LINEAMIENTO MONITOREO A LOS EXCEDENTES DE LIQUIDEZ Y LAS INVERSIONES FINANCIERAS DERIVADAS DE ESTOS

Transcripción

1 Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2015

2 PAGINA: 2 de 11 VERSIÓN: 0 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS DOCUMENTOS ASOCIADOS DEFINICIONES ACTIVIDADES Autorización o registro de cuenta Información Requerida Recolección de información Verificación Consolidación Alertas de monitoreo Cálculo de indicadores Análisis, Reporte y Retroalimentación Seguimiento a las Alertas Boletines Informe Monitoreo... 10

3 PAGINA: 3 de 11 VERSIÓN: 0 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias que permitan realizar el monitoreo a los excedentes de liquidez y las inversiones financieras derivadas de estos mediante la recolección, consolidación, verificación y análisis de la información reportada por las entidades beneficiarias o ejecutoras de recursos del SGR de los excedentes de liquidez, movimientos, saldos, medidas cautelares e inversiones financieras realizadas a través de las cuentas maestras autorizadas o registradas por el SMSCE del DNP. Este proceso de monitoreo propenderá a que los excedentes de liquidez se administren conforme a la normativa vigente y se adelanten las acciones de mejora para garantizar el correcto uso de los recursos. 2. ALCANCE El lineamiento inicia con la solicitud de autorización o registro de las cuentas maestras por parte de las entidades beneficiarias o ejecutoras de los recursos del SGR y comprende la recolección, consolidación, análisis y verificación de los movimientos de ingresos, pagos, saldos, medidas cautelares e inversiones financieras efectuadas con recursos del SGR a través del aplicativo de cuentas SGR y de la información de las cuentas bancarias reportada a través del sistema PISIS del Ministerio de Salud y Protección Social y termina con la elaboración del informe trimestral del SMSCE. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS Artículos 360 y 361 de la Constitución Política Acto Legislativo 05 de 2011, artículos 1 y 2 Ley 1530 del 17 de mayo de 2012 Art. 9, 44 y 100 Decreto 1525 de 2008 Decreto 1949 del 19 de Septiembre del 2012 Decreto 414 del 12 de Marzo de 2013 Decreto 905 del 8 de Mayo de 2013 Decreto 1118 del 17 de julio de 2014 Resolución expedida por el DNP 1789 del 21 de junio de 2013 Circular DNP No. 007 del 05 de Marzo de 2012 Circular DNP No del 24 de Julio de 2012 Circular SMSCE No. 002 del 08 de Noviembre de 2012 Acuerdo 0018 de 2013 de la Comisión Rectora. Acuerdo 0019 de 2013 de la Comisión Rectora. 4. DOCUMENTOS ASOCIADOS Proceso de Monitoreo Flujograma del Proceso Formato F-SCV 19 Formato F-SCV 19 A Formato F-SCV 20 Formato F-SCV 20 A

