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1 1. Objeto de la contratación INVITACIÓN A COTIZAR No. INV Fecha de publicación: Suministro de publicaciones periódicas y seriadas, de contenido técnico- científico y de actualidad general de origen nacional e internacional en formato impreso / electrónico para la Biblioteca EPM. Ver Anexo. 2. Entrega cotizaciones Las cotizaciones deberán entregarse de manera física hasta el 26 de septiembre de 2011 hasta las 5:15 p.m. en la Carrera 54 No Plaza de Cisneros o a los correos y con copia a o al fax , debidamente firmadas por un representante de la empresa. Deben también enviarse necesariamente a Las cotizaciones que no se envíen a este no se tendrán en cuenta. Nota 1: Se entiende que las cotizaciones tienen una vigencia de 30 días. Nota 2: La recepción de cotizaciones por parte de LA FUNDACIÓN no implica ningún compromiso de continuar con el proceso de contratación debido a que se trata de una solicitud de cotización. 3. Formulario de precios A continuación relacionamos los ítems que deberán ser cotizados en pesos colombianos y sin decimales, de acuerdo a la tabla de valores. No. ISSN Título Cantidad Periodicidad (Ver Anexo 1) Valor unidad Valor total Observaciones Valor de la propuesta antes de IVA Valor IVA Valor total de la propuesta incluido IVA

2 4. Especificaciones esenciales del objeto. Ø En el Anexo se especifican los títulos requeridos Ø Garantizar que las suscripciones estén registradas como Institucionales ante los editores. Ø Cotizar el 100% de los títulos relacionados en el formulario. Ø Cotizar el título correspondiente al ISSN indicado en la lista. Ø Cotizar los títulos por un período de un año de suscripción. Los títulos deben ser suscritos por la vigencia Enero- Diciembre del Ø Presentar la oferta en un archivo Excel, respetando cada uno de los campos descritos en el punto 3 de la presente invitación. Ø En la casilla de observaciones, se deben hacer las aclaraciones que considere pertinentes, en el caso de que la publicación impresa incluya en forma gratuita el acceso en línea. Ø Ofrecer un sistema de administración de suscripciones que pueda ser consultado en línea por la Biblioteca (debe incluir las especificaciones técnicas del sistema) Ø Asumir la responsabilidad sobre cualquier reclamación ante los editores, sea por pérdida o deterioro de los números recibidos. Ø Reemplazar por otro título (de común acuerdo entre las partes), o hacer devolución del valor de la suscripción, en el caso de que un título sea descontinuado, durante el período Enero- Diciembre del Ø Realizar el trámite de las versiones electrónicas, ante los editores. Ø El valor unitario correspondiente a cada uno de los títulos deberá incluir los descuentos y demás costos adicionales (servicios de intermediación, impuestos, fletes, seguros) que cause la suscripción. No se debe liquidar descuentos, impuestos, fletes, seguros al final de la propuesta. 5. Aspectos Generales Ø El PROPONENTE debe ser persona jurídica no se recibirán propuestas de personas naturales. Ø El PROPONENTE se compromete con la Fundación EPM de suministrar las publicaciones contratadas sin consideraciones de: Pérdidas o daños en el envío, o situaciones que impidan el recibo apropiado del material. Las entregas contratadas debe ser nuevas, es decir, la Fundación no acepta fascículos usados. Ø El PROPONENTE debe cotizar la totalidad de los títulos incluidos en el cuadro de los títulos solicitados; en caso de no localizar alguna de las publicaciones, debe

