RESPUESTA A OBSERVACIONES AL PROCESO ALLEGADAS POR HAROLD ZEA & ASOCIADOS S.A.S

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1 RESPUESTA A OBSERVACIONES AL PROCESO ALLEGADAS POR HAROLD ZEA & ASOCIADOS S.A.S Marzo 24 de Radicados No y No Mediante la presente y con el fin de definir nuestra participación en el proceso de la referencia, solicitamos amablemente a la entidad atender las siguientes observaciones, y considerar modificar los siguientes requisitos: 1. Respecto del GRUPO DE PROFESIONALES requeridos en el pliego solicitamos: a. Ampliar las profesiones requeridas para el perfil del Asesor de estrategia. E incluir Profesionales en: comunicación social o periodismo o publicidad o mercadeo o diseño gráfico o profesional o administrador de empresas o contaduría pública o ingeniería de sistemas. Respuesta UPME: Lo que se requiere para este cargo es un profesional experto en diseño y ejecución de proyectos de eficiencia energética, el cual, según lo ha demostrado la amplia experiencia de la UPME y de otras organizaciones, suele estar en el grupo de perfiles especificados en los términos de referencia. b. Solicitamos NO LIMITAR en el perfil del Asesor de estrategia la experiencia en Diseño y ejecución de proyectos de eficiencia energética, o no limitarlo en tiempo, es decir, abrirlos a experiencia desde 6 meses en adelante y en cualquier tiempo en los últimos 10 años. Respuesta UPME: Como se indica en la respuesta anterior, para este cargo se requiere un profesional experto en diseño y ejecución de proyectos de eficiencia energética. De otro lado, con respecto al tiempo de experiencia, por las características del trabajo a desarrollar, la UPME considera necesario que el profesional postulado para este cargo tenga una experiencia mínima de 48 meses en el tema especificado. La experiencia de los profesionales se cuenta a partir de la fecha de grado como se indica en el numeral c. Respecto a lo requerido para el perfil de Profesional temático en producción de estrategias de comunicación. Solicitamos definir la experiencia o es PUBLICISTA Y/O DISEÑADOR GRAFICO entonces su experiencia específica es para el diseño de piezas publicitarias para medios masivos de comunicación únicamente. Pero si es para el diseño y ejecución de planes de medios, entonces la experiencia es como EJECUTIVO DE MEDIOS/PLANNER DE MEDIOS, pero en este medio publicitario está definido y separado el rol, es decir un diseñador gráfico no es un ejecutivo/director/planner de medios. Es lo uno o lo otro pero no las dos cosas. Respuesta UPME: Para el grupo básico de profesionales, en los términos de referencia se especifican, por un lado, unos perfiles profesionales, es decir, una formación académica, y por otro lado una experiencia específica en ciertas temáticas. En el ejemplo propuesto en su comunicación, se entiende que PUBLICISTA Y/O DISEÑADOR GRAFICO corresponde a perfiles profesionales en tanto que EJECUTIVO DE

2 MEDIOS/PLANNER DE MEDIOS corresponde a un cargo. La UPME no encuentra inconsistencias en especificar los perfiles mostrados para el Profesional temático en producción de estrategias de comunicación y las temáticas exigidas para la experiencia de este profesional, más aún cuando en este último caso, se están dando dos opciones que no necesariamente deben cumplirse de manera simultánea, pues el texto dice: Experiencia mínima específica de 48 meses ejecutada antes del 28 de febrero de 2015, en proyectos desarrollados en cualquiera de las siguientes áreas: Diseño y ejecución de piezas publicitarias para medios masivos de comunicación Diseño y ejecución de planes de medios (Subrayado fuera del texto original). 2. Solicitamos que sea eliminado el numeral de criterio de calificación de otros aspectos del diseño y propuesta de implementación de la estrategia ; nuestra solicitud obedece a que la calificación de este aspecto es subjetiva, y lo que entendemos que hará la UPME es calificar los casos de éxito que los proponentes presentemos y que son el resultado de proyectos ejecutados con otros clientes, pues mencionan en la página 35: Los 50 puntos restantes se asignarán teniendo en cuenta lo siguiente: El proponente deberá mostrar el desarrollo de una estrategia de comunicación ya elaborada, explicando cuál fue el proceso creativo de los mensajes desde las necesidades planteadas por el cliente, pasando por las discusiones internas, los elementos que soportaron la creación del mensaje y la retroalimentación del cliente hasta llegar a un resultado final. Por otro lado, el proponente deberá mostrar las piezas que se desarrollaron para dicha estrategia en los formatos que fueron entregados como finales al cliente. Para este caso se espera ver las piezas usadas para medios como televisión, radio, impresos, OOH, internet, etc. y la manera como se articularon para generar el alcance y penetración prometidos al cliente. Se asignarán 25 puntos a cada uno de los aspectos de la estrategia de comunicación (proceso creativo y piezas) que el grupo evaluador considere como la más estructurada en su construcción y desarrollo teniendo en cuenta la recordación de los mensajes. Las demás propuestas se calificarán teniendo en cuenta la Tabla 14. En el texto mencionado califican con 25 puntos el proceso creativo y piezas para un solo proponente el que a criterio de la entidad considere debe otorgársele el puntaje y a los demás conforme a la tabla 14 donde el mayor valor es 1.0 lo cual difiere considerablemente en su evaluación con el criterio anterior. Sí las cosas entrar a calificar un caso de éxito de un cliente que ha tenido el proponente resulta algo subjetivo para su evaluación, con lo cual solicitamos a UPME aceptar que sea suficiente la certificación de experiencia y las muestras de trabajo realizado tanto del proceso como del resultado de estos proyectos para la obtención de los 50 puntos.