4 PAGINA: 4 de 11 VERSIÓN: 0 5. DEFINICIONES Cuentas maestras: Aquellas en la cuales los órganos del Sistema, las entidades a las que se transfieran recursos de fortalecimiento de las Secretarías técnicas de los OCAD regionales, municipales, departamentales y de Corporaciones autónomas Regionales, las entidades beneficiarias de asignaciones directas y las designadas como ejecutoras de proyectos de inversión, deben manejar de forma exclusiva los recursos del Sistema General de Regalías. En éstas solo se podrán realizar operaciones débito a través de las transferencias electrónicas destinadas al pago de obligaciones generadas en la ejecución de dichos recursos o de las inversiones financieras permitidas con los mismos. Definición tomada de la Resolución 1789 de 2013, Art 1 y 2. Entidades beneficiarias: Son las Entidades territoriales Gobernaciones, Municipios y Corporaciones autónomas regionales a las cuales en la Ley de presupuesto del Sistema General de regalías se asigna recursos por concepto de asignaciones directas o de los fondos del SGR. Entidades ejecutoras: Son entidades territoriales o entidades públicas, las cuales son designadas por los OCAD como ejecutoras de los recursos del SGR bien sea por concepto de asignaciones directas o de los fondos del SGR. Excedentes de liquidez: Se entiende por excedentes de liquidez todos aquellos recursos que de manera inmediata no se destinen al desarrollo de las actividades que constituyen el objeto de las entidades a que se refieren los mencionados capítulos. Definición tomada del Decreto 1525 de 2008, Capítulo VI, Art ACTIVIDADES El monitoreo se realizará mediante la recolección, consolidación, análisis y verificación de la información reportada por las entidades beneficiarias o ejecutoras de recursos del SGR de los excedentes de liquidez, movimientos, saldos, medidas cautelares e inversiones financieras realizadas a través de las cuentas maestras autorizadas o registradas por el SMSCE del DNP. 6.1 Autorización o registro de cuenta Revisar la solicitud enviada por las entidades beneficiarias o ejecutoras de autorización de cuenta única de asignaciones directas SGR (F-SCV-19/aplicativo Web), y/o Solicitud de registro cuenta única - Sistema General de Regalías - SGR (F-SCV-19a / aplicativo Web) fortalecimiento, fondos y soportes anexos, si la solicitud no cumple con los requerimientos de la circular 007 y circular 041 o documento equivalente se solicita a la entidad beneficiaria o ejecutora el cumplimiento de los requisitos mediante correo electrónico u oficio. Si se cumplen los requisitos establecidos para la autorización o registro de la cuenta se procede a registrar dicha cuenta en el Sistema de Información SPGR - Sistema de Presupuesto y Giros de Regalías del MHCP, pasados cinco (5) días hábiles se verifica la activación de la cuenta en dicho sistema, si se requieren ajustes, éstos se solicitarán a la Entidad que remitió la solicitud. Si la activación de las cuentas es satisfactoria en el aplicativo SPGR, se comunica al beneficiario la autorización o registro a través del formato F-SCV-20 o F-SCV-20A. Posterior a esta autorización la entidad beneficiaria o ejecutora puede solicitar mediante correo electrónico, usuario y clave de acceso al aplicativo web CUENTAS. El grupo de tecnología de la Dirección de Regalías es el encargado de validar la información, asignar claves, usuarios y comunicar a través de correo electrónico. A partir de este punto las Entidades Beneficiarias y Ejecutoras podrán cargar la información de cuentas y excedentes de liquidez en el Módulo Web de Cuentas. Con la autorización y registro de la cuenta maestra para las entidades beneficiarias o ejecutoras de los recursos del SGR y la creación de los usuarios en el sistema, el grupo de recolección y consolidación prestara la asistencia

5 PAGINA: 5 de 11 VERSIÓN: 0 técnica necesaria para que las entidades puedan registrar la información de saldos y movimientos de las cuentas maestras, para lo cual existen herramientas dispuestas en la página WEB del SGR las cuales servirán de apoyo para dicha asistencia. También se podrán utilizar herramientas informáticas como correos electrónicas, comunicaciones telefónicas, reuniones vía Skype o asistencias técnicas presenciales para llegar a buen término la actividad. 6.2 Información Requerida De acuerdo a lo establecido en la Resolución 2620 de 2013 Anexo Técnico No. 4 se establece la información requerida, la fuente de información, el responsable de reportarla y con qué periodicidad se debe reportar. INFORMACIÓN FUENTE RESPONSABLE PERIODICIDAD Solicitud de autorización, registro o Formato F-SCV-19 y F-SCV-19A / Entidad Para Creación: sustitución de cuenta bancaria Aplicativo WEB para el Cargue de Beneficiaria o Permanente información de cuentas y excedentes de Ejecutora de liquidez de recursos del SGR. Recursos del SGR Para Sustitución: Anual Recursos Girados por parte del Sistema de Administración de Giros de Ministerio de Quincenal Ministerio de Hacienda y Crédito Regalías SAGR Hacienda y Público a las cuentas únicas Crédito Público autorizadas o registradas Movimientos de ingresos, pagos, Plataforma de Integración del Ministerio Entidades saldos, medidas cautelares e de Salud y Protección Social PISIS Bancarias inversiones financieras efectuadas con recursos del SGR Movimientos de ingresos, pagos, saldos, medidas cautelares e inversiones financieras efectuadas con recursos del SGR Aplicativo WEB de cargue de información de cuentas y excedentes de liquidez de recursos del SGR Las entidades beneficiarias y ejecutoras 6.3 Recolección de información El profesional del Grupo de recolección descarga con una periodicidad mensual del Sistema de Presupuesto y Giros de Regalías- SPGR la información de giros realizado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público MHCP a las entidades beneficiarias o ejecutoras; descarga del Sistema PISIS a través del canal seguro FTP entre el DNP y el Ministerio de Salud y Protección Social - MSPS la información de movimientos y saldos de las cuentas maestras reportadas por las entidades bancarias; descarga del Aplicativo Web de Cuentas la información de saldos y movimientos, medidas cautelares e inversiones financieras realizadas con recursos del SGR reportada por entidades beneficiarias y ejecutoras de recursos SGR. La información recolectada se clasifica y almacena en los sitios establecidos, para el efecto, el disco público: S. Si la información no fue reportada en el Sistema PISIS se solicita a través de oficio a la entidad responsable el envío de la misma. Si las entidades bancarias no remiten información en forma oportuna se procede a remitir oficio a la Superintendencia Financiera informando del incumplimiento. Si la información no es reportada a través del aplicativo Web de Cuentas dentro los términos establecidos en la circular 002 de 2013, éste generará automáticamente una notificación dentro del mismo sistema a la entidad beneficiaria o ejecutora informándole del incumplimiento en el envió de la información, paralelo a éste procedimiento trimestralmente producto de la generación de las alertas se remitirá memorando al Proceso Control al SGR SE-CO con el listado de las entidades que no reportaron información.

