Cómo creo las bandejas del Registro de Entrada /Salida y de Gestión de Expedientes?

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1 Preguntas frecuentes Cómo creo las bandejas del Registro de Entrada /Salida y de Gestión de Expedientes? Atención! Esta opción es de configuración y solamente la prodrá realizar el administrador de la aplicación. A continuación vamos a ver cómo crear bandejas. Estas bandejas se utilizarán tanto en el Registro de Entrada / Salida como en Gestión de Expedientes. Desde Gestión de Expedientes (GEX) Accedemos al menú Mantenimientos - Opción Mantenimientos de Bandejas de Expedientes. También podremos hacerlo desde Registro de Entrada / Salida (RES), seleccionando el menú Bandejas - Mantenimiento de bandejas: 1

2 Nos aparecerá la pantalla Mantenimiento Bandejas Registro, en ella pulsamos el botón cuyo icono es un rayo: De cualquiera de las dos opciones anteriores llegaremos a la pantalla para la creación de bandejas, Mantenimiento de Bandejas de Expedientes: 2

3 Pulsamos el botón Insertar registro o colocamos el cursor en el el último registro en blanco que tengamos. Se nos inserta el nuevo registro, en el que incluimos los datos de la nueva bandeja, que serán los siguientes: Código: éste es libre, podemos insertar el único requisito es que no haya sido utilizado anteriormente. Nombre de la bandeja. Intenta que sea lo más descriptivo posible, por ejemplo si "Registro de E/S". La columna E nos indica el estado de la bandeja, la S, indica que está activa. Si quisiéramos desactivarla tendremos que poner una N. Propietario: usuario de la bandeja, éste tendremos que seleccionarlo de la lista de valores, y deberá estar dado de alta en EprADM en GEX: Seleccionamos el propietario de la bandeja de la lista de valores. 3

4 En la parte inferior de la pantalla, en el apartado Técnicos, tenemos que indicar las personas que accederán a dicha bandeja, es MUY IMPORTANTE rellenarlos, ya que si no incluimos ninguna persona aquí, nadie accederá a dicha bandeja. Para rellenarlos bastará con utilizar la lista de valores o [F9] y seleccionar la persona. A una bandeja pueden acceder uno o varios técnicos: La persona que sea propietaria de la bandeja (la que hemos incluido en el campo Propietario), también debe aparecer como técnico, ya que en caso contrario, no tendrá acceso a la bandeja. Hasta aquí ya hemos rellenado los campos obligatorios, por lo que podemos guardar utilizando el botón o [F10] Fíjate en la barra de estado que el registro se haya guardado: Podemos agregar mas opciones para las bandejas creadas: 4

5 La columna S, indica si queremos que se envíe un SMS al propietario de la bandeja cada vez que llegue un expediente. En la siguiente columna, Móvil, escribiremos el móvil al que se enviará dicho SMS. La columna P, indica la prioridad del expediente a partir de la que se enviará el SMS. La última columna, llamada H, nos indica si esa badeja tiene hijos, o bandejas que dependan de ella, en este caso aparecerá el símbolo >. Utiliza las teclas [Control] y [Flecha abajo] para ver los hijos de una bandeja. Y [Control]+[Flecha arriba] para volver a la bandeja padre. Por qué a la hora de asignar un propietario a una carpetas, en la lista de valores no me aparecen usuarios? Atención! Esta opción es de configuración y solamente la prodrá realizar el administrador de la aplicación. Cuando estamos creando una carpeta, como hemos visto en el punto anterior, para asignarle el propietario a la misma tendremos que seleccionar éste de una lista de valores ([F9]). Los usuarios que nos aparecerán en dicha lista de valores, serán los que estén dados de alta como usuarios de Oracle, es decir usuarios del Ayuntamiento que tienen acceso a alguna aplicación de EPRINSA. Si el usuario al que deseamos dar de alta no aparece en esta lista debemos solicitar su alta a EPRINSA por los canales habituales. Cómo consulto el contenido de mi bandeja de Registro de Entrada / Salida? Para consultar nuestra bandeja del registro de E/S, podremos hacerlo desde Gestión de Expedientes utilizando el menú Gestión.- Consulta de Bandejas de Registro: 5

6 Nos aparecerá la ventana de consulta por bandejas: A esta ventana también podemos acceder desde la aplicación Registro de Entrada/Salida, utilizando para ello el menú Bandejas-Consulta Registro por Bandejas: Nos aparecerá la ventana para consultar nuestras bandejas del registro de entrada/salida. Recuerda! lo que nos aparecen aquí son registros de entrada, NO expedientes. Estos registros de entrada podrán generar en un paso posterior un expediente. 6

