Sistema de Prestaciones Sociales según la LOTTT vigente

Transcripción

1 Sistema de Prestaciones Sociales según la LOTTT vigente (Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras.) Tenemos el grato placer de presentarles para Usted esta nueva herramienta que le permitirá calcular fácilmente y sin complicaciones la Liquidación de Prestaciones del personal de su Empresa o de Terceros, tomando en cuenta los siguientes aspectos relacionados con la nueva ley y la transición de un régimen de prestaciones sociales LOT 1997 al nuevo LOTTT 2012 vigente. 1. Garantía y Liquidación de las Prestaciones Sociales. 1.1 Garantía de las Prestaciones Sociales depositados o abonados cada Trimestre y los Intereses mensuales. Artículo 142.numerales a y b. Artículo La Retroactividad de las Prestaciones Sociales. (Para todos los Trabajadores Activos que se retiren bajo cualquier causa luego de entrar en vigencia la LOTTT 2012). Artículo 142 numerales c y d Garantía de las Prestaciones Sociales depositados o abonados mensualmente con sus Intereses al Título X: Disposiciones Transitorias: Segunda: Numeral 1. Página 1

2 1.4 La Liquidación de las Prestaciones Sociales de los puntos anteriores junto con las Asignaciones y Deducciones de Ley como también las Fracciones que corresponden al trabajador al culminar la relación laboral. - Incluye Intereses de Mora (Tasa Activa) en caso de no pagarse las Prestaciones Sociales dentro de los 5 días hábiles Art. 142 numeral F. Una de las ventajas más importantes está el hecho de procesar un mismo formulario los cálculos de la transición y de la antigüedad trimestral e intereses. Incluye además: 2. Pago de Bonificación de Fin de año y Distribución de Utilidades basadas en la nueva ley. 3. Liquidación y Pago de Vacaciones Individuales y Colectivas. Ventajas adicionales: -Tabla de Históricos mensuales por trabajador, a los fines de determinar el Salario para: Prestaciones Sociales. Vacaciones Bonificación fin de año. -Integración con el módulo de Contabilidad, de tal forma que aproveche los asientos contables respectivos. Página 2

3 A. 1: Instalar el Sistema SGTNómina (LPS): Como Iniciarme en el Sistema: Por medio del Instalador que se encuentra en la página Web en la sección de descargas. Ver Instructivo de Instalación. - A.1 Entrar al Sistema sin Conformar la Clave: Puedes entrar al Sistema luego de Instalar (por medio del acceso directo, ver punto C) sin conformar la clave pero en modo Demostrativo. - A.2 Entrar al Sistema luego de Conformar la Clave: Si necesita procesar las Empresas y sus respectivas Liquidaciones a los Trabajadores, debe primero Activar la Clave de Conformación. Ver punto B. B. Conformar la clave de Activación: Para Activa el Sistema, entre al programa de Configuración de la Clave de Activación por medio del acceso directo. Ver Instructivo de Conformación de la Clave. Al finalizar con la Activación del Sistema, ya puedes entrar al Sistema y crear las empresas que necesite y ejecutar los procesos sin restricciones según los alcances definidos en el contrato de licencia. C. Entre al Sistema SGTNómina (LPS) por medio del acceso directo en el escritorio. Página 3

4 PROCEDIMIENTOS PARA CALCULAR PRESTACIONES SOCIALES EN 4 PASOS. 1. Crea un Trabajador. (Ver Punto 2.1) 2. Indique los Históricos de Salarios. (Ver Punto Histórico de Salarios.) 3. Elija el Trabajador a Liquidar Prestaciones Sociales y Revisar cálculos detallados. (Ver punto 3.1 Formulario de Prestaciones Sociales) 4. Calcular, Guardar e Imprimir Liquidación. (Ver punto Liquidar Prestaciones Sociales) Antes de comenzar a realizar cálculos o liquidar personal, recomendamos que conozca primero las opciones del módulo en Generalidades. Página 4

5 CAPITULO 1 GENERALIDADES Como primera fase está disponible el Módulo de Liquidación Laboral. Selecciones este Módulo para ingresar a todas las opciones arriba en la barra principal de menú verticales: - Macros. - Ficheros. - Movimientos. - Procesos - Informes - Utilitarios. Página 5

6 1. MACROS: Corresponden a opciones generales del Sistema, cuyas funciones son iguales para todas las Empresas. Para conocer estas opciones consulte la AYUDA del Sistema General SGTContable. Página 6

7 2. Ficheros: Corresponden a las tablas o bases de datos que deben ser actualizadas o mantenidas antes de realizar un proceso o cálculo de Prestaciones Sociales Trabajadores Por medio de este formulario se registran los trabajadores, de igual forma actualizan sus datos. La tabla de trabajadores es fundamental para todos los procesos, ya que sin estos registros es nulo cualquier tipo de resultado. Es por ello que primero debe registrar o ingresar los trabajadores para luego ser procesados en cualquiera de los cálculos que dispone el Sistema. El formulario de Trabajadores tiene una serie de campos que son necesarios llenarlos para identificar el trabajador y para ejecutar procesos que solicitan tales datos. Los campos de los trabajadores son visualizados fácilmente en el formulario que a continuación es mostrado: Página 7

