Bienvenido! Respetable participante: Agradecemos tu participación.

Transcripción

1 Word 2003 Básico Manual Del Participante

2 Esto de las computadoras, Intentarlo no es suficiente Hay que practicarlo, En fin, Todo puede pasar Carlos Nieto

3 Curso: Word 2003 Básico Manual del Participante

4 Objetivo General: Al concluir el curso el participante aplicará las herramientas básicas de Word 2003, para la elaboración de documentos de texto y, así, optimizar tiempos, forma y fondo, de acuerdo a los requerimientos específicos de las tareas encomendadas en su área de trabajo. 4

5 Respetable participante: El Instituto Mexicano del Seguro Social conjuntamente con el Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social comprometidos con la superación y actualización del personal, impulsan la capacitación en materia de Informática, Humanística, Promocional y de Programas Institucionales que se vinculen a la solución de los problemas operativos que favorezcan el otorgamiento de servicios de calidad. En este contexto, la Coordinación de Informática del Centro Nacional de Capacitación y Calidad cumple con la tarea de diseñar los cursos de capacitación y elaborar los Materiales de Apoyo Didácticos de conformidad con la Norma Técnica de Competencia Laboral (NTCL), Diseño e impartición de cursos de capacitación para sustentar el programa de capacitación en Informática que integran el Plan de trabajo de esta Coordinación y que están abiertos a todos nuestros compañeros trabajadores. El presente manual se basa en la NTCL Elaboración de documentos mediante herramientas de cómputo. De esta manera, se presenta a continuación el Material de Apoyo Didáctico del Participante Word 2003 Básico, que ha sido elaborado con base en la Unidad de Competencia Elaborar documentos mediante procesadores de texto, Código UINF con información actualizada y el sustento pedagógico y didáctico para que cumpla con el fin para el cual fue elaborado: guiar y ayudar en el aprendizaje de los trabajadores, que implica la autosuficiencia en la operación de herramientas para la elaboración de Documentos, desde el inicio de la aplicación, primeros pasos, formato, procesos básicos de manejo de texto, tablas y enriquecimiento de los documentos. Agradecemos tu participación. Bienvenido!

6 Índice Objetivo General:... 4 Respetable participante:... 5 Introducción... 8 Expectativas del curso... 9 Contrato Grupal Módulo I: Primeros Pasos con Word Objetivo particular del tema: Introducción Inicio de la aplicación Descripción y usos de los elementos de la ventana principal Trabajando con archivos Mostrar y ocultar barras de herramienta Crear y Guardar un documento Guardar todos los documentos abiertos a la vez Guardar el documento con otro nombre Abrir y Cerrar el documento Recuperar archivos Vista preliminar Resumen Instrumento de evaluación para el aprendizaje del Módulo I Módulo II: Dar formato a un documento Objetivo particular del tema: Introducción Dar formato al texto Selección de texto Alineación, tipos de letras e interlineado Bordes y sombreado Tabulaciones y Cambiar mayúsculas a minúsculas Cambiar mayúsculas a minúsculas De formato General Insertar salto de página Sangría y espacio de párrafo Configurar página Colocar encabezado y pie de página Insertando: Número de página y, fecha y hora Resumen Instrumento de evaluación para el aprendizaje del Módulo II Módulo III: Procesos básicos de manejo de texto en Word Objetivo particular del tema: Introducción Manipulando en texto Copiar y cortar texto Deshacer copiar o pegar

7 Mover y copiar texto entre documentos Buscar y reemplazar palabras Métodos abreviados desde el teclado Edición Movimientos en el documento Uso general Resumen Instrumento de evaluación para el aprendizaje del Módulo III Módulo IV: Imágenes en los documentos Objetivo particular del tema: Introducción Insertando elementos visuales Símbolos Imágenes prediseñadas y desde archivo Autoformas WordArt Formato de imagen Colores y líneas Tamaño Diseño Imagen Resumen Instrumento de evaluación para el aprendizaje del Módulo IV Módulo V: Enriqueciendo documentos Objetivo particular del tema: Introducción Utilizando tablas Crear tablas Insertar filas y columnas Eliminar filas, columnas y tablas Combinar celdas, repetir filas de título y ordenar los elementos de una tabla Herramientas y opciones de mejora Fondo de página Corrector Ortográfico Sinónimos Impresión de documentos Combinar correspondencia Resumen Instrumento de evaluación para el aprendizaje del Módulo V Resumen final Bibliografía

8 Introducción E n todo momento, seguro nos encontramos en una etapa de formación, Word 2003 no es la excepción, actualmente se requieren competencias específicas en la elaboración de textos en el ámbito personal, laboral y en nuestro entorno inmediato. Al término del curso, el participante será capaz del manejo y uso de las herramientas básicas de Word 2003 para la elaboración de textos requeridos en su lugar de trabajo. Este material de apoyo didáctico para el participante está estructurado en cinco Módulos. Módulo I: Primeros pasos con Word Introducción para arrancar el programa, salir, abrir y cerrar documentos. Después de entrar, conocerá la pantalla principal de WORD Módulo II: Dar formato a un documento. Muestra cómo modificar la apariencia de su documento. Las posibilidades que ofrece WORD 2003 para dar formato le permiten decidir exactamente la apariencia de su texto impreso. Módulo III: Procesos básicos de manejo de texto en Word Describe la forma de utilizar las órdenes Cortar y Pegar, para desplazar texto de una parte a otra en un archivo. También la forma de copiar y desplazar texto entre archivos. Módulo IV: Integrando: Imágenes en los documentos. Muestra cómo integrar imágenes en documentos, utilizando gráficos de varios programas, en su texto, copiándolas desde el portapapeles con la orden Pegar. También puede crear gráficos con WORD 2003 o abrir los archivos de Gráficos que tenga almacenados en el disco. Módulo V: Enriqueciendo Documentos. Muestra cómo trabajar tablas, el uso de herramientas y opciones de mejora que proporciona Word, para una mejor presentación final de los documentos, además de una introducción a la combinación de datos para crear cartas e informes personalizados. Es indispensable que para un buen aprovechamiento de este curso adquiera el conocimiento previo que le brinda Windows 2000, con lo que seguirá un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje. Para el buen desarrollo del curso, contamos con una serie de ejercicios ubicados en C:\WORD BASICO, además de recomendar la práctica cotidiana de los temas tratados en este material de apoyo didáctico, a fin de que adquiera un mayor dominio de WORD

9 Expectativas del curso Nombre del participante: Fecha: Tiempo de ejecución: 10 minutos. Valor: sin valor. El objetivo de este ejercicio es identificar su realidad particular acerca de lo que espera en el evento de capacitación; reorientar la temática del curso hacia lo que esperan obtener los participantes, para ello, se solicita responder, con la mayor objetividad. Las siguientes respuestas apoyarán para definir sus expectativas. Vine a este curso porque: Al terminar este curso espero haber aprendido: Sé que con mi presencia aquí podré aportar: Este curso me ayudará a mejorar mi desempeño laboral porque: 9

10 Contrato Grupal El presente ejercicio tiene como objetivo colaborar con el establecimiento de lineamientos o normas que nos permitan armonizar la convivencia y el trabajo de grupo. En líneas posteriores cuentas con dos reactivos que apoyarán a elaborar el contrato grupal. Qué me gustaría que ocurriera en este curso? Qué no me gustaría que ocurriera en este curso? 10

11 P R I M E R O S P A S O S C O N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo I Módulo I Primeros pasos con Word

12 P R I M E R O S P A S O S C O N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo I Módulo I: Primeros Pasos con Word 2003 Objetivo particular del tema: Al finalizar el tema el participante será capaz de aplicar las opciones básicas del Menú archivo y Barras de Menú que le permitan optimizar el uso de la aplicación. Introducción Word 2003 es un Procesador de Textos; es la integración de una máquina de escribir (tradicional) en la computadora. Esto es, los oficios, cartas, memorandos y demás escritos que elabora actualmente, con Word se pueden hacer fácilmente. Word 2003 es la versión reciente de Microsoft Office, le antecedió Word XP, Word 2000, Word 97, Word 95, Word 6 y WinWord. El procesador de textos Word 2003 es una herramienta más que te facilita las actividades laborales diarias. Básicamente, con Word puedes crear, formatear y editar documentos. La información existente en toda computadora se agrupa en carpetas y éstas a su vez en archivos. Los archivos creados en el procesador de textos Word 2003 se reconocen por la extensión *.doc (en inglés document); en adelante nos referiremos a estos como documentos. El utilizar Word 2003 te proporciona un sin fin de ventajas, por mencionar algunas: Visualizar el documento en pantalla. Corrección del documento antes de imprimirlo. Formato al texto. Insertar imágenes. Integrar el texto en tablas. No es suficiente operar empíricamente un sistema de aplicación como lo es el procesador de textos Word 2003, hay que conocerlo. 12

13 P R I M E R O S P A S O S C O N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo I 1.1. Inicio de la aplicación Word es un sistema de aplicación que para funcionar necesita que en la computadora esté instalado un sistema operativo 1. En este caso el sistema operativo es Windows. Las aplicaciones instaladas en el sistema operativo Windows se trabajan con ventanas ; al entrar a Word sucede que Windows lo presenta como una ventana. Para utilizar Word 2003 lo primero que debes saber es como entrar a la ventana Word2003, para posteriormente entender cómo salir de la aplicación Word2003. Hacer lo anterior requiere que sigas una serie de pasos uno a uno. Una vez mecanizado se hará en automático. Entrar y Salir de Word 2003 Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Entrar a Word Salir de Word Acceder a Word 2003 Salir de Word 2003 Clic en menú Inicio Seleccione Todos los programas Microsoft Office Clic en Microsoft Office Word 2003 Clic Menú Archivo Seleccione Salir Como puede usted comprobar, entrar y salir de Word 2003 es realmente fácil. 1 Sistema Operativo: conjunto de programas y comandos que permiten a un usuario operar una computadora. 13

14 P R I M E R O S P A S O S C O N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo I 1.2. Descripción y usos de los elementos de la ventana principal La ventana que se presenta al iniciar Word 2003 consta de una serie de elementos que es importante identificarlos, nos permite ubicar el lugar preciso para llevar acabo una tarea determinada con los documentos. Esta ventana se conforma de Barra de menús, Barra de herramientas, Reglas, Barras de desplazamiento horizontal y vertical, Barra de estado, Vistas del documento, Panel de tareas, además de la Zona de trabajo, las cuales podemos identificar en la figura siguiente: 1 2 Barra de Menú (1) Barra de Herramientas Estándar (2) Barra de Herramientas Formato (3) Barra de Herramientas Dibujo (4) Barra de estado (5) Panel de tareas (6) Zona de trabajo (7) Para dar mayor presentación a un documento, se requiere acceder a las opciones correctas, ya sea desde la Barra de menú o de la Barra de herramientas, de ahí la importancia de ubicar las opciones de mayor uso. 14

