INFORME Gestión de la información y eficacia operacional de SharePoint con EMC SourceOne

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1 INFORME Gestión de la información y eficacia operacional de SharePoint con EMC SourceOne Patrocinado por EMC Corporation Laura DuBois Mayo de 2010 Oficinas centrales globales: 5 Speen Street Framingham, MA 01701, EE. UU. Tel.: Fax: RESUMEN EJECUTIVO El propósito de este documento es orientar a las empresas acerca de cómo hacer frente a los retos operacionales y de gestión de la información asociados con la gestión de los sites, las librerías y la proliferación de contenido de SharePoint. En este documento se hace hincapié en las ventajas operacionales y los beneficios de gestión de la información inmediatos asociados al control del contenido activo de SharePoint. En él se resaltan los beneficios que la gama de soluciones de gestión de la información EMC SourceOne proporciona al hacer posible una gestión más eficaz del crecimiento de SharePoint mediante la mejora del rendimiento, la reducción de costes de infraestructura y la gestión del contenido de SharePoint de acuerdo con las exigencias normativas y legales. El uso de la gama de aplicaciones SourceOne permite a las empresas, que deben conservar sus registros y estar preparadas para afrontar posibles litigios como parte de sus objetivos, aplicar eficazmente normas de retención del contenido y de los sites, así como responder de forma proactiva a las solicitudes de preservación y recopilación de contenido de SharePoint (ediscovery). Las empresas también pueden archivar contenido de SharePoint inactivo como un medio rentable, coherente y acorde con las normativas de hacer frente a la proliferación de contenido que supone el uso de SharePoint. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA SITUACIÓN Según el estudio de IDC de 2010 sobre Archiving in the Context of Information Management, aproximadamente el 72% de las 508 empresas entrevistadas ya estaban usando SharePoint y solo el 20% aún no había implementado la aplicación. Los casos de uso predominantes que contribuyen al crecimiento de SharePoint son la colaboración, la gestión del contenido y los registros, y los portales web. En la figura 1 se proporciona información adicional. En este mismo estudio se pone de manifiesto que la adopción inicial de SharePoint suele verse acelerada por su accesibilidad, facilidad de uso y asequibilidad. En consecuencia, la adopción de SharePoint comienza a menudo como una iniciativa impulsada por la empresa, que en ocasiones queda fuera del ámbito del departamento de TI corporativo. Así pues, las implementaciones iniciales carecen muchas veces de la planificación de diseño, los procesos de TI o la supervisión de la gestión corporativa adecuados. No obstante, a medida que aumenta el número de usuarios, equipos y departamentos que incorporan SharePoint en sus procesos de trabajo, por ejemplo como herramienta para comunicarse y compartir información, los

2 problemas de escalabilidad y rendimiento de las implementaciones iniciales salen rápidamente a la superficie. Para abordar los requisitos relacionados con la experiencia de usuario, los tiempos de respuesta del sistema o los métodos de gestión de la información que no cumplen las normativas, un equipo de diseño debe encargarse de analizar y subsanar los problemas. FIGURA 1 Casos de uso de implementaciones de SharePoint Nota: N=508 Fuente: estudio de IDC de 2010 Los retos de SharePoint El crecimiento de SharePoint tanto en contenido como en número de sites y usuarios plantea varios retos a las organizaciones. Estos retos operacionales y de gestión de la información son los siguientes: Escalabilidad: Microsoft recomienda que las bases de datos de SharePoint SQL Server no contengan más de 100 GB o 5 millones de documentos. Esto crea la necesidad de añadir más bases de datos SQL para ampliar la capacidad, lo que normalmente requiere licencias e infraestructura de servidor adicionales. Con SharePoint 2010, Microsoft ha solventado esta limitación, aunque los entornos que no estén preparados para la migración seguirán sufriendo las consecuencias de esta limitación de la escalabilidad. Visibilidad corporativa: normalmente, las implementaciones iniciales de SharePoint quedan fuera del alcance o el control del departamento de TI de la empresa, y el crecimiento de los sites y del uso de SharePoint tiene lugar a nivel de proyecto o de equipo. Por consiguiente, tanto las organizaciones de TI como los profesionales responsables de la gestión y el control de la información a menudo desconocen el contenido corporativo que se almacena en SharePoint. La información incluida en SharePoint representa normalmente para las empresas una fuente de conocimiento institucional 2 # 2010 IDC

