MEJORAR EL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL TRÁMITE DEL SUBSIDIO FAMILIAR EN LA ARMADA NACIONAL

Transcripción

1 MEJORAR EL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL TRÁMITE DEL SUBSIDIO FAMILIAR EN LA ARMADA NACIONAL PRESENTADO POR: JAVIER AUGUSTO VILDOZA CRUZ UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA (FAEDIS) PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS DIPLOMADO EN SISTEMAS GESTIÓN DE LA CALIDAD Bogotá, D.C. 2015

2 Introducción En Colombia, la administración de las entidades públicas se ha fortalecido a través de los años, debido a las nuevas políticas de gobierno donde se requiere tener mayor aceptación por el servicio que están prestando, para poder ser acreditados con certificación de calidad. Ahora bien, desde muchos años la Armada Nacional República de Colombia ha venido mejorando cada uno de sus procesos para prestar un excelente servicio a la población, logrando incorporar en sus lineamientos los objetivos de calidad para ser una de las entidades públicas más reconocida de nuestro país, debido a la ardua experiencia que ha tenido con la administración del recurso humano en los diferentes escenarios. Lo anterior, ha concientizado a los altos mandos navales en la necesidad de mantener el mejoramiento continuo sobre los procesos y procedimientos que se están ejecutando para mejorar el manejo de los recursos físicos, financieros y la administración del talento humano en la institución, con el fin de retroalimentar el sistema de gestión de la calidad en la Armada Nacional República de Colombia. De igual forma, la administración del talento humano tiene como función primordial brindar bienestar a sus funcionarios a través de los reconocimientos económicos mediante el pago oportuno de su nómina mensual; teniendo en cuenta que de estos recursos depende el sustento de estas personas y en la mayoría de los casos se ve reflejado el bienestar de su núcleo familiar; de esta manera, se motiva al funcionario para que brinde un mejor servicio a la 2

3 población en cumplimiento de sus funciones y orden constitucional, coadyuvando significativamente a la misión institucional como es la de preservar la seguridad y defensa de la población. 3

4 Objetivo General Mejorar el procedimiento en la recepción de los documentos para el trámite del subsidio familiar, con el fin de optimizar la elaboración de nómina para el pago al personal de la Armada Nacional. Objetivos Específicos Analizar el funcionamiento que se está llevando a cabo en la recepción manual de la documentación física para el trámite de subsidio familiar. Analizar la trazabilidad de la documentación física remitida para el subsidio familiar que se tramita en las unidades laborales. Analizar la viabilidad para la creación y activación de un módulo en línea a través de la página web de la Armada Nacional, para dar trámite a las solicitudes de subsidio familiar realizados por los funcionarios de la Institución. 4

5 Antecedentes La Armada Nacional para el desarrollo de las políticas institucionales concerniente a la gestión del talento humano y su liderazgo, a través de la Jefatura de Desarrollo Humano y Familia, ha venido fortaleciendo las capacidades logísticas y administrativas para el personal que lidera la atención de los requerimientos de nóminas del personal activo realizados por los miembros de nuestra institución, con el fin de incrementar los niveles de eficiencia y efectividad para el manejo y bienestar del personal. Por tal motivo, la División de Nóminas de la Armada Nacional ha implementado herramientas administrativas y ayudas de consultas por la web (formatos procedimientos) de manera que se fortalezca el desarrollo de atención al usuario, para ser aplicados de manera oportuna y adecuada por las oficinas de personal de las unidades, evitando desgastes administrativos y duplicidad de información al momento de tramitar las solicitudes por parte de los miembros de la institución a la dependencia correspondiente. Con la aprobación del Decreto 1161 de 2014 donde se crea el subsidio familiar para el personal de infantes de marina profesional, se ha generado un aumento en las solicitudes realizadas para el trámite de este reconocimiento económico, lo que ha incrementado el volumen de documentos para ser digitados por los funcionarios encargados, al igual que llegan físicamente a la división de nóminas en periodos extensos desde el momento que lo remiten hasta su destino, no alcanzando a digitar y consolidar toda esta información en el tiempo requerido para su reconocimiento y liquidación en la nómina del personal. 5

