidad promedio mensual de solicitudes relacionadas con seguridad EEB: 15 Solicitudes mes TGI: 15 Solicitudes mes Cantidad de centro de cableado EEB: 4 centros de cableado TGI: 3 centros de cableado Porcentaje de crecimiento estimado Estimado de crecimiento en usuarios y servicios: 10% anual 37. Pag Cantidad promedio mensual de solicitudes: EEB: 550 Solicitudes mes TGI: 700 Solicitudes mes Cantidad promedio mensual de solicitudes por teléfono EEB: 350 Solicitudes mes TGI: 350 Solicitudes mes Cantidad promedio mensual de solicitudes relacionadas con Infraestructura EEB: 15 Solicitudes mes TGI: 15 Solicitudes mes Cantidad promedio mensual de solicitudes relacionadas con seguridad EEB: 15 Solicitudes mes TGI: 15 Solicitudes mes Cantidad de centro de cableado EEB: 4 centros de cableado TGI: 3 centros de cableado Porcentaje de crecimiento estimado Estimado de crecimiento en usuarios y servicios: 10% anual Por favor confirmar si debemos entender que el total de solicitudes mensuales que llegan por los diferentes medios es la sumatoria de los puntos 5.9.2, 5.9.3,5.9.4,5.9.4,5.9.6 y el crecimiento anual. El total estimado de solicitudes mensuales es de 1250

10 38. Pag Cantidad promedio mensual de solicitudes: EEB: 550 Solicitudes mes TGI: 700 Solicitudes mes Cantidad promedio mensual de solicitudes por teléfono EEB: 350 Solicitudes mes TGI: 350 Solicitudes mes Cantidad promedio mensual de solicitudes relacionadas con Infraestructura EEB: 15 Solicitudes mes TGI: 15 Solicitudes mes Cantidad promedio mensual de solicitudes relacionadas con seguridad EEB: 15 Solicitudes mes TGI: 15 Solicitudes mes Cantidad de centro de cableado EEB: 4 centros de cableado TGI: 3 centros de cableado Porcentaje de crecimiento estimado Estimado de crecimiento en usuarios y servicios: 10% anual Solicitamos informar el porcentaje de requerimientos, incidentes y solicitudes de información recibidos mensualmente. El total estimado de solicitudes mensuales es de Pag Cantidad promedio mensual de solicitudes: EEB: 550 Solicitudes mes TGI: 700 Solicitudes mes Cantidad promedio mensual de solicitudes por teléfono EEB: 350 Solicitudes mes TGI: 350 Solicitudes mes Cantidad promedio mensual de solicitudes relacionadas con Infraestructura EEB: 15 Solicitudes mes TGI: 15 Solicitudes mes Solicitamos informar la cantidad de solicitudes por tipo de medio de acceso (Teléfono, correo y web) Se cuenta con el estimado de solicitudes por teléfono, la diferencia se estima corresponde a correo y web.

11 5.9.5 Cantidad promedio mensual de solicitudes relacionadas con seguridad EEB: 15 Solicitudes mes TGI: 15 Solicitudes mes Cantidad de centro de cableado EEB: 4 centros de cableado TGI: 3 centros de cableado Porcentaje de crecimiento estimado Estimado de crecimiento en usuarios y servicios: 10% anual 40. Pag Gestión de continuidad de la mesa de ayuda En el caso de poder presentar la propuesta para tener la mesa de ayuda en las instalaciones del contratista y que se cumpla con los SLAs exigidos, es necesario indicar el cambio de recurso al Interventor? 41. Pag Herramienta de MESA DE SERVICIO Favor indicar la herramienta que proveerá la empresa para la gestión de la mesa de servicios y sus procesos. De igual manera solicitamos validar si es posible adicionar la herramienta dentro del servicio para bajar los costos que se tengan en la implementación de los procesos 42. Pag Herramienta de Mesa de Servicio Los procesos que se instalarán en la herramienta son los definidos por EEB o podrán ser los procesos sugeridos por las mejores prácticas del contratista? 43. Pag Equipo de trabajo que integrará la realización del servicio ofrecido 44. Pag Plan de trabajo a ejecutar en la realización de la solución A qué se refiere con el equipo de trabajo principal el cual se debe incluir en el formato de Composición del equipo de trabajo del oferente? Que roles específicos o los que el contratista determine como Equipo de trabajo principal? Entendemos que 8 días después de formalizada la adjudicación, se debe entregar el cronograma detallado, pero entendemos que los trabajos se LA EMPRESA menciona que la mesa de servicio debe estar físicamente en las instalaciones de LA EMPRESA Aún no se confirma la herramienta. Se implementarán los procesos definidos por LA EMPRESA Se refiere al equipo conformado por el gerente de proyecto, coordinador de mesa de servicio y profesionales de soporte primer nivel y mesa de servicio, profesional de soporte en seguridad y profesional de soporte infraestructura. Los 30 días de empalme se ejecutarán previo al acta de inicio del contrato pero posterior a la firma de contrato y esto

