GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMACIÓN CON E-LEARNING DIRIGIDA A COLECTIVOS SIN ALTA CUALIFICACIÓN CAPÍTULO 4. Dirección Técnica:

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1 LA FORMACIÓN EMPRESARIAL CON E-LEARNING

2 GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMACIÓN CON E-LEARNING DIRIGIDA A COLECTIVOS SIN ALTA CUALIFICACIÓN CAPÍTULO 4 Dirección Técnica:

3 4.- EL PLAN DE FORMACIÓN 33 Capítulo 4 EL PLAN DE FORMACIÓN La siguiente metodología de Formación corresponde en su primera parte a la indicada desde la propia Junta de Castilla y León, dentro de las técnicas de gestión de RRHH para Pymes, en el portal: gestionado por el CEEI (Centros Europeos de Empresas e Innovación de Castilla y León). Se incluye en el ANEXO IV una información completa de la planificación de la Formación en Pymes. A esta metodología básica, STI amplía las necesarias consideraciones del e-learning y gestión por competencias (encaminada a la gestión del conocimiento), encuadradas en la metodología TNA de planificación de la formación en la empresa (Ver Capítulo 7).

4 EL PLAN DE FORMACIÓN PLANIFICACIÓN DE LA FORMACIÓN (Metodología TNA) Formación y Desarrollo profesional en el contexto del Plan Estratégico Corporativo Plan Estratégico Sistemas de Información Gestión del Conocimiento Organización Sistemas Plan Desarrollo Indiv. RRHH Plan Formación Límites del estudio de las necesidades Personal: Directivos, Técnicos, Usuarios Áreas: Tecnologías, Relaciones interpersonales, procedimientos Tipos de Formación: perfeccionamiento, reciclaje, promoción Formación de Objetivos, niveles de Formación y prioridades Inventario de Competencias del Personal (a nivel individual y de equipos de trabajo) Valoración de opciones de Formación Presencial (aula)/a distancia (textos y video, EAO, CD-Rom)/ e-learning El objetivo de la formación: El objetivo principal de la Formación en la empresa es la capacitación y actualización permanente de competencias de su personal, para permitirle un mayor desarrollo profesional y, con ello, un óptimo desempeño de las actividades encomendadas. La Formación es también un instrumento de motivación que favorece la comunicación interna, y mejora el grado de implicación de las personas en los proyectos de la empresa. Como proceso estratégico fundamental para la empresa se deberá elaborar un Plan de Formación siguiendo una metodología.

5 4.- EL PLAN DE FORMACIÓN 35 Metodología: Como se ha señalado en el punto anterior, la Formación es un proceso estratégico fundamental para las empresas, en el que habrá que definir los objetivos, contenidos, medios y recursos. Para ello deberemos contar con un Plan de Formación, que integrará toda esa información, cuya metodología y contenidos básicos presentamos a continuación. 1. Necesidades de formación 2. Plan de formación 3. Evaluación de los cursos realizados 4. Formación en e-learning 1. NECESIDADES DE FORMACIÓN La identificación de las necesidades actuales de formación en las distintas áreas de gestión de la empresa, así como la estimación de las que pueden ser requeridas a corto y medio plazo, constituye la base del Plan de Formación, que será uno de los ejes fundamentales en la gestión de los Recursos Humanos y estará integrado dentro de la política general de la empresa. Las necesidades de formación recogerán todas aquellas carencias que puedan ser corregidas por esta vía, y que se detectan ante los cambios de contenido tecnológico, económico, organizativo o de cualquier otro tipo, que afectan a la empresa y que repercuten en cada uno de los puestos de trabajo. Cuestionario de análisis de necesidades (Ver ANEXO IV) El proceso de identificación de las Necesidades de Formación. En definitiva la Formación tiene por objetivo adecuar, de forma permanente, las competencias de las personas a las exigencias de los puestos de trabajo. Por ello el proceso de identificación de necesidades parte de conocer el nivel de desarrollo de cada competencia que se requiere para desempeñar de manera eficiente los cometidos de cada puesto. A continuación, se analizará el nivel de desarrollo de las competencias de cada uno de los individuos que están ocupando o que esté previsto que ocupen dichos puestos y, por diferencia, se determinarán las necesidades de formación. Hay que destacar que un puesto determinado, por ejemplo: Administrativo, Vendedor, Mecánico, Almacenero, etc., puede estar ocupado por más de una persona. Esto quiere decir que las necesidades de formación de las distintas personas que ocupan un mismo puesto probablemente no serán las mismas. Tendremos así identificadas, al final del proceso, las necesidades de formación, o de rotación y entrenamiento en otros puestos, que debe tener cada persona de la empresa, con relación a su puesto de trabajo pero en función también de su propio nivel de desarrollo.