6 Esta situación presentada, ha generado demoras en los trámites, tema que se ha debatido en reuniones con el Director de Personal de la Armada Nacional, logrando generar la conciencia de cambio e innovación para poder implementar mecanismos de mejoras y dar solución a esta situación, siendo allí el momento que motivo pensar a los directivos Cómo mejoraría este procedimiento que se viene llevando a cabo durante muchos años?, este interrogante nos muestra la importancia de poder utilizar mecanismos tecnológicos de trámites oportunos a través de la propuesta de la creación de un módulo que puede ser activado en la web de la Armada Nacional para el desarrollo del trámite del subsidio familiar en línea, con el fin de mejorar, agilizar y optimizar este procedimiento, manteniendo la satisfacción del cliente interno y externo de manera que estaría generando al mismo tiempo una sostenibilidad al sistema de gestión de la calidad de la Armada Nacional República de Colombia. 6

7 Normatividad La ejecución del desarrollo administrativo en la Armada Nacional es soportada por la normatividad vigente, esto fundamenta la toma de decisiones por parte de los directivos al momento de emitir órdenes. A continuación se relaciona los soportes legales que rigen la cadena administrativa para el desarrollo del procedimiento administrativo en la elaboración de nómina para el personal de la Armada Nacional, así: Decreto N 1211 de 1990 Por el cual se reforma el estatuto del personal de oficiales y suboficiales de las Fuerzas Militares. Decreto N 1214 de 1990 Por la cual se reforma el estatuto y el Régimen Prestación Civil del Ministerio de Defensa y la Policía Militar. Decreto N 2909 de 1991 Por el cual se reglamentan algunas disposiciones del Decreto N 1214 de 1990, estatuto y régimen prestacional del personal civil del Ministerio de Defensa y la Policía Nacional. Decreto N 989 de 1992 Por el cual se reglamentan algunas disposiciones del Decreto N 1211 de 1990, estatuto de personal de oficiales y suboficiales de las Fuerzas Militares. Decreto N 1790 de 2000 Por el cual se modifican el Decreto que regulan las normas de carrera del personal de oficiales y suboficiales de las Fuerzas Militares. Decreto N 1794 de 2000 Por el cual se establece el régimen salarial y prestacional para el personal de soldados profesionales de las Fuerzas Militares. Decreto N 4433 de 2004 Por medio del cual se fija el Régimen Pensional y de Asignación de Retiro de los miembros de la Fuerza Pública. 7

8 Decreto N 724 de 2012 Por el cual se dictan normas sobre el régimen salarial del personal uniformado activo de las Fuerzas Militares y de la policía Nacional del Ministerio de Defensa Nacional. Decreto N 2780 de 2012 Por el cual se establece la Prima de Comandos para un personal de Soldados e Infantes de Marina Profesionales de las Fuerzas Militares. Decreto N 187 de 2014 Por el cual se fijan los sueldos básicos para el personal de Oficiales, Suboficiales de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional. Decreto N 197 de 2014 Por el cual se reajusta la bonificación de actividad judicial para jueces y fiscales. Decreto N 190 de 2014 Por el cual se fijan las escalas de asignación básica de los empleos públicos de los empleados civiles no uniformados del MDN. Decreto N 3069 de 2014 Por el cual se establece el auxilio de transporte. Decreto N 1161 de 2014 Por el cual se crea el subsidio familiar para Soldados Profesionales e Infantes de Marina Profesionales. Resolución Ministerial N de 1995 Jurisdicciones y circunstancias que dan derecho a devengar la prima orden público. Resolución Ministerial N 3549 de 2014 Señala y fija monto partida diaria de alimentación para soldados, alférez, guardiamarinas, pilotines, cadetes, alumnos escuelas formación suboficiales FFMM y de la Policía Nacional y fija prima alimentación empleados públicos MDN y de la Policía Nacional. Circular N 1410/CARMA-SECAR-JEDHU de 2006 Orden Público. Circular N 055 /DINOM-37.2 del 05 abril de 2010 que trata sobre la verificación de las nóminas mensuales. 8