3 y puede estar sujeta a normas de retención, pero no se gestiona de acuerdo con los objetivos generales de gestión de registros. Rendimiento: cuando la base de datos SharePoint SQL alcanza el umbral recomendado por Microsoft de 100 GB o 5 millones de documentos, el tiempo de respuesta de la aplicación empieza a degradarse. La degradación del rendimiento no solo se observa en los tiempos de respuesta, sino también en la reducción de capacidad de procesamiento para los procesos de indexación, los backups y la devolución de resultados de búsquedas. Retención: las funciones de retención nativas de SharePoint no están integradas con las estrategias generales de retención de registros ni con las políticas de gestión de la información. Los profesionales del cumplimiento de normativas, de los registros y de la gestión de la información deben aplicar reglas de retención específicas para los usuarios, el contenido o los sites de manera aislada. Preservación y búsquedas: es posible buscar contenido en SharePoint con sus herramientas nativas. Sin embargo, las solicitudes de ediscovery, las investigaciones internas y las auditorías se realizan normalmente por tema o por persona a cargo de los datos, lo que requiere un enfoque horizontal entre sistemas. Disponer de procesos redundantes distintos para la preservación, discovery y recopilación del contenido en SharePoint es costoso y puede poner en peligro la coherencia y la capacidad de justificación. Costes de infraestructura: para ampliar las implementaciones de SharePoint, los componentes de arquitectura de SharePoint (servidor de SharePoint, servidor de IIS, servidor de SQL y media server) se implementan en equipos físicos distintos, lo que puede aumentar el coste y la sobrecarga de gestión. Esto también se puede traducir en una mayor complejidad y tiempo para las tareas de administración. Sites inactivos: muchas empresas utilizan SharePoint para la colaboración en un proyecto, producto o cliente específico. Esta colaboración puede tener períodos de inicio y finalización definidos, en los que el contenido del site de SharePoint ya no se utilice, ni se acceda o se haga referencia a él. El mantenimiento del contenido de un site en una instancia de SharePoint no es eficaz desde el punto de vista operacional. SharePoint ofrece la posibilidad de eliminar sites inactivos, pero la mayoría de las empresas no desean destruir su propiedad intelectual sino conservarla para su posible uso, referencia o solicitud en el futuro. Backup: la mayoría de los enfoques de SharePoint relacionados con las funciones de backup y recuperación que garantizan el restablecimiento de datos que han resultado dañados o que estaban almacenados en componentes averiados son inflexibles: o todo o nada. Sin embargo, si se borran archivos accidentalmente, la recuperación de un archivo individual requiere la restauración de un site, en su ubicación o en un servidor diferente. Asimismo, la ejecución de procesos de indexación con I/O intensiva durante los backups que hacen un uso intensivo de la lectura puede llevar a SharePoint al borde del desastre IDC # 3

4 VENTAJAS OPERACIONALES Y DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GRACIAS AL CONTROL DEL CRECIMIENTO DE SHAREPOINT Como se indicó anteriormente, la proliferación del contenido de SharePoint plantea retos relacionados con las operaciones y la gestión de la información. El estudio de IDC revela que las empresas están aumentando el tamaño y el alcance de sus entornos de colaboración, siendo SharePoint la fuente principal de crecimiento de la información. En un estudio de IDC titulado Microsoft SharePoint Server Ecosystem and Customer Usage Trends se preguntó a 300 empresas de Estados Unidos sobre el uso actual y previsto de SharePoint dentro de su organización. Las implementaciones de SharePoint desempeñan un papel fundamental en la ampliación del acceso a la información a un mayor número de empleados y en el acceso a un grupo mayor de activos de datos empresariales. En las grandes empresas, los sites de SharePoint están formados por miles de colaboradores individuales y cientos de espacios de trabajo, a menudo implementados de manera no uniforme e inicialmente sin una arquitectura y