Oficina Virtual de la CIPS

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1 Manual de Usuario Versión: 12.0 Fecha: 29/07/2015 Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción, distribución, comunicación pública y/o transformación, total o parcial, por cualquier medio, de este documento sin el previo consentimiento expreso y por escrito de la Junta de Andalucía.

2 ÍNDICE 1 ACCESO A LA OFICINA VIRTUAL PRESENTACIÓN TELEMÁTICA DE SOLICITUDES CON CERTIFICADO DIGITAL Realizar una nueva solicitud Continuar con una solicitud ya iniciada o eliminarla CUMPLIMENTACIÓN DE LOS IMPRESOS Cuestiones relativas a la navegación Cuestiones relativas a la cumplimentación de los impresos APORTAR DOCUMENTACIÓN ADICIONAL FIRMA DIGITAL CONSULTA DE SOLICITUDES PRESENTADAS TELEMÁTICAMENTE COMPROBACIÓN DE SOLICITUDES PRESENTADAS TELEMÁTICAMENTE CUMPLIMENTACIÓN DE SOLICITUDES SIN CERTIFICADO DIGITAL Cumplimentación de la solicitud sin certificado, modalidad on-line Cumplimentación de la solicitud sin certificado modalidad off-line CONFIGURACIÓN DEL ADOBE READER INSTALACION DEL APPLET DE FIRMA LEYENDA DE BOTONES...21 Página 2 de 21

3 1 ACCESO A LA OFICINA VIRTUAL Las solicitudes gestionadas por la Consejería de Igualdad y Políticas Sociales (en adelante CIPS) pueden tramitarse de forma telemática accediendo al sitio web de esta Consejería: https://www.juntadeandalucia.es/igualdadybienestarsocial/oficina Así se accede a la pantalla BIENVENIDO A LA OFICINA VIRTUAL DE LA CIPS que se muestra en la Figura 1: Figura 1 En esta pantalla se informa sobre la configuración del equipo requerida para poder continuar, en particular: Se debe tener instalado Adobe Reader, y configurarlo según se explica en el enlace Instrucciones del punto 1 de esa pantalla o bien el apartado 9 de este manual 1. Si fuera preciso se debe ajustar la resolución del monitor a la indicada como óptima: 1024x768 píxeles. para pasar a la siguiente pantalla (Figura 2): 1 Si no se tiene instalada la aplicación Adobe Reader se puede descargár de forma gratuita en: Página 3 de 21

4 Figura 2 Como se puede observar en la Figura 2, a la Oficina Virtual puede accederse de dos formas: Sin certificado digital. En este caso no necesitamos nada, aunque sólo podremos rellenar las solicitudes e imprimirlas para su posterior entrega manual en un registro público u oficina de Correos, según el art de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Con certificado digital. Los documentos firmados de esta forma tendrán el valor y la eficacia jurídica que corresponda a su respectiva naturaleza, de conformidad con la legislación que les resulte aplicable. En este caso, debemos tener: Un certificado electrónico. Éste debe ser un certificado de usuario (no de entidad) de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre - Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM) 2, o bien un DNI-electrónico 3. La Máquina Virtual Java adecuada para nuestro equipo. Se recomienda, por compatibilidad con el cliente de firma, las versiones JRE 1.5 (1.5.0_22 o superior) o JRE 1.6 ( o superior). Cliente de firma. La utiliza el cliente v5 para la firma con certificados digitales. Si no está ya instalado, la aplicación ofrecerá instalarlo cuando haga falta. Al firmar digitalmente un documento, pueden surgir problemas debido a que el cliente de firma presenta una serie de incompatibilidades 4 con el sistema operativo (está probado que funciona en Microsoft Windows 2000 SP4, XP SP3, Vista SP2 y 7, Guadalinex v5, v6 y v7, y Ubuntu 9.04, 9.10, y 10.10) y con el navegador (está probado que funciona con Internet Explorer 6, 7 y 8, Mozilla Firefox x, 3.0.x, 3.5.x y 3.6.x, y Google Chrome) Se puede conseguir uno a través de la web de la FNMT-RCM en la dirección de forma totalmente gratuita. Debe tenerse en cuenta que el DNIE contiene dos certificados, uno destinado a la autenticación y otro destinado a la firma, y debe seleccionarse el certificado que corresponda en cada caso, según estemos en la fase de autenticación o de firma. Para más información sobre las compatibilidades del cliente de firma ver el siguiente documento: https://www.juntadeandalucia.es/ ybienestarsocial/oficina/1_451_ pdf Página 4 de 21