9 Circular N 095/DINOM-37.2 del 19 mayo de 2011 el cual se imparte instrucciones sobre el procedimiento de verificación de las nóminas mensuales por parte de las unidades. Circular N 016/MD-CG-CARMA-SECAR-JEDHU-DIPER-DINOM de 2013 Actividades de Buceo. Oficio N 1171/AYGAR del 28 agosto de 2014 se implementa el Sistema de Gestión Documental ORFEO. 9

10 Funcionamiento actual para el trámite de subsidio familiar y recepción de documentos Debido al incremento del volumen de documentos en las solicitudes realizadas por los infantes de marina profesional y las solicitudes adicionales del personal de oficiales, suboficiales y civiles de la institución, en la actualidad, esta situación ha generado represamiento de documentos, demoras en el trámite de revisión y digitación al sistema; motivo por el cual, ha sido la atención principal por parte de los funcionarios encargados de este trámite, para buscar mecanismos de solución a esta problemática. Esta situación ha motivado al líder del proceso para realizar un análisis minucioso al procedimiento de recepción y trámite del subsidio familiar que actualmente se está aplicando, trayendo consigo la reevaluación del proceso, en miras de optimizar y fortalecer la satisfacción del cliente interno y externo de la institución al tramitar de manera oportuna todas las solicitudes realizadas por los funcionarios; esta iniciativa surge, con el propósito de poder dar solución en el menor tiempo posible los trámites a las solicitudes de subsidio familiar. En la actualidad se está diligenciando este procedimiento, en un periodo aproximado de 90 días, contados a partir del momento que el tripulante tramita formalmente la solicitud a través de las oficinas de personal en su unidad laboral, donde posteriormente se envía el documento en físico con sus anexos por el sistema de correspondencia por valija, lo que ha generado inconvenientes por la demora en la entrega oportuna y posterior recepción de documentos en la División de Nóminas de la Armada Nacional; siendo nuevamente revisado toda la documentación para constatar si cumple con los requisitos mínimos exigidos acuerdo 10

11 normatividad, posteriormente se verifica si los datos personales de los beneficiarios se encuentran registrados en el Sistema Integrado de Talento Humano (SIATH), para poder iniciar con el trámite de digitación, en esta etapa se logra consolidar la mayor parte de la solicitudes realizadas para elaborar las ordenes administrativas de reconocimiento por subsidio familiar. Cuando la documentación tramitada presenta inconsistencias en su contenido, por ejemplo: Números de cedulas erróneas, Nombres y apellidos diferentes a las registradas en la base de datos del Sistema Integrado de Talento Humano (SIATH), documentos con enmendaduras, ilegibles o repisados; son clasificados como novedades. En lo que corresponde a esta situación ha generado más tiempo y demora para el trámite del subsidio familiar, teniendo en cuenta que se retorna la documentación a la unidad laboral del tripulante, donde se notifica al interesado la novedad que se presentó en el trámite de la solicitud, al igual los documentos que deben ser subsanadas para que las reenvíen nuevamente a la División de Nóminas. El trámite del subsidio familiar se realiza con el fin de proyectar el presupuesto de los haberes fijos y adicionales del personal que conforma la institución, proceso que inicia con la digitación en el sistema todas las novedades recibidas dentro de cada periodo, hasta la actualización y cargue de datos en el sistema de liquidación de nóminas, teniendo en cuenta la aplicación de la normatividad y políticas vigentes en la Armada Nacional. 11

