UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO

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1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del proyecto ESTANDARIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS. Empresa VRK AUTOMOTIVE SYSTEM S.A DE C.V Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: INGENIERO EN PROCESOS Y OPERACIONES INDUSTRIALES Presenta ESTEBAN RESÉNDIZ HERRERA Asesor de la UTEQ Ing. José Cruz Morales Avilez Asesor de la Empresa Ramón Bárcenas Santiago de Querétaro, Qro. Mayo

2 RESUMEN El presente proyecto se llevó a cabo en la empresa VRK AUTOMOTIVE SYSTEMS S.A DE C.V. en el área de finanzas y compras de productos indirectos. El proyecto es la actualización y estandarización de toda la documentación y creación de una base de datos. La empresa decidió utilizar el software SAP para controlar el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa, pero únicamente para las áreas de finanzas y compra de productos indirectos y posteriormente hacia las demás áreas. Para que el SAP tenga un excelente funcionamiento y cumpla con las necesidades de la empresa, es necesario mantener al día toda la información y base de datos. La información que se necesitaba actualizar era básicamente; el número de proveedor para identificarlos, el número de parte de cada uno de los productos de cada proveedor, los precios de los productos ya que algunos precios cambiaron, las cuentas y centros de costo de cada producto. Con toda la información actualizada se actualizaron las órdenes de compra, así como agregar algunas órdenes de proveedores nuevos y la cancelación de otras, cabe mencionar que para la realización del proyecto se elaboró un plan de actividades (Diagrama de Gantt), y cada actividad se describe en el capitulo VIII (Desarrollo del proyecto). El objetivo del proyecto era mantener toda la documentación al día en un periodo de 4 meses, y el objetivo se cumplió satisfactoriamente. 2

3 ABSTRACT This project was carried out in the VRK AUTOMOTIVE SYSTEMS SA DE CV in the área of finance and indirect purchases. The project is to update and standardize the documentation and creation of a database. The company decided to use SAP software to control up the cycle of all the buyings and sellings of the company, but only for the areas of finance and purchasing of indirect goods and later to other areas. For the SAP has an excellent performance and meets the needs of the company, it is necessary to keep current all information and database. The information needed to update was basically, the provider number to identify the number from each of the product of each supplier, the product prices as someprices increased, accounts and cost centers for each product. With all the updated information is able to update the purchase orders as well as add some new vendor orders and cancellation of others, it is worth mentioning that the project developed abusiness plan (Gantt chart), and each activity described in Chapter VIII (project Development). The project's will be keep all documents daily over a period of 4 months and the objective was met successfully. 3

4 DEDICATORIAS El presente trabajo lo dedico a los dos seres que mas quiero y que son mis padres, Flavia Herrera Lira y Esteban Reséndiz Gudiño, este trabajo está dedicado a ellos que siempre han estado a mi lado apoyándome en todo momento, gracias a todo el esfuerzo que han puesto en mí. 4

5 AGRADECIMIENTOS Quiero agradecer a mis padres porque gracias a ellos pude concluir satisfactoriamente esta etapa de mi vida, ya que no lo hubiese logrado sin su empeño, esfuerzo y dedicación que siempre han puesto en mí y en cada uno de mis hermanos. Gracias a la empresa VRK AUTOMOTIVE SYSTEMS por haberme dado la oportunidad de desarrollar mis practicas profesionales. Gracias a todos los empleados de VRK por brindarme su apoyo y por su amabilidad. Gracias al Ing. Ramón Bárcenas por apoyarme durante los cuatro meses de estadía que estuve en la empresa, ya que el fue mi jefe directo y asesor en este periodo. Finalmente quiero agradecerles a todos los profesores porque sin duda son excelentes, cada uno en su respectiva área y son ellos parte importante en el desarrollo profesional de cada egresado. 5

6 INDICE Pagina Resumen 2 Abstract 3 Dedicatorias 4 Agradecimientos 5 Indice 6 I. INTRODUCCION 7 II. ANTECEDENTES 8 III. JUSTIFICACION 9 IV. OBJETIVOS 10 V. ALCANCE 11 VI. FUNDAMENTACION TEORICA 13 VII. PLAN DE ACTIVIDADES 24 VIII. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS 26 IX. DESARROLLO DEL PROYECTO 27 X. RESULTADOS OBTENIDOS 47 XI. ANALISIS DE RIESGOS 48 XII. CONCLUSIONES 49 XIII. RECOMENDACIONES 50 XIV. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 51 6