planificación de TI centralizadas. Cuando tiene lugar la expansión de SharePoint, las empresas deben desarrollar una estrategia de gestión de la información centralizada y una arquitectura de implementación estándar para garantizar la integridad de los datos, la escalabilidad a largo plazo y la gestión de los costes. Mediante el control de la infraestructura y el contenido de SharePoint, las empresas no solo mejoran la eficacia operacional, sino que también amplían sus objetivos de gestión de la información. Beneficios del control del crecimiento del contenido y de los sites de SharePoint para las operaciones Los profesionales de TI encargados de la evaluación, habilitación o adquisición de soluciones para implementar SharePoint o para mejorar la escalabilidad y el rendimiento de las configuraciones existentes obtendrán importantes ventajas operacionales. Son las siguientes: Backups más pequeños: es difícil realizar un backup uniforme de la infraestructura de SharePoint debido a su arquitectura en niveles. Los backups se realizan normalmente de forma completa, lo que puede suponer un problema para ventanas cortas de backup. El archivado del contenido fuera de los sites de producción permite reducir el tamaño de los backups. Mejoras en el rendimiento: los tiempos de respuesta de las aplicaciones y de los usuarios mejoran reduciendo la cantidad de contenido almacenado en las bases de datos SharePoint SQL. Los tiempos de búsqueda mejoran gracias a la reducción del tamaño del índice de SharePoint. Mejoras en la escalabilidad: la escalabilidad del site de producción de SharePoint se mejora transfiriendo los objetos de SharePoint de la base de datos SQL a un archivo, lo que permite también que los usuarios tengan acceso a esos objetos. 4 # 2010 IDC

5 Reducción de los costes de infraestructura: para hacer frente a la expansión de las implementaciones de SharePoint, a menudo se compran licencias de SharePoint, servidores y capacidad de almacenamiento. Sin embargo, la incorporación de infraestructura adicional alcanza un punto de disminución de la rentabilidad en el que la escalabilidad de la infraestructura no se corresponde con el aumento del contenido. Beneficios del control del crecimiento del contenido y de los sites de SharePoint para la gestión de la información Los responsables de la gestión de la información, como los directivos y profesionales de los departamentos jurídicos, de cumplimiento de normativas, de gestión de riesgos, de recursos humanos y de gestión de TI, obtendrán ventajas considerables y tangibles en la gestión de la información. Son las siguientes: Control rentable de los sites inactivos: dependiendo del uso que se haga de ellos, los sites de SharePoint pueden dejar de estar activos con el paso del tiempo ocupando infraestructura de servidor innecesaria. Esto puede ocurrir cuando finalizan los proyectos, y el site se queda obsoleto, o cuando los sites ya no son necesarios. SharePoint permite eliminar los sites, aunque es posible que haya que conservar el contenido por motivos de gestión o como parte de los conocimientos institucionales. El archivado de los sites de SharePoint permite dar de baja un site y liberar recursos de SharePoint y del servidor. Gestión de la retención: las empresas pueden aplicar reglas coherentes y controladas por políticas para la retención y eliminación de contenido de SharePoint en función de las distintas propiedades de los objetos. Con esto se garantiza que el contenido solamente se conserva durante el tiempo estipulado por las exigencias normativas. La retención se puede aplicar desde dentro de SharePoint, pero el uso de un archivo independiente permite la retención integral de diferentes tipos de contenido. Preservación: se pueden aplicar retenciones legales a objetos de SharePoint desde dentro del archivo. Esto permite aplicar un enfoque integral de retenciones legales sin necesidad de involucrar a administradores o usuarios de SharePoint distintos. SharePoint proporciona una función de retención legal, pero solo para los elementos incluidos en el Records Center y no para los objetos de otros componentes de SharePoint. Por tanto, la información incluida en los sites de equipos relevantes para los litigios puede acabar siendo destruida. Búsqueda de ediscovery: SharePoint permite realizar búsquedas con su función de búsqueda Enterprise Search. Sin embargo, en los procesos de ediscovery, SharePoint es normalmente un destino secundario en comparación con el correo electrónico y los archivos. Los equipos jurídicos quieren y necesitan realizar búsquedas horizontales en todos los sistemas, y no en cada uno de ellos por separado. Por tanto, aprovechar las funciones de búsqueda en tipos diferentes de contenido archivado utilizando los mismos procesos y palabras clave, y con las mismas personas, aumenta la coherencia del flujo de trabajo y la capacidad de justificación, y al mismo tiempo reduce el riesgo de que se cometan errores humanos IDC # 5

