Políticas del 2014 para los Clubes e Intercambios

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1 Políticas del 2014 para los Clubes e Intercambios Aprobado por la junta directiva de FFI el 11 de marzo Las políticas y procedimientos contenidos en este documento han sido aprobados por la junta directiva de FFI para gobernar toda la actividad de Friendship Force y sus intercambios. Información adicional se puede encontrar en el la página web de FFI (www.thefriendshipforce.org) o poniéndose en contacto con el personal de FFI en Atlanta, Georgia. (Nota: Todas las tarifas están cotizadas en dólares estadounidenses.) A. Clubes de Friendship Force Los clubes de Friendship Force tienen una licencia de funcionamiento de FFI con el propósito de promover la misión de Friendship Force en la comunidad local o región, organizando intercambios. Cada club es una organización independiente, no una sucursal de FFI. Aunque la estructura organizativa actual puede variar según las tradiciones y los requisitos legales de una región, todos lo clubes requieren tener escrito los estatutos y se basara en el liderazgo voluntario que es seleccionado por los miembros del club. Nuevo en 2014: Tener un liderazgo fuerte es vital para el éxito de cualquier club, pero la fortaleza a largo plazo del club también requiere de un sistema de cambios periódicos en los líderes. Los clubes que no cuentan con un sistema eficaz para la rotación de sus dirigentes se encontrarán con grandes dificultades cuando un líder de mucho tiempo finalmente termine su cargo. Se recomienda, por lo tanto, cambiar los roles de liderazgo regularmente. Aún con un sistema de rotación es posible conservar la experiencia y la orientación de un líder o fundador a través de posiciones honorarias que el club puede establecer para este propósito. Los clubes deben seguir las políticas de intercambios de FFI, incluyendo las políticas sobre el uso apropiado del logotipo y otros materiales registrados. Para mantenerse activos, un formulario de renovación debe presentarse anualmente a FFI (Charter Renewal Form), este incluye un acuerdo por los dirigentes del club para aceptar las actuales políticas de FFI. La cuota anual de afiliación del club se debe entregar con el formulario de renovación, preferiblemente un solo pago por club. Además de realizar los intercambios regulares, se les anima a los clubes a promover la misión de FFI en su región y planificar una amplia gama de actividades locales para sus miembros para mantenerlos involucrados durante todo el año. Esto incluye eventos sociales para los socios del club, así como programas relacionados con la actividad de los miembros de otras organizaciones internacionales en la comunidad. Además de los intercambios regulares y actividades locales, los clubes también podrán participar con otros clubes en intercambios suplementarios. Los intercambios internos, como las visitas europeas de club a club u intercambios de escala (vea la sección C para más detalles). Los intercambios suplementarios, deben ser programados sólo después que los intercambios internacionales oficiales del año se hayan confirmado. También es la responsabilidad del club seguir las políticas para la organización de intercambios suplementarios y de pagar las cuotas correspondientes. El formulario de renovación para el 2014 debe ser enviado a FFI antes del 15 de enero del 2014 junto con la cuota de afiliación del club de $10 dólares por persona y $17 dólares por familia. Esto debe basarse en el número de miembros que el club tuvo a finales de Por favor tome en cuenta que esta cuota se incrementará en el año 2015 de la siguiente manera: la cuota de afiliación aumentara en 2015 a $15 dólares por persona $25 dólares por familia. Esto debe basarse en el número de miembros que el club tuvo a finales de 2014.

