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1 Puede obtener una copia actualizada de este manual pinchando en el menú Ayuda de la parte inferior de la Web. 1. Introducción a. Configuración de su navegador b. Dos formas de trabajar con las BAR 2. Menú General 3. Menú Tarifas BAR a. Crear b. Modificar/Eliminar c. Asignar tarifas d. Suplementos alimenticios e. Restricciones f. Ofertas g. Gastos de Cancelación h. Sistemas de venta 4. Menú Tarifas TourOperación a. Crear b. Modificar 5. Menú Disponibilidad a. Abrir/Cerrar ventas b. Sistemas de venta 6. Menú Informes 7. Menú facturación a. Proformas para prepagos b. Subir facturas oficiales Página 1 de 24

2 1. INTRODUCCIÓN a. Configuración de su navegador: Antes de empezar a trabajar con la Web se recomienda cambiar la configuración de su navegador como sigue (ejemplo para Internet Explorer): vaya al menú Herramientas y luego Opciones de Internet, en la sección Historial de exploración pulse el botón Configuración, se le abrirá una ventana llamada Config. De Archivos temporales de Internet e Historial dónde debe marcar la primera de las cuatro opciones que se le ofrecen: Cada vez que visite la página Web. Acepte ambas ventanas y listo. Página 2 de 24

3 Podrá acceder a la Web para proveedores desde o menú superior Acceso proveedores. Una vez que ha accedido a la web debe tener en cuenta que si fuese proveedor de varios alojamientos deberá seleccionar sobre cual de ellos quiere trabajar desde el menú superior. b. Dos formas de trabajar con las Tarifas BAR: Existen dos formas de trabajar con las Tarifas Bar: creando todo lo que necesite (ofertas, restricciones ) por tarifa única o por períodos de tiempo. Se podrán cargar las restricciones, ofertas, gastos de cancelación y sistemas de venta para una tarifa Bar en concreto para ello deberá crear primero la tarifa y una vez creada se le permitirá añadir el resto de opciones sobre esa tarifa desde la propia ventana de creación de la tarifa o, por lo contrario, se podrán cargar las restricciones, ofertas, etc aplicables a un período de tiempo y válidas para todas las tarifas Bar que se asignen en ese mismo período (desde el menú principal). De este modo podremos crear una tarifa Bar independiente sobre la que indiquemos que solo se permiten 2 habitaciones de Cupo con 3 días de estancia mínima o podremos cargar en el mes de Julio 5 habitaciones de cupo, con 3 días de estancia mínima (para todas las tarifas Bar aplicables en Julio). Página 3 de 24

4 2. MENÚ GENERAL En el Menú General, accederemos a los datos referentes al alojamiento que tenemos seleccionado. Al posicionarnos sobre el menú se despliegan dos opciones. Ver Ficha Alojamiento, desde donde veremos como queda la ficha del alojamiento en la Web de CNTravel, y Modificar Ficha Alojamiento, desde donde podremos solicitar la modificación de datos del alojamiento. Página 4 de 24

5 3. MENÚ TARIFAS BAR En el Menú Tarifas Bar, accederemos a los datos referentes a las tarifas Bar del alojamiento seleccionado. Al posicionarnos sobre el menú se despliegan varias opciones. a. CREAR Desde este apartado, se pueden crear nuevas Tarifas Bar. En la creación de tarifas, indicar los datos referentes a una nueva tarifa Bar, así como los Suplementos alimenticios que tiene, como las restricciones, ofertas, gastos de cancelación o sistemas de venta que puede tener la tarifa que se crea. Nos abrirá una pantalla como esta: Sobre esta pantalla, rellenaremos los datos que se solicitan: 1. Letra: es asignada por el sistema. 2. Nombre: El hotel debe indicar un nombre con el que asocie claramente la tarifa. 3. Color: Libre elección (no es imprescindible). 4. Régimen alimenticio base: es el régimen de la tarifa creada, sobre el cual se sumarán los distintos suplementos alimenticios (creados posteriormente). 5. Tipo de habitación: Se seleccionará una de las habitaciones anteriormente asignadas a la ficha del alojamiento (podrán solicitarse nuevos tipos de habitación). 6. Precio: cargaremos el precio PVP e Impuestos incluidos, pudiendo ser por persona o por habitación (doble). Página 5 de 24

