TITULO I DISPOSICIONES GENERALES CAPITULO I ASPECTOS GENERALES

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1 1 REGLAMENTO ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES TITULO I DISPOSICIONES GENERALES CAPITULO I ASPECTOS GENERALES Artículo 1º. Definición del Reglamento El Reglamento de Administración de Almacenes de la Universidad de San Francisco Xavier, es el conjunto de normas y disposiciones que regulan las actividades de la Administración del Almacenes. Define los aspectos institucionales de atribuciones y responsabilidades, asignación de tareas; procedimientos y otros aspectos, para lograr la administración eficaz y eficiente de los bienes de consumo e interrelacionado con el Sistema de Administración de Bienes y Servicios. En razón a que las Normas Básicas del SABS y el Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios son explícitos y consignan los procedimientos a realizar, el presente Reglamento Específico constituye un conjunto de disposiciones complementarias y reglamentarias que dan especificidad a aquellos aspectos de las Normas Básicas del SABS y del Reglamento Específico tratan en forma general. Artículo 2º. Finalidades y objetivos El presente Reglamento Específico, tiene la finalidad de constituir el marco de aplicación del Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios de la Universidad y con los siguientes objetivos: a) Ser un instrumento que regula la Administración de los Almacenes de bienes de consumo, y materiales de laboratorio según lo estipulado por la Ley 1178 y las NB-SABS, ajustándose a las características, naturaleza y Estatuto Orgánico de la Universidad.

2 b) Establecer los elementos de organización, funcionamiento y control interno de los diferentes Almacenes de la Universidad, desde su requerimiento hasta la disposición final de lo mismos. 2 c) Identificar a las unidades y cargos de los funcionarios responsables de funcionamiento de los Almacenes. d) Lograr transparencia, eficiencia y eficacia en los diferentes procedimientos de administración de los almacenes. Artículo 3º. Ámbito de Aplicación El presente reglamento es de aplicación y cumplimiento obligatorio en todas las áreas funcionales establecidas en el ANEXO I del presente reglamento. Artículo 4º. Marco Jurídico El Marco Jurídico del RE-SABS comprende: a) Ley 1178 del 20 de julio de 1990 de Administración y Control Gubernamentales. b) Decreto Supremo A de 3 de noviembre de 1992, de Responsabilidad de la Función Pública. c) Decreto de 21 de octubre del 2000, que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. d) Estatuto Orgánico de la Universidad. e) Decreto Supremo de 15 de junio de 2001 que modifica y ajusta las NB-SABS y determina su aplicación plena a partir del 7 de junio de f) Decreto Supremo Nº de 31 de enero de 2004 que modifica el Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios. g) Decreto Supremo de 29 de junio de 2001 que aprueba las modificaciones al Decreto Supremo A de Responsabilidad por la Función Pública.

3 h) Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República. 3 i) Otras disposiciones específicas que estén relacionadas con la aplicación de las NB-SABS. Artículo 5º. Revisión y Actualización del Reglamento Específico La Universidad revisará por lo menos una vez al año, y de ser necesario lo actualizará en base al análisis de la experiencia de su aplicación, la dinámica administrativa, el funcionamiento de otros sistemas y de las modificaciones de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. Para el proceso de revisión y ajuste se conformará una Comisión con la participación del Director Administrativo y Financiero, Jefe de la División de Suministros y Almacenes y el Jefe de la Unidad de Organización y Métodos, quienes velarán porque el ajuste del Reglamento se realice en el marco de las NB-SABS. TITULO II ADMINISTRACIÓN DEPÓSITO DE ALMACEN Y SUBALMACENES CAPITULO I ORGANIZACION Artículo 6º. Definición de Almacenes. Almacén es el espacio físico que permite el cuidado y custodia de bienes de consumo e insumos de laboratorio, farmacia y centros médicos de la Universidad sobre la base del presente Reglamento. Artículo 7º. Alcance del Reglamento Específico para la Administración de Almacenes. Las disposiciones contenidas en este capítulo se aplicarán a los almacenes y subalmacenes de bienes de consumo de la Universidad.

