ELABORACION Y ENVIO DE REPORTES PARA CONTROL CONTABLE

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1 CODIGO: DINALOG-UA/AL VERSION: PRIMERA AREA: DIRECCCION NACIONAL DE LOGISTICA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO / ALMACEN GENERAL TITULO: ELABORACION Y ENVIO DE REPORTES PARA CONTROL CONTABLE RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Dirección Nacional de Logística VºBº OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central ELABORACION Y ENVIO DE REPORTES PARA CONTROL CONTABLE FECHA: 01/07/2005 2/12 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento que garantice la correcta elaboración y envío de los reportes de movimientos de artículos llevados a cabo en el Almacén General y en los almacenes de las Direcciones Regionales de Defensa Civil. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en el Almacén General, Unidad de Abastecimiento de la Dirección Nacional de Logística. Describe las actividades desde la preparación y envío de los reportes de movimientos de artículos, en los almacenes centrales, desde las Direcciones Regionales hacia la Dirección Nacional de Logística; hasta el envío del Reporte Final, elaborado en el Almacén General, al Area de Contabilidad de la Oficina de Administración. 3. BASE LEGAL 3.1. Ley de Creación del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), Decreto Ley Nº y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Nº 442, 735, 905 y la Ley Nº Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo Nº SGMD Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI y modificado por Decreto Supremo Nº PCM Decreto Ley Nº Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento Resolución Jefatural Nº INAP/PDA, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento Resolución Jefatural Nº INAP/DNA, que aprueba el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1 Reporte de movimiento de artículos enviados desde las Direcciones Regionales al Almacén General de la Dirección Nacional de Logística. 4.2 Documentación sustentatoria de los movimientos realizados en el Almacén General. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO Almacén General Unidad de Abastecimiento de la Dirección Nacional de Logística. 6. CONSIDERACIONES 6.1. El reporte de movimientos de artículos efectuados en los almacenes del INDECI es elaborado y enviado desde el Almacén General mensualmente al

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central ELABORACION Y ENVIO DE REPORTES PARA CONTROL CONTABLE FECHA: 01/07/2005 3/12 área de Contabilidad de la Oficina de Administración, y contiene el resumen de las operaciones de entradas y salidas del almacén Es necesario cumplir con el tiempo mínimo (por lo menos un día previo a la elaboración del reporte que será enviado a la Oficina de Administración) para el envío de los reportes de movimiento de artículos, de los Almacenes Centrales, desde las Direcciones Regionales al Almacén General. 7. SIGLAS 7.1. AL: Almacén General CON: Area de Contabilidad de la UE DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil DINALOG: Dirección Nacional de Logística NEA: Nota de Entrada a Almacén OA: Oficina de Administración PECOSA: Pedido-Comprobante de Salida SGII: Secretaría General e Imagen Institucional UA: Unidad de Abastecimiento de la DINALOG UE: Unidad de Economía de la OA UL: Unidad de Logística de la DRDC. 8. DEFINICIONES 8.1. Artículo: Se define así a todo material o producto que ingresa al Almacén General Sistema de Almacenes: Sistema informático utilizado en el Almacén General para llevar el control de movimiento de existencias, tanto de entrada como de salida, este sistema ha sido elaborado en entorno DOS, con una aplicación en Fox Pro Movimiento de Bienes: Procesos técnicos de abastecimiento que consisten en ingresos y salidas de artículos llevados a cabo en el almacén. 9. ANEXOS ANEXO 1: Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) ANEXO 2: Nota de Entrada a Almacén (NEA) ANEXO 3: Resumen de Movimiento del Almacén.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central ELABORACION Y ENVIO DE REPORTES PARA CONTROL CONTABLE FECHA: 01/07/2005 4/ DESCRIPCION DE ACTIVIDADES UNIDAD ORGANICA DRDC / UL SGII DINALOG DINALOG / UA / AL RESPONSABLE Responsable SECRETARIA GENERAL Secretaria Director Secretaria Mensajero Digitador PAD Jefe Técnico Administrativo Jefe Técnico Administrativo DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Preparan y envían reporte de movimientos de artículos en los almacenes centrales, a la Dirección Nacional de Logística. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega de los documentos a la Secretaria de la DINALOG. 2. Recibe documentos, firma el cargo correspondiente y registra. 3. Revisa y deriva documentos al Almacén General. 4. Entrega documentos y solicita firma del cargo. Mensajero recibe documentos y firma el cargo. 5. Transporta documentos y los entrega en el Almacén General. 6. Registra documentos. 7. Revisa documentos y le solicita al Técnico Administrativo procesar la información en el Sistema de Almacenes. 8. Recibe documentos y procesa información. No se recibió información de todos los almacenes de las DRDC 9. Comunica retraso de envío de reporte, a través del correo electrónico y/o teléfono, a las DRDC que aún no han cumplido con esta actividad. Responsable en la DRDC recibe comunicación y continúa en la actividad 1. Se recibió información de todos los almacenes de las DRDC 10. Elabora reporte mensual de movimiento de artículos por regiones, y del Almacén General, llenando los formatos Resumen de Movimiento de Almacén. 11. Entrega reporte al Jefe del Almacén General. Jefe recibe y revisa documento. 12. Solicita adjuntar documentación sustentatoria de movimientos en el Almacén General. 13. Prepara y entrega documentación (NEA s, PECOSA s, etc.) que justifique los movimientos realizados en el Almacén General.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central ELABORACION Y ENVIO DE REPORTES PARA CONTROL CONTABLE FECHA: 01/07/2005 5/12 DINALOG / UA / AL DINALOG OA / UE Jefe Mensajero Secretaria Director Secretaria Area de Contabilidad 14. Revisa documentación. Documentación no está conforme 15. Solicita apoyo para subsanar inconformidades (por ejemplo documentación incompleta o faltante). Técnico Administrativo ayuda a solucionar inconformidad. Continúa en la actividad 16. Documentación está conforme 16. Elabora memorándum para remitir el reporte mensual a la Oficina de Administración. 17. Envía documentos a la Oficina de Administración. 18. Transporta documentos y los entrega a la Secretaria del Director de la DINALOG. 19. Recibe documentos, firma el cargo correspondiente, registra y entrega al Director. 20. Revisa documentos y autoriza envío de documentos a la Oficina de Administración. 21. Entrega documentos y solicita firma del cargo. Secretaria de la Oficina de Administración recibe documentos y firma el cargo. Se inicia el proceso de Registro y Revisión de las Operaciones Realizadas con la Documentación Generada por la Dirección Nacional de Logística. Fin del proceso.

6 11. DIAGRAMA DE FLUJO

7 ELABORACION Y ENVIO DE REPORTES PARA CONTROL CONTABLE INDECI DRDC UL SGII SECRETARIA GENERAL Director Secretaria DINALOG Jefe UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Digitador PAD/ Técnico Administrativo Mensajero Inicio a 1 Preparan y envían reporte de movimientos de artículos en los Almacenes Centrales Cargo 1 Administración del Proceso de Trámite Documentario 3 Revisa y deriva documentos 2 Recibe y firma cargo 4 Entrega documentos y solicita firma del cargo 4 Recibe y firma cargo Cargo 4 7 Revisa y solicita procesar información 6 Registra documentos 5 Transporta y entrega documentos al Almacén General 8 Procesa información recibida Se recibió información de todos los almacenes de las DRDC? Si No 9 Recibe comunicación 9 Comunica retraso a 9 Toma conocimento Elabora reporte mensual de movimiento de artículos por regiones y del Almacén General 11 Recibe y revisa documento 11 Entrega reporte 12 Solicita adjuntar documentación sustentatoria de movimientos en el Almacén General 13 Prepara y entrega documentación (NEA, PECOSA, etc.) 14 Revisa documentación Si Documentación conforme? No 15 Solicita subsanar no conformidad 15 Subsana inconformidad 16 Elabora memorándum y adjunta reporte α

8 ELABORACION Y ENVIO DE REPORTES PARA CONTROL CONTABLE DRDC Director INDECI DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Secretaria Jefe Mensajero OA UE / CON α 17 Envía documentos 18 Transporta y entrega documentos en la DINALOG 20 Revisa y autoriza envío de documentos 19 Recibe y firma cargo Cargo Entrega documentos y solicita firma del cargo 21 Recibe y firma cargo Cargo 21 Registro y Revisión de las Operaciones Realizadas con la Documentación Generada por la DINALOG Fin

9 ANEXOS

10 ANEXO 1 (Nombre del Organismo) CODIGO DE LA DEPENDENCIA DEPENDENCIA SOLICITANTE: Solicito entregar : Con destino : LUGAR Y FECHA CTA. MAYOR PROGRAMA SUBPROGRAMA PRENUMERADO POR LA IMPRENTA CODIGO CANTIDAD SOLICITADO DESCRPCION ESPECIFICACIONES CANTIDAD DESPACHADA UNIDAD DE MEDIDA UNITARIO TOTAL REFERENCIA: Persona que recibe NOTA: Cualquier enmendadura invalidará este documento Formulario utilizado hasta el reglón Nº Inclusive (En Letras) SOLICITANTE JEFE DE LOGISTICA JEFE DE ALMACEN RECIBI CONFORME

11 ANEXO 2 (Nombre del Organismo) NOTA DE ENTRADA A ALMACÉN PROCEDENCIA: CON DESTINO A: SEGÚN: Nº DIA MES AÑO 1 A R T I C U L O S 2 V A L O R E S a b c C a b CODIGO CANTIDAD DESCRIPCION UNIDAD DE MEDIDA UNITARIO TOTAL EQUIPO DE OFICINA PEDIDOS EN TRANSITO TOTAL S/. EQUIPO DE TRANSPORTE TRASPASO DE BIENES MAQUINARIA Y EQUIPO REMESA DE BIENES GASTOS DE OPERACION BIENES EN DEPOSITO FORMATO CONT. ABST Jefe de Almacén Director de Logistica

12 ANEXO 3 RESUMEN DE MOVIMIENTO DE ALMACÉN Nº Stock Mensual al.../.../ GRUPOS GENERICOS DEL CATALOGO NACIONAL SALDO MOVIMIENTOS SALDO a b Unidad ANTERIOR a b DEL DIA Nº Codigo Denominación Medida Entrada Salida DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS NEA del Nº Expedidos: Anulados PECOSA del Nº Expedidos: Anulados Jefe de Almacen Director de Logistica