6 7. Hab. Individual: se podrá cargar como precio total de la habitación o como suplemento sobre una persona en habitación doble (como porcentaje o importe). 8. 3ª / 4ª Persona: Podrá ser un suplemento ( ) o un descuento (%) sobre el precio de una persona en habitación doble. 9. Niños: podremos establecer varios rangos de edad, ejemplo de 0-5 años y de 6-12 años. Podremos diferenciar precios o descuentos distintos para el 1º y 2º niño, al igual que por rango de edad. Podrá ser un suplemento ( ) o un descuento (%) sobre el precio de una persona en habitación doble o un descuento (%) sobre el precio de la 3ª persona. 10. Comisión: la comisión mínima es de un 20% sobre PVP anteriormente indicado, pudiendo modificarse a la alza. Nota: cuando indiquemos importe ( ) 0,00 el sistema interpretará que no hay disponibilidad de ese suplemento, ya sea supl. individual, supl. 3ª persona o niño. El campo de La tarifa admite aplicación de ofertas deberá desmarcarse si esta tarifa no admite ninguna oferta o promoción creada para tarifas BAR. Es especialmente significativo la casilla Habilitar más regímenes alimenticios. Al marcar la casilla, nos despliegan 3 opciones de carga de los suplementos alimenticios para la tarifa Bar que estamos creando. 1. Suplemento alimenticio en base a lo indicado en el menú Tarifas Bar Suplementos alimenticios. La Tarifa Bar utilizará para aplicar regímenes alimenticios los suplementos alimenticios cargados en la extranet en el menú Suplementos alimenticios que veremos más adelante (punto d ). Por decir de algún modo son los suplementos estándar del alojamiento. 2. Suplemento alimenticio fijo según régimen, válido exclusivamente para esta Tarifa Bar. Estos suplementos son por persona, no por habitación. En el caso del suplemento alimenticio para 3ª/4ª personas y niños podrá ser un importe ( ) o un descuento (%). 3. Precio total de la habitación incluido el régimen alimenticio, válido exclusivamente para esta Tarifa Bar. Se utiliza cuando se desea indicar el precio final de la habitación en el régimen que se quiera vender. Por ejemplo la habitación en SA son 50, y la habitación en AD son 60, 70 en MP, etc. En el caso de 3ª/4ª persona o niños es un importe ( ) o un descuento (%) por persona, nunca precio final de la habitación. Por último en esta pantalla, tenemos la botonera en la parte inferior, en la que podremos cargar las restricciones, ofertas, gastos de cancelación y sistemas de venta. Para poder acceder a esta botonera, es necesario haber generado previamente la Tarifa Bar pinchando sobre el botón Confirmar Tarifa. La carga de estos módulos la veremos a continuación (puntos e, f, g y h ). Página 6 de 24

7 b. MODIFICAR/ELIMINAR En este apartado, podremos ver un listado de tarifas Bar creadas para el alojamiento seleccionado, así como realizar su modificación o eliminación. Nos abrirá una pantalla como esta: Pinchando en Modificar o eliminar, pasaremos a la modificación de la tarifa o nos solicitará confirmación para poder eliminarla. c. ASIGNAR TARIFAS En el Menú Asignar Tarifas, podremos indicar qué tarifa queremos aplicar cada uno de los días, así como en qué régimen de pensión y en qué tipo de habitación. Abrirá una pantalla como esta: Página 7 de 24

