DOCUMENTO NO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE CALIDAD NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ALMACEN CÓDIGO: JRM-PCAL-2

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1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ALMACEN JRM-PCAL-2 ÁREAS DE APLICACIÓN: TODAS LAS AREAS DEL ITST ALUMNOS DEL ITST REPRESENTANTES DE INSTITUCIONES EXTERNAS Manual de Procedimientos ITST

2 CONTROL DE REVISIONES: REVISIÓN SECCIÓN AFECTADA DESCRIPCIÓN FECHA 00 Todo el procedimiento Elaboración del procedimiento de control de almacén Formatos 02 Portada Políticas de operación Descripción del Procedimiento Formatos y/o procedimientos requeridos Referencias Diagrama de flujo Generales Formato de vale de salida, resguardo de bienes muebles, préstamo de mobiliario y equipo Se elimina el recuadro de control de revisiones y se pasa a la siguiente página. Se modifica el código del procedimiento. Se agrega la política No. 3 Se agrega la política No. 4 Se agrega la política No.5 Se agrega la política No. 6 Se agrega la política No. 7 Se modifica la sección de RESPONSABLE en todos los pasos del procedimiento y se incluye al Jefe de Recursos Materiales y Servicios. Se rediseñan todos los pasos del procedimiento. Se incluye el formato SAD-FCAL-4.1 Vale de salida de almacén así como también se rediseña y codifica el formato SAD-FCAL-4.2 Vale de préstamo de mobiliario y equipo. Se rediseña y codifica el formato SAD-FCAL-4.3 Vale de resguardo de mobiliario y equipo. Se elimina factura o nota de remisión. Se incluye la factura o nota de remisión. Se rediseña el diagrama con base a las modificaciones de la descripción del procedimiento. Se agrega el recuadro Solicitante. Dentro de la nota al pie, se elimina el nombre del proceso y se cambia la codificación. 03 Formatos Formato de vale de salida, se agrega la columna de CODIGO y la columna TOTAL, se elimina el renglón de AREA. 04 Apartado de Responsabilidades 05 Código Areas de aplicación Políticas de Operación Responsables del Procedimiento y de Director General. Debido a cambios en la estructura organizacional se modifica el nombre del director general. Se modifica el código del procedimiento quedando de la siguiente manera JRM-PCAL-2. Se modifica quedando Todas las áreas del ITST, Alumnos del ITST y Representantes de Instituciones Externas. Se rediseña la política No. 1 quedando como sigue Todo ingreso de material al almacén deberá ser mediante copia de factura o nota remisión, se rediseña la política No. 4 quedando como sigue Los daños causados por descuido o mala operación del equipo y/o accesorios que esté bajo resguardo provisional mediante Vale de Préstamo deberán ser reparados por la persona que tenga el equipo a su resguardo y en caso de extravío deberá reponer el equipo y/o accesorios con otro de la misma calidad, de lo contrario se le suspenderá el servicio de préstamo y se le descontará vía nómina el valor actual del bien, se rediseña la política No. 5 El préstamo de equipo de cómputo, equipo audiovisual o equipo de impresión queda restringido para los alumnos, se rediseña la política No. 7 La asignación de mobiliario y equipo para las diferentes áreas deberá realizarse mediante el Vale de Resguardo de Mobiliario y Equipo. Se agregan las políticas No. 8, 9, 10 y por el Sistema de Calidad Institucional Página 2 de 8

3 Definiciones Descripción del Procedimiento Formatos y/o procedimientos requeridos Referencias Diagrama de Flujo Se agrega la definición de Solicitante: Se entiende por cualquier responsable de área del Instituto o de alguna organización externa. Se rediseñan todos los pasos del procedimiento y se divide en dos partes Entrega de Materiales y Entrega de Mobiliario y Equipo Nuevo. En la sección de Responsable se cambia Responsable de Almacén por Almacenista. Se modifica el código de todos los formatos de acuerdo con la modificación del código del procedimiento. Se modifica el formato SAD-FCAL-2.3 Vale de resguardo de mobiliario y equipo. En el punto Autoriza-Director General queda de la siguiente manera VoBo.- Subdirector Administrativo. Se agrega el formato JRM-FCAL-2.4 Revisión de Almacén. Se agrega el documento denominado Reglamento Interno de Almacén. Se realizan las adecuaciones necesarias al diagrama de flujo. por el Sistema de Calidad Institucional Página 3 de 8