2 B. Cuotas y políticas 1. Intercambios: Los intercambios de Friendship Force son asignados cada año por FFI basados en diferentes factores, incluyendo la historia del club, preferencia y disponibilidad de los clubes de la contraparte. La meta para un intercambio es tener 20 a 25 personas que viajen por una semana (5-7 noches). Si se solicita, y si se dispone de alojamiento, una segunda o tercera semana se puede agregar. La participación de un embajador en un intercambio es por solicitud. Los embajadores y anfitriones serán cuidadosamente seleccionados para garantizar la compatibilidad con el programa. El club embajador que va a viajar es responsable en reclutar y preparar a los ciudadanos locales para la experiencia de alojamiento con una familia. El club anfitrión es responsable en reclutar y preparar a los ciudadanos de la comunidad de aquellos que abren sus casas a los embajadores de visita. Cada intercambio se realiza bajo la dirección de un director de intercambio, quien es designado por los clubes, y está de acuerdo con las políticas de intercambio establecidas por FFI. 2. Intercambios especializados En adición a los intercambios regulares, ahora hay más opciones disponibles: a. Intercambios temáticos añade un enfoque especial a la experiencia de alojamiento. Los temas pueden estar relacionados con intereses comunes (senderismo, ciclismo, acolchado, la elaboración del vino, eventos culturales, interculturales foros de debate y grupos de varias generaciones), la educación (profesores o estudiantes), proyectos humanitarios, lengua de aprendizaje, etc. El director de intercambio trabajara con FFI y el club anfitrión para diseñar un itinerario único y luego reclutar a los embajadores que comparten un interés en el tema. Los embajadores pueden ser de uno o varios clubes, o el intercambio puede estar abierto a candidatos de cualquier lugar. b. Intercambios globales Están organizados para atraer embajadores de cualquier parte del mundo. Usualmente tendrán un tema específico o se centran en la comprensión cultural. Los intercambios mundiales son organizados por el club anfitrión, reclutando embajadores a través del marketing en Internet proporcionado por FFI. c. Intercambios de Descubrimiento proporciona un itinerario exhaustivo que combina experiencias cortas con familias y actividades culturales de la región para descubrir un país específico. Los destinos suelen ser las regiones en que FFI tiene el objetivo en desarrollar un nuevo club. d. Colaboración y Programas de Contrato: De vez en cuando FFI ofrece intercambios basados en un acuerdo de asociación con otra organización. Cada programa tiene sus políticas, procedimientos y honorarios. 3. Directores de Intercambio Directores de Intercambio (ED) proporcionan el liderazgo necesario para un intercambio éxito. El ED es seleccionado por el club local y debe comunicarse con FFI para la planificación del intercambio. Un manual para los directores de intercambio (ED) es proporcionado por FFI para orientar la planificación y el liderazgo del intercambio. Los clubes deben asumir el proceso de nombramiento con mucha seriedad, ya que el éxito del intercambio depende principalmente en la calidad del liderazgo. Se debe dar preferencia a las personas quienes tienen experiencia previa o quiénes demuestran liderazgo. 4. Reclutamiento para el anfitrión y el embajador El director de intercambio que va a viajar debe reclutar embajadores cualificados, al mismo tiempo mantener una lista de espera. En la mayoría de los casos, el número de embajadores debe ser personas. Intercambios con menos de 15 personas podrán llevarse a cabo, con aprobación de los clubes involucrados y con el permiso otorgado de FFI. Los ED deben buscar a los embajadores y los anfitriones calificados dentro del club y también en la comunidad. Ser miembro del club no debe ser un requisito para someter una solicitud para un intercambio, pero los clubes pueden pedirles 2

3 que se hagan miembros cuando se unan a su primer intercambio. Hay que tener cuidado en revisar todos los solicitantes y aceptar sólo aquellos que entienden la meta de la organización. Es importante evitar un proceso que solo requiere que los miembros del club firmen su nombre en una lista, lo cual sugiere que la aceptación es automática. Se les aconseja a los directores de intercambio seguir los procedimientos indicados en el manual de ED para asegurar un intercambio exitoso. El manual está disponible en la página web de FFI. Un DVD informativo también está disponible bajo petición 5. Movilidad y las Limitaciones de Salud Los intercambios de Friendship Force están designados en recibir a gente de todas las edades y origines a que participen. Esto