TICs aplicadas a la gestión en centros de salud. José L. Ciani (1,2), Débora S. Guevara (1), Mauricio G. Magurno(1)

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1 TICs aplicadas a la gestión en centros de salud. José L. Ciani (1,2), Débora S. Guevara (1), Mauricio G. Magurno(1)

2 Caso de Estudio Soluciones implementadas en el Instituto Santa Lucía Paraná (ISLP), centro de salud privado, ambulatorio, situado en la ciudad de Paraná, Prov. de Entre Ríos, Argentina

3 Entre los años ISLP adquirió y refuncionalizó un viejo sanatorio dotándolo de la infraestructura y la tecnología necesaria para el ejercicio de la medicina actual y el confort que exigen los pacientes Se realizan prácticas médicas ambulatorias: consultas, estudios de diagnóstico, tratamiento y cirugías, principalmente oftalmológicas y otras especialidades médicas sin internación: plástica, piel, otorrinaringología, etc

4 - 14 médicos oftalmólogos, oculplásticos y residentes de oftalmología - 17 personas de apoyo: técnicos, enfermeros, secretarias, administración, limpieza, vigilancia prácticas anuales

5 TICs en el ámbito de salud - (e-salud) El desarrollo actual de las TICs (Tecnologías de la Información y la Comunicación) ha avanzado y ayudando en mucho, a satisfacer las necesidades operativas y de gestión actuales de centros de salud. El dinamismo del concepto de TICs nos lleva a no sólo pensar cuáles sistemas debemos adoptar sino que debemos pensar también cómo integrarlos para obtener los mejores resultados. Los equipos de gestión de los centros / áreas de salud deben realizar una tarea muy importante antes de adoptar sistemas tecnológicos: -Evaluar integralmente las necesidades operativas y de gestión del centro - relevar por donde pasarían las soluciones a esas necesidades - tener en cuenta la experiencia institucional - asesorarse e investigar el mercado en busca de aquellas tecnologías que fuesen apropiadas.

6 Necesidades habituales en centros de salud Comunicación interna: personal <-> médicos, médicos -> pacientes. Gestión de turnos: personales, telefónicos o por web, volcándolos a agendas, vinculado con proceso de admisión y administración contable. Historia Clínica digitalizada. Banco de Estudios e Imágenes digitalizado. Educación y actualización profesional, médica y técnica de integrantes del centro. Servicios de información al paciente y divulgación científica. Indicadores de gestión: contar con datos para conformarlos. Manejo de la Seguridad - Bioseguridad. Soporte a la administración contable, recursos físicos y tecnológicos.

7 Necesidades Comunicación interna Turnos, agendas, admisión Historia Clínica Estudios e Imágenes Educación y Capacitación Información al paciente y divulgación científica Indicadores de gestión Seguridad bienes y personas Bioseguridad Soporte adm. Contable Soporte adm. Recursos Físicos y Tecnológicos Sistemas involucrados Telefónico Audio Informático Telefónico - Web Informático Informatico - Video Informatico Video Audio Informático Telefónico - Video Audio Informático Telefónico Video Acceso Acceso Anti Incendio Anti Intrusos - Video Informático- Telefónico Acceso Informático Informático Informático Video Acceso

8 Mejoramiento de la comunicación interna Médico-personal: mediante el uso de teléfonos internos en cada uno de los puestos de trabajo, en consultorios, sala de estudios, oficinas, recepción, admisión, enfermería, cirugía, etc. Médico-paciente: llamado por teléfono conectado al sistema de audio central - evita el llamado a viva voz - los pacientes esperan en las salas de esperas confortables.

9 Turnos, Agendas, Admisión e HC Digital Mayor versatilidad procurando con un solo software con todas las funciones Elimina el uso de papel y archivos físicos. Base de datos parcialmente abierta para que resulta sencillo extraer datos para indicadores de Gestión Historia Clínica conforme a ley argentina N con medios que aseguren la preservación de su integridad, autenticidad, inalterabilidad, perdurabilidad y recuperabilidad de los datos. (accesos restringidos con claves de identificación, medios no re-escribibles de almacenamiento Back Up en DVD, control de modificación de campos, etc. )

10 Banco de estudios e imágenes digitalizado Adquisición directa de señales desde los equipos médicos (DICOM y no) Ingreso manual de datos por un operador en plantillas preformadas. Eliminación de papeles en circulación y archivo Desde cada terminal informática autorizada tener acceso a los estudios de los pacientes.

11 Educación y actualización médica y técnica Tele educación: transmisión On-Line (imagen+audio) de cirugías al ateneo para capacitar a los residentes médicos, sin que estos estén presente en el sitio quirúrgico. - personas + bioseguridad dentro del recinto. Teleconferencias desde el ateneo hacia otros centros. Temedicinina:

12 Información al paciente y divulgación científica Material propio desarrollado a través de la adquisición de imágenes y sonido de diferentes sistemas Integración de sistemas informáticos, con video y audio centralizado Producción de videos informativos y de divulgación científica Monitores LCD de grandes dimensiones en las salas de espera.

