RECORRIDO POR LAS ACTUALES NORMAS Y POLITICAS EN MATERIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 RECORRIDO POR LAS ACTUALES NORMAS Y POLITICAS EN MATERIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Ramon Alberch i Fugueras Director ESAGED-UAB y Presidente AsF Internacional. Montevideo, 10/12/2015

2 Enfatizar que el alcance de las normas y directrices que presentamos es directamente proporcional al nuevo papel de los archivos como ciencia y que entendemos que supera en cierta manera el carácter bifronte tradicional -jurídicoadministrativo y histórico-cultural para constituir una ciencia cada vez más compleja e interdisciplinar, como fusión de muchos saberes procedentes de diferentes disciplinas. Lo explicamos en los tres gráficos que visualizan tres ideasfuerza: -La archivística como cóctel y fusión -Una constelación de valores -Un entorno en estrecha interdependencia

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6 Política archivística. Concepto y alcance Objeto: establecer un conjunto de directrices, procedimientos, prácticas y normas con la finalidad de garantizar una gestión eficiente de los documentos y los expedientes a lo largo de todo el ciclo de vida, es decir, desde su generación, captura o incorporación al sistema hasta su disposición final (eliminación o conservación permanente en un servicio de archivo). Finalidad: asegurar que los documentos que se gestionan son auténticos, fiables, íntegros y que sirven al objetivo de apoyar las funciones y actividades de la organización por el tiempo que se determine. Alcance: es de aplicación a toda la organización (pública o privada) y a sus entidades vinculadas y afecta a la totalidad de su personal, tanto fijo (de planta) como contratado, sea en grado de dependencia directa de la organización o a través de empresas externas mediante convenio o cualquier otra modalidad contractual.

7 Política de Gestión documental. Actores implicados El establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora de un SGD como instrumento básico de la Política de GD, es un reto de carácter transversal e interdisciplinar, de manera que precisa del trabajo cooperativo de profesionales expertos en temas de su competencia, pero que usualmente no tienen el hábito de trabajar conjuntamente y de manera concertada. Para formalizar con éxito una Política de GD es imprescindible la concurrencia de: La alta dirección que debe impulsar el SGD y garantizar su sostenibilidad mediante la asignación de los recursos humanos y económicos necesarios. El Servicio de tecnologías en tanto que responsable del modelo tecnológico de la organización

8 El Servicio de Archivo y Gestión de Documentos en tanto que órgano responsable de las políticas encaminadas a planificar, implementar y administrar un SGD. Los servicios jurídicos que deben garantizar la formalidad legal de los procesos y procedimientos. Los responsables de organización ya que deben modelar los circuitos administrativos e impulsar la reingeniería de procesos. Los responsables de formación que deben garantizar la difusión de la información necesaria para entender y aplicar las directrices del SGD y el conocimiento preciso de los instrumentos que lo desarrollan. El personal, de cualquier nivel, implicado en las tareas de gestión de documentos y que deberán aplicar el modelo a implantar en las acciones y trámites cotidianos

9 -El ciclo de vida de los documentos Actualmente existe un notable consenso en admitir la existencia de tres fases relevantes e ineludibles: -La fase de trámite, también denominada fase activa, que se extiende desde la creación, ingreso o captura del documento/expediente hasta su aprobación formal. En el aspecto tecnológico es usual trabajar con aplicaciones departamentales y BPM, pensados especialmente para la definición, ejecución y control de las tramitaciones de las oficinas o departamentos. -La fase de vigencia, también denominada fase semiactiva, durante la cual el expediente es necesario para la gestión administrativa y como referencia legal y testimonio perdurable de los actos de la organización.

10 -La fase histórica o de conservación permanente, denominada tradicionalmente fase inactiva, en la cual se procede a la conservación y uso de los documentos de carácter informativo y de valor relevante para la investigación que devienen el patrimonio documental de la organización. -La especificidad de cada una de las fases y las diferencias en su tratamiento y uso, no exime de la necesidad imperiosa de impulsar un tratamiento estandarizado de los documentos/expedientes a lo largo de todo el ciclo de vida.