15 P R I M E R O S P A S O S C O N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo I Identificar componentes de la ventana principal de Word 2003 Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Identificar 5 elementos básicos de la ventana principal de Word 2003 Identificar 5 elementos distintos de la ventana principal de Word 2003 En la figura de abajo dibuje una flecha Escribir el nombre del elemento que apunte la flecha Repetir cinco veces los pasos anteriores, para elementos distintos 15

16 P R I M E R O S P A S O S C O N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo I 1.3. Trabajando con archivos Concluidas las actividades anteriores, está preparado para: mostrar y ocultar barras de herramientas, crear, abrir, guardar y activar la vista preeliminar de un documento Mostrar y ocultar barras de herramientas Mostrar y ocultar barras de herramientas permite optimizar tu espacio de trabajo y mantener a la mano a través de íconos las acciones de mayor uso en un momento dado. Las de mayor uso son: barra estándar, barra de formato y la de tablas y bordes. Conforme aprenda más acerca de Word 2003 conocerá el uso de las demás barras de herramientas. Mostrar y Ocultar Barras de Herramientas Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Visualizar Barras de Herramientas Ocultar Barras de Herramientas Visualizar Barras de Herramientas Ocultar barras de herramientas Clic en menú Herramientas Seleccione Personalizar Barras de herramientas Activar tres casillas Clic en el botón cerrar Clic en menú Herramientas Seleccione Personalizar Barras de herramientas Desactivar tres casillas Clic en el botón cerrar 16

17 P R I M E R O S P A S O S C O N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo I Crear y Guardar un documento Tan pronto como se inicia Word ya está preparado para introducir texto en él. Junto a la esquina superior izquierda de la ventana del documento, se encuentra una barra vertical parpadeante, que indica el lugar donde aparecerán las primeras letras que escriba. Esta barra se denomina punto de inserción, al igual que los programas de Windows, le indica cuál es su posición en el texto. Para crear un documento de Word 2003 es necesario entrar a la aplicación correspondiente, después activar la opción Archivo de la barra de menú, por último hacer clic en la opción Guardar. Word 2003 te presenta una nueva ventana, donde tendrás que teclear el nombre del documento, además de especificar la ubicación del mismo. En Word 2003 puedes guardar un documento de dos maneras: Guardar y Guardar Como. La diferencia estriba en que la segunda forma te permite almacenarlo con un nombre y ubicación distinta. Solo es necesario que teclees el nombre del documento, Word 2003 se encarga de ponerle la extensión doc. Crear y Guardar un documento Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Crear y guardar un documento de Word 2003 Crear y guardar un documento Entrar a la aplicación Word 2003 Clic en menú Archivo Seleccione Guardar teclee en; Nombre de archivo: ejemplo1 Selecciones en; Guardar en: Mis documentos Hacer clic en el botón; Guardar Clic en menú Archivo Salir 17

18 P R I M E R O S P A S O S C O N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo I Guardar todos los documentos abiertos a la vez Word permite guardar simultáneamente todos los documentos que estén abiertos. Si algún documento abierto no se ha guardado nunca, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para que pueda asignarle un nombre. Guardar todos los documentos a la vez Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Guardar todos los documentos a la vez Guardar todos los documentos a la vez Mantenga presionada la tecla MAYÚS (Shift) Clic en menú Archivo Seleccione Guardar todo Guardar el documento con otro nombre Como ya se mencionó, en Word existen dos formas de guardar documentos: Guardar y Guardar como. Si ya existe un archivo de Word podemos guardar con otro nombre, incluso en otra ubicación, solamente tenemos que seleccionar la opción del menú archivo Guardar como. Guardar el documento con otro nombre Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Guardar el documento con otro nombre Guardar el documento con otro nombre Clic en menú Archivo Seleccione Guardar como Guárdelo en el Escritorio de Windows Con el nombre: ejemplo2.doc 18

19 P R I M E R O S P A S O S C O N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo I Abrir y Cerrar el documento El trabajar con documentos requiere acceder a estos más de una vez, seguramente para corregirlos, darles formato o hacer un cambio. El cuadro de diálogo Abrir de Word permite abrir documentos que se encuentran en distintas ubicaciones. Puede abrir un documento que se encuentre en el disco duro del equipo o en una unidad de red con la que tenga conexión. Abrir un documento de Word 2003, requiere entrar a la aplicación, enseguida hacer clic en Archivo de la barra de menú para posteriormente seleccionar la opción Abrir. Abrir y Cerrar un documento Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Abrir y Cerrar un documento de Word 2003 Entrar a la aplicación Word 2003 Abrir documento Clic en menú Archivo Seleccione Abrir Selecciones en ; Buscar en: Mis documentos Selecciones en; Nombre de archivo: ejemplo1.doc Clic en menú Archivo Cerrar Cerrar documento Nota: La opción se activa siempre y cuando no modifiquemos el documento que se ha abierto Recuperar archivos Al trabajar con equipos de cómputo existe un riesgo de que tanto la aplicación Word como el o los archivos creados no respondan a nuestras acciones, por lo 19

20 P R I M E R O S P A S O S C O N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo I que el programa de Microsoft Office permite recuperar el programa y, a su vez, el o los archivos a través de la opción Recuperación de aplicaciones de Microsoft Office. Recuperar archivos Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Recuperar archivos Recuperar archivos Clic en menú Inicio de Microsoft Windows Seleccione Todos los programas Seleccione Microsoft Office Seleccione Herramientas de Microsoft Office Seleccione Recuperación de aplicaciones de Microsoft Office En la lista Aplicación, haga clic en el programa o el documento que no responde Vista preliminar Ahora que cuenta con documentos creados en Word 2003, estos pueden ser presentados en pantalla tal y como se imprimen en papel, simplemente tenemos que: Hacer clic en Icono preliminar de Vista Al hacer el procedimiento anterior Word nos presenta una vista previa de nuestro documento actual. 2 Para intentar recuperar los archivos que estaba utilizando, haga clic en Recuperar aplicación o Reiniciar aplicación. Si sólo desea cerrar el programa y perder cambios recientes del archivo, haga clic en Finalizar aplicación. Si lo desea, puede comunicar a la empresa Microsoft el error que causó el problema, pues esto se utilizará para mejorar las versiones futuras del programa. 20

21 P R I M E R O S P A S O S C O N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo I Es recomendable estar visualizando nuestros documentos antes de imprimirlos, porque nos permite, entre otras cosas, estar pendiente de la presentación y distribución de los elementos que conforman nuestro texto, párrafos, imágenes y tablas principalmente. Vista preliminar de un documento Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Ver en pantalla un documento. Activar la vista preliminar Entrar a la aplicación Word 2003 Abrir el archivo: ejemplo1.doc Clic en el icono Una vez visto el documento presionar la tecla Escape para salir de la Vista preliminar o haz Clic en el icono Cerrar Resumen Word es un procesador de textos en el que puedes elaborar documentos, desde un oficio hasta un libro. Básicamente, la barra de menú, barra de herramientas, barra de estado, panel de tareas y zona de trabajo, conforman la aplicación Word. El utilizar Word en lugar de nuestra vieja máquina de escribir trae un conjunto de beneficios como: no tener que utilizar en exceso lápices y hojas de papel, que por correcciones tengamos que rehacer totalmente un texto y no tener demasiados papeles, entre otras cosas más. Como podrás comprobar, el correcto uso de Word nos permite un conjunto de acciones específicas para cada tarea dada, se trata de una herramienta muy versátil e idónea para crear documentos breves como, por ejemplo, boletines y memorandos, y que cuenta con una serie de posibilidades de control de gráficos y de diseños suficientes como para realizar las tareas de publicación más sofisticadas 3. Si llevaste a cabo las actividades de aprendizaje paso a paso, podrás verificar que al trabajar con Word no hay nada oculto, solamente de manera sistemática sigues una serie de acciones que te llevan a la conclusión de una tarea dada. 3 BOOT, ED. LEONHARD WOODY Microsoft Office XP. España. Prentice Hall. 21

22 P R I M E R O S P A S O S C O N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo I Instrumento de evaluación para el aprendizaje del Módulo I Nombre del Participante: Fecha: Nombre del Instructor: Instrucciones generales: Este instrumento consta de tres secciones, cada una describe las instrucciones específicas para que usted responda lo que se le pide. SECCIÓN 1. Instrucciones: Escriba en el paréntesis izquierdo el número que le corresponda de la columna derecha. ( ) Al presionar esta tecla salimos de la vista preliminar ( ) Opción que permite guardar un documento con diferente nombre y/u ubicación distinta ( ) Clic y manteniendo presionada esta tecla, se inicia el proceso guardar todos los documentos a la vez ( ) Agrupa a un conjunto de íconos para acceder inmediatamente a las acciones ( ) Opción que permite guardar un documento Valor por paréntesis correcto:1 punto Valor total: 5 puntos 1. MAYÚS (Shift) 2. Guardar 3. ESC 4. Guardar como 5. Barra de menú 6. Barra de Herramientas estándar. SECCIÓN 2. Instrucciones: En la figura siguiente coloque la letra dentro del círculo junto a la flecha que mejor describa el objeto señalado. a. Panel de Tareas. b. Barra de Herramientas Estándar. c. Barra de Menú. d. Barra de Herramientas Formato. e. Barra de Herramientas de Dibujo. Valor por paréntesis correcto: 1 puntos Valor total: 5 puntos 22

23 P R I M E R O S P A S O S C O N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo I SECCIÓN 3. Instrucciones: Conteste brevemente lo que se le pide: Reactivos Puntaje 1. Mencione los pasos para acceder a Word 3 Un punto por cada paso 2. Liste el proceso para salir de Word 2 Un punto por cada paso 3. Liste el nombre de ocho barras de herramientas que podemos activar en Word 8 Un punto por cada elemento de la lista 4. Liste y explique el uso de cuatro opciones del menú Archivo 8 Dos puntos por cada elemento 5. Mencione los pasos para visualizar barras de herramientas 4 Un punto por cada paso 6. Mencione los pasos para ocultar barras de herramientas 4 Un punto por cada paso 7. Mencione los pasos para activar y salir de la vista preeliminar 2 Un punto por cada paso Valor total de la evaluación: 41 puntos Indicador de avance: Si obtuvo 33 puntos de los reactivos, ha identificado el uso de acciones de Word del Módulo I. Si obtuvo menos, repáselo y vuelva a aplicar la evaluación. 23

