CONFIDENCIAL. Sistema (software) de Gestión de Compras, Ventas, Inventario y producción.

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1 Sistema (software) de Gestión de Compras, Ventas, Inventario y producción Módulos del Sistema: El software esta implementado en Visual Foxpro para Windows. Se compone de los módulos o funciones que permiten realizar registros de las siguientes funciones administrativas: - Compras. - Ordenes de trabajo. - Existencias / Inventario. - Ventas. - Consumos Requerimientos de Hardware y Software Estaciones de trabajo con Windows XP o superior. Una impresora de matriz de puntos o Fiscal Epson para emitir los documentos de venta legales (Boletas, Facturas, Guías) y una impresora de tinta para emitir los informes. Lectores de código de barras (opcional) e impresora de etiquetas (opcional) marca Zebra, para imprimir con código de barras. Esquema de funcionamiento: El Sistema (software) presenta las opciones necesarias para registrar y emitir los diferentes documentos que genera la gestión de compras, ventas y ordenes de trabajo, como por ejemplo: - Registro de órdenes de compra a proveedores. - Registro de documentos de compra: facturas, guías de despacho de proveedores, ordenes de compra. Validación contra orden de compra o nota de pedido. - Registro de pedidos (por parte de los diferentes centros de costo). - Registro y emisión de documentos de ventas: facturas, boletas, guías de despacho, notas de crédito. - Registro de órdenes de trabajo. - Registro de consumos para órdenes de trabajo. - Registro y emisión de documentos de traslados entre bodegas. - Registro y emisión de documentos de movimientos internos (ajustes, cambios). Infodesa Ltda. Página: 1 de 29

2 También presenta los módulos necesarios para completar las diferentes tablas básicas que son: - Tablas de líneas de productos. - Tabla de Marcas de productos. - Ficha de productos. - Tabla de bodegas. - Tabla de clientes (contado y crédito). - Tabla de proveedores. - Tabla de vendedores. - Tablas de responsables. - Formas de pago. Primero se deben completar todas las tablas básicas del sistema, especialmente la ficha de cada producto. Una vez que se completan las tablas básicas se pueden registrar todas las transacciones de compras, ventas y pagos. Infodesa Ltda. Página: 2 de 29

3 Descripción del sistema: El Sistema (software) esta estructurado en base a un esquema de menú donde se agrupan opciones relacionadas. Primero se presenta el menú de Cajas (Ventas): Aquí se encuentran las opciones que permiten registrar los documentos asociados a una venta y pago de esas ventas, así como los diferentes informes de caja. Infodesa Ltda. Página: 3 de 29

4 En segundo lugar se presenta el menú de Órdenes de trabajo. Aquí se encuentran los funciones que permiten administrar y registrar la transformación de productos. Así como también emitir informes relacionados con estos conceptos. En cuarto lugar se presenta el menú de Administración. Aquí se encuentran las funciones que permiten administrar datos de clientes. Así como también emitir informes relacionados con estos conceptos. Primero se presentan los informes de ventas. Infodesa Ltda. Página: 4 de 29

5 En cuarto lugar se presenta el menú de compras. Aquí se encuentran las opciones para registrar toda la documentación relacionada con las compras y traslados de mercaderías. También se encuentran informes relacionados con estos conceptos. Infodesa Ltda. Página: 5 de 29

6 En quinto lugar se presenta el menú de informes de existencias. Se dispone también de informes de compras y ventas. Primero se dispone de informes de existencias. Infodesa Ltda. Página: 6 de 29

7 También se dispone de informes comparativos de compras y ventas. Siempre es útil disponer de informes que permitan analizar las compras por proveedor. En el menú de Mantenciones se encuentran las funciones que permiten crear, modificar o eliminar cada uno de los registros de las tablas básicas del Sistema. Infodesa Ltda. Página: 7 de 29

8 El menú de Utilidades, presenta las opciones que permiten crear usuarios y modificar los parámetros generales del Sistema. Infodesa Ltda. Página: 8 de 29

9 1.- MANTENCIÓN DE TABLAS BASICAS.-- CONFIDENCIAL Dado que lo primero que se debe realizar es completar las tablas básicas del sistema partiremos revisando estas opciones. Este menú presenta cada una de las opciones que permiten actualizar las tablas básicas del sistema. Estas tablas deben ser completadas antes de empezar usar el Sistema, pero también se pueden ir completando en la medida que aparecen nuevos ítem. Por ejemplo nuevos artículos. Maestro de Artículos: Esta opción permite agregar nuevos artículos a la base de datos. Cada articulo debe tener un código que lo identifica y pertenecer a una línea, una marca y sección. En general los artículos que poseen código EAN-13 se deben identificarse con ese código. Para aquellos artículos que no tengan este tipo de código se les debe asignar uno interno. La forma más optima de codificar es usando un esquema de codificación semiinteligente, separando por línea y marca seguido de un correlativo. Por ejemplo, el código pertenece a la línea 201 y la marca 608. Cuando se digita el código si el articulo no existe se pedirá completar todos los datos de la ficha, si ya existe se desplegará los datos existentes. Los artículos pesables deben partir con 24 (así el sistema sabe que son pesables) seguidos de 5 números. Para los productos no pesables que no tienen código de barras se recomienda componer un código con Línea más la marca y un correlativo. Por ejemplo el pertenece a la línea 124 a la marca 233. Campos: Infodesa Ltda. Página: 9 de 29