12 Trazabilidad en la documentación de subsidio familiar tramitado por las unidades laborales Este trámite inicia una vez las oficinas de personal de cada unidad laboral consolidan la mayor parte de las solicitudes realizas por concepto de subsidio familiar dentro de un determinado periodo, para después ser reportado y enviado a la División de Nóminas de la Armada Nacional ubicado en la ciudad de Bogotá D.C. debido a la centralización del manejo administrativo. La documentación emitida por las oficinas de personal en las unidades laborales de la Armada Nacional ubicadas a lo largo y ancho de la geografía nacional, son enviadas por el sistema de valijas en paquetes de grandes volúmenes a través de empresas de correspondencias, motivo por el cual se presentan demoras en la entrega oportuna o en muchos casos se extravían los documentos; antes de llegar a su destino son recibidas a través de la Oficina de Archivo y Correspondencia, donde clasifican los documentos y las cargan al sistema de archivo y correspondencia (ORFEO) en formato PDF, luego se reasigna a la División de Nóminas para poder evidenciar la solicitud tanto en físico como en archivo digital, esto con el fin de llevar un registro y control documental o en algunos casos realizar consultas de procedencia en el momento que lo requieran. Las consultas que formulan los solicitantes actualmente para tener conocimiento sobre el avance al trámite de su solicitud las realizan a través de dos métodos: el primero por solicitud formulada en la oficina de personal de la unidad laboral, emitiendo oficio remisorio junto con el 12

13 formato de reportes de novedades de nóminas; el segundo comunicándose por vía telefónico a la División de Nóminas donde es remitido a la persona encargada. Esta situación, en muchos casos genera inconformismo en el personal solicitante. Viabilidad para la creación y activación del módulo en línea para el trámite del subsidio familiar Una vez identificado la causa raíz de la problemática presentada, los funcionarios encargados de este procedimiento, determinaron dar un paso más para poder avanzar y lograr seguir posicionándose como una de las instituciones líderes en nuestro país, debido a la innovación de sus procesos, pero esta vez mas conectados con la tecnología y el uso adecuado de sus herramientas virtuales. Surgió la idea de crear para poder activar un módulo en línea, a través de la página web de la Armada Nacional que hoy en día se encuentra en funcionamiento debido a la gran variedad de funcionalidades que posee, al igual que la interacción que ha tenido este medio con sus funcionarios en cualquier parte de la geografía nacional. El trámite de subsidio familiar que actualmente se está utilizando, demanda tiempo y recursos económicos por parte de los solicitantes y las oficinas de personal de cada unidad donde laboran los funcionarios;por tal razón, se prevé aprovechar el medio virtual para optimizar este procedimiento, evitando demoras en la consolidación de la información requerida y facilitando la 13

14 elaboración oportuna de las órdenes administrativas y aprobación por parte de la jefatura encargada. Con la aplicación de este módulo en línea se contribuiría al mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad aprobado para la Armada Nacional, acogiéndose a las políticas institucionales como es el ahorro en el gasto y la aplicación del consumo cero papel, teniendo en cuenta que la mayor parte de la documentación tramitada genera gastos de envío y demanda recursos económicos por los rubros de papelería. Para el desarrollo óptimo y la futura aplicación de este nuevo procedimiento, se requiere ante todo generar una cultura y conciencia en el manejo adecuado de las herramientas tecnológicas, donde se prevé aprovechar todo los recursos virtuales que brinda la institución, de manera que no solo agilice los trámite a las solicitudes del personal, sino que se estaría solucionando una de las problemáticas que siempre ha obstaculizado el trámite oportuno para el reconocimiento del subsidio familiar y posterior liquidación de la nómina. Es importante que todo funcionario de la institución conozca las instrucciones básicas que deben tener en cuenta en el momento que aprueben la activación del módulo en línea para realizar el trámite del subsidio familiar, motivo por el cual debe seguir las siguientes recomendaciones: 14