incluye a niños, adolescentes, adultos, los participantes de edad avanzada y personas con discapacidades. Sin embargo, los solicitantes con requisitos especiales pueden ser aceptados sólo si el ED anfitrión se compromete de antemano en que su club puede satisfacer esas necesidades especiales. Esto es para proteger la seguridad y comodidad del embajador, así como el club anfitrión. Además de los embajadores que tienen necesidades especiales, es importante reconocer que el nivel de actividad física necesaria para un intercambio de Friendship Force varía según la situación de alojamiento, así como el itinerario del programa. Por lo tanto, el ED embajador deberá cumplir las siguientes normas para asegurar que la persona acepte sólo a aquellos candidatos que cumplan con los requisitos físicos del intercambio. Si un ED tiene alguna pregunta relacionada con estas políticas, él / ella debe hablar con el personal apropiado de FFI para la clarificación y orientación. a. El ED anfitrión le proporcionar información al ED embajador sobre el nivel de actividad física que se requeriré durante el intercambio, incluyendo la cantidad y distancias que tendrá que caminar, así como las condiciones de vida y el tipo de transporte que se utilizará durante el intercambio. (FFI proporcionará una lista para ayudar en este proceso.) El ED embajador les proporcionará esta información a los embajadores quienes están interesados por escrito, antes de aceptarlos. Así el ED tendrá en cuenta la capacidad de cada solicitante para realizar los requerimientos físicos del intercambio y decidir si lo acepta o no. Si el ED quiere aceptar un candidato que no puede cumplir con los requisitos físicos o que tiene necesidades especiales, el ED embajador debe consultar con el ED de alojamiento primero. Si el acepta y está de acuerdo en que el anfitrión puede acomodar a ese solicitante con seguridad y comodidad, entonces el ED embajador puede aceptar al solicitante. b. El ED embajador le recordará a todos los candidatos que tomen en serio las preguntas sobre la aplicación respecto a su salud. Estas preguntas son para su propia seguridad y deben ser completadas con honestidad. Si el ED descubre que un embajador no proporciono información completa o verdadera, esa persona puede ser retirada del intercambio. c. Debido a que los intercambios tienen diferentes requisitos físicos, el ED embajador no aceptará automáticamente miembros del club para un intercambio. Sólo los solicitantes que pueden demostrarle su capacidad en cumplir con los requisitos físicos, serán aceptados. d. Si el ED tiene dudas sobre la capacidad del solicitante, él o ella puede pedirle que aporte referencias relativas a las capacidades físicas. A discreción del ED, esto podría incluir el requisito de proporcionar una declaración del médico apoyando la capacidad para llevar a cabo los requisitos del intercambio. En tales casos, el ED debe proporcionar al médico una declaración precisa sobre el tipo de actividades y las condiciones de vida previstos en el intercambio. NOTA: Esta disposición es para proteger la salud y la seguridad del solicitante. e. Capacidad del anfitrión: Mientras que la pregunta de la actividad física se aplica principalmente a los embajadores, el ED anfitrión también se debe asegurará de que sólo los anfitriones cualificados sean 3

4 seleccionados para el intercambio. Suele esperarse que los anfitriones participen en las actividades del intercambio, y proporcionen una variedad de actividades individuales a los embajadores- sólo aquellos que puedan llevar a cabo estas actividades serán elegidos como anfitriones. i el anfitrión está obligado a conducir durante el intercambio, es esencial que sólo aquellos que están perfectamente cualificados para llevar a cabo esta responsabilidad se acepten. Los clubes anfitriones se les anima a utilizar apoyo de otros miembros, según sea necesario para ayudar a los anfitriones que pueden tener limitaciones. 6. Reclutando embajadores de otras comunidades El aumento en la promoción de los intercambios por correo electrónico y el catálogo en línea, junto con la flexibilidad de viaje, hace posible que los embajadores de cualquier lugar del mundo puedan unirse a un intercambio. Como resultado, los EDs embajadores están buscando cada vez fuera de sus propias comunidades para solicitantes cualificados que llenen su intercambio. Dado que estos candidatos no pueden asistir a talleres o encontrarse cara a cara con el ED, otras técnicas son necesarias para garantizar que sólo los candidatos cualificados se acepten en el intercambio. Los EDs que deseen reclutar embajadores fuera de su comunidad deben seguir estas guías: a. La solicitud del embajador incluye