10 Descripción: Nombre del producto. Es deseable que se incluya la unidad de mediad en esta descripción. Nombre corto: Es el nombre resumido que aparecerá en las boletas (por disponer de poco espacio). Código rápido: Es un número de hasta 4 dígitos que ayuda en la venta al digitar (menos) y el código corto, el sistema buscará el articulo que tiene este número. Marca: Código de la marca asociada al producto. Línea: Código de la línea a la que pertenece el producto. Es útil para los informes de análisis, por ejemplo ventas por línea. Sección: Sección o departamento al que pertenece el producto. Número: Número de serie para los casos en que corresponda. Unidades por caja: Cuantas unidades tiene cada caja. Ultimo proveedor: El sistema graba automáticamente el rut del proveedor a quién se le hizo la última compra. Cód. Proveedor: Código que usa el proveedor para ese articulo. Unidad de medida: Unidad de medida del producto, si se vende en Unidades, LiTros, etc. La unidad de medida debe ser única para las compras y las ventas, es decir, si vendo en KG debo registrar las compras en KG. Responsable: Código de la persona que creo el producto en la base de datos. Cta Cble Ventas: Cuenta contable que permitirá emitir los informe de traspaso. Cta Contable Compras: Cuenta contable útil para hacer los traspaso. Exento: Campo que indicará si el producto es exento de impuesto, por ejemplo, los cigarrillos son exentos. Receta: Indica si el producto tiene receta, por ejemplo, un pisco sauer. Para el sistema todos los productos que tiene receta no mueven existencias, y se descuenta de inventario lo productos que componen la receta(ver Mantención recetas) Mueve existencia: Si el producto no mueve existencias, sus stock siempre será cero. Imprime etiqueta: El sistema da la posibilidad de imprimir etiquetas para cada producto, sin embargo, existen muchos productos que tiene código EAN-13, por lo que no es necesario pegarles una etiqueta. En este caso es útil esta variable ya que si no se le indica no se emití tira la etiqueta. Ítem de gasto: Código necesario para hacer los traspasos a contabilidad. Costo de lista neto: Costo de la última compra. Cuando se registra un documento de venta y se actualizan los datos, en el maestro de articulo se modifica este campo. Factores de descuento: Corresponde a los descuentos registrados en la última compra. Valor flete unitario: Cuando corresponde se agrega el valor del flete de cada unidad, por ejemplo, en el caso de las bebidas. Costo Inventario: Corresponde al valor del Costo de Lista menos los Descuentos y más el valor del flete unitario. Clave costo: Clave en palabras del costo de venta. Costo venta neto: Corresponde al valor fijado como base para aplicar el margen. Puede ser el costo de lista, el costo de inventario o algún valor arbitrario. Impuesto adicional: Código del impuesto adicional del producto si correspondiera. Valor impuesto especifico: Valor del impuesto especifico. Útil para el caso de los combustibles que tengan dicho impuesto, expresado en pesos por litro. Costo de venta bruto: Costo neto más los impuesto (adicionales, específicos, IVA). Margen de venta: Porcentaje a aplicar al costo de venta para que de el precio de venta. Infodesa Ltda. Página: 10 de 29

11 Precio de venta bruto: Precio de venta según el margen aplicado el costo de venta o de acuerdo a lo digitado directamente. Precio de venta neto: Valor de venta neto (sin impuestos). Precio de venta dólar: Valor de venta de cada unidad transformada a dólares. Precio de venta Euro: Valor de venta de cada unidad expresada en Euros. Precio oferta: Valor de venta cuando el producto esta en oferta ( OFERTA = S). Fechas de oferta: Fechas de inicio y termino de la oferta del producto. Si la fecha final esta en blanco, significa que no tiene fecha de termino. Oferta: Oferta Si o No. Si el producto esta en oferta o no. Al momento de hacer una venta el sistema detecta si el producto esta en oferta, si lo esta, chequea las fechas y considera como precio de venta el precio oferta. Saldo inicial: Cantidad de productos que hay cuando se crea el producto. Stock Referencial: Stock en línea que lleva el sistema. Este es una referencia de la cantidad de ese producto que tiene la bodega. Stock critico: Cantidad de stock mínima que debe tener el articulo. Días de reposición: Cantidad de días que se demora la reposición del producto. Infodesa Ltda. Página: 11 de 29