5 2 PRESENTACIÓN TELEMÁTICA DE SOLICITUDES CON CERTIFICADO DIGITAL. La opción Acceso con certificado lleva a la pantalla ENTREGAS REALIZADAS (Figura 3). En la parte superior aparecerá un listado de tus solicitudes, tanto presentadas como iniciadas. Paso 1 Paso 2 Figura Realizar una nueva solicitud. Para cumplimentar una nueva solicitud lo primero es seleccionar de la lista el tipo de procedimiento correspondiente (Figura 3 Paso 1). Y después pulsar el botón Entregar (Figura 3 Paso 2). Si hemos seleccionado, por ejemplo, una Subvención Individual, la siguiente pantalla SOLICITANTE O REPRESENTANTE sirve para indicar en calidad de qué estás actuando (Figura 4 paso 3) y luego pulsamos en Aceptar (Figura 4 Paso 4). Si hemos seleccionado un tipo de procedimiento en el que sólo puedes actuar como representante (por ejemplo "Solicitudes Institucionales") el sistema nos llevará directamente al primer impreso que debemos cumplimentar. Paso 3 Paso 4 Figura Continuar con una solicitud ya iniciada o eliminarla. La aplicación permite, una vez iniciada la cumplimentación de una solicitud, grabar los datos y salir de la aplicación sin completar el proceso, o sea sin firmar digitalmente la solicitud, pudiendo volver sobre ella en otro momento (en la columna Página 5 de 21

6 de "Estado" la solicitud aparecerá con el valor de "Inacabado"). Para ello, pulsando en Editar (Figura 5 Paso 5) recuperamos el primer impreso de la solicitud para continuar rellenándolo o pasar al siguiente. Paso 6 Paso 5 Figura 5 También se puede eliminar una solicitud previamente iniciada con tan sólo seleccionarla marcando la casilla de verificación correspondiente y pulsando Eliminar (Figura 5 Paso 6). Debemos recordar algo muy importante: una vez firmada digitalmente la solicitud, ésta ya no podrá eliminarse. 3 CUMPLIMENTACIÓN DE LOS IMPRESOS. En este momento ya estamos en condiciones de comenzar a cumplimentar la solicitud en la pantalla CUMPLIMENTACIÓN DE PDF, teniendo en cuenta las siguientes cuestiones. 3.1 Cuestiones relativas a la navegación. Todos los impresos en formato pdf tienen los botones Guardar y Siguiente (Figura 6). El botón Guardar sirve para conservar los datos introducidos y continuar con la solicitud en otro momento como ya hemos comentado en el apartado anterior. El botón Siguiente sirve para avanzar en la tramitación de la solicitud. Siempre se puede volver a la pantalla anterior pulsando el icono Volver, guardando antes los datos introducidos. Otro aspecto a destacar sobre la navegación es que hay dos barras de desplazamiento vertical por lo que al principio puede parecer difícil. Página 6 de 21