el siguiente parágrafo: "En el caso de que el solicitante no pueda reunirse en persona con el director de intercambio, se le pedirá que proporcione las referencias y la documentación complementaria". Esto permitirá que el ED pueda solicitar referencias cuando sea necesario para respaldar la solicitud b. El ED debe corresponder con el solicitante por correo electrónico y también hablar con él o ella por teléfono. Si el solicitante está en un país diferente, el DE puede solicitar la asistencia de FFI para entrevistar a los solicitantes. El ED debe tener varias conversaciones o mensajes electrónicos con el candidato, incluyendo una discusión detallada sobre el intercambio y por qué el candidato está interesado en participar. c. Después de hablar sobre el intercambio con el solicitante, el ED decide tener en cuenta a esta persona para el intercambio, el ED debe obtener al menos una referencia escrita del solicitante. Este debe ser el presidente del club a el que pertenece u otra referencia del club adecuado. Aquellos clubes que se les pide proporcionar referencias deben ser honestos al responder las preguntas del ED. También se puede solicitar referencias de alguien que no sea miembro de Friendship Force, en caso que el solicitante no sea miembro de un club de FFI. Por lo menos dos referencias deben ser obtenidas. Si una persona que no es miembro vive en una comunidad donde hay un club, se le puede pedir que se reúna con una persona o un líder de ese club local. d. El ED deberá darle información y materiales importantes a todos los solicitantes, incluyendo a ellos que no sean parte de su club. Para establecer comunicación con todos los embajadores el ED puede mandar un correo electrónico donde todos los participantes puedan interactuar. 7. Plazo de reclutamiento: Una lista de los embajadores debe ser enviada al club anfitrión y a FFI 60 días antes del intercambio. La aplicación de embajador deberá ser completada y firmada por cada embajador y anfitrión. Si no se cumplen los plazos especificados, esto puede resultar en la reprogramación o cancelación del intercambio. 8. Cuota de FFI para el embajador Cualquier actividad entre los clubes que consistan en proporcionar alojamiento durante la noche se considera un programa oficial de Friendship Force. (La única excepción es un intercambio domestico de1-3 noches en clubes de la zona.) FFI cobrara una cuota adecuada por cada actividad, en base a las políticas adoptadas por la Junta Directiva de FFI. Las cuotas se utilizan para apoyar las actividades de intercambio y también podrán ser usadas para mantener a FFI para que sea una organización internacional fuerte. Una explicación más detallada sobre las finanzas de FFI se puede 4

5 encontrar en la sección Club Resources en la página de FFI. a. Nuevo en 2014: Intercambios normales: Cada embajador paga una cuota para tener la experiencia de FFI. La cuota que los embajadores deben pagar a FFI se debe 60 días antes de la salida del intercambio. La cuota de embajadores de FFI para 2014 es de $165 por semana (5-7 noches) para los clubs de EE.UU. y $140 por semana para todos los otros clubes. b. Intercambios especializados: Las tarifas para los intercambios especializados incluyen todas las actividades que forman parte del programa de intercambio formal, así como las cuotas FFI. Cada intercambio es único: los honorarios variará según la duración y costo del programa. Los diversos costos son desarrollados por el ED, aprobados por FFI y se presenta como un precio global. c. Intercambios suplementarios: Vea la sección "C" a continuación para las tarifas de estas actividades. 9. Presupuesto de los clubes embajadores locales: Hasta $25 por persona puede ser añadido al costo de un intercambio, el comité de intercambios se encargara de colectar esto. Estas tarifas cubren los costos de administración del intercambio a nivel local y son recogidos y retenidos por el club, no por FFI. Estas tarifas no son reembolsables si el embajador se abstiene de participar en el intercambio o si el intercambio se cancela. 