8 2.1.1 Identificación y uso de los campos de la ficha de trabajadores: a. Cédula: Corresponde a la identificación legal del trabajador, debe indicar el tipo de Cédula: V o E luego el número de identificación. Este valor también es considerado como valor de búsqueda o código del trabajador. b. Apellidos y Nombres: Valores de tipo alfabético en MAYUSCULA. c. Fecha de Ingreso: Es la fecha cuando el trabajador fue contratado o inició sus labores en la Empresa. d. Fecha de Egreso: Sólo es necesario si va a Liquidar las prestaciones sociales del trabajador. e. Último Salario (Mes): Corresponde a monto mensual o remuneración última devengada por el trabajador. Este valor permite llenar la tabla de Históricos de Salarios. f. Último Salario (Diario): Corresponde a monto diario o remuneración diaria última devengada por el trabajador. Este valor se determina luego e indicar el Último Salario Mensual. g. Cargo: Corresponde al nombre del último cargo del trabajador que tiene o tuvo en la Empresa. h. Nacionalidad: Es necesario indicar la nacionalidad del trabajador: i. Frec. Pago: Se refiere a la frecuencia de pago al trabajador según el tipo de nómina de pago: o Semanal o Quincenal o Mensual. j. Forma de Pago: Elija cualquiera de estas opciones: o Efectivo o Cheque o Transferencia. k. Tipo de Vacaciones: Existen 2 formas de pagar o Liquidar Vacaciones al trabajador. - Individuales - Colectivas. Es necesario definir la forma del disfrute y pago de las Vacaciones para los proceso de Liquidación de Prestaciones Sociales y para el Pago de Vacaciones respectivamente. l. Depósito de las Prestaciones Sociales en: Es necesario definir donde se depositan las Prestaciones Sociales del trabajador, ya que el cálculo de los Intereses sobre Prestaciones Sociales sólo se realizan cuando se depositan en la Contabilidad de la Entidad. Es por ello que si las Prestaciones Sociales se depositan en un Fideicomiso o Fondo de Prestaciones, los Intereses son pagados por las instituciones respectivas. m. Salario Variable: Si o No (Defina según su criterio que tipo de Salario le corresponde aplicar al trabajador para el depósito o abono de las Prestaciones Sociales y el Salario para el pago de Vacaciones). Cuando es Salario Variable?: En caso de salario por unidad de obra, por pieza, a destajo, a comisión o de cualquier otra modalidad. Página 8

9 Analicemos el texto de la ley. Salario base para el cálculo de prestaciones sociales- Artículo 122. El salario base para el cálculo de lo que corresponda al trabajador y trabajadora por concepto de prestaciones sociales, y de indemnizaciones por motivo de la terminación de la relación de trabajo, será el último salario devengado, calculado de manera que integre todos los conceptos salariales percibidos por el trabajador o trabajadora. En caso de salario por unidad de obra, por pieza, a destajo, a comisión o de cualquier otra modalidad de salario variable, la base para el cálculo será el promedio del salario devengado durante los seis meses inmediatamente anteriores, calculado de manera que integre todos los conceptos salariales percibidos por el trabajador o trabajadora. Salario para vacaciones Artículo 121. El salario base para el cálculo de lo que corresponda al trabajador o trabajadora por concepto de vacaciones, será el salario normal devengado en el mes efectivo de labores inmediatamente anterior a la oportunidad del disfrute. En caso de salario por unidad de obra, por pieza, a destajo o a comisión, será el promedio del salario normal devengado durante los tres meses inmediatamente anteriores a la oportunidad del disfrute. Si el Salario no es variable, elija la opción No. Página 9

10 2.1.2 Opciones de mantenimiento del Fichero: Incluir Trabajador: - Agregar un nuevo registro. - Llene los campos del formulario. Modificar Datos del Trabajador: o Edita y modifica los datos del la ficha del trabajador. Cancelar: - Anular la acción que está realizando. Buscar Trabajador: - Muestra la Ventana de búsqueda de datos. Detalles abajo. Histórico de Salarios: - Permite incluir los Salarios o Remuneraciones devengadas por cada trabajador. Detalles abajo. Guardar Datos del Trabajador: - Al finalizar de Incluir o Modificar un Trabajador, es necesario usar esta opción para que queden grabados los cambios. Eliminar Datos del Trabajador: - Elimina el registro o ficha de un trabajador. Solo está disponible si el trabajador no ha tenido proceso o históricos. Salir: - Sale de la opción o del formulario. Página 10

11 Buscar a un Trabajador: Búsquedas avanzadas. En la medida que indican datos de Apellido o Nombres se filtran los trabajadores según el criterio de búsqueda seleccionada. De Clic a una de las filas del trabajador a elegir. Luego de Clic al botón de aceptar. Página 11

12 Histórico de Salarios. Es la opción por medio del cual incluimos por cada trabajador el histórico mensual de sus remuneraciones mensuales Su uso es muy sencillo, solo debe ubicar a un trabajador determinado, de Clic al botón de Histórico de Salarios y se presenta el formulario con las columnas respectivas para ingresar los montos mensuales desde su fecha de ingreso a la fecha de egreso o retiro, (En caso de no tener fecha de Egreso, será hasta el mes dele fecha de trabajo. Página 12

