Implantación aplicación Concerto en ANAV para la planificación de modificaciones de diseño

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1 Implantación aplicación Concerto en ANAV para la planificación de modificaciones de diseño Sara Alonso ANAV Asociación Nuclear Ascó-Vandellòs II 1. INTRODUCCIÓN Como en todas las centrales nucleares en ANAV necesita cada año realizar cambios de diseño por lo que se desarrollan PCD físicos, documentales, ASC, cierres,. Estos múltiples proyectos se realizan con unos recursos limitados que no hace posible que se puedan ejecutar a la vez, sino que debido a los problemas de desarrollo por cambio de prioridades y un escenario de alta incertidumbre, se obtiene una situación donde muchas tareas están abiertas, todo es prioritario y los trabajos duran más tiempo con el consiguiente retraso en plazo. 2. OBJETIVO En el año 2011 se decide mejorar la forma de gestionar los trabajos de la Ingeniería de diseño implantado la metodología de gestión multiproyectos Cadena Critica, desarrollada por el doctor Goldratt, a través del software Concerto que automatiza las reglas de la metodología minimizando las interrupciones y esperas que se producen durante la ejecución del proyecto. Esta aplicación ya se había instalado en las otras centrales nucleares con buenos resultados de productividad. El objetivo de la presente ponencia es describir el proceso de implantación en ANAV de esta metodología en la Ingeniería de diseño, donde se ha mejorado los resultados en la ejecución de proyectos gracias a la reducción de multitarea, la sincronización de tareas y recursos sin necesidad de planificaciones detalladas y fijas. 3. DESARROLLO La aplicación Concerto esta basada en la cadena crítica que es un método de gestión que intenta controlar este escenario multiproyectos. Esta metodología de gestión se basa en la idea de no intentar completar cada proyecto de forma separada sino abordar el flujo de todos y cada uno de los proyectos de la

2 Organización simplificando su gestión, teniendo en cuenta la problemática de la limitación de recursos compartidos en multiproyectos Reglas 1.- Visión monoproyecto: Planificar de una manera diferente a la clásica, se planifica sin hitos intermedios, las incertidumbre en las estimaciones de cada tarea del proyecto se gestionaran con el buffer del proyecto. A diferencia de otras técnicas de administración y programación de proyectos como GANTT, PERT, CPM, la gestión de proyectos mediante cadena crítica se basa en la gestión de buffers o amortiguadores los cuales son generados por la eliminación de las tolerancias y tiempos de protección que otorgamos a una tarea. El método de la cadena crítica identifica una serie de tiempos de protección y/o tolerancias que asignamos a una tarea los cuales son inducidos por el comportamiento humano, dichos tiempos se basan en 2 teorías: Síndrome del estudiante que provoca que el inicio de cada actividad se vaya postergando hasta el último momento, causando el que los resultados no puedan obtenerse hasta alcanzar el plazo máximo fijado para cada tarea o, en el peor de los casos, que lleguen con retraso. Ley de Parkinson Toda tarea se dilata a lo largo del tiempo hasta ocupar la totalidad del tiempo disponible. Estos márgenes de seguridad establecidos en cada etapa para proteger cada actividad, pasaran a ubicarse donde protejan el plazo de ejecución de la cadena crítica. Este buffer será un tiempo compartido por todos los miembros del proyecto, por lo que se necesita menos tiempo que la suma de todos los tiempos de protección repartidos entre cada una de las tareas del proyecto, reduciendo el plazo de entrega de los proyectos en un 20% o un 30% y aumentando la capacidad de la empresa para hacer más con los mismos recursos. Se pasa de un escenario de protección individual de tareas a un escenario global, asignando un buffer final al proyecto para proteger la fecha de entrega. De esta forma se compensan los adelantos con los retrasos puesto que lo que importa es la secuencia no la planificación, lo que se realiza es una gestión en la ejecución. 2.- Visión multiproyectos: Los proyectos no se lanzarán lo antes posible sino en base a la capacidad de la organización. Lo que se define en el método como DRUM o cuello de botella, se trata del eslabón más débil, se subordinará todos los recursos a este recurso limitante. De forma que este recurso o etapa trabajará al 100% de su capacidad, y el resto de recursos, aunque tengan mayor capacidad, estarán obligados a trabajar a la velocidad que marque el cuello de botella.

