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1 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión Página 1 de 14 1) Descripción del Procedimiento 1.1) Nombre del Proceso o Cadena de Valor (Procesos Misionales): Gestión de la Información y del Conocimiento Organizacional 1.2) Nombre del Procedimiento: 1.3) Unidad Responsable: OPLAN 1.4) Objetivo: 1.5) Alcance: Reporte, validación y análisis de información a los sistemas de información del Ministerio de Educación Nacional. Recopilar las variables de información de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD, para reportar, validar y analizar de manera oportuna la información a los sistemas de seguimiento y evaluación, direccionados por el Ministerio de Educación Nacional-MEN Este procedimiento inicia con la recopilación y organización de información, incluye la consolidación, validación y análisis de la misma y finaliza con el reporte exitoso a los Sistemas de Información del Ministerio de Educación Nacional e informe de análisis. 2) Definiciones 2.1) Concepto 2.2) Definición SNIES Sistema de información que ha sido creado para responder a las necesidades de información de la educación superior en Colombia. SPADIES Este sistema recopila y organiza la información relevante sobre la educación superior que permite hacer planeación, monitoreo, evaluación, asesoría, inspección y vigilancia del sector educativo. Este sistema es la herramienta para hacer seguimiento sobre las cifras de deserción de estudiantes de la educación superior. Con los datos suministrados por las instituciones de educación superior a Spadies, se identifican y se ponderan los comportamientos, las causas, variables y riesgos determinantes para desertar. Además, con esta información se agrupan los estudiantes de acuerdo con su riesgo de deserción.

2 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión Página 2 de 14 SUE SACES OLE Información Relevante Información Confiable Sistema Universitario Estatal, Fue creado por la Ley 30 de 1992, que reglamenta la educación superior del país; de acuerdo al artículo 81 de dicha ley, sus funciones son "racionalizar y optimizar los recursos humanos, físicos, técnicos y financieros; implementar la transferencia de estudiantes, el intercambio de docentes, la creación o fusión de programas académicos y de investigación, la creación de programas académicos conjuntos; y crear condiciones para la realización de evaluación en las instituciones pertenecientes al sistema. Sistema de Aseguramiento de la Calidad de Educación Superior, creado para que las Instituciones de Educación Superior (IES) realicen de forma automática los trámites asociados al proceso de Registro Calificado y de tipo institucional. Sistema de información especializado para el análisis de la pertinencia en la educación superior a partir del seguimiento a los graduados del país y su empleabilidad en el mercado laboral colombiano. Información que responde a las necesidades del sector según los públicos objetivo. Es la información suministrada y validada por la fuente responsable Proceso de confirmar que los valores reportados en el que se especifican son exactos. Se efectuarán dos tipos de validación; Validación de Datos Validación de Fondo: Es aquella validación realizada por las unidades responsables de la gestión que genera los datos de información. Validación de Forma; Es aquella validación que realiza la Oficina asesora de Planeación y, Registro y Control Académico sobre el reporte de los campos exigidos en las plantillas de SNIES. Oportunidad en la entrega Plantilla Es el reporte de la información en un tiempo establecido. Formulario en Excel, en el cual se registra la información a reportar en el SNIES.