3 comunicarse por escrito con la Fundación EPM para solicitar mayor información sobre el editor, el ISSN, Url y demás datos que permitan la identificación inequívoca del título requerido. Ø El PROPONENTE que resulte elegido debe enviar a la Fundación EPM todas las copias de los soportes de pago o documentos que acredite la cancelación al editor de la suscripción institucional o activación del acceso en línea de cada suscripción contratada, antes del 30 de Enero del Ø El PROPONENTE que resulte elegido debe acompañar cada remesa o envío de las publicaciones con una relación que contenga como mínimo la siguiente información: número y fecha del listado, título de la revista, ISSN, frecuencia, descripción del fascículo enviado (año, volumen, número, entre otros) y los anexos o suplementos, en caso de que existan. A su vez, La Fundación EPM acusará recibo al correo electrónico que designe el Proveedor o en su defecto firmará la copia de la relación de los números entregados, previa revisión de la persona encargada por la Fundación de recibir el material. Ø El PROPONENTE que resulte elegido se responsabilizará directamente ante los editores o distribuidores de los reclamos de fascículos no recibidos o recibidos en mal estado por la biblioteca., así mismo, de los contratos que el PROPONENTE celebre con los editores o distribuidores. Además, remitirá periódicamente a la Fundación, un informe que contenga los datos de cada título, con los números entregados en el último período de 3 meses, la relación de números reclamados a los editores e informará sobre los cambios bibliográficos de las publicaciones interrumpidas temporalmente, cambios de periodicidad, título o fusión, indicando cambios en cada caso y en general, toda la información bibliográfica que represente modificaciones respecto a los términos contenidos en el contrato y en los archivos de cada publicación. También, informará las razones por las cuales existen demoras en las entregas. Ej. Revistas para revisión y nacionalización en la Aduana. Ø El PROPONENTE que resulte elegido asume la responsabilidad sobre cualquier reclamación o infracción a los derechos de autor en que se puedan incurrir antes de la entrega de las publicaciones contratadas, dejando a salvo los intereses de la Fundación EPM, como un tercero de buena fe que adquiere las mencionadas publicaciones a un proveedor autorizado por los citados titulares de derechos. Ø Con respecto a las publicaciones que no se puedan adquirir por fuerza mayor, es decir, como el caso de fascículos que no se encuentren disponibles en las casas editoriales o sus distribuidores, o que sean declarados por el editor como descontinuados o fuera

4 de impresión, el Proveedor quedará exento de suministrarlos y el precio de los mismos deberá ser reembolsado a la Fundación EPM. El PROVEEDOR presentará un consolidado con la relación de los fascículos no suministrados y los respectivos soportes de los editores que evidencien las causas del no suministro. Posteriormente se levantará un acta firmada entre el interventor del contrato y el representante legal del Proveedor al momento de presentarse el hecho y donde se registre la fecha de pago a la Fundación EPM; además deberá reembolsar a la Fundación EPM, en un plazo no mayor de 30 días lo correspondiente a las suscripciones no realizadas o los fascículos dejados de recibir En caso de requerir información adicional deberá presentarlas mediante oficio en la Carrera 54 No Plaza de Cisneros Biblioteca EPM o en los correos a los cuales podrá enviar sus observaciones sin que reemplacen el medio oficial del documento escrito. 6. Condiciones contractuales a. Plazo de ejecución El plazo de ejecución del contrato será desde octubre de 2011 hasta Diciembre de Las publicaciones se entregarán desde enero hasta diciembre de 2012 b. Garantías ü Mantenimiento de la oferta sin modificaciones durante todo el proceso de selección y desarrollo del contrato. ü Garantía de Cumplimiento del Contrato (Póliza 20%), por una vigencia que comprenda el plazo de ejecución del contrato y cuatro meses más ü Calidad, para garantizarla se hará revisión semanal del material entregado. c. Forma de pago. LA FUNDACIÓN realizará el pago anticipado por el 100% del valor de la orden, dentro de los treinta (30) días siguientes a la presentación de la orden de pago o factura. d. Inhabilidades e Incompatibilidades

5 Ø El proveedor debe manifestar expresamente por escrito que no se encuentra en curso ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad contenida en la constitución política ni la ley. Ø La Fundación EPM podrá dar por terminado el contrato y ordenar la liquidación, en los casos en los cuales existan claras evidencias de que el proveedor está incumpliendo con las obligaciones contractuales.

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