13 Las Columnas de Montos promedios se calculan automáticamente en base a las Remuneraciones mensuales indicadas y se utilizan para los siguientes escenarios: Promedio Mes: Es Utilizado como Salario Último. (Prestaciones, Bono Fin de Año y Vacaciones). o Se determina así: Remuneración Mensual dividido entre 30 (días). Promedio Trimestre: Es Utilizado como Salario para Vacaciones cuando el Trabajador devenga un Salario Variable. o Se determina así: Remuneración Mensual de los Últimos seis (3) meses dividido entre 90 (días). Promedio Semestre: Es Utilizado como Salario para Prestaciones Sociales cuando el Trabajador devenga un Salario Variable. o Se determina así: Remuneración Mensual de los Últimos seis (6) meses dividido entre 180 (días). Cuando es primera vez que entras a esta tabla, el Sistema le asigna a cada mes el Salario Último (diario) que indicó en la ficha del trabajador, sin embargo para cumplir con el proceso correcto de indicar los Salarios o Remuneraciones Mensuales percibidas por el Trabajador, use el botón de Modificar e indique las Remuneraciones Mensuales, Anticipos de Prestaciones e Intereses correspondientes. Página 13

14 Vamos a tomar este escenario como ejemplo: Fecha Sueldo M. Anticipos Pago de Intereses ago sep oct nov dic ene feb mar abr may jun jul ago sep oct nov dic ene feb mar abr may jun jul ago sep oct nov dic ene feb mar abr may jun jul ago sep oct Un Trabajador que Ingresó el 12/08/2009 y se Retira el 04/10/2012 Sus Remuneraciones Mensuales son las Siguientes: Creas una matriz por cada trabajador parecida a esta, donde debe indicar además de las Remuneraciones Mensuales, los Anticipos de Prestaciones y los Pagos de Intereses (si los hubo). Página 14

15 Para incluir esta información, de Clic al botón de Editar Modificar y ubicase en cada Fila del mes e incluya el monto según cada columna: Remuneración Mensual, Anticipo de Prestaciones Sociales y Pago de Intereses. Puede copiar y pegar cada celda como si estuviese usando una hoja de Excel. Cuando finalice, de Clic al botón de Guardar, simultáneamente el Sistema recalcula los Salarios Promedios de la tabla, tales como: Mes, Trimestre y Semestre. Veamos cómo queda la tabla luego de incorporar los montos y guardar. Puede modificar esta tabla las veces que sea necesario, pero recuerde que los Salarios Promedios serán actualizados cada vez que guardes los nuevos cambios, motivo por el cual debe procesar al trabajador nuevamente los procesos tales como: Prestaciones Sociales, Vacaciones y Utilidades para que recalcule y logre nuevos resultados. Esta tabla puede ser actualizada los campos de Remuneración Mensual, Anticipos de Antigüedad y Pago de Intereses por medio de procesos externos de Importación de datos, sin embargo recomendamos que entre y guarde para que los Promedios sean actualizados por el Sistema. Existen 3 botones adicionales que puede ser de mucha utilidad: - Exportar a una Hoja de Excel: o Por medio de esta opción podrá llevar estos valores a una Hoja de Excel de forma automática. - Importar desde una Hoja de Excel. Página 15

16 o Por medio de esta opción podrá traer los montos llenados en la Plantilla de Excel del Sistema, de tal forma que le facilite el proceso de inclusión de datos históricos. o Solo debe usar la plantilla presentada, en caso de tener otra plantilla, debe copiar y pegar los montos en esta plantilla sin alterar su estructura y conservar las propiedades de cada columna. - Limpiar Historial: o Por medio de esta opción podrá inicializar los valores de esta tabla, tomando en cuenta que sustituirá los montos de cada mes por el Salario Último mensual y diario según la ficha del trabajador. 2.2 Parámetros: Corresponde a los valores o constantes que son necesarios cuando se ejecutan cálculos o procesos: Está divido en los siguientes recuadros: - LOTTT 2012: o Corresponden a los parámetros que son necesarios en la LOTTT vigente. o Por defecto están guardados los mínimos establecidos. o Los valores almacenados son los siguientes: Días Vacaciones: Días Bono Vacacional. Días Bono Fin de Año. o El Usuario podrá modificarlos usando el botón de Modificar ubicándose en cada celda o campo. Página 16

17 - LOTTT 1997: o Corresponden a los parámetros que son necesarios en la LOT 1997 derogada, sin embargo para los casos mediante el cual se requiere liquidar trabajadores cuyas fecha de ingreso corresponden antes de la entrada de vigencia de la nueva Ley, es necesario determinar las Prestaciones Sociales hasta el 30 de Abril del 2012, es por ello necesario contar con los parámetros que existían para ser aplicados correctamente. o Por defecto están guardados los mínimos establecidos. o Los valores almacenados son los siguientes: Días Vacaciones: Días Bono Vacacional. Días Bono Fin de Año. o El Usuario podrá modificarlos usando el botón de Modificar ubicándose en cada celda o campo. - Vacaciones Colectivas: o o - General: o En el proceso de liquidación y pago de Vacaciones Colectivas es necesario definir la fecha de Inicio y Fin de las Vacaciones que establece la Empresa para determinar los días hábiles, feriados y descanso. Cada año deberá cambiar o actualizar la fecha de Inicio y Fin de Vacaciones Colectivas. Corresponden a valores de tipo general que son utilizados en los cálculos o procesos de Nómina. Para tales efectos se requiere del campo: Salario Mínimo: Página 17