3 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión Página 3 de 14 3) Condiciones Generales 3.1) La información de los sistemas SNIES, SPADIES y SUE, deberá ser reportada en los momentos del año que sean solicitados, atendiendo el cronograma de cargue establecido por el MEN. Nota: Otros Sistemas de Información como SACES y OLE, se seguirá cronograma establecido en cada uno de los procedimientos, para el cargue de la información en los respectivos sistemas. 3.2) Los responsables de diligenciar las plantillas deberán verificar la información registrada antes de su envío y cargue a los sistemas SNIES, SPADIES y SUE, de forma que los datos sean coherentes con los sistemas de información que dispone la UNAD; si es necesario debe apoyarse con otras unidades para efectuar esta verificación. 3.3) Las planillas para el cargue en los sistemas SNIES, SPADIES y SUE, deben ser remitidas a la Oficina Asesora de Planeación con copia a Registro y Control para su validación de forma, en los tiempos establecidos a nivel institucional para la misma. Es responsabilidad del jefe o líder de unidad que reporta, hacer oficialmente la entrega de ésta información. Si la información reportada al momento de validar presenta inconsistencias, será devuelta para su respectivo ajuste. 3.4) Las plantillas deberán ser incorporadas por la Gerencia de Innovación y Desarrollo Tecnológico al Sistema Nacional de Información de Educación Superior SNIES, SPADIES y SUE, de acuerdo a las fechas programadas por el Ministerio de Educación Nacional. 3.5) Las unidades Fuente de la Información, son: -Vicerrectoría Académica y de Investigación -Vicerrectoría de Desarrollo Regional y Proyección Comunitaria -Vicerrectoría de Medios y Mediaciones Pedagógicas -Vicerrectoría de Relaciones Internacionales -Vicerrectoría de Servicios a Aspirantes, Estudiantes y al Egresado -Secretaria General -Gerencia Administrativa y Financiera -Gerencia de Innovación y Desarrollo Tecnológico -Gerencia de Relaciones Interinstitucionales -Gerencia de Talento Humano -Oficina Asesora de Planeación -Escuelas -Zonas

4 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión Página 4 de 14 NOTA: Es responsabilidad de las anteriores unidades dar estricto cumplimiento a las fechas destinadas al reporte de la información para evitar incumplimientos con el cronograma definido por el Ministerio de Educación Nacional. 3.6) La validación de Fondo, es la revisión que realiza la unidad responsable del reporte de la información, la cual se realiza a partir de la gestión de la Unidad. 3.7) La Vicerrectoría de Servicios a Aspirantes, Estudiantes y Egresados VISAE, y la Vicerrectoría Académica y de Investigación- VIACI, harán un informe trimestral con el análisis de la información reportada en SPADIES. A solicitud del análisis que se de en la construcción del informe, la VISAE y la VIACI podrán contar con el apoyo de las Escuelas, para fortalecer dicho análisis. 3.8) La Oficina Asesora de Planeación- OPLAN, realizará un informe trimestral con el análisis de la información reportada en SNIES, SPADIES y SUE. A solicitud del análisis que se de en la construcción del informe, OPLAN podrá contar con el apoyo de las Unidades relacionadas en la Condición General 3.5) que reportan y gestionan la información para fortalecer dicho análisis. 3.9) La VISAE establecerá anualmente y comunicará a las escuelas y zonas, la programación para la aplicación de los instrumentos y la elaboración de los estudios de impacto, de acuerdo a lo contemplado en el procedimiento P-7-8 TRAYECTORIAS DE EGRESADOS UNADISTAS, para el reporte de las variables solicitadas en el Observatorio Laboral de Egresados-OLE 3.10) En el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de Educación Superior- SACES, se ingresa la información correspondiente a la solicitud de nuevos o renovación de registros calificados; para cualquiera de las solicitudes, el responsable definido para el cargue de la información descrito en los procedimientos P-8-1 GESTIÓN DE NUEVOS REGISTROS CALIFICADOS y P-8-3 GESTIÓN PARA LA RENOVACIÓN DE REGISTRO CALIFICADO, inicia con la elaboración del documento maestro y resumen para radicación, finalizando con el acto administrativo emanado por el Ministerio de Educación Nacional; el sistema permite realizar seguimiento en cada una de las siguientes fases: FASES: Radicación Completitud Radicado Designación de pares Con informe de par En evaluación en sala Traslado de concepto Proyección y generación de la resolución Recurso de reposición

5 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 5 de 14 4) Descripción del Procedimiento Nº 4.1) Actividad 4.2) Insumos necesarios para la actividad 4.3) Descripción detallada de la actividad 4.4) Registros de Ejecución y de Resultados de la Actividad 4.5) Encargado de la Actividad (responsables) INICIO 1. Identificar el tipo de información a reportar en los sistemas de información del Ministerio de Educación Nacional Sistema de Información del MEN Se identifica el tipo de información a reportar a) si la información corresponde a Nuevos Registros Calificados o Renovación de Registro Calificado se deberá ejecutar lo establecido en los procedimientos P-8-1 y P-8-3, según corresponda; de acuerdo a la condición general b) Si la información corresponde al observatorio laboral para la Educación (OLE) se procederá de acuerdo a lo establecido en el procedimiento P-7-8, de Sistema de Aseguramiento de la Calidad de Educación Superior- SACES. Procedimiento P-8-1 Procedimiento P-8-3 Observatorio Laboral para la Educación. P- 7-8 Trayectoria de egresados unadistas. Responsables de Procedimientos