12 realizarán una vez firmado el acta de inicio, lo que incluye los 30 días de empalme como parte del proceso de conocimiento por parte del CONTRATISTA de la operación de la EMPRESA. 45. Pag Suministro de Equipos de Computo Cuál es el tiempo de respuesta en caso que la EEB o TGI hagan la solicitud de un equipo de cómputo adicional por fuera de los estimados en el RFP? 46. Pag Suministro de Equipos de Computo En muchos casos el fabricante indica la no realización de mantenimientos preventivos el primer año dado a la calidad de las máquinas y bajar los requerimientos a la mesa de ayuda. Es posible tener otra alternativa de los mantenimientos preventivos en lugar de cada año como lo solicitado? 47. Pag Etapa de transición Entendemos que la etapa de transición es de 30 días más los 30 días adicionales de empalme con el proveedor? Es esto cierto? Sugerimos que así no sea cobrado el período de empalme, se inicien los servicios para formalizar este trabajo con la empresa. Por temas de calidad y de seguridad ocupacional, es preciso que se tenga una formalización de trabajo al recurso que estaría dedicado al empalme 48. Pag Causales de Terminación del contrato En el caso en que se termine de forma anticipada el contrato por tema de cumplimiento de servicios, entendemos que el canon por los equipos que se paga mensualmente debería de seguirse pagando aun cuando la termine el contrato de servicios? 49. Pag 40 Sección III. Metodología de Evaluación Perfil del oferente y antigüedad La acreditación de los contratos puede ser entre las fechas que indican (desde 2003 hasta la fecha)? Es posible entregar copias de estas certificaciones, es decir, no los originales sino copias de los mismos con todos los requisitos que LA EMPRESA considera que cinco (5) días hábiles es tiempo adecuado para entregar un equipo solicitado bajo demanda. LA EMPRESA considera que el mantenimiento de los equipos no necesariamente corresponde a la parte física, este mantenimiento también incluye ajustes, afinación de procesos, borrado de temporales, ajustes de configuración. Se mantiene lo solicitado. Se cuenta con 30 días para el proceso de empalme. Cabe mencionar que no es posible tener en ejecución dos contratos con el mismo objeto. EL CONTRATISTA una vez notificado debe proceder a la firma del CONTRATO en el menor tiempo posible así como a la generación de las pólizas. El acta de inicio se expedirá el 9 de mayo una vez concluido el contrato vigente. La terminación del contrato implica todos los servicios incluso aquellos relacionados con el suministro de los equipos. La acreditación de contratos es desde el 2003 hasta la fecha. Es posible entregar copias, en la solicitud no se especifica que deben ser originales.