7 I. INTRODUCCIÓN El presente proyecto se realizó en la empresa VRK AUTOMOTIVE SYSTEMS, S.A DE C.V. La empresa VRK trabaja con software administrativo que se llama CMI (TRANS 4 M), el cual Controla el ciclo de todas las operaciones de compraventa de la empresa como: inventarios, clientes, facturación, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y cuentas por pagar; automatizando eficientemente los procesos administrativos y asegurando el cumplimiento de las disposiciones fiscales. La empresa VRK ha decidido hacer un cambio en su sistema, el cual consiste en sustituir el software CMI por el SAP. Cabe mencionar que no existe diferencia entre el CMI y el SAP, ya que los dos softwares cumplen con las necesidades de la empresa. VRK AUTOMOTIVE SYSTEMS S.A DE C.V surgió de la unión de 2 empresas, VR y KIRCHHOFF, pero al unirse han surgido varios problemas internos como es el caso de la documentación, ya que VR utiliza el software CMI y KIRCHHOFF utiliza el SAP, y al ser distintos también manejan distinta 7

8 documentación, es este el motivo por el cual se tomó la decisión de estandarizar la documentación y utilizar todos el software SAP. El cambio que se pretende realizar no es nada fácil es por eso que la empresa ha decidido utilizar el SAP únicamente para las áreas de compras de indirectos y finanzas, y posteriormente hacia las demás áreas. Podemos decir que el proyecto se llevará acabo en el área de finanzas, y consistirá en la actualización de toda la documentación. II. ANTECEDENTES Cuando la empresa VR y KIRCHHOFF se unieron fue cuando empezaron los problemas, ya que cada empresa mantenía el control de su sistema con distinto software, en el caso de VR con el CMI (TRANS 4 M) y KIRCHHOFF con el SAP. El principal problema que se presenta en la empresa VRK AUTOMOTIVE SYSTEMS S.A DE C.V es provocado por el diferente manejo de la documentación, porque a pesar que ambas empresas fabrican los mismos productos, trabajan con los mismos clientes y con los mismos proveedores, manejan su documentación con diferente información. 8

9 La diferencia que existe en el manejo de la documentación es que VR tiene idenficados a sus proveedores con un número y KIRCHHOFF con otro, así como también existe diferencia en la identificación de los productos con los numeros de parte, cuentas de gastos, precios, diferentes formatos, etc. Las diferencias que existen traen a la empresa mucha confusión entre si, además de perdidas de información, es por eso que surge la necesidad de estandarizar la documentación, y crear una base de datos de fácil acceso, para evitar este problema. III. JUSTIFICACIÓN Los accionistas de VRK AUTOMOTIVE SYSTEMS S.A DE C.V se reunieron a mediados de diciembre del 2011, en dicha reunión hablaron sobre los problemas que existen en la empresa por no tener estandarizada su documentación y por usar diferente software en el manejo del sistema de cada empresa. El objetivo que se planteo fue que se tiene que estandarizar toda la información y utilizar el mismo software (SAP) en toda la organización. 9

10 Los beneficio que se esperan con este proyecto, es que ya no exista perdida de información, ahorrar tiempo al realizar las actividades por que muchas veces se tiene que estar buscando datos y no se encuentran o simplemente se busca con un nombre o numero diferente. IV. OBJETIVO Crear una base de datos estándar que pueda ser utilizada por todas las organizaciones de VRK AUTOMOTIVE SYSTEMS mediante la actualización de la documentación para el 01 de Marzo. Con la documentación actualizada y la base de datos generar todas las órdenes de compra de cada proveedor en el SAP para el 19 de marzo. Con la base de datos, alimentar el software EAM para controlar el inventario y mantener los máximos y los mínimos de cada producto, para el 10 de Marzo. 10