4 Artículo 8º. Organización de almacenes. 4 I. La División de Suministros y Almacenes, es la unidad dependiente de la Dirección Administrativa y Financiera, encargada de la administración de almacenes en la Administración Central. II. III. IV. La Universidad cuenta con un almacén central, que está a cargo de la División de Suministros y Almacenes. En las diferentes áreas académicas, existen subalmacenes, a cargo de un funcionario, quién responde ante el Administrador de cada área o en su caso ante el Jefe inmediato superior. El presente reglamento establece que algunas áreas, podrán crear subalmacenes de productos específicos, como farmacéuticos, reactivos, químicos, etc., quedando a cargo de personal especializado. Los encargados de los subalmacenes estarán bajo la supervisión del Administrador, en cuanto a las funciones y responsabilidad de almacenaje, y éste responderá ante el Jefe de Suministros y Almacenes en cuanto a la aplicación de procedimientos y cumplimiento de normas en materia de administración de almacenes. V. Los almacenes y subalmacenes deberán estar especialmente diseñados y habilitados para facilitar el ingreso y recepción de bienes, procurar condiciones de seguridad, armonizar la asignación de espacios según las características de los bienes, simplificar sus operaciones, facilitar la manipulación y el transporte. VI. VII. En función del volumen, complejidad y características técnicas de los bienes que administra, un almacén deberá contar con personal operativo calificado. La Universidad, cuenta con los siguientes almacenes y subalmacenes. Un Depósito Almacén General en el edificio de la ex Refinería (REFISUR), cuyo responsable es Encargado Depósito Almacenes

5 Subalmacén Proyecto UNI II en el edifico del Hospital UNI II, cuyo responsable es el Auxiliar Subalmacén 5 Subalmacén Facultad de Odontología en el edificio de la Facultad, cuyo responsable es el Auxiliar Subalmacén Subalmacenes de reactivos en Laboratorios de Institutos Médicos de la Universidad. Subalmacenes de material de construcción. Farmacia Universitaria CAPITULO II FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Artículo 9º. Funciones del Encargado de Almacén o Sub-almacén De acuerdo a lo establecido en el Manual de Organización y Funciones de la Universidad, el Encargado de Almacén en la Administración Central y/o del encargado del Sub-almacén en unidades desconcentradas y proyectos de la Universidad, tienen las siguientes funciones: a. Certificar la existencia o no de materiales, suministros y/o reactivos de laboratorio. b. Cumplimentar los formularios de salida de materiales, suministros, reactivos de laboratorio. c. Cumplimentar los formularios de ingreso de materiales, suministros, reactivos de laboratorio. d. Levantar inventarios periódicos del depósito, en coordinación con la División de Activos Fijos, Auditoría Interna. e. Revisar la documentación de adquisición para su envío a Contabilidad. f. Participar en la recepción de materiales, suministros, reactivos de laboratorio.

6 g. Registrar las compras directas en tarjetas de Kardex físico. 6 h. Archivar la documentación de respaldo. i. Enviar copias de facturas a la División de Activos Fijos Artículo 10º. Funciones del auxiliar Sub - Almacén en la Facultad de Odontología. a. Proveer material odontológico para la enseñanza y práctica de los estudiantes de la Carrera b. Solicitar oportunamente los materiales odontológicos necesarios para el uso en las diferentes clínicas c. Agilizar la provisión de materiales odontológicos a través de las cotizaciones d. Proveer de material en forma individual a enfermeras y médicos odontólogos de clínicas e. Apoyar a la administración en la elaboración de inventarios periódicos a través del control de kardex físico. Artículo 11º. Funciones del Encargado de Farmacia a. Atender al público en el despacho de productos farmacéuticos b. Registrar el kardex físico valorado c. Apoyar a la Administración con la toma de inventarios periódicos. d. Suministrar al personal médico información continua sobre la disponibilidad de medicamentos en la farmacia. e. Efectuar pedidos de medicamentos de acuerdo a necesidades del servicio f. Controlar el ingreso y salida de medicamentos g. Informar mensualmente el movimiento de la farmacia universitaria

