Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera CRÉDITO Y CARTERA. PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO:

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1 Versión: 09 Página 1 de 10 PROCESO y/o SUBPROCESO: CRÉDITO Y CARTERA PROCEDIMIENTO: CONDICIONES GENERALES Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales, y la documentación del subproceso. Para legalizar un pago, se requiere el soporte correspondiente al medio de pago utilizado o se verifica la información, mediante la consulta con el código del estudiante en el Sistema de Información. Para tramitar créditos directos, se verifica previamente si hay aprobación por parte del Líder nacional de Crédito y. Cuando se presenten saldos a favor del estudiante mayor a $ 3.000, se debe hacer una congelación, verificando previamente que el estudiante no tenga deudas directamente con la Universidad y que el servicio cancelado haya sido legalizado. De lo contrario se debe llevar a la cuenta contable de aprovechamientos. Para legalizar pagos con saldos a favor del estudiante, se verifica previamente en el sistema de información que el dinero esté congelado. Cuando se contabiliza por validación automática, se imprime solamente una factura para anexarla a los archivos planos que envían los bancos diariamente. En caso de presentarse un estudiante a reclamarla se procede a imprimirle una copia. Para envío del informe diario de facturación, se debe verificar que los documentos contables lleven adjunto su respectivo soporte y que hayan quedado correctamente elaborados para remitirlos a revisión. Antes de enviar la documentación a empaste, se debe verificar que se encuentre totalmente foliada. Para envío de documentos a empaste, el campus de Bucaramanga lo realiza cada dos meses y los campus de Cúcuta y Valledupar lo hacen semestralmente, ya que comúnmente el departamento de contabilidad requiere hacer consultas y verificaciones. Mensualmente se revisa la conciliación bancaria enviada por Contabilidad a crédito y cartera de Bucaramanga para identificar los pagos pendientes por legalizar y proceder a realizarlos si es el caso, ya que no todos son facturados por este subproceso. Los valores que no se puedan identificar, se le notifican a contabilidad para que solicite al banco el soporte de consignación o indique cómo y quién lo debe legalizar pues todos los recaudos, no los factura Crédito y.

2 Versión: 09 Página 2 de 10 Los criterios para la aceptación de este procedimiento son: oportunidad en el reporte de los archivos de pago, disponibilidad y confiabilidad del sistema de información, disponibilidad de recursos y confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación cuando no se hayan especificado. Las solicitudes de información, consultas o cambios en la aplicación de este procedimiento serán atendidas mediante correo electrónico y deben ser aprobadas previamente por el líder del subproceso. Las actividades posteriores a la entrega de este procedimiento son: activación en Sistema SIGA-UDES de los pagos del estudiante según el concepto para trámites académicos, cobro de excedentes o congelaciones en los casos que aplique, ajustes contables solicitados, integración contable. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO P Recepción de la Información La legalización de pagos y abonos se realiza de acuerdo a las fechas establecidas en el calendario académico o según autorización de la Dirección Financiera para pago de matrículas y derechos pecuniarios, información de programación de educación continua, información sobre apertura de cursos intersemestrales y cursos virtuales e información sobre pagos de otros servicios prestados por la institución. Secretaria (o) Crédito y 1 Documento soporte de pago Se recibe el documento o soporte de pago necesario para realizar la legalización del servicio. Teniendo en cuenta lo indicado en el