3 Respuesta UPME: La UPME considera pertinente mantener la evaluación planteada, pues conocer los detalles del proceso creativo y del desarrollo de las piezas le puede permitir al comité evaluador encontrar diferencias importantes entre las propuestas presentadas que resulten novedosas o que permitan inferir un mayor impacto del trabajo que se pretende desarrollar. Con respecto a la asignación de puntaje de los criterios a evaluar, se aclara que los valores contenidos en la Tabla 14, son los factores por los cuales se multiplica el puntaje máximo posible para calificar un aspecto determinado de las diversas propuestas. Por ejemplo, para el caso particular de la experiencia exitosa, para cada criterio a evaluar, la mejor propuesta recibe los 25 puntos posibles, la segunda recibe (25 * 0,8) puntos, etc. 3. Respecto a las certificaciones de EXPERIENCIA de proponente numeral y debido a que es complicado que los clientes ya sean particulares o estatales entreguen certificaciones tan detalladas, en las que se incluyan las métricas cuantitativas, solicitamos que UPME acepte en su lugar las certificaciones de experiencia y actas de terminación de contratos que contiene la calificación otorgada al contratista por el desarrollo de los proyectos, y que se adjunte como soporte adicional los informes finales que le fueron entregados a los clientes, y que resumen todo el trabajo desarrollado, los medios utilizados, la duración, los cronogramas y otros aspectos que le dan idea a UPME de la dimensión del trabajo y de resultados. Respuesta UPME: Dada la naturaleza del trabajo a desarrollar, la UPME considera pertinente mantener la exigencia frente a los requisitos para la experiencia solicitada del proponente, pues se espera que la estrategia sea de alto impacto. 4. Respecto a la tabla 13 del numeral producción de piezas publicitarias, solicitamos a UPME ampliar las características de los comerciales de televisión y los jingles para que todos los proponentes coticemos en igualdad de condiciones. Es decir definir número de modelos, locutores, locaciones o exteriores, etc. Respuesta UPME: La UPME considera que la descripción de los objetivos específicos, del alcance, de las piezas mínimas a entregar así como de la metodología de evaluación y la asignación del presupuesto, dan el contexto suficiente para que los interesados estructuren sus propuestas en igualdad de condiciones. De otro lado, entrar a especificar aspectos tan particulares como los sugeridos en su comunicación iría en detrimento de la creatividad y la competencia en el proceso. La UPME espera que los proponentes, basados en su experiencia, consideren la mejor combinación de esos aspectos de tal manera que estructuren excelentes ofertas que permitan cumplir con los objetivos planteados con el presupuesto asignado.

