MANUAL DE AYUDA MÓDULO PDA ALMACEN E INVENTARIO

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1 MANUAL DE AYUDA MÓDULO PDA ALMACEN E INVENTARIO

2 INDICE DE CONTENIDOS 1) INTRODUCCIÓN ) OPERACIÓN CON LA PDA ) GOTELGEST.NET PDA ) PANTALLA DE INICIO ) NUEVO DOCUMENTO ) EDITAR DOCUMENTOS ) ENVIAR DOCUMENTOS (EXPORTAR) ) RECIBIR DATOS ) MÓDULO GOTELGEST.NET PDA (PC ESCRITORIO) ) SINCRONIZACIÓN PDA HOST ) ENVIAR DATOS (HOST PDA) ) RECIBIR DATOS Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 2

3 1) Introducción El presente documento es un manual de uso del programa GOTELGEST PDA Almacén e Inventario (GAB). 2) Operación con la PDA Consultar el manual del modelo correspondiente 3) GotelGest.Net PDA 1) Pantalla de Inicio La pantalla de inicio del programa nos muestra las acciones principales. Cada una de las acciones pueden ejecutarse bien por la tecla de función indicada (F?) o seleccionándola mediante los cursores y pulsando ENTER. Nuevo (F1): Crear un nuevo documento de pedido, entrada, inventario, Documentos (F2): Gestionar los documentos ya almacenados en la PDA. Importar (F3): Importar los datos de artículos, códigos de barras, necesarios para crear documentos de almacén. Exportar (F4): Exportar los documentos de pedido, entrada, inventario, ya creados en la PDA. 2) Nuevo Documento Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 3

4 Un documento puede ser de varios tipos, dependiendo de la operación a realizar. Los principales documentos gestionables son: Partes de Almacén: Entrada, Salida, Traspaso entre almacenes, Inventario. Documentos de Compra: Pedido, Albarán. Documentos de Venta: Pedido, Albarán. Documentos personalizados. Consulte a su proveedor si tiene alguna duda sobre los documentos gestionados por su PDA. 1) Crear documento La acción Nuevo (F1) muestra la pantalla de Nuevo documento. Seleccionamos la fecha del documento, el tipo y otras opciones vinculadas al tipo de documento (cliente, proveedor, almacén, ) Una vez rellenado pulsamos Guardar (F1). El documento se ha creado. 2) Introducir líneas Se nos muestra el formulario de entrada de línea. Dependiendo del tipo de documento veremos precios o no. En la parte de arriba disponemos del control de búsqueda. En el introduciremos el código de artículo buscado o bien el código de barras. También es posible buscar el artículo por Nombre, para ello pulsamos F1 para cambiar el campo Por. Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 4

5 Una vez encontrado el artículo se nos muestra la información en la parte de abajo. Revisamos los campos de cantidad y precio y pulsamos Guardar (F2) para almacenar la línea La línea se queda guardada y el formulario queda preparado para seguir introduciendo nuevas líneas. 3) Búsqueda por código y nombre Se pueden buscar artículos por Código y por Nombre. Para cambiar el campo Por pulsamos F1. Tecleamos las palabras que debe contener el nombre, no es necesario que sean completas pero si deben tener el orden correcto. Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 5

6 Nos aparece un listado con los artículos que cumplen el criterio. Seleccionamos el correcto y pulsamos ENTER. Los datos del artículo correcto aparecerán ahora en el formulario de nueva línea. 4) Guardar el documento Si pulsamos la tecla ESC o cerramos el formulario de entrada de línea vamos a guardar el documento. Nos preguntará si queremos dejar ABIERTO el documento. Un documento tiene 3 estados: Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 6