18 2.3 Tabla de Intereses. En los cálculos de Prestaciones Sociales se requieren 3 tipos de tasas de Interés: Tasa Promedio y Tasa Activa. Las tasas de Intereses las tomamos de las publicadas por el BCV mensualmente y se actualizan cuando se reinstala el sistema. - El Usuario podrá actualizarlas manualmente. o Antes de actualizar el Sistema le recomendamos que haga una copia del mismo en caso que requiera recuperar las tablas que haya actualizado manualmente. - En caso de no estar actualizada las tasas de Interés, el Sistema tomará la Última tasa de interés registrada. Tasa Promedio: Aplicable a los Intereses correspondiente a las Prestaciones Sociales para todos los efectos desde Julio 1997 hasta el mes de retiro del trabajador. La Tasa Promedio es el resultado de la ecuación. (Tasa Activa+Tasa Pasiva) Divido en 2. TA+TP 2 Obviamente estas tasas las importamos desde la hoja de Excel del BCV que publica mensualmente. Tasa Activa: Sólo es aplicable a los Intereses de Mora cuando la fecha de pago es posterior a la fecha máxima de pago establecida en la nueva ley. (5 días hábiles posteriores a la fecha de Retiro del trabajador). Página 18

19 3. Movimientos Corresponde a un grupo de opciones relacionadas con los procesos de cálculo del Sistema, mediante el cual generan movimientos o históricos para luego ser integrados con la contabilidad, tales movimientos son los siguientes: - Prestaciones Sociales LOTTT. - Bonificación fin de año. - Vacaciones. o Individuales o Colectivas. Página 19

20 CAPITULO Formulario para el Cálculo de Liquidación de Prestaciones Sociales Por medio de este formulario, se realizan los cálculos de Prestaciones Sociales de los Trabajadores que se van a Liquidar a una fecha determinada. De igual forma podrá determinar sus prestaciones Sociales sin necesidad de indicar fecha de retiro, ya que se toma como fecha de Retiro la fecha del sistema. Este formulario está divido en 3 partes: Encabezado: Muestra los datos del trabajador seleccionado. Cuerpo: Muestra los Cálculos y Resultados finales en 3 fases distintas o Prestaciones Sociales e Intereses (LOT 1997) ANEXO 2: Acreditados mensualmente hasta el 30 de abril del Ley Anterior LOT o Prestaciones Sociales e Intereses (LOTTT 2012) ANEXO 1: Acreditados Trimestralmente a partir de Mayo Ley actual LOTTT o Liquidar Prestaciones Sociales: Por medio de este proceso se determinan todos los conceptos de la LOTTT que le corresponden al trabajador al momento de ser liquidado. Pie: Muestra los Resúmenes y Totales de cada anexo. Página 20

21 Como pueden observar en esta imagen, en un solo formulario determinas los cálculos de las Prestaciones Sociales de un Trabajador que haya ingresado antes o después de aprobarse la nueva LOTTT de tal forma que sean auditados los resultados en base a sus anexos respectivos. A continuación explicaremos como funciona cada parte del formulario: ENCABEZADO En esta sección del Formulario nos permite identificar al trabajador que estamos seleccionando (Punto anterior). Los campos visibles son: Datos de la Ficha del Trabajador: Cédula Nombre: Apellidos: Nacionalidad: Cargo: Fecha de Ingreso: Fecha de Egreso: Último Salario Diario. Frecuencia de Pago: Forma de Pago: Salario Variable: Datos de Prestaciones Sociales: Antigüedad en la Empresa: Garantía de las Prestaciones Sociales: Parámetros Generales: Días de Vacaciones: Días de Bono Vacacional: Página 21

22 Días Bono Fin de Año. Botones de Búsqueda y Flechas de Cursor: Buscar Trabajador. Primero: Anterior: Siguiente: Ultimo: Salir: Por defecto siempre se muestra el último registro o trabajador procesado, y solo se muestran los trabajadores que hayan sido procesados o guardados como liquidados, las cuales pueden ser localizados por medio de las flechas del cursor. Aquellos trabajadores que no han sido liquidados, deberá buscarlos y seleccionarlos, ver punto Buscar y Seleccionar Trabajador: Para iniciar el proceso de Calcular las Prestaciones Sociales a un trabajador es necesario Buscarlo y Seleccionarlo por medio del botón de Buscar Empleado/Trabajador. Página 22

23 Seguidamente se despliega la ventana de búsqueda del Trabajador con criterios de búsquedas tales como: - Cédula - Apellidos - Nombres - Status. Recuerde que por defecto está el Status de Activo, en caso de que el trabajador esté Liquidado, no será mostrado mientras exista el filtro de Activo, debe cambiar para el Status de Liquidado. Elija el trabajador respectivo y de Clic al botón de Seleccionar. Si no existe un trabajador que requiera liquidarlo, debe registrarlo previamente por medio de Fichero de Trabajadores. Ver punto CUERPO En esta sección del formulario se divide en 3 procesos en distintas pestañas: Prestaciones Sociales e Intereses (LOTTT 2012).Anexo 1 Prestaciones Sociales e Intereses (LOT 1997). Anexo 2 Liquidar Prestaciones Sociales. Cada uno de estos procesos lo identificaremos con el punto seguido del número en orden que le corresponde. Página 23

24 Prestaciones Sociales e Intereses (LOTTT 2012) Anexo 1 Por medio de esta pestaña calcularemos el Depósito o Abono de las Prestaciones Sociales de todos los trabajadores para su posterior Liquidación de Prestaciones Sociales. Este proceso aplica a todos los trabajadores a todos los trabajadores de cualquier fecha de Ingreso. Para los Trabajadores que estaban Activos antes de la entrada de vigencia de la LOTTT 2012, el primer mes mostrado es Mayo (Ver Criterios al final de este punto). Página 24