11 -Los procesos de gestión documental La metodología de gestión de documentos y archivos ha integrado en su cuerpo doctrinal sólido y complejo las recomendaciones emanadas de los organismos internacionales (Consejo Internacional de Archivos, UNESCO) y muy especialmente las directrices derivadas de las normas ISO referidas a gestión documental, procesos, preservación, metadatos, digitalización y seguridad de la información. -Con estos referentes normativos se ha formulado una serie de convenciones metodológicas e instrumentales que deben permitir una actuación concertada que asocie la tecnología con la metodología adecuada para garantizar un tratamiento homogéneo y sistemático.

12 -Los instrumentos complementarios: El catálogo de tipologías documentales: caracterización exhaustiva de los tipos documentales que conforman un expediente (acta, certificado, instancia, informe...) El catálogo de formatos: tendencia a la estandarización y reducción en su número. El proyecto PRONOM Firma y evidencia electrónica: la formalización de las autenticidad y el valor de evidencia Digitalización segura, copia auténtica e impresión segura: la inserción de los documentos en papel en el sistema Roles y permisos/seguridad y acceso Catálogo de documentos esenciales: aquello que deberíamos conservar de manera ineludible en caso de siniestro o desastre

13 Las normas y directrices internacionales En la actualidad existe una rica y variada normativa de carácter internacional que deviene una herramienta básica en los procesos de implementación de SGD en el marco de las políticas de libertad de información, accesibilidad, transparencia y rendición de cuentas. Podemos referirnos a cuatro sectores de producción de normas : -El Consejo Internacional de Archivos -La Unión Europea -Las normas norteamericanas -Las normas ISO

14 1.1. El Consejo Internacional de Archivos Es harto conocida la acción normalizadora impulsada por el ICA. Dado su conocimiento y utilización nos limitamos a mencionar las normas más relevantes: -ISAD(G). Descripción de fondos y documentos de archivo. -ISAAR/CPF. Registros de autoridad para productores de documentos. -ISDF. Descripción de funciones. -ISDHIA. Descripción de instituciones.

15 1.2. La normativa emanada de la Unión Europea Existen dos normas europeas que han influido notoriamente en la configuración de las normas internacionales: -Normas referidas a la firma electrónica: -Directiva 1999/93/EC, 13 de diciembre. Marco comunitario para la firma electrónica. -Reglamento europeo 910/2014, de 23 de julio. Identificación electrónica y servicios de confianza. -Normas referidas a la gestión documental: -Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Moreq-2. -Moreq Modular Requirements for Records Systems (Moreq 3).

16 La MoReq 2010 (MoReq 3) es una actualización con cambios notables de las versiones realizadas los años 2001 y Dirigida a las organizaciones, plantea un modelo de requerimientos funcionales y no funcionales modulares y flexibles. Destaca la aportación del denominado modelo de información fundado en el modelo lógico, la ontología de entidades, acceso y seguridad, el plan de clasificación, los procesos de captura de documentos y el modelo de metadatos, que en poco tiempo ha impregnado los proyectos de implementación de los Sistemas de Gestión de Documentos (SGD).

17 1.3. Las normas norteamericanas Algunas organizaciones norteamericanas generan productos que devienen estándares en gestión de documentos de alcance internacional. Association for Records Managers and Administrators-ARMA: genera instrumentos de buenas prácticas referidas a glosarios de términos, valoración y preservación digital. Association for Information and Image Management-AIIM. Publica normas, informes técnicos y documentos de buenas prácticas referidas específicamente a la micrografía y la gestión de los soportes electrónicos.

18 Society of American Archivists-SAA. Edita normas y buenas prácticas relativas a la gestión de documentos, con especial énfasis en las políticas de valoración y preservación digital. www2.archivists.org

19 2. Las normas ISO El mundo de la normalización encuentra su referencia a nivel internacional en la Organización Internacional de Normalización (ISO) con sede en Ginebra. Los órganos técnicos de ISO que impulsan la creación y publicación de normas técnicas son los comités (actualmente existen 229). Están integrados por técnicos y expertos en la materia; se identifican con las siglas TC, seguidas del número que identifica el ámbito competencial (p.e. TC 46-Información y Documentación). Existen los subcomités (p.e. TC46/SC 11-Gestión de documentos). Las normas se redactan con un amplio consenso internacional, tienen autoridad reconocida y son de pago.