24 D A R F O R M A T O A U N D O C U M E N T O WORD BÁSICO 2003 Módulo II Módulo II Dar formato a un documento 24

25 D A R F O R M A T O A U N D O C U M E N T O WORD BÁSICO 2003 Módulo II Módulo II: Dar formato a un documento Objetivo particular del tema: Al finalizar el participante será capaz de dar formato a la presentación de un documento de Word, de acuerdo a las especificaciones técnicas requeridas. Introducción Como parte del proceso de edición, probablemente deseará alterar la apariencia de su texto para que la información tenga una presentación interesante y ayude al lector a comprender su significado. Las posibilidades que ofrece Word 2003 para dar formato le permiten decidir exactamente la apariencia de su texto impreso. La acción de añadir un formato al texto se denomina formateo. Esta acción es la que se realiza realmente cuando usted escribe o edita un texto. En un principio, puede introducir todo el documento sin preocuparse en absoluto del formato y, más tarde, volver a él y añadirle un formato, o si lo desea, puede darle un formato cuando lo introduce. Cada vez que añada una característica al texto, la verá instantáneamente en la pantalla. Ambos métodos para Dar Formato funcionan igual de bien. Puede experimentar con diferentes formatos y observar cuál es el que mejor se ajusta al significado del texto Dar formato al texto Word 2003 le proporciona tres formas de aplicar el formato: caracteres, párrafos y secciones 4. En el nivel inferior (el carácter), Word le permite cambiar el formato de cada uno de los caracteres o grupos de letras. Los párrafos representan la segunda unidad de formato, el párrafo es importante para Word, ya que este almacena la información sobre el formato del párrafo al pulsar Enter. De hecho, todas las características de un párrafo se almacenan en un pequeño espacio en blanco que se coloca al final del párrafo (este espacio en blanco es realmente la marca de párrafo). 4 Espacio dentro de un documento que puede ser independiente, donde la sección puede tener sus propios formatos. Sitúa el punto de inserción donde quieras que empiece la nueva sección y selecciona el menú Insertar Salto (Sección). 25

26 D A R F O R M A T O A U N D O C U M E N T O WORD BÁSICO 2003 Módulo II Word 2003 le permite establecer diferentes características para cada sección, que es la tercera unidad de dar formato. Estas características, tales como los encabezados y los márgenes de las páginas, no cambian de un párrafo a otro. Puede tener muchas secciones para un documento que contenga muchos capítulos o que tenga muchas páginas, tal como en un folleto Selección de texto Para indicar a Word 2003 que realice alguna acción sobre el texto de su documento, en primer lugar, debe con el Mouse o con el teclado seleccionar el texto con el que desea trabajar, y a continuación indicar la acción. Una de las grandes ventajas que se tiene al seleccionar texto en Word es la posibilidad de dar formato a dicha selección. Podemos seleccionar desde un carácter hasta todo el documento. Selección de texto Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de llevar a cabo las acciones para seleccionar texto, en función de los elementos listados: Palabra Línea Bloque de texto Parte continua de texto Partes discontinuas de texto Todo el documento Seleccionar una palabra Hacer doble clic sobre la palabra a seleccionar Seleccionar una línea Hacer clic del lado izquierdo de la línea, cuando el Mouse tenga la forma de flecha inclinada hacia la derecha y la línea entera se marcará Seleccionar un bloque de texto Con el Mouse del lado izquierdo del bloque en forma de flecha inclinada hacia la derecha hacer doble clic y el bloque entero se marcará (se sombrea). Seleccionar partes continuas de texto Coloque el puntero del Mouse al inicio del texto que desea seleccionar, haga clic sostenido y arrástrelo en la dirección que desea seleccionar el texto, ó Coloque el puntero del Mouse al inicio del texto, oprima la TECLA SHIFT y con las flechas de navegación seleccione el texto que desea. 26

27 D A R F O R M A T O A U N D O C U M E N T O WORD BÁSICO 2003 Módulo II Seleccionar partes discontinuas de texto Seleccione el primer texto Una vez sombreado el primer texto, mantenga presionando la tecla CTRL y dirija el puntero del Mouse al siguiente texto a seleccionar sombreándolo, y así sucesivamente. Seleccionar todo el documento Oprima la tecla Control y haga clic del lado izquierdo del documento, u oprima CTRL + E Alineación, tipos de letras e interlineado Al iniciar un nuevo documento en Word, por default el texto se encuentra alineado a la izquierda y comúnmente la fuente preestablecida es Times New Roman a un tamaño de fuente de 12 puntos. Alterar estas características en el texto es una tarea común, ya que normalmente según el tipo de texto que estemos tecleando contará con modificaciones de formato, principalmente para su presentación final. Para la elaboración de documentos oficiales, tales como: oficios, memorandos, notas informativas, recomendamos el uso de la fuente Arial con un tamaño de 12 puntos y un interlineado de 1.5 líneas. Ahora si se trata de un texto extenso, lo recomendable es utilizar una fuente tipo Verdana, con un tamaño de fuente de 12 puntos y un interlineado de 1.5 líneas. Está comprobado que el uso de la fuente Verdana cansa menos a la vista. Tanto para activar o desactivar las modificaciones al texto, sólo tienes que hacer clic sobre el icono correspondiente. Modificando texto Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de modificar tanto de un carácter como de todo el documento las características siguientes: Cambiar a negritas Cambiar a cursivas Subrayar Centrar Alinear a la izquierda Alinear a la derecha Justificar Tipos de letras Espaciado caracteres Interlineado entre 27

28 D A R F O R M A T O A U N D O C U M E N T O WORD BÁSICO 2003 Módulo II Cambiar a negritas Cambiar a cursivas Subrayar Centrar Alinear a la izquierda Alinear a la derecha Justificar Seleccione el texto Clic en el icono de Negrita Seleccione el texto Clic en el icono de Cursiva Seleccione el texto Clic en el icono de Subrayar Seleccione el texto Clic en el icono de Centrar Seleccione el texto Clic en el icono Alinear a la izquierda Seleccione el texto Clic en el icono Alinear a la derecha Seleccione el texto Clic en el icono de Justificar Seleccione el texto Clic en el Menú Formato Fuente... Fuente: Seleccione una fuente Tipos de letras Estilo de fuente: Seleccione un estilo Tamaño: Seleccione un tamaño Color de fuente: Seleccione un color Efectos: Seleccione un efecto Clic en Aceptar Seleccione el texto Clic en el Menú Formato Fuente... Espaciado entre caracteres Espacio entre caracteres Espacio : Seleccione expandido De : Auméntelo de 1 punto a 3 puntos Clic en Aceptar 28

29 D A R F O R M A T O A U N D O C U M E N T O WORD BÁSICO 2003 Módulo II Seleccione el texto Interlineado Clic en el Menú Formato Párrafo Interlineado: Seleccione un tipo Clic en Aceptar Bordes y sombreado Los bordes, el sombreado y los rellenos gráficos, agregan interés y énfasis al documento. colores o texturas a los objetos gráficos. Se puede agregar bordes a páginas, texto, tablas y celdas de tablas, objetos gráficos, imágenes y marcos Web (marcos: subventana con nombre de una página de marcos. El marco aparece en un explorador Web como una de varias zonas de una ventana en las que es posible mostrar las páginas. El marco se puede desplazar y cambiar el tamaño y puede tener un borde.). Se puede sombrear párrafos y texto. Se puede aplicar rellenos con Puede agregar bordes o resaltar texto aplicando sombreado, a uno o a todos los lados de cada página de un documento, a las páginas de una sección, sólo a la primera página o a todas las páginas. Puede agregar bordes de página en muchos estilos de línea y colores, así como diversos bordes gráficos. Los bordes y sombreado aplican también a una tabla o a una celda de una tabla. Es posible utilizar la característica Autoformato de las tablas para dar a una tabla un aspecto mejorado con variedad de bordes, fuentes y sombreado. 29

30 D A R F O R M A T O A U N D O C U M E N T O WORD BÁSICO 2003 Módulo II Cuando se dibuja un objeto, éste aparece rodeado por un borde. También se puede agregar bordes a cuadros de texto, imágenes y gráficos importados. Se puede cambiar o aplicar formato a los bordes igual que cuando se trata de líneas. Los objetos se pueden rellenar con colores sólidos, degradados, diseños, texturas o imágenes. Si desea que un color o un efecto de relleno aparezcan en el fondo, detrás del texto de la página, puede utilizar una marca de agua, un fondo o un tema. Puede modificar los bordes que rodean los marcos de una página Web. Cambiar el tamaño y el color de los bordes, y especificar que no aparezca ningún borde, de manera que los marcos se muestren como una página Web unificada. Utilizando Bordes Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de aplicar tanto de un carácter como de todo el documento las características siguientes: Bordes de texto Bordes de página Sombreado Bordes de texto Seleccione el texto Clic en el Menú Formato Bordes y sombreado... Bordes Seleccione el Estilo de línea Seleccione Color Seleccione el Ancho Aplicar a: Texto Clic en Aceptar Seleccione el texto Clic en el Menú Formato Bordes y sombreado... Bordes de página Bordes de Página Estilo : Seleccione un estilo de línea Color : Seleccione un color Ancho: Selecciona un ancho Arte: Selecciona un arte Aplicar a: Todo el documento 30

31 D A R F O R M A T O A U N D O C U M E N T O WORD BÁSICO 2003 Módulo II Clic en Aceptar Seleccione el texto Clic en el Menú Formato Bordes y sombreado... Sombreado Sombreado Relleno: Elegir un color Tramas Estilo: Elegir un porcentaje Aplicar a: Texto Clic en Aceptar Tabulaciones y Cambiar mayúsculas a minúsculas Dar formato al texto va más allá de cambiar características al mismo; el uso de tabuladores nos permite crear espacios entre texto y texto principalmente sobre una misma línea. líneas además de alinearlo. El uso de la opción Tabulaciones permite rellenar los espacios creados con tres tipos distintos de El uso de tabuladores trae consigo una marca casi imperceptible ubicada en la Regla superior de Word, que nos indica el inicio de la tabulación y alineación del mismo. Se pueden utilizar los tabuladores para ordenar números o pequeños bloques de texto en filas y columnas. Cuide de no colocar tabuladores fuera de la hoja, si lo hace, estos tabuladores no funcionarán, las medidas de una hoja tamaño carta son 21.6 cm. de ancho X 27.9 cm. de alto. Al pulsar la tecla TAB, se inserta un espacio en blanco en el documento y se mueve el punto de inserción de forma que el siguiente carácter que se escriba aparezca alineado junto al siguiente salto de tabulación. La tecla TAB no inserta una serie de espacios en blanco; en su lugar, inserta un solo carácter no imprimible que se puede eliminar con una simple pulsación de las teclas SUPR o RETROCESO. 31