11 V. ALCANCE La diferencia que existe en el manejo de la documentación es que VR tiene identificados a sus proveedores con un número y KIRCHHOFF con otro, así como también existe diferencia en la identificación de los productos con los números de parte, cuentas de gastos, precios, diferentes formatos, etc. Para solucionar este problema se llevarán a cabo las siguientes actividades: 1.-Hacer un listado de los proveedores y asignarles su nuevo # de proveedor. Cada proveedor debe ser identificado por un número, el cual se le conoce como numero de proveedor, la empresa trabaja con 263 proveedores y cada uno de ellos se le debe asignar un número. 2.-Identificar todos los productos del almacén y asignarles su nuevo # de parte. Todos los productos que se encuentren en el área de almacén deben estar identificados y es por eso que se les asignará un número de parte. 3.-Generar una cuenta de gasto para cada producto. 11

12 4.-Generar un centro de costo para cada producto. El centro de costo es el área de la empresa en la que se va a utilizar el producto y se identifica con un número. 5.-Actualizar los archivos de las órdenes de compra. La orden de compra es un archivo de Excel en el que se encuentra enlistado todos los productos de cada proveedor y se debe actualizar con: el número de proveedor, numero de parte de cada producto, la cuenta de gasto y el centro de costo. 6.-Actualizar los precios de los productos que hayan tenido un aumento. Algunos proveedores incrementan los precios de sus productos cada inicio de año, así que los archivos de las órdenes de compra de cada proveedor se deben actualizar con los nuevos precios. 7.-Hacer comparativo de precios entre proveedores. Cuando se actualicen los precios de los productos de los proveedores, se hace un comparativo de precios con otros proveedores para ver la posibilidad de cambiarse con otro proveedor que tenga precios más bajos. 8.-Actualizar la lista de los productos de los proveedores. Si se decide comprar algunos productos con otro proveedor, se tendrá que eliminar los 12

13 productos de la lista del proveedor con el que se compraba el producto para que el archivo quede actualizado. 9.-Generar archivos de órdenes de compra para nuevos proveedores. Cuando se toma la decisión de comprar productos con un nuevo proveedor se debe generar toda la documentación del nuevo proveedor. Las actividades anteriores deben ser terminadas a principios de abril y con esto se espera que el problema que se tiene con el manejo de la información quede resuelto, facilitando el trabajo y ahorrando tiempo en la realización de las actividades, así como mejorar la relación con los proveedores y con los clientes. VI. FUNDAMENTACION TEORICA Base de datos Qué es una base datos? Una base de datos (cuya abreviatura es BD) es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de manera estructurada, con la menor redundancia posible. Diferentes programas y diferentes usuarios deben poder utilizar estos datos. Por lo tanto, el concepto de base de datos generalmente está 13

14 relacionado con el de red ya que se debe poder compartir esta información. De allí el término base. "Sistema de información" es el término general utilizado para la estructura global que incluye todos los mecanismos para compartir datos que se han instalado. Porqué utilizar una base de datos? Una base de datos proporciona a los usuarios el acceso a datos, que pueden visualizar, ingresar o actualizar, en concordancia con los derechos de acceso que se les hayan otorgado. Se convierte más útil a medida que la cantidad de datos almacenados crece. 14

15 Una base de datos puede ser local, es decir que puede utilizarla sólo un usuario en un equipo, o puede ser distribuida, es decir que la información se almacena en equipos remotos y se puede acceder a ella a través de una red. La principal ventaja de utilizar bases de datos es que múltiples usuarios pueden acceder a ellas al mismo tiempo. Administración de base de datos Rápidamente surgió la necesidad de contar con un sistema de administración para controlar tanto los datos como los usuarios. La administración de bases de datos se realiza con un sistema llamado DBMS(Data base management system [Sistema de administración de bases de datos]). El DBMS es un conjunto de servicios (aplicaciones de software) para administrar bases de datos, que permite: un fácil acceso a los datos el acceso a la información por parte de múltiples usuarios la manipulación de los datos encontrados en la base de datos (insertar, eliminar, editar) 15

16 El DBMS puede dividirse en tres subsistemas: El sistema de administración de archivos: para almacenar información en un medio físico El DBMS interno: para ubicar la información en orden El DBMS externo: representa la interfaz del usuario. (Martinez, 2007). Estandarización La estandarización forma parte de los seis pasos necesarios para llevar a cabo la limpieza de datos. Esta consiste, en separar la información en diferentes campos, así como unificar ciertos criterios para un mejor manejo y manipulación de los datos 16

