Sello de Copia Controlada Prohibida su Reproducción. Manual de Procedimiento Almacenamiento y custodia de bienes. MPADM Versión

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1 Sello de Copia Controlada Prohibida su Reproducción Manual de Procedimiento Almacenamiento y custodia de bienes MPADM Versión INDICE I. INTRODUCCIÓN... 1 II. OBJETIVO... 2 III. ALCANCE Y APLICACIÓN... 2 IV. NORMATIVA... 2 V. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS... 2 VI. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO... 3 VII. PROCEDIMIENTO Entrada del Bien en el Almacén Registro de la entrada del bien Salida del bien Procedimiento para el registro de la salida de los bienes de consumo y capital Procedimiento de registro de salida de alimento retenido o decomisado Procedimiento de registro de salida de archivos y correspondencia Actualización y verificación del inventario de bienes y archivos, alimentos y correspondencia Control del personal que ingresa al almacén Procedimiento de notificación en caso de pérdida o deterioro del bien VIII. MATERIALES IX. DOCUMENTOS RELACIONADOS I. INTRODUCCIÓN El día 22 de febrero de 2006, el Presidente de la República en uso de sus facultades constitucionales y legales, aprobó el Decreto Ley No. 11 de 22 de febrero de 2006, que crea la Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos y dicta otras disposiciones. La Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos, fue creada como entidad rectora del Estado para asegurar el cumplimiento y aplicación de las leyes y sus reglamentos en materia de seguridad de introducción de alimentos al territorio nacional, bajo criterios estrictamente científicos y técnicos. Para tales efectos, se estableció la coordinación correspondiente con el Ministerio de Salud y el Ministerio de Desarrollo Agropecuario en los temas relacionados a la salud humana, animal y sanidad vegetal, y tendrá como objetivos principales: 1. Asegurar un nivel adecuado de protección de la salud humana, el patrimonio agropecuario del país, con relación a los alimentos importados, teniendo en cuenta la diversidad y calidad de su suministro. 2. Establecer principios, responsabilidades y procedimientos científicos y técnicos en materia de seguridad y calidad de los alimentos importados. 3. Asegurar una base científica y técnica para la protección de la salud humana y del patrimonio agropecuario en materia de alimentos importados. 4. Establecer disposiciones y procedimientos para la toma de decisiones en materia referentes a la seguridad de los alimentos. 5. Facilitar el intercambio comercial internacional de alimentos. Página 1 de 13

2 6. Asegurar la aplicación uniforme y consistente de la normativa jurídica nacional e internacional, los reglamentos técnicos, los protocolos interinstitucionales, los manuales de procedimientos, los estándares de calidad, los parámetros de las matrices de riesgos y los contratos de servicios en materia de seguridad de alimentos. El artículo 79 del Decreto Ley 11 de 22 de febrero de 2006 establece que la Autoridad debe elaborar los Manuales de Procedimientos Técnicos y Administrativos. Para ejecutar sus funciones, la Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos cuenta con Almacenes donde reposan bienes de la Institución y aquellos alimentos decomisados en los expendios, como resultados de los operativos y atención de alertas sanitarias, cuyas entradas y salidas deben ser controladas. Por lo anterior es necesario elaborar el Manual de Procedimiento para el almacenamiento y custodia de bienes. II. III. IV. OBJETIVO Establecer los procedimientos para el almacenamiento y custodia de bienes, con el fin de orientar a los responsables del almacén, sobre el procedimiento a seguir para el control de entrada y salida de los mismos. ALCANCE Y APLICACIÓN El presente manual describe, y es aplicable, a todo bien de la Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos o aquellos alimentos decomisados como resultados de los operativos sanitarios, que ingrese al almacén. NORMATIVA Decreto Ley No. 11 de 22 de febrero de 2006 Que crea la Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos y dicta otras disposiciones V. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Para los efectos del presente manual los términos presentados implicarán lo siguiente: a. ALMACEN: Es el lugar o espacio físico en que se depositan las materias primas, el producto semiterminado o el producto terminado, a la espera de ser transferido al siguiente eslabón de la cadena de suministro. b. OPERATIVOS POR ALERTAS SANITARIAS: Los Operativos por alertas sanitarias serán iniciados previa solicitud formal del encargado del Proceso de Alertas Sanitarias y/o Fitosanitarias por un reporte de alimentos contaminados o que pongan en riesgo la salud humana, la sanidad animal y/o vegetal. c. OPERATIVOS POR DENUNCIAS: Estos Operativos se realizarán cuando en la Unidad de Investigaciones Sanitarias (UIDIS) de la Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos, se reciban reportes de denuncias por parte del sector público o privado de presuntos alimentos en expendio, que no cumplan con lo establecido en el Decreto Ley 11 de 22 de febrero de 2006, y la misma lo solicite formalmente. d. OPERATIVOS DE OFICIO: son aquellos que se realizan de manera rutinaria en los expendios, con el propósito de verificar que los alimentos importados que cumplen con lo establecido en el Decreto Ley 11 de 22 de febrero de Página 2 de 13