6 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 6 de 14 acuerdo a la condición general 3.9. c) Si la información corresponde al diligenciamiento de las plantillas de Excel del Sistema de Información SNIES, SPADIES y SUE, se continua con la actividad No.2 2 Solicitar diligenciamiento de plantillas de Excel. Plantillas habilitadas para el diligenciamiento y reporte de la información La Oficina Asesora de Planeación, envía a través de correo electrónico: a) Directrices a tener en cuenta para organización de información y registros de datos. b) Fechas de entrega de información, validación y ajustes. c) Envío de planillas para registro de datos de las variables de información solicitadas por el SNIES SPADIES y SUE, (teniendo en cuenta el calendario de cargue de Plantillas de Excel Correo Electrónico Oficina Asesora de Planeación.

7 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 7 de 14 información suministrado por el MEN) 3 Diligenciar plantillas Correo electrónico Los responsables del diligenciamiento de las variables de información, según su responsabilidad procederán a reportar la información solicitada en las respectivas plantillas, a partir de la información recibida por parte de Registro y Control Académico y la Gerencia de Talento Humano (Condición General 3.5); se debe realizar el diligenciamiento de la información teniendo en cuenta las condiciones generales 3.1. y 3.2. Plantillas de Excel diligenciadas Responsables de diligenciamiento información SNIES, SPADIES y SUE por unidad (Consultar Documento: Variables de Información SNIES, y SPADIES ) 4 Validar el diligenciamiento de las plantillas y la información reportada. Plantillas diligenciadas El validador de Forma de las variables de información del SNIES, SPADIES y SUE, verifica y valida la información reportada en las plantillas de Excel. Una vez verificada la información reportada y si esta cuenta con información confiable, continua con la actividad No. 5. Plantillas de Excel Validación plantillas SNIES, SPADIES y SUE. Correo electrónico. Oficina Asesora de Planeación

8 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 8 de 14 Si la información no es conforme a lo solicitado; el validador, informará y devolverá al responsable de su diligenciamiento a través de correo electrónico, el cual deberá realizar los ajustes respectivos y observaciones del reporte. Se devuelve a la actividad 3. 5 Realizar la valoración de forma del cargue de plantillas Plantillas Excel de Una vez, la información de las plantillas es convertida en un archivo XLS por parte de la Gerencia de Innovación y desarrollo Tecnológico, se realiza una validación de forma, en la que se valora que se cumpla con la completitud de los campos solicitados por MEN. Si la información es conforme se procede a cargar las plantillas en el SNIES, SPADIES y SUE, y se continua con la actividad 6. Reporte de cargue exitoso en el SNIES, SPADIES y SUE Registro y Control Académico. Si hay inconsistencias en la validación de forma realizada por Registro y Control Académico, se devuelve con las observaciones a los responsables del Reporte de la Información en las

9 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 9 de 14 unidades, se continua con la actividad 2. 6 Remitir comunicado al MEN del cargue efectuado y realizar informe Reporte de cargue exitoso en el SNIES. Si los Sistemas de SNIES, SPADIES y SUE no generan inconsistencias, se procede a enviar a través de comunicado al MEN del cargue efectuado Comunicado Registro Y Control Académico. Si los Sistemas generan Inconsistencias, se sigue a la actividad No Solicitar Ajustes de Inconsistencias Plantillas Excel de Se solicita la revisión a la unidad responsable del reporte de la Información de las inconsistencias generadas en los Sistemas SNIES y SPADIES, y se devuelve a la actividad 2. Correo electrónico Registro y Control Académico. 8 Elaborar informe, de inconsistencias presentadas y establecer acciones de mejora comunicado El validador de la información, analiza el informe de inconsistencias presentadas y establece acciones que conlleven a la toma de decisiones para el mejoramiento del procedimiento. Informe Oficina Asesora de Planeación 9. Construir informe de análisis de acuerdo a las condiciones generales. Reporte de los sistemas de información La Vicerrectoría de Servicios a Aspirantes, Estudiantes y Egresados VISAE, la Vicerrectoría Académica y de Informes de análisis Planes de mejoramiento asociados Oficina Asesora de Planeación, Vicerrectoría de Servicios a Aspirantes,