17 Para qué le interesaría a una empresa tener sus datos estandarizados, integrados y en general con calidad? Para cualquier organización los datos referentes a los clientes son de vital importancia. Lo esencial para construir una relación efectiva con los clientes es usar datos con integridad, estandarización y, sobre todo, con alta calidad. El manejo de los nombres y direcciones de los clientes no es tarea fácil. Cerca del 50% de las compañías en Internet no pueden responder a las necesidades de todos sus clientes y no se pueden relacionar con ellos a causa de la falta de calidad en sus datos sobre sus clientes. Para comunicarse efectivamente con sus clientes, por teléfono o por correo, una empresa debe mantener una lista de sus clientes extraordinariamente limpia. Por otra parte, las organizaciones pierden credibilidad al utilizar direcciones con errores y al enviar múltiples cartas o avisos a diferentes direcciones sin darse cuenta que es un mismo cliente. (Torres, 2006). 17

18 MRP El MRP es un sistema para planear y programar los requerimientos de los materiales en el tiempo para las operaciones de producción finales que aparecen en el programa maestro de producción. También proporciona resultados, tales como las fechas límite para los componentes, las que posteriormente se utilizan para el control de taller. Una vez que estos productos del MRP están disponibles, permiten calcular los requerimientos de capacidad detallada para los centros de trabajo en el área de producción. Ventajas y beneficios del MRP La naturaleza dinámica del sistema es una ventaja decisiva, pues reacciona bien ante condiciones cambiantes, de hecho, promueve el cambio. El cambiar las condiciones del programa maestro en diversos periodos hacia el futuro puede afectar no sólo la parte final requerida, sino también a cientos y hasta miles de partes componentes. Como el sistema de datos produccióninventario está computarizado, la gerencia puede mandar hacer una nueva corrida de computadora del MRP para revisar los planes de producción y adquisiciones para reaccionar rápidamente a los cambios en las demandas de los clientes, tal como lo indica el programa maestro. 18

19 Se calcularon los beneficios actuales y futuros del MRP. Entre ellos se mencionaron una mayor rotación de inventaros, disminución en el tiempo de espera de la entrega, mayor éxito en el cumplimiento de las promesas de entrega, disminuciones en los ajustes internos de producción para compensar los materiales que no se tienen disponibles y las reducciones en el número de expeditadores de materiales. Para muchas personas representa una mejoría con respecto a los sistemas anteriores de planeación y control de la producción. Sus aplicaciones aumentan a medida que los gerentes de operaciones continúan implantando mejores métodos para la administración de materiales. (Zamora, 2004). CMI (TRANS 4M) El concepto de Cuadro de Mando Integral CMI (BalancedScorecard BSC) fue presentado en el número de enero/febrero de 1992 de la revista Harvard Business Review, con base en un trabajo realizado para una empresa de semiconductores. Sus autores, Robert Kaplan y David Norton, plantean que el CMI es un sistema de administración o sistema administrativo (managementsystem), que va más allá de la perspectiva financiera con la que los gerentes acostumbran evaluar la marcha de una empresa. 19

20 Es un método para medir las actividades de una compañía en términos de su visión y estrategia. Proporciona a los gerentes una mirada global del desempeño del negocio. Es una herramienta de administración de empresas que muestra continuamente cuándo una compañía y sus empleados alcanzan los resultados definidos por el plan estratégico. También es una herramienta que ayuda a la compañía a expresar los objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con la estrategia. SAE Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa como: inventarios, clientes, facturación, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y cuentas por pagar; automatizando eficientemente los procesos administrativos y asegurando el cumplimiento de las disposiciones fiscales. Permite conectar de manera remota las sucursales de la empresa. Ofrece reportes, estadísticas, gráficas y consultas de alto nivel que colaboran en la oportuna toma de decisiones y desarrollo de estrategias comerciales. 20