10. Cuotas para el Club Anfitrión El club anfitrión es responsable de proporcionar un programa cultural interesante para los embajadores. Además de la planificación de las actividades, el ED anfitrión deberá asegurarse de que los embajadores tengan tiempo suficiente con sus anfitriones y también para que los embajadores puedan explorar la zona por su propia cuenta. Los costos de las actividades fuera del hogar (las que no son planeadas por los anfitriones) deben ser pagados por los embajadores. a. Para pagar el costo de las actividades del grupo, el club anfitrión recibirá un pago de $100 dólares por embajador (incluyendo el director de intercambio) por una semana de alojamiento (5-7 noches). El pago puede ser usado para pagar por las fiestas e comidas de bienvenida/despedida, y por otras actividades que le de al embajador una excelente orientación cultural de la ciudad y la región. También pueden usarse a la discreción del anfitrión para permitir que los anfitriones participen en estas actividades. b. En algunos casos el director de intercambio de alojamiento puede recomendar actividades que no estén cubiertas por la cuota de $100. Si el director de intercambio embajador está de acuerdo, el costo puede aumentar. Sin embargo, si el costo es más de $100, el director de intercambio de alojamiento presentara un presupuesto completo de todas las actividades, tanto el programa cultural básico y las otras actividades adicionales, antes del intercambio y después, dando contabilidad de los gastos actuales c. La cuota del programa no cubre el costo de transportación para los embajadores de la ciudad de llegada o ida a la cuidad de los anfitriones, o para cualquier tour antes o después de la semana del intercambio. Si el director de intercambio embajador le pregunta al director de intercambio anfitrión que ayude con estos acuerdos, los costos deben ser acordados antes y deben ser designados como transportación y /o costo del tour." Gastos de transportación y tours no son considerados parte de la cuota del programa, y debe tratarse por separado con los detalles del pago y la contabilidad arreglada entre los dos directores de intercambio. d. Para algunos clubes la cuota básica normalmente es más de $100 y es aprobada por FFI. Esto se debe a los costos en su ciudad y el costo del transporte necesario que se debe proporcionar a los embajadores durante el intercambio. El ED será notificado de esta situación al inicio del proceso de planificación. 5

6 e. La cuota del programa normalmente es transferida directamente al club anfitrión, los dos ED se deben poner de acurdo en este proceso. Los $100 no son reembolsables si el embajador cancela el intercambio menos de 60 días de la salida. Las cuotas deben ser transferidas al club anfitrión junto con cualquier otra cuota correspondiente. En el caso de que el club embajador no pague por todos los embajadores confirmados, FFI adelantará los honorarios al club anfitrión y los coleccionará del club embajador. 11. Cuotas de FFI para el Director de Intercambio Es apropiado que el ED embajador gane una parte o todo el costo básico del intercambio de Friendship Force que esta dirigiendo. La razón para proveerle al ED una parte o todo el costo del intercambio es para motivarlo y esforzarlo para que reclute gente, para tener un intercambio lleno. También para reconocer la responsabilidad asociada con la dirección de un intercambio internacional. Cada club debe adoptar una póliza escrita y debe ser publicada dentro del club para que todos los miembros estén enterados. Los directores de intercambio deben cotizar sus intercambios de acuerdo con la póliza del club. Si un miembro de otro club se une al intercambio tiene que aceptar sin objeción la póliza del club. a. Cuotas de FFI para el embajador: El ED embajador recibirá un descuento en las cuotas de FFI si hay al menos 15 embajadores en el intercambio que hayan pagado toda las cuotas del programa. Habrá una exención total de las cuotas, para el ED si hay al menos veinte embajadores que hayan pagado todas las cuotas. b. Otras Cuotas: Dependiendo en las pólizas de cada club embajador el descuento para el director de intercambio puede ser incluido en lo siguiente: (a) costos de viaje de ida y vuelta, (b) costos de viajes y excursiones que forman parte del intercambio y (c) las cuotas para el club anfitrión. No es apropiado incluir los gastos opcionales y personales incluyendo costos de visa o pasaporte etc. 12. FFI Supervisión y seguimiento de los intercambios Para asegurar que los intercambios de FFI ofrezcan experiencias culturales de alta calidad para los embajadores y anfitriones, FFI monitora el planeamiento y el reclutamiento de cada intercambio. Esto incluye: (a) la selección de los directores de intercambio y las fechas de intercambios, (b) la confirmación del itinerario final y el precio, (c) el reclutamiento de embajadores y anfitriones cualificados, (d) el pago de cuotas de acuerdo con las normas de FFI. El ED embajador debe estar preparado a darle información a FFI cuando se lo pidan, como los detalles del intercambio, el estado de reclutamiento, los nombres y las edades de los posibles embajadores, y el estatus de pago de las cuotas. Esta información es útil en determinar si el progreso del intercambio es normal o si se necesita apoyo adicional del club embajador u otros clubes o líderes en la región, o de FFI. En la mayoría de los casos, intervenir lo mas rápido posible en un intercambio que esta teniendo dificultad resulta en un intercambio exitoso. Si se determina que el reclutamiento de embajadores no es satisfactorio, FFI puede cancelar o posponer el intercambio y asignar a otro club que este en la lista de espera. 