10 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 10 de 14 Investigación - VIACI y la Oficina Asesora de Planeación OPLAN, construirán el informe de análisis, de acuerdo a las condiciones generales No. 3.7 y 3.8, buscando identificar los elementos a mejorar dentro del reporte y que sirva para la Toma de decisiones en pro de mejorar la gestión universitaria. Estudiantes y Egresados VISAE, y Vicerrectoría Académica y de Investigación- VIACI FIN

11 Fase Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión Página 11 de Diagrama de Flujo del Procedimiento Vicerrectoría de Servicios a Aspirantes, Estudiantes y Egresados VISAE, Vicerrectoría Académica y de Investigación y Oficina Asesora de Planeación Oficina Asesora de Planeación Responsables de diligenciamiento información SNIES, SPADIES y SUE por unidad. Registro y Control Académico INICIO Identificar el tipo de información a reportar en los sistemas de información del Ministerio de Educación Nacional Es SACES u OLE SI Ejecutar procedimientos según, corresponda P-7-8 TRAYECTORIAS DE EGRESADOS UNADISTAS P-8-1 GESTIÓN DE NUEVOS REGISTROS CALIFICADOS P-8-3 GESTIÓN PARA LA RENOVACIÓN DE REGISTRO CALIFICADO NO Solicitar diligenciamiento de plantillas de Excel Diligenciar plantillas validar el diligenciamiento de las plantillas y la información reportada. Las plantillas requieren ajuste? SI Solicitar ajustes de inconsistencias NO Realizar la valoración de forma del cargue de plantillas.. Hay inconsistencias en el cargue de las plantillas SI Solicitar ajustes NO Remitir comunicado de cargue al MEN Elaborar informe, de inconsistencias presentadas y establecer acciones de mejora Construir informe de análisis de acuerdo a las condiciones generales. Construir informe de análisis de acuerdo a las condiciones generales. FIN

12 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión Página 12 de 14 6) normatividad 6.1) Tipo de Documento 6.2) No. y Fecha de Aprobación 6.3) Nombre Ley 30 de Diciembre 28 de1992 por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior Decreto 1767 de Junio 02 de 2006 Por la cual se reglamenta el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES) y se dictan otras disposiciones. Decreto 4968 de Diciembre 23 de 2009 Por el cual se modifica el artículo 9 del Decreto 1767 del 2 de junio de Decreto 2685 de Diciembre 21 de 2012 Por el cual las Entidades Promotoras de Salud verificarán la acreditación de los beneficiarios en calidad de estudiante de un cotizante, por medio de la información reportada por las IES a través del SNIES Decreto 916 de Mayo 08 de 2013 Por el cual se modifica el decreto 2685 de 2012 Resolución Resolución 1780 de Marzo 18 de 2010 del MEN de Agosto 05 de 2015 del MEN Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con la administración y disponibilidad de la información en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior SNIES y se dictan otras disposiciones Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con la administración de la información en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior - SNIES y se deroga la Resolución 1780 de 2010

13 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión Página 13 de 14 Resolución de Septiembre 27 de 2017 del MEN Por la cual se modifica la Resolución No de 2016 ccon la que se dictan disposiciones relacionadas con la administración de la información en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES) y el reporte de información sobre el incremento de derechos pecuniarios. Resolución de Abril 03 de 2018 de la UNAD Por la cual se designan responsabilidades de SNIES y SUE, en la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD. Documento de Referencia VARIABLES Y FUENTES DE CONSULTA PARA REPORTE, VALIDACIÓN Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Documento que contiene las variables y fuentes de información para realizar el diligenciamiento y cargue al Sistema Nacional de Información de la Educación Superior SNIES, Sistema para la Prevención de la Deserción en las Instituciones de Educación Superior -SPADIES y al Sistema Universitario Estatal SUE, el cual deben diligenciar las Instituciones de Educación Superior IES.

14 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión 7) Modificaciones/actualizaciones 7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida de la modificación/actualización Primera versión emitida