7 Artículo 12º. Funciones del bioquímico y Biotecnólogo. 7 a. Realizar todos los análisis necesarios y de laboratorio, preparar informes del trabajo realizado. b. Mantener los equipos del laboratorio en buenas condiciones de funcionamiento c. Registrar oportunamente lo referente a las actividades del laboratorio, emitiendo informes al Jefe de Laboratorio d. Prever los diferentes requerimientos de reactivos y otros para el laboratorio e. Llevar registro detallado de los reactivos utilizados en el laboratorio f. Llevar control detallado de los análisis por realizar, en proceso y de los resultados Artículo 13º. Responsabilidad de los funcionarios encargados del depósito de almacén, subalmacenes y de laboratorios médicos. a. Los responsables con independencia de la jerarquía dentro de la Universidad, tienen la obligación de rendir cuentas por el destino de los bienes que les fueron confiados, del rendimiento de su gestión, de los resultados logrados. b. Disponer de información útil, oportuna y confiable de su gestión y de sus resultados, para su análisis y evaluación por parte de autoridad competente. c. Por el equipo y mobiliario a su cargo d. Control adecuado en la recepción de bienes de consumo o reactivos de laboratorio, cotejando las especificaciones técnicas requeridas. e. Responder de la integridad de los activos entregados para sus funciones f. Responder sobre la conservación de los reactivos y el uso adecuado de los mismos g. Responder ante la autoridad competente sobre la perdida, merma, substracción y negligencias en la ejecución de su trabajo.

8 h. Por la salvaguarda y custodia de los bienes de consumo, reactivos y otros materiales a su cargo. 8 i. El responsable de la farmacia universitaria deberá responder ante la autoridad competente, respecto a la fecha de vencimiento de los medicamentos de stock, con el objeto de evitar mermas y perdida a la entidad, este inciso se hace extensivo a los responsables de los laboratorios en lo referente al manejo de los reactivos. CAPITULO III GESTION Y SALVAGUARDA SECCION I VALUACIÓN REGISTRO Y CONTROL Artículo 14º. Ingreso I. Recepcionados los bienes, reactivos y otros materiales de laboratorio el responsable del depósito de almacenes y/o Subalmacén realizará el registro de ingreso a almacenes. El ingreso de bienes podrá ser: a) Por compras, mediante cualquier modalidad de contratación b) Por transferencia entre Sub-almacenes de Facultades. c) Por ajuste de inventario. (i) Por reposición (ii) Sobrantes (iii) Producción (iv) Por nacimientos, en caso de semovientes (v) Por producción, en caso de viveros

9 d) Reingreso 9 (i) Por desmantelamiento (ii) Por recuperación de bienes (iii) Por reconstrucción de equipos y otros A todo ingreso se adjuntará la siguiente documentación: a) El formulario FORM 005 de ingreso materiales y/o bienes al almacén. Es el documento que acredita la entrada real del bien, que debe ser llenado por el encargado con la siguiente información: (i) Lugar y fecha de recepción (ii) Número de orden correlativo (iii) Identificación del funcionario que recepciona (iv) Concepto de la transacción y número de documento respaldatorio (v) Nombre del Proveedor, número de factura, número, fecha del pedido y NIT del mismo (vi) Código del bien o material, descripción, cantidad, unidad de medida, firma del responsable de la recepción. b) Documento de compra FORM 004 que podrá ser: orden de compra, nota de adjudicación, contrato; o documento de convenio de donación o transferencia. c) Nota de remisión. Asimismo, enviará copia del documento de recepción oficial de bienes al área contable de la Universidad y/o de la Administración en las unidades desconcentradas. d) Todo ingreso de bienes al almacén debe estar debidamente registrado.

10 Artículo 15º. Identificación 10 La identificación consiste en la denominación básica asignada a cada bien de consumo, reactivo de laboratorio y su descripción de acuerdo a sus características propias, físicas y/o químicas, de dimensión y funcionamiento y otras que permitan su discriminación respecto a otros similares o de otras marcas. Artículo 16º. Codificación I. La codificación de los bienes consiste en asignar un símbolo a cada rubro de bienes o materiales para permitir: a) Su clasificación. b) Su ubicación y verificación c) Su manipulación. II. La codificación de los bienes de consumo existentes en almacenes se basará en normas nacionales vigentes y en su ausencia, en normas internacionales, tomando como base: a) La utilización del método alfa numérico. b) Para diseñar la codificación, se debe considerar el principio de significación que se refiere a la existencia de una relación lógica entre el símbolo y lo que representa. c) La codificación tomará en cuenta los siguientes criterios: (i) Amplitud, que significa estimar los límites del universo de los bienes susceptibles de codificación. (ii) Concisión, que implica emplear el menor número posible de cifras o letras para designar cada bien. (iii) Funcionalidad, que significa permitir la adaptación del código a las necesidades operativas de la Universidad.