32 D A R F O R M A T O A U N D O C U M E N T O WORD BÁSICO 2003 Módulo II Puede hacer que los caracteres de tabulación aparezcan en pantalla como pequeñas flechas- haciendo clic en el icono Mostrar u ocultar. El uso de tabulaciones Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de colocar y a su vez de eliminar tabuladores: Colocar tabuladores Eliminar tabuladores Clic en el Menú Formato Tabulaciones... Posición: Teclear una posición (número) Colocar tabuladores Alineación: Seleccione una alineación Relleno: Seleccione un relleno Clic en Fijar Clic en Aceptar Eliminar tabuladores Clic en el Menú Formato Tabulaciones... Seleccione la posición que desea eliminar Clic en Eliminar Clic en Aceptar Cambiar mayúsculas a minúsculas A veces es muy práctico cambiar un texto escrito en mayúsculas a minúsculas o viceversa, en Word es muy sencillo este proceso. Cambiar de mayúsculas a minúsculas Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de cambiar texto escrito en mayúsculas a texto en minúsculas: Cambiar mayúsculas a minúsculas Seleccione el texto en mayúsculas Cambiar mayúsculas a minúsculas Clic en el Menú Formato Cambiar mayúsculas y minúsculas... Clic en minúsculas Clic en Aceptar 32

33 D A R F O R M A T O A U N D O C U M E N T O WORD BÁSICO 2003 Módulo II 2.2. De formato General Hasta ahora nuestra atención en cuanto al formato ha sido el texto, pero Word no para ahí; a la página también se le da formato, claro está según las necesidades. Podemos especificar los márgenes ha establecer, el tamaño de papel a usar, así como la alineación por página de nuestro documento Insertar salto de página El salto es un espacio dentro de un documento que puede ser independiente, donde la sección puede tener sus propios formatos, es decir, un solo documento de Word lo podemos seccionar en partes, en donde cada sección puede tener una configuración distinta. Prácticamente podemos hacer saltos de página en cualquier parte del texto al teclear simultáneamente CTRL + ENTER, pero para hacer un salto de sección es a través del uso del menú Insertar. Para eliminar un salto de sección, solamente presione la tecla RETROCESO o SUPRIMIR. Recomendamos activar el icono Mostrar u ocultar 5. Insertar salto Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Insertar un salto de sección del tipo página siguiente. Ubicar el cursor donde desea hacer el salto Insertar un salto de sección del tipo Página siguiente Clic en el Menú Insertar Salto Tipos de saltos de sección: Página siguiente Clic en Aceptar 5 Activarlo permite observar los saltos de página, que son representados por líneas dobles y punteadas, con el nombre de salto que se trate. 33

34 D A R F O R M A T O A U N D O C U M E N T O WORD BÁSICO 2003 Módulo II Sangría y espacio de párrafo El texto que conforma un documento se agrupa en párrafos; estos son, una sección de texto agrupado por una o más líneas. Un párrafo se distingue de otro, porque presionamos la tecla ENTER al final del mismo. Al seguir esta secuencia de opciones: Formato Párrafo Sangría y espacio, Word nos permite establecer la sangría y espaciado entre párrafos. Tanto la sangría como el espaciado de párrafos permiten dar una mejor presentación a los documentos de Word. Aplicar Sangría y espaciado a párrafos Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Aplicar espaciado a párrafos Aplicar Sangría a párrafos Abra el archivo: párrafos.doc Seleccione todo el texto: CTRL+E Aplicar espaciado de párrafos Aplicar sangría a párrafos Clic en el Menú Formato Párrafo Sangría y espacio Espaciado Anterior: 6 pto Posterior: 0 pto Interlineado: 1,5 líneas Clic en Aceptar Posicione el cursor en el párrafo donde aplicará la sangría Clic en el Menú Formato Párrafo Sangría y espacio Sangría Izquierda: 6 pto Derecha: 0 pto Especial: Francesa Clic en Aceptar Guarde el documento con el mismo nombre Configurar página Configurar página le permite ajustar un gran número de características que se reflejan en la apariencia general de las páginas de todo el documento, o de una o 34

35 D A R F O R M A T O A U N D O C U M E N T O WORD BÁSICO 2003 Módulo II más secciones del mismo. Estas características incluyen a los márgenes del documento, el tamaño del papel, la alineación vertical del texto en la página y la numeración de líneas. Configurar página Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de configurar en una página: Márgenes Papel Orientación de la hoja Clic en el Menú Archivo Configurar página Configurar márgenes Márgenes: Superior : 3cm Inferior : 3cm Izquierdo : 3.5cm Derecho : 3cm Clic en Aceptar Clic en el Menú Archivo Configurar página Configurar papel Papel: Tamaño del papel: Oficio Clic en Aceptar Clic en el Menú Archivo Configurar página Configurar orientación de la hoja Márgenes: Orientación: Horizontal Clic en Aceptar Colocar encabezado y pie de página Utilizar encabezado y pie de página en los documentos nos permite personalizar secciones o todo el documento. Es una forma de identificar fácilmente partes o el todo de un documento. El texto o el gráfico incluido en un encabezado o pie de página se alinean automáticamente a la izquierda. Es posible que desee centrar el elemento o incluir varios elementos; por ejemplo, la fecha alineada a la izquierda y el número de página alineado a la derecha. Para centrar un elemento, presione la tecla TAB; para alinear un elemento a la derecha, presione la tecla TAB dos veces. 35

36 D A R F O R M A T O A U N D O C U M E N T O WORD BÁSICO 2003 Módulo II Asimismo, puede utilizar los botones de la barra de herramientas Encabezado y Pie de página para escribir texto en el área del encabezado y pie de página. Colocar encabezados y pie de página Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Colocar encabezados y pie de página Abrir el archivo: párrafos.doc Clic en el Menú Ver Encabezado y pie de página Colocar encabezado de página Teclear el texto del encabezado: Centro Nacional de Capacitación y Calidad Clic en el icono de: Cerrar, de la barra de herramientas encabezado y pie de página Clic en el Menú Ver Encabezado y pie de página Clic en el icono de: Cambiar entre encabezado y pie de página, de la barra de herramientas encabezado y pie de página Colocar pie de página Teclear el texto del encabezado: Curso Word Básico Clic en el icono de: Cerrar, de la barra de herramientas encabezado y pie de página Guarde el archivo con el mismo nombre Insertando: Número de página y, fecha y hora En Word insertar el número total de páginas que conforman el documento, así como modificar y personalizar el formato del número, es una tarea que permite identificar básicamente a través de un número una página en específico. La numeración puede ir, desde todo el documento hasta el poder personalizarla por secciones. El número de página se inserta automáticamente en el encabezado o pie de página. La fecha y hora básicamente se inserta en la posición actual del cursor, aunque también se puede aplicar en el encabezado y pie de página. 36

37 D A R F O R M A T O A U N D O C U M E N T O WORD BÁSICO 2003 Módulo II Colocar encabezados y pie de página Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de insertar: Números de página Fecha y hora Insertar número de página Insertar fecha y hora Clic en el Menú Insertar Números de página Posición: parte inferior (pie de página) Alineación: Derecha Activar la casilla: Número en la primera página Clic en Aceptar Clic en el Menú Insertar Fecha y hora Formatos disponibles: el de su elección Clic en Aceptar Resumen Podemos resumir este módulo con el párrafo siguiente: En Word, primero se escribe luego se pone bonito. Esto es, al iniciar un texto en el procesador de textos Word 2003 se recomienda comenzar a teclear todo el texto que conformará dicho documento, para después iniciar el proceso de formato, que incluye alterar las características de caracteres, párrafos y secciones. Hay que tomar en cuenta que existen más de una forma para acceder a las funciones de Word, por ejemplo: para poner en negritas un texto, recuerde que primero se selecciona el texto, después hacer clic en el icono de negritas. La misma tarea la podemos hacer presionando CTRL + N después de seleccionar el texto, el mismo procedimiento lo podemos hacer para cursivas (CTRL + K) y Subrayado (CTRL + S). Por lo que recomendamos revisar la sección de métodos abreviados en Word, contenidos en el módulo siguiente. 37

38 D A R F O R M A T O A U N D O C U M E N T O WORD BÁSICO 2003 Módulo II Instrumento de evaluación para el aprendizaje del Módulo II Nombre del Participante: Fecha: Nombre del Instructor: Instrucciones: Abra el archivo UN MENSAJE A GARCIA.doc y cumpla con las acciones que se piden a continuación: Acciones Cumple Puntaje Si No 1. Centrar el titulo del texto 1 2. Al titulo del texto aplicar fuente tipo Impact 1 3. Al titulo del texto aplicar estilo de fuente negritas 1 4. Al titulo del texto aplicar tamaño de fuente a 16 puntos 1 5. El texto restante aplicar fuente tipo Arial 1 6. El texto restante aplicar tamaño de fuente a 12 puntos 1 7. El texto restante aplicar interlineado de 1.5 líneas 1 8. Aplique bordes al titulo del texto 1 9. Aplique bordes a todo el documento (páginas) Aplique sombreado, al segundo párrafo del documento Aplique tabulación, al primer párrafo del documento Aplique el formato de fuente cursiva al segundo párrafo del documento Inserte número de página a todo el documento Aplique al segundo párrafo del documento el estilo de subrayado Convierta a mayúsculas el segundo párrafo del documento Teclee Evaluación Módulo II, como encabezado a partir de la segunda página 3 Uno por ejecución 17. Inserte fecha y hora al final del documento Teclee su nombre después de la fecha y hora Al finalizar, guarde el documento con el nombre: Evaluación Módulo II. 1 Indicador de avance: Si obtuvo 17 puntos de las acciones, ha identificado el uso de acciones de formato utilizados en Word correspondientes al Módulo II. Si obtuvo menos, repáselo, y vuelva a aplicar la evaluación. N 38

39 P R O C E S O S B Á S I C O S D E M A N E J O D E T E X T O E N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo III Módulo III Procesos básicos de manejo de texto en Word 39

40 P R O C E S O S B Á S I C O S D E M A N E J O D E T E X T O E N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo III Módulo III: Procesos básicos de manejo de texto en Word Objetivo particular del tema: Al finalizar, el participante será capaz de operar los procesos básicos de manejo de texto para agilizar la elaboración de un documento. Introducción Hasta ahora, la edición le ha permitido aprender a introducir texto, a desplazar el punto de inserción, la selección, y a borrar el texto de un documento. Este módulo explica la forma de utilizar las órdenes Cortar y Pegar para desplazar texto de una parte a otra en un archivo. También veremos la forma de copiar y desplazar texto entre archivos. Microsoft ha estandarizado tareas tan comunes como: seleccionar, cortar y pegar texto. Esto es, el procedimiento de estas acciones, es el mismo, tanto para el procesador de textos Word, como para la hoja de cálculo Excel y demás aplicaciones que integran Office. Una de las grandes ventajas al usar las aplicaciones de Microsoft Office es la portabilidad de contenidos entre cada una de las aplicaciones. Podemos copiar un contenido hecho en Excel a Word Manipulando en texto Queda claro que un documento puede contener desde una línea hasta N números de páginas. Cuando trabajamos con Word, en más de una ocasión es necesario el cortar, mover, copiar texto o buscar y reemplazar texto; la acción de estas tareas repetitivas son tan comunes que podríamos asegurar que no existe texto que al finalizar de capturar pase por estos procesos. La utilidad de cortar, mover, copiar texto o buscar y reemplazar texto es muy simple: permiten ahorrar gran parte del trabajo cuando se quiere repetir palabras, frases o desplazar trozos de texto de un lugar a otro. 40