21 Beneficios Al integrar el SAE en tu administración obtienes inmediatamente un mejor control sobre tu negocio y una significativa reducción en el tiempo invertido, pues la automatización de tus procesos optimizan la aplicación de los recursos humanos y tecnológicos, facilitándote la supervisión del estado real de la empresa en cualquier momento. (Aspel de México, 2004). SAP SAP fue fundada en 1972 en la ciudad de Mannheim, Alemania, por algunos antiguos empleados de IBM bajo el nombre de SAP Systemanalyse, AnwendungenundProgrammentwicklung. El nombre fue tomado de la división en la que trabajaban en IBM. El nombre SAP R/3 es al mismo tiempo el nombre de una empresa y el de un sistema informático. Este sistema comprende muchos módulos integrados, que abarcan prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial. SAP ha puesto su mirada en el negocio como un todo: así ofrece un sistema único que soporta prácticamente todas las áreas del negocio. SAP proporciona la oportunidad de sustituir un gran número de sistemas independientes, que se han desarrollado e instalado en organizaciones ya establecidas, por un solo 21

22 sistema modular. Cada modulo realiza una función diferente, pero está diseñado para trabajar con otros módulos. Está totalmente integrado, ofreciendo autentica compatibilidad entre todas las funciones de una empresa. (Yescas, 2007) EAM Una solución efectiva de gestión de activos empresariales para supervisar y gestionar la implementación, rendimiento y mantenimiento de los activos de la compañía quizá sea la herramienta más importante para evitar sorpresas operativas y descubrir ganancias ocultas. Infor EAM (Enterprise Asset Management Gestión de Activos Empresariales Mantenimiento Industrial y Edilicio) le permite a los fabricantes, distribuidores y organizaciones de servicios: Ahorrar tiempo y dinero al optimizar los recursos de mantenimiento; Mejorar la productividad del equipo y del personal; Incrementar la eficiencia del inventario; Reforzar su capacidad para cobrar reclamaciones de garantía. 22

23 Las herramientas Infor EAM para generar informes permiten tomar mejores decisiones a futuro para ayudar a mejorar la rentabilidad y gestionar el rendimiento de los activos. El software de gestión de activos empresariales ayuda a compañías como la suya a: Incrementar la eficiencia de la mano de obra y reducir el tiempo extra. Implementar programas efectivos de mantenimiento preventivo por equipo para reducir los tiempos de parada. Gestionar órdenes de trabajo para garantizar la entrega puntual. Reducir los niveles de inventario relacionados con el mantenimiento para lograr más ahorros. Modelar varios escenarios para determinar los niveles óptimos de activos y mejorar la toma de decisiones. Supervisar la información para mejorar la capacidad de cobrar las reclamaciones de garantía. Infor EAM es mucho más que un software de gestión computarizada de mantenimiento (CMMS) que captura únicamente métricas estándares de mantenimiento de operaciones. Es una visibilidad mejorada no sólo en el rendimiento actual sino también en el rendimiento futuro. (CIMATIC, 1995). 23

24 VII. PLAN DE ACTIVIDADES Antes de comenzar el proyecto fue necesario definir las tareas ó actividades que se tenían que llevar a cabo así como el tiempo que debería durar cada actividad, todas las actividades fueron programadas, dando como resultado un diagrama de Gantt. Las actividades se enlistan a continuación. 1. Capacitación por parte de la empresa. 2. Hacer un listado de los proveedores y asignarles su nuevo # de proveedor. 3. Identificar todos los productos del almacén y asignarles su nuevo # de parte. 4. Generar una cuenta de gasto para cada producto. 5. Generar un centro de costo para cada producto. 6. Actualizar los archivos de las órdenes de compra. 7. Actualizar los precios de los productos que hayan tenido un aumento. 8. Hacer comparativo de precios entre proveedores. 9. Actualizar la lista de los productos de los proveedores. 10. Generar archivos de órdenes de compra para nuevos proveedores. 11. Curso de SAP. 12. Alimentar el EAM con ayuda de la base de datos. 13. Presentar proyecto al gerente. 24

25 Las actividades anteriores quedaron programadas de la siguiente forma (Diagrama de Gantt). P = Avance programado R = Avance Real 25

26 VIII. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS Para poder llevara a cabo el proyecto es importante identificar los recursos materiales y humanos necesarios. Recursos materiales Área de trabajo Computadora Escritorio Impresora Papelería Recursos humanos Para poder realizar el proyecto es importante contar con los involucrados directos por ejemplo: el proyecto se llevara a cabo en área de finanzas y compra de productos indirectos, así que es necesario contar con el apoyo de: Gerente de finanzas (2 horas a la semana) Encargado de almacén (10 horas a la semana) Esteban Reséndiz Herrera (40 horas a la semana) 26