4 OBJETIVO: Controlar las entradas y salidas de material adquirido por el Instituto y así mismo el resguardo correspondiente. ALCANCE: Aplica a toda adquisición de bienes efectuada por el ITST para satisfacer las necesidades institucionales. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Todo ingreso de material al almacén deberá ser mediante copia de factura o nota remisión. Toda salida de material deberá registrarse y justificarse con vale de salida o de préstamo. En periodo vacacional o receso intersemestral el equipo asignado provisionalmente con vale de préstamo deberá ser recuperado y resguardado en el almacén de la Institución. Los daños causados por descuido o mala operación del equipo y/o accesorios que esté bajo resguardo provisional mediante Vale de Préstamo deberán ser reparados por la persona que tenga el equipo a su resguardo y en caso de extravío deberá reponer el equipo y/o accesorios con otro de la misma calidad, de lo contrario se le suspenderá el servicio de préstamo y se le descontará vía nómina el valor actual del bien. El préstamo de equipo de cómputo, equipo audiovisual o equipo de impresión queda restringido para los alumnos. El préstamo de mobiliario y/o equipo para uso fuera de la institución deberá ser solicitado mediante oficio y autorizado por el Director General. La asignación de mobiliario y equipo para las diferentes áreas deberá realizarse mediante el Vale de Resguardo de Mobiliario y Equipo. El mobiliario y equipo que se tenga a resguardo deberá permanecer en el espacio asignado al usuario y es responsabilidad del usuario solicitar con anticipación por escrito al Jefe de Recursos Materiales la modificación del Vale de Resguardo cuando por necesidades institucionales requiera de un cambio de equipo, de mobiliario o de espacio físico. El personal que tenga bienes materiales asignados deberá hacer uso racional de los mismos a fin de evitarle daños o deterioro por mal uso, así mismo deberá entregar al Jefe de Recursos Materiales el equipo de cómputo o de impresión que se encuentre fuera de servicio y cuya reparación no sea costeable, anexando un dictamen técnico emitido por el Jefe de Centros de Cómputo. En caso de robo de bienes materiales asignados mediante Vale de Resguardo, el Responsable del área deberá informar inmediatamente por escrito a la Jefatura de Recursos Materiales y Servicios. Los daños causados por descuido o mala operación del mobiliario o equipo deberán ser reparados por la persona que lo tenga a su resguardo y en caso de extravío deberá reponerlo con otro de la misma calidad, de lo contrario se le descontará vía nómina el valor actual del bien. En el caso de mobiliario y equipo instalado en aulas y laboratorios este será por el Sistema de Calidad Institucional Página 4 de 8