13 se indican en el numeral 3.4? 50. Pag 41 Sección III. Metodología de Evaluación Mesa de Servicio 51. Pag 41 Sección III. Metodología de Evaluación Equipos de cómputo Sirven los contratos iguales a los indicados para el perfil del oferente o tienen que ser certificaciones adicionales diferentes de las que evaluarán en el perfil del oferente? Sirven los contratos iguales a los indicados para el perfil del oferente o mesa de servicio para los equipos de cómputo tienen que ser certificaciones adicionales diferentes de las que evaluarán en los puntos anteriores? 52. Pag 41 Sección III. Metodología de Evaluación Habrá posibilidad de realizar una presentación de la solución ante EEB o TGI? 53. Anexo 1 / Pag 1 Alcance Es necesario que la mesa de servicios se encuentre en las instalaciones de la EMPRESA, puesto que por motivos de ahorro de costos y cumplimiento de SLAs se podría obtener mayores beneficios con la ubicación en las instalaciones del contratista 54. Anexo 1 / Pag 1 Actividades principales: Mantener servicio en Favor determinar el horario de la mesa de fines de semana, festivos o por fuera del horario servicios para sábados y festivos. Cuál debe ser estipulado, según necesidades de LA EMPRESA y el estimado que indica EEB o este valor se debe con coordinación previa. tomar de las 20 horas adicionales que se estiman? 55. Anexo 1 / Pag 1 Mantener horario normal de atención de lunes a viernes de 7:00 am a 7:00 pm 56. Anexo 1 / Pag 1 Mantener horario normal de atención de lunes a viernes de 7:00 am a 7:00 pm Los administradores de las diferentes plataformas (redes, servidores, bases de datos, etc) deben cumplir este mismo horario? Los administradores de las diferentes plataformas (redes, servidores, bases de datos, etc) deben cumplir este mismo horario? LA EMPRESA espera certificaciones diferentes, el perfil del oferente está enfocado en confirmar la antigüedad y gestión de contratos de servicios de TI. La certificación solicitada especifica suministro de equipo de cómputo y gestión de los mismos. No se tiene considerado. Es necesario que se encuentre en las instalaciones de LA EMPRESA El horario normal es de lunes a viernes, según lo definido. Los demás se consideran servicios extras. EL OFERENTE podrá ofrecer cierta cantidad de horas adicionales al mes para cubrir estas eventualidades. Los servicios de soporte en seguridad y soporte en infraestructura pueden ser remotos, se espera contar con disponibilidad de acuerdo a los niveles de servicios definidos. Los servicios de soporte en seguridad y soporte en infraestructura pueden ser remotos, se espera contar con disponibilidad de acuerdo a los niveles de servicios definidos. 57. Anexo 1/ Pag 1 Mantener comunicación constante con el Solicitamos confirmar si las notificaciones hacia La notificación será automática.

14 usuario notificando sobre el número de solicitud que fue asignado a su llamada o a su correo así como el avance de solución a la solicitud, esta notificación podrá ser manual o automática dependiendo de la herramienta asignada por la EMPRESA los diferentes grupos de soporte será de manera manual o automática, ya que esto afectaría la cantidad de esfuerzo que se debe estimar para esta actividad. 58. Anexo 1/ Pag 2 ANS-MS2. Tiempo promedio de recepción de la llamada. El indicador del nivel de servicio relacionado con el tiempo de recepción de llamada es el tiempo que se consume desde que la llamada ingresa a la extensión hasta el momento que es respondida, se mide mensualmente y se establece como meta: Tiempo promedio mensual de recepción de llamada en el primer año: 45 segundos Tiempo promedio mensual de recepción de llamada en el segundo año: 30 segundos Tiempo promedio mensual de recepción de llamada en el tercer, cuarto y quinto año: 15 segundos 59. Anexo 1/ Pag 2 ANS-MS3. Tiempo promedio de asignación. El indicador del nivel de servicio relacionado con el tiempo que se consume desde el momento del registro hasta el momento de la asignación de la solicitud tanto a primer nivel como a segundo nivel, se mide mensualmente y se establece como meta: Tiempo promedio de asignación de la solicitud primer año: 5 minutos Tiempo promedio de asignación de la solicitud segundo año: 3 minutos Tiempo promedio de asignación de la solicitud tercer, cuarto y quinto año: 2 minutos Solicitamos considerar una disminución de los tiempos indicados y que vayan acorde a los tiempos de atención estándares de la industria, teniendo en cuenta que sólo el estándar de mercado se encuentra en 45 segundos. Adicionalmente el diseño de la mesa de ayuda de acuerdo a lo mencionado implicaría una mayor cantidad de recursos que redundaría en un mayor costo de la solución. Solicitamos reconsiderar los tiempos de atención mencionados en este SLA, ya que como se encuentra diseñado, hace referencia a un call dispatch, si es una solución de primer nivel. Esto haría que para cumplir estos requerimientos todas las solicitudes sean atendidas en sitio y haría que el valor de la solución sea mayor, recomendamos un tiempo promedio de 10 a 12 minutos que permite realizar soluciones vía telefónica (Tiempo estándar de industria). LA EMPRESA aclara que se iniciará con la meta mensual de 45 segundos de acuerdo al estándar del mercado. El valor del indicador de los futuros años podrá ser evaluado teniendo en cuenta el modelo costo-beneficio del servicio. LA EMPRESA aclara que el indicador habla del tiempo promedio de asignación no de atención. 60. Anexo 2/ Pag 1 Los servicios considerados dentro del primer Solicitamos informar la cantidad de solicitudes LA EMPRESA aclara que no se cuenta con

15 nivel de soporte incluye: Creación, configuración, modificación, activación y desactivación de cuentas de correo Creación, configuración, modificación, activación y desactivación de cuentas en el dominio Creación, configuración, modificación, activación y desactivación del acceso a los servicios de impresión Creación, configuración, modificación, activación y desactivación del acceso a los servicios de fotocopiado Creación, configuración, modificación, activación y desactivación del acceso a carpetas compartidas ubicadas en servidores mensuales que se tienen por estos conceptos, y el tiempo promedio que toma actualmente cada una de estas actividades. este detalle. 61. Anexo 2 / Pag 2 Monitoreo y revisión del sistema de backup de servidores que posee LA EMPRESA. LA EMPRESA capacitará en el modelo de respaldo pero EL OFERENTE debe suministrar profesionales que conozcan de estos procesos y las soluciones que LA EMPRESA posee. 62. Anexo 2 / Pag 4 Los servicios prestados en las sedes remotas pueden incluir, sin ser limitante: o Mantenimiento de equipo de cómputo o Mantenimiento de accesorios de equipo de cómputo o Mantenimiento de redes de comunicaciones o Mantenimiento de redes de telefonía IP 63. Anexo 2 / Pag 4 Los servicios prestados en las sedes remotas pueden incluir, sin ser limitante: o Mantenimiento de equipo de cómputo o Mantenimiento de accesorios de equipo de cómputo o Mantenimiento de redes de comunicaciones Nos pueden suministrar por favor marca, modelo y capacidad del sistema de Backup que tiene la EMPRESA? Nos pueden suministrar por favor marca, modelo y capacidad del sistema telefónico que se debe atender? Por favor especificar cada una de las actividades que se deben proveer sobre el sistema telefónico. La descripción del sistema de respaldo se encuentra en el Anexo 5 El sistema telefónico es atendido por otro proveedor. En las sedes remotas se solicita mantenimiento a las redes de telefonía no al sistema de telefonía El sistema telefónico es atendido por otro proveedor. En las sedes remotas se solicita mantenimiento a las redes de telefonía no al sistema de telefonía

16 o Mantenimiento de redes de telefonía IP 64. Anexo 2/ Pag 4 3. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO Solicitamos por favor se realice una revisión al listado de SLA's con el fin de incluir las mejores prácticas de ITIL,ya que los tiempos estimados en el anexo de SLAs no contemplan la prioridad lo que haría que los tiempos sean diferenciales, puesto que los tiempos aquí expresados suelen ser para la prioridad critica o VIP, lo que haría necesario una gran cantidad de recursos solo para que estén preparados para una falla. Para el tema de base de datos es entendibles, pero para temas de ofimática esperamos considerarlo LA EMPRESA aclara que se debe considerar la diferencia entre los tiempos de atención y los tiempos de solución. El tiempo de atención se define desde la asignación hasta el momento que se realiza el contacto para la prestación del servicio. En el modelo actual no se considera la prioridad. 65. Anexo 2/ Pag 4 3. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO Es posible entregarles una Tabla de SLAs recomendada?. La sugerencia se indica porque se tienen muchos SLAs de cumplimiento y en el momento en que se hagan reuniones de revisión, dichas revisiones acorde a los SLAs sugeridos serían de empleo de recursos y tiempos significativos 66. Anexo 2/ Pag 4 3. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO Solicitamos confirmar si los tiempos estimados en la tabla de SLA's serán los mismo para las sedes principales que para las remotas o si para estas se tendrá por separado el tiempo del desplazamiento. 67. Anexo 3/ Pag 1 Actividades y niveles de servicio definidos para Gestión de Equipo de Cómputo 68. Anexo 3/ Pag 1 Actividades y niveles de servicio definidos para Gestión de Equipo de Cómputo 69. Anexo 4 / Pag 1 Este servicio corresponde a un conjunto de actividades y controles implementados en un sistema para mantener la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la Cuántos son los equipos de cómputo de repuesto estimados que el Contratista debe proveer? Cuál es el volumen de los equipos bajo demanda? Que herramientas de seguridad serán suministradas por la EMPRESA? De acuerdo a su estimación se requiere que el OFERENTE suministre alguna herramienta adicional? La tabla de SLA quedará consignada en la herramienta de gestión y la medición del indicador de cumplimiento será automático LA EMPRESA aclara que los tiempos definidos en la tabla de ANS solo aplica para la sede principal LA EMPRESA aclara que la cantidad debe ser determinada por el CONTRATISTA. Se requiere cumplir con el tiempo de reemplazo no mayor a 24 horas. No se tiene determinado. LA EMPRESA aclara que no se requiere herramientas adicionales de monitoreo de seguridad. Se cuenta con IPS/IDS, Web filtering basado en el módulo UTM de