7 ABIERTO: El documento todavía puede sufrir cambios, podemos editar y añadir líneas. CERRADO: El documento ya no puede cambiarse, está listo para enviar (exportar). Un documento no se puede enviar si no está CERRADO. ENVIADO: El documento ha sido enviado (exportado). Se almacena el registro para poder reenviarlo su hubiera habido algún error en la recepción. Los documentos enviados se borran en la siguiente exportación. 5) Añadir un nuevo código EAN Puede ocurrir que se lea un código de barras que no existe. Si eso ocurre el sistema nos indica Artículo no encontrado. Si el artículo existe en nuestra base de datos eso significa que el código de barras es nuevo y no está asociado al artículo. Hay que cargarlo. Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 7

8 PASO 1: Buscamos el artículo por código de referencia o nombre. PASO 2: Una vez lo hemos localizado nos aparecerá la acción Añadir EAN (F5) PASO 3: Cargamos el nuevo código de barras (EAN) en el formulario. Opcionalmente podemos indicar la cantidad de unidades que tiene el pack (por defecto 1). PASO 4: Guardamos el nuevo código EAN con F1. Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 8

9 Una vez realizado podemos comprobar que ahora cuando lea el nuevo código EAN identifica correctamente el artículo. 3) Editar Documentos Para revisar los documentos almacenados en la PDA pulsamos sobre la acción Documentos (F2). En la pantalla nos aparecerá un formulario en el que podemos revisar los documentos que están en los 3 estados posibles. Podemos movernos entre los diferentes estados mediante las teclas de cursor y o bien F3 y F4. ABIERTO: El documento todavía puede sufrir cambios, podemos editar y añadir líneas. El documento seleccionado se puede Cerrar (F1) o Eliminar (F2). Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 9

10 CERRADO: El documento ya no puede cambiarse, está listo para enviar (exportar). Un documento no se puede enviar si no está CERRADO. El documento seleccionado se puede Eliminar (F2). Podemos Enviar Todos (F1) los documentos cerrados ENVIADO: El documento ha sido enviado (exportado). Se almacena el registro para poder reenviarlo su hubiera habido algún error en la recepción. Los documentos enviados se borran en la siguiente exportación. Los documentos enviados se pueden Reenviar (F1) o Eliminar Todos (F2). Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 10

11 Para editar el documento, lo seleccionamos y pulsamos la tecla ENTER. Nos aparecerá el formulario de línea y podremos navegar entre las líneas con las teclas F3 y F4. Si el documento está ABIERTO podremos editar las líneas, eliminarlas (F5) o añadir líneas nuevas (F1). Si el documento está CERRADO solamente podremos visualizar las líneas. 4) Enviar documentos (Exportar) Podemos enviar documentos (exportar) desde la pantalla de inicio ejecutando la acción Exportar (F4) o bien desde el formulario de Documentos Cerrados. El sistema nos muestra una pantalla donde indicaremos los elementos a exportar. Podemos exportar los DOCUMENTOS y los nuevos PACKS que hayan sido cargados en la PDA. Al pulsar F1 el sistema realiza el proceso y nos muestra el resultado Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 11

12 5) Recibir Datos Para recibir los datos maestros (importar) desde la pantalla de inicio ejecutamos la acción Importar (F3). El sistema nos muestra la pantalla en la que seleccionamos los datos a importar. Si la opción Borrar Datos está activada, el sistema borra los datos seleccionados antes de cargarlos, si no los actualiza por lo que el proceso es más corto. Puede ser recomendable borrar todos los datos en caso de haber recibido algún error o bien en el caso de cambiar por completo de base de datos. Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 12

13 El pulsar F1 el sistema realiza el proceso de importación y nos muestra el resultado. ATENCIÓN!!: El proceso de importación puede durar varios minutos dependiendo de la cantidad de datos a importar. Deje la PDA en la cuna o conectada a la alimentación para permitir que no se ponga en modo de bajo consumo. 4) Módulo GotelGest.Net PDA (PC Escritorio) 1) Sincronización PDA HOST La sincronización de datos entre el PC (HOST) y la PDA siempre se realiza en 2PASOS. ENVIAR DATOS: o PASO 1: Enviar Datos en el HOST. o PASO 2: Importar Datos en la PDA. RECIBIR DATOS: o PASO 1: Exportar Datos en la PDA. o PASO 2 Recibir Datos en el HOST. 2) Enviar datos (Host PDA) 1) Paso 1: Enviar datos en el Host Si utiliza su PDA con conexión USB (ActiveSync), antes de realizar el proceso debe conectarla al cable o colocarla en su cuna de carga. Mediante este paso generamos los ficheros de intercambio (en formato CSV) y los copiamos a la PDA para ser importados. En primer lugar seleccionamos la opción Almacén Inventario Enviar Datos. El sistema nos muestra un asistente que debemos seguir. Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 13

14 Seleccionamos la PDA a la que vamos a enviar los datos. Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 14

15 El sistema nos permite filtrar por familias los artículos a enviar a la PDA. Por defecto estarán todos seleccionados. Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 15

16 Elegimos si vamos a copiar los datos directamente a la PDA mediante conexión USB (ActiveSync). Si nuestra PDA se conecta por Wifi seleccionaremos mantener copia de los datos en una carpeta (justo al revés que en la figura). Pulsamos ENVIAR y los datos se copiarán y estarán preparados para importarlos en la PDA. 2) Paso 2: Importar datos en la PDA Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 16

17 Mediante la acción Importar (F3) lanzamos el asistente de importación. Podemos seleccionar los elementos a importar y si queremos borrar todos los datos primero. Si no borramos los datos estos se actualizan, eliminando los registros que no existan en el fichero original. ATENCIÓN! Si borramos los datos el proceso de importación puede ser lento y tardar varios minutos. Asegúrese de que la PDA está conectada a la alimentación y no pasa a estado de bajo consumo. 3) Recibir datos 1) Paso 1: Exportar Datos en la PDA Bien desde la pantalla de inicio, mediante la acción Exportar (F4) o bien desde Documentos (F2) visualizando los documentos Cerrados con el botón Envia Todos (F1) podemos lanzar el asistente de Exportación. Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 17

18 En el formulario podemos seleccionar los elementos a exportar (por defecto todos) y pulsamos Exportar (F1). El asistente nos informa del resultado del proceso. Se han generado los ficheros de intercambio de datos (en formato CSV) que están almacenados en la PDA. Si su PDA dispone de conexión Wifi, esos datos se habrán copiado a una carpeta del servidor corporativo automáticamente. 2) Paso 2: Recibir datos en el Host Si utiliza su PDA con conexión USB (ActiveSync), antes de realizar el proceso debe conectarla al cable o colocarla en su cuna de carga. Con la opción Almacén Inventario Recibir Datos vamos a recibir los ficheros de intercambio de datos (en formato CSV) e incorporarlos a la base de datos. Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 18

19 Se mostrará un asistente de recepción de datos que debemos seguir. Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 19

20 Seleccionamos la PDA de la que vamos a recibir los datos y pulsamos ACEPTAR. Si nuestra PDA está conectada directamente al PC por USB seleccionamos Recibir los datos directamente desde la PDA. Si nuestra PDA está conectada por Wifi seleccionamos Procesar los archivos desde la siguiente ubicación (justo al revés que en la figura). Pulsamos RECIBIR. Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 20

21 Se realiza el proceso de importación y el sistema nos muestra una pantalla con los resultados. En la figura podemos ver Total Correctos: 1 y Total Incorrectos: 0. Esto significa que el proceso ha concluido correctamente. Podemos ver los resultados con más detalle pulsando en la pestaña Importados. En la figura podemos visualizar qué documentos se han importado y donde podemos encontrarlos. En el ejemplo hemos importado un Parte de Almacén, concretamente el 12/4. Si buscamos el documento en Almacén Partes de Almacén lo encontraremos con ese número. Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 21

22 Módulo PDA Almacén e Inventario GotelGest.Net 22

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