3 VI. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Entrada del bien al almacén como bien o en custodia Registro de la entrada del bien Ubicación del bien Conservación del bien Registro de la Salida del bien Actualización y verificación del inventario del bien Página 3 de 13

4 VII. PROCEDIMIENTO 7.1. Entrada del Bien en el Almacén El almacenamiento y custodia de bienes se inicia cuando el artículo se presenta al recinto para ser almacenado. El almacenamiento del mismo puede ser en calidad de: a) Bienes de consumo y capital, propiedad de la Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos b) Alimento retenido o decomisado como resultado de operativos de oficio, por denuncia y en atención de alertas que realiza la Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos. c) Archivos y correspondencias Registro de la entrada del bien En los tres casos mencionados anteriormente, la entrada de los bienes serán registrados con un código alfa numérico, a través del cual serán identificada la Provincias, el recinto, el espacios físico o el anaquel, estantería, refrigerador y/o congelador existente en el almacén, donde será colocado el artículo anteriormente citado. El número del código alfanumérico indicará lo siguiente: a) El primer número representará la provincia donde se ubica el recinto del almacén donde será localizado el bien. Ejm. 4 (Chiriquí) b) El segundo es la ubicación del recinto del almacén donde se localiza el bien. Ejm (Número de recinto) c) El tercer número representará el anaquel, refrigeradores, congeladores o espacio físico donde se almacenará el bien. Ejm (Número de Anaquel o espacio físico) d) El cuarto número alfa numérico representará la celda del anaquel donde se almacenará el bien, o sea la letra representará la columna y el número cardinal la fila. Ejm B3 (Localización en la celda B3, significa que en el anaquel está colocado en columna B y en la fila 3). El código alfanumérico comprenderá a la localización de todas las celdas en los anaqueles, cuyas columnas serán identificadas con letras mayúsculas, ordenadas iniciando de izquierda con la letra A y continuando hacia el lado derecho, con las siguientes letras en orden alfabético. Las filas de los anaqueles, serán identificadas con números cardinales, iniciando por el lado superior izquierdo con el número uno (1) y continuando hacia el lado inferior, con las siguientes cifras en orden numérico Procedimiento para el registro de la entrada, ubicación y conservación de bienes de consumo y capital i. El colaborador responsable de la recepción de los bienes de consumo y de capital en el almacén, verificará una vez le haga entrega el proveedor, que los mismos estén en buen estado, cotejando a su vez los bienes, con el contenido de la orden de compra y la factura comercial. ii. En el caso de los bienes de capital, materiales y equipos de laboratorios, deberá notificar a la Unidad Técnica o Administrativa que solicitó el bien, para que proceda también a verificar que los bienes entregados cumplen con las especificaciones. Página 4 de 13