11 Artículo 17º. Clasificación 11 I. Para facilitar su identificación y su ubicación, los bienes se clasificarán en grupos de características afines. Estas características pueden ser: volumen, peso, aspecto, composición química, frecuencia de rotación, grado de peligrosidad, etc. II. La clasificación servirá para organizar su almacenamiento, según compartan características iguales, similares o sean complementarios. Artículo 18º. Catalogación La catalogación consiste en la elaboración de listas de bienes codificados y clasificados según un orden lógico. Los responsables del Depósito de Almacenes y/o Subalmacenes deberán mantener catálogos actualizados de sus bienes de consumo, reactivos de laboratorio y productos farmacéuticos, que faciliten la consulta y control de los materiales y sus existencias. La catalogación puede realizarse en las siguientes formas: a) Según los grupos de clasificación de bienes, que utilizan la denominación básica de los bienes como criterio de orden. b) Según el código que utilizan como criterio de orden correlativo, el código de los bienes. c) Según la marca comercial, que permite identificar características comerciales de los bienes. Artículo 19º. Almacenamiento El almacenamiento, estará a cargo de los responsables de la administración de los depósitos de productos, y tiene por objetivo facilitar la conservación, manipulación, salvaguarda y entrega de los bienes que ingresan al almacén. Estas operaciones se realizarán tomando en cuenta lo siguiente: a) Clasificación de bienes, materiales, reactivos de laboratorio y productos farmacéuticos b) Asignación de espacios. c) Disponibilidad de instalaciones y medios auxiliares.

12 d) Uso de medios de transporte: equipo motorizado, no motorizado. 12 e) Conservación. f) Seguridad. Artículo 20º. Asignación de espacios Con el propósito de facilitar la recepción y la entrega del bien se asignarán espacios a los bienes de acuerdo a uno o más de los siguientes criterios: a) Según la clase del bien. b) Según la velocidad de su rotación. c) Según su peso y volumen. Cualquiera sea el criterio adoptado, la asignación de espacios debe facilitar la recepción y la entrega del bien. Artículo 21º. Salida de Almacenes I. Es la distribución o entrega física de los bienes, que implica: a) Atender las solicitudes de bienes, reactivos de laboratorio y productos farmacéuticos. b) Comprobar que la calidad, cantidad y características de los bienes a entregar correspondan a lo solicitado. c) Utilizar técnicas estándar para empacar y rotular los bienes, en función de sus características y su destino. d) Registrar la salida de bienes de almacén. II. La salida de un bien necesariamente debe estar respaldada por el Formulario de Salida de Materiales del Almacén FORM 06 con visto bueno del Jefe de Suministros y Almacenes en la administración central y del Administrador en las unidades desconcentradas, el mismo que permita establecer la cantidad y condiciones del bien

13 entregado, identificar a su receptor, constatar la conformidad de la entrega y conocer su destino. 13 III. En la farmacia universitaria la salida del producto farmacéutico se realizará previa presentación de la receta médica extendida por profesional competente. Artículo 22º. Registro de almacenes I. El registro tiene por objeto facilitar el control de las existencias y el movimiento de bienes de consumo en el almacén, reactivos en los laboratorios y otros materiales en los diferentes subalmacenes, permitiendo tomar decisiones sobre adquisiciones, disposición de bienes, bajas y otros. II. Los almacenes deberán contar con registros de entrada, de almacenamiento y de salida, de todos y cada uno de los bienes existentes en el almacén, utilizando los documentos necesarios, los mismos que deberán generar inventarios. Esta función estará ejercida por el Encargado de Almacenes en la administración central y por el auxiliar del Subalmacén en las unidades desconcentradas. III. Una vez recibido el bien el encargado de almacén o Subalmacén, registrará en las tarjetas de ingreso y procederá a ubicar físicamente teniendo en cuenta el código asignado en el catálogo y la numeración de la estantería, este es el instrumento de registro en el cual sólo se incluirán cantidades. IV. Como registro complementario a las tarjetas de ingreso, utilizarán también tarjetas de inventarios de almacén, para control de bienes en depósito, donde registrarán las cantidades recibidas, la fecha, el origen y el número de la nota de recepción de los bienes, estableciendo así el nuevo saldo de existencias. Artículo 23º. Gestión de existencias La gestión de existencias en la Universidad es responsabilidad, en la administración central del Jefe de Suministros y Almacenes, en las unidades desconcentradas del Administrador y tiene por objeto prever la continuidad del suministro de bienes, las decisiones sobre adquisiciones, transferencias temporales, enajenaciones y bajas. Especialmente el suministro oportuno de

