Para la Operación del Almacén General

Transcripción

1 Manual de Políticas y Procedimientos Para la Operación del Almacén General

2 Índice CAPÍTULO PÁGINA I. Presentación 1 II. Objetivo 2 III. Alcance 2 IV. Base Legal 3 V. Políticas 5 VI. Procedimientos 14 VII. Diagramas de Flujo 50 VIII. Guía Contable 69 IX. Anexos 71

3 Hoja 1 de 71 I. Presentación El presente Manual establece la normatividad para el adecuado control en el Almacén General de las existencias, recepción y suministros a las distintas áreas de la Institución de artículos de papelería y escritorio; artículos consumibles de cómputo y bienes muebles. Por ello, es obligación de los Titulares de las diferentes Áreas de la Institución mantenerlo en custodia para su consulta y darlo a conocer a todo el personal de su Área.

4 Hoja 2 de 71 II. Objetivo Establecer la normatividad para la administración y el control de las existencias y suministro oportuno a las áreas de la Institución de sus requerimientos de material de escritorio, papelería y otros que forman parte del grupo de bienes muebles. III. Alcance El ámbito de aplicación del presente Manual es en la Dirección de Administración: Subdirección de Recursos Materiales Gerencia de Mantenimiento y Servicios Generales Departamento Administrativo de Control de Inventarios y Departamento Administrativo de Almacén General.

5 Hoja 3 de 71 IV. Base Legal Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Bienes Nacionales. Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento. Ley de Planeación Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Ley Orgánica del Banco Nacional del Ejército, Fuerza aérea y Armada, S.N.C. y su Reglamento. Los Tratados y Acuerdos Interinstitucionales celebrados entre el Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos y uno o varios Sujetos de Derecho Internacional Público, en materia de Adquisiciones y Servicios del Sector Público.

6 Hoja 4 de 71 Código Fiscal de la Federación y su Reglamento. Código de Comercio. Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento. Código Civil Federal. Código Civil para el Distrito Federal y sus Correlativos en Entidades Federativas. Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal Manual de Políticas y Procedimientos para el Ejercicio del Gasto en la Administración Pública Federal, emitida por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Normas a que se sujetará la Administración de los Bienens Muebles y Manejo de Almacenes publicado en el Diario Oficial de la Federación el 03 de septiembre del No obstante las disposiciones legales señaladas, se deberán tomar en consideración todas y cada una de las reformas a las mismas que vayan siendo publicadas en el Diario Oficial de la Federación o en las Gacetas Oficiales de las Entidades Federativas y Municipios.

7 Hoja 5 de 71 V. Políticas I. Generales 1. El personal de la Dirección de Administración, involucrado en la administración y el control del Almacén General, se debe apegar a las políticas y procedimientos del presente Manual. 2. Todos los supuestos no previstos en el presente Manual, respecto a la administración y el control del Almacén General serán resueltos por la Dirección General. 3. El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios es el único órgano facultado para aprobar el Programa Anual de Adquisiciones y en base a éste la calendarización del suministro al Almacén General por los Proveedores que se hayan apegado a las normas fijadas por este mismo órgano. 4. Queda estrictamente prohibido que tanto los artículos de oficina como los bienes muebles adquiridos sean entregados directamente por el Proveedor al Usuario, salvo cuando así convenga a los intereses de la Institución, previa autorización del Director General o el Director de Administración. 5. El horario del Almacén General será de 8:00 a 13:00 hrs. para la atención y recepción a los Proveedores de toda clase de artículos y entrega de facturas, así como para la atención a las diferentes Áreas del Corporativo. De 13:00 a 16:00 hrs. Se realizará en el Almacén General el de registro de salidas en el Sistema Institucional y demás actividades inherentes a sus funciones administrativas. 6. Es responsabilidad de la : a) Elaborar el Programa Anual de Necesidades para el Almacén, con base en las requisiciones anuales de artículos de oficina, papelería y consumibles de cómputo que cada Dirección o Subdirección de Oficinas Corporativas, Sucursal y/o Módulo, envíe durante el mes de octubre de cada año.

8 Hoja 6 de 71 b) Apoyar con base al Programa Anual de Necesidades Calendarizado la elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, para satisfacer mensualmente el abastecimiento de papelería, útiles de escritorio, etc., de todas las áreas de la Institución. 7. El del Almacén General debe supervisar el registro en el Sistema Institucional de las entradas de todo bien que ingrese al Almacén General, especificando los datos contenidos en las facturas originales, así como las salidas y su destino. 8. El deberá realizar en forma anual, un levantamiento del inventario físico, mismo que deberá de confrontar con el reporte del sistema y las existencias físicas. 9. La Subdirección de Recursos Materiales debe solicitar al Órgano Interno de Control que nombre un representante para que intervenga en el levantamiento anual del Inventario del Almacén General. 10. No se surtirán pedidos durante el levantamiento del inventario, únicamente se suministrará a las Áreas que lo soliciten en forma extraordinaria, únicamente los consumibles para impresoras (tonner, inyectores de tinta), mediante el formato de Solicitud de Requisición Extraordinaria. II. Específicas 11. Las Direcciones, Subdirecciones de Área, Sucursales (Metropolitanas y Foráneas) y Módulos de IITV, deberán enviar por valija o por intranet al Almacén General el formato de Requisición Bimestral de Papelería durante los últimos cinco días hábiles de cada bimestre programado en el Calendario Anual, esta deberá estar firmada por el titular del Área o validada por el Usuario a través de intranet. 12. El Almacén General ministrará bimestralmente a las Sucursales, Módulos de IITV y Áreas de Oficinas Corporativas sus requerimientos de papelería, consumibles y artículos de escritorio conforme al Calendario Anual de Entrega.