5 iii. Seguidamente el colaborador responsable del almacén, incluirá la información de Entrada, de los bienes de consumo y capital, en el Programa de Entrada/Salida de Almacén del bien, con la información detallada en la orden de compra y en la factura comercial, cuyo formato incluye la siguiente información Número de orden de compra Número de entrada Fecha de recepción de los bienes Nombre del Proveedor Número de Factura Número de Cheque Renglón Cantidad Unidad Código de Artículo Descripción Codificación (uso de contabilidad) Precio Unitario Precio Total iv. Copia de este documento será remitido al Departamento de Contabilidad y los archivos del almacén. v. Después del registro de la entrada de los bienes de capital, se le enviará copia al Departamento de Bienes Patrimoniales y serán trasladados temporalmente a un recinto del almacén. vi. Recibidos los bienes de consumo, se añadirán en el programa de Inventario de Existencia de Administración y Finanzas de la Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos, cuyo formato contempla la siguiente información: Fecha de ingreso del bien de consumo Número de Código del Grupo Número de Subcódigo Descripción del bien Unidad Existencia Costo Unitario Costo Tota vii. Luego se le notificará al Director Administrativo la entrega por parte del proveedor, de los bienes solicitados. viii. ix. Los bienes de consumo o capital se clasificarán y almacenarán por separado de los alimentos retenidos o decomisados y de los productos químicos. Previo a que el bien en su conjunto, sea trasladado al recinto, espacio o anaquel donde será almacenado, deberá colocársele una etiqueta con la información con que el mismo fue registrado y que citamos a continuación: a) Descripción del código del grupo b) Descripción del bien Página 5 de 13

6 c) Unidad d) Existencia inicial e) Número de Registro de entrada del bien.(número de Provincia, Recinto, anaquel o espacio físico y celda). x. Etiquetado el bien, los colaboradores que laboran en el almacén procederán a trasladarlo al recinto, espacio físico o anaquel donde será almacenado. xi. Los productos serán almacenados, embalados en cajas (productos enlatados o empacados), o llevados a refrigerar o congelar y ubicados de manera que: Sean colocados en el lugar indicado en la etiqueta. No sufran deterioro. Los productos químicos serán almacenados por separado de los otros bienes, como también que, los líquidos serán colocados en la parte inferior del anaquel. xii. Para la protección de los bienes existente en el almacén se llevará a cabo un sistema de control de plagas Registro de la entrada, ubicación y conservación de alimento retenido o decomisado i. Al recibo de los alimentos retenidos o decomisados en los operativos, por parte del responsable del mismo, el colaborador responsable de la recepción en el almacén, verificará que la entrega de las cantidades y tipos de alimentos indicados en las actas de retención o decomiso, concuerde con lo recibido. ii. Seguidamente el colaborador responsable del almacén, incluirá la información de Entrada, en el Programa de Entrada/Salida de Almacén del bien, con la información detallada en el Acta de Decomiso o Retención de los Alimentos, cuyo formato incluye la siguiente información Número de Operativo Número de entrada del Acta de Decomiso o retención Fecha de entrada Responsable del Operativo Número de Acta Renglón Cantidad Unidad (Cajas o bultos) Código de Artículo Descripción (Fecha del operativo y Comercios involucrados Codificación (uso de contabilidad) Precio Unitario Precio Total iii. Copia de este documento será remitido al departamento de Contabilidad y los archivos del almacén. Página 6 de 13