7 Figura 6 Por último, puede ocurrir que si se mantiene la sesión abierta más de 90 minutos, por motivos de seguridad el sistema no dejará avanzar y saldrá un mensaje como el de la Figura 7. Cuando esto te ocurra debemos pulsar el icono Salir para y cerrar el navegador para comenzar de nuevo. Figura Cuestiones relativas a la cumplimentación de los impresos. Algunos campos ya aparecen rellenos, en concreto los datos personales que están almacenados en el certificado digital con el que ha accedido, aparecerán en los datos del solicitante o del representante según el caso. Algunos campos son de obligada cumplimentación, así que el sistema no dejará avanzar si no se rellenan. Se puede saber los que son seleccionando el botón o la casilla correspondiente, que varía según la versión instalada de Adobe Reader. De esta forma los campos obligatorios aparecen con el borde rojo (Figura 8). En esta fase de la tramitación los impresos aparecerán siempre con la leyenda "Borrador" cruzada en diagonal. Una vez cumplimentado correctamente el sistema eliminará esta marca cuando lo firmemos digitalmente. Los impresos están preparados para ayudarnos a no cometer errores en su cumplimentación, por lo que en algunas ocasiones un mensaje alertará de que el valor que intentamos introducir no es el correcto o el formato no es el adecuado. Tan sólo tenemos que seguir las instrucciones. Página 7 de 21

8 Figura 8 En algunos procedimientos es necesario que varias personas firmen un apartado concreto de una solicitud (por ejemplo en el caso de las autorizaciones de los restantes miembros de la unidad familiar para solicitar sus datos tributarios a la AEAT). La firma digital conjunta aún no está disponible en la Oficina Virtual, por lo que hay que descargar la página o páginas concretas del documento desde la pantalla DOCUMENTACIÓN ADICIONAL A APORTAR y una vez cumplimentada, debemos imprimirla, hacer que la firmen manualmente todos los interesados y presentarla directamente en un Registro público o escanearla y adjuntarla a la solicitud telemática como veremos más adelante (Figura 9). Figura 9 4 APORTAR DOCUMENTACIÓN ADICIONAL. Una vez rellenados todos los impresos pertinentes según la modalidad de solicitud seleccionada, el botón Siguiente nos conducirá a la pantalla DOCUMENTACIÓN ADICIONAL A APORTAR (Figura 10). Desde esta pantalla con el icono Descargar plantilla podremos descargar la plantilla con la que rellenar un impreso determinado (Figura 10 Paso 7) o Página 8 de 21

9 adjuntar un documento previamente grabado en cualquier soporte informático con el icono Adjuntar archivo (Figura 10 Paso 8). Los documentos resaltados en negrita son obligatorios, por lo que si no se aportan con la solicitud, ésta se entenderá incompleta y tendremos que subsanarla en el futuro según prevé la normativa vigente. Paso 7 Paso 8 Figura 10 La aplicación permite adjuntar cualquier otra documentación que estimemos conveniente, y esto se hace a través del botón (Figura 11 Paso 9). Una vez adjuntados todos los documentos que estimemos conveniente, debemos guardar los datos pulsando el icono Guardar antes de iniciar el proceso de firma (Figura 11 Paso 10). Paso 9 Paso 10 Paso 11 Figura 11 Página 9 de 21

10 5 FIRMA DIGITAL El botón Iniciar Firma (Figura 11 Paso 11), nos llevará a la pantalla ENTREGA PENDIENTE DE FIRMA (Figura 12). En ella aparecerá en primer término el impreso de la solicitud (ya sin la marca de agua "Borrador"), para que podamos comprobarlo por última vez antes de firmarlo. Es de destacar que en esta pantalla el fichero no es editable por lo que si queremos cambiar algo debemos volver hacia atrás pulsando el icono Volver Figura 12 Cuando terminemos de revisar la solicitud, podemos revisar todos y cada uno de los documentos adjuntados seleccionándolos desde la parte inferior de esta pantalla (Figura 13). A continuación ya podemos firmar, lo que se hace pulsando el icono Firmar (Figura 13 Paso 12). La primera vez que utilicemos la aplicación para firmar deberemos instalar el applet de firma (ver explicación en apartado 10 de este manual). Paso 12 Figura 13 Página 10 de 21