13. Visas Es la responsabilidad del ED embajador determinar si necesitaran visas para viajar al club anfitrión. Esto debe hacerse al recibir la asignación. Si obtener las visas podría ser problema, tome los siguientes pasos: a) El ED embajador debe consultar lo mas pronto posible con los oficiales de la embajada o del consulado del país para determinar los pasos necesarios para solicitar las visas. b) FFI y el club anfitrión deben responder inmediatamente a cualquier pedido para documentación relacionada con el intercambio. Sin embargo, el club embajador no debe esperar que las familias anfitrionas puedan ofrecer invitaciones particulares que incluyan garantía financiera. 6

7 c) El embajador ED deben examinar a todos los solicitantes para el intercambio y rechazar a cualquiera que puede ser un riesgo de no volver a sus países. Esto es muy importante porque cualquier violación hará difícil o imposible recibir visas para otros países. d) El embajador ED debe asegurarse que todos los solicitantes pidan la entrevista lo más pronto posible, para evitar problemas a última hora. e) El club anfitrión debe reconocer que las decisiones sobre las visas están fuera del control del club embajador y que muchas veces la decisión se hace al último momento. En tales situaciones, el club anfitrión debe mantener abierta la posibilidad del intercambio, pero a la vez evitar compromisos firmes hasta que se hayan expiado las visas. En algunos casos esto quiere decir que los arreglos finales no se harían hasta justo antes del intercambio. 14. Embajadores jóvenes a. Embajadores jóvenes que participan en un intercambio regular de Friendship Force recibirán un descuento del 50% en las cuotas. El descuento no es aplicable a los intercambios designados específicamente para los embajadores jóvenes, pues estos intercambios tienen sus cuotas especiales. Un embajador joven es alguien de 18 años o menor o un estudiante de tiempo completo de 26 años o menos. Niños menores de 2 años quien participe en un intercambio con sus padres no tendrán que pagar ninguna cuota. b. FFI puede organizar intercambios que son designados específicamente para estudiantes y jóvenes. Cada intercambio de estudiantes/jóvenes tendrá un itinerario que se desarrollara junto con el embajador y los líderes anfitriones. También establecerán los precios, alojamiento y régimen de supervisión adulta adecuada para el intercambio. Antes del intercambio, el ED embajador le proporcionará al ED anfitrión la documentación completa para cada estudiante/joven embajador con respecto a seguro médico, la autorización de los padres, y la designación de guardián. Todos los arreglos para el intercambio de estudiantes/jóvenes, incluyendo los precios, están sujetos a la aprobación de FFI. c. Personas menores de 18 años que no son acompañados por sus padres deben tener un guardia designado durante el intercambio de FFI. FFI provee copias de los documentos legales apropiados en la página de Internet. Los niños menores de 16 años deben viajar y hospedarse en el mismo hogar con un pariente o guardián designado. 15. Seguro de Viaje Todos los embajadores de Friendship Force están requeridos a tener un seguro medico y de viaje adecuado que cubra emergencias durante su intercambio. Este requerimiento puede ser cumplido en uno de las siguientes formas, (a) con su póliza existente si cubre viajes internacionales, (b) con la póliza que ofrece FFI en nuestra página de Internet, o (c) comprar una póliza separada de seguro de viaje. La solicitud de embajador incluye la siguiente declaración: Yo estoy de acuerdo en conseguir el seguro adecuado para el viaje y para emergencias médicas durante el intercambio. Para los embajadores que no quieren comprar seguro médico deberán llenar un formulario donde rechaza comprar seguro médico y debe ser firmado por el embajador y después notariado, esto es a la discreción del director de intercambio. 16. Evaluaciones de intercambio Dentro de 30 días de terminar el intercambio, cada ED debe completar y enviar la evaluación del intercambio usando el formulario que provee FFI. Si hay muchos comentarios negativos, FFI se pondrá en contacto con el club o clubes mencionados y colabora con el club para ejecutar medidas correctivas. FFI tomara en cuenta los resultados de la evaluación al determinar futuros intercambios. Los clubes que tienen intercambios excelentes con regularidad, se les dará prioridad en futuros intercambios, y los clubs con evaluaciones bajas serán monitoreados por FFI. Si los problemas 7