25 CAMPOS DEL FORMULARIO: Por cada fila serán mostrados los datos relacionados con las siguientes columnas: a. Años: b. Fecha: Es el año cumplido según la fecha del registro. Corresponde al Mes y Año en forma progresiva desde el primer mes de Ingreso hasta el mes de la fecha de Retiro. c. Salario Diario: Corresponde al Monto Diario devengado por el Trabajador según la tabla en Fichero del Trabajador llamada Histórico de Salario. 1. El monto diario penderá del tipo de Salario del Trabajador: Fijo o Variable. a. Si es Fijo: Muestra el Salario Diario de la Columna Salario Promedio Mes. b. Si es Variable: Muestra el Salario Diarios de la Columna Salario Promedio Semestre. d. Cuota Parte Bono Fin de Año: Es el resultado diario de lo devengado por Bono Fin de Año de acuerdo al Monto Diario Devengado y el factor de Bono de Fin de Año: Salario x Días Utilidades dividido entre 360. El valor de Días del Bono Fin de Año es tomado del formulario de Parámetros en Ficheros, bajo el recuadro de LOTTT e. Cuota Parte Bono Vacacional: Es el resultado diario de lo devengado por Bono Fin de Año de acuerdo al Monto Diario Devengado y el factor de Bono Fin de Año. f. Salario Integral: Es la suma de los Montos de las 3 columnas anteriores. g. Días Abonados: Corresponde a los 15 días (depositados o abonados cada trimestre) por derecho de Prestaciones Sociales según el Art. 142 numeral A. Este valor se genera en la fila del mes que coincida con la fecha de su cumplimiento. h. Días Adicionales: Corresponde a los 2 días adicionales (depositados o abonados cada año después del primer año) según el Art. 142 numeral B. Este valor se genera en la fila del mes que coincida con la fecha de su cumplimiento. i. Total Días: Corresponde a la suma en el mismo mes de las columnas Días Abonados y Días Adicionales. Página 25

26 Es probable que el resultado sea 0, 2, 15 o 17 días según las condiciones y resultados que se cumplan en el mismo mes. j. Monto Abonado: Es el resultado de la multiplicación de Total Días por el Monto de la Columna Salario Integral. k. Total Prestaciones: Es la suma acumulada de la Columna Monto Abonado. l. Anticipos de Prestaciones: Corresponde al monto indicado en la columna de Anticipo en Histórico de Salarios. Este monto se imputará en el mes que le corresponda según lo indicado en Histórico de Salarios de la Ficha del Trabajador. m. Saldo de Prestaciones: Es la suma acumulada de la Columna Total Prestaciones menos la Columna Anticipos de Prestaciones. Este resultado sirve como base o Capital para el cálculo de Intereses. n. Tasa Interés Promedio: Corresponde al abono mensual de los Intereses sobre Prestaciones Sociales indicados en el Art o. Intereses Devengados: Corresponde al monto abonado los intereses del mes que resulta de la ecuación: CAPITAL X TASA 1200 Capital= Columna Saldo de Prestaciones, Monto del Mes Anterior. Tasa= Columna Tasa Interés Promedio: Tasa del mes. p. Pago de Intereses: Corresponde al monto indicado en la columna de Pago Intereses en Histórico de Salarios. q. Saldo de Intereses: Es la suma acumulada de la Columna Intereses Devengados menos la Columna Pago de Intereses. Página 26

27 Prestaciones Sociales e Intereses (LOT 1997) Anexo 2 Por medio de esta pestaña calcularemos el Depósito o Abono de las Prestaciones Sociales de todos los trabajadores para su posterior Liquidación de Prestaciones Sociales. Este proceso se calcula a todos los trabajadores que estaban Activos antes de la entrada de vigencia de la LOTTT. Prácticamente es igual al formulario LOTTT 2012, la diferencia es que está los abonos mensuales o trimestrales. Los abonos de Antigüedad mensual son calculados desde la fecha de Ingreso del Trabajador hasta el 30 de Abril del En caso de Trabajadores que ingresaron después del 30 de Abril del 2012, no se mostrarán ningún tipo de registro o cálculo. Veamos las diferencias en los campos que se detallan a continuación: Página 27

28 CAMPOS DEL FORMULARIO: Por cada fila serán mostrados los datos relacionados con las siguientes columnas: a. Años: b. Fecha: Es el año cumplido según la fecha del registro. Corresponde al Mes y Año en forma progresiva desde el primer mes de Ingreso hasta el mes de la fecha de Retiro. c. Salario Diario: Corresponde al Monto Diario devengado por el Trabajador según la tabla en Fichero del Trabajador llamada Histórico de Salario. 1. El monto diario penderá del tipo de Salario del Trabajador: Fijo o Variable. a. Si es Fijo: Muestra el Salario Diario de la Columna Salario Promedio Mes. b. Si es Variable: Muestra el Salario Diarios de la Columna Salario Promedio Semestre. d. Cuota Parte Utilidades: Es el resultado diario de lo devengado por Utilidades de acuerdo al Monto Diario Devengado y el factor de Utilidades: Salario x Días Utilidades dividido entre 360. El valor de Días de Utilidades es tomado del formulario de Parámetros en Ficheros, bajo el recuadro de LOTT e. Cuota Parte Bono Vacacional: Es el resultado diario de lo devengado por Bono Fin de Año de acuerdo al Monto Diario Devengado y el factor de Bono Fin de Año. f. Salario Integral: Es la suma de los Montos de las 3 columnas anteriores. g. Días Abonados: Corresponde a 5 días (depositados o abonados mensualmente) por derecho de Prestaciones Sociales según el Art. 108 LOT Este valor se genera en la fila del mes que coincida con la fecha de su cumplimiento. h. Días Adicionales: Corresponde a los 2 días adicionales (depositados o abonados cada año después del primer año) según el Art. 108 LOT Este valor se genera en la fila del mes que coincida con la fecha de su cumplimiento. i. Total Días: Corresponde a la suma en el mismo mes de las columnas Días Abonados y Días Adicionales. Es probable que el resultado sea 0, 2, 5 o 7 días según las condiciones y resultados que se cumplan en el mismo mes. Página 28