6 Mejora de la visibilidad: una mayor visibilidad del contenido de SharePoint beneficia a los responsables de la gestión encargados de garantizar el cumplimiento de los objetivos de retención según las normativas, seguridad de la información, privacidad de los datos y exhibición de documentos legales. Además de cumplir los objetivos de gestión de la retención y de preparación para ediscovery, las empresas logran los objetivos operacionales gracias a un enfoque de SharePoint basado en la gestión de la información. PRESENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE EMC SOURCEONE PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EMC SourceOne es una gama de productos de gestión de la información que convierte la gestión de la información en una tarea posible de realizar. Incluye soluciones de archivado, cumplimiento de normativas y ediscovery que proporcionan a los clientes un punto de partida para satisfacer sus necesidades de gestión de la información más apremiantes. Proporciona también visibilidad de la información como base para el almacenamiento inteligente en niveles de la información y para la reducción de riesgos. Su diseño modular proporciona a los clientes de todos los tamaños el contar con conjuntos manejables de información que les permiten hacer frente a sus retos de gestión de la información más apremiantes (para obtener beneficios empresariales inmediatos) y abordar otros desafíos más adelante. EMC SourceOne permite la gestión proactiva, coherente y repetitiva de políticas de retención y eliminación, así como la preservación a largo plazo basada en el valor del contenido cuando se requiera. Según EMC, la gestión de la información está diseñada para rebajar los costes, reducir los riesgos y garantizar el cumplimiento de las normativas legales, y de la gestión corporativa. La gestión de la información incluye políticas y tecnología que permiten saber en qué momento de su ciclo de vida se encuentra la información y aplicar las políticas pertinentes, incluidas la retención, eliminación y preservación a largo plazo según corresponda. Permite conocer la información que hay en la organización para que esta sepa de qué información dispone y dónde está almacenada, y emprender las acciones pertinentes. La gestión de la información engloba a las personas, las prácticas y la tecnología necesarias para gestionar y controlar la información de manera proactiva: Qué información se almacena (clasificación, visibilidad de la información) Dónde se almacena la información (almacenamiento en niveles, gestión in situ y retención legal segura) Quién tiene acceso (acceso basado en roles para ediscovery; búsqueda amplia de los usuarios para mejorar la productividad general) Cuánto tiempo se retiene y conserva la información (incluye clasificación de la retención, gestión de registros y almacenamiento WORM) La gama de productos y soluciones EMC SourceOne incluye actualmente los siguientes componentes: 6 # 2010 IDC

7 EMC SourceOne Management: proporciona todas las funciones principales de archivado de correo electrónico para Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes/Domino y mensajería instantánea. Esta nueva generación de archivado de correo electrónico se basa en una plataforma de última generación que permite la expansión modular de la aplicación para archivar una amplia variedad de tipos de contenido incluidos los sistemas de archivos y SharePoint. EMC SourceOne Supervisor: es un complemento opcional de la plataforma SourceOne. Esta solución garantiza la aplicación rentable de políticas de supervisión al correo electrónico para que los clientes puedan comprobar la conformidad con las políticas corporativas de uso del correo electrónico. Las reglas de ejemplo y los términos de léxico flexibles permiten a los clientes ajustar el nivel de supervisión a su elección. EMC SourceOne Discovery Manager: también es un complemento opcional de SourceOne que garantiza la aplicación de políticas al correo electrónico de manera rentable para que los clientes puedan comprobar la conformidad con las políticas corporativas de uso del correo electrónico. Las reglas de muestra y los términos de léxico flexibles permiten a los clientes ajustar el nivel de supervisión a su elección. EMC SourceOne ediscovery Kazeon: permite recopilar contenido de forma defendible desde equipos de escritorio, servidores de archivos, archivos, servidores de correo electrónico y otros catálogos situados en cualquier ubicación y también información que se puede considerar desestructurada situada fuera de los catálogos formales. Esta solución permite procesos de ediscovery del contenido almacenado en distintos catálogos. Incluye funciones de discovery, indexación, búsqueda y recopilación que permiten flujos de trabajo de ediscovery más amplios. EMC SourceOne for Microsoft SharePoint: esta aplicación, la más nueva de la gama de soluciones EMC SourceOne, amplía la plataforma SourceOne y se puede implementar independientemente de SourceOne Management si los clientes buscan únicamente una solución para hacer frente a sus problemas operacionales con SharePoint. Sin embargo, si es necesario archivar ambos tipos de contenido, SourceOne proporciona un marco de archivado integral para gestionar el archivado de ambos sistemas. EMC SourceOne for Microsoft SharePoint EMC SourceOne for SharePoint utiliza la plataforma SourceOne subyacente, anunciada originalmente por EMC en abril de 2009, para ayudar a las empresas a abordar los problemas relacionados con el contenido de SharePoint. Proporciona ventajas operacionales, de cumplimiento de normativas y de preparación para litigios además de un modo de trabajo transparente para los usuarios. Un enfoque de componentes básicos a la gestión del contenido de SharePoint EMC SourceOne emplea un enfoque bloque a bloque para ayudar a las empresas a gestionar el crecimiento del contenido de SharePoint activo y aplicar políticas de gestión de la información, como retención del contenido y de sites, y retirada de sites. En función de la implementación de SharePoint, la inversión 2010 IDC # 7

8 en SourceOne permitirá a las empresas disfrutar de una gran variedad de ventajas, entre las que se incluyen: Empresas que empiezan a utilizar SharePoint: SourceOne ayuda a estas empresas a conseguir eficacia operacional al reducir los costes, mejorar la protección de los datos y ampliar la escalabilidad y el rendimiento. Los sites se pueden dar de baja de manera controlada, y el contenido se puede archivar con el fin de mejorar la eficacia de los sistemas de producción. Ampliación de implementaciones de SharePoint existentes: las empresas pueden obtener visibilidad y control sobre el contenido y los sites actuales de SharePoint. SourceOne permite a las empresas controlar eficazmente el crecimiento del contenido y los sites actuales, y gestionar los sites inactivos de acuerdo con las políticas sin interrumpir a los usuarios. Reducción de los riesgos con SharePoint: las empresas se aseguran una gestión de la información coherente y justificable para el contenido de SharePoint al garantizar el cumplimiento de normativas y la preparación para ediscovery. SourceOne permite la búsqueda y recopilación legales de catálogos de SharePoint situados en cualquier ubicación, así como la retención y el archivado del contenido de SharePoint en un archivo de SourceOne. Ventajas del uso de EMC SourceOne for Microsoft SharePoint La aplicación EMC SourceOne for Microsoft SharePoint contiene una amplia variedad de funciones que ofrecen a las empresas las siguientes ventajas operacionales y de gestión de la información: Proceso transparente para los usuarios y el help desk de TI: SourceOne no utiliza ni mantiene stubs ni accesos directos al contenido de SharePoint. EMC SourceOne for Microsoft SharePoint emplea la API de EBS recomendada por Microsoft para ofrecer al usuario una experiencia de archivado transparente y sencilla. Gracias a ello, se exime al departamento de TI de atender las llamadas al help desk de los usuarios que intentan gestionar sus accesos directos. Los problemas más comunes de los accesos directos, como renombrar, mover o eliminar accesos directos o archivos de resguardo, desaparecen. Asimismo, se reduce la sobrecarga de indexación al eliminar la necesidad de indexar o reindexar archivos de accesos directos. Interfaz de usuario de SharePoint y acceso a la información sin complicaciones: EMC SourceOne for Microsoft SharePoint proporciona al usuario final una experiencia sencilla de acceso al contenido archivado, ya que los usuarios pueden acceder a este contenido desde la interfaz de usuario de SharePoint. Los usuarios no necesitan ir a una interfaz o un portal distinto para acceder al contenido. Además, SourceOne conserva los atributos asociados con las estructuras de SharePoint. Por ejemplo, SourceOne archiva y almacena el tipo de contenido y lo devuelve al usuario en su contexto (distingue, por ejemplo, entre un contacto y una tarea). El resultado es un proceso de archivado sencillo desde el punto de vista del usuario. Los usuarios no necesitan saber que el contenido al que acceden reside fuera de SharePoint. 8 # 2010 IDC

9 Mejora del rendimiento y de la escalabilidad de SharePoint: EMC SourceOne for Microsoft SharePoint admite políticas para externalizar el contenido de los sistemas de producción de SharePoint a un archivo de SourceOne. La externalización permite a SourceOne transferir el contenido de la base de datos SQL al catálogo de SourceOne, pero no interrumpe el acceso al contenido desde SharePoint. Esto supone una mejora del rendimiento en el sistema de producción de SharePoint, así como una mayor escalabilidad de los servidores SQL server. Retención coherente de registros: EMC SourceOne for Microsoft SharePoint admite políticas de archivado y archivado y eliminación de contenido en el entorno de producción de SharePoint. Ambas acciones de archivado y archivado y eliminación aplicarán una política de retención preconfigurada al contenido. La acción de archivado transfiere el contenido de SharePoint sin interrumpir el acceso a los usuarios. Por otro lado, la acción de archivado y eliminación transfiere el contenido a SharePoint y lo elimina completamente del site de SharePoint. La búsqueda de contenido de SharePoint se realiza desde SharePoint en el caso de los usuarios finales, pero los administradores pueden realizar una búsqueda global de todo el contenido a través de la interfaz web de búsqueda de SourceOne. Retención de registros de TODO el contenido de SharePoint: EMC SourceOne for Microsoft SharePoint puede archivar o archivar y eliminar todo el contenido de SharePoint, incluidos los objetos, las librerías de documentos, las librerías de formularios, las librerías de imágenes, sites de SharePoint completos, discusiones, listas, contactos, wikis, tareas, etc. Cualquier tipo de contenido de SharePoint se puede archivar en SourceOne. Esto es importante porque no hay restricciones sobre el tipo de contenido que se puede archivar, característica esta que diferencia a SourceOne de otros productos. Otras soluciones solo admiten el archivado de sites y librerías. Políticas de archivado y retención flexibles y ampliables: EMC SourceOne for Microsoft SharePoint puede archivar contenido en función de propiedades, como la fecha de creación, la fecha de última modificación o la extensión del archivo, o a partir de metadatos personalizados definidos por el usuario o de los resultados de una consulta de búsqueda CAML. La ventaja para el usuario es la flexibilidad a la hora de personalizar las políticas de archivado y retención en función de una regla de retención típica basada en el tiempo o de un campo de metadatos específico del sector empresarial o el entorno de la empresa. Por último, los administradores pueden ejecutar una búsqueda CAML y emplear los resultados de esa búsqueda, previa petición o mediante programación, como el origen de una determinada política de retención. Esto ofrece a las empresas un alto grado de flexibilidad en la aplicación de la política que mejor se adapte a su entorno y a los requisitos de gestión de la información. Compatibilidad con una gran variedad de versiones: EMC SourceOne for Microsoft SharePoint es compatible con SharePoint 2010, SharePoint Foundation 2010, MOSS 2007 y WSS 3.0. A diferencia de otros componentes de la infraestructura de almacenamiento, incluidos los propios elementos de almacenamiento, EMC SourceOne for Microsoft SharePoint tiene conocimiento tanto de los metadatos de objetos como 2010 IDC # 9