4 5. Por la magnitud del trabajo a entregar y consideramos que el tiempo no es suficiente para entregar un trabajo acorde a lo solicitado, por lo tanto solicitamos amablemente a la UPME ampliar el plazo de cierre al máximo que le sea permitido. Respuesta UPME: La UPME ha considerado pertinente ampliar el plazo de entrega de ofertas hasta el día 08 de abril de 2015 a las 11:00 am, fecha que consta en la adenda 1 publicada en la página del proceso. PROPUESTA DE RESPUESTA A OBSERVACIONES AL PROCESO ALLEGADAS POR HAROLD ZEA & ASOCIADOS S.A.S 26 DE MARZO DEL 2015 Respetados Señores: Revisamos la adenda 1 publicada en la tarde de ayer, agradecemos la ampliación de la fecha de entrega, pero no encontramos respuestas a otras de nuestras observaciones enviadas a ustedes el martes 24 de marzo, agradecemos atender a las mismas y dar oportuna respuesta. Respuesta UPME: Arriba se resuelven las inquietudes a los cinco puntos enviados en marzo 24. De otra parte tenemos unas inquietudes adicionales, respecto del cuadro de producción de piezas publicitarias numeral Comerciales locaciones, ciudades? cuantos modelos?, perfil: edades, etc.? Cuando dicen Jingle publicitario y locución, se refieren a la producción del jingle y adicional a cuña radial? Si es cuña radical, cuantos locutores? Impresos: Formato estación, a qué pieza se refieren?, que medidas? en que ciudades? qué características? Porque son muchas las posibilidades. Formato de Bus: a qué pieza se refieren?, que medidas? en que ciudades? qué características? Porque son muchas las posibilidades. Eucol: en qué ciudad cotizamos? El precio cambia de acuerdo a la ciudad. Impreso?, AVISO DE PRENSA en página entera, ¼ de página, aquí cotizamos diseño y arte final?, o es el costo de la publicación? Afiche: cotizamos el arte final? O se refieren a la impresión?, son dos diferentes referencias de afiche? O es la impresión de 2 unidades una misma referencia?

5 Piezas digitales- internet- banner publicitario: se refieren a cotizar 5 opciones diferentes de banner?, agradecemos definir con el fin de unificar. Esta solicitud de dar medidas y condiciones más detalladas permite a los oferentes participar en igualdad de condiciones, y beneficia a la entidad porque facilita la comparación. Respuesta UPME: La UPME considera que entrar a especificar aspectos tan particulares como los sugeridos en su comunicación iría en detrimento de la creatividad y la competencia en el proceso. La UPME espera que los proponentes, basados en su experiencia, consideren la mejor combinación de esos aspectos de tal manera que estructuren excelentes ofertas que permitan cumplir con los objetivos planteados con el presupuesto asignado. Con respecto a la inquietud sobre AVISO DE PRENSA en página entera, ¼ de página, aquí cotizamos diseño y arte final?, o es el costo de la publicación? Afiche: cotizamos el arte final? O se refieren a la impresión?, son dos diferentes referencias de afiche? O es la impresión de 2 unidades una misma referencia? Respuesta UPME: Se cotizan las tres, diseño, arte final y publicación, tal como se indica en los términos de referencia.. Piezas digitales- internet- banner publicitario: se refieren a cotizar 5 opciones diferentes de banner?, agradecemos definir con el fin de unificar.. Respuesta UPME: Sí se refiere a 5 opciones diferentes de banner. Cada proponente realizará la oferta que considere más conveniente. RESPUESTA A OBSERVACIONES AL PROCESO ALLEGADAS POR BRIGARD & URRUTIA Marzo 26 de Radicado No Agradecemos aclarar las razones por las cuales la garantía única de cumplimiento, en caso de adjudicación del contrato, se debe sacar a favor de FIDUOCCIDNETE y no de la UPME, tal y como lo establece el numeral 1.26 de los Términos de Referencia.

6 Respuesta UPME: Se aclara. De acuerdo a lo señalado en el Decreto 1258 de , la Unidad de Planeación Minero Energética --UPME, de que trata la Ley 143 de , es una unidad administrativa especial de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Minas y Energía, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía presupuestal, con régimen especial en materia de contratación. El artículo primero del mencionado decreto, se estableció que la UPME manejará sus recursos presupuestales y operará a través del contrato de Fiducia Mercantil que celebre con una entidad fiduciaria, el cual se someterá a las normas del derecho privado. En ese orden de ideas y de conformidad con la Resolución UPME No del 1 de marzo de 2013, por medio de la cual se adoptó el manual Interno de Contratación, los contratos superiores a 1300 SMMLV serán suscritos entre la Fiduciaria de OCCIDENTE FIDEICOMISO FIDUOCCIDENTE F.M con NIT y el contratista, razón por la cual la garantía única de cumplimiento debe expedirse a favor de dicha fiduciaria. Bogotá D.C. 27 de marzo de Por el cual se modifica la estructura de la Unidad de Planeación Minero Energética (UPME). 2 Por la cual se estableceel régimen para la generación, interconexión, transmisión, distribución y comercialización de electricidad en el territorio nacional, se conceden unas autorizaciones y se dictan otras disposiciones en materia energética.

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