27 IX. DESARROLLO DEL PROYECTO Hacer un listado de los proveedores y asignarles su nuevo # de proveedor. La empresa tiene una base de datos de todos los proveedores (proveedores para el área de almacén de productos indirectos) con los que trabaja, y la cantidad asciende a 263 proveedores, sin embargo hoy en día la empresa trabaja únicamente con 90 proveedores, esto deja claro que dicha base de datos no se actualiza desde hace aproximadamente 2 años. Como es posible que la empresa tenga en su base de datos información de 263 proveedores, cuando únicamente trabaja con 90?, la respuesta es porque cuando se deja de trabajar con algún proveedor, por la razón que sea, el expediente con toda su información del proveedor debe ser eliminada, pero no lo hacen y únicamente agregan a la base de datos un expediente mas, por ejemplo el de nuevos proveedores, esto genera que la empresa tenga información obsoleta de tantos proveedores. La primera tarea que se hizo fue la de eliminar todos los archivos obsoletos de los proveedores que ya no trabajan para la empresa, quedando 27

28 solo 90 archivos de 90 proveedores (la información que se actualizó es de estos últimos). A continuación se presenta el listado de los proveedores con su nuevo número de proveedor. 28

29 NOMBRE DEL PROVEEDOR NUMERO DEL PROVEEDOR NOMBRE DEL PROVEEDOR NUMERO DEL PROVEEDOR PRAXAIR EXCELLENT PPG JUNGHANS TECNOSUIZA ALEPK MARKATOOL AFIPRES KEY QUIMICA MARATHON CALVEK PROLIMP COPEL IDS MAVIC BALEROS DOALL MOUNTZ ANA LIDIA DIENSA ADINE BALLUF SELLOS ANAHUAC ADINE CHEVRON SOMEX FLEJES AMIGO FUCHS AA DISIGNER INSTY LA FRAGUA MRO TAPS PROMETAL DATACODE AZU PISO BECOR SERV MULTIPLES PLASTEL SUMINISTROS IMPRESOS AZTECA GICELO CARMI TUVANOSA DADMEX KURIMEXICANA CONSORCIO SALE POWER PROLIMPIE MISUMI MATEC MOELLER FERREHERRAMIENTAS RAFAEL RAMIREZ EGUSA FERBUS HERMOS EUTECTIC HOBBY TEC ELECTRONICA EQUIPUM SENSTRONIC BIZNET GRUPO JOCO ABRACINTAS DIMEX BOLLHOF DISEÑO INTEGRAL PREMIUN STEEL COMERCIALIZADORA OS CASMAN INGERSOLL TANNER FESTO PNEUMATIC MULTIFASTANER OERLIKON EL CRISOL GIGATEC

30 Identificar todos los productos del almacén y asignarles su nuevo # de parte. Para asignar los números de parte a todos los productos de los proveedores, se hizo de la siguiente manera: Primero se formaron 12 grupos de productos y se les asignó un nombre de acuerdo a los productos y a las ares de trabajo, los 12 grupos son los siguientes; 1 papelería, 2 soldadura, 3 matricería, 4 eléctrico, 5 control, 6 hidráulica, 7 sensores, 8 neumática, 9 empaques, 10 químicos, 11 ferretería, 12 servicios. Una vez que se determinaron los nombres de los 12 grupos fue necesario determinar el grupo al que tenían que pertenecer los proveedores de acuerdo a sus productos. Anteriormente los numero de parte de los productos eran demasiado largos y esto ocasionaba mucha perdida de tiempo para poder identificar los productos, así que lo que se pretendía era que los números de parte fueran mas cortos y fácil de identificar, entonces se tomó la decisión de que los números de parte comenzaran con las 2 primeras letras del grupo al que pertenecían seguido de cuatro dígitos numéricos (ejemplo: papelería PA0001). 30

31 Para evitar problemas y para mayor facilidad se decidió que los números de parte deberían de ir consecutivamente, ejemplo: PA0001, PA0002, PA0003, etcétera. 31

32 Los 12 grupos quedaron de la siguiente forma PAPELERIA (PA) SOLDADURA (SO) MATRICERIA (MA) ELECTRICO (EL) IMPRESO AZTECAS PRAXAIR MATEC MