Guía de Conexión Videomeeting/Classroom

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1 Guía de Conexión Videomeeting/Classroom Dialcom Networks S.L Junio, 2012

2 INDICE REQUERIMIENTOS DE USUARIO... 2 FORMAS DE ACCESO A SPONTANIA... 3 Acceso a través de PC... 3 Acceso a través de MAC... 4 Acceso a través de Ipad/Iphone... 4 Acceso a través de Teléfono... 6 CONECTARSE COMO ADMINISTRADOR... 6 CONECTARSE COMO USUARIO O MODERADOR... 7 Vía Web... 7 Vía Lanzador TEST SPONTANIA QUE PUEDO HACER CÓMO MODERADOR?... 11

3 REQUERIMIENTOS DE USUARIO A continuación se indican los requerimientos mínimos que deben cumplir los dispositivos de los asistentes para poder utilizar Spontania: a) En caso de utilizar un PC o portátil: CPU Intel Centrino 1,6 GHz y 2 GB de RAM. Sistema operativo: Microsoft Windows XP, Windows Vista ó Windows 7. Conexión de red a Internet de un ancho de banda mínimo de 256 Kbps (512 Kbps recomendado). Accesibilidad hacia los siguientes puertos de comunicación de la plataforma Spontania (Internet o Intranet): - TCP 80 y TCP 443 (requeridos). - TCP 5222 (opcional, para la Mensajería Instantánea disponible sólo en Videoreunión). Dispositivos de audio y video junto con los drivers correctamente instalados. Navegador web: Internet Explorer 6.01 ó superior, Firefox 2 ó superior, Netscape 7, Mozilla 1.6, Safari , Chrome para conectarse al servicio, y permisos de instalación/ejecución del plugin Spontania. b) En caso de utilizar un equipo Mac de sobremesa o portátil: Procesador Intel y 2 GB de RAM. Sistema operativo: MacOs 10.4 (Tiger), MacOs 10.5 (Leopard), MacOs 10.6 (Snow Leopard). Conexión de red a Internet de un ancho de banda mínimo de 256 Kbps (512 Kbps recomendado). Accesibilidad hacia los siguientes puertos de comunicación de la plataforma Spontania (Internet o Intranet): - TCP 80 y TCP 443 (requeridos). - TCP 5222 (opcional, para la Mensajería Instantánea, disponible sólo en Videoreunion) Dispositivos de audio y video junto con los drivers correctamente instalados. Navegador web: Mozilla 1.6, Safari y permisos de instalación/ejecución del plugin Spontania. 3

4 c) En caso de utilizar un iphone o ipad*: Modelos soportados: iphone3gs, iphone4, ipod itouch, ipad y ipad2. Sistema operativo: ios 4.2 o superior. Software descargado de itunes, en el Apple Store (El software se llama Spontania Mobile). d) En caso de utilizar dispositivos Android (Smartphones y tablets)*: Sistema Operativo: Android 2.2 y una CPU con instruction set armv7 o compatible. Software descargado de Google Play (el software se llama Spontania Mobile). * En la version actual desde estos dispositivos, no se podrá asumir el rol de moderador u organizador. 4

5 INSTALACIÓN DE SPONTANIA En este apartado explicaremos, cómo se instala la aplicación Spontania dependiendo del dispositivo con el que vayamos a acceder. A TRAVÉS DE UN PC o MAC Si vamos a acceder con un PC o MAC, para realizar la instalación de Spontania, debemos acceder a la URL de entrada que nos hayan proporcionado para el acceso, puede ser un nombre (ejemplo: o una dirección IP (ejemplo: Abrimos un navegador e introducimos, la URL: La primera vez que accedemos, el usuario se encuentra con una página que le pide la instalación del pluging de Spontania. Al pulsar el botón de "INSTALAR", comienza automáticamente la instalación del software de Spontania. El procedimiento de instalación se realiza en unos pocos segundos, y dependerá del tipo de navegador que utilicemos (Firefox, Chrome, Explorer, Safari, etc.) Una vez ha finalizado la descarga nos aparece la web de entrada, en la cual se nos solicitan unos datos. Según con que rol vayamos a entrar, necestiamos conocer una serie de datos que se nos van a requerir. 5

6 A TRAVÉS DE IPHONE/IPAD La aplicación debe ser instala en el dispositivo, buscamos en Apple Store la aplicación Spontania Mobile y nos la instalamos (es gratuita). El icono que nos aparece en nuestro menú de aplicaciones es cómo el que muestra la siguiente imágen. Antes de conectar a la sesión, el usuario debería haber sido informado acerca de los parámetros de conexión concretos de la sesión Spontania en la cual se va a conectar ya que le serán solicitados por la aplicación. Los parámetros de conexión concretamente son los siguientes: Servidor : nombre (ejemplo videoreunión.spontania.com) o dirección IP (ejemplo ) Usuario : nombre o Nick que el usuario quiere utilizar para identificarse dentro de la sesión. ID de sesión : es el sessionid ó código numérico de la sesión Spontania a la que el usuario se va a conectar. ACCESO A TRAVÉS DE SMARTPHONES Y TABLETS ANDROID En primer lugar la aplicación debe ser instalada en el dispositivo, buscamos en Google Play la aplicación Spontania Mobile y nos la instalamos (es gratuita). El icono que se nos instala, así como la pantalla de acceso son iguales que en el aplicativo de Iphone/Ipad. 6

7 A TRAVÉS DE UN TELÉFONO CONVENCIONAL (opción no disponible en todas las plataformas) Como en anteriores ocasiones, el asistente debe haber recibido los datos siguientes por parte del organizador de la sesión, Número de teléfono : para poder acceder a la sesión. Código PIN : en este caso el código ping es la sesión ID de la sala, añadiendo al final almohadilla #. 7

8 CONECTARSE COMO USUARIO (Asistir) O MODERADOR (Organizador). Para acceder con PC o Mac, debemos hacerlo a través de un navegador Web o Lanzador (Spontania Launcher). Desde el navegador podemos seleccionar con qué tipo de rol vamos a entrar (Usuario Invitado u Organizador Moderador). CONEXIÓN VÍA NAVEGADOR WEB PC o MAC Tal y cómo hemos comentado anteriormente, para acceder a Spontania,desde PC o Mac, debemos hacerlo vía web, abriendo un navegador e introduciendo la Url y datos que nos han proporcionado. En la siguiente imagen vemos ell acceso. Desde esta pantalla vemos dos opcciones de acceso, que pasamos a explicar a continuación. Asistir ; para usuarios que van actuar como participantes invitados a la sesión. Necesitamos para acceder, la SessionID y poner el nombre de usuario o nick con el que queremos acceder a la sesión (si en la misma sesión hubiese otro usuario con el mismo nick, no nos permitirá acceder indicandolo mediante un mensaje de este usuario ya está conectado) y pulsamos la opción Entrar. Comienza la conexión para el usuario del software, que tardará unos segundos. Cómo paso previo a entrar en la sesión que hemos seleccionado, tenemos un Test que nos permite validar y comprobar los dispositivos y la calidad de nuestra conectividad, en ese momento. 8

9 Recomendamos pasar el test la primera vez que conectamos o cuando hayamos cambiado algúno de los dispositivos (micrófono, Webcam) hardware de nuestro PC o MAC. Test de Sonido Test de Vídeo Test de Conectividad Si uno de los dispositivos no ha finalizado correctamente el Test, no podrá ser utilizado dentro de la sesión Spontania, tendríamos que revisar que el funcionamiento es correcto o que los drivers de dicho dispositivo estén correctamente instaldos en nuestro PC o MAC. 9

10 Una vez pasado el Test, entramos en la sesión Spontania. Organizar ; para usuarios que vayan a actuar como moderadores en esta sala. Necesitamos la SessionID y el login y password de moderador de esta sesión. El Organizador o moderador, una vez ha introducido sus claves, y ha pulsado entrar, no accede directamente a la sesión, tal y como hemos explicado en el apartado anterior del Usuario, tiene un paso previo que mostramos ahora y desde el cual se le muestra información sobre dicha sesión, tal y cómo se ve en la siguiente imágen. 10

11 Explicaremos brevemente, el significado de los iconos, pero como podemos ver el moderador tiene cierta información sobre la sesión, como el nombre, horario de la sala, etc. Este icono nos muestra información de la sesión, tales como el número de sesiónid y un enlace web directo a la sesión, por si el moderador necesitase enviarselo a algún invitado Este botón permite cambiar el número de sesión ID, hay que tener cuidado ya que invalida el número anterior, con lo que si hemos enviado a los usuarios un número y después lo cambiamos, no se podrá acceder a la sesión con el antiguo. Pulsando este botón entramos en la sesión Nos abre nuestro usuario de correo, por defecto,con un enlace a la sesión (no correo web). Una vez el Moderador/Organizador pulsa en Conexión, la operativa será la misma que con el Usuario/Asistente, es decir le aparecerá el Test de dispositivos, y una vez pasado, entrará directamente en la sesión. Por otro lado al moderador, en su escritorio se le instala un lanzador Spontania Launcher que le permitirá acceder a la última sesión donde entró como moderador de forma directa, y también le permite cambiar la sesiónid (una vez cambiada invalidará la anterior), así como enviar un correo (abriendo nuestro correo insatalado por defecto, excepto el correo web) con un enlace a la sesión, que le permitirá enviar invitaciones directas a dicha sesión, tal y como se muestra en la siguiente imágen. 11

12 CONECTARSE CÓMO ADMINISTRADOR Una vez ha contratado el servicio Videoreunión o Classroom, le será remitido un correo al administrador, como el que se muestra a continuación. En este correo, nos vienen los datos y el enlace para poder entrar a una sesión de Spontania, enlace a un video demostrativo de una sesión y acceso al manual de uso. Para acceder cómo administrado a la plataforma debemos hacerlo a través del portal Aplicateca, utilizando nuestro Login y Password de acceso, desde ahí en nuestras aplicaciones, estará el icono de entrada a Spontania. 12

13 Una vez pulsamos en cualquiera de estos iconos, entramos directamente no a una sesión sino a la administración de la plataforma. En la parte superior izquierda tenemos el menú, es como el que se muestra. Comentaremos brevemente, para que sirve cada opción del menú de administración: General; contiene información acerca de las salas contratadas, usaurios, etc. Spontania; desde aquí podemos gestionar la plataforma, con la siguientes opciones: a) Conectados; esta opción permite saber qué usuarios están en ese momento conectados a la sesión o sesiones que tengamos. b) Moderadores; desde aquí el administrador puede dar de alta a los moderadores y también a los que serán usuarios de la mensajería IM corporativa, asignandoles un Nick identificativo, el login y password de acceso, (sólo disponible en la versión Videoreunion). c) CDRs; información sobre las sesiones ya finalizadas. d) Documentación; Manuales completos del uso de la plataforma. Portal, enlace directo al portal de entrada a las sesiones de Videoreunión o Classroom. 13

14 CONECTARSE CÓMO USUARIO DE MENSAJERÍA INSTANTANEA (opción no habilitada en classroom) Spontania Videoreunión, tiene incorporado a la plataforma, un servicio de mensajería instantánea que permite a los usuarios poder estar en todo momento conectados y en contacto via chat, adicionamente desde esta mensajería los usuarios pueden abrir una sesión de videoreunión con aquellos usuarios con los que esté chateando, o bien desde una sesión de Videoreunón Spontania el moderador, poder invitar a uno de los usuarios de la mensajería a dicha sesión. Vamos a explicar los pasos que hay que dar para crear e instalar dicho servicio en el PC de cada usuario. a) Creación del usuario, esto debe hacerlo el administrador de la plataforma, éste desde la admnistración tal y cómo veremos debe dar de alta al usuario con los siguientes datos. Menu Administracion Nos aparece el listado de los usuarios de mensajería y los moderadores ya creados, para crear uno nuevo, nos vamos a la opción Crear, nos aparece una pantalla con los datos a rellenar para dar de alta a los usuarios y moderadores. Una vez relleno los datos, pulsamos guardar y nos aparece el nuevo usuario en la lista. 14

15 b) Descarga del usuario de Mensajería, la descarga del software de mensajería instantánea debe hacerla el usuario desde el portal Spontania, previamente el administrador debe haberle proporcionado los datos de conexión. Ahora mostraremos cómo entrar al portal y los pasos para esta primera y única descarga en el PC (opción sólo disponible para PC o MAC). Acceso al portal, debemos abrir un navegador e introducir la Url de conexión a la plataforma Spontania. Nos encontraremos con la siguiente imágen. Datos de acceso, una vez hemos pulsado en el acceso a portal, nos solicita unos datos de acceso, éstos deben ser los que el administrador nos ha proporcionado para nuestro usuario de Mensajería Instantanea. 15

16 Descarga desde el portal, el portal web de Spontania es tal y como vemos en la imágen inferior, desde ahí, tenemos la opción Conectar IM, pulsaremos sobre ella. Comenzará la descarga del software de mensajería corporativa, ésta instalación se hace de forma automática, nos aparecen unas pantallas de configuración y vamos pulsando siguiente, hasta que ésta haya finalizado. Inmediatamente nos aparece, nuestra mensajería instantanea, tal y cómo se muestra. Ya tenenmos la mensajería instalada, tenemos un icono en nuestro escritorio que será la forma de acceso cada vez que queramos conectarnos, o bien si hemos seleccionado que se inicie el sistema al conectar el PC, estarémos en todo momento en línea, 16

17 Como hemos mencionado la mensajería corporativa también nos permite realizar sesiones de videoreunión, bien a través del chat o desde la pantalla del listado, estas opciones más avanzadas podéis verlas en el manual* completo de la aplicación, dentro del apartado Mensajería Instantánea Corporativa, * Para conseguir la guia completa de uso de la plataforma, puede hacerse desde la administración, opción Documentación del menú Spontania, o bien, si estamos en una sesión de videoreunión, en el interfaz de la aplicación en el siguiente icono que aparece en la parte inferior derecha. 17

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