41 P R O C E S O S B Á S I C O S D E M A N E J O D E T E X T O E N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo III Copiar y cortar texto Al igual que cuando se aplica formato al texto, lo primero que se tiene que hacer para copiar o cortar un texto es seleccionarlo, así se le indica a Word sobre que parte del documento se requiere ejecutar la acción. Posteriormente, hacer un clic a la opción de Copiar o Cortar del menú Edición, según sea el caso. Por último, se coloca el cursor en el lugar donde se requiere copiar o pegar el texto haciendo clic a la opción de Pegar del menú Edición. Cabe aclarar que una vez que hemos copiado o cortado un texto, este permanece en la memoria mientras no se copie o corte otro texto. Así, si se necesita volver a pegar ese mismo texto no hace falta volver a copiar. Por otro lado, Word cuenta con un Portapapeles en donde se almacenan hasta 24 textos en memoria que se han utilizado tanto para copiar como para pegar. Para acceder al Portapapeles, hacer clic en la opción Panel de tareas del menú Ver y seleccionamos Portapapeles al hacer un clic en la flecha que apunta hacia abajo ubicada en su parte superior. Cortar, copiar y pegar texto son acciones que también podemos llevar a cabo desde la barra de herramientas Estándar, solamente hay que hacer clic en los iconos correspondientes. Word permite realizar estas mismas funciones mediante el Mouse: una vez que se ha seleccionado el texto basta con hacer clic sobre la palabra seleccionada y sin soltar el botón del Mouse arrastre hasta el lugar en que se quiere dejar el texto y suelte el botón. Para duplicar la palabra hay que seguir el mismo procedimiento, pero manteniendo la tecla Control (CTRL) pulsada durante el proceso de arrastre. Copiar y pegar texto Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Copiar y pegar texto Copiar y pegar texto Abrir el archivo EL TIEMPO.doc Insertar una sección al final del documento: Clic en el Menú Insertar Salto Tipos de saltos de sección: Página siguiente Clic en Aceptar Copiar: Seleccione todo el texto de la primera página Clic en el Menú Edición Copiar 41

42 P R O C E S O S B Á S I C O S D E M A N E J O D E T E X T O E N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo III Pegar: Desplace el punto de inserción al inicio de la segunda página Clic en el Menú Edición Pegar Al finalizar guarde el documento Cortar y pegar texto Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Cortar y pegar texto Cortar y pegar texto Abrir el archivo EL TIEMPO.doc Ordene el texto de la segunda página según el número entre paréntesis que hay al final de cada párrafo. Cortar: Seleccione el texto Clic en el Menú Edición Cortar Pegar: Desplace el punto de inserción al lugar indicado Clic en el Menú Edición Pegar Al finalizar guarde el documento Deshacer copiar o pegar Básicamente deshacer es dejar un documento tal y como se encontraba antes del o los últimos cambios y, como la mayoría de los programas de Windows, Word tiene la opción de deshacer, pero con una gran diferencia: mientras otras aplicaciones sólo permiten deshacer la última instrucción hecha, el tratamiento de textos de Word permite deshacer todos los pasos dados desde la última vez que se guardó el documento. Para ello hay que aplicar la opción Deshacer, del menú Edición, o presionar el icono de la barra de herramientas Estándar. También es posible repetir la última instrucción hecha, y rehacer las instrucciones que se han deshecho mediante la opción Rehacer del menú Edición o el icono la barra de herramientas Estándar. de 42

43 P R O C E S O S B Á S I C O S D E M A N E J O D E T E X T O E N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo III Ambos botones presentan a su izquierda un menú con una lista de las acciones hechas o deshechas para facilitar el proceso. Deshacer copiar y pegar texto Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Deshacer copiar y pegar texto Abrir el archivo EL TIEMPO.doc Insertar una sección al final del documento: Clic en el Menú Insertar Salto Tipos de saltos de sección: Página siguiente Clic en Aceptar Deshacer copiar y pegar texto Copiar: Seleccione todo el texto de la primera página Clic en el Menú Edición Copiar Pegar: Desplace el punto de inserción al inicio de la tercer página Clic en el Menú Edición Pegar Deshacer: Clic en el icono Deshacer Al finalizar guarde el documento Mover y copiar texto entre documentos Las acciones llevadas a cabo en este módulo son aplicables también entre dos o más documentos de Word. Muchas veces contamos con texto que puede ser aplicable a nuevos documentos, como: la parte superior en documentos laborales, cartas y faxes, memorandos, etc. Mover y copiar texto entre documentos facilita y agiliza la elaboración de los mismos al tener fragmentos comunes de texto ya tecleados. Esto es muy distinto a tener una copia del mismo archivo de Word, ya que en más de una ocasión se necesita del texto de dos o más documentos existentes. Prácticamente las acciones a llevar son similares hasta lo que en este momento ha practicado, la única diferencia es que ahora trabajaremos con dos documentos a la vez, por lo que para facilitar el proceso es necesario tener abierto los archivos de Word que se necesiten. 43

44 P R O C E S O S B Á S I C O S D E M A N E J O D E T E X T O E N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo III Copiar texto Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Copiar texto entre documentos de Word Copiar texto entre documentos Abrir el archivo cuentos.doc Copie a un nuevo documento el cuento: LA CENICIENTA. Copiar: Seleccione el cuento LA CENICIENTA del archivo cuentos.doc Clic en el Menú Edición Copiar Crear un archivo nuevo: Clic en el Menú Archivo Nuevo Clic Documento en blanco del panel de tareas Pegar: Clic en el Menú Edición Pegar Al finalizar guarde el documento con el nombre: la cenicienta.doc Buscar y reemplazar palabras Como ya se mencionó, un documento de Word consta desde una sola línea de texto hasta cientos de páginas. Conforme un documento sea conformado de más páginas, resultará tedioso hacerle revisiones o correcciones, tales como: buscar o sustituir una palabra por otra. En el caso de que se tratase de buscar una palabra utilizamos la opción Buscar, del menú Edición. Para sustituir un texto por otro, hay que elegir el comando Reemplazar del menú Edición y teclear tanto el texto a buscar como por el de reemplazar. Las acciones anteriores permiten en los documentos el reemplazar una palabra por otra de forma dinámica e inmediata, esto es, solamente tenemos que teclear el texto y dejemos a Word hacerlo, claro esta, siempre y cuando hagamos clic en la opción reemplazar todos. Por otro lado, al accionar la opción Buscar, después de teclear el texto, Word se detiene cada que encuentra una coincidencia y está en espera de continuar, hasta que hacemos clic en la opción Buscar siguiente, si al finalizar no encuentra más palabras similares nos despega en un cuadro de diálogo que nos 44

45 P R O C E S O S B Á S I C O S D E M A N E J O D E T E X T O E N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo III informa que se ha llegado al final del documento y que no se ha encontrado el elemento buscado, indicando si queremos iniciar nuevamente la búsqueda. Buscar y reemplazar texto Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Buscar texto Reemplazar texto Buscar texto Reemplazar texto Abrir el archivo El Cacahuate.doc Busque la palabra: cacahuate Buscar: Clic en el Menú Edición Buscar Buscar: cacahuate Clic en: Buscar siguiente, hasta llegar al final del documento Reemplazar: Clic en el Menú Edición Reemplazar Buscar: cacahuate Reemplazar con: cacahuate Clic en: Reemplazar todos Al finalizar guarde el documento Métodos abreviados desde el teclado Gran cantidad de las acciones de Word se pueden llevar a cabo con el solo hecho de tener presionando una o dos teclas a la vez, a lo que en más de una ocasión según nos adiestremos en el uso de la aplicación, podremos acortar tiempos y a su vez agilizar muchas de las acciones comunes Edición En la siguiente tabla encontrarás una referencia de métodos abreviados en el uso de la edición. CTRL + E CTRL + Z CTRL + Y CTRL + X CTRL + C Teclas Acción Seleccionar todo el documento Deshacer Rehacer Cortar Copiar 45

46 P R O C E S O S B Á S I C O S D E M A N E J O D E T E X T O E N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo III CTRL + V CTRL + B CTRL + L CTRL + I CTRL + K CTRL + N CTRL + S CTRL + M Teclas Pegar Buscar Reemplazar Ir a Cursivas Negritas Subrayado Fuente Acción Movimientos en el documento En la siguiente tabla encontrarás una referencia de métodos abreviados en el uso de movimientos en el documento. Teclas INICIO FIN CTRL + flecha izquierda CTRL + flecha derecha CTRL + INICIO CTRL + FIN F5 Acción Ir al inicio de una línea Ir al final de una línea Ir al inicio de una palabra Ir al final de una palabra Ir al inicio del documento Ir al final del documento Ir a una página en especifico Uso general En la siguiente tabla encontrarás una referencia de métodos abreviados de uso general. Teclas Acción F1 Ayuda F7 Corrector ortográfico F12 Guardar como CTRL + R Cerrar archivo CTRL + T Centrar CTRL + U Inserta un nuevo documento CTRL + A Abrir un documento CTRL + D Alinea a la derecha CTRL + F Tabulador segunda línea CTRL + G Guardar documento CTRL + H Tabulador de párrafo CTRL + J Justificar SHIFT + F7 Sinónimos 46

47 P R O C E S O S B Á S I C O S D E M A N E J O D E T E X T O E N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo III Resumen El copiar, mover, cortar y pegar requiere siempre iniciar con la selección del texto. Copiar, mover, cortar y pegar es aplicable también a texto entre dos o más documentos. Buscar y reemplazar, permite agilizar procesos y optimizar tiempos en la elaboración de documentos. El uso de acciones en Word podemos utilizarlas a través de presionar una, dos o más teclas a la vez. 47

48 P R O C E S O S B Á S I C O S D E M A N E J O D E T E X T O E N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo III Instrumento de evaluación para el aprendizaje del Módulo III Nombre del Participante: Fecha: Nombre del Instructor: Instrucciones generales: Este instrumento consta de dos secciones, cada una describe las instrucciones específicas para que usted responda lo que se le pide. SECCIÓN 1. Instrucciones: Ponga en el paréntesis izquierdo el número que le corresponda de la columna derecha. ( ) Permite buscar palabras 1. CTRL + C ( ) Selecciona todo el documento ( ) Inserta un nuevo documento ( ) Abre el cuadro de dialogo Imprimir ( ) Desplaza el curso al final de una palabra ( ) Permite copiar texto previamente seleccionado ( ) Abre el cuadro de dialogo Abrir ( ) Desplaza el curso al final de una línea ( ) Activa el subrayado Valor por paréntesis correcto: 1puntos Valor total: 9 puntos 2. FIN 3. CTRL + S 4. CTRL + P 5. F12 6. CTRL + E 7. CTRL + U 8. CTRL + FIN 9. CTRL + A 10. CTRL + Flecha Der. 11. CTRL + B SECCIÓN 2. Instrucciones: Conteste brevemente lo que se le pide a continuación: Reactivos 1. Mencione los pasos para copiar texto (utilizando solamente el teclado) en Word Puntaje 2 Un punto por cada paso 2. Mencione los pasos para pegar texto 2 Un punto por cada paso 48