17 información de la Empresa. Incluye recomendar, implementar, verificar y mejorar las políticas y Fortinet y solución Antispam disponible en la nube a través de Office 365 configuraciones relacionadas con seguridad informática en las herramientas destinadas a este propósito de acuerdo a las labores diarias de manejo de las mismas. 70. Anexo 4 / Pag 2 EEB: Cuenta con 2 equipos Fortinet Fortigate 600C EEB cuenta con plataforma de administración y reportes? (Fortianalizer, etc) LA EMPRESA cuenta con plataforma de administración como Fortianalizer 71. Anexo 4 / Pag 2 TGI: Se cuenta con dos equipos Fortinet TGI Se cuenta con plataforma de administracion y reportes? (Fortianalizer, etc) LA EMPRESA cuenta con plataforma de administración como Fortianalizer 72. Anexo 4 / Pag 2 Monitoreo y análisis de eventos de ataque y detección de intrusos Con que herramienta se realiza el monitoreo de eventos? Quien la debe proveer? Se cuenta con herramientas de IPS/IDS de Fortinet 73. Anexo 4 / Pag 2 Instalación / configuración de herramientas de análisis de vulnerabilidades Con que herramientas para análisis de vulnerabilidades se cuenta actualmente?, se requiere proveer alguna herramienta adicional? 74. Anexo 4 / Pag 3 Filtros (antispam- navegación de Internet) Con que filtros de antispam se cuenta actualmente?, se requiere proveer alguno adicional? 75. Anexo 4 / Pag 3 Antivirus Con que herramienta de antivirus se cuenta actualmente?, se requiere proveer alguna herramienta adicional? 76. Anexo 5 / Pag 1 Suministro de cintas para la ejecución del respaldo de la información. 77. Anexo 5 / Pag 1 Administración de backups de usuarios. Es la administración de los backup de usuarios, utilizando la herramienta automatizada con la cual cuenta LA EMPRESA. EL OFERENTE será capacitado en la operación de las herramientas de respaldo 78. Anexo 5 / Pag 1 Almacenamiento externo de medios. Corresponde a la actividad de custodia y Que cantidad de cintas se deben suministrar mensualmente? Con que herramienta cuenta la EMPRESA para administrar el backup de usuarios? Cuantos medios magnéticos se deben almacenar? LA EMPRESA cuenta con la herramienta Nexpose Se cuenta con una solución antispam a través de Office 365 LA EMPRESA cuenta con Kaspersky implementado. LA EMPRESA cuenta con una cantidad de cintas en uso que se describen en el Anexo 5. EL CONTRATISTA podrá suministrar cintas adicionales si se requieren, LA EMPRESA reconocerá dichas compras. Actualmente no se cuenta con herramienta de backup a usuarios. LA EMPRESA capacitará al OFERENTE una vez se cuente con dicha solución. Actualmente se están enviando entre 7 y 10 cintas