15 El funcionario debe tener a la mano en medio digital de manera legible todos los documentos que son requisitos exigidos acuerdo normatividad; la documentación que se requiere será según el caso que reporte dentro de su solicitud. El funcionario debe verificar junto con el encargado de la oficina de personal de su unidad laboral que los beneficiarios a reconocer, se encuentren digitados y actualizados en el Sistema Integrado de Administración del Talento Humano (SIATH), esto con el fin de agilizar el procedimiento, para poder acceder al siguiente paso en el momento que se validen los beneficiarios. El funcionario debe tener habilitado una cuenta de correo electrónico institucional o personal para poder iniciar con el desarrollo de este procedimiento, igualmente le será útil para realizar la confirmación del registro, verificación, seguimiento o modificación a las solicitudes realizadas. Esto genera control y trazabilidad desde el momento que radica la solicitud hasta el momento de la confirmación del trámite. Por otra parte, el uso de este módulo en línea, será usado con la mayor seriedad en el momento de su trámite, puesto que la información que contenga y se suministre de manera verás pueda facilitar el trámite adecuado a la solicitud, teniendo en cuenta que la consolidación de esta información será más oportuna, de fácil verificación y validación por parte de los funcionarios encargados del trámite. Para ello se prevé realizar un instructivo emitido desde la Jefatura de Desarrollo Humano a todas las unidades laborales de la Armada Nacional, de manera que se espera unificar criterios en el uso de módulo en línea para el trámite del subsidio familiar. 15

16 El aprovechamiento de este recurso facilitará a cualquier funcionario realizar su solicitud de subsidio familiar sin importar en el lugar donde se encuentre, solo con tener acceso a internet podrá realizar este trámite, al igual que modificar el trámite, realizar seguimiento y consulta en tiempo real. Con la implementación del módulo en línea, se puede garantizar al usuario que tendrá mayor interacción con el trámite que va a desarrollar, debido a la participación que tendrá desde el momento que suministra los documentos a la oficina de personal de su unidad hasta el último paso cuando se cierra el estado de su solicitud. A continuación se muestra el resultado del análisis de la matriz DOFA sobre la implementación del módulo en línea: Debilidades El modulo se desarrollará para cumplir las funciones de tramites en línea, sincronizado con el sistema integrado de Administración del Talento Humano (SIATH). El módulo está limitado para que le realicen backup de manera periódica, teniendo en cuenta que la información cargada por los usuarios puede llegar a saturar la capacidad de almacenamiento, de esta manera se estaría previniendo posible pérdida de la información. 16

17 La División de Nóminas no cuenta con los recursos de soporte técnico permanente, este será administrado por la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicaciones de la Armada Nacional con el fin de tener el servicio de manera continuo sin interrupciones e intermitencia. Oportunidades Optimizará el trámite de subsidio familiar, reduciendo el tiempo de verificación y validación de la documentación, de manera que permite al usuario confirmar su registro, consultar si su trámite fue exitoso o tiene novedades pendientes por corregir. Comodidad del usuario para realizar la solicitud en línea desde cualquier parte, de manera que se sustituye el trámite administrativo que tradicionalmente se venía ejerciendo. Mejorar el procedimiento en el trámite del subsidio familiar, con el fin de disminuir los volúmenes de documentos físicos. Fortalezas La comunicación directa con el usuario será permanente, debido al seguimiento, monitoreo y retroalimentación mutuo con los funcionarios encargados del trámite de subsidio familiar. 17

18 Se establecen responsabilidades en el trámite del subsidio familiar, debido a la interacción con las oficinas de personal de cada unidad. Facilitará el trámite de liquidación y expedición de las órdenes administrativas para el reconocimiento de subsidio familiar. Amenazas Posible vulnerabilidad del sistema por ataques cibernéticos. 18

19 Conclusiones El uso de esta las nuevas herramientas tecnológicas que nos ofrece el siglo XXI, ha cambiado la forma de pensar y manejar los procedimientos al interior de cada empresa; esto ha llevado a reevaluar las estrategias para manejar los negocios y disminuir el costo de sostenimiento en el área de producción o servicio. A medida que avanza la tecnología, surgen nuevos mecanismos para realizar trámites, facilitando a la mayoría de las personas elaborar una solicitud, debido a la comodidad de estas ofrecen, evitando estar sometido a tomar turnos de espera o largas filas para que les atiendas sus requerimientos, acortando el tiempo y rapidez de respuesta. Para la Armada Nacional, optar por la aplicación de nuevas herramientas tecnológicas resulta muy beneficiosa, debido a que se estaría mejorando en principio uno de los procedimientos en la elaboración de la nómina del personal que es el trámite del subsidio familiar, por su prontitud y respuesta a una solicitud elevada a través de un medio virtual por cualquier funcionario de la institución, de manera que esta solución agilizaría el trámite reconocimiento económico, logrando poder liquidar las solicitudes de subsidios familiares dentro de los 30 días calendarios, de manera que incremente el bienestar del personal y la satisfacción que tendrían al llevar a cabo el desarrollo de un trámite de manera ágil y oportuna. De igual forma, se contribuiría a la disminución del gasto de funcionamiento que anualmente la Armada Nacional destina a las unidades por el rubro presupuestal de papelería y correo, debido a la reducción del envió de documentos emitidos por las oficinas de personal a 19