6 PAGINA: 6 de 11 VERSIÓN: Verificación En el proceso de verificación se realizan las siguientes actividades: 1. Comprobación selectiva con cruce de bases de datos entre la Base Giros SPGR y la Base de datos que genera el Aplicativo WEB de cuentas SGR donde se tomara como variable a considerar los giros que ha recibido la entidad. 2. Aleatoriamente se validan las cuentas maestras a las cuales el Ministerio de Hacienda y Crédito Público realizo los giros por concepto de recursos de Asignaciones Directas y de los Fondos del SGR, revisando que se hayan efectuado a las cuentas que el DNP a autorizado o registrado respectivamente, si se encuentran diferencias se procederá con comunicación al Ministerio o a la Entidad para las explicaciones respectivas. 3. Se realizara comprobación selectiva de los pagos efectuados por las entidades territoriales o entidades públicas respecto de los pagos y saldos efectuados en el periodo objeto de la verificación, se revisa que el valor de pagos de la entidad sea consecuente con los saldos que presenta como inicial del periodo. Para este procedimientos e agrupan los conceptos de egreso de pagos a proyectos y se confrontan con el saldo inicial de la cuenta maestra, si el valor es superior existe una inconsistencia. 6.5 Consolidación En base de datos denominada Giros SPGR se consolida mensualmente la información de giros realizados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a las entidades beneficiarias o ejecutoras, en donde se dispone la información por fuente de financiación así: recursos de asignaciones directas, recursos de FAE y FONPET, recursos de funcionamiento y recursos de Fondo de Desarrollo Regional, Fondo de Compensación Regional y Fondo de Ciencia Tecnología e Innovación. En base de datos denominada Cuentas Maestras se consolida la información de movimientos y saldos de las cuentas maestras reportadas por cada una de las trece (13) entidades bancarias. En base de datos denominada Monitoreo a Cuentas Maestras y Excedentes de Liquidez, en la que se consolida la información de saldos y movimientos, medidas cautelares e inversiones financieras realizadas con recursos del SGR, por concepto de pago, se listan las medidas cautelares del periodo y las inversiones. 6.6 Alertas de monitoreo A partir de la información reportada por las entidades beneficiarias y/o ejecutoras de los recursos del SGR, a través del aplicativo de cuentas SGR, se generan alertas de Monitoreo, dichas alertas de acuerdo a la forma como se elaboran se generan así: 1. Alertas automáticas: Para la generación de las alertas automáticas previamente se debe parametrizar en el aplicativo Cuentas - SGR los tipos de alertas que el sistema codificara automáticamente. Las alertas se generan a partir del cruce de variables existentes en los aplicativos obteniendo como resultado los listados de alertas por entidades ejecutoras, los cuales harán parte de los anexos que se enviaran a los correos electrónicos institucionales de las entidades, correos de los usuarios aprueba y envía y elabora y revisa. Estas alertas se generan trimestralmente dentro de los siguientes 8 días del corte trimestral, que ocurre el día 15 del mes siguiente al término del trimestre.