11 Una vez que hayamos firmado la solicitud aparecerá la pantalla DETALLE ENTREGA (Figura 14) donde podremos obtener el número de registro y el identificador de firma de la solicitud firmada, así como los justificantes de firma PKCS7 5 de cada documento que hayamos adjuntado con ella pulsando el icono Obtener Justificante. Figura 14 6 CONSULTA DE SOLICITUDES PRESENTADAS TELEMÁTICAMENTE Una vez registrada nuestra solicitud el sistema nos permite consultarla desde la pantalla ENTREGAS REALIZADAS pulsando el icono Consulta de documentos presentados (Figura 15 Paso 13). Como se puede observar, las diferencias entre una solicitud iniciada y una solicitud ya firmada y presentada son evidentes: en el segundo caso contamos con el número de registro y la fecha del mismo, así como con la posibilidad de consultar la solicitud, mientras que si las solicitudes aún no han sido firmadas el sistema permite editarlas e incluso eliminarlas. 5 En criptografía, PKCS se refiere a un grupo de estándares de criptografía de clave pública. En concreto, el estándar PKCS#7 define el formato de los ficheros PKCS7 o recibos electrónicos que permiten garantizar la integridad de un proceso de Firma Electrónica. Estos archivos contienen toda la información referente a la entidad o sujeto que ha realizado la firma de un documento, así como información adicional, como puede ser, la fecha en la que se realizó la firma, el certificado digital del firmante, etc. Página 11 de 21

12 Paso 13 Figura 15 Una vez en la pantalla CONSULTA DE DOCUMENTOS PRESENTADOS (Figura 16) podemos consultar todos los datos de interés sobre la solicitud firmada y presentada. Paso 15 Paso 17 Paso 14 Figura 16 Paso 16 En primer lugar podemos obtener un informe del impreso principal de la solicitud con el botón Ver informe de firma (Figura 16 Paso 14). Este informe no es otra cosa que el impreso firmado con nuestros datos personales así como el código de verificación del documento y la fecha y hora en la que se produjo la presentación. Todo ello aparece en la parte inferior de cada página del documento (Figura 17). Página 12 de 21

13 Figura 17 También podemos obtener una copia de cada uno de los documentos electrónicos que conforman la solicitud pulsando en el icono Ver documento. Estas copias son exactas a lo que hemos presentado y firmado digitalmente (Figura 16 Paso 15). Además podemos obtener más información de cada uno de los documentos firmados y presentados con el icono Recibo Firma (Figura 16 Paso 16). Esta información puede ayudarnos a justificar ante la Administración autonómica que el documento lo hemos presentado e indicar la fecha en la que lo hicimos. El aspecto del recibo puede verse en la Figura 18. Figura 18 Página 13 de 21

14 Por último podemos bajar el justificante de firma o recibo electrónico pulsando en el botón Obtener Justificante (Figura 16 Paso 17) y guardarlo si queremos. Este justificante es un fichero de texto que se puede abrir con cualquier editor (por ejemplo el Bloc de Notas), aunque su contenido es ininteligible a simple vista (Figura 19). Contiene entre otras cosas la información de la fecha y la hora de registro del mismo en la Administración. Su utilidad estriba en que cuando en un futuro la Administración nos exija demostrar que hemos presentado ese documento, solo tendremos que subir el documento que firmamos más su justificante de firma. Figura 19 7 COMPROBACIÓN DE SOLICITUDES PRESENTADAS TELEMÁTICAMENTE Para comprobar la integridad de un documento y la validez de la firma, la Administración Electrónica de la Junta de Andalucía pone a disposición del ciudadano una herramienta de verificación. Dicha herramienta se encuentra accediendo a la dirección https://ws050.juntadeandalucia.es/verificarfirma/ desde el Navegador (Figura 20) Figura 20 Página 14 de 21

15 Una vez dentro de la aplicación introduciremos el código de verificación del documento (Figura 21) y obtendremos el documento original. Figura 21 8 CUMPLIMENTACIÓN DE SOLICITUDES SIN CERTIFICADO DIGITAL. Para acceder a la Oficina Virtual sin certificado digital lo haremos desde el icono Acceso sin certificado (Figura 22): Figura 22 Así accederemos a la pantalla REALIZAR UNA NUEVA ENTREGA donde, una vez seleccionado el tipo de solicitud a cumplimentar (Figura 23 Paso 18), el sistema nos ofrece dos posibilidades: Cumplimentar on-line. (Figura 23 Paso 19). Descargar la solicitud y cumplimentarla off-line (Figura 23 Paso 20). Página 15 de 21

16 En ambos casos se acaba imprimiendo la solicitud y firmándola manualmente. Paso 18 Paso 19 Paso 20 Figura Cumplimentación de la solicitud sin certificado, modalidad on-line. Si escogemos la opción on-line, o sea manteniendo la conexión a Internet abierta, una vez cumplimentado el impreso inicial pulsaremos el botón Siguiente y pasamos a la ventana ENTREGA PENDIENTE DE IMPRIMIR desde donde se puede imprimir el impreso (Figura 24 Paso 21) y acceder a la pantalla ZONA DE DESCARGA DE DOCUMENTACIÓN a través del enlace Click aquí (Figura 24 Paso 22). Paso 21 Paso 22 Figura 24 Una vez en la pantalla ZONA DE DESCARGA DE DOCUMENTACIÓN (Figura 25) dependiendo del tipo de solicitud elegida el sistema nos permite (pulsando en el icono Descargar plantilla ) descargar las plantillas necesarias para cumplimentar el resto de los documentos que debemos añadir a nuestra solicitud. Cumplimentados los documentos se imprimen, se firman y ya estaremos listos para entregar nuestra solicitud. Siempre podremos volver hacia atrás para Página 16 de 21

17 modificar el impreso inicial (pulsando el icono Volver ), aunque debemos saber que el sistema no guardará los datos que estamos cumplimentando una vez que hayamos cerrado la sesión, a diferencia de cuando se accede con Certificado Digital. Figura Cumplimentación de la solicitud sin certificado modalidad off-line. Si escogemos esta opción (Figura 23 Paso 20), la conexión a Internet sólo es necesaria para descargar los documentos. Podemos pasar directamente a la ventana ZONA DE DESCARGA DE DOCUMENTACIÓN (Figura 25), y a partir de aquí descargaremos las plantillas necesarias, las guardamos en nuestro disco duro y las cumplimentaremos cuando deseemos, el resto sería igual que en el apartado anterior. 9 CONFIGURACIÓN DEL ADOBE READER. Para que la aplicación Oficina Virtual funcione correctamente debemos configurar antes Adobe Reader, siguiendo estas indicaciones: En la barra de menús seleccionamos la opción Edición (Figura 26) y en el menú que se despliega pulsamos la opción Preferencias. Página 17 de 21

18 Figura 26 Aparece el siguiente cuadro de Propiedades (Figura 27). De la lista que aparece en la izquierda, elegimos la opción Formularios. Figura 27 De las opciones que están dentro del recuadro General, la opción Conservar los datos de los formularios temporales en disco debe quedar sin seleccionar. Al quitar la marca de verificación se abrirá un cuadro de confirmación en el que Página 18 de 21

19 pulsaremos Si. Todas las versiones de Adobe Reader no cuentan con esta opción. A continuación seleccionamos de la lista de la izquierda la opción "Internet". Asegúrate de que está marcada la opción Mostrar PDF en explorador como aparece en la siguiente pantalla (Figura 28). Para finalizar, pulsa Aceptar para que queden guardados los cambios realizados. Figura 28 Página 19 de 21

20 10 INSTALACION DEL APPLET DE FIRMA. Para instalar el applet de firma tan sólo deben aceptarse los mensajes de las ventanas emergentes que nos va mostrando la aplicación (Ver figuras 28, 29 y 30). Figura 28 Figura 29 Figura 30 Adicionalmente, para Windows, podemos comprobar que el applet ha sido instalado correctamente abriendo el Explorador de archivos y comprobando que nos ha creado la siguiente carpeta: C:\Documents and Settings\NUESTROUSUARIO\.clienteFirmaArrobaFirma5. Página 20 de 21

21 11 LEYENDA DE BOTONES. Página 21 de 21

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