29 j. Monto Abonado: Es el resultado de la multiplicación de Total Días por el Monto de la Columna Salario Integral. k. Total Prestaciones: Es la suma acumulada de la Columna Monto Abonado. l. Anticipos de Prestaciones: Corresponde al monto indicado en la columna de Anticipo en Histórico de Salarios. Este monto se imputará en el mes que le corresponda según lo indicado en Histórico de Salarios de la Ficha del Trabajador. m. Saldo de Prestaciones: Es la suma acumulada de la Columna Total Prestaciones menos la Columna Anticipos de Prestaciones. Este resultado sirve como base o Capital para el cálculo de Intereses. n. Tasa Interés Promedio: Corresponde al abono mensual de los Intereses sobre Prestaciones Sociales. Intereses Devengados: Corresponde al monto abonado los intereses del mes que resulta de la ecuación: CAPITAL X TASA 1200 Capital= Columna Saldo de Prestaciones, Monto del Mes Anterior. Tasa= Columna Tasa Interés Promedio: Tasa del mes. o. Pago de Intereses: Corresponde al monto indicado en la columna de Pago Intereses en Histórico de Salarios. p. Saldo de Intereses: Es la suma acumulada de la Columna Intereses Devengados menos la Columna Pago de Intereses. Página 29

30 PIE DEL FORMULARIO: En esta sección al final del Formulario que corresponde al Cálculo de las Prestaciones Sociales e Intereses según la LOTTT 2012, el Sistema le provee Información Resumida y Detalle de los Cálculos para su Impresión. RESUMEN CONSOLIDADO DE MONTOS Resumen de Prestaciones Sociales: En este recuadro se muestran los resultados resumidos de las Prestaciones Sociales calculadas en ambos formularios (Ley Anterior y Actual en columnas distintas), de tal forma que permita verificar los resultados de forma consolidada. LOT 1997 LOTTT TOTAL (Consolidado o la suma de cada fila de ambas columnas). Prestaciones Sociales Depositadas o Abonadas. Menos: Anticipos sobre Prestaciones Sociales. Saldo de Prestaciones Sociales. Resumen de Intereses sobre Prestaciones Sociales: En este recuadro se muestran los resultados resumidos de los Intereses sobre Prestaciones Sociales calculados en ambos formularios (Ley Anterior y Actual en columnas distintas), de tal forma que permita verificar los resultados de forma consolidada. LOT 1997 LOTTT TOTAL (Consolidado o la suma de cada fila de ambas columnas). Intereses abonados mensualmente. Menos: Intereses pagados. Saldo de Intereses sobre Prestaciones Sociales. Página 30

31 REPORTES Anexo 1 A: Por medio de este reporte podrá conocer como se realizaron los cálculos de los montos de los Depósitos o Abonos de las Prestaciones Sociales realizados por cada mes, indicando además como se determinó el Salario Integral y los Días que corresponden por ley. Anexo 1 B: Por medio de este reporte podrá conocer como se realizaron los cálculos de los montos de los Intereses sobre las Prestaciones Sociales abonados cada mes. Estos reportes sirven como anexo al Comprobante de Pago de Liquidación de Prestaciones Sociales en relación a los Cálculos de la LOTTT A continuación los Reportes en PDF y Excel. (Para Imprimir en PDF, recomendamos usar PDFCreator y lo elije como Impresora al momento de Imprimir). Página 31

32 Cuando finaliza la Impresión, el Sistema le da la opción de Exportar el Reporte en Formato Excel. Elija la opción Si y se genera automáticamente. Página 32

33 Página 33

34 IMPRESIÓN LOT 1997 Página 34

35 2.3 CRITERIOS APLICADOS EN LOS CÁLCULOS DE LAS PRESTACIONES SOCIALES E INTERESES (LOTTT 2012) TOMANDO EN CUENTA QUE EXISTEN VACIOS EN LA LEY QUE SOLO PODRAN SER ACLARADOS EN EL NUEVO REGLAMENTO. Es importante que el Usuario conozca los criterios de cálculos que realizamos apegados a la LOTTT vigente, de tal forma que pueda auditar los resultados emitidos por el Sistema. PRIMER TRIMESTRE PARA EL DEPÓSITO O ABONO DE LAS PRESTACIONES SOCIALES. Es importante aclarar que este proceso realiza el primer abono trimestral en base a los siguientes escenarios: A. Abono de las Prestaciones Sociales en el primer Trimestre basado en texto de la LOTTT: Disposiciones Transitorias Segunda, Numeral 4: Los trabajadores y Trabajadoras que para el momento de la entrada en vigencia de esta Ley tuviesen un tiempo de servicio menor a tres meses, se les efectuará el primer depósito de quince días por concepto de garantía de prestaciones sociales establecida en esta Ley al cumplir los tres meses de servicio. Si el trabajador ingresó en Febrero o Marzo del 2012, el primero abono trimestral de las Prestaciones Sociales por 15 días se realiza en Mayo del Recordemos que estos trabajadores en la anterior Ley no se les abonó la Antigüedad de los 5 días sino hasta el cuarto mes. Es por ello que se le reconoce los 15 días en Mayo Si el trabajador ingresó en Abril del 2012, el primero abono trimestral de las Prestaciones Sociales por 15 días se realiza en Junio del 2012; ya que su primer trimestre los cumple en Junio B. Abono de las Prestaciones Sociales en el primer Trimestre basado en texto de la LOTTT: Art. 142, Numeral a: El patrono o patrona depositará a cada trabajador o trabajadora por concepto de garantía de las prestaciones sociales el equivalente a quince días cada trimestre, calculado con base al último salario devengado. El derecho a este depósito se adquiere desde el momento de iniciar el trimestre. i. Si el trabajador ingresó en Mayo del 2012 o cualquier fecha de Enero del 2012 o anterior, el primero abono trimestral de las Prestaciones Sociales por 15 días se realiza en Julio del 2012, o sea, al cumplir su primer trimestre según la nueva ley. Página 35

36 ii. Si el trabajador ingresó en Junio del 2012 o cualquier fecha posterior, el primero abono trimestral de las Prestaciones Sociales por 15 días se realiza cuando cumpla el primer trimestre. En el caso de Junio 2012, el primer trimestre se cumple en Agosto 2012; si ingresa en Julio 2012, el primer trimestre se cumple en Septiembre 2012, así sucesivamente. TRIMESTRES POSTERIORES PARA EL DEPOSITO O ABONO DE LAS PRESTACIONES SOCIALES. Todos los abonos de los 15 días de las Prestaciones Sociales se realizarán al cumplirse cada Trimestre, esto quiere decir que si el primer abono de Antigüedad se realizó en Julio 2012, el próximo abono será en Octubre de 2012, luego Enero 2013, así sucesivamente mientras esté activo el trabajador. La Ley no es muy clara en cuanto a cual trimestre se refiere, si es fiscal o si es del trabajador, por los momentos lo interpretamos como el trimestre del trabajador, ya que en las Disposiciones Transitorias Segunda Numeral 4 establece el hecho de cumplir el primer trimestre y se puede interpretar el criterio del legislador donde al cumplirse el primer trimestre, los siguientes trimestres se aplicarán bajo los mismo criterios. Luego si el nuevo Reglamento de la LOTTT define este criterio, realizaremos el cambio respectivo, mientras tanto no hay un criterio bien definido, por lo cual nos inclinamos por este, debido a las consultas que hemos realizados a expertos en la materia y publicaciones en los medios de comunicación donde expertos manifiestan su posición al respecto. ABONO DE LAS PRESTACIONES SOCIALES EN EL ULTIMO TRIMESTRE LABORADO. En el texto de la ley especifica Art.142 numeral a. El derecho a este depósito se adquiere desde el momento de iniciar el trimestre. Es por esta razón que en el último mes siempre se acreditará 15 días de Prestaciones Sociales, ya que el derecho se obtiene al principio o al final del trimestre. Analogía de derecho y pago de cada Trimestre: Si un trabajador contratado semanalmente, cuyo pago se realiza cada fin de semana, el derecho lo adquiere al comienzo de su semana y se paga al final de su jornada. Lo mismo sucede con los beneficios adquiridos en períodos distintos como es el caso de los 15 días que la LOTTT le otorga al trabajador. En caso de no cumplirse el trimestre, tiene por derecho los 15 días aun cuando no los haya culminado. Claro está que los Intereses devengados en el último mes deben corresponder por los días desde el inicio del mes hasta la fecha de retiro. Importante: Las Prestaciones Sociales Acumuladas menos los Anticipos aplicados, visualizarlos en el Anexo 1 a. podrán Página 36

37 CALCULO DE LOS INTERESES DE PRESTACIONES SOCIALES: Este proceso se realiza mensualmente a la Tasa Promedio tomando como capital el Saldo de las Prestaciones Sociales. (Total Prestaciones Sociales menos los Anticipos.) Los Intereses Acumulados menos los pagos de Intereses podrá visualizarlos en el Anexo 1 b. ANTICIPOS DE LAS PRESTACIONES SOCIALES: Aunque la Ley regula el Anticipo de Prestaciones Sociales cuando se Acredita en la Contabilidad de la Entidad (Art. 144) o cuando se Deposita en una Cuenta de Fideicomiso Individual o en el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales, el Usuario podrá indicar los montos de Anticipos si los mismo han sido otorgados. El sistema procesará la información que Usted registre y no restringirá el campo para tales efectos. Página 37

38 Liquidar Prestaciones Sociales: Por medio de este formulario se determina la Liquidación General del trabajador, tales como: Las Garantías de las Prestaciones Sociales LOTTT 2012 y los Intereses devengados. Anexo 1 A y B. Las Garantías de las Prestaciones Sociales y los Intereses al calculados en base a la ley derogada, para los trabajadores activos al momento de la vigencia de la nueva ley. Vacaciones Fraccionadas Bono Vacacional Fraccionado. Bono fin de año Fraccionado. Anticipos de Prestaciones Sociales. (Si corresponde). Intereses de Mora (Si Aplica) Diferencia a favor por Retroactividad de las Prestaciones Sociales. (Si aplica). Asignaciones y Deducciones que correspondan aplicar al trabajador al terminar la relación laboral. Para tales efectos es necesario conocer los procedimientos para determinar la Liquidación del trabajador. Página 38