7 iv. Recibido el bien, se añadirá en el programa de Inventario de Existencia de Administración y Finanzas de la Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos, cuyo formato contempla la siguiente información: Descripción del Código del Grupo Descripción del bien Unidad Existencia Costo Unitario Costo Total v. Luego se le notificará al Director Administrativo la entrega por parte del responsable de operativos, de los alimentos decomisados o retenidos. vi. Previo a que el producto sea trasladado al recinto, espacio o anaquel donde será almacenado, deberá colocársele una etiqueta con la información con que el mismo registrado y que citamos a continuación: a) Descripción del código del grupo b) Descripción del bien (Alimentos del operativo realizado el dd/mm/aa, en los comercios) c) Unidad (Cajas o bultos) d) Número de Registro de entrada del bien. vii. Etiquetadas las cajas o bultos de alimentos retenidos o decomisados, los colaboradores responsables del almacén, procederán a trasladarlo al recinto, espacio físico o anaquel donde será almacenado. viii. Los alimentos retenidos o decomisados serán almacenados separados de los productos químicos y de los otros bienes de consumo o capital, embalados en cajas (productos enlatados o empacados), o llevados a refrigerar o congelar y ubicados de manera que:. a) Sean colocados en el lugar indicado en la etiqueta b) No sufran deterioro. c) Almacenados por separado de los otros bienes y colocando los líquidos en la parte inferior del anaquel. ix. Para la protección de los alimentos retenidos o decomisados en el almacén, se llevará a cabo un sistema de control de plagas. x. Los alimentos retenidos o decomisados serán mantenidos por un periodo máximo de 60 días calendarios, periodo en el cual el Comité Técnico Institucional (CTI) o la Unidad de Investigaciones Sanitarias (UIDIS) ordene su destrucción o devolución al cliente Registro de la entrada, ubicación y conservación de archivos y correspondencias Página 7 de 13

8 i. El colaborador responsable de la Unidad de Archivos y Correspondencia, hará la recepción de los archivos y correspondencia entregados por el responsable de la Unidad Técnica o Administrativa emisora de la documentación. ii. Seguidamente el colaborador responsable la Unidad de Archivos y Correspondencia, incluirá la información de Entrada, en el Programa de Entrada/Salida de Almacén de los archivos y correspondencia, con la información detallada en la Nota de entrega, cuyo formato incluye la siguiente información Nombre de los archivos Número de entrada Unidad Técnica o Administrativa responsable de la documentación Número de la Documentación Renglón Cantidad Unidad (Cajas o bultos) Código de Artículo Descripción (Documento de correspondiente al mes de al mes de de 200_) iii. Recibido los archivos y correspondencia, se añadirá en el programa de Inventario de la Unidad de Archivos y Correspondencia de la Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos, cuyo formato contempla la siguiente información: a) Fecha de ingreso de los Archivos y Correspondencia b) Descripción del Código del Grupo c) Descripción del Sub-Código d) Descripción de los Archivos y Correspondencia e) Unidad f) Existencia iv. Previo a que los archivos y correspondencias sean trasladados al recinto, espacio o anaquel donde será almacenado, deberá colocársele una etiqueta con la información con la cual se fue registrado el mismo y que citamos a continuación: a) Descripción del código del grupo b) Descripción de bien (Ej. Archivos y correspondencia de DINAVE correspondiente al mes de 2009) c) Unidad (Cajas o bultos) d) Número de Registro de entrada del bien. v. Etiquetado los archivos y correspondencias, los colaboradores que laboran en la Unidad de Archivos y Correspondencia, procederán a trasladarlo al recinto, espacio físico o anaquel donde será almacenado. vi. Los archivos y correspondencias serán almacenados separados de los productos químicos, alimentos y de los otros bienes de consumo o capital, embalados en cajas y ubicados de manera que: Página 8 de 13