8 Podremos asignar una tarifa para cada tipo de habitación en un período de tiempo, para cada uno de los días de la semana. Además desde el calendario podremos asignar una tarifa pinchando sobre el día que se desea, así como aplicar la misma tarifa a todos los regímenes de pensión en un mismo día. También podremos quitar la tarifa del día o días, en el régimen que deseemos. Seleccionado la opción TODAS en Tipo de Habitación podremos quitar todas las tarifas asignadas de todos los tipos de habitación para la fecha indicada. d. SUPLEMENTOS ALIMENTICIOS En el Menú Suplementos Alimenticios, podremos indicar el importe de los Suplementos Alimenticios por períodos de tiempo. Estos periodos, serán los que se tengan en cuenta cuando se cargue una tarifa Bar y se le indique que los suplementos alimenticios son del tipo 1 (Suplemento alimenticio en base a lo indicado en el menú Tarifas Bar Suplementos Alimenticios). La pantalla de los Suplementos Alimenticios es de la siguiente manera: Se puede observar como en la parte inferior figuran suplementos alimenticios cargados del 01/06/2012 al 31/07/2012. Desde esta pantalla se podrán modificar o eliminar los suplementos alimenticios. Destacamos que estos suplementos alimenticios no afectan cuando una tarifa Bar tiene indicado que utiliza suplementos alimenticios específicos de la tarifa. e. RESTRICCIONES Desde el Menú de Restricciones, accedemos al módulo de Restricciones de Tarifas Bar, aplicables por Períodos sobre todas las tarifas. Desde este módulo cargaremos las Estancias mínimas, estancias máximas, días de entrada obligatorias, pensiones mínimas y máximas. Página 8 de 24

9 Al abrir la pantalla, nos aparece la siguiente página: Pinchando en los botones Añadir, se añadirán las restricciones del tipo seleccionado. Al añadir una restricción, nos abrirá una ventana emergente desde la cual cargaremos los datos referentes a la restricción. Desde esta pantalla también podremos Modificar y Eliminar cualquier Restricción ya cargada. Cuando una tarifa Bar tenga restricciones específicas de tarifa y se solapen con restricciones por períodos, siempre aplicaremos la mayor restricción que podamos aplicar para cada día de estancia. Estancia mínima: en el caso que tengamos una estancia mínima y se permita una venta para estancias inferiores, pero bajo petición, deberá marcar el campo Estancias inferiores bajo petición, de no marcarlo el sistema confirmará la reserva con el suplemento correspondiente en Venta Libre. Página 9 de 24

10 f. OFERTAS Desde el Menú de Ofertas, entraremos en el módulo de Ofertas de Tarifas Bar aplicables por períodos. Desde aquí, cargaremos las Ofertas de Venta Anticipada, Ofertas de Regalo de Noches, Ofertas de Larga Estancia o Ofertas de Régimen, aplicables sobre todas las tarifas Bar en períodos de tiempo. Al hacer clic sobre el menú, nos aparece una pantalla como esta: Pinchando en los botones Añadir, se añadirán las Ofertas del tipo seleccionado, abriendo una ventana emergente. 1. Venta anticipada y oferta No Reembolsable: - Tipo Hab.: Seleccionaremos en qué tipo de habitación es válido esta oferta. - Descripción: Nombre de la oferta. - Desde fecha / Hasta fecha: Fechas de estancia en las que se aplica la oferta. - Fecha límite: fecha hasta la que se puede confirmar la reserva. - Días de antelación: días hasta la que se puede confirmar la reserva. - Estancia mínima de la oferta. - Estancia máxima: si la hubiese. - Descuento: Porcentaje a aplicar sobre la tarifa. - No Reembolsable: se marcará este campo, cuando la oferta no permita alteraciones o cancelación de reserva (100% de gastos de cancelación desde la confirmación de la reserva). - Aplicar Sobre: se debe indicar sobre qué regímenes es aplicable. - Aplicable excepto en los periodos: se debe indicar periodos de estancia en los que no se puede aplicar dicha oferta. (si la oferta es válida del 01/04-30/06 y en Semana Santa no se puede aplicar, se indicará el periodo 05-08/04). - Días de Entrada / Días de aplicación: se debe indicar si existe alguna de estas restricciones. - Condiciones de pago: se indicará si hay que realizar un pago parcial o total de las reservas con un periodo de antelación (sea una fecha concreta o con unos días de antelación a la fecha de entrada). Página 10 de 24