10 del contenido de SharePoint. Esta combinación es esencial para entender el valor que estos datos tienen para la empresa en función del valor intrínseco de la propiedad intelectual o del riesgo intrínseco asociado a su pérdida o uso indebido. Conforme aumenta la parte del contenido empresarial que se almacena y organiza en SharePoint, este conocimiento de los conjuntos de datos de SharePoint se convierte en algo esencial. Este conocimiento alimenta las políticas inteligentes de migración, clasificación, búsqueda, almacenamiento en niveles, preservación y retención en función de las reglas activadas por el contenido. LOS RETOS Una de las preguntas que se plantean las empresas cuando implementan o amplían SharePoint es cómo encaja SharePoint, si es que encaja, con sus catálogos de contenido y sistemas de gestión de registros existentes. De hecho, SharePoint introduce otro catálogo más que hay que administrar y cuya información debe gestionarse. SharePoint es otro sistema más al que hay que aplicar reglas de retención de registros y para el que hay que realizar tareas de recopilación y preservación de ediscovery. El problema de la infinidad de tipos de catálogos con contenido que hay que gestionar de acuerdo con los objetivos operacionales y de gestión de la información aumenta cuando la empresa crece en tamaño. El reto al que se enfrentan las empresas y el sector en general es proporcionar niveles adecuados de integración entre estos catálogos de contenido dispares que incluyen cada vez más espacios de trabajo de SharePoint. Sin embargo, a largo plazo, esta integración es necesaria para garantizar políticas y procesos centralizados, coherentes, aplicables y repetibles para la indexación, el archivado, la retención, la búsqueda, la eliminación y la destrucción de la información, y para conseguir una verdadera gestión de la información. La estrategia de EMC SourceOne es trabajar con las políticas de retención existentes que se aplican al contenido de SharePoint activo, y no sustituirlas, y gestionar solamente el contenido de SharePoint inactivo o el contenido de SharePoint que se ha transferido explícitamente a un archivo. Sin embargo, todo el contenido de SharePoint que se ha externalizado pero permanece activo sigue estando gestionado por las políticas establecidas en la aplicación de SharePoint. El enfoque de EMC garantiza la aplicación de las políticas según lo previsto, además de proporcionar ventajas operacionales. RESUMEN Cada vez son más las personas que utilizan sites de SharePoint, tanto como un punto central para añadir información y acceder a ella, como un lugar de colaboración en proyectos donde se crean, se revisan y se comparten documentos. El volumen y la importancia de la información contenida en los sites de SharePoint también aumenta la preocupación sobre la eficacia operacional y el cumplimiento de las prácticas de gestión y retención de datos. Los empleados de la empresa desean estar seguros de que pueden acceder a sus archivos y recuperarlos rápidamente, además de hacer búsquedas en ellos, a voluntad. Los profesionales de la gestión de la información, como los directivos de departamentos jurídicos, de cumplimiento de normativas, de riesgos 10 # 2010 IDC

11 y de registros, deben asegurarse de que la información contenida en los sites de SharePoint se conserva de conformidad con las normativas legales, se preserva correctamente con arreglo a las órdenes de retención legal o se puede buscar de manera eficaz como dictan las demandas empresariales, de discovery legal o de auditoría. La gama de aplicaciones SourceOne permite a las empresas asumir el control de su contenido de SharePoint. EMC SourceOne for Microsoft SharePoint permite el crecimiento de SharePoint al tiempo que mejora el rendimiento y reduce los costes de infraestructura. Garantiza también que las empresas cumplan las exigencias normativas y legales asociadas con la información de SharePoint. El complemento SourceOne Discovery Manager permite indexar y buscar fácilmente el contenido de SharePoint archivado para ediscovery. EMC SourceOne ediscovery Kazeon permite recopilar el contenido de los catálogos de SharePoint situados en cualquier ubicación para dar cabida a flujos de trabajo de ediscovery más amplios. Juntas, las soluciones de EMC SourceOne permiten a las empresas satisfacer sus objetivos operacionales y de gestión de la información relacionados con el contenido de SharePoint. Aviso de copyright Publicación externa de información y datos de IDC: cualquier información de IDC que se utilice en publicidad, comunicados de prensa o materiales promocionales requiere la aprobación previa por escrito del vicepresidente o director nacional de IDC. Todas las solicitudes deben ir acompañadas de un borrador del documento propuesto. IDC se reserva el derecho a denegar la aprobación del uso externo por el motivo que sea. Copyright 2010 IDC. Se prohíbe terminantemente la reproducción sin la correspondiente autorización IDC # 11