CLASE No. 4 MANEJO DE DOCUMENTOS

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1 CLASE No. 4 MANEJO DE DOCUMENTOS 1 MANEJO DE DOCUMENTOS 1.1 Crear Documento Nuevo Un documento es un conjunto de páginas que se guardan con un nombre. Al ingresar a Word 2010 por defecto se crea un nuevo documento, pero existen otras formas para crear documentos, estas son: Clic en la opción Nuevo Clic en la opción Documento en Blanco Clic en Crear Forma 2: Presionar las teclas CTRL + U Forma 3: Clic en el icono Nuevo de la barra de herramientas de acceso rápido. Forma 4: Presionar las teclas Alt + A + N + Enter 1.2 Cerrar Documentos Aunque cada Documento de Word 2010, genera una ventana independiente, conviene cerrar cada una de ellas para evitar confusiones, así como también para dar orden al trabajo. Existen diferentes formas de cerrar un documento en Word: Clic en la opción Cerrar. Forma 2: Presionar las teclas CTRL + F4 Forma 3: Clic en el icono CERRAR de la barra de herramientas de acceso rápido Forma 4: Presionar las teclas Alt + A + C Si hay información en la pantalla que no ha sido guardada, Word 2010 saca un mensaje preguntando SI DESEA GUARDAR LOS CAMBIOS EFECTUADOS EN EL DOCUMENTO ACTIVO. 1.3 Guardar Documento por Primera Vez a. Clic en la FICHA ARCHIVO y seleccionar la opción Guardar o clic en el icono Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido o presionar las teclas CTRL + G o Alt + A + G o F12. b. Automáticamente aparece un cuadro de dialogo Guardar Como donde debe indicar:

2 a. Elegir la unidad de disco donde se desea guardar el archivo b. Asignar el nombre al archivo. g. Clic en GUARDAR c. Elegir tipo de archivo Si en la opción Guardar como tipo aparece la opción documento de Word, la extensión con la que se guardará el documento será.docx y sólo podrá abrirse en computadores donde esté instalado Word 2007 y Word Para guardar en versiones anteriores de Word, elija la opción Documento de Word , en este caso la extensión será.doc Guardar un archivo por primera vez no significa que ha sido guardado definitivamente, el usuario debe estar guardando cambios constantemente, es decir, actualizar el archivo original y para ello debe realizar: Clic en la opción GUARDAR Forma 2: Presionar las teclas CTRL + G Forma 3: Clic en el icono GUARDAR de la barra de herramientas de acceso rápido. Forma 4: Presionar las teclas Alt + A + G Word 2010 maneja las siguientes extensiones para sus documentos: Tipo de documento Documento tradicional o también llamado Documento sin macros Plantilla de Word Documento de Adobe Acrobat Documento de texto Documento de página web Documento de página web de un solo archivo Extensión.docx.dotx.pdf.txt.html.mht 1.4 Abrir Documentos a. Clic en el Botón de Office y seleccionar la opción Abrir o clic en el icono Abrir de la barra de herramientas de acceso rápido o presionar las teclas CTRL + A o Alt + A + A. b. Automáticamente se abre el cuadro de dialogo Abrir, donde debe indicar:

3 a. Seleccionar la unidad de disco o carpeta donde se encuentra guardado el archivo. b. Seleccionar el archivo que se desea abrir. c. clic en abrir o presionar la tecla Enter. En el Botón de Office se crea una lista con los documentos más recientes, con el fin de abrirlo rápidamente con solo hacer un clic sobre el nombre del archivo. 1.5 Modo de Compatibilidad El modo de compatibilidad, permite abrir, modificar y guardar documentos de Word creados en versiones 97 o 2003, pero no podrá utilizar ninguna de las nuevas funciones de Office Word Al abrir un documento de Word creado en versión 97 o 2003 en Office Word 2010, se activa el modo de compatibilidad y verá en la barra de título de la ventana del documento. 1.6 Guardar con contraseña Word permite guardar los archivos con contraseña, con las siguientes protecciones: Apertura: El archivo no puede ser abierto (leído) si no se conoce la contraseña. Escritura: Permite abrir el archivo sin necesidad de conocer la contraseña, pero el archivo será abierto como sólo lectura. Pasos:

4 a. En el cuadro de diálogo de guardar indicar la unidad de disco donde se desea guardar el archivo y asignar el nombre al archivo. b. Seleccionar Opciones generales. a. clic en el botón Herramientas. d. Se activa el cuadro de diálogo Opciones generales y allí realice lo siguiente: c. Digitar la contraseña de apertura o escritura. d. clic en Aceptar e. Confirmar la contraseña

5 f. Clic en aceptar g. Clic en guardar 1.7 Duplicar Archivos Luego de haber guardado un archivo, éste puede guardarse nuevamente con otro nombre y/o en otro lugar para tener un duplicado (dos archivos iguales). Para ello elegir la opción Guardar Como de la Ficha ARCHIVO o presionando la tecla F12 y siguiendo los pasos de guardar, indicando otro nombre y/o otra ubicación. 1.8 Renombrar Archivos a. En el cuadro de diálogo Abrir b. Buscar la ubicación donde está guardado el archivo c. Presionar clic derecho sobre el nombre del archivo d. Clic en la opción Cambiar Nombre e. Escribe el nuevo nombre del archivo f. Presionar Enter 1.9 Eliminar Archivos a. En el cuadro de diálogo ABRIR b. Buscar la ubicación donde está guardado el archivo c. Presionar clic derecho sobre el nombre del archivo d. Clic en la opción Eliminar e. Al mensaje de confirmación que aparece, presionar Enter Para Renombrar o eliminar archivos, éste debe estar cerrado. De lo contrario aparecerá el siguiente error: El archivo está siendo usado por el siguiente programa: Microsoft Word. Debe cerrar el archivo antes de continuar