49 P R O C E S O S B Á S I C O S D E M A N E J O D E T E X T O E N W O R D WORD BÁSICO 2003 Módulo III Reactivos 3. Mencione los pasos para cortar texto (utilizando solamente el teclado) en Word Puntaje 2 Un punto por cada paso 4. Al presionar estas teclas activamos Deshacer escritura 1 5. Al presionar estas teclas se corta un texto previamente seleccionado 1 6. Al presionar estas teclas activamos la ventana fuente 1 7. Mencione los pasos para buscar texto 3 Un punto por cada paso 8. Mencione los pasos para reemplazar texto en todo el documento 4 Un punto por cada paso i. Liste y explique cuatro métodos abreviados en el uso de movimientos en los documentos 4 Un punto por cada elemento 10. Al presionar esta tecla activamos el Corrector ortográfico 1 Indicador de avance: Si obtuvo 17 puntos de los reactivos, ha identificado el uso de acciones de Word del Módulo III. Si obtuvo menos, repáselo, y vuelva a aplicar la evaluación. 49

50 I M Á G E N E S E N L O S D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo IV Módulo IV Imágenes en los documentos 50

51 I M Á G E N E S E N L O S D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo IV Módulo IV: Imágenes en los documentos Objetivo particular del tema: Al finalizar, el participante reproducirá la forma de introducir y editar imágenes en los documentos de texto de acuerdo a las especificaciones técnicas requeridas. Introducción Seguramente estará de acuerdo que una imagen dice más que las palabras. Word es un procesador de textos de vanguardia, esto es; aparte de servir para la elaboración de escritos, la aplicación nos permite enriquecerlos agregando imágenes. En algunas ocasiones, deseará incluir gráficos en su texto. Word le permite utilizar representaciones gráficas de distintos programas para la elaboración de gráficos en los documentos, tales como: Coreldraw, Photoshop, Fireworks por mencionar algunos. También puede crear gráficos con WORD o abrir los archivos de gráficos que tenga almacenados en las diversas unidades de almacenamiento Insertando elementos visuales Ilustrar algo de lo que se está escribiendo o decorar el texto, son dos motivos muy grandes para incluir gráficos en el texto, tales como: imágenes prediseñadas, imágenes desde archivo, Autoformas, WordArt u Organigramas. Las imágenes son útiles cuando intenta describir un producto, proceso etc., donde existen algunas características que pueden describirse mejor de manera gráfica. La decoración, a menudo, hace que cualquier informe aburrido resulte más agradable de leer. El método más habitual para incluir un gráfico en su texto es con el uso del menú Insertar > imagen; aunque también es posible crear el gráfico en otro programa, copiarlo al portapapeles, cambiar a Word, y pegar la imagen en su documento utilizando la orden pegar. 51

52 I M Á G E N E S E N L O S D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo IV Símbolos Existen símbolos que en la mayoría de las veces no encontramos en el teclado y que pueden ayudar a la apariencia de un documento, para esto Word nos proporciona la opción de insertarlos. Un símbolo para Word se comporta igual que cualquier otro carácter, ya que en sí este elemento forma parte de un tipo de fuente, lo anterior quiere decir que podemos alterar sus características de formato. Existen dos fuentes que se distinguen de las demás por los símbolos que las conforman: Wingdings y Webdings Insertar Símbolos Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Insertar símbolos Crear un nuevo archivo Clic en el Menú Insertar Símbolo Insertar símbolos Símbolos: Fuente: Wingdings Hacer clic al símbolo de la bandera de Windows Clic en Insertar Clic en Cerrar Repita el proceso hasta que le quede claro, utilizando diferentes símbolos y fuentes Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Usando símbolos.doc Imágenes prediseñadas y desde archivo Word incluye en su sistema un conjunto de imágenes prediseñadas, mejor conocido como galería de imágenes. Estas se encuentran agrupadas en colecciones que a su vez nos facilita su uso. Prácticamente sólo tenemos que hacer un clic a la imagen para que se inserte en el documento. Cabe aclarar que a diferencia de los símbolos una imagen no forma parte de una fuente. 52

53 I M Á G E N E S E N L O S D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo IV Las imágenes prediseñadas las encontramos en el panel de tareas. En el caso de que contemos y necesitemos de una imagen en específico para usar en nuestro documento, como por ejemplo un logotipo o logo símbolo, tenemos que especificar a Word donde se ubica dicha imagen e insertarla; este proceso se conoce como insertar imágenes desde archivo. Insertar imágenes Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Insertar imágenes prediseñadas Insertar imágenes desde archivo Crear un nuevo archivo Clic en el Menú Insertar Imagen Imágenes prediseñadas Insertar imágenes prediseñadas Insertar imágenes desde archivo Imágenes prediseñadas: Buscar: autos De las imágenes que se desplegaron Hacer clic a una Repita el proceso hasta que le quede claro, utilizando diferentes imágenes Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Usando imágenes.doc En el mismo archivo: Usando imágenes.doc Clic en el Menú Insertar Imagen Desde Archivo Insertar imagen: Buscar en: C:\WORD BASICO\LOGOS Seleccione: LOGO IMSS.jpg Hacer clic en Insertar Al finalizar guarde el documento con el miso nombre Autoformas Autoformas es una herramienta de dibujo que se utiliza para el trazo de líneas, conectores, formas básicas, flechas de bloque, diagrama de flujo, llamadas y, cintas y estrellas, en sí, un sin fin de figuras a las que solamente tenemos que seleccionar de la barra de herramientas Autoformas y trazar con el Mouse. 53

54 I M Á G E N E S E N L O S D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo IV La mayoría de las figuras trazadas con esta opción se pueden utilizar para el uso de diagramas en donde se quiera visualizar un proceso, facilitando su lectura y ejemplificando con imágenes. Insertar Autoformas Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Insertar figuras de la barra de herramientas de Autoformas Crear un nuevo archivo Clic en el Menú Insertar Imagen Autoformas Insertar figuras de la barra de herramientas de Autoformas Autoformas: Clic en el tercer icono correspondiente a formas básicas. Seleccione una forma. Desplácese a la zona de trabajo y con clic sostenido trace la figura. Repita el proceso hasta que le quede claro, utilizando diferentes formas Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Usando Autoformas.doc WordArt WORD cuenta con una galería de textos artísticos, que permite a los documentos mejorar la apariencia, se usa normalmente en títulos o textos que se quieran resaltar, aunque realmente se aplica según las necesidades de cada quien. Lo hecho con esta herramienta es realmente una imagen y no texto, esto quiere decir que no podemos aplicar el formato como normalmente lo hacemos, pero si podemos modificarlo de manera diferente tanto lo que tecleamos como la fuente, tamaño, negritas y cursivas al hacer doble clic sobre el WordArt creado. Insertar WordArt Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Crear textos artísticos con el uso de WordArt 54

55 I M Á G E N E S E N L O S D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo IV Crear un nuevo archivo Clic en el Menú Insertar Imagen WordArt Crear textos artísticos con el uso de WordArt WordArt: Seleccione un estilo. Clic en Aceptar. Teclee su nombre. Clic en Aceptar. Repita el proceso hasta que le quede claro, utilizando diferentes estilos Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Usando WordArt.doc 4.2. Formato de imagen Como verá, en este módulo nos hemos dado a la tarea de insertar símbolos e imágenes, que resultan de gran ayuda a la hora de querer una mayor presentación en nuestros documentos. A imágenes insertadas en documentos se les puede modificar el formato en cuanto a sus propiedades siguientes: colores y líneas, tamaño, diseño e imagen. Para acceder a estas propiedades sólo tenemos que hacer clic con el botón derecho del Mouse sobre el objeto y seleccionar la opción: Formato de imagen, del menú contextual Colores y líneas Al hacer doble clic sobre los objetos gráficos de los documentos de Word se accede fácilmente a la opción: Colores y líneas de la ventana Formato de imagen. En la pestaña Colores y líneas podemos modificar: Color y transparencia del relleno. Color, tipo, estilo y grosor de línea. Estilo inicial, estilo final, tamaño inicial, tamaño final de flechas. Solamente tenemos que seleccionar con el Mouse y aceptar los cambios. 55

56 I M Á G E N E S E N L O S D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo IV Cambiar colores y líneas Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Cambiar características de color y línea de una Autoforma. Abrir el archivo Usando Autoformas.doc Cambiar colores y líneas: Hacer doble clic sobre la Autoforma Clic en la pestaña de Colores y líneas Relleno: Color: Seleccione uno de la lista Transparencia: 50% Cambiar características de color y línea de una Autoforma Línea: Color: Seleccione uno de la lista Tipo: Seleccione uno de la lista Clic en Aceptar. Repita el proceso hasta que le quede claro, utilizando diferentes estilos Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Usando Autoformas.doc Tamaño El tamaño es una de las características que continuamente se modifican en los documentos, ya que en más de una ocasión deben ser proporcionales en cuanto al tipo y tamaño de papel. Además del tamaño, podemos modificar el ángulo o giro del objeto gráfico trazado en el documento. Para modificar el tamaño solamente tenemos que hacer clic sobre el objeto gráfico. Word automáticamente visualiza alrededor del trazo seis puntos, mismos que al seleccionar y arrastrar con el Mouse cambia su dimensión. Al arrastrar uno de los puntos ubicados en cualquiera de sus esquinas y presionando simultáneamente la tecla SHIFT, los objetos gráficos modifican su tamaño de manera proporcional, esto es como escalarlo, al no hacerlo así lo único que logramos es hacer la figura más ancha o más larga. Por otro lado, si presionamos la tecla CTRL y arrastramos y soltamos el Mouse, la imagen se duplica. 56

57 I M Á G E N E S E N L O S D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo IV Cambiar Tamaño Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Cambiar el tamaño de una imagen Abrir el archivo Usando imágenes.doc Cambiar características de color y línea de una Autoforma Cambiar Tamaño: Hacer clic sobre la imagen Clic en uno de los puntos que rodean la imagen y arrastrar y soltar el Mouse. Repita el proceso hasta que le quede claro Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Usando imágenes.doc Diseño Esta es la característica más compleja en cuanto a objetos gráficos se refiere, puesto que tiene que ver con la posición que guarda con respecto al texto. A continuación se listas sus posibles opciones: En línea con el texto: la imagen ocupa una sola línea de texto. Cuadrado: el texto rodea la imagen en forma cuadrada. Estrecho: el texto rodea la imagen a la forma de esta. Detrás del texto: la imagen se ubica atrás del texto. Delante del texto: la imagen se ubica delante del texto. 57