6 EL PLAN DE FORMACIÓN CONTENIDO DEL EMPLEO ACTUAL (Funciones, Actividades, Relaciones ) CONTENIDO DEL EMPLEO PREVISIBLE PERFIL PROFESIONAL ACTUAL DESEABLE CAPACIDADES CONOCIMIENTOS ACTITUDES PERFIL PROFESIONAL FUTURO DESEABLE CAPACIDADES CONOCIMIENTOS ACTITUDES PERFIL PROFESIONAL REAL ACTUAL NECESIDADES DE FORMACIÓN NECESIDADES DE FORMACIÓN OBJETIVOS OPERATIVOS OBJETIVOS OPERATIVOS El Cuestionario de Necesidades Formativas. El Cuestionario de Necesidades Formativas, que está disponible en esta página web 1, será cumplimentado por los responsables de cada área (administración, comercial, fabricación, etc), en colaboración con los potenciales destinatarios de la formación. Cada jefe / responsable de área conoce qué competencias y con qué grado de desarrollo son requeridas en cada uno de los puestos, así como el que tienen sus más inmediatos colaboradores y donde precisan mejorar. La evaluación del desempeño ayudará también de manera muy eficaz a detectar las posibles áreas de mejora de cada persona. En este cuestionario, el Jefe de cada Departamento debe señalar, en primer lugar, las competencias más críticas para el desempeño del puesto de trabajo de que se trate. A continuación tiene que indicar para cada una de ellas, el nivel de desarrollo de las mismas que requiere el puesto de que se trate y el que efectivamente tiene la persona o personas que lo ocupan. Las diferencias observadas son las que permiten determinar las necesidades formativas (que se recogerán en el cuadro inferior del cuestionario), y proponer las acciones y cursos en que deberá participar cada persona así como el grado de urgencia / prioridad en cada caso.

7 4.- EL PLAN DE FORMACIÓN PLAN DE FORMACIÓN Es el documento que recoge, de forma ordenada todas las acciones formativas previstas, para un determinado período de tiempo, con el objetivo de mejorar los niveles de competencia de los recursos humanos, para garantizar que cada individuo esté en condiciones óptimas para el logro de los objetivos previstos, adaptándose a los cambios que se puedan plantear en los distintos puestos de trabajo. Se consigue así que la Formación en las empresas no sea una mera acumulación de acciones o cursos diversos, generados de forma aleatoria, sino que efectivamente tenga una coherencia interna. El Plan de Formación debe contener toda la información relacionada con las distintas acciones formativas que serán desarrolladas en la empresa como son: los contenidos teóricos y prácticos y sus objetivos, los destinatarios de cada una de ellas, el calendario previsto, lugar donde se van a desarrollar los cursos o las otras acciones, etc. Para confeccionar el Plan de Formación de la empresa, la fuente básica de información es el Cuestionario de Necesidades que ya hemos comentado. Esta información deberá consolidarse en un único documento para cada departamento y para cada individuo. De esta consolidación saldrá una relación de cursos, algunos de ellos solicitados en más de un departamento, que precisa ser analizada con detalle. Se trata de ver la coherencia de estos cursos y su oportunidad, su viabilidad económica y, en general, todos aquellos aspectos que en la empresa se considere necesario tener en cuenta antes de la aprobación definitiva. Elaboración del Plan de Formación (ver Anexo IV). 3. LA EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN La evaluación de la formación tienen dos vertientes, una primera que analiza el aprovechamiento observado durante el desarrollo de la acción formativa, y otra segunda, la más importante, que vincula los resultados de la formación con los de la gestión empresarial. El aprovechamiento observado se evaluará en función de la participación y de las pruebas que se determinen para comprobar si se han alcanzado los objetivos perseguidos, lo que cada asistente a aprendido. La evaluación de los resultados de la formación, y su vinculación con los resultados de la gestión empresarial exige tener en consideración los aspectos económicos del Plan de Formación, y contemplar el reembolso de los mismos que se produce por la vía de la mejora de la gestión. Estos mayores ingresos obtenidos como consecuencia de un curso de ventas (p.e.: incremento de la facturación), o la disminución de gastos derivados de la formación (p.e.: menos averías o reclamaciones) deberían poder cuantificarse en cada casola cuantificación de los resultados que se derivan de un buen Plan de Formación nos ayudará

8 EL PLAN DE FORMACIÓN a situar a esta actividad en el nivel que le corresponde como uno de los ejes fundamentales dentro de la gestión de los recursos humanos de la empresa. Cuestionario de evaluación de cursos (Ver ANEXO IV) Cuestionario de seguimiento de formación (Ver ANEXO IV) Presupuesto de Formación. La ejecución del Plan de Formación supone incurrir en una serie de gastos cuya estimación previa y control posterior es necesario llevar a cabo. El objetivo es conocer y controlar la inversión que en Formación se hace en cada ejercicio, tanto en el conjunto de la empresa como en cada Departamento y el coste de cada acción formativa. Nos referimos fundamentalmente a los costes directos, es decir a los que suponen un desembolso real como son el pago de monitores externos, alquileres de aulas y los materiales específicos de cada curso; pero también habría que considerar los gastos indirectos que se generan por el coste de las horas dedicadas a estas actividades. Se ha preparado un ejemplo que, de forma resumida, orienta sobre la aplicación de los principales elementos presupuestarios y su tratamiento. Este documento elaborado en cada empresa, y ajustado a su realidad, proporcionará una información individualizada del coste de cada acción y del presupuesto conjunto para toda la organización. A la hora de tener en consideración los aspectos económicos del Plan de Formación, también deberíamos contemplar el reembolso de los mismos que se produce por la vía de la mejora de la gestión. Estos mayores ingresos (p.e.: incremento de las ventas), o la disminución de gastos derivados de la formación (p.e.: menos averías o reclamaciones) deberían poder cuantificarse en cada caso. La cuantificación de los resultados que se derivan de un buen Plan de Formación nos ayudará a situar a esta actividad en el nivel que le corresponde como uno de los ejes fundamentales dentro de la gestión de los recursos humanos de la empresa. Documento elaborado por: José Javier Larrañeta Ibáñez

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