20 La normativa emanada del Consejo Internacional de Archivos y las normas ISO plantean directrices que deben leerse en clave de complementariedad. Esta normativa internacional ha propiciado: Homologar y consolidar las buenas prácticas con vocación de universalidad. Internacionalizar las soluciones en la medida que se trabaja con estándares Ofrecer cobertura legal a las organizaciones públicas y privadas- más renovadoras Estimular y uniformizar la implementación de sistemas de gestión de documentos y de la investigación en un marco crecientemente interdisciplinar.

21 Las normas generales, básicamente las referidas a la gestión documental y a los sistemas de gestión de documentos ofrecen principios de carácter estructural (especialmente ISO 15489, y 16175). A su vez, el conjunto de normas específicas (metadatos y ontologías, preservación, procesos, micrografía, digitalización y migración, seguridad y gestión de riesgos, evidencias electrónicas, formato papel y soportes electrónicos, calidad y auditoría y certificación) constituyen una aportación imprescindible para construir un sistema integrado de gestión de documentos. Estas normas deben vincularse a los procesos de gestión documental, siguiendo las pautas señaladas fundamentalmente en las ISO

22 1. Gestión de documentos 2. Metadatos, ontologías y tesauros 3. Preservación 4. Micrografía, digitalización y migración 5. Procesos 6. Seguridad y gestión de riesgos 7. Evidencias electrónicas 8. Formato papel y soportes electrónicos 9. Calidad 10.Auditoría y certificación

23 2.1. Gestión de documentos ISO : Información y documentación. Gestión documental. Part 1: consideraciones generales. ISO : Información y documentación. Gestión documental. Parte 2: directrices. UNE-ISO 30300: Información y documentación. Sistemas de gestión para documentos. Fundamentos y vocabulario. UNE-ISO 30301: Información y documentación. Sistemas de gestión para documentos. Requisitos. UNE-ISO 30302: Información y documentación. Sistemas de gestión para documentos. Guía de implantación.

24 ISO : Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1: generalidades y declaración de principios. ISO : Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos. ISO : Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3: directrices y requisitos funcionales para los documentos en sistemas de organización. ISO/TR 22957: Document management. Analysis, selection and implementation of electronic document management systems (EDMS).

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26 Estrecha vinculación y complementariedad entre las ISO y las Ambas se formulan en el marco de las organizaciones, en cualquier tipo de formato o soporte. La ISO promueve la asignación de responsabilidades, requisitos y características de la GD, su diseño e implementación y, sobre todo los procesos. Actualmente (2015) se encuentra en proceso de revisión y actualización. La familia de normas definen los principios y las políticas de un SGD y la medición de su conformidad mediante procesos de auditoría y certificación (ISO Anexos A y C).

27 La norma ISO 30302:2015 constituye una guia práctica sobre cómo implantar un SGD en una organización. Sigue la misma estructura que la norma 30301, describiendo las actividades a llevar a cabo y cómo documentarlas para cumplir con los requisitos. Tiene voluntad orientativa y clarificadora. Presenta una descripción de las actividades necesarias, sus características y los resultados que se deberían considerar para cumplir los requisitos. Esta destinada a ser utilizada por los responsables de liderar la implementación y mantenimiento del SGD.

28 La familia de las ISO están encaminadas a elaborar un conjunto de requisitos funcionales y principios globalmente armonizados para el software utilizado en la producción y gestión de los documentos electrónicos en entornos administrativos. La parte 1 contiene la información general, la organización, los principios fundamentales y el contexto. La parte 2 es una declaración global de alto nivel de los requisitos esenciales y opcionales, incluidas las directrices de aplicación y una lista de verificación de su cumplimiento. La parte 3 presenta las directrices y bases genéricas y opcionales de requisitos funcionales para los documentos de sistemas de gestión.

29 La norma ISO/TR 22957: 2009 presenta un conjunto de procedimientos y actividades que son aconsejables cuando se lleva a cabo el análisis, selección y ejecución de las fases del proyecto asociados a las tecnologías de sistemas de gestión de documentos electrónicos. También proporciona orientación a los usuarios, presenta las mejores prácticas y ayuda a evaluar las tecnologías más apropiadas para la organización.