9 a. Sean colocados en el lugar indicado en la etiqueta. b. No sufran deterioro. c. Almacenados por separado de los otros bienes y colocando los líquidos en la parte inferior del anaquel. vii. Para la protección de los archivos y correspondencias en el almacén, se llevará a cabo un sistema de control de plagas Salida del bien Procedimiento para el registro de la salida de los bienes de consumo y capital. i. Para el retiro de bienes de consumo y capital el representante de la Unidad Técnica o Administrativa interesada, procederá a elaborar una Solicitud de Bienes, la cual deberá estar firmada por el o la colaboradora que elaboró el documento, por el Jefe de la Unidad correspondiente y luego por el Director Administrativo. ii. iii. iv. La misma deberá ser presentada al colaborador responsable del almacén, quien procederá a verificar la existencia del bien solicitado, en el Sistema de Registro de Entrada, de la de datos de entrada/salida de almacén y su localización en el recinto, espacio físico, anaquel y celda donde esté ubicado el bien. Seguidamente colaborador responsable del almacén, procederá al retiro del bien de donde esté ubicado el mismo y a entregarlo al representante de la Unidad Técnica o Administrativa interesada. El colaborador responsable del almacén y el representante de la Unidad Técnica o Administrativa interesada procederán a la firma del original y copia de la solicitud de bienes. La copia será entregada al representante de la Unidad Técnica o Administrativa interesada v. Retirados los bienes de consumo o capital, se descontarán del programa de Inventario de Existencia de Administración y Finanzas de la Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos, cuyo formato contempla la siguiente información: a. Fecha de retiro del bien de consumo b. Número de Código del Grupo c. Número de Subcódigo d. Descripción del bien e. Unidad f. Existencia g. Costo Unitario h. Costo Total vi. Mensualmente el colaborador responsable del almacén, incluirá la información de Salida, de los bienes de consumo y capital, en el Programa de Entrada/Salida de Almacén del bien, con la información detallada en la orden de compra y en la factura comercial, cuyo formato incluye la siguiente información Página 9 de 13

10 a. Número de orden de compra b. Número de salida c. Fecha de retiro de los bienes d. Nombre del Proveedor e. Número de Área f. Renglón g. Cantidad h. Unidad i. Código de Artículo j. Descripción k. Codificación (uso de contabilidad) l. Precio Unitario m. Precio Total n. Departamento o Proyecto o. Unidades Retiradas p. Unidades Disponibles Procedimiento de registro de salida de alimento retenido o decomisado i. Para el retiro de alimentos retenidos o decomisados, el representante de la Unidad Técnica responsable de los Operativos, procederá a presentar al colaborador responsable del almacén, la Resolución del Comité Técnico Institucional (CTI) y una solicitud de salida de los alimentos en custodia que desea retirar del almacén, para la destrucción o liberación de los alimentos en referencia. ii. iii. iv. El colaborador responsable del almacén, procederá a verificar la ubicación del alimento retenido o decomisado solicitado, en el Sistema de Registro de Entrada, de la de datos de entrada/salida de almacén y su localización en el recinto, espacio físico, anaquel y celda donde esté ubicado el bien. Seguidamente colaborador responsable del almacén, procederá al retiro del alimento retenido o decomisado, de donde esté ubicado y se lo entregará al representante de la unidad Técnica responsable de la ejecución los Operativos. El colaborador responsable del almacén y el representante de la unidad Técnica responsable de la ejecución los Operativos, procederán a la firma de la original y de la copia de solicitud de salida de los alimentos en custodia en el almacén. La copia será entregada al representante de la Unidad Técnica responsable de los Operativos. v. Retirados los alimentos retenidos o decomisados, se descontarán del el programa de Inventario de Existencia de Administración y Finanzas de la Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos, cuyo formato contempla la siguiente información: a. Fecha de retiro del bien de consumo b. Número de Código del Grupo c. Número de Subcódigo d. Descripción del bien Página 10 de 13