11 2. Regalo de noches: - Tipo Hab.: Seleccionaremos en qué tipo de habitación es válido esta oferta. - Descripción: Nombre de la oferta. - Desde fecha / Hasta fecha: Fechas de estancia en las que se aplica la oferta. - Fecha límite: fecha hasta la que se puede confirmar la reserva. - Días de antelación: días hasta la que se puede confirmar la reserva. - Total noches: Noches mínimas de estancia para aplicar la oferta. - A Facturar: Número de noches que se facturarán para la estancia del total de noches. - Máximo noches regala: Número máximo de noches que regalan, es decir con una oferta 3x2 se regalaría una noche. En el supuesto de una estancia de 6 noches si no se indica un máximo de una noche de regalo, se regalarían dos noches. - Noche sobre la que se aplica: se deberá indicar cuál es la noche que se regala. - Aplicar Sobre: se debe indicar sobre qué regímenes es aplicable. - Aplicable excepto en los periodos: se debe indicar periodos de estancia en los que no se puede aplicar dicha oferta. (si la oferta es válida del 01/04-30/06 y en Semana Santa no se puede aplicar, se indicará el periodo 05-08/04). - Días de Entrada / Días de aplicación: se debe indicar si existe alguna de estas restricciones. Página 11 de 24

12 3. Descuento larga estancia: Utilizar criterios del punto 1 (Oferta Venta anticipada). Página 12 de 24

13 4. Ofertas de régimen: Indicaremos en qué tipo de habitación es aplicable, fechas de validez, el régimen de la oferta y el régimen del precio a aplicar. NOTA: En todas las pantallas de carga de ofertas existe el campo Oferta acumulativa con otras ofertas, se deberá marcar cuando las distintas ofertas se podrán acumular con alguna otra oferta. Ejemplo: una oferta de Venta Anticipada podría ser acumulable con una oferta de Regalo de noches. En el caso de dos o más ofertas del mismo tipo no las acumula entre sí, aplicará la más económica. Ejemplo: sí del 01-30/04 tenemos una oferta de Venta anticipada con un descuento del 10% y otra del 15%, aplicará el descuento del 15%. Si una Tarifa Bar tiene cargada algún tipo de oferta, estas serán las que aplique. Solamente cuando las tarifas Bar no tengan cargadas ofertas de ningún tipo, el sistema comprobará las ofertas cargadas por períodos que pueda aplicar Página 13 de 24

14 g. GASTOS DE CANCELACIÓN Al igual que los demás apartados, se podrán cargar gastos de cancelación de las Tarifas Bar por períodos. Estos gastos de cancelación se aplicarán siempre y cuando la Tarifa Bar que se vende no tiene Gastos de Cancelación específicos. Tenemos dos opciones de gastos de cancelación: - Por reserva: Le indicaremos con cuantos días de antelación a la fecha de entrada entrará en gastos e indicaremos el importe o porcentaje de los mismos. - Por noches: Le indicaremos con cuantos días de antelación a la fecha de entrada entrará en gastos e indicaremos el número de noches a pagar en concepto de los mismos. Página 14 de 24

15 h. SISTEMA DE VENTA Similar a las pantallas anteriores, se podrán cargar sistemas de venta para todas las tarifas Bar por períodos de tiempo. Estos sistemas de venta indicarán la posibilidad o no de vender en las diferentes fechas. Las Tarifas Bar pueden tener dos sistemas de venta diferentes. Venta Libre y Cupo. Al acceder a la pantalla de sistema de venta veremos esto: Pincharemos sobre Añadir si queremos añadir nuevos períodos de sistema de venta para cada tipo de habitación, Modificar si queremos modificarlos o Eliminar para eliminar un sistema de venta. Si coinciden varios sistemas de venta que se puedan aplicar, se aplicará el sistema de venta que sea mas restrictivo para la venta, es decir, se aplicará cupo cuando coincidan cupo y venta libre, o el cupo mas bajo cuando coincidan sistemas de venta cupo Página 15 de 24

16 4. MENÚ TARIFAS TOUROPERACION En el Menú Tarifas TourOperación se podrá actuar sobre las tarifas cargadas en el sistema de Cntravel, que no son Tarifas Bar. Al posicionarnos sobre el menú se despliegan varias opciones. a. CREAR Desde este apartado, se pueden crear nuevas Tarifas Touroperación, entre las que figuran las tarifas de estancia con valor añadido (Paquetes). Al pinchar en el menú Crear, nos abrirá una pantalla así: OPCIONES TARIFA TARIFA CON VALOR AÑADIDO OPCIONES TARIFA CON VALOR AÑADIDO En esta ventana tenemos los datos necesarios para generar una nueva tarifa de Touroperación. Podemos indicar como queremos cargar los datos, si netos o comisionables, con o sin impuestos o si son por persona o por habitación. Destacamos la casilla Paquete. Si marcamos esta casilla, se modifica la pantalla y nos solicita más datos. Esta casilla es la que indica si la Tarifa de TourOperación se trata como una tarifa con un valor añadido. Si es así, debemos rellenar los datos que aparecen debajo para poder generar este tipo de tarifa. Página 16 de 24