30 2.2. Metadatos, ontologías y tesauros UNE-ISO : Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos de gestión documental. Parte 1: principios. UNE-ISO : Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: elementos de implementación y conceptuales. UNE-ISO : Information and documentation. Managing metadata for records. Part 3: self-assessment method. ISO 21127:2014. Information and documentation. A reference ontology for the interchange of cultural heritage information.

31 UNE-ISO 15836: Información y documentación. Conjunto de elementos de metadatos Dublín Core. ISO 5963:1985. Documentación. Métodos para analizar los documentos, determinar su contenido y seleccionar los términos de indización. ISO 5965: Directrices para el establecimiento y desarrollo de thesauro multilingüe. ISO 2788: 200. Principios directores para el establecimiento y el desarrollo de thesauros monolingües destinados a la recuperación documental. UNE-ISO :2014. Información y documentación. Tesauros e interoperabilidad con otros vocabularios. Parte 1: tesauros para la recuperación de la información.

32 UNE-ISO 999: Información y documentación. Directrices sobre el contenido, la organización y presentación de índices. EN-ISO : Códigos para la representación de los nombres de los países y sus subdivisiones. Parte 1: códigos de los países.

33 Metadatos: datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del ciclo de vida. Facilitan la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos. La inclusión de metadatos permite asegurar la autenticidad, la fiabilidad, la disponibilidad y la integridad, y hacen posible la gestión y la comprensión de los objetos de información. Conllevan una serie de beneficios relacionados con la protección, la accesibilidad, la comprensión, el valor de prueba y de evidencia, la recuperación y la interoperabilidad.

34 Y, fundamentalmente, deben: -Proveer vinculos lógicos entre los documentos y el contexto de su creación, y mantenerlos de una forma estructurada, fidedigna y comprensible. -Mantener la identificación del entorno tecnológico en el cual los documentos fueron creados y deben ser mantenidos para reproducir documentos auténticos mientras sea necesario. -Dar apoyo a una migración eficiente y exitosa de los documentos desde un entorno o plataforma tecnológica a otra, o cualquier otra estrategia de preservación.

35 La iniciativa de metadatos Dublín Core es el esquema de metainformación más utilizado a nivel mundial. Esta norma define el conjunto de elementos Dublín Core en base a 15 elementos básicos que describen cualquier objeto de información (de estructura de contenidos, elementos, propiedad intelectual e instantintion /ejemplo). Se caracteriza por su simplicidad, independencia sintáctica, alto nivel de normalización, crecimiento y evolución del estándar a través de un consorcio y vinculado estrechamente a la web semántica.

36 Las ontologías: concepto del mundo de la filosofía, define el vocabulario de una área mediante un conjunto de términos básicos y las reglas que los relacionan. También categoriza y estudia las entidades e identifica sus propiedades y atributos. Por lo que se refiere a los tesauros aportan de una parte recomendaciones para el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones de recuperación de información. Se aplican sobre todos los tipos de recursos de información independientemente del medio utilizado (texto, sonido, imagen fija o en movimiento, objeto físico o multimedia, incluyendo bases de conocimiento, portales, bases de datos, colecciones de textos..). De otra establece las directrices para el intercambio de información entre instituciones a base de modelos de datos y formatos adecuados para la importación y exportación de datos.

37 Finalmente, la norma ISO establece las líneas básicas para el intercambio de información entre instituciones de patrimonio cultural. Su acercamiento está pensado esencialmente para documentación de colecciones de los museos (sitios, monumentos, colecciones). Plantea también un intercambio de información relevante con los archivos y las bibliotecas.

38 2.3. Preservación UNE-ISO 2709: Documentación e información. Formato para el intercambio de información. ISO 14721: Space data and Information transfer systems. Open Archival Information Systems. Reference model. UNE-ISO/TR 15801: Imagen electrónica. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad. UNE-ISO/TR 18492: Conservación a largo plazo de la información basada en documentos.

39 ISO : Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: uso del PDF 1.4 (PDF/A-1). ISO-TR 14105: Document management. Change management for successful electronic document management system (EDMS) implementation. ISO 16363:2012. Space data and information transfer systems. Audit and Certification of trustworthy digital repositories. UNE-ISO/TR 17068:2013. Información y documentación. Repositorio de tercero de confianza para documentos electrónicos. UNE-ISO : Almacenamiento electrónico. Parte 1. Especificaciones relativas al diseño y el funcionamiento de un sistema de información para la conservación electrónica de información.

