PROCEDIMIENTO PARA LA PRESERVACION DEL PRODUCTO

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1 Página 1 de 4 1. OBJETIVO Establecer una metodología para la identificación, almacenamiento, manipulación, embalaje, transporte y protección de los productos que forman parte de la prestación del servicio. 2. ALCANCE Este procedimiento Inicia con la identificación del producto a preservar, y termina con la disposición final del mismo. Aplica para los procesos misionales que en su prestación de servicios utilicen productos que necesiten de este control. 3. RESPONSABLES El Gerente de Calidad, el Representante de Calidad y los funcionarios de cada dependencia que aplique un proceso misional, son responsables de velar por la aplicación y actualización de este documento. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ALMACENAMIENTO: Etapa en la cual se guarda el producto en condiciones apropiadas y controladas para conservar y mantener sus condiciones fisicoquímicas. EMBALAJE: Son las envolturas destinadas a resguardar los productos en su almacenaje y transporte. MANIPULACION: Es la actividad realizada para la preparación del producto. PROTECCIÓN: son las medidas que se toman para evitar alteración del producto. : La entidad debe preservar la conformidad del producto y/o servicio durante el proceso interno y la entrega al destino previsto. Elaboró: Equipo Técnico Revisó: Representante de Calidad Firma: Firma: Firma: Aprobó: Comité de Calidad Fecha: Fecha: Fecha:

2 Página 2 de 4 Esta preservación debe incluir, según sea aplicable, la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección. La preservación debe aplicarse también, a las partes constitutivas de un producto y/o servicio. 5. POLITICAS DE OPERACIÓN Es responsabilidad del verificar la calidad de los productos o insumos al momento de recibirlos, preservarlos, evitando el deterioro que pueda alterar la prestación del servicio y realizar los registros necesarios donde especifique el estado, aspectos relevantes del mismo como su disposición final y velar por su oportuna distribución. Las dependencias que apliquen este procedimiento deben contar con espacios y equipos adecuados que permitan la conservación de las partes constitutivas del producto, para evitar su daño y deterioro, igualmente para su control deben elaborar un inventario de dichos productos. Si el producto o parte constitutiva contiene fechas de vencimiento, para la utilización y almacenamiento de los mismos se debe considerar en orden de fecha de próximo vencimiento. Ver las disposiciones definidas en al anexo CONTENIDO N o. ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO Identifica los productos a preservar (revisa condiciones de transporte, empaque, fecha de vencimiento, lote de producción, registro INVIMA, cuando aplique) y verifica el cumplimiento de los requisitos, para su utilización de acuerdo a las necesidades del servicio. 1 Los registra: 1.En el formato MG-F-030, criterios de preservación del producto- 2. Para Salud (vacunación), se utiliza el Kardex. Actualizar el sistema de recursos físicos (SRF)

3 Los almacena de acuerdo a las especificaciones de cada producto (ver ficha técnica del producto). Página 3 de 4 2 Garantizar las condiciones óptimas de almacenamiento y verificar estado de las mismas, en caso de detectar deterioro de los productos o condiciones no apropiadas en el lugar de almacenamiento debe tomar las medidas pertinentes. 3 De acuerdo a los requerimientos establecidos en los criterios MG-F-030, se distribuye el producto (embalaje y transporte). Cuando lo vaya a distribuir 4 Una vez se utilice el producto debe actualizar el inventario en los software respectivos y el formato MG-F-030 de criterios cuando sea necesario. 5 Para los casos en que el producto se deteriore o se venza se deben realizar las actividades definidas en el registro del formato MG-F-030 casilla disposición final 7. PUNTOS DE CONTROL Verificar en el momento de la recepción de los productos las condiciones óptimas. Verificar el lugar de almacenamiento Realizar verificación periódica de las condiciones del producto. Controlar la rotación del Inventario Verificar los medios utilizados para la distribución del producto 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Ley 9 de 1979 Decreto 3075 de REGISTROS Formato criterios para la preservación del producto MG-F-030.