14 bienes, reactivos de laboratorio y productos farmacéuticos, para evitar la interrupción de las tareas académicas y administrativas, para el efecto, deberá contar con registros de ingreso, almacenamiento y salida según el método siguiente: 14 I. Método físico.- Consiste en el uso de una tarjeta por cada bien en estantería. A medida que las cantidades del material son retiradas se van dando de baja en la ficha. En ella se estipula un nivel mínimo (según el producto) sobre la base del consumo promedio. El encargado cuando percibe que el producto ha llegado a ese nivel, solicita la provisión. II. Método de punto de reaprovisionamiento.- Para el efecto, se define previamente una cantidad de existencia mínima, de acuerdo al movimiento del producto Ejemplo. Cuando se ha consumido el 80 %, se procede al reaprovisionamiento. Una vez alcanzado el límite mínimo de stock, el responsable informará al Director Administrativo Financiero y/o al administrador, para que se inicie el proceso de compra. Artículo 24º. Medidas de higiene y seguridad. El Jefe de Suministros y Almacenes y/o el Administrador de unidad desconcentrada en coordinación con el Jefe de Suministros deberán considerar las normas y reglamento existentes y desarrollar los procedimientos y/o instructivos específicos de higiene y seguridad para la prevención de probables accidentes originados por el grado de peligrosidad de los bienes, reactivos y productos farmacéuticos. Para el efecto, se debe considerar los siguientes aspectos mínimos: a) Facilidad para el movimiento de los bienes en el almacén. b) Señalización para el tránsito y transporte. c) Condiciones ambientales de ventilación, luz, humedad y temperatura. d) asignación de espacios protegidos para substancias peligrosas. e) Utilización de ropa de trabajo y equipo de seguridad industrial.

15 f) Adopción de programas de adiestramiento en seguridad industrial 15 g) Determinación de medidas de emergencia en casos de accidentes. h) Adopción de medidas contra incendios, inundaciones, etc. i) Adopción de medidas de primeros auxilios. Artículo 25º. Medidas de salvaguarda I. La Salvaguarda comprende actividades de conservación y protección para evitar daños, mermas, pérdidas y deterioro de las existencias, así como lograr la identificación fácil, segura y el manipuleo ágil de los bienes. II. Las medidas de salvaguarda tienen los propósitos de: a) Implantar procedimientos para la custodia, guarda de las existencias y uso de instalaciones auxiliares y medios físicos. b) Implantar medidas de seguridad física y fortalecer las medidas de control, para que los bienes no sean ingresados, movidos internamente, ni retirados sin la autorización correspondiente. c) Establecer criterios para la contratación de seguros que fortalezcan las medidas de seguridad física e industrial. Para contribuir a estos propósitos se deberá: a) Solicitar la contratación de seguros contra robos, incendios, siniestros y otros; para tal efecto la División de Activos Fijos en coordinación con el Jefe de Suministros y Almacenes presentará anualmente ante el Director Administrativo y Financiero, la solicitud de contratación de los servicios hasta el 30 de septiembre para ser insertado en el POA institucional. b) Realizar la inspección periódica a instalaciones, que deberá ser por lo menos una vez al mes. c) Realizar la toma de inventarios físicos periódicos.