3 3.- En base a esta planificación monoproyecto y multiproyecto, las prioridades de la organización se establecen en función del consumo de buffer. La relación entre el porcentaje de avance de la cadena más larga (cadena critica) y el porcentaje de consumo de buffer, denominada Velocidad de consumo de Buffer (VCB), esta será la única medida de gestión de la ejecución. Con la gestión de buffer se establecen prioridades de tareas y proyectos. La tarea con mayor prioridad será aquella cuya velocidad de consumo sea mayor y los recursos deberán trabajar en ella para estar sincronizados. Figura 1: Esquema de las reglas de la cadena crítica Con esta metodología se obtiene un escenario donde toda la organización tiene unas prioridades claras de esta forma los recursos trabajan en las tareas correctas en el momento adecuado Implantación La primera fase de la implantación del Concerto en ANAV se realizó durante el periodo de abril de 2011 a marzo de Se implantaron los siguientes procesos. 1. Sistema de prioridades de tareas global Se obtienen las fechas de entrega de los proyectos teniendo en cuenta la capacidad de los recursos, los proyectos en curso y las prioridades de la Organización

4 2. Proceso de gestión de tareas diario de IDW La aplicación establece las prioridades pero es necesario ajustar las prioridades en tiempo real del proyecto para ello hace falta que los Responsables de Tareas hagan diariamente 4 cosas: Preparar/Asignar/Resolver problemas/actualizar. Por lo que se ha implantando un proceso de gestión de tareas diario alrededor de las prioridades que aporta Cadena Crítica y Concerto, de esta forma se gestionará la ejecución y permitirá la monitorización de actividades ayudando a la toma de decisiones y a la resolución de problemas lo antes posible. Las funciones de los TRM son las siguientes: - Limitar el número de tareas abiertas - Asegurarse que las prioridades son seguidas - Asegurar el apoyo a cualquier problema - Dar las instrucciones necesarias a los recursos para hacer las tareas - Preparar el inicio de las próximas tareas - Fijar el alcance de la tarea -Gestionar la duración restante de la tarea Figura 2: Pantalla aplicación Concento seguimiento tareas El objetivo de este proceso es reducir las interrupciones preparando todo lo necesario para que la tarea pueda empezar y resolviendo cualquier problema o duda que aparezca durante la ejecución de la tarea para que pueda terminar. 3. Proceso de preparación de proyectos (Full kit) Empezar los proyectos sin la adecuada preparación provoca interrupciones y paradas durante la realización de los mismos. Para evitarlo se ha definido el proceso del full kit donde el jefe de proyecto se asegurará de que antes de iniciar el desarrollo de la modificación de diseño se disponga de todos

5 los datos necesarios para empezar y terminar una actividad sin interrupciones y de esta forma la velocidad en su realización mejore. Estos datos se definirán durante la reunión de lanzamiento y/o después del estudio de la modificación. Figura 3: Pantalla aplicación Concento seguimiento tareas 4. Reunión semanal de sincronización entre ANAV e IDW para priorizar y resolver problemas Durante esta reunión se realizan las siguientes actividades: Revisión del número de proyectos completados en base a lo planificado y el número de tareas abiertas. Definición y revisión de acciones para los proyectos que se encuentren retrasados recuperaren buffer y mejoraren la tendencia. Además se revisarán las tareas prioritarias, y la necesidad de ayuda (que identifican las tareas con problemas). Revisión del estado de las tareas de Full Kit Revisión de prioridades de programaciones de proyectos Recientemente se ha realizado un diagnostico del proceso y la implantación, estableciéndose en esta 2ª Fase una mejora en el control del WIP y se ha creado una figura responsable para la activación del full kit. Mejora del control del WIP (tareas en proceso) El proceso de control de WIP semanal se rediseña para adaptarse mejor al mix de producción, a los objetivos y a los cambios de prioridades, para ello se instala la nueva versión de Concerto 5.10 donde se crean nuevos estados de proyectos: PL (Planned), CIQ (Committed in Queue), IP (In Progress), OH (On Hold).

6 Figura 4: Estado de proyectos Responsable para la activación del full kit Con el objeto de activar la preparación de los proyectos y centralizar la responsabilidad de la gestión. Esta figura será responsable de reunirse semanalmente con los jefes de proyecto con full kit list pendientes y activar la recepción de documentación procedente del suministrador. Lo cual permite un análisis previo de los posibles impactos de retrasos/problemas de Full Kit que puedan causar retraso en el proyecto. 4. RESULTADOS Las claves del éxito de la implantación ha sido el apoyo por parte de la dirección de ANAV puesto que se trata de un cambio en la forma de trabajo que tiene que perdurar a largo plazo y la fijación de objetivos agresivos que han permitido unos aumentos en la productividad del 38,94% respecto a la media de los resultados del periodo , habiéndose fijado como objetivo para el año 2014 una mejora del 39,85% Figura 5: Gráfica mejora % de resultados con respecto media

7 Con la aplicación de esta metodología de gestión de entornos multiproyectos, además de acelerar la ejecución, se logra una planificación más transparente y accesible a la organización, se simplifica la gestión y se mejora la ejecución de las modificaciones de diseño.

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