4 Página 4 de NOTAS DE CAMBIO No. VERSIÓN INICIAL BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN FINAL FECHA 11. ANEXOS Anexo Nro 1. Criterios para la conservación de los productos.

5 Página 1 de 4 1. OBJETIVO Establecer una metodología para la identificación, almacenamiento, manipulación, embalaje, transporte y protección de los productos que forman parte de la prestación del servicio. 2. ALCANCE Este procedimiento Inicia con la identificación del producto a preservar, y termina con la disposición final del mismo. Aplica para los procesos misionales que en su prestación de servicios utilicen productos que necesiten de este control. 3. RESPONSABLES El Gerente de Calidad, el Representante de Calidad y los funcionarios de cada dependencia que aplique un proceso misional, son responsables de velar por la aplicación y actualización de este documento. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ALMACENAMIENTO: Etapa en la cual se guarda el producto en condiciones apropiadas y controladas para conservar y mantener sus condiciones fisicoquímicas. EMBALAJE: Son las envolturas destinadas a resguardar los productos en su almacenaje y transporte. MANIPULACION: Es la actividad realizada para la preparación del producto. PROTECCIÓN: son las medidas que se toman para evitar alteración del producto. : La entidad debe preservar la conformidad del producto y/o servicio durante el proceso interno y la entrega al destino previsto. Elaboró: Equipo Técnico Revisó: Representante de Calidad Firma: Firma: Firma: Aprobó: Comité de Calidad Fecha: Fecha: Fecha:

6 Página 2 de 4 Esta preservación debe incluir, según sea aplicable, la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección. La preservación debe aplicarse también, a las partes constitutivas de un producto y/o servicio. 5. POLITICAS DE OPERACIÓN Es responsabilidad del verificar la calidad de los productos o insumos al momento de recibirlos, preservarlos, evitando el deterioro que pueda alterar la prestación del servicio y realizar los registros necesarios donde especifique el estado, aspectos relevantes del mismo como su disposición final y velar por su oportuna distribución. Las dependencias que apliquen este procedimiento deben contar con espacios y equipos adecuados que permitan la conservación de las partes constitutivas del producto, para evitar su daño y deterioro, igualmente para su control deben elaborar un inventario de dichos productos. Si el producto o parte constitutiva contiene fechas de vencimiento, para la utilización y almacenamiento de los mismos se debe considerar en orden de fecha de próximo vencimiento. Ver las disposiciones definidas en al anexo CONTENIDO N o. ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO Identifica los productos a preservar (revisa condiciones de transporte, empaque, fecha de vencimiento, lote de producción, registro INVIMA, cuando aplique) y verifica el cumplimiento de los requisitos, para su utilización de acuerdo a las necesidades del servicio. 1 Los registra: 1.En el formato MG-F-030, criterios de preservación del producto- 2. Para Salud (vacunación), se utiliza el Kardex. Actualizar el sistema de recursos físicos (SRF)

7 Los almacena de acuerdo a las especificaciones de cada producto (ver ficha técnica del producto). Página 3 de 4 2 Garantizar las condiciones óptimas de almacenamiento y verificar estado de las mismas, en caso de detectar deterioro de los productos o condiciones no apropiadas en el lugar de almacenamiento debe tomar las medidas pertinentes. 3 De acuerdo a los requerimientos establecidos en los criterios MG-F-030, se distribuye el producto (embalaje y transporte). Cuando lo vaya a distribuir 4 Una vez se utilice el producto debe actualizar el inventario en los software respectivos y el formato MG-F-030 de criterios cuando sea necesario. 5 Para los casos en que el producto se deteriore o se venza se deben realizar las actividades definidas en el registro del formato MG-F-030 casilla disposición final 7. PUNTOS DE CONTROL Verificar en el momento de la recepción de los productos las condiciones óptimas. Verificar el lugar de almacenamiento Realizar verificación periódica de las condiciones del producto. Controlar la rotación del Inventario Verificar los medios utilizados para la distribución del producto 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Ley 9 de 1979 Decreto 3075 de REGISTROS Formato criterios para la preservación del producto MG-F-030.

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