40 La norma ISO (OAIS) constituye el referente conceptual en la formulación de repositorios seguros de documentos electrónicos. Estos repositorios se conforman en base al diseño de un protocolo normalizado de transferencia, la adopción de unos formatos para preservar los documentos y sus metadatos, garantizar la migración, la creación de una plataforma tecnológica para custodiar documentos electrónicos a largo plazo y asegurar su mantenimiento, garantizando a su vez su disponibilidad, preservación y evidencia. El modelo OAIS ha impregnado la filosofía de proyectos como iarxiu, Nestor, Digital Preservation Europe, Drambora, Caspar e InterPares.

41 La ISO describe las condiciones requeridas para garantizar la veracidad, fiabilidad, autenticidad e integridad de los documentos. Dicta especificaciones referidas al tipo de documentos afectados, los medios de almacenaje, los formatos y controles de versiones, la gestión de estándares, las políticas de retención y destrucción, las responsabilidades para gestionar la información y para auditar su grado de cumplimiento. Incluye directrices relativas a la captura, digitalización, inserción de metadatos, indexación, procesos de autenticación, transferencia, retención y destrucción, los sistemas de seguridad, la gestión de workflow, los sellos de tiempo y el control de versiones.

42 La ISO es una norma básica, sumamente breve, que pone un especial énfasis en la conservación de documentos electrónicos creados o almacenados con la finalidad de garantizar su acceso y preservación futura. Pone el acento en la generación de copias de migración y seguridad. La evolución de los últimos años ha dejado obsoletos algunos de sus planteamientos. La ISO es de reciente aparición y contiene una serie de requerimientos que deben permitir auditar y certificar la confiabilidad de un repositorio digital seguro. La ISO detalla los servicios de custodia autorizada de un Repositorio de Tercero de Confianza y la prestación de servicios a los clientes.

43 2.4. Micrografía, digitalización y migración ISO : Micrografía. Vocabulario. Parte 1: términos generales. ISO : Micrografía. Vocabulario. Parte 2: disposición de las imágenes y modalidades de captación. ISO : Micrografía. Vocabulario. Parte 3: tratamiento fotográfico. ISO : Micrografía. Vocabulario. Parte 4: soportes y almacenaje. ISO : Micrografía. Vocabulario. Parte 5: calidad, legibilidad, control. ISO : Micrografía. Vocabulario. Parte 6: materiales.

44 ISO : Micrografía. Vocabulario. Parte 7: micrografía informática. ISO : Micrografía. Vocabulario. Parte 8: Explotación. ISO 7565:1993. Micrografía. Aparatos de lectura de microformas. Características. ISO 8126: Micrografía. Películas de duplicación de sales de plata, diazoicas y vesiculares. Densidad visual. Especificaciones y medida. ISO 4087: Micrografía. Microfilmación de periódicos sobre microfilm de 35 mm para su almacenaje.

45 ISO/IEC 29121: Information technology. Digitally recorded media for information interchange and storage. Data migration method for DVD-R, DVD-RW, DVD-RAM, +R and +RW disks. UNE-ISO TR 13028:2011. Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos. UNE-ISO 13008: Información y documentación. Proceso de migración y conversión de documentos electrónicos.

46 Existen 53 normas específicas dedicadas al microfilm y las microfichas, especialmente referidas a la problemática del tamaño de los originales (dibujos, periódicos), al tratamiento (materiales, soporte, almacenaje), características de los lectoresreproductores, su conservación, transferencia a soportes electrónicos y control de la calidad.

47 ISO 13008, relativa a los procesos de migración y conversión de documentos electrónicos: -Especifica las cuestiones relativas a la planificación, los requisitos y los procedimientos para la conversión/migración de documentos electrónicos. - Su finalidad es preservar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de cada documento como evidencia de los procesos de negocio. -Señalar que los procedimientos descritos en la norma no contemplan el proceso de convertir formatos analógicos a digitales y viceversa.