7 Desde esta ventana podremos ver todas las bandejas de las que somos propietarios, para ello, ponemos el cursor en el campo Nombre de la bandeja y utilizamos los botones de Registro anterior y Registro siguiente para desplazarnos por las mismas. También podremos realizar una consulta por el nombre de bandeja. 7

8 Cuando estamos en una bandeja concreta, en el bloque inferior, llamado Registros, nos aparecerán todos los registros de entrada que actualmente hay en dicha bandeja. Aparecerán en color rojo aquellos que aún no hayamos abierto, en la imagen siguiente podemos ver que el registro de LÓPEZ LÓPEZ, PEDRO, aperece en rojo, por lo que quiere decir que aún no lo hemos abierto: Podemos utilizar el bloque Filtros Consulta, para consultar los registros de la bandeja, o buscar alguno en concreto. Por ejemplo aquellos cuyo interesado sea "Pedro López". Colocamos el cursor en el campo por el que vamos a consultar, pulsamos el botón para Insertar consulta ( búsqueda: ) o la tecla [F7], se nos coloca la ventana en modo consulta, escribimos los criterios de 8

9 Ejecutamos consulta pulsando el botón o la tecla [F8] y nos aparecen aquellos registros, que están en esta bandeja, cuyo interesado principal es "Pedro López": También podemos consultar por fecha, por ejemplo, todos aquellos registros del mes de Mayo. Al igual que antes, nos colocamos en el campos por el que vamos a consultar y le damos al botón Introducir consulta ( ) o [F7], escribimos los criterios de búsqueda: Ejecutamos la consulta pulsando el botón Ejecutar consulta ( ) o [F8]. 9

10 Nos aparecerán todos los registros del mes de Mayo: En la parte inferior vemos los datos del registro seleccionado, número de registro, notas, etc. Debajo tenemos los documentos adjuntos incluidos en el registro. Podemos abrirlos haciendo doble clic sobre ellos. 10

11 Cómo configuro RES para que los registros vayan a una bandeja dependiendo del Departamento? Atención! Esta opción es de configuración y solamente la prodrá realizar el administrador de la aplicación. Para que los documentos registrados en el Registro de Entrada en un departamento vayan a una bandeja de GEX, lo primero que debemos hacer es, desde el programa de Registro de Entrada / Salida (RES) desplegar el menú Bandejas y seleccionar la opción Mantenimiento de Bandejas. De esta forma se abre una ventana como la mostrada en la siguiente imagen:. 11

12 En esta ventana, lo primero que debemos hacer definir el departamento afectado. Para ello, hacemos clic en el campo Departamento y desplegamos la lista de valores haciendo clic en el botón o [F9]. 12

13 De forma que se nos abre el cuadro de diálogo con los distintos departamentos definidos en RES. 13

14 Seleccionamos el departamento, que en nuestro caso será FORMACIÓN y hacemos clic en el botón [Aceptar]. Una vez escogido el departamento nos falta definir la/s bandeja/s a las que se dirigirán los documentos registrados en dicho departamento (en nuestro caso Formación). 14

15 Para ello hacemos clic en la primera línea del bloque Bandejas y desplegamos la lista de valores. 15

16 De esta forma se nos muestran las bandejas creadas en GEX, seleccionamos la bandeja Secretaría y hacemos clic en el botón [Aceptar]. 16

17 Tras guardar pulsando la tecla [F10] o haciendo clic en el botón, todos los documentos registrados para el departamento de Formación, se redirigirán a la bandeja de GEX de Secretaría. 17

18 Si deseamos que también vaya a la carpeta Administrativo debemos repetir el proceso. 18

19 De esta forma (y tras guardar los cambios), los documentos registrados al Departamento de Formación llegarán a las bandejas de Secretaría y Administrativo. Indicar que para que este proceso se pueda realizar, es necesario que el Departamento esté creado en RES y que la bandeja esté creada en GEX. Cómo cambio un registro de bandeja? En muchas ocasiones, cuando trabajemos con bandejas del Registro de entrada, tendremos que cambiar un registro de bandeja, bien para que otro compañero/a realice una acción o bien porque dicho registro ha llegado a nuestra bandeja por error. A continuación vamos a ver cómo cambiar un registro de bandeja. 19