9 Hoja 7 de El Almacén General deberá surtir de acuerdo a la unidad de medida de los artículos las cantidades mínimas que se señalan: Un Millar Un Ciento Una Caja Unidad de Medida del Artículo Paquetes, juegos y/o blocks Métricas, peso o volumen Formas Impresas (formas de depósitos, ahorro, solicitud de crédito, etc.) Cantidad Mínima a Surtir 1/2 Millar Un Ciento Una Caja Unidad o piezas individuales Metro, litro, galón 50 ejemplares 14. Sólo se surtirán Facturas en blanco de Banjercito, S.N.C. a la Dirección de Contabilidad y a las Sucursales que facturen servicios. Invariablemente la solicitud deberá ser mediante oficio firmado por el Director del Área, Subdirector o Gerente de la Sucursal, dirigido al Director de Administración. III Responsabilidades 15. Es responsabilidad de la : a) Presentar a la Dirección de Administración y a la Subdirección de Recursos Materiales las cantidades a reflejar en la Cédula de Amortización mensual y remitirla mediante oficio a la Dirección de Contabilidad para que se realicen las aplicaciones contables que correspondan a cada uno de los centros de costos. b) Supervisar, la entrega de artículos promocionales, uniformes y obsequios, de acuerdo a las listas de distribución proporcionadas por la Dirección General o la Dirección de Administración. c) Solicitar a la Gerencia de Adquisiciones la información de las contrataciones de renta de equipos (máquinas de fotocopiado o de microfilmación), que de acuerdo al contrato requieran el uso de consumibles para su funcionamiento (tonner, inyectores de tinta, etc.).

10 Hoja 8 de Es responsabilidad del del Almacén General: a) Mantener una reserva de papelería y formatos en un 15% del total de la demanda anual, como un stock mínimo. b) Elaborar, la primera quincena del mes de octubre, un calendario anual de entrega bimestral de papelería a las áreas de la Institución y hacerlo del conocimiento de las mismas. c) Supervisar que las ministraciones a las Áreas se realicen con puntualidad de acuerdo a los requerimientos bimestrales solicitados de papelería y conforme al calendario anual. d) Supervisar que la recepción de los artículos solicitados al Proveedor, se ajuste a las especificaciones y cantidades requeridas, de conformidad al contrato con el anexo de las entregas mensuales o de la orden de compra. e) Verificar que la factura nota de remisión cumpla con los requisitos fiscales establecidos en la Ley de Impuestos Sobre la Renta: descripción, cantidad y precio de los bienes que se adquirieron, sello y firma de recibido, así como supervisar el registro en el sistema de las entradas recibidas durante el día. f) Solicitar la conformidad por escrito de los bienes revisados por el Área Solicitante, cuando estos sean de fabricación especial o se consideren de características especiales. g) Solicitar a la Dirección de Informática que valide la entrega con las especificaciones técnicas, en el caso de equipos de cómputo, de conformidad con el contrato correspondiente. h) Ministrar papel Bond o cualquier otro material que se emplee en la imprenta, a fin de que elabore los formatos, cartas, carteles, trípticos, etc., y cuyo valor agregado se registrará en el sistema del Almacén General de acuerdo al recibo de entrega de la Imprenta. i) Informar al, cuando reciban un bien en el Almacén General, a fin de que se dé de alta en el inventario, se proceda a su etiquetación y se entregue a su destinatario final.

11 Hoja 9 de 71 j) Indicar en el formato de Orden de Salida que el Destinatario cuenta con 20 días naturales para hacer cualquier aclaración sobre la ministración que le ha sido enviada, de no ser así se tendrá como aceptada, esta misma se registrará al final del día en el sistema de salidas del Almacén General. k) Verificar que el Formato de Solicitud de Requisición Extraordinaria contenga la firma del Director de Área, Subdirector o Gerente de Área, así como el visto bueno del Director de Administración, Subdirector de Recursos Materiales o la. l) Verificar que los importes y características asentados en la factura sean los estipulados en la orden de compra. m) No permitir el acceso a las instalaciones del Almacén a personas ajenas. n) Verificar el registro de entradas y salidas en el sistema Institucional. o) Realizar la Conciliación de las cuentas y auxiliares correspondientes a papelería, artículos de limpieza, cheques de caja y formas impresas en la Cédula de Amortización mensual, que deberá remitir a la Gerencia de Administración y Venta de Bienes para su autorización y remisión a la Gerencia de Control Presupuestal y a la Subdirección de Planeación Estratégica, a fin de que se realicen las aplicaciones correspondientes. p) Supervisar que la requisición de consumo de papelería, consumibles de cómputo y formatos, sean firmados por el Almacenista que los surta, y que se capturen continuamente por centro de costos con la asignación del folio consecutivo por parte del sistema. q) Verificar que las puertas de acceso al Almacén permanezcan cerradas mientras no se estén recibiendo o entregando bienes. r) Supervisar que toda mercancía que entre al Almacén sea contada, revisada y almacenada adecuadamente.

12 Hoja 10 de 71 s) Verificar que el material de compra directa que llegue al Almacén sea entregado al área solicitante una vez efectuado su registro. t) Consultar a la Dirección de Administración, cuando un área requiera de manera urgente papelería de su requisición correspondiente, a fin de que autorice su entrega a cuenta de su ministración bimestral. u) Supervisar que en todo momento se mantenga en orden, limpia y con las medidas de seguridad requeridas el área del Almacén General. v) Supervisar que el personal bajo sus órdenes cumpla con las funciones que tienen asignadas. w) Revisar cada seis meses las formas impresas, verificando las que no tengan movimiento y reportarlo a la Gerencia de Administración y Venta de Bienes, para su aclaración con el área usuaria. x) Solicitar al Órgano Interno de Control que nombre un representante para el acto de la destrucción de los formatos obsoletos, levantando el acta correspondiente. y) Llevar el seguimiento y control de Inventario de Costos de los formatos impresos en la Imprenta de la Institución y reflejarlo mensualmente en la Cédula de Amortización. z) Dotar de los cartuchos y tonner de impresora y fax solamente a cambio de la unidad vacía o consumida. aa) bb) Proporcionar los artículos de escritorio como perforadoras, engrapadoras, foliadoras, etc. (enseres menores), a cambio del mismo artículo, siempre y cuando se encuentren en total estado de inutilidad. Informar por escrito la relación de los desechos a la Gerencia de Administración y Venta de Bienes, para que de acuerdo a la normatividad proceda a realizar la enajenación o destrucción de los desechos.

13 Hoja 11 de Es responsabilidad del Analista del Almacén: a) Registrar en el Sistema Institucional y llevar el control de las salidas, por centro de costos. b) Cuantificar periódicamente las existencias, de acuerdo al sistema. c) Elabora la Cédula de Amortización mensual, de acuerdo a los registros de salida por los respectivos centros de costos. d) Recibe, verifica, relaciona y envía a cada Sucursal, las chequeras personalizadas surtidas por el proveedor. 18. Es responsabilidad del Técnico Especializado: a) Registrar en el sistema y llevar el control de la mercancía recibida en el Almacén General con base en sus respectivas facturas. b) Dar seguimiento al trámite de facturas de proveedores para su pago. c) Atender los requerimientos de cheques de caja por parte del Corporativo o Sucursales, llevando el registro y alta correspondiente en el sistema para su uso. d) Mantener el control de los expedientes y el archivo del Almacén. 19. Es responsabilidad del Auxiliar Especializado Encargado de la Recepción de Mobiliario y Equipo: a) Recibir el mobiliario y equipo de cómputo, así como verificar que corresponda con la descripción de las tarjetas informativas, de acuerdo a los contratos u órdenes de compra y notificar al Departamento de Control de Inventarios de su recepción para que procedan a efectuar el alta en el inventario correspondiente. b) Coordinar con el el registro y entrega de los bienes de acuerdo a las tarjetas informativas.

14 Hoja 12 de Es responsabilidad del Auxiliar Especializado para la Atención del Corporativo: a) Surtir de papelería en general y consumibles de cómputo, a las Áreas del Corporativo registradas en los centros de costos, mediante suministro bimestral o por requisición extraordinaria. b) Recibir de los Proveedores, los artículos de oficina y consumibles de cómputo, debiendo contarlos, clasificarlos y acomodarlos por familias de acuerdo a la distribución hecha del Almacén General. 21. Es responsabilidad del Auxiliar Especializado para la Atención de las Sucursales Metropolitanas: a) Surtir de papelería en general y consumibles de cómputo, a las Sucursales Metropolitanas registradas por centro de costos, mediante suministro bimestral o por requisición extraordinaria. b) Recibir de los Proveedores así como de la Imprenta de la Institución, los artículos de oficina, formatos y consumibles de cómputo, debiendo contarlos, clasificarlos y acomodarlos por familias de acuerdo a la distribución hecha del Almacén General. 22. Es responsabilidad del Auxiliar Especializado para la Atención de las Sucursales Foráneas: a) Surtir de papelería en general y consumibles de cómputo, a las Sucursales Foráneas registradas por centros de costos, mediante suministro bimestral o por requisición extraordinaria. b) Recibir de los Proveedores y de la Imprenta de la Institución, los artículos de oficina, formatos y consumibles de cómputo, debiendo contarlos, clasificarlos y acomodarlos por familias de acuerdo a la distribución hecha del Almacén General.

15 Hoja 13 de Es responsabilidad del Auxiliar Especializado para la Atención de los Módulos de IITV: a) Surtir de papelería en general y consumibles de cómputo, a los Módulos de IITV y Consulados registrados por centros de costos, mediante calendario bimestral enviado por la Dirección de Servicios Bancarios Fronterizos o por requisición extraordinaria. b) Recibir de los Proveedores y de la Imprenta de la Institución, los artículos de oficina, formatos y consumibles de cómputo, debiendo contarlos, clasificarlos y acomodarlos por familias de acuerdo a la distribución hecha del Almacén General.

16 Hoja 14 de 71 VI. Procedimientos PÁGINA ALMACEN-01 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS Y SUMINISTRO AL ALMACÉN GENERAL DE MATERIALES, PAPELERÍA, ARTÍCULOS DE OFICINA, LIMPIEZA Y CONSUMIBLES DE CÓMPUTO ALMACEN-02 REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS ALMACEN-03 SUMINISTRO BIMESTRAL DE PAPELERÍA Y ARTÍCULOS DE OFICINA ALMACEN-04 ELABORACIÓN DE LA CONCILIACIÓN MENSUAL ALMACEN-05 ELABORACIÓN DE LA AMORTIZACIÓN ALMACEN-06 SUMINISTRO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE CÓMPUTO ALMACEN-07 REQUISICIÓN DE FORMAS IMPRESAS ALMACEN-08 ENTREGA DE ARTÍCULOS PROMOCIONALES ALMACEN-09 SUMINISTRO DE CHEQUERAS PERSONALIZADAS/NUEVAS ALMACEN-10 SUMINISTRO DE CHEQUES DE CAJA ALMACEN-11 REQUERIMIENTOS POR COMPRA DIRECTA ALMACEN-12 LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO ANUAL

17 Hoja 15 de 71 RESPONSABLE ALMACEN-01 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS Y SUMINISTRO AL ALMACÉN GENERAL DE MATERIALES, PAPELERÍA, ARTÍCULOS DE OFICINA, LIMPIEZA Y CONSUMIBLES DE COMPUTO. ACTIVIDAD de Almacén General 1. Revisa existencias al término del año y apoyándose en los requerimientos anuales de todas y cada una de las Áreas, Sucursales y Módulos determina la cantidad necesaria para el siguiente ejercicio de papelería, artículos de oficina, limpieza y consumibles de cómputo, estimando siempre un stock mínimo del 15%. Nota: Cada una de las diferentes Áreas, Sucursales y Módulos, debe hacer llegar su requerimiento entre los días 15 de octubre y el 15 de noviembre; en caso de no recibirlos, el del Almacén General acude al archivo histórico para determinar las cantidades de artículos de papelería que se requerirán en promedio. 2. Elabora proyecto de Plan de Abastecimiento Anual incluyendo el calendario de entregas y lo turna a la a través de medio magnético o intranet. Gerente de Administración y Venta de Bienes 3. Verifica y valida el Plan de Abastecimiento Anual, así como el calendario anual de entregas y lo turna al Subdirector de Recursos Materiales.

18 Hoja 16 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD Subdirector de Recursos Materiales 4. Recibe y procede al trámite de licitación pública para realizar la compra correspondiente (ver Manual de Políticas y Procedimientos de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y la Prestación de Servicios), entregando al Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo copia de las órdenes de compra y/o contratos de los proveedores ganadores. Nota: En caso de adjudicaciones directas, a la orden de compra deberá anexar documentos donde conste la autorización para realizar las adquisiciones de que se trate, cuando rebase los montos autorizados. Gerente de Administración y Venta de Bienes 5. Revisa la copia de la orden de compra, carta de pedido y/o contrato y la turna al Jefe del para su seguimiento. Jefe del Departamento de Almacén General/ Analista/ Técnico Especializado/ Auxiliar Especializado 6. Revisa que la mercancía entregada por el Proveedor sea la indicada en la factura y con las especificaciones mencionadas; si es necesario por la naturaleza de la mercancía, solicita validación técnica del área responsable. Nota: En el caso de la recepción de equipo de cómputo, solicita a la Dirección de Informática un representante que dé su visto bueno sobre las condiciones y características de los equipos conforme a lo solicitado por los usuarios.

19 Hoja 17 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD Jefe del Departamento de Almacén General/ Analista/ Técnico Especializado/ Auxiliar Especializado 7. Revisa factura cotejando que contenga los requisitos fiscales correspondientes, fecha actual y que los artículos facturados correspondan a los asentados en la orden de compra o pedido, así como que los importes sean correctos. 8. Recibe de conformidad, asienta sellos de recibido y la firma respectiva, validando la factura. Técnico Especializado 9. Elabora oficio de envío de la factura original para llevar a cabo el trámite de revisión y lo turna al Jefe de Departamento del Almacén General para su verificación. Jefe del Departamento de Almacén General 10. Recibe el oficio junto con la factura original, valida los conceptos fiscales y firma de Vo.Bo. para realizar el trámite de pago. Técnico Especializado 11. Registra en el Sistema Institucional las entradas recibidas en el día por medio de licitación, correspondientes a los productos de papelería en general y consumibles de equipo de cómputo que sean amortizables, señalando claramente las especificaciones. Archiva copia de la factura. Gerente de Administración y Venta de Bienes 12. Revisa factura, corrobora que esté debidamente requisitada, rubrica el oficio y lo turna para su aprobación y trámite al Subdirector de Recursos Materiales. TERMINA PROCEDIMIENTO

20 Hoja 18 de 71 RESPONSABLE ALMACEN-02 REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS. ACTIVIDAD de Almacén General 1. Remite a los encargados del registro de las entradas y salidas del almacén, las facturas para las entradas y/o las requisiciones para las salidas para que realicen la operación. Registro de Entrada. Técnico Especializado Encargado de Registro de Entradas 2. Verifica contra la Cédula de Entrega Anual Calendarizada y copia de la factura, todos los elementos que va a dar de alta en el sistema. 3. Ingresa al Sistema Institucional de entradas y salidas, captura los siguientes datos: Fecha. Artículo. Cantidad. Unidad de medida. No. de factura. Precio unitario. 4. Imprime los registros realizados una vez que ha cotejado los valores del sistema contra la factura y los remite al del Almacén General para su visto bueno. de Almacén General 5. Verifica y firma de Vo. Bo. Da instrucciones al Técnico Especializado para que realice la aplicación contable en el sistema.

21 Hoja 19 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD Técnico Especializado Encargado de Registro de Entradas 6. Realiza la aplicación contable en el sistema. TERMINA PROCEDIMIENTO Registro de Salida Analista Encargado de Registro de Salidas 7. Verifica que la requisición contenga las firmas autorizadas, descripción y cantidades. Nota: Si se trata de una requisición extraordinaria, verifica las firmas del Director del Área, Vo.Bo. del Director de Administración, Subdirector de Recursos Materiales y/o Gerente de Administración y Venta de Bienes, así como nombre y firma de quien recibe los artículos. 8. Ingresa al Sistema Institucional de inventarios. 9. Registra el movimiento de salida (cargo) de los artículos para las diferentes áreas de la Institución y realiza en el sistema la aplicación del cargo o consumo total de las requisiciones al centro de costos correspondiente. 10. Sella la requisición con la leyenda Capturado. 11. Emite Reporte del registro y la anexa como soporte de la operación. 12. Valida la requisición contra el reporte y la aplicación contable en el sistema. TERMINA PROCESO

22 Hoja 20 de 71 RESPONSABLE ALMACEN-03 SUMINISTRO BIMESTRAL DE PAPELERÍA Y ARTÍCULOS DE OFICINA. ACTIVIDAD de Almacén General 1. Recibe requisición bimestral de papelería de las Direcciones de Área de Oficinas Corporativas, Sucursales Metropolitanas y Foráneas y de los Módulos IITV. 2. Revisa las existencias en el Almacén y procede a programar las ministraciones, así como la cantidad de acuerdo a las existencias, conforme a grupos establecidos de Sucursales y Direcciones de Área de Oficinas Corporativas, en caso de ser necesario. 3. Elabora con base en los requerimientos: a) Si se trata de Formas Impresas: Solicita directamente a la Imprenta de la Institución, las formas requeridas, presentando muestra y especificando la cantidad. b) Si se trata de otros bienes: Solicitud de compra de los consumibles originados por equipos nuevos y que no estaban contemplados dentro del Programa Anual o bien de papelería y/o artículos de oficina por consumos extraordinarios, mediante oficio dirigido al Subdirector de Recursos Materiales, con rúbrica del Gerente de Administración y Venta de Bienes. 4. Obtiene copias del acuse de recibo y las archiva para control interno (en caso de Áreas del Corporativo).

23 Hoja 21 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD Entrega a las Áreas del Corporativo de Almacén General 5. Recibe oficio de solicitud enviado por las Direcciones del Corporativo, Sucursales y Módulos IITV y lo remite al personal del Almacén General para su atención. Jefe del Departamento de Almacén General/ Analista/ Técnico Especializado/ Auxiliar Especializado 6. Surte lo requerido en el oficio de solicitud, empaqueta y prepara acuse de recibido. 7. Notifica a las Áreas del Corporativo para que pasen a recoger su material al Almacén General. 8. Entrega la papelería requerida a las Áreas del Corporativo solicitando la firma de recibido. Jefe del Departamento de Almacén General 9. Da instrucciones para el registro de la salida. TERMINA PROCEDIMIENTO Entrega a Sucursales Foráneas y Módulos de IITV Sucursales Auxiliar Especializado de Almacén General 10. En base a la solicitud bimestral de papelería autorizada por el Gerente de cada Sucursal, surte y anota en el mismo documento las cantidades surtidas, imprimiendo en el anverso la leyenda: NO DEBE REMITIR ACUSE DE RECIBO SOBRE ESTOS PRODUCTOS, CUENTA USTED CON 20 DÍAS HÁBILES PARA HACER CUALQUIER RECLAMO O ACLARACIÓN.

24 Hoja 22 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD Módulos de IITV Auxiliar Especializado de Almacén General 11. Elabora la relación de los artículos a enviar, en base al calendario anual proporcionado por la Dirección de Servicios Bancarios Fronterizos y la anexa en la caja para su envío a los Módulos. 12. Elabora la guía de embarque de la mensajería correspondiente, especificando el remitente y el destinatario, fecha, cantidad de cajas, valor asegurado, número de contrato y descripción de la mercancía enviada. 13. Entrega la Guía de Embarque al Encargado de Correspondencia. Encargado de Correspondencia 14. Recibe la Guía de Embarque, la revisa antes de ser enviada, firma de revisado y realiza el pesaje del embarque. 15. Custodia el embarque hasta su entrega a la Empresa de Paquetería. Auxiliar Especializado de Almacén General 16. Archiva acuse de la Guía de Embarque firmada por la Empresa de Paquetería, anexando una relación de los artículos enviados. de Almacén General 17. Da instrucciones para el registro de las salidas. TERMINA PROCEDIMIENTO

25 Hoja 23 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD Requerimientos Extraordinarios Usuario en Oficinas Corporativas 18. Presenta, en el Almacén General, el formato de Solicitud de Requisición Extraordinaria debidamente requisitado. Nota: La Requisición Extraordinaria aplica para requisiciones urgentes y/o fuera de programa, la solicitud de debe estar firmada por el Director/Subdirector de Área y debidamente autorizada con la firma del Gerente de Administración y Venta de Bienes y/o Subdirector de Recursos Materiales. de Almacén General/ Analista/ Técnico Especializado/ Auxiliar Especializado 19. Suministra al usuario los artículos incluidos en Solicitud de Requisición Extraordinaria, debidamente requisitada y avalada, solicitándole la entrega del cartucho vacío (para el caso de tonner) y su firma al momento de la entrega. de Almacén General 20. Da instrucciones para el registro de las salidas en el sistema. TERMINA PROCEDIMIENTO

26 Hoja 24 de 71 RESPONSABLE ALMACEN-04 ELABORACIÓN DE LA CONCILIACIÓN MENSUAL. ACTIVIDAD de Almacén General 1. Concilia, a final de cada mes, las cifras reales en Moneda Nacional del Sistema del Almacén contra valor en Moneda Nacional del Sistema de Contabilidad. Si existen diferencias 2. Envía oficio notificando a la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo sobre la existencia de diferencias. Gerente de Administración y Venta de Bienes 3. Recibe oficio en el que se le informa de la diferencia existente y da parte a la Dirección de Administración, así como a la Subdirección de Recursos Materiales. Director de Administración 4. Informa a la Dirección General sobre la diferencia reportada para que se levante el acta correspondiente y decida si se informa al Órgano Interno de Control. TERMINA PROCEDIMIENTO Si no existen diferencias de Almacén General 5. Envía la Conciliación al Gerente de Administración y Venta de Bienes. Gerente de Administración y Venta de Bienes 6. Verifica la Conciliación y firma de Vo.Bo.

27 Hoja 25 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD Gerente de Administración y Venta de Bienes 7. Entrega la Conciliación al Director de Administración con copia para el Titular del Área de Responsabilidades y Quejas, para el Subdirector de Recursos Materiales y para la Gerencia de Control Presupuestal. de Almacén General 8. Archiva acuse de recibido. TERMINA PROCEDIMIENTO

28 Hoja 26 de 71 RESPONSABLE ALMACEN-05 ELABORACIÓN DE LA CÉDULA DE AMORTIZACIÓN. ACTIVIDAD Analista Encargado de Registro de Salidas 1. Obtiene del Sistema Institucional, al cierre de cada mes, el Reporte de Consumos por Centro de Costo y lo turna al del Almacén General. del Almacén General 2. Revisa la información del Reporte con los cargos correspondientes a cada Centro de Costo, firma dando su visto bueno y da instrucciones para la elaboración del oficio de presentación de la Cédula de Amortización. Analista Encargado de Registro de Salidas 3. Elabora Oficio de presentación adjuntando la Cédula de Amortización y lo turna al Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo. Gerente de Administración y Venta de Bienes 4. Recibe oficio, lo rubrica y lo remite a la Dirección de Administración. Director de Administración 5. Verifica la información, firma el oficio y lo devuelve al Almacén General para su distribución. del Almacén General 6. Lo entrega a la Dirección de Planeación Estratégica y Financiera para definir cómo se procederá en su aplicación.

29 Hoja 27 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD del Almacén General 7. Una vez definida la aplicación, procede a la distribución como sigue: Un juego para la Dirección de Planeación Estratégica. Un juego para la Dirección de Contabilidad. Un juego para la Gerencia de Control Presupuestal para que realice la aplicación contable. Un juego para el archivo del Almacén General. TERMINA PROCEDIMIENTO

30 Hoja 28 de 71 RESPONSABLE ALMACEN-06 SUMINISTRO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE CÓMPUTO. ACTIVIDAD Subdirector de Recursos Materiales 1. Realiza la compra de mobiliario y/o equipo de cómputo, de acuerdo a las necesidades de las Áreas y Sucursales, ya sea mediante Licitación Pública, Invitación Restringida o Adjudicación Directa (ver Manual de Políticas y Procedimientos de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y la Prestación de Servicios). 2. Envía al Gerente de Administración y Venta de Bienes, copia del contrato o pedido de adquisición de mobiliario y/o equipo de cómputo, indicando las áreas a los que les será asignado. Gerente de Administración y Venta de Bienes 3. Revisa y turna con instrucciones al Jefe de. Jefe del Departamento de Almacén General/ Analista/ Técnico Especializado/ Auxiliar Especializado 4. Recibe del Proveedor, conforme a lo establecido en la orden de compra o contrato correspondiente, mobiliario y/o equipos de cómputo, checa contra la factura que se ajusten a las especificaciones requeridas y a las muestras cotizadas, verificando también que su estado físico sea el adecuado. de Almacén General 5. Solicita vía telefónica al Director del Área Responsable, envíe personal para que revise y valide los bienes que se están recibiendo.

31 Hoja 29 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD Personal del Área Responsable 6. Acude al Almacén General, revisa cada uno de los bienes, los valida y firma de Vo. Bo. en la orden de remisión y/o factura. de Almacén General 7. Revisa y valida el contenido de la orden de remisión y/o factura por cantidad o tipo de mobiliario y/o equipos, así como por números de serie valor del bien o bienes y a qué Sucursal o Área se destina. Si existen errores 8. Devuelve la remisión o factura al Proveedor, para que sea corregida y se abstiene de recibir los bienes, previa notificación al Área responsable. Si no existen errores 9. Solicita al personal del Área de Control de Inventarios para que procedan a inventariar, adhiriendo etiquetas con código de barras. Oficinas Corporativas Personal del Área de Control de Inventarios y Bienes Adjudicados 10. Procede a inventariar, adhiriendo etiquetas con código de barras. Auxiliar Especializado del Almacén General 11. Elabora formato de Salida del Almacén.

32 Hoja 30 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD del Almacén General 12. Firma el Formato de Vo.Bo. y turna copia del documento para que el de Control de Inventarios realice el registro de asignación del bien en el sistema. Auxiliar Especializado del Almacén General 13. Entrega bienes a los Usuarios, recabando en el formato de Salida del Almacén la firma del Usuario o del responsable en el Área solicitante. 14. Registra en el Sistema Institucional las salidas realizadas durante el día. Sucursales (Metropolitanas o Foráneas) y Módulos de IITV de Control de Inventarios 15. Alimenta base de datos del inventario de las Sucursales y/o Módulos, de acuerdo al acuse de recibido. 16. Elabora oficio de envío dirigido al Titular de la Sucursal y/o Módulo, anexando la relación del Inventario y formato de Tarjeta de Resguardo Económico. 17. Elabora oficio para la Gerencia de Archivo y Correspondencia, solicitando el envío del mobiliario y/o equipo en el caso de Sucursales, tanto Metropolitanas como Foráneas y/o Módulos. 18. Turna ambos oficios con los anexos al Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo.

33 Hoja 31 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD Gerente de Administración y Venta de Bienes 19. Revisa los oficios y la relación del Inventario de cada Área y/o Sucursal, de no tener observaciones los firma y turna al Departamento de Control de Inventarios y Gerencia de Archivo y Correspondencia para su trámite. Gerente de Archivo y Correspondencia 20. Recibe el oficio, acusa de recibido y acude al Almacén General para la recepción del mobiliario y/o equipos de cómputo que serán enviados. Personal Operativo del Almacén General 21. Empacan, flejan, elaboran Orden de Salida del Almacén para su entrega al Archivo. de Almacén General 22. Supervisa la entrega del mobiliario y/o equipo, para la Sucursal o Módulo que corresponda y anexa el formato de Salida del Almacén. 23. Solicita al de Transportes, en el caso de Sucursales Metropolitanas, designe chofer y transporte para la entrega del mobiliario y/o equipo de cómputo. Gerente de Archivo y Correspondencia 24. Ordena se pese y contabilice el número de paquetes que serán enviados a Sucursales Foráneas o Módulos, quedando el mobiliario y/o equipos en el área de recepción del Almacén para su entrega al servicio de mensajería, llenando la guía correspondiente con sus costos.

34 Hoja 32 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD de Transportes 25. Ordena el traslado del mobiliario y/o equipo a las Sucursales Metropolitanas y sella el acuse del Almacén General. de Almacén General 26. Recibe acuse de recepción por parte de las Gerencias de Sucursal o Módulos, para su archivo y control. TERMINA PROCEDIMIENTO

35 Hoja 33 de 71 ALMACEN-07 REQUISICIÓN DE FORMAS IMPRESAS. RESPONSABLE ACTIVIDAD de Almacén General 1. Revisa, en base a los requerimientos de las Áreas, las existencias y determina la cantidad que se requiera para completar el suministro de formas impresas, indicando en una muestra la cantidad a imprimir. 2. Remite la muestra a la Imprenta de la Institución solicitando la impresión de los formatos requeridos. 3. Recibe los formatos procedentes de la Imprenta, verifica que vengan cotizados los impresos y con las especificaciones del tipo y cantidad de papel empleado. 4. Asienta en el documento Relación de papelería impresa que se envía al Almacén General, fecha y firma de recibido en la copia, misma que guarda en el archivo del Almacén General, el original lo devuelve a la Imprenta. Técnico Especializado del Almacén General 5. Registra en el sistema de control de costos de la Imprenta la entrada de formatos y actualiza reporte de existencias y costos. Verificación de Formas Obsoletas de Almacén General 6. Verifica e identifica, en forma semestral, las formas impresas que ya no tengan uso, reportándolo a la Dirección/Subdirección usuaria, confirmando con ella si es obsoleta, de ser así notifica al Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo.

36 Hoja 34 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD Gerente de Administración y Venta de Bienes 7. Elabora oficio para el Director de Administración, solicitando autorización y proceder a la destrucción de las formas obsoletas. Director de Administración 8. Revisa el oficio para autorizar, o no, la destrucción de las formas obsoletas. No autoriza la destrucción 9. Notifica al Gerente de Administración y Venta de Bienes. Gerente de Administración y Venta de Bienes 10. Notifica al de Almacén General para que dé instrucciones para mantener la custodia de las formas en el Almacén General. TERMINA PROCEDIMIENTO Si autoriza la destrucción del Almacén General 11. Coordina con el Órgano Interno de Control y el Archivo la fecha y hora de la destrucción de las formas. Acto de destrucción 12. Levanta acta de constancia de la destrucción de las formas y recaba firmas de los representantes del Órgano Interno de Control y del Archivo. Posteriormente da instrucciones para dar de baja en el sistema. Analista Encargado de Registro de Bajas 13. Da de baja las formas en el sistema con el acta de destrucción. TERMINA PROCEDIMIENTO

37 Hoja 35 de 71 RESPONSABLE ALMACEN-08 ENTREGA DE ARTÍCULOS PROMOCIONALES. ACTIVIDAD Gerente de Administración y Venta de Bienes 1. Recibe orden de compra de artículos promocionales de parte de la Subdirección de Recursos Materiales, previa autorización de la Dirección de Administración. 2. Envía al Departamento del Almacén General orden de compra de artículos promocionales, a fin de que verifique su recepción. de Almacén General 3. Recibe artículos promocionales verificando además, que la orden de compra coincida con los datos asentados en la factura y ésta última cuente con todos los requisitos de Ley, firmándola para su pago. 4. Envía la factura a la Subdirección de Recursos Materiales para su pago al proveedor. Subdirector de Recursos Materiales 5. Recibe factura de artículos promocionales, la revisa y procede a realizar el trámite para el pago al Proveedor. de Almacén General 6. Elabora el cuadro de distribución de los artículos promocionales para las Áreas del Corporativo, Sucursales y Módulos y espera el visto bueno de la Dirección General y/o de la Dirección de Administración.

38 Hoja 36 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD de Almacén General 7. Resguarda los productos mientras la Dirección de Administración y/o la Subdirección de Recursos Materiales y/o la Gerencia de Administración y Venta de Bienes, gire la orden por escrito, para que haga entrega a las áreas que correspondan. Analista del Almacén General 8. Captura el registro de entrada y salida en el Sistema Institucional, a fin de hacer los cargos por centro de costos. de Almacén General/ Analista/ Técnico Especializado/ Auxiliar Especializado 9. Entrega artículos promocionales al usuario, previa orden firmada por la Dirección General y/o Dirección de Administración, recabando acuse de recibo. Usuario 10. Firma el recibo para hacer constar la recepción. de Almacén General 11. Archiva recibo para posteriores consultas. TERMINA PROCEDIMIENTO

39 Hoja 37 de 71 RESPONSABLE ALMACEN-09 SUMINISTRO DE CHEQUERAS PERSONALIZADAS / NUEVAS. ACTIVIDAD Nota: En las Sucursales que no cuenten con Gerente asignado, las actividades de este proceso designadas al Gerente, serán realizadas por el Encargado de la Sucursal. Gerente de Sucursal 1. Ingresa al Sistema Institucional, para realizar la Solicitud de Chequeras, personalizadas, en base a las solicitudes de los clientes, o nuevas por apertura de cuenta. 2. Ingresa al Menú Principal, teclea la opción 2, se despliega el Menú de Plataforma Cuenta de Cheques y Ahorros. 3. Pantalla No. 1 Teclea la Opción 38.- Solicitud de Chequeras, cuando es Chequeras Personalizadas o la opción 41.- Solicitud de Chequeras Nuevas, en la siguiente pantalla teclea el número de cuenta de cheque del cliente.

40 Hoja 38 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD BANCO NACIONAL DEL EJERCITO, S.N.C /07/2000 MATRIZ 09:21:06 SISTEM08 **** CUENTAS DE CHEQUES Y AHORROS **** Sesión: 1 P l a t a f o r m a 1.- Alta de Cuentas 18.- Carga masiva Cheques de Caja 2.- de Cuentas 19.- Actualiz. masiva chq. de Caja 3.- Cierre de cuentas 20.- LLave Única Relacionada a Ctas 4.- Entrega de chequeras 21.- Cambio de Ejecutivo de Cuentas 5.- Control del ciclo de chequeras 22.- Consulta Cuenta Antigua 6.- Mantenimiento de Alertos 24.- Protestos a Solicitud 7.- Mant. Número de Libretas Ahorro 25.- Asignación de Sobres a una Cta 8.- Colocación de condición 26.- Cheques de Caja del E.M.P. 9.- Eliminación de condición 28.- Emisión de estado de cuenta 10.- Bloqueo de fondos 29.- Emisión de saldos de cuentas 11.- Desbloqueo de fondos 30.- Emisión contrato ahorros 12.- Consulta de saldo 32.- Entrega chequeras al cliente 13.- Consulta de chequeras 33.- Emisión contratos de ahorro 14.- Consulta de condiciones 34.- Activa Cheques en Stock 15.- Asociación de Cuentas 35.- Inventario de Chequeras 16.- Modif. Mov. Pendient.Ahorro 36.- Contrato de Preestablecidos 17.- Mantenimiento cheques de Caja 38.- Solicitud de Chequeras Seleccione la Opción: 38 BANCO NACIONAL DEL EJERCITO, S.N.C /07/2000 MATRIZ 09:21:06 ISTEM08 **** CUENTAS DE CHEQUES Y AHORROS **** Sesión: 1 P l a t a f o r m a 39.- Listado de Sol. de Chequeras 40.- Asignación Tarjeta cta. de cheques 41.- Solicitud de Chequeras Nuevas Seleccione la Opción: 41

41 Hoja 39 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD Gerente de Sucursal 4. Pantalla No. 2 Se despliega la siguiente pantalla, y captura el número de cuenta de cheques. BANCO NACIONAL DEL EJERCITO, S.N.C /07/2000 MATRIZ 09:21:06 SISTEM08 **** CUENTAS CORRIENTES Y AHORROS **** Sesión: 1 Solicitud de Chequeras Ubicación: 1 AGENCIA CUENTA Detalle: 1 AGENCIA CUENTA Gerente de Sucursal 5. Pantalla No. 3 Chequeras Nuevas Captura en la pantalla los datos solicitados en ella, al termino presiona la tecla Intro. BANCO NACIONAL DEL EJERCITO, S.N.C /07/2000 MATRIZ 09:21:06 SISTEM08 *** CUENTAS CORRIENTES Y AHORROS **** Sesión: 1 Solicitud de Chequeras Estatus..... : Captado 2.- Enviado 3.- Recibido Cantidad de Chequeras...: 001 Estilo......: Personal Folio inicial de cheque...: Draft CUENTA NUEVA < INTRO > PARA CONFIRMAR SOLICITUD F05./INTRO - Adiciona RESPONSABLE ACTIVIDAD

42 Hoja 40 de 71 Chequera Personalizadas Gerente de Sucursal 6. Pantalla No. 4 Captura los datos del cliente en la siguiente pantalla: MATRIZ 09:23:25 **** CUENTAS CORRIENTES Y AHORROS **** Sucursal : 001 Cuenta : XXXXXX XXXXXX XXXXXX RFC DE LA CUENTA...: TITULO O GRADO...: NOMBRE...: Solicitud de Chequeras 2.- Enviado Estatus..: Captado 3.- Recibido Cantidad de Chequeras...: 000 Folio inicial de Cheque...: Estilo...: Personal 2.- Draft SALDO DISPONIBLE.-.00 SALDO PROMEDIO F05./INTRO - Adiciona 7. Teclea Intro al terminar de capturar y el sistema en automático retiene en memoria para que posteriormente pueda generar el archivo plano. Gerente de Servicios 8. Recibe diariamente después de las 16:30 hrs. archivo plano generado por el Área de Centro de Cómputo.

43 Hoja 41 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD Gerente de Servicios 9. Envía por Internet al Proveedor la información recibida en el archivo plano, solicitando la elaboración de las chequeras requeridas por la Sucursal vía Sistema. Nota: El Proveedor entrega en un plazo de 48 hrs. la dotación de chequeras directamente al Almacén General. de Almacén General/ Analista del Almacén 1General 10. Recibe chequeras personalizadas verificando contra listado que tengan las especificaciones, número de chequeras y nombre de las Sucursales solicitantes. 11. Envía por valija el oficio a las Sucursales. Nota: El Departamento de Archivo y Correspondencia sella la relación de envíos, la cual sirve como acuse. 12. Archiva acuse para control interno. TERMINA PROCEDIMIENTO

44 Hoja 42 de 71 ALMACEN-10 SUMINISTRO DE CHEQUES DE CAJA. RESPONSABLE ACTIVIDAD de Almacén General 1. Determina en base a los programas anuales de abastecimiento de la Dirección de Contabilidad, Subdirección de Recursos Humanos y de las Sucursales, la cantidad de Cheques de Caja que se requieran para el suministro de todo el ejercicio. Gerente de Administración y Venta de Bienes 2. Recibe el requerimiento y turna por medio magnético o intranet al Subdirector de Recursos Materiales para su trámite por medio de licitación pública nacional. 3. Recibe la orden de compra y/o contrato de licitación pública y la turna al de Almacén General, a fin de que verifique su recepción. de Almacén General 4. Revisa las especificaciones del contrato de compra de los Cheques de Caja solicitados, para darle seguimiento a la ministración por parte de la empresa, además solicita el visto bueno del Director de Operaciones Bancarias sobre el diseño, calidad y seguridad de los cheques. 5. Recibe en forma mensual la dotación de cheques de caja estipulada en el contrato, revisa que la cantidad y folio sean correctos. 6. Registra en su base de datos los folios recibidos y surtidos para efectos de control.

45 Hoja 43 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD Técnico Especializado del Almacén General 7. Elabora oficio dirigido al Departamento de Guardavalores en el que le remite, para su custodia, los Cheques de Caja con los números de folio que correspondan, turna el oficio al Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo. Gerente de Administración y Venta de Bienes 8. Revisa el oficio, lo firma y envía al Departamento de Guardavalores, anexándole mediante relación los Cheques de Caja con número de folio que serán custodiados. Dirección de Contabilidad/ Subdirección de Recursos Humanos/ Gerentes de Sucursal 9. Solicitan a la Dirección de Administración y/o Subdirección de Recursos Materiales y/o Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo y/o de Almacén General por medio de oficio la cantidad que necesitan, firmando el Titular del Área o el Gerente de Sucursal correspondiente. Técnico Especializado del Almacén General 10. Elabora formato de Solicitud de Entrega de Cheques de Caja en el que solicita al Departamento de Guardavalores la cantidad de Cheques de Caja requeridos, anotando número de folios, Área o Sucursal solicitante y cantidad entregada. de Almacén General 11. Firma el formato de Solicitud de Entrega de Cheques de Caja dando su visto bueno.

46 Hoja 44 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD Técnico Especializado del Almacén General 12. Recaba la firma del Gerente de Administración y Venta de Bienes. 13. Recibe del Departamento de Guardavalores los cheques de caja solicitados. 14. Dota conforme a la solicitud de los usuarios, por medio de oficio, especificando los folios; turna copia a la Gerencia de Operación y Control de Captación de la Dirección de Operaciones Bancarias para dar de alta en el Módulo de Cheques de Caja y activación de los mismos. Analista Encargado de Registro de Salidas 15. Descarga el movimiento en el sistema institucional, archiva acuse y movimiento como control. Gerencia de Operación y Control de Captación 16. Recibe copia y conforme a las solicitudes de las Áreas y/o Sucursales y activa los cheques de caja. TERMINA PROCEDIMIENTO

47 Hoja 45 de 71 ALMACEN-11 REQUERIMIENTOS POR COMPRA DIRECTA. RESPONSABLE ACTIVIDAD de Almacén General 1. Solicita mediante tarjeta informativa a la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo, el material de los equipos nuevos que se compraron en forma extraordinaria y por tanto no están contemplados dentro del Programa Anual de Adquisiciones (Consumibles: tonner, cintas, cartuchos para impresoras; Bienes muebles de Activo Fijo: máquinas de escribir, etc.). Usuario 2. Elabora requerimiento extraordinario a la Gerencia de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo, fundamentando las razones de su petición. Gerente de Administración y Venta de Bienes 3. Recibe la tarjeta informativa y los requerimientos solicitados por el Almacén General y/o Usuario, turna al Subdirector de Recursos Materiales. Subdirector de Recursos Materiales 4. Elabora orden de compra de los artículos solicitados y envía una copia al Gerente de Administración y Venta de Bienes. Gerente de Administración y Venta de Bienes 5. Turna la orden de compra al de Almacén General para la recepción de los bienes solicitados.

48 Hoja 46 de 71 RESPONSABLE ACTIVIDAD de Almacén General 6. Recibe el material solicitado cotejando contra orden de compra, verifica si los datos fiscales de la factura son correctos, así como las cantidades, fechas e importes. 7. Informa al Área solicitante y/o áreas técnicas involucradas para su visto bueno y aprobación. 8. Elabora Orden de Salida y recaba firma del Usuario. 9. Retiene factura original y la turna al Gerente de Administración y Venta de Bienes Adjudicados y Activo Fijo para su revisión y trámite. Técnico Especializado del Almacén General 10. Captura en el Sistema Institucional la entrada de los artículos. 11. Solicita al personal del Área de Control de Inventarios, para que procedan a inventariar adhiriendo etiquetas con código de barras en los artículos que así lo requieran. Nota: Solo en el caso de que la compra extraordinaria haya sido de bienes muebles de activo fijo y estos tengan un costo de adquisición igual o mayor a 15 Salarios Mínimos vigentes en el Distrito Federal. de Almacén General 12. Informa al de Control de Inventarios del mobiliario y/o equipo recibido, para que proceda a dar de alta en sistema los bienes recibidos.