18 traslado de los medios utilizados para almacenamiento externo 79. Anexo 5 / Pag 1 Almacenamiento externo de medios. Corresponde a la actividad de custodia y traslado de los medios utilizados para almacenamiento externo 80. Anexo 5 / Pag 1 Almacenamiento externo de medios. Corresponde a la actividad de custodia y traslado de los medios utilizados para almacenamiento externo 81. Anexo 5 / Pag 2 EEB: El diagrama LAN de EEB se encuentra en el Anexo LAN-EEB. Se incluye lista de equipos de comunicaciones 82. Anexo 5 / Pag 5 Si el equipo afectado no posee garantía se debe tramitar ante el fabricante el soporte que se tenga, en caso de no existir, se debe proceder a reparar y/o sustituir una parte o componente que pueda estar ocasionando la falla, previa autorización por parte de LA EMPRESA 83. Anexo 5 / Pag 5 Si el equipo afectado no posee garantía se debe tramitar ante el fabricante el soporte que se tenga, en caso de no existir, se debe proceder a reparar y/o sustituir una parte o componente que pueda estar ocasionando la falla, previa autorización por parte de LA EMPRESA Cuantos transportes al mes se deben realizar? En promedio cuantos medios por viaje se deben enviar? El listado no incluye equipos tipo router. Nos pueden proveer el inventario de routers por favor? Quien proveerá las partes en caso de que el servidor no tenga garantía? La EMPRESA cuenta actualmente con contrato de soporte de Hardware y Software para los servidores? 84. Anexo 5 / Pag 5 EEB: Inventario de servidores Nos podrían indicar por favor el sistema operativo de cada servidor? 85. Anexo 5 / Pag 6 TGI: Inventario de servidores. Nos podrían indicar por favor el sistema operativo de cada servidor? Los transportes se realizan cada semana. En un mismo viaje se reciben y se entregan las cintas Actualmente se están enviando entre 7 y 10 cintas en cada viaje Se menciona en el Anexo 5 en la página 3 y 4 En caso de no existir garantías ni mantenimientos, se solicita que el CONTRATISTA suministre las partes que serán reconocidas por la EMPRESA como gastos reembolsables. Es correcto. Todos los servidores físicos cuentan con sistema operativo Windows en diferentes versiones. Los servidores virtuales cuentan con VmWare. Todos los servidores físicos cuentan con sistema operativo Windows en diferentes versiones. Los servidores virtuales cuentan con VmWare. 86. Para no tener errores de interpretación. Se LA EMPRESA aclara que el tiempo de

19 estima que los tiempos de implementación es de 60 días? empalme es de 30 días e incluye actividades como alistamiento de equipos de cómputo y conocimiento de la operación, esta actividad se realizará antes del acta de inicio. El tiempo de implementación que es de 60 días involucra definición y ajustes a procesos, métricas, informes, indicadores y demás ajustes necesarios al servicio. 87. Anexo SLAs. Fallas de HW Por favor estimar si el tiempo aquí mencionado incluye el transporte de las partes de recambio o como se calcularía este tiempo 88. Anexo SLAs. SLAs Por favor aclarar cómo se calculara el tiempo de SLA cuando el incidente requiera colocar una máquina de continuidad operativa. 89. Solicitamos informar si se realizará una audiencia de aclaraciones con respecto a esta solicitud pública de ofertas. 90. Solicitamos informa y aclarar si la gestión de inventarios está incluida dentro de la solicitud de oferta y ampliar esta información. 91. De conformidad con el numeral y en cuanto a las certificaciones de experiencia, solicitamos respetuosamente que en virtud del principio de la buena fe y el artículo 83 de la Constitución Nacional sean aceptadas las certificaciones en copia simple no necesariamente en papel membrete y sellada, teniendo en cuenta que por políticas EL ANS no lo incluye, solo se considera tiempo de atención. EL ANS no lo incluye, solo se considera tiempo de atención. No se tiene programado La gestión de inventarios está incluida específicamente lo relacionado con software y licenciamiento del mismo. LA EMPRESA suministrará la herramienta que apoya el proceso de inventario. EL CONTRATISTA será capacitado en el uso de la herramienta Se solicita certificaciones con las características mencionadas, no necesariamente originales.

20 internas de los clientes nos encontramos sujetos a sus requisitos en la expedición de estas certificaciones y por otra parte que la información consignada en la certificación bien sea en papel sin membrete o sin sello puede ser verificada en cualquier momento directamente con el cliente que certifica, cumpliendo así la certificación con su fin último, el cual es demostrar la experiencia del proponente. 92. Dentro de los ANS se encuentran ítems de impresoras, dado que el alcance es a soporta a este nivel, se solicita sea informado si el Grupo Energía de Bogotá tiene Impresoras de contingencia en cada sede en el caso de daños. Esto debido a que 30 minutos para solución es un tiempo muy bajo para realizar una instalación de una contingencia y escalar al proveedor en caso de garantía, igualmente para dispositivos móviles. 93. Solicitamos aclarar e informar si el grupo de Energía de Bogotá requiere la custodia de cintas. 94. Solicitamos aclarar si la certificación ISO se debe presentar a nivel de fabricante de los equipos, dado que, el fabricante es quien aportaría la certificación El soporte a impresoras solo corresponde a primer nivel que incluye configuración de la misma, conectividad, atasco de papel y configuración básica. EL CONTRATISTA será capacitado en esta gestión. Se cuenta con un proveedor que ofrece soporte segundo nivel de las impresoras. La contingencia será suministrada por el proveedor del servicio de impresión, esto corresponde a soporte de segundo nivel. En el Anexo 5 páginas 9 y 10 se menciona la necesidad de contar con el servicio de administración, suministro esto en caso de requerirse, almacenamiento y envío y recepción de medios. Este servicio puede ser suministrado por el CONTRATISTA o subcontratado. Se emitió Adenda No. 1 modificando este requerimiento.