12 Maestro de clientes: Esta opción permite agregar nuevos clientes a la base de datos. Cada cliente es identificado por su RUT. Un cliente puede tener varias sucursales, por lo que se provee de un formulario adicional para registrarlas (Sucursales). Maestro de líneas. Cada articulo debe pertenecer a una línea, por lo que es necesario crear previamente las líneas existentes. Cada una de ellas se identifica con un código de largo 3, permitiendo crear hasta 999 líneas. Infodesa Ltda. Página: 12 de 29

13 Maestro de Marcas. Cada artículo debe pertenecer a una marca, por lo que es necesario crear previamente las marcas. Cada una de ellas se identifica con un código de largo 3, permitiendo crear hasta 999 marcas. Maestro de códigos: Se implemento esta opción con el objetivo de separar la creación de una lista de códigos de la asignación de un código a una bodega. Primero debe crearse el código para después crearlo en alguna ó todas las bodegas. Infodesa Ltda. Página: 13 de 29

14 2.- VENTAS.- Nota de venta: El vendedor confecciona la nota de venta indicando las productos y condiciones de la venta. Infodesa Ltda. Página: 14 de 29

15 Documento de venta: La factura de venta puede contener una ó más notas de venta. El documento de venta tiene la condición de entrega total ó parcial, lo que permite rebajar del inventario. Los documentos de venta se registran con el número original, asignándolo a un cliente específico. Se indica el código del vendedor y el detalle de los artículos vendidos. Estos documentos pueden ser emitidos (impresos) por el Sistema. Infodesa Ltda. Página: 15 de 29

16 Cada documento debe tener una forma de pago o condición de venta, en este caso es una venta crédito y se pagará en 2 cuotas, cada una con su respectivo monto y vencimiento. Infodesa Ltda. Página: 16 de 29

17 Ordenes de trabajo: Cada orden de trabajo debe ser realizada para un móvil. La orden tiene valores presupuestados inicialmente y valores acumulados. Los valores acumulados se actualizan con los vales de consumo que se cargan a la Orden de Trabajo. Infodesa Ltda. Página: 17 de 29

18 Requisiciones (consumos): Las requisiciones ó vales de consumos se registran con el detalle de insumos ocupados en una orden de trabajo. El detalle del vale permite acumular en la Orden de Trabajo los insumos ocupados y totalizar el costo real del trabajo y rebajar los insumos del inventario. Infodesa Ltda. Página: 18 de 29

19 Resumen de OT: Listado de OT: Infodesa Ltda. Página: 19 de 29

20 3.- Módulo de compras.- Nota de pedido a proveedores (Orden de compra): Este formulario permite registra e imprimir las ordenes de compra emitidas a un proveedor. Aquí se detalla cada uno de los artículos y sus cantidades pedidas así como también las condiciones económicas (valores unitarios, descuentos y plazos de pago). El registro de este documento permitirá validar las facturas de compra que lleguen, pudiendo detectarse a tiempo diferencias de precios o diferencias en cantidades que signifiquen solicitar un Nota de Crédito. Infodesa Ltda. Página: 20 de 29

21 Documentos de compra: Este formulario permite registrar los documentos de los proveedores (compras), actualiza los inventarios (suma) y también la cuenta corriente del proveedor. También permite detectar diferencias de precios o descuentos no realizados, siempre y cuando se haga referencia a una nota de pedido u orden de comprar. Infodesa Ltda. Página: 21 de 29

22 Documentos de traslados entre bodegas: otra. Este formulario permite registrar los traslados de artículos de una bodega a Infodesa Ltda. Página: 22 de 29

23 Documentos de devoluciones a proveedores: Este formulario permite registrar las devoluciones que puedan hacer los clientes. Esto actualiza el inventario de bodega. Infodesa Ltda. Página: 23 de 29

24 Documento de otros movimientos: Para los casos en que se deben hacer Ajustes de inventario o anotar mermas, se dispone de este formulario. Una vez que se crea un articulo (Maestro de Artículos), ya no es posible (por Sistema) modificar su stock, por lo que cualquier diferencia respecto del saldo físico debe hacerse a través del registro de algún documento, en este caso de Mermas o Ajustes de inventario. Infodesa Ltda. Página: 24 de 29

25 Consulta de movimientos por proveedor: Esta consulta proporciona información respecto de todos los movimientos de un proveedor en un periodo determinado. Movimiento de compras y ventas por línea: Informe que proporciona información respecto de las compras y ventas realizadas en un periodo, para una línea especifica de productos. Infodesa Ltda. Página: 25 de 29

26 Informe detallado de ventas: Informe que indica los totales de cada artículo vendidos en un periodo. Infodesa Ltda. Página: 26 de 29

27 Porcentaje de participación de compras y ventas: Informe resumen comparativo entre las compras y ventas de cada línea de artículos, para un periodo dado. Infodesa Ltda. Página: 27 de 29

28 Informe de Lista de precios: Infodesa Ltda. Página: 28 de 29

29 Informe inventario Valorizado: Infodesa Ltda. Página: 29 de 29

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