17 Una vez finalizada la carga de datos, pinchamos en confirmar, y automáticamente nos llevará a la carga de costes en períodos de tiempo. esta: Una vez que estamos en la zona de carga de Costes, tendremos una pantalla como Para modificar un Coste, seleccionamos la fecha del período de coste y pinchamos en Modificar. Nos abrirá esta pantalla: Aquí cargaremos los datos referentes a los costes de la tarifa. Una vez finalizada la carga, pincharemos en confirmar. Página 17 de 24

18 En la botonera superior de la Tarifa de TourOperación, tenemos las opciones de Suplementos alimenticios, Noches Extra (Cuando cargamos tarifas con valor añadido), Restricciones, Ofertas, Gastos de Cancelación o Sistemas de Venta. Todas estas opciones funcionan del mismo modo que lo explicado anteriormente, tanto lo referente a la carga de costes de la tarifa de Touroperación, como lo referente a Restricciones, Ofertas, Gastos de Cancelación y Sistema de venta (visto en las tarifas Bar). Tenemos que destacar la última pestaña, Activar venta o Desactivar Venta. Las tarifas de TourOperación, podremos habilitarlas para la venta o deshabilitarlas según lo necesitemos. Pinchando sobre esta pestaña nos aparecerá una página así: Si pinchamos en Activar Venta, automáticamente la tarifa se podrá vender a través de nuestra Central de Reservas, por lo contrario, se pincha en Desactivar venta (sólo aparece cuando está la venta activada), se desactivará de la venta. Antes de activar la venta debemos actualizar los cierres de ventas de esta tarifa. b. MODIFICAR En el Menú Modificar de las Tarifas de TourOperación, nos aparecerá una página en la que tendremos un listado de las tarifas de TourOperación que han sido creadas. Pinchando en el botón modificar, podremos modificarlas y en caso que la venta no esté activada, podremos activarla desde esta página. El resto del funcionamiento de la pantalla de modificar, es exactamente igual que la pantalla cuando creamos una nueva tarifa. Página 18 de 24

19 5. MENÚ DISPONIBILIDAD En el Menú Disponibilidad se podrá actuar sobre la disponibilidad del hotel para permitir la venta de las habitaciones. Al pinchar sobre el menú se despliegan dos opciones. Podremos abrir y cerrar ventas de modo rápido y sencillo, o podremos modificar el sistema de venta, en ambos casos interactuando con un calendario. a. ABRIR/CERRAR VENTAS Al pinchar en el Menú Abrir/Cerrar ventas, aparecerá una ventana como esta: Tarifas BAR Tarifas TourOperacion Sobre esta pantalla podemos abrir y cerrar ventas, tanto de las tarifas Bar, como de las tarifas de Touroperador. Las diferenciamos tal como nos indica el círculo rojo en la imagen. Tenemos que diferenciar varias partes: Por un lado tenemos un calendario, en el que cada uno de los días estará en color Verde (Ventas abiertas) o en color Rojo (Ventas Cerradas). Es posible que encontremos algún día que tenga mitad verde, mitad rojo. Página 19 de 24

20 Esto es debido a que en las tarifas Bar, podremos cerrar alguna ocupación de la habitación, como puede ser cerrar las triples y cuádruples, pero dejar abiertas las individuales y las dobles. Lo veremos mas adelante. Para Cerrar ventas un día en concreto, pincharemos sobre cuadrado verde, nos abrirá una pantalla de opciones como esta. Sobre esta pantalla, indicaremos si queremos confirmar el cierre para todas las posibles ocupaciones o solamente para algunas de ellas. Este funcionamiento solo ocurre en los Hoteles. En los apartamentos se cierra la capacidad seleccionada para el día indicado. Se puede observar que las tarifas bar en los Hoteles, tienen este símbolo a la izquierda del nombre del tipo de habitación. Esto significa que se puede cerrar por tipo de ocupación. Si pinchamos en el símbolo, nos despliega las opciones del tipo de habitación, y podremos cerrar cada uno por separado, o ver cuales están cerrados y cuales abiertos. Ejemplo: Parcialmente Cerrado Individuales y Dobles Abiertos Triple y Cuádruples Cerrados Página 20 de 24