21 en caso de disposición final de los equipos, periféricos. 95. Agradecemos confirmar si la ubicación física de los servidores, almacenamientos, Backup es en la ciudad de Bogotá. 96. En el caso que el personal de soporte de servidores, almacenamientos y Backup se ofrezca en las instalaciones la EEB, el puesto de trabajo, teléfono y computador serán provistos por la EEB? 97. Por favor confirmar si existen contratos de soporte con los fabricantes para los servidores, almacenamientos, sistemas de Backup y equipos de redes a quienes se les pueda escalar requerimientos de ser necesario. Principalmente para efectos de reemplazo de partes de esos sistemas dentro de los SLAs definidos por EEB. 98. Favor confirmar si el horario de servicio para para Primer Nivel de Soporte en Infraestructura es 5x8 con disponibilidad o si efectivamente se requiere personal dedicado en horario 7x Frente a la solicitud de Suministro de cintas para la ejecución del respaldo de la información. Entendemos que esas cintas son consumibles facturables, favor confirmar si nuestra interpretación es correcta, en caso de serlo Solicitamos informar que tipo de cintas se están usando y/o se requieren para Es correcto. La infraestructura principal se encuentra en Bogotá. No se tiene contemplado la disponibilidad de espacio físico ni de recursos para realizar esta actividad. Se recomienda que personal en sitio conozca de los procedimientos que deben desarrollarse localmente. LA EMPRESA cuenta con los contratos de mantenimiento necesarios. Se considera que el soporte en infraestructura y seguridad podrá ser prestado remotamente y que responda a los ANS definidos y disponible ante eventualidades. Se cuenta con un inventario de cintas, el CONTRATISTA suministrará las que se necesiten bajo el modelo de compras a nombre de LA EMPRESA. El tipo de cintas y la cantidad existente se encuentra descrito en el Anexo 5 Página 10.

22 contemplarlas, de acuerdo al Anexo 5 numeral Frente a Almacenamiento externo de medios por favor aclarar la cantidad de medios a almacenar, la frecuencia de recolección y la ciudad en que se requiere este servicio Frente a Mantenimiento de Servidores, cuando no existe garantía o soporte de fabricante y se debe proceder a reparar y/o sustituir una parte o componente que pueda estar ocasionando la falla, previa autorización por parte de LA EMPRESA Cuál es el SLA de cotización y SLA de reparación? Cómo se procede en el caso que no sea posible reparar el equipo? 102. Frente al punto 2.6 Mantenimiento e instalación de cableado estructurado, entendemos que ese es un servicio facturable por demanda. Favor confirmar si es correcto nuestro entendimiento Si la empresa cuenta con la certificación RUC del consejo colombiano de seguridad y con la certificación OHSAS 18001, se requiere tener también la ISO o no es de obligatorio cumplimiento? 104. Solicitamos revisar el numeral 29 dado que solicitan la certificación de calidad ISO 27001, solicitamos sea incluida la como El tipo de cintas y la cantidad existente se encuentra descrito en el Anexo 5 Página 10. La frecuencia de recolección es semanal y la ciudad del servicio es Bogotá. No se define SLA para esta situación teniendo en cuenta que no depende totalmente del CONTRATISTA, se presupone que se actúa de buena fe, ofreciendo celeridad en la solución al caso. En caso de no poderse reparar el equipo se evalúan opciones con la Gerencia de Sistemas para tomar acción. Es correcto, es un servicio facturable por demanda. LA EMPRESA considera que el CONTRATISTA puede ser la mejor opción para llevar a cabo dichas actividades, sin embargo solicitará cotizaciones a terceros para comparar con la ofrecido por el CONTRATISTA Se emitió Adenda No. 1 modificando este requerimiento. Se emitió Adenda No. 1 modificando este requerimiento.