7 PAGINA: 7 de 11 VERSIÓN: 0 Las alertas definidas para generación automática, corresponden al reporte de información en el aplicativo web de cuentas SGR y a registro de pagos que presentan inconsistencias y/o requieren aclaración por parte de la entidad. Las siguientes alertas se generan de manera automática: 1. Incumplimiento en el reporte oportuno de la información de la cuenta maestra de Asignaciones Directas en el aplicativo Web de Cuentas-SGR. 2. Incumplimiento en el reporte oportuno de la información de la cuenta maestra de Fondos en el aplicativo web de Cuentas-SGR. 3. Pagos reportados bajo el concepto de "Otros pagos" sin identificar el proyecto o concepto de gasto correspondiente. 4. Pagos registrados por valor superior al monto del proyecto aprobado. 5. Cuenta maestra de Asignaciones Directas sin registro de marcación en el módulo web de CUENTAS - SGR. 6. Cuenta maestra de Fondos sin registro de marcación en el módulo web de CUENTAS - SGR. 7. Cuenta con registro de medida cautelar. 8. Cuenta sin registro de rendimientos financieros reportados en el módulo web de CUENTAS-SGR. 9. Reporte de movimiento por redención de inversiones en CUENTAS- SGR sin registro de la constitución de inversiones financieras en el mismo. 10. Pagos a proyectos no registrados en GESPROY-SGR 11. Egresos registrados en la cuenta maestra a favor de la misma entidad. 2. Alertas manuales Las alertas manuales son todas aquellas que se identifican con el cruce de información de otros aplicativos utilizados para la labor de monitoreo, dichos aplicativo son, PISIS administrado por el Ministerio de Salud y de la Protección Social, Sistema de Presupuesto y Giros de Regalías SPGR que administra el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. A partir de esta información se debe construir un archivo en Excel con parámetros y variables ya definidas con el grupo de tecnología, el archivo que se genere como resultado del cruce de información, será remitido a al grupo de sistemas para que sea ubicado en un repositorio de donde se generan las alertas en forma masiva. Las siguientes alertas se generan de manera manual: 1. Asignación de recursos del SGR sin ninguna aprobación de proyectos y sin reporte de pagos con cargo a los recursos asignados para el de fortalecimiento de la Secretaria Técnica. 2. Giro de asignaciones directas sin cuenta autorizada 3. Pagos reportados en el sistema PISIS sin registro en CUENTAS -SGR. 4. Entidad designada como ejecutora por el OCAD, sin registro de cuenta maestra. 5. Entidad con giro por Ministerio de Hacienda sin cuenta maestra registrada. Con el conjunto de todas las alertas automatizadas y listas para envío a las entidades se solicita los números de radicación al sistema OREO, los que se incluirán en la plantilla de los correos identificando su radicación. Una vez se cuente con los radicados el aplicativo generará los correos y automáticamente se remitirán a los destinatarios previamente identificados y parametrizados. De las alertas generadas se remitirá correo al componente de control, con las alertas que correspondan a la omisión del reporte de información de alertas concernientes al reporte de información por las entidades titulares de las cuentas maestras, conforme los plazos establecidos en la Circular 02 de 2012 expedida por el DNP.