21 b. SISTEMAS DE VENTA Al hacer clic sobre el Menú Sistemas de Venta, abriremos una página sobre la que se puede modificar el sistema de venta, tanto de tarifas Bar como de tarifas de Touroperación, sobre un calendario de modo rápido y sencillo. Se abrirá una página como esta: Diferenciamos los dos tipos de Tarifa y en la parte del calendario tenemos cada día con el color correspondiente al sistema de venta que tiene asignada cada tarifa (según la leyenda). Podemos cambiar el sistema de venta desde la zona superior de la página, donde encontramos la opción de cargar un período de días, así como la tarifa que se quiere modificar o el tipo de habitación, o desde el propio calendario, donde al pinchar sobre uno de los días nos aparece una pantalla de este tipo: Página 21 de 24

22 Sobre está pantalla, modificaremos los datos referentes al sistema de venta, y pinchamos sobre el botón aplicar. En la página de Sistemas de Venta, en el calendario se ven reflejados los datos que ofrecen mayor disponibilidad, es decir, si tenemos un día con Tarifa Bar en SA que tiene 3 Habitaciones de Cupo, y el mismo día una Tarifa Bar que tiene Venta Libre, el calendario mostrará el día con Venta Libre. 6. INFORMES Podrá consultar la situación (activas, modificadas y canceladas) de todas las reservas para el año en curso. 7. FACTURACIÓN a. Menú Proformas para prepagos : Desde este menú podrá hacernos llegar las facturas proforma para su prepago. En la parte inferior aparece un listado con las últimas proformas enviadas. b. Subir facturas oficiales: Las facturas se pueden enviar manualmente una a una o se pueden subir múltiples facturas mediante un fichero de excel que contiene los datos de las mismas. Página 22 de 24

23 En este formulario son obligatorios todos los datos excepto las observaciones. La base imponible sujeta, la base imponible no sujeta, el iva/igic y el irpf solo aparecen en caso de que el proveedor sea una guía turística. En la parte inferior aparece un listado con las últimas facturas enviadas. Pinchando en el enlace Subir múltiples facturas mediante fichero aparece la siguiente ventana: Página 23 de 24

24 Se piden dos ficheros, uno es un listado que contiene la información de las facturas, el otro es el fichero con las facturas propiamente dichas. A continuación se describe cómo debe ser el fichero de Excel (click AQUÍ para descargar el ejemplo): Coloque todas las facturas en la primera hoja, el resto de hojas serán ignoradas. En la primera fila deben ir las siguientes columnas: TIPO: en cada factura debe haber una fila con el texto CABECERA (sin las comillas) y al menos una fila con el texto LINEA (sin las comillas) NUMERO_FACT: debe ser idéntico para cada conjunto de CABECERA y LINEAS BIC: obligatorio indicarlo en todas las filas de tipo CABECERA IBAN: obligatorio indicarlo en todas las filas de tipo CABECERA FECHA_EMISION: obligatorio indicarlo en todas las filas de tipo CABECERA, formato de fecha: dia/mes/año LOCALIZADOR: obligatorio indicarlo en todas las filas de tipo LINEA IMPORTE: obligatorio indicarlo en todas las filas de tipo LINEA OBSERVACIONES: opcional, si se indica debe ser en las filas de tipo CABECERA Las siguientes columnas (marcadas con fondo azul) solo son obligatorias en caso de que el proveedor sea una guía turística: BI_SUJETA: importe sobre el que se aplicará el IVA e IRPF BI_NO_SUJETA PORCENTAJE_IVA PORCENTAJE_IRPF Para las columnas de tipo número (BI_SUJETA, BI_NO_SUJETA, IMPORTE, PORCENTAJE_IVA Y PORCENTAJE_IRPF) no se usa ningún separador de miles y el separador de decimales es una coma, ejemplo: 1234,56 La BI_SUJETA + BI_NO_SUJETA + IVA - IRPF debe ser igual a la columna IMPORTE Fondo azul: solo guías turísticas Página 24 de 24

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