20 Supongamos que ha llegado una solicitud para asistir a un curso a nuestra bandeja, nosotros debemos pasárselo a la bandeja de RRHH para que emita la autorización, por lo tanto además de pasarlo a la bandeja correspondiente vamos a hacerle dicha observación: Accedemos a la consulta del registro por bandejas, bien desde Gestión de Expedientes, o bien desde la aplicación correspondiente. Si lo hacemos desde GEX, accedemos al menú Gestión Consulta de Bandejas de Registro: Nos aparece la ventana con los registros que han llegado a nuestra bandeja, en ella seleccionamos el registro que queramos cambiar de bandeja: 20

21 Pulsamos con el botón secundario del ratón sobre el mismo, nos aparecerá el menú contextual con las acciones que podemos realizar sobre el registro seleccionado, pulsamos la opción Cambio de Bandejas: Nos aparece la ventana de Mantenimiento de Bandejas de Registro. En esta ventana podemos ver las distintas carpetas en las que se encuentra este registro, en este caso solamente está en la bandeja Tesorería: 21

22 Vamos a cambiar este registro de la bandeja Tesorería, a la bandeja de RRHH. Para ello sustituiremos el código de la bandeja en la que está actualmente por el código de la bandeja a la que queremos llevarla.para ello utilizamos el botón de lista de valores bandeja a la que vamos a llevarlo, RRHH en nuestro caso:, o tecla [F9] y escogemos la 22

23 En el campo Observaciones podemos añadirle una nota, para que la persona a la que le llegue sepa cómo actuar, o tenga información adicional. Una vez hayamos escrito la nota guardamos, botón o [F10]: Si quisiéramos que este registro esté al mismo tiempo en otra bandeja, bastará con añadirla a la lista de bandejas. En la siguiente imagen vemos como además de en la bandeja RRHH también tenemos este registro en la bandeja de Secretaría: 23

24 Cómo creo un expediente a partir de un registro de entrada? A continuación vamos a ver cómo crear un expediente en Gestión de Expedientes (GEX), a partir de un registro de entrada que tengamos en nuestra bandeja. Por ejemplo, un registro de un solicitud de licencia de obras nos va a generar un expediente. En estos casos a partir de dicho registro de entrada crearemos el expediente correspondiente. En primer lugar consultamos nuestra bandeja. Recuerda que ésto lo podemos hacer desde Registro de Entrada Salida o desde Gestión de Expedientes. Si lo hacemos desde RES, accedemos al menú Bandejas, y dentro de éste a la opción Consulta de Registro de Bandejas: Si lo hacemos desde GEX, accedemos al menú Gestión Consulta de Bandejas de Registro: Nos aparecerá la ventana Consulta de Registro por Bandejas, supongamos que a partir del registro de entrada de PÉREZ PÉREZ, JUANA PROPOSICIÓN EXPEDIENTE DE SERVICIOS vamos a crear un expediente para realizar la tramitación del mismo a través de Gestión de Expedientes (GEX). Seleccionamos el registro en cuestión: Aparece un menú contextual con las opciones que podemos realizar sobre éste registro. 24

25 Atención! Las opciones que aparecen en el menú contextual pueden variar, dependiendo de las bandejas. Preguntas frecuentes Para crear un nuevo expediente seleccionamos la opción Acción de GEX... 25

26 Se nos abre la pantalla Conexión con Gestión de Expedientes: Desde esta pantalla podemos indicar la acción que queremos realizar, pueden ser dos: Crear un nuevo expediente y adjuntarle los documentos. Agregar los documentos adjuntos del registro de entradaa un expediente ya creado. 26

27 Seleccionamos la acción a realizar, que en nuestro caso será Crear un nuevo expediente y adjuntar documentos... una vez seleccionada pulsamos Ejecutar: 27

28 Se nos abre la pantalla de Mantenimiento de Expedientes, como podemos observar algunos campos, como el Asunto, ya se encuentra rellenos porque los recupera del registro de entrada a partir del cual estamos creando el expediente: El resto de campos de esta pantalla tendremos que rellenarlos nosotros para terminar de crear el expediente. Una vez guardemos el mismo, también se añadirán los documentos adjuntos que contenía el registro de entrada. Un vez hayamos terminado de rellenar todos los campos, no nos debemos olvidar de guardar el expediente. Cómo añado un documento de un registro de entrada a un expediente ya creado? Vamos a adjuntar documentos que tengamos en un registro de entrada a un expediente en Gestión de Expedientes (GEX). 28