16 La toma de inventarios físicos deberá practicarse en las siguientes situaciones y características: 16 Inventario permanente o de existencias en almacén, se refiere al registro de bienes que corresponde asentar a los encargados de almacén y subalmacén, a través de listados, de acuerdo a registros de tarjetas kardex. Información que deberá responder a un criterio de periodicidad y cuando sea requerida por las autoridades. Inventario por vacación o cambio de encargado, se realizará para la entrega del almacén o subalmacén, por vacación, transferencia, retiro o destitución del encargado. En el momento del hecho administrativo, se realizará el recuento físico de los bienes depositados, los que deben ser iguales en calidad, cantidad, marca, estado de conservación etc. a los registrado en los listados y tarjetas kardex. Inventario anual, es el recuento físico detallado, ordenado y valorizado, de los productos y bienes de propiedad de la Universidad, que se encuentren en almacén o Subalmacén. Su recuento físico será realizado a fin de gestión y para los efectos del cierre del ejercicio y con personal diferente al asignado al almacén. Artículo 26º. Stock de almacenes. Los inventarios o stocks que pueden ser definidos, como una provisión de materiales, con el objeto de facilitar la continuidad de las actividades académicas administrativas, y la satisfacción de los pedidos de las diferentes unidades y áreas funcionales y en particular de las unidades académicas. En el caso de la Universidad, el aprovisionamiento consistirá en la compra de productos terminados que la entidad va a entregar a los funcionarios para el cumplimiento de sus actividades en oficina o en centros médicos. Artículo 27º. Características.

17 Los inventarios se encuentran integrados por los herramientas, material eléctrico, reactivos de laboratorio, productos farmacéuticos y otros, adquiridos con recursos propios o financiamiento externo, donados o transferidos por otras instituciones. 17 La administración de almacenes es la función que comprende las actividades y procedimientos relativos al ingreso, registro, almacenamiento, distribución, medidas de salvaguarda y control. Los almacenes de la Universidad deberán estar especialmente diseñados y habilitados para facilitar el ingreso y recepción de bienes, procurar condiciones de seguridad, armonizar la asignación de espacios según las características de los bienes, simplificar sus operaciones, facilitar la manipulación y el transporte. Asimismo, deben contar con personal operativo calificado en función del volumen, complejidad y características de los bienes que administra. La recepción de bienes de la Universidad se deben basar en documentos que autoricen sus ingresos. En el momento de la recepción el Encargado del Depósito de Almacenes o el Auxiliar del Subalmacén deberán verificar no solo cantidad sino también los atributos técnicos y funcionales de los bienes. Todo los bienes ingresados deben estar debidamente registrados identificados y codificados. Las salidas de los bienes, materiales necesariamente deben estar respaldados por documentos con autorización escrita que establezca cantidad y condiciones del bien, como así también el receptor y la constancia de su conformidad por la entrega Artículo 28º. Control de Inventarios. El control de los inventarios se debe realizar periódicamente en forma planificada o sorpresiva para el logro de los siguientes objetivos. a) Actualizar la existencia de los bienes. b) Proporcionar información sobre la condición y estado físico de los bienes, fecha de vencimiento de reactivos y productos farmacéuticos. c) Ser fuente principal de los ajustes d) Programar adquisiciones futuras,

18 e) Tomar decisiones para mejorar las deficiencias eventuales en la salvaguarda de los bienes. 18 Artículo 29º. Valuación de los inventarios. La de las adquisiciones es el costo de compra. Al cierre del ejercicio debe realizarse el ajuste por inflación de las existencias considerando la variación del índice correspondiente. La valuación al cierre no debe superar el valor recuperable de las existencias. Dicho valor recuperable es un valor de comparación que surge de los precios de mercado próximo a la finalización de cada gestión. La Universidad en un momento determinado, posee una lista de productos en inventario con un valor monetario asociado a cada uno de ellos. La suma de todos estos valores monetarios da lugar a la cantidad que aparece como "existencias" en el balance de situación de la Universidad. El valor asignado a cada producto y, por tanto, el valor total del inventario emergerá del método contable utilizado por la Universidad. El Encargado del Depósito de Almacenes en la Administración Central y los Auxiliares de los Subalmacenes en las Unidades Desconcentradas utilizarán el método contable de valoración de inventarios PEPS Primeros en Entrar Primeros en Salir, significa que el costo de los bienes consumidos durante el periodo refleja el costo de productos comprados anteriormente en el tiempo, mientras que los productos mantenidos en el inventario reflejan costes más recientes. Por ejemplo: Supongamos que en el Almacén de la Universidad han realizado los siguientes movimientos en el almacén a lo largo de un periodo de tiempo. Existencias Existencias iniciales día 10 de febrero de 2004: 600 unidades físicas de cintas para impresoras Epson LQ de febrero compra de 500 unidades físicas de cintas Epson LQ