3 Versión: 09 Página 3 de 10 Instructivo de Legalización de pagos CRC-IN-008-UDES se revisa el cumplimiento de los requisitos para cada caso. De acuerdo al pago realizado, se determina el tipo de registro contable a realizar, para el caso de derechos pecuniarios se revisa en la tabla de valores de los servicios que el valor cancelado corresponda al valor del servicio. Elaboración de Documento Contable Se procede con el ingreso de los datos en el sistema de información contable y se elabora el documento respectivo. Secretaria (o) Crédito y 1 Documento contable Sistema de Información con su respectivo soporte Para el caso de los archivos planos enviados por los bancos, se debe realizar la facturación en el sistema de información contable por la opción de validación automática. H De acuerdo al tipo de solicitud, se entrega el original del documento de legalización firmado y sellado. Reporte diario de facturación y cartera Se imprime el reporte diario de facturación y cartera del sistema de información, se adjuntan los documentos contables, que apliquen según el caso: facturas, recibos de caja, notas crédito y débito y sus soportes, pueden ser órdenes de pago con código de barra, consignación de Sistema Nacional de Recaudos, Secretaria (o) de Crédito y Diario Reporte diario de facturación y cartera. Documento contable Sistema de Información con su respectivo soporte

4 Versión: 09 Página 4 de 10 consignación cheques de gerencia, Boucher de tarjeta débito y crédito, reporte descuento por nómina, remesa, extractos, reporte de transferencias, reporte consignación de divisas y reportes de desembolsos de las entidades financieras. V Verificación de la legalización de pagos o abonos Se remiten los documentos contables y sus soportes al responsable de la revisión de la legalización de pagos, quien verifica el cumplimiento de requisitos de acuerdo al tipo de pago o abono realizado. Si se detectan errores se reportan a través de correo y se solicitan los ajustes correspondientes. En caso de no existir errores se notifica por correo la conformidad del movimiento diario. Una vez realizados los ajustes por el responsable, se procede con la generación del archivo de prueba de integración contable y se verifica que esté corregido. Secretaria (o) de Crédito y Líder de crédito y cartera 5 Correo electrónico Archivo de prueba de integración contable Integración movimientos contables Se procede con la integración de los módulos de facturación y cartera, si se detectan inconsistencias en la integración contable, se solicita por correo electrónico los ajustes correspondientes. Líder de Crédito y contabilidad 1 5 Correo electrónico

5 Versión: 09 Página 5 de 10 Validación de la integración contable y envío de soportes contables Una vez se realiza la integración total del mes, se le notifica a contabilidad a través de correo para que proceda con el cierre del mes y efectúe la conciliación bancaria. Líder de Crédito y 15 Registro en el sistema de información Correo Electrónico A Efectuada la conciliación mensual, la oficina de contabilidad reporta por correo electrónico al campus de Bucaramanga los valores pendientes por legalizar, quien es el encargado de revisar y remitir a los campus de Cúcuta y Valledupar lo que corresponda a cada uno de ellos para que realicen las legalizaciones pendientes. Secretaria (o) de Crédito y Los documentos elaborados con sus respectivos soportes deben ser entregados al proveedor encargado del empaste por medio de comunicación externa para su posterior envío al departamento de Contabilidad del campus de Bucaramanga quien es el responsable de su almacenamiento. Comunicación externa FIN

6 Versión: 09 Página 6 de 10 DEFINICIONES Archivos planos: corresponde al recaudo realizado por el banco a través de la facturación con código de barras. Congelación: concepto al cual se legaliza aquellos recaudos que no cubren el 100% de un servicio de matrícula o derechos pecuniarios. También es utilizado cuando el dinero recaudado debe quedar a favor del estudiante. Derechos pecuniarios: son los servicios que ofrece la universidad diferente a matrículas. Descongelación: concepto por el cual se hace uso del dinero a favor del estudiante, ya sea para pago de un servicio o la devolución del dinero a favor del estudiante. Se debe elaborar una nota crédito con el fin de legalizar la descongelación. Factura: documento soporte de legalización de un servicio pecuniario y/o matricula. Legalización: es la validación ante el sistema contable, de los pagos realizados por los clientes en las cuentas de la Universidad, ya sea por pago total del servicio o un anticipo al mismo. Recibo de caja: documento soporte de un abono realizado a la cartera del sistema. Validación: es la legalización automática en el sistema contable de los recaudos que realizan los bancos, a través de un procedimiento de cargue de archivos planos. Remesa: es la legalización que se realiza cuando un estudiante paga un servicio en uno del campus diferente al que se encuentra matriculado.

7 Versión: 09 Página 7 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba CP. Eliana Vargas Ariza 24/04/ Se realiza cambio en el encabezado de los documentos según lineamientos del Procedimiento Control de documentos y Registros CP. Eliana Vargas Ariza 04/05/2015 Se elimina en condiciones generales el aspecto de envío a Contabilidad, cuando se contabiliza por validación automática y se incluye la impresión de factura para anexar a archivos planos 02 Se elimina la realización de arqueo de caja, se incluye la generación de informe desde el módulo de facturación y cartera. CP. Eliana Vargas Ariza 08/05/2015 Se elimina en la actividad Remisión de documentos, el envío a contabilidad y se indica: a empaste. Se elimina el uso del formato de nota interna. Se aclara el registro: informe de facturación y cartera 03 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016

8 Versión: 09 Página 8 de 10 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN En Condiciones Generales: Se incluye el deber de facturación de otros servicios según contrato o de la Dirección Financiera. Se aclara el valor de los saldos a favor del estudiante que proceden a congelación. El tiempo de presentación de informe de pagos facturados. 04 En la actividad Recepción de la información se incluye en la descripción el Contrato de arrendamiento. En la actividad Verificación de la información se aclara en la descripción el uso del instructivo CRC- IN-008-UDES y se incluye en registros: Documento contable. CP. Eliana Vargas Ariza Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC- VAF 13/10/2016 Se ajusta la descripción de la actividad documento contable. En la actividad entrega de documento contable, se especifica a quien se realiza la entrega. Se actualiza el encabezado por aplicación de la mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional. 05 En condiciones generales se aclara sobre los saldos a favor del estudiante mayores de $ Se ajusta los responsables de las actividades. CP. Eliana Vargas Ariza 04/03/2017

9 Versión: 09 Página 9 de 10 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Eliana Vargas Ariza 06 Se ajusta la estructura del documento a los nuevos lineamientos establecidos de la Norma ISO 9001:2015 y a lineamientos institucionales. Sandra Carolina Villamizar B. Coordinadora de Crédito y Campus Cúcuta Lizeth Lorena Camargo Chinchia Coordinadora de Crédito y Campus Valledupar 04/09/2017 Carmen E. Guerrero González Coordinadora SGC-VAF Se amplían las condiciones generales: Para tramitar créditos directos, se verifica previamente si hay aprobación por parte del Comité Financiero. 07 Los valores que no se puedan identificar en la conciliación bancaria se le notifica a contabilidad para que solicite al banco el soporte de consignación o indique cómo y quién lo debe legalizar pues todos los recaudos, no los factura crédito y cartera. Eliana Vargas Ariza 13/11/2017 Para envío de documentos a empaste, el campus de Bucaramanga lo realiza cada dos meses y los campus de Cúcuta y Valledupar lo hacen semestralmente, ya que comúnmente el departamento de contabilidad requiere hacer consultas y verificaciones.

10 Versión: 09 Página 10 de 10 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 07 En el verificar se modifica el registro que genera la actividad. En el actuar se hace claridad de la actividad a realizar. Se incluyen las definiciones de remesa y derechos pecuniarios Eliana Vargas Ariza 14/11/ Ajuste de pie de página de acuerdo a Procedimiento Control de Documentos y Registros v 10. Esperanza Rojas Rojas Directora de Gestión Documental 11/08/2018 En la actividad Recepción de la información se aclara autorización de la Dirección Financiera para pago de matrículas y derechos pecuniarios En la actividad Elaboración del documento contable, se aclara que en los registros Documento contable Sistema de Información debe ser con su respectivo soporte 09 En la actividad Reporte diario de facturación y cartera se incluye en los registros Documento contable Sistema de Información con su respectivo soporte Eliana Vargas Ariza 13/10/2018 En Verificación de la legalización de pagos o abonos, se aclara qué hacer si existe o no errores Se inserta a título Movimientos contables el término Integración y se ajusta la descripción de la actividad