39 Importante: Los conceptos calculados al momento de la liquidación del trabajador corresponden con los exigidos en la LOTTT vigente, motivo por el cual el Sistema bloquea liquidaciones antes de entrar en vigencia la nueva ley debido para evitar confusiones e incongruencias de conceptos en base al tiempo y la ley. Retroactividad según Art. 142 numeral C.: Este recuadro muestra el cálculo exigido en la ley para determinar si el trabajador goza de un beneficio tomando en cuenta su Antigüedad en años (Asignándole un valor de 30 días por cada año) multiplicado por el Último Salario devengado a la fecha de Retiro. De este resultado se compara con el total de Prestaciones Sociales Depositadas o Abonadas, de ser Mayor el Total del Monto de Retroactivo, entonces le corresponde pagar este Monto. Como contablemente ya tenemos depositados o abonadas la Prestaciones Sociales, entonces se le cancela la Diferencia a favor por este recalculo. Ejemplo1: Cuando el monto de la Retroactividad es mayor que el monto de lo Depositado o abonado de las Prestaciones Sociales. Un trabajador tuvo una Total de Prestaciones Sociales Depositadas o Abonadas por un Monto de BsF , y al momento del Retiro se hizo el Cálculo de la Retroactividad y el Monto fue de BsF (6 Años = 180 días por BsF. 100 ) entonces, la Empresa debe pagarle BsF como una compensación por Retroactividad de las Prestaciones Sociales. Finalmente el trabajador cobra BsF (Suma de de Prestaciones Sociales por la Dif. De Retroactividad). Ejemplo2: Cuando el monto de la Retroactividad es menor que el monto de lo Depositado o abonado de las Prestaciones Sociales. Página 39

40 Un trabajador tuvo una Total de Prestaciones Sociales Depositadas o Abonadas por un Monto de BsF , y al momento del Retiro se hizo el Cálculo de la Retroactividad y el Monto fue de BsF (6 Años = 180 días por BsF. 80) entonces, NO hay diferencia a Pagar por concepto compensación por la retroactividad de las Prestaciones Sociales, debido a que los Depositado o Abonado como Garantía de las Prestaciones Sociales es mayor que el total de lo calculado como Retroactivo. Opciones del Formulario: El Formulario de Liquidar Prestaciones Sociales tiene varios botones para distintos fines, tales como: Motivo del Retiro o Egreso: Es necesario que seleccione una de estas opciones de Retiro, ya que del mismo dependen el cálculo de otros conceptos. Las opciones de Retiro son las siguientes: - Retiro Voluntario.(Retiro) - Culminación de Contrato. (Justificado). - Despido (Justificado). - Despido (No Justificado). - Fallecimiento. (No Justificado). - Jubilación (Retiro). - Incapacidad. (No Justificado). Fecha de Pago: Esta fecha es importante indicarla para determinar los Interese de Mora en caso de que la fecha de pago sea posterior a la fecha tope a pagar que establece la ley. Página 40

41 Calcular Intereses de Mora: Solo aplica cuando la fecha de pago es por lo menos 5 días hábiles posteriores a la fecha de Liquidación. El cálculo se realiza por la diferencia de días entre la fecha tope a pagar sin Intereses y la fecha de pago. Es necesario que esté tildado el campo llamado Calcular Intereses de Mora. Para calcular los Intereses de Mora solo es necesario que indique la nueva fecha de pago y de Clic al botón de Calcular. El resultado será mostrado como un nuevo concepto siempre y cuando tenga días de mora. Auditoria de Datos: Corresponden a valores que no son mostrados en los cálculos pero son parte de los resultados, tales como: - Total días abonados de Prestaciones:(Suma en Días de las Prestaciones de LOTTT 2012 y LOT Días Adicionales totales (Acumulados, tope 30 días.) - Días de Mora pago de Prestaciones (Si aplica) - % de Tasa de Interés de Mora aplicada. (Si aplica). - Cualquier otro valor que sea necesario mostrar para auditar resultados. Calcular: Este proceso es necesario para que se generen los conceptos de pago. Si el recuadro de conceptos está vació, de Clic a esta opción. Calcular no Implica que esté liquidado el trabajador, deberá Guardar para que el Trabajador quede como Liquidado y los cálculos queden guardados sin poder ser alterados. Sirve también como opción de Reversar el proceso de Trabajador Liquidado, dejando Activo nuevamente el Trabajador para poder ser Recalculadas sus Prestaciones. Incluir Nuevo Concepto: Por medio de esta opción podrá agregar Nuevos Concepto de libre criterio, solo indica el nombre del Concepto y el Monto a Pagar (Valor Positivo) o Deducir (Valor Negativo). Conceptos Adicionales: Es una lista de conceptos disponibles para indicar montos a pagar adicional a los que se calculan automáticamente. Página 41

42 Guardar: Esta opción aparte de Guardar los Resultados, también procesa al trabajador como Liquidado. Una vez que el trabajador quede liquidado, no podrá realizar cambios, solo imprimir el Recibo de Pago. Si requiere reversar la Liquidación use nuevamente el botón de Calcular. Imprimir: Emite el Recibo de Pago con el resumen de pago de las Prestaciones Sociales. Este Reporte es un modelo de ejemplo y está desarrollado en Crystal Reports, motivo por el cual podrá cambiarlo a sus necesidades. Página 42