8 PAGINA: 8 de 11 VERSIÓN: 0 En forma automática el aplicativo web de cuentas enviará al sistema ORFEO copia de los correos, los cuales serán asociados a los expedientes de cada entidad, con la respectiva tipificación de las comunicaciones. Las alertas generadas quedan registradas en el aplicativo WEB de Cuentas - SGR y éste permitirá que los usuarios, ingresar a realizar los ajustes correspondientes. Adicionalmente, el listado general de las alertas producto del monitoreo a las cuentas maestras del SGR serán dispuestas en la página WEB del Sistema General de Regalías para que las entidades puedan consultarlas, la Subdirección de monitoreo, Seguimiento y Evaluación prestará la asistencia necesaria para resolver inquietudes y brindar soporte funcional. 6.7 Cálculo de indicadores Se calculan y analizan los resultados de los indicadores generales y específicos para el monitoreo a los excedentes de liquidez, las inversiones financieras derivadas de estos, se incluyen en el Tablero de Indicadores y se cargan en la página WEB. Para el cálculo de indicadores, se toman de forma unificada las bases de datos que posean el mismo corte de información, para el efecto, base de giros remitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público del Sistema SPGR, base de datos de Movimiento de detalle que genera el APLICATIVO Web de cuentas SGR, con los registros de pagos a proyectos de inversión; Existen tres tipos de indicadores para la presente metodología, la que corresponde a reporte de información, que hace referencia al reporte que hacen las entidades titulares de las cuentas maestras dentro de los plazos establecidos en la normativa aplicable. En segundo lugar están los indicadores que corresponden al registro de la información, pagos y saldos de las cuentas maestras, donde se toman para el cálculo variables asociadas a los conceptos de egreso y por último, la información concerniente a medidas cautelares de embargo e inversiones financieras con los recursos del SGR, a continuación se presentan los indicadores de la Metodología, así: Indicador Objetivo Forma de cálculo (Numerador / Denominador) Medios de verificación Rangos de evaluación del indicador Periodicidad Porcentaje cuentas rendimientos financieros de con Monitorear el número de cuentas autorizadas o registradas que generan rendimientos financieros Número de entidades que reportan rendimientos financieros / Total entidades con cuenta autorizada o registrada) x 100 Aplicativo WEB de cuentas SGR. Aplicativo PISIS = 100% Adecuado <100% deficiente Participación de recursos objeto de medidas cautelares Proporción de inversiones temporales de liquidez de recursos del SGR Identificar y monitorear la proporción de recursos del SGR que son objeto de medidas cautelares Identificar y monitorear el porcentaje de recursos del SGR con inversiones financieras Monto acumulado de recursos con medidas cautelar vigente / Monto total acumulado de recursos girados por el SGR a las entidades )*100 (Monto de recursos en inversiones temporales de liquidez, distintos del saldo en cuenta maestra, a la fecha de corte / Saldos disponibles en a la fecha de corte )*100 Aplicativo WEB de cuentas SGR. Aplicativo PISIS Aplicativo WEB de cuentas SGR. Aplicativo PISIS = 0% Adecuado > 0 Deficiente NA