8 no se resuelven, FFI puede suspender los intercambios hasta que el club demuestre la habilidad de llevar a cabo un intercambio de Friendship Force adecuado. 17. Cancelación de un embajador Si el embajador cancela más de 60 días antes de la partida, FFI le reembolsara al embajador las cuotas del programa. Si el embajador cancela en menos de 60 días del intercambio no se le reembolsara las cuotas. Se les recomienda a los embajadores en solicitar un reembolso a través de su seguro de viaje; FFI le ayudará a los embajadores con este proceso y proporcionara toda la documentación necesaria.la cuota del Comité Local no es reembolsable en cualquier momento. 3. Tarjeta de crédito: Aceptamos: Visa, MasterCard o American Express en la pagina de Internet de FFI. Valla a: Haga clic en Support FFI. Seleccione Legacy Fund, Exchange Payments or Club Dues. Pagando por Internet es simple, conveniente y muy seguro. Todos los trámites deben incluir información completa para identificar el club o el intercambio y el propósito del pago. En el Japón, el Reino Unido, y Australia y Nueva Zelandia, se han hecho arreglos especiales con los bancos, y los pagos deben hacerse de acuerdo con los procedimientos establecidos por FFI para estos países. 18. Cancelación de intercambio FFI reserva el derecho de cancelar un intercambio si se considera que llevarlo a cabo podría ser un riesgo innecesario o de peligro por parte de los embajadores. En algunos casos la cancelación se puede deberse al hecho de que el club anfitrión no ha proporcionado un programa adecuado para los embajadores. En este caso, FFI trabajará con el ED embajador para desarrollar un itinerario alternativo adecuado. Además, si FFI cancela cualquier intercambio todas las cuotas de FFI serán reembolsadas. 19. Procedimientos de Pago Los pagos deben hacerse en dólares, y se pueden hacer de tres formas: 1. Cheque: El pago se puede hacer con cheque y se debe mandar a esta dirección: Friendship Force International The Candler Building 127 Peachtree Street, NE, Suite 501 Atlanta, GA 30303, USA 2. Transferencias bancarias: Por favor contacte a FFI para la información del banco. C. Oportunidades de intercambio Suplementarias Además de los intercambios regulares planificados y coordinados por FFI en nombre de la red global de Friendship Force; los clubes tienen la oportunidad de organizar varios tipos de actividades de intercambio suplementarios. El propósito de cada una de estas categorías es complementar el intercambio regular y debe ser planificado sólo después de que el de intercambio regular para el año se haya establecido. 1. Intercambios domésticos Un intercambio domésticos es un intercambio oficial del club a club entre dos clubes del mismo país. Intercambios domésticos son complementarios a un intercambio regular, proporcionándoles la oportunidad a los miembros dentro de un país en conocerse. Intercambios domésticos están autorizados sólo entre clubes de un mismo país y, por lo tanto, no están disponibles en los países donde hay un solo club. Los intercambios no pueden llevarse a cabo a través de una frontera nacional a un club de un país vecino. Los clubes que deseen realizar intercambios domésticos deben seguir estos procedimientos: 8

9 a. Programación: Intercambios domésticos pueden ser programados entre dos clubes de un país después que todos los intercambios internacionales regulares se hallan confirmado para el próximo año. b. Duración: Un intercambio doméstico puede ser de 1-7 noches en el club anfitrión. c. Cuotas: No hay cuota de FFI para intercambios domésticos de 1-3 noches. Sin embargo, hay una cuota de FFI de $50 por persona para los intercambios de 4-7 noches. c. Procedimiento de información: Cuando el intercambio doméstico ha sido confirmado entre los dos clubes, los presidentes de los clubes o los directores de intercambio deben ponerse en contacto con FFI para registrar la visita para que pueda ser incluido en el calendario principal de FFI y así FFI tendrá un registro actualizado de las actividades de los clubes. 2. Visitas internas de clubs en Europa En reconocimiento de la reducción de barreras entre los países le la Unión Europea, y también para reservar el alojamiento regular para los clubes de otras regiones, FFI a suplementado un programa llamado Visitas Internas de Clubes en Europa. Estas visitas son diseñadas en ser mas cortas con menos costos que un intercambio regular. Las visitas de los clubes son suplementarias, y no deberán verse como una alternativa a un intercambio internacional regular. Los clubes europeos que desean tener intercambios regulares de alojamiento de una semana dentro de Europa pueden hacerlo a través del proceso regular de FFI. Los clubes europeos que desean realizar intercambios internos entre los clubes de su propio país pueden hacerlo siguiendo los procedimientos de un intercambio doméstico. La Junta Directiva de Friendship Force continuará examinando esta política para garantizar en que se logre los objetivos sin poner en peligro otras actividades. Los clubes que desean tener un intercambio interno deben seguir las siguientes políticas: a. Programación: Los clubes de Friendship Force en la Unión Europea podrán llevar a cabo intercambios internos. Estos intercambios deben ser programados directamente por los dos clubes, pero solo después que los intercambios internacionales se hayan confirmado. Al programar la visita, los clubes también deben discutir la posibilidad de una visita recíproca en el futuro, y determinar de antemano si el intercambio de retorno sería una visita interna o un intercambio regular. Los clubes no están autorizados a cambiar un intercambio regular dentro de Europa a una visita interna. b. Duración: Las visitas internas en Europa pueden ser de 1-4 noches. Los clubes no están autorizados en tener un intercambio de más de cuatro noches. d. Uno a la Vez: Puesto que el propósito de la visita interna en europea es proporcionar oportunidades para visitas cortas y de bajo costo, por lo general durante un largo fin de semana, una sola visita se puede programar a la vez. Los clubes no están autorizados para planificar visitas múltiples como parte del mismo intercambio. Las visitas a más de un club son mucho más complicadas y costosas. Por lo tanto, no cumplen los criterios para una visita interna. NOTA: Los clubes que desean tener varias oportunidades de alojamiento en un intercambio puede hacerlo, solicitando un intercambio regular de dos semanas. También pueden combinar una semana de intercambio regular con el nuevo procedimiento de un intercambio de escala (vea el punto 3 más adelante), añadiendo una visita de 1-4 noches en el camino a su destino final. FFI también está preparado en trabajar con los líderes europeos para diseñar intercambios especializados que siguen el formato de un intercambio de descubrimiento, que puede incluir alojamiento breve en varias casas de familia como parte del intercambio. d. Cuotas: Abra una cuota para el embajador de $25 por persona para las visitas internas en Europa. Las cuotas para el club anfitrión deberán ser negociadas con los clubes. e. Procedimiento de información: Cuando el intercambio interno ha sido confirmado entre los dos clubes, los presidentes de los clubes o los directores de intercambio 9

10 deben ponerse en contacto con FFI para registrar la visita para que pueda ser incluido en el calendario principal de FFI y así FFI tendrá un registro actualizado de las actividades de los clubes. 3. Intercambio de escala Un intercambio de escala incluye alojamiento de 1-3 noches proporcionado por un club anfitrión para embajadores que transita por la zona durante el viaje desde o hacia un intercambio regular. El propósito es: (a) proporcionar más alojamiento para los embajadores y (b) proporcionar más oportunidades de alojamiento para los clubes anfitriones. Los clubes no tienen la obligación de proporcionar un programa y debe sentirse libre de rechazar si no es conveniente. Los directores de intercambio, que deseen organizar un intercambio de escala deben seguir estos procedimientos: a. Programación: el intercambio de escala se debe acordar directamente con el club anfitrión y el ED embajador, asegurándose de que esto no interfiera con las responsabilidades de un intercambio regular del club anfitrión. b. Informes: Una vez que el intercambio de escala ha sido confirmado entre los dos clubes, el ED o presidente del club debe registrar la escala con FFI para que pueda ser incluido en el calendario principal de FFI y así FFI tiene un registró completo de las actividades del club para el año. c. Tarifas: Habrá una cuota de $20 por persona por noche. La cuota para el club anfitrión puede ser negociada directamente entre el embajador y el anfitrión. d. Política de escala: Clubes que están en ciudades populares, se les anima desarrollar una política sobre cómo van a responder a las solicitudes. Algunos pueden decidir que no pueden proporcionar alojamiento pero pueden dar asesoramiento sobre hoteles y tours en la región. Otros pueden optar por examinar las solicitudes caso por caso. FFI estará encantado en publicar las políticas que se desarrollan en estos clubes. 10

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