58 I M Á G E N E S E N L O S D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo IV Diseño Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Aplicar Diseño a una imagen Abrir el archivo Usando imágenes.doc Teclee dos párrafos de 4 líneas cada uno. Aplicar diseño a una imagen Diseño: Hacer doble clic sobre la imagen Clic en la pestaña Diseño. Estilo de ajuste: Cuadrado. Clic en Aceptar Desplace la imagen hacia el texto. Repita el proceso usando diferentes estilos de ajuste hasta que le quede claro. Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Usando imágenes.doc Imagen Esta característica permite recortar y controlar el color de las imágenes insertadas en los documentos. Es muy diferente alterar el tamaño a recortar; mientras que en la primera la alargamos, ensanchamos o escalamos; al recortar una imagen, ésta va perdiendo parte de si misma. En cuanto a las imágenes, se les puede alterar en cuanto a su color de origen: Escala de grises Blanco y negro Marca de agua Además de poder modificar para cada una de estas opciones tanto brillo como contraste. 58

59 I M Á G E N E S E N L O S D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo IV Recortar imagen Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Recortar una imagen Abrir el archivo Usando imágenes.doc Recortar una imagen Imagen: Hacer doble clic sobre la imagen Clic en la pestaña Imagen. Recortar: Izquierda: 0.5 cm Arriba: 0.5 cm Control de imagen: Color: Marca de agua Clic en Aceptar Repita el proceso modificando los parámetros, hasta que le quede claro. Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Usando imágenes.doc Resumen Hoy en día la elaboración de documentos laborales requieren cada vez más de complementar el texto con imágenes, tales como: líneas, símbolos, logo símbolos, en sí, de todo aquel objeto gráfico que complemente visualmente los escritos. Por lo anterior, en este módulo se trato de cómo insertar y modificar el formato de los objetos gráficos que complementan a los documentos. Concluimos que de ahora en adelante trabajar con Word es más divertido. 59

60 I M Á G E N E S E N L O S D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo IV Instrumento de evaluación para el aprendizaje del Módulo IV Nombre del Participante: Fecha: Nombre del Instructor: Instrucciones: Abra el archivo Siete maravillas del mundo.doc, y cumpla con las acciones que se piden a continuación: Acciones Cumple Puntaje Si No 1. Centrar el titulo del texto 1 2. Al titulo del texto aplicar fuente tipo Verdana 1 3. Al titulo del texto aplicar estilo de fuente negritas 1 4. Al titulo del texto aplicar tamaño de fuente a 15 puntos 1 5. Aplicar alineación Justificada al texto restante 1 6. Aplicar a los subtítulos fuente tipo Verdana 1 7. Aplicar a los subtítulos estilo de fuente negritas 1 8. Aplicar a los subtítulos tamaño de fuente a 14 puntos 1 9. El texto restante aplicar fuente tipo Arial El texto restante aplicar tamaño de fuente a 12 puntos Insertar la imagen Gizeh, después del subtitulo correspondiente Aplicar a la imagen Gizeh el diseño de estilo ajuste: Cuadrado Insertar la imagen BABILONIA, después del subtitulo correspondiente Aplicar a la imagen BABILONIA el diseño de estilo ajuste: Estrecho Modificar el tamaño de la imagen BABILONIA a escala al 50% tanto para el ancho como lo alto Insertar la imagen ARTEMISA, después del subtitulo correspondiente Aplicar a la imagen BABILONIA el diseño de estilo ajuste: En línea con el texto Modificar el tamaño de la imagen BABILONIA a escala al 25% tanto para el ancho como lo alto Aplicar a la imagen BABILONIA el diseño de estilo ajuste: Detrás del texto Insertar la imagen MAUSOLEO, a la altura de su subtitulo correspondiente Aplicar a la imagen MAUSOLEO el diseño de estilo ajuste: Detrás del texto Aplicar a la imagen MAUSOLEO el color: Marca de agua Insertar la imagen ALENJANDRÍA, después del subtitulo correspondiente 1 60

61 I M Á G E N E S E N L O S D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo IV Acciones 24. Aplicar a la imagen ALENJANDRÍA el diseño de estilo ajuste: Cuadrado 25. Recorte el texto que se encuentra en la parte inferior de la imagen ALENJANDRÍA 26. Insertar la imagen COLOSO, después del subtitulo correspondiente 27. Aplicar a la imagen COLOSO el diseño de estilo ajuste: Cuadrado Cumple Si No Puntaje 28. Aplicar a la imagen COLOSO el color: Marca de agua Inserte el símbolo omega, un espacio antes del titulo principal del documento 30. Aplique al símbolo omega la fuente tipo Verdana Aplique al símbolo omega, tamaño de fuente a 26 puntos Inserte una imagen (un mundo) prediseñada a la altura del primer párrafo del documento. 33. Aplicar a la imagen prediseñada el diseño de estilo ajuste: En línea con el texto 34. Reemplace el subtitulo EPÏLOGO, por una autoforma a la que deberá de teclear el mismo texto 35. Aplique un color de relleno a la autoforma Teclee su nombre después de la fecha y hora Al finalizar, guarde el documento con el nombre: Evaluación Módulo IV Indicador de avance: Si obtuvo 29 puntos de las acciones, ha identificado el uso de acciones de Word del Módulo IV. Si obtuvo menos, repáselo, y vuelva a aplicar la evaluación. 61

62 E N R I Q U E C I E N D O D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo V Módulo V Enriqueciendo los documentos N 62

63 E N R I Q U E C I E N D O D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo V Módulo V: Enriqueciendo documentos Objetivo particular del tema: Al finalizar, el participante elaborará documentos de Word utilizando tablas, herramientas y opciones de mejora para la optimización, organización y presentación de la información. Introducción Una tabla está compuesta por filas y columnas, la intersección de ambas forman celdas. En Word el uso de tablas facilita la elaboración de documentos, ya que el texto e incluso objetos gráficos pueden distribuirse de manera independiente en cada una de las celdas que conforman la tabla. El uso de tablas en los documentos mejora la apariencia y organización de nuestro texto. Por otro lado, en Word contamos con la opción de modificar el fondo de nuestros documentos con: colores, efectos de relleno y marcas de agua impresa, los cuales mejoran la presentación de los mismos. Es de gran ayuda aplicar herramientas de ortografía y sinónimos a los documentos creados en Word, antes de su impresión, ya que podemos tener una mayor certeza de que los escritos finales no contengan errores garrafales. Para optimizar tiempos en la elaboración de documentos Word proporciona la opción de combinación de correspondencia, que consiste en establecer en un nuevo archivo de Word el nexo de la base de datos con el documento principal Utilizando tablas Una tabla está compuesta por celdas. Una celda es un bloque de una tabla. Una línea horizontal de celdas es una fila; una línea vertical de celdas es una columna. Normalmente la información contenida en una fila pertenece a un mismo elemento. Todas las celdas que se encuentran en una columna, normalmente tratan con un mismo tipo de datos. Las tablas se pueden manipular por celdas N 63

64 E N R I Q U E C I E N D O D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo V individuales, por filas o por columnas. Como veremos, todas las filas de una tabla no tienen porqué ser idénticas o tener el mismo número de columnas. En las tablas se puede ordenar textos y números. Esta distinción puede parecerle trivial, pero la mayoría de los programas de procesadores de textos no pueden ordenar números de la misma forma que ordenan las palabras Crear tablas Una tabla de Word es un elemento muy versátil para organizar el texto en filas y columnas. Hay muchas ventajas al utilizar una tabla en lugar de saltos de tabulación. Por ejemplo, si un elemento de texto no encaja en una sola línea, Word 2003 crea automáticamente una línea y aumenta el alto de la fila. Además, con las tablas se puede reorganizar y ajustar fácilmente el tamaño de las filas y columnas, y se pueden resaltar elementos de la tabla añadiendo bordes y sombreado de fondo. Las tablas creadas en Word tienen mejor apariencia y son más fáciles de manipular con respecto a los contenidos que conforman el documento. La longitud de las líneas del texto incluido en ellas aumentará y disminuirá de forma natural cuando borre y añada texto a los elementos. Puesto que la mayoría de las cartas comerciales o administrativas incluyen tablas de muchas ordenaciones, aprenderá a utilizarlas de modo que pueda hacer cartas más creativas e informativas. Para crear una tabla utilice la opción: Tabla Dibujar tabla, de la barra de menú, al llevar a cabo lo anterior, observará que el cursor toma forma de un lápiz, así Word indica que podemos iniciar el trazo de la tabla al hacer clic y arrastrar el Mouse. Cabe aclarar que la forma del cursor no cambia hasta que terminemos de dibujar las filas y columnas que conforman la tabla y presionemos la tecla ESC. Columna 1 C2 Cn Tenga en cuenta que el trazo de una tabla siempre es más sencillo si de antemano tenemos claro el diseño de la misma. N 64

65 E N R I Q U E C I E N D O D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo V Dibujar una tabla Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Trazar una tabla de 4 columnas por 3 filas Dibujar tabla Crear un nuevo archivo Clic en el Menú Tabla Dibujar tabla Clic sostenido trazar un cuadro Trazar 2 líneas horizontales Trazar 3 líneas verticales Repita el proceso hasta que le quede claro Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Usando Tablas.doc Insertar filas y columnas A una tabla podemos insertar tanto filas como columnas, solamente hay que utilizar la opción: Insertar del menú Tabla. La tecla TABULADOR es muy útil en el manejo de tablas, puesto que además de mover el cursor entre las celdas, también inserta filas, siempre y cuando nos ubiquemos al final de la tabla. Insertar filas y columnas a una tabla Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Insertar filas a una tabla Insertar columnas a una tabla Insertar filas a una tabla Insertar columnas a una tabla Abrir el archivo: Usando Tablas.doc Posicione el cursor a partir de donde insertará la fila Clic en el Menú Tabla Insertar Filas en la parte superior Repita el proceso hasta que le quede claro Posicione el cursor a partir de donde insertará la columna Clic en el Menú Tabla Insertar Columnas a la derecha Repita el proceso hasta que le quede claro Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Usando Tablas.doc N 65