9 PAGINA: 9 de 11 VERSIÓN: 0 Indicador Objetivo Forma de cálculo (Numerador / Denominador) Medios de verificación Rangos de evaluación del indicador Periodicidad Proporción de Recursos del SGR disponibles en cuentas maestras Recuperación de recursos del SGR objeto de medida cautelar Monitorear la eficiencia en la ejecución de los recursos del SGR girados a las cuentas maestras Monitorear la recuperación de recursos objeto de medida cautelar (Saldos de recursos SGR disponibles en cuentas maestras + inversiones temporales de liquidez a la fecha de corte)/ Total acumulado de recursos girados a las cuentas maestras a la fecha de corte) X 100 (Monto recursos con levantamiento de medida cautelar vigente / Monto acumulado de recursos con medida cautelar vigente del periodo anterior)*100 Aplicativo WEB de cuentas SGR, Sistema de presupuesto y Giro de Regalías - SPGR Aplicativo WEB de cuentas SGR. Aplicativo PISIS NA Entre 0% y 50% Deficiente Entre 50,1% y 80% Moderado > 80.1% Adecuado Trimestral 6.8 Análisis, Reporte y Retroalimentación Se analizan los movimientos y saldos de las cuentas bancarias autorizadas o registradas, el análisis incluye que los ingresos correspondan a los traslados por parte del MHCP o reintegros y que los pagos se ajusten a los establecidos en la Resolución 1789 de 2013 de cuentas maestras, es decir a los destinatarios finales producto de la ejecución de los proyectos de inversión financiados con recursos del SGR. En cuanto a las entidades beneficiarias o ejecutoras de recursos del SGR se analiza que para el manejo de los recursos del sistema tengan las cuentas maestras autorizadas o registradas; si a través del reporte se identifica que existen medidas cautelares de embargo sobre alguna de éstas cuentas se activa una acción de monitoreo, en la cual a través de una comunicación se brindan las herramientas jurídicas para que la entidad titular de la cuenta realice las acciones de desembargo, y a su vez se pone en conocimiento a la Superintendencia Financiera y Consejo superior de la Judicatura las acciones adelantadas por sus vigilados respectivamente y sobre la inembargabilidad de los recursos que en dicha cuenta se manejan. En virtud del Decreto 1525 de 2008, las entidades territoriales pueden adelantar inversiones financieras con los excedentes de liquidez, en la labor de análisis adelantada se revisa la pertinencia de las inversiones constituidas y que las mismas se ajusten a la normativa vigente. Como resultado del análisis de la información reportada por las entidades bancarias y el ministerio de Hacienda se informará sobre el reporte de información de todas las cuentas maestras para el primero y al Ministerio sobre la procedencia de realizar los giros a las cuentas maestras registradas. Las alertas o alarmas expuestas anteriormente se comunican a las Entidades beneficiarias y ejecutoras, MHCP, Entidades bancarias, a través de oficio o correo solicitando los ajustes o aclaraciones pertinentes En caso de manejos irregulares de los excedentes de liquidez e inversiones financieras se remiten mediante memorando al Proceso Control al SGR SE-CO para su análisis y medidas a que haya lugar. Cuando corresponda se solicitara a las entidades beneficiarias y ejecutores de recursos del SGR, elaborar plan de mejora.

10 PAGINA: 10 de 11 VERSIÓN: 0 El grupo de Consolidación mantendrá el control y llevará las estadísticas de las alertas por OCAD, Región, Departamento, Municipio y proyecto y será el encargado de generar toda la información que requiera el SMSCE respecto de las alertas. 6.9 Boletines Con la información registrada por las entidades a través del aplicativo WEB de cuentas SGR, se generan los siguientes Boletines, los cuales son publicados en página Web SGR, los 10 primeros días hábiles de cada mes con rezago de un mes a la fecha de corte: 1. Monitoreo de las cuentas Autorizadas para el manejo de recursos de asignaciones directas. 2. Monitoreo de las cuentas Registradas para el manejo de recursos de recursos de fortalecimiento y fondos SGR Informe Monitoreo Con la recolección acumulada del trimestre se procede a calcular las variables de saldos de las cuentas maestra, utilización de los recursos del SGR para pagos a proyectos de Fondos, asignaciones directas, recursos de Fortalecimiento y demás a fin de establecer la ejecución total de estos recursos; adicionalmente se consolida la información referente a las medidas cautelares sobre los recursos del SGR y las inversiones financieros constituidas con estos recursos. Esta información se presenta de forma estadística, haciendo un paralelo de tiempo entre el trimestre inmediatamente anterior y la variación en términos porcentuales de las cifras, adicionalmente para el informe se tiene en cuenta autorizaciones de cuenta, registros de cuenta maestra y las sustituciones que se hayan presentado durante el mes objeto del análisis. Elaborar Informe consolidado semestral de monitoreo a excedentes de liquidez e inversiones financieras y remitir al Coordinador de Recolección para su consolidación Seguimiento a las Alertas A partir de la generación y envió de las alertas de Monitoreo, se realiza seguimiento al ajuste de las mismas prestando asistencia técnica o funcional a las entidades beneficiarias o ejecutoras, dicho seguimiento también comprende la identificación de aquellas que no fueron subsanadas, donde se realiza reiteración a la entidad en el próximo trimestre e información a través de correo electrónico al componente de control que incluye las alertas no subsanadas.

11 PAGINA: 11 de 11 VERSIÓN: 0 Fecha de Aprobación: 20 de febrero de 2015 Revisó: María del Carmen López Herrera Subdirectora de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación Aprobó: Amparo García Montaña Directora de Vigilancia de las Regalías