20 través de las empresas de transportes, el uso racional de la tinta y el consumo de papel, logrando controlar y genera conciencia por la preservación de la naturaleza controlando su impacto ambiental. Por otro lado, los documentos originales del trámite de subsidio familiar, reposarán en las oficinas de personal de las unidades, quienes a su vez realizarán el respectivo trámite de transferencia documental directamente a la División de Hojas de Vida de la Armada Nacional. Una vez los documentos sean cargados al módulo, se podrá verificar de manera inmediata su procedencia y confirmar el usuario que la originó, con el fin de personalizar el control documental digital, volviéndose de fácil acceso a las consultas que se requieran. Con la activación del módulo en línea, se incentivaríaal funcionario de la institución a interactuar con el uso decanales virtuales para el desarrollo de sus actividades cotidianas, afianzando cada vez más su participación con los herramientas tecnológicas, logrando dominar este nuevo trámite para realizar una solicitud de subsidio familiar con solo estar frente a un computador de escritorio, portátil o cualquier dispositivo móvil conectados a la red. 20

21 Bibliografía Decreto Nº 1211 Por el cual se reforma el estatuto del personal de oficiales y suboficiales de las Fuerzas Militares (1990, 8 de junio). [En línea]. Colombia: Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. Disponible en: [2015, 26 de marzo]. Decreto Nº 1214 Por la cual se reglamenta se reforma el estatuto y el Régimen Prestación Civil del Ministerio de Defensa y la Policía Militar (1990, 8 de junio). [En línea]. Colombia: vlex Colombia Información jurídica, tributaria y empresarial. Disponible en: [2015, 26 de marzo]. Decreto Nº 1790 Por el cual se modifican el Decreto que regulan las normas de carrera del personal de oficiales y suboficiales de las Fuerzas Militares (2000, 14 de septiembre). [En línea PDF]. Colombia: Escuela Naval de Cadetes. Disponible en: de-2000/file, [2015, 26 de marzo]. Decreto Nº 1794 Por el cual se establece el régimen salarial y prestacional para el personal de soldados profesionales de las Fuerzas Militares (2000, 14 de septiembre). [En línea]. Colombia: Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. Disponible en: [2015, 26 de marzo]. Decreto Nº 4433 Por medio del cual se fija el Régimen Pensional y de Asignación de Retiro de los miembros de la Fuerza Pública. [En línea]. Colombia: Caja de Retiro de las Fuerzas Militares (2004, 31 de diciembre). Disponible en: [2015, 26 de marzo]. Jefe de Planeación Naval (2011, 12 de julio). Manual de Calidad NTCGP 1000:2009 (v06). Armada Nacional República de Colombia, pp Decreto Nº 1161 Por el cual se crea el subsidio familiar para Soldados Profesionales e Infantes de Marina Profesionales y se dictan otras disposiciones (2014, 24 de junio). [En línea]. Colombia: Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. Disponible en: [2015, 26 de marzo]. Jefe Operaciones Logísticas (2014, 24 de enero). Circular N 001/MD-CGFM-CARMA-JOLA- OPLAL-95.1 Generalidades Sostenimiento Sistema Gestión de la Calidad. Armada Nacional República de Colombia, pp Sistema Integrado del Talento Humano SIATH (2002). [En línea] Colombia: Armada Nacional (2015). Disponible en: [2015, 22 de abril]. Sistema de Gestión Documental ORFEO (2014, 28 de agosto). [En línea]. Colombia: Armada Nacional. Disponible en: [2015, 22 de abril]. 21