11 e. Unidad f. Existencia g. Costo Unitario h. Costo Total vi. Mensualmente el colaborador responsable del almacén, incluirá la información de Salida de alimentos retenidos o decomisados, en el Programa de Entrada/Salida de Almacén del bien, con la información detallada en la Resolución y en las Actas de Retención o Decomiso. a. Número de la Resolución b. Número de salida c. Fecha de retiro de los alimentos retenidos o decomisados d. Nombre del representante de la unidad Técnica responsable de la ejecución los Operativos e. Número de Área f. Renglón g. Cantidad h. Unidad i. Código de de los alimentos retenidos o decomisados j. Descripción k. Codificación (uso de contabilidad) l. Precio Unitario m. Precio Total n. Departamento o Proyecto o. Unidades Retiradas p. Unidades Disponibles Procedimiento de registro de salida de archivos y correspondencia i. Para el retiro de archivos o correspondencia, el representante de la Unidad Técnica o Administrativa responsable, procederá a presentar al colaborador responsable de la Unidad de Archivos y Correspondencia, nota de solicitud para el retiro de los mismos. ii. El colaborador de responsable de Unidad Técnica o Administrativa responsable, procederá a verificar la ubicación de los documentos solicitados, en el Sistema de Registro de Entrada, de la de datos de entrada/salida de almacén y su localización en el recinto, espacio físico, anaquel y celda donde esté ubicado el bien. iii. Seguidamente colaborador responsable de la Unidad de Archivos y Correspondencia, procederá al retiro de los documentos solicitados, de donde estén ubicados y se lo entregará al representante de Unidad Técnica o Administrativa responsable. iv. El colaborador responsable de la Unidad de Archivos y Correspondencia y el representante de la Unidad Técnica o Administrativa responsable, procederán a la firma de la original y de la copia de solicitud de salida de los archivos en custodia en la Unidad de Archivos y Correspondencia.. La copia será entregada Página 11 de 13

12 al representante de la Unidad Técnica o Administrativa responsable. v. Retirados los documentos solicitados, se descontarán del programa de Inventario de Existencia de Archivos y Correspondencia de la Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos, cuyo formato contempla la siguiente información: a. Fecha de retiro del Archivo b. Número de Código del Grupo c. Número de Subcódigo d. Descripción del Archivo o Correspondencia e. Unidad f. Existencia Actualización y verificación del inventario de bienes y archivos, alimentos y correspondencia. Después del retiro de los bienes de consumo y de capital, de los alimentos del almacén de la Autoridad Panameña de Seguridad de Alimentos y del retiro de documentos de la Unidad de Archivos y Correspondencia, los colaboradores responsables de la custodia de los mismos respectivamente, procederán a realizar la actualización de Inventarios de Existencia diseñado para cada uno de los casos mencionados anteriormente Control del personal que ingresa al almacén Las personas que ingresen al almacén deben tener acceso autorizado, según el listado proporcionado por la Dirección Administrativa y debe llenar las entradas y salidas en el formato de ingreso al almacén Procedimiento de notificación en caso de pérdida o deterioro del bien. Cuando el encargado del almacén se percate de que los alimentos retenidos o decomisados en los operativos que se encuentran en el mismo se están deteriorando, debe comunicarlo al responsable del mismo para que se proceda a tomar las acciones correspondientes. En caso de encontrar diferencia al cotejar los inventarios en: Bienes de consumo: reporta al Director Administrativo mediante el formato correspondiente. Bienes de Capital: Mediante el informe de Bienes Patrimoniales se reporta la diferencia al Director Administrativo quien a su vez informa al Departamento de Bienes Patrimoniales del MEF y Contraloría. En caso que la diferencia sea una pérdida, Asesoría Legal debe realizar la denuncia a la Dirección de Investigación Judicial. VIII. MATERIALES 1) Computadora e impresora 2) Anaqueles o estantes 3) Materiales de oficina. 4) Archivadores 5) Refrigeradores 6) Sellos 7) Sistema de vigilancia Página 12 de 13

13 IX. DOCUMENTOS RELACIONADOS 1) Actas de Diligencia de Inspección Sanitaria 2) Formato de Solicitud de Bienes 3) Formato de Registro de Entrada y Salida de Bienes. 4) Formato de Registro de Entrada y Salida de Alimentos Retenidos y Decomisados 5) Formato de Registro de Entrada y Salida de Archivos y Correspondencias Página 13 de 13