19 20 de febrero 2004 compra de 450 unidades físicas de cintas Epson LQ Salidas. 13 de febrero de o La Facultad de Tecnología requiere 50 unidades de cintas Epson LQ o Medicina requiere 60 unidades de cintas Epson LQ o Economía requiere 150 unidades de cintas Epson LQ o Farmacia Bioquímica requiere 200 unidades de cintas Epson LQ o Administración de Empresas 300 unidades de cintas Epson LQ o Ingeniería Comercial 40 unidades de cintas Epson LQ Un total de 800 unidades de cintas Epson LQ de febrero 2004, a través de Rectorado se solicita 200 unidades de cintas Epson LQ de febrero 2004, Pos Grado solicita 150 unidades de cintas Epson LQ

20 KARDEX FISICO VALORADO 20 Cinta Epson LQ ENTRADAS SALIDAS FECHA ENTRADA COSTO VALOR SALDO FECHA SALIDA COSTO VALOR Bs. 10/02/ , /02/ , /02/ ,00 11, SALDO 13/02/ , /02/ SALDO 14/02/ /02/ /02/ , SALDO 21/02/

21 Artículo 30º. Consideraciones para el recuento físico. 21 En la Administración Central, el Jefe de División Suministros y Almacenes debe instruir por escrito al Encargado del Depósito de Almacenes, en las Unidades Desconcentradas el máximo ejecutivo de la unidad deberá instruir al Auxiliar del Subalmacén sobre los siguientes aspectos: Preparación Ordenamiento previo del área de almacenes Acomodar los materiales en pilas Marcación y separación de materiales que no son de propiedad de la Universidad Preparación de las hojas de recuento mostrando las partidas a ser contadas. Durante el recuento. Métodos para pesar, recontar, registrar, etc, y medios de identificación de materiales y su estado Evitar la duplicación u omisión en el recuento marcando partidas o contadas o colocando etiquetas, etc. Anotación de ítemes deteriorados, obsoletos, de poco movimiento Alcance de la verificación de ítemes en bultos, cajones cerrados, etc. Después del recuento Verificación de los resultados del recuento con los registros de existencias Investigación de las diferencias significativas entre registro de existencias y el recuento físico.

22 Artículo 31º. Corte de movimiento de inventario 22 El Jefe de Suministros y Almacenes deberá efectuar un corte de documentación con el objeto de evitar la inclusión o exclusión de existencias en forma errónea, lo que traería aparejado consecuencias en el activo, pasivo y los resultados. El Encargado del Depósito de Almacenes en la Administración Central y/o el Auxiliar del Subalmacén en las Unidades Desconcentradas deberá anotar los últimos números de los comprobantes que se han utilizado hasta el cierre de la gestión para el movimiento de las existencias y luego verificar su registro correspondiente. Este procedimiento permitirá la verificación de la aplicación adecuada del criterio de lo devengado. Artículo 32º. Prohibiciones Los responsables, del almacén Central y de los subalmacenes están prohibidos de: a. Mantener bienes en almacenes sin haber regularizado su ingreso. b. Entregar bienes sin documento de autorización emitido por la instancia. c. Entregar bienes en calidad de préstamo. d. Usar o consumir los bienes para beneficio particular o privado.

23 SECCION II 23 ALMACEN DE MATERIALES PARA CONSTRUCCIÓN Artículo 33º. Manejo adecuado de los materiales de construcción. El manejo adecuado de los materiales de construcción se refiere a un control en la recepción, almacenamiento y disposición, tanto de materiales como de agregados de construcción Artículo 34º. Adquisición de material de construcción. La compra de material de construcción para obras universitarias deberá realizarse en el marco de lo dispuesto por el Reglamento Específico de Contrataciones de la Universidad. Artículo 35º. Construcciones, por cuenta de Unidades Desconcentradas. Las construcciones de obras en unidades desconcentradas, a través de administración directa se realizará la adquisición de materiales con recursos propios. Los agregados y materiales de construcción adquiridos serán depositados en ambientes adecuados o construidos para el efecto para evitar mermas y perdida de los mismos. Artículo 36º. Administración de los materiales de construcción adquiridos con recursos propios Los materiales adquiridos con recursos propios de la unidad desconcentrada, serán administrados por un encargado del depósito de materiales de construcción que será nombrado por el ejecutivo de la unidad, bajo la supervisión del Administrador de la unidad académica o administrativa. Artículo 37º. Control y registro de los materiales de construcción. El encargado del depósito de materiales de construcción bajo la supervisión del administrador, deberá registrar en un kardex todo el movimiento del materiales adquiridos con destino a la construcción; se habilitarán tarjetas kardex (físico valorado) tantas como materiales existan en los ambientes del depósito, en el registro del material se utilizará el método PEPS (primeros en entrar primeros en salir), según el artículo 29º del presente Reglamento.