5 asignado al jefe de carrera correspondiente, quien sólo deberá informar por escrito a la Jefatura de Recursos Materiales y Servicios cualquiera de las anomalías antes mencionadas. La entrega de tintas y toners para impresora, refacciones para mantenimiento y reposición de artículos de oficina como calculadoras, grapadoras, papeleras, etc., será contra entrega de la pieza que será reemplazada. DEFINICIONES: Solicitante: Se entiende por cualquier responsable de área del Instituto o de alguna organización externa. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE MATERIALES: RESPONSABLE No. ACTIVIDAD Solicitante 01 Solicita material en almacén, o en su caso mobiliario y/o equipo en calidad de préstamo. Almacenista 02 Hace entrega del material solicitado por el usuario con vale de salida de almacén (JRM-FCAL-2.1), si no hay en existencia el material, realiza el pedido del material al proveedor. En caso de solicitar mobiliario o equipo en calidad de préstamo para uso interno o externo hace entrega con vale de préstamo (JRM-FCAL-2.2). 03 Recibe el material por parte del proveedor, verifica que corresponda con lo solicitado, le da entrada y lo entrega al solicitante a través del Vale de Salida (JRM-FCAL-2.1). ENTREGA DE MOBILIARIO Y EQUIPO NUEVO: RESPONSABLE No. ACTIVIDAD Solicitante 01 Solicita mobiliario o equipo nuevo para el área a su cargo a través del formato correspondiente. Jefe de Recursos Recibe la solicitud y entrega copia al Responsable de Materiales y de Servicios 02 Almacén. Almacenista 03 Recibe copia de la solicitud firmada por el Jefe de Recursos Materiales. Jefe de Recursos Materiales y de Servicios. 04 Realiza la adquisición del bien solicitado, lo recibe y verifica que cumpla con las características de la cotización y de la factura, en caso necesario solicita asesoría de una persona que tenga más conocimientos acerca del bien que se está recibiendo. 05 Si cumple con las características entrega el bien adquirido al Almacenista con copia de la factura o nota de remisión, de lo contrario lo devuelve al proveedor. Almacenista 06 Recibe y revisa el bien adquirido por medio de nota de remisión o factura, y registra la entrada. por el Sistema de Calidad Institucional Página 5 de 8

6 Jefe de Recursos 07 Elabora Vale de Resguardo (JRM-FCAL-2.3) y lo entrega Materiales y de Servicios. al solicitante. Almacenista 08 Informa cada fin de mes al Jefe de Recursos Materiales los movimientos de entradas y salidas de almacén. FORMATOS Y/O PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS: CODIGO JRM-FCAL-2.1 JRM-FCAL-2.2 JRM-FCAL-2.3 JRM-FCAL-2.4 DOCUMENTOS GENERADOS: CODIGO Sin código REFERENCIAS: CODIGO Sin código Sin código NOMBRE DEL FORMATO O PROCEDIMIENTO Vale de Salida de Almacén Vale de préstamo de mobiliario y equipo Vale de resguardo de mobiliario y equipo Revisión de Almacén NOMBRE DEL DOCUMENTO Reporte de entradas y salidas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO O FORMATO Copia de factura o nota remisión Reglamento Interno de Almacén por el Sistema de Calidad Institucional Página 6 de 8

7 DIAGRAMA DE FLUJO: SOLICITANTE INICIO Solicita material, equipo o mobiliario para préstamo cumpliendo con los requisitos establecidos Recibe el material FIN Responsable del procedimiento Jaime Martínez Lara ENTREGA DE MATERIALES Solicita el material al proveedor Recibe y revisa el material con nota de remisión o factura. No ALMACENISTA Hay material en existencia Si Elabora vale de salida o de préstamo según corresponda y entrega el material al solicitante Director General Ricardo Bárcenas Rivas por el Sistema de Calidad Institucional Página 7 de 8

8 DIAGRAMA DE FLUJO: SOLICITANTE INICIO Solicita mobiliario o equipo a través del formato correspondiente Recibe el bien solicitado FIN Responsable del procedimiento Jaime Martínez Lara ENTREGA DE MOBILIARIO Y EQUIPO NUEVO ALMACENISTA Recibe copia de la solicitud Recibe copia de factura o nota de remisión, la revisa y le da entrada al sistema Informa mensualmente las entradas y salidas de almacén. JEFE DE RECURSOS MATERIALES Recibe la solicitud y entrega copia al responsable de almacén Realiza la adquisición, revisa que el bien cumpla con las características de la cotización y de la factura o nota de remisión. Si cumple, lo recibe y entrega copia de la factura o nota de remisión al Almacenista, de lo contrario lo devuelve al proveedor. Elabora el vale de resguardo y lo entrega al solicitante Director General Ricardo Bárcenas Rivas por el Sistema de Calidad Institucional Página 8 de 8