66 E N R I Q U E C I E N D O D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo V Eliminar filas, columnas y tablas No debe ser usual la eliminación de filas, columnas y tablas, pero si es necesario solamente hay que utilizar la opción: Eliminar del menú Tabla. Tome en cuenta que el uso de la tecla SUPRIMIR, solamente elimina los contenidos de las tablas, más no filas, columnas o la tabla en si misma. Eliminar filas y columnas y tablas Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Eliminar filas a una tabla Eliminar columnas a una tabla Eliminar una tabla Eliminar filas a una tabla Eliminar columnas a una tabla Abrir el archivo: Usando Tablas.doc Posicione el cursor en fila a eliminar Clic en el Menú Tabla Eliminar Filas Repita el proceso hasta que le quede claro Posicione el cursor en la columna a eliminar Clic en el Menú Tabla Eliminar Columnas Repita el proceso hasta que le quede claro Posicione el cursor en la tabla a eliminar Eliminar tabla Clic en el Menú Tabla Eliminar Tabla Repita el proceso hasta que le quede claro Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Usando Tablas.doc Combinar celdas, repetir filas de título y ordenar los elementos de una tabla Las tablas creadas en Word no siempre son simétricas, en cuanto al mismo número de filas y columnas que la conforman, es posible tener una celda de más de dos filas o dos columnas. Combinar celdas del menú Tabla, es la opción mediante la cual podemos combinar celdas adyacentes de una tabla previamente trazada. N 66

67 E N R I Q U E C I E N D O D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo V Normalmente el trazado de una tabla abarca máximo una página, ya sea para su impresión o vista en pantalla. En algunas ocasiones esto no es posible, y la tabla al ir creciendo pasa a la siguiente página, Word cuenta con la opción: Repetición de filas de título del menú Tabla; misma que cuando la activamos, repite la primera fila de la tabla cuando esta crece y pasa a la siguiente página. Por otro lado, el contenido de una tabla puede ser ordenado a través de la opción: Ordenar, del menú Tabla. Esta opción permite ordenar el contenido de la tabla hasta por tres columnas distintas de forma ascendente y descendente según sea el caso. Combinar celdas, repetir filas de título y ordenar los elementos de una tabla Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Combinar celdas de una tabla Repetir filas de título de una tabla Ordenar los elementos de una tabla Abrir el archivo: Tablas.doc Combinar celdas de una tabla Coloque el cursor en la primera fila de la segunda columna y selecciónela junto con la celda ubicada a la derecha Clic en el Menú Tabla Combinar celdas Agregue datos a la tabla hasta que ocupe más de una hoja Repetir filas de titulo de una tabla Coloque el cursor en la primera fila de la tabla Clic en el Menú Tabla Repetición de filas de título Clic en el Menú Tabla Ordenar Ordenar los elementos de una tabla Ordenar Ordenar por: UMF Tipo: Numérico Ascendente La lista será con: encabezado Clic en Aceptar Guarde el archivo con el mismo nombre N 67

68 E N R I Q U E C I E N D O D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo V 5.2. Herramientas y opciones de mejora En Word encontramos herramientas y opciones de mejora para una mayor presentación de nuestros documentos, tales como: Fondo de página, corrector ortográficos, sinónimos e impresión de documentos Fondo de página La presentación de un documento puede ser mejorada, si al fondo del mismo le aplicamos un fondo, que puede ir desde un color, imagen o texto. El Fondo de página abarca también la Marca de agua impresa ; es una opción del Menú: Formato Fondo Marca de agua impresa.., normalmente se utiliza para el membrete o algún texto de importancia que queremos recalcar en los documentos. Agregar fondo de color y marca de agua impresa Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de agregar: Color de fondo Marca de agua impresa Abrir el archivo: Tablas.doc Color de fondo Clic en el Menú Formato Fondo Hacer clic a uno de los colores desplegados Clic en el Menú Formato Fondo Marca de agua impresa Marca de agua impresa Seleccionar: Marca de agua de texto Clic en el Menú Tabla Repetición de filas de Texto: Su nombre Clic en Aceptar Guarde el archivo con el mismo nombre N 68

69 E N R I Q U E C I E N D O D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo V Corrector Ortográfico Al momento de teclear texto en un documento, Word identifica las palabras con posibles errores de escritura; si el error es ortográfico la palabra es subrayada en color rojo, si el error es de gramática la palabra es subrayada en color verde. Cuando contamos finalmente con un documento de Word, es recomendable aplicar la herramienta de ortografía y gramática, que ejecutamos a través de la secuencia de comandos siguiente: Herramientas Ortografía y gramática. Siguiendo este proceso se disminuye el margen de error, en cuanto a las palabras mal escritas o frases confusas. Debe tomar en cuenta que Word, ejecuta la revisión según su diccionario de datos, por lo que puede suceder que se identifique un error aún cuando la palabra esté bien escrita. Recuerde: esta herramienta es una ayuda, utilice sus conocimientos y criterio, si aún persiste la duda recurra a un diccionario. Aplicar ortografía y gramática Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de aplicar: Ortografía y gramática Abrir el archivo: Tablas.doc Ortografía y gramática Clic en el Menú Herramientas Ortografía y gramática Según su criterio, acepte o rechace las sugerencias Guarde el archivo con el mismo nombre Sinónimos Si no deseamos caer en el uso excesivo de repetir las mismas palabras, Word cuenta con un diccionario de sinónimos, el cual nos muestra una lista de opciones referentes a una expresión dada. N 69

70 E N R I Q U E C I E N D O D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo V El diccionario de sinónimos también lista antónimos, dependiendo de la palabra que requiera un sinónimo, es posible que también aparezca una lista de antónimos. El uso de sinónimos y antónimos en los documentos pueden mejorar la comprensión del mismo. Aplicar Sinónimos y antónimos Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de aplicar: Sinónimos y antónimos Sinónimos y antónimos Crear un documento con el nombre: sinónimos.doc Diseñe una tabla de tres columnas, en donde la primera columna tenga la palabra, la segunda columna su sinónimo y la tercera columna el antónimo. Complete la lista con diez palabras Guarde el archivo con el mismo nombre Impresión de documentos Word y Windows tienen muchas características avanzadas para generar salidas impresas fácilmente. Cuando edita y da formato a un texto, por ejemplo, no necesita saber el tipo de impresora en la que se imprimirá su texto. Esta cuestión es muy importante, ya que no existe un método estándar para indicar a diferentes impresoras cómo deben realizar ciertas tareas, tal como imprimir superíndices. La mayoría de las instrucciones son complejas e implican códigos de caracteres extraños. Word no requiere que recuerde estos códigos. En su lugar, almacena el formato del texto con su archivo y, cuando lo imprime, interactúa con un archivo de Windows especial, llamado controlador de impresión, para determinar cómo N 70

71 E N R I Q U E C I E N D O D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo V debe utilizar las características especiales de su impresora de modo que se ajusten al formato. Por supuesto, impresoras diferentes producirán salidas de distinta calidad. Además de imprimir a distintas velocidades, tienen características especiales diferentes. Imprimir un documento Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Imprimir un documento Abrir el archivo: sinónimos.doc Clic en el Menú Archivo Imprimir Imprimir un documento Imprimir: Impresora: seleccione la impresora Intervalo de páginas: Todo Copias: 1 Clic en aceptar Guarde el archivo con el mismo nombre 5.3. Combinar correspondencia Saber utilizar Word permite optimizar tiempos, cuántas veces se pierde esfuerzo y tiempo en elaborar documentos uno por uno, con el mismo contenido pero dirigido a diferentes personas. Lo anterior es muy sencillo de simplificar en Word, solamente tenemos que seguir los pasos que nos indica la opción Combinar correspondencia, que se encuentra dentro del panel de tareas. Básicamente combinar correspondencia es un procedimiento en el que se necesita de una base de datos 6 y un documento. La base de datos puede contener: nombres, direcciones, productos, cantidades, etc., y el documento puede tener cualquier formato: carta, oficio, memorando, invitación, catálogo, fax, correo electrónico, etc. 6 Los datos se agrupan en filas y columnas; donde las filas son los registros y las columnas los campos. N 71

72 E N R I Q U E C I E N D O D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo V La combinación consiste en establecer en un nuevo archivo de Word el nexo de la base de datos con el documento principal. En general el procedimiento para combinar correspondencia es el siguiente: 1. Seleccionar o crear un documento principal, para usar como documento para combinar. 2. Ejecutar el asistente para combinar correspondencia. 3. Imprimir el documento, Combinar correspondencia Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Generar un documento que será el resultado de combinar correspondencia Crear un archivo en Word con los datos siguientes: LIC. ALICIA DE LA FUENTE HERNÁNDEZ COORDINADORA DE INFORMÁTICA DEL CNCP Solicito a usted la inscripción al curso de con fecha de inicio el día... y fecha de término el día del año en curso en el turno matutino, al (a la) C. con matrícula no. de la División de Educación Médica. En espera de su respuesta, quedo de usted. ATENTAMENTE "SEGURIDAD Y SOLIDARIDAD SOCIAL" ING. REBECA DE ALBA GONZÁLEZ JEFE DE SOPORTE TÉCNICO Combinar correspondencia Guarde el archivo con el nombre: combinar.doc Clic en el Menú Ver Panel de tareas Del menú Combinar correspondencia activar: Activar la opción CARTAS como tipo de documento Note que se encuentra en el paso 1 de 6 Hacer clic en: Activar la opción UTILIZAR EL DOCUMENTO ACTUAL como documento inicial Hacer clic en: Activar la opción ESCRIBIR UNA LISTA NUEVA del encabezado: Seleccione los destinatarios Hacer clic en: N 72

73 E N R I Q U E C I E N D O D O C U M E N T O S WORD BÁSICO 2003 Módulo V En la ventana Nueva lista de direcciones, hacer clic en el botón Personalizar Borre de la lista todos los nombres de campo, haciendo clic en el botón Eliminar y aceptando que desea eliminarlo Hacer clic en el botón Agregar e introducir uno por uno los siguientes nombres de campo: curso, fecha inicio, fecha término, nombre y matrícula. Hacer clic en Aceptar de la ventana Personalizar lista de direcciones Agregue 5 registros con datos distintos, solamente tiene que llenar los espacios en blanco y hacer clic en el botón Nueva entrada para capturar la siguiente entrada. Hacer clic en el botón: Guarde el archivo en el escritorio, que se generó con el nombre: mis datos Nota. El archivo que se generó observe que no es de Word, sino de Access. Hacer clic en el botón: del la ventana Destinatarios de combinación de correspondencia Hacer clic en: Observe que en el texto del documento principal existen tres puntos continuos, tenemos que posicionar el cursos en estos puntos y suplir uno a uno por cada campos de la base de datos del encabezado Hacer clic la opción: Escriba la carta, para insertar los campos De la ventana Insertar campo de combinación seleccione el campo correspondiente y hacer clic en el botón Insertar y posteriormente hacer clic en el botón cerrar Lo anterior aplica para cada uno de los 5 campos que conforma la base de datos. Hacer clic en: Hacer clic en: Hacer clic en: del encabezado Combinar Seleccione todos de la ventana Combinar en un documento nuevo y hacer clic en aceptar Por último observe que se crea un nuevo documento llamada cartas1.doc, el cual se encuentra lista para imprimirse o moficarse, N 73