29 Por ejemplo, un registro con documentación complementaria de un expediente que ya se encuentra abierto en GEX. En estos casos a partir de dicho registro de entrada anexaremos los documentos del mismo al expediente correspondiente. Los pasos que tenemos que seguir son los siguientes: En primer lugar consultamos nuestra bandeja del registro de entrada, a través de GEX o a través del Registro de Entrada (RES). Si lo hacemos a través de GEX seleccionamos el menú Gestión y dentro de éste Consulta de Bandejas de Registro: Se nos abre la ventana de Consulta de Registro por bandejas. En esta ventana seleccionamos el registro cuyos documentos queremos adjuntar al expediente: Nos aparecerá el menú contextual, con las acciones que podemos realizar sobre este registro. Recuerda! Las opciones de este menú pueden variar y dependerán de la bandeja en la que nos encontremos 29

30 En este menú seleccionamos Acción de GEX... Nos aparece la ventana Conexión con Gestión de Expedientes. La opción Adjuntar documentos a un expediente existente se encuentra seleccionada por defecto, por lo que solamente tendremos que añadir el número del expediente al que queremos adjuntar los documentos: Para identificar el expediente al que vamos a adjuntar los documentos podremos hacerlo por el Año y el número de expediente (Nº) o por el número de expediente que nosotros le hayamos dado, ésto es el campo Su Nº de Exp. 30

31 Una vez hayamos indicado el expediente al que queremos adjuntar los documentos pulsamos en el botón Ejecutar. Nos aparece un mensaje en el cual se nos informa que los documentos se han adjuntado de forma correcta en el expediente indicado, aceptamos dicho mensaje: Por último cerramos la ventana Conexión con Gestión de Expedientes: De esta forma tan fácil hemos anexado los documentos que nos han llegado a través del registro de entrada a un expediente que previamente teníamos creado en Gestión de Expedientes. Si ahora consultáramos el expediente, veríamos dichos documentos. 31

32 Cómo creo un uso en el Registro de Entrada Salida para utilizardo en la Oficina Virtual? Atención! Esta opción es de configuración y solamente la prodrá realizar el administrador de la aplicación. Un uso es una combinación de Asunto y Departamento, de forma que luego asignemos este uso a uno o varios de los trámites que tengamos en la oficina virtual de nuestra entidad, así cuando un ciudadano/a lo utilice nos generará un registro de entrada con Departamento destino y Asunto el indicado en el uso. Supongamos que vamos a hacer un uso para el trámite Licencia de Obra Menor. Para crear un uso, desde RES, accedemos al menú Otros Registros Registros Otras Aplicaciones: Nos aparece la ventana Mantenimiento de Registros. En esta ventana tenemos que seleccionar los siguientes campos: Aplicación: aplicación para la que vamos a crear el uso, seleccionaremos (WNT) Oficina Virtual, utilizando para ello la lista de valores disponible, o [F9]. 32

33 Empresa: empresa o entidad con la que vamos a trabajar. Al igual que en el caso anterior, utilizamos la lista de valores. Registro: registro de esta entidad o empresa indicado en el campo anterior en el que se va a registrar. Utilizamos la lista de valores al igual que en los casos anteriores. Atención! Es importante indicar que el registro a utilizar en el caso de la Oficina Virtual debe ser el registro telemático de la entidad Uso Destinado: son el Código y el Nombre que le vamos a dar al uso, y que nos servirá para relacionar los trámites con este uso. En la ficha Asuntos, seleccionamos el asunto con el que se registrará el trámite. Dicho asunto tendremos que seleccionarlo de los asunto definidos en RES. Utilizamos para ello la lista de valores disponible: 33

34 En la ficha Departamentos indicaremos el Departamento Destino con el que se va a registrar: Una vez tengamos todos estos datos rellenados guardamos el uso creado utilizando el botón tecla [F10]. Es importante indicar que en el caso de los usos para la oficina virtual, como es nuestro caso, solamente podremos indicar un asunto y un departamento. Para asegurarnos de ésto recomendamos activar la casilla Limitar configuración: o la No olvides guardar de nuevo el uso tras activar esta casilla. 34

35 De esta forma hemos creado un uso del registro de entrada, al asignarle este uso al un trámite en la oficina virtual de nuestra entidad, automáticamente cuando se utilice dicho trámite de la oficina virtual las solicitudes se registrarán con el asunto y departamento indicado en el uso. 35

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