13 Obtención de indicadores de gestión Para la obtención se toman datos provenientes de varios sistemas proporcionados por el software que corre sobre servidores. El fin es que sirvan de insumo a la gerencia operativa/administrativa de la Institución para ajustar diversos aspectos organizativos, optimizar el trabajo del personal, recursos tecnológicos utilizados y mejorar la atención a los pacientes.

14 Indicadores de gestión Indicador Pacientes admitidos: por día, franja horaria, personal de admisión involucrado, medico, práctica realizada, obra social Solicitud de turnos: origen, franja horaria, recepcionista, tasa de faltas Asistencia del personal, llegadas tarde, descansos, dedicación de personal contratado por hora Desempeño/Ocupación del Personal Atención al paciente presencial: agilidad, demoras. Atención telefónica: atenciones, demanda no satisfecha, desempeño por telefonista Sistemas Informático Informático Telefónico - Web Informático Acceso - Video Informatico - Acceso Informatico Video Informático Telefónico

15 Ejemplo de resultados: Uso de Indicadores de gestión Gran impacto para la organización de las actividades de la Institución El uso de TICs posibilitó la medición un sinnúmero de parámetros En función de estos indicadores se han tomado decisiones: -redistribuyendo al personal de apoyo en diferentes puestos -redefiniendo sus horarios de trabajo, etc. Resultados tras 3 meses: + 17 % pacientes atendidos, + 26 % la cantidad de consultas telefónicas atendidas - 32 % tiempos de espera. Consulta médica o trámites. Sin ampliar la cantidad de profesionales, ni personal de apoyo, ni la infraestructura física o tecnológica del instituto.

16 Seguridad de los bienes y las personas, bioseguridad Se logra mediante el uso de tecnologías como controles de acceso y cámaras controlar al público en general en sectores comunes. Bioseguridad de áreas críticas: el control de acceso implementado reguló el ingreso al área no permitiéndoselo a personal no capacitado o ajeno al área redundando en una mejora de la bioseguridad.

17 Soporte administración contable, recursos Soporte a la administración contable: Sistema informático y el software necesario. Soporte a la administración de recursos físicos y tecnológicos: Informático: Bases de datos y doc de equipamiento e instalaciones Vinculándolo a otros sistemas se abren nuevas posibilidades para la gestión: - control de funcionamiento de equipamiento y sistemas mediante comparación de imágenes de video - control de la movilidad de equipos médicos utilizando los sensores de proximidad utilizado para el acceso de personas.

18 Conclusiones Las mejoras en la operatividad y la gestión que se logra con la adopción de un conjunto de sistemas basados en TICs pueden resultar notorias para un centro de salud. La utilización de las TICs: - brindan información confiable para la gestión - automatizan, facilitan, dejan registro certeros de la realización de un sinnúmeros de actividades operativas de apoyo o médicas, - reducen el número de papeles en circulación - mejoran la comunicación interna - facilitan el manejo de registros y su permanente utilización, como los ejemplifican las Historias Clínicas Digitales y Estudios de Diagnóstico. - diminuyen errores y perdidas de tiempo innecesarias.

19 Conclusiones Tecnologías y sistemas antes ligados casi exclusivamente a otros rubros, hoy están siendo utilizados para fines relativos a la salud. Ej: sistemas de control de acceso para mejorar la bioseguridad de áreas críticas hospitalarias. Las posibilidades de las TICs y su integración abre nuevos horizontes para obtener datos indispensables para elaborar indicadores de gestión, que permitan organizar personal, tiempos y actividades que se plasman en una mejora de la operatividad de toda la institución. Una mayor integración de sistemas automatiza acciones, que son realizadas por operadores lo que reducirían tiempos y gastos en salud.

20 Conclusiones Las tecnologías involucradas, el diseño de los dispositivos que integran los sistemas, velocidades a la que funcionan, el software y las posibilidades de interconexión están en avance permanente, encontrándose día a día nuevas funcionalidades. La aplicación beneficiosas de TICs en salud en el presente es indudable, esto es solamente una ínfima parte de lo que se estima será en el futuro cercano El uso de sistemas basados en TICs en salud redunda en mejoras operativas y de gestión, elevando la calidad en la atención de los pacientes, complementando, pero solamente en la justa medida, el ejercicio de la medicina y el arte de curar.

21 Preguntas?, Contactos José Luis Ciani Asesor Técnico y en Gestión de Instituciones de Salud Cel Ext Instituto Santa Lucía Paraná GEIC Grupo de Estudios en Ingeniería Clínica

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