24 El encargado del depósito de materiales en construcción en coordinación con el administrador diseñaran sistemas de control de los materiales tantos como sean necesarios: 24 La solicitud de material de construcción para la compra, deberá ser solicitado cumpliendo los procedimientos insertados en Reglamento Específico de Contrataciones. Todo material adquirido con destino a la construcción, deberá ingresar al depósito de almacenes previa verificación de la cantidad y especificaciones técnicas, dicha verificación realizará el Encargado del Depósito con la supervisión del Administrador. Para la entrega de material con destino a la construcción, se deberá cumplimentar el formulario "entrega de Material" mismo que deberá ser prenumerado y firmado por el Encargado del Depósito, del que recibe y el Vº Bº del Administrador de la Unidad o del Ingeniero Encargado de la Obra. El encargado del deposito en coordinación con el Administrador de la unidad desconcentrada, deberán verificar y realizar un análisis de consistencia entre los pedidos de materiales con destino a la obra y el calculo estructural - presupuesto del material, elaborado al inicio de la obra por el Encargado de la Obra. Artículo 38º. Sobrante de materiales en construcción. Concluida la Obra el material de construcción sobrante, deberá ser inventariado y almacenado en ambientes adecuados para evitar mermas y sustracciones. Si el material ha sido adquirido a través de Administración Central, los mismos deberán ser trasladados bajo inventario al deposito de la Sección de Infraestructura de la Universidad. Cuando la construcción se ejecute a través de financiamientos externos, es decir a través del Proyecto Sucre Ciudad Universitaria, el sobrante de material sobrante será de propiedad de acuerdo al convenio firmado.

25 ANEXO Nº 1 25 AREAS FUNCIONALES DE LA UNIVERSIDAD DE SAN FRANCISCO XAVIER DE CHUQUISACA Administración Central Área Funcional Dirección y Coordinación Superior Dirección y Coordinación Académica Dirección Administrativa y Financiera Autoridad Responsable Rector Vicerrector Director Administrativo Unidades Desconcentradas Área Funcional Autoridad Responsable Facultad de Derecho Ciencias Políticas y Sociales Decano Facultad de Medicina Facultad de Odontología Decano Decano Facultad de Ciencias Farmacéuticas y Decano Facultad de Contaduría Pública Facultad de Ciencias Económicas y Adm. Facultad de Tecnología Facultad de C. Agrícolas, Pecuarias y Forestales Facultad de Humanidades Facultad Técnica Decano Decano Decano Decano Decano Decano Carrera de Enfermería Carrera de Tecnología Médica Director de Carrera Director de Carrera

26 Otros Programas 26 Área Funcional Investigación Científica y Tecnológica Interacción Social Postgrado Autoridad Responsable Jefe de Departamento Jefe de Departamento Director del Centro

27 BIBLIOGRAFÍA Decreto Supremo Nº de 21 de octubre de 2000 que aprueba el Sistema de Administración de Bienes y Servicios 2. Reglamento Especifico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios de la Universidad 3. Reglamento Específico del Sistema de Contrataciones de la Universidad 4. Resolución CGR-1/070/200 Principios; Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental 5. CENCAP Centro de Capacitación, Contraloría General de la República, "Curso de Confiabilidad de los Registro y Estados Financieros" 6. Texto curso Auditoria del Ciclo de Ingresos, Inventarios y Activo Fijo (Lic. Miguel Ángel Varó). 7. Cursos. Fenz en Gestión de Almacenes Madrid - España