48 La ISO establece directrices para: La creación y mantenimiento de documentos digitalizados obtenidos de documentos en soporte papel. Establecer buenas prácticas en el proceso de digitalización para garantizar la veracidad y la fiabilidad. Establecer buenas prácticas para el acceso a los documentos digitalizados. Definir estrategias para la creación de documentos aptos para la conservación a largo plazo. No trata un tema tan relevante como la captura y gestión de los documentos creados en formato digital. Es urgente adoptar normas estandarizadas para resolver el dilema que supone la digitalización certificada de documentos en papel para que se concreten en documentos digitales auténticos, íntegros y usables a lo largo del tiempo. Aspecto fundamental en la implementación de un SGD.

49 2.5. Procesos UNE-ISO/TR 26122:2008. Información y documentación. Análisis de procesos de trabajo para la gestión documental. Ofrece orientaciones sobre el análisis de los procesos de trabajo desde el punto de vista de la creación, incorporación y control de documentos mediante el análisis funcional (la descomposición de funciones en procesos) y el análisis secuencial (el estudio del flujo de operaciones). Se centra en la formalización y mejora de los procesos de trabajo ya existentes, más que en la optimización de los flujos de trabajo o la implantación de herramientas de workflow.

50 2.6. Seguridad y gestión de riesgos UNE-ISO/IEC 17799: Tecnología de la información. Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad en la información. ISO/IEC 27001: Information technology. Security techniques. Information security management systems. Requirements. ISO-IEC 27000: Information technology. Security techniques. Information security management systems. Overview and vocabulary. UNE-ISO/IEC 27002: Tecnología de la información. Técnicas de seguridad. Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información.

51 ISO-IEC 27006: Information technology. Security techniques. Requirements for bodies providing audit and certification of information security management systems. ISO 27018: Information technology. Security techniques. Code of practice for protection of personally identifiable information (PII) in public clouds acring as PII processors. UNE-ISO 31010: Gestión del riesgo. Principios y directrices. UNE-ISO/TR 18128:2014. Información y documentación. Apreciación del riesgo en procesos y sistemas de gestión documental.

52 La norma establece pautas y principios generales para iniciar, mantener y mejorar la seguridad de la información. Guia de buenas prácticas: política de seguridad; organización de la seguridad; seguridad de los recursos humanos; seguridad física y ambiental; seguridad de las comunicaciones y de las operaciones; control de acceso; conformidad legal. Estas prescripciones deben vincularse con la norma (OAIS)

53 Las normas remarcan que la seguridad de la información consiste en garantizar: Autenticidad: sin modificaciones, con autor identificado; Irrefutabilidad: el valor legal se relaciona con el autor; Integridad: se mantiene la exactitud y la completitud; Confidencialidad: uso limitado a personas autorizadas; Disponibilidad: acceso y utilización para personas o entidades autorizadas; Criticidad: se protege adecuadamente la información de valor para la toma de decisiones; Cumplimiento legal: se protege adecuadamente la información requerida por la legislación.

54 La norma estipula los cinco principios fundamentales sobre los que deben operar las proveedores que prestan servicios de almacenaje en la nube. Concretamente se trata de: -Se debe contar con el consentimiento explícito de los clientes para poder utilizar los datos personales para publicidad y marqueting. -El cliente debe tener el control sobre quien accede a sus datos. -Transparencia: el cliente debe conocer donde se encuentran sus datos. -Comunicación: en caso de producirse una vulneración de la seguridad de la plataforma se debe informar a los usuarios sobre el problema y el tipo de respuesta adoptada. -Auditoría anual e independiente: los proveedores deberán someterse a una auditoría externa cada año, para confirmar la confiabilidad y seguridad del servicio que ofrecen.

55 La norma distingue entre riesgos de los sistemas de gestión documental y riesgos de los procesos documentales. Por lo que se refiere a los riesgos relacionados con los SGD incide en cinco áreas específicas: diseño de los sistemas, mantenimiento, sostenibilidad, continuidad, interoperabilidad y seguridad. En cuanto a los procesos documentales analiza los riesgos referidos al diseño de los documentos, la creación de documentos y la implementación de sistemas de gestión de documentos, los metadatos, el uso de los documentos y los SGD, así como el mantenimiento de la usabilidad y la disposición.

56 2.7. Evidencias electrónicas ISO/IEC 27037:2012. Information technology. Security techniques. Guidelines for identification, collection, acquisition and preservation of digital evidence. UNE 71506: Tecnologías de la información. Metodología para el análisis forense de las evidencias electrónicas. UNE :2013. Tecnologías de la Información (TI). Sistema de gestión de evidencias electrónicas (SGEE). Parte 1: vocabulario y principios generales. UNE :2013.Tecnologías de la Información (TI). Sistema de gestión de evidencias electrónicas (SGEE). Parte 2: Buenas prácticas en la gestión de las evidencias electrónicas. UNE :2013.Tecnologías de la Información (TI). Sistema de gestión de evidencias electrónicas (SGEE). Parte 3: formatos y mecanismos técnicos.

57 Esta família de normas definen evidencia como cualquier dato o información que pueda ser utilizada para determinar o demostrar la veracidad o que prueba un hecho una vez realizado. Entiende como evidencia electrónica aquella información en forma electrónica de cualquier naturaleza, identificable y susceptible de ser tratada de manera diferenciada, y generada, tratada, gestionada y/o almacenada de manera que se asegure su confiabilidad, completitud y valor probatorio. Estas normas, especialmente la 27037, pretenden dar respuesta a un vacio legal por lo que se refiere a garantizar el valor evidencial de tipologías y entornos como sistemas de circuito cerrado de TV, dispositivos móviles, ordenadores y dispositivos conectados a la red, medios de almacenamiento y dispositivos periféricos.

58 2.8. Formato papel y soportes tecnológicos ISO 9706: Información y documentación. Papel para documentos. Requisitos para la permanencia. ISO 11108: Information and Documentation. Archival paper. Requirements for permanence and durability. ISO 11798: Information and documentation. Permanence and durability of writing, printing and copyng on paper. Requirements and test methods. ISO 11799: Información y documentación. Requisitos de almacenamiento para documentos de archivos y bibliotecas. ISO 18925: Materiales para la imagen. Disco óptico. Prácticas de almacenaje.

59 ISO 18927: Materiales de imagen. Sistemas de CD. Método de estimación de la esperanza de vida basada en los efectos de la temperatura y la humedad relativa. ISO 18933: Materiales de imagen. Bandas/cintas magnéticas. Precauciones y prácticas de manejo para uso prolongado. ISO 18938: Materiales de imagen. Discos ópticos. Precaución y prácticas de manejo para uso prolongado. ISO/IEC 26300:2015. Open document format (ODF).

60 Este bloque de normas manifiesta su preocupación por la permanencia y accesibilidad de la información contenida en documentos en papel y en soportes electrónicos. Por lo que se refiere al papel prescribe su fuerza mínima de resistencia al desgarramiento, la cantidad mínima de sustancias que neutralizan la acción del ácido, la cantidad máxima de productos oxidables, así com el PH máximo y mínimo. En cuanto a los soportes electrónicos incide en las condiciones de conservación (temperatura, humedad) de las cintas y bandas magnéticas, CD y discos ópticos. Cabe situar un mayor énfasis en la procesabilidad de los sistemas y la obsolescencia tecnológica.

61 2.9. Calidad UNE-EN ISO 9001: Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos. Se trata de la norma más implementada en los archivos al devenir un instrumento de mejora y constituye un valor añadido para certificarse en ISO La secuencia más consolidada en la actualidad es: Implantación de una carta de servicios (bastante común en los archivos municipales a lo largo de los años noventa del siglo XX). Plan de calidad en base a la ISO 9001 (red de archivos comarcales de Cataluña)..Modelos de excelencia: el sello 300+EFQM (Archivo Histórico de León).

62 2.10. Auditoría y certificación UNE-EN ISO/IEC 17021: Evaluación de la conformidad. Requisitos para los organismos que realizan la auditoría y la certificación de sistemas de gestión. UNE-EN ISO 19011: Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. UNE-ISO 19011:2011. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión.

63 La norma determina los requerimientos adecuados para realizar un plan y un programa de auditoría (combinada, de primera y segunda parte) y la certificación de sistemas de gestión. Aporta anexos normativos con la relación de los conocimientos y habilidades, métodos de evaluación, competencias y comportamientos personales. La norma concreta el plan, la gestión del programa (los recursos y procedimientos, su implementación, registro, seguimiento y revisión) y los criterios aplicables a un sistema de gestión de la calidad y/o ambiental. Tiene valor referencial en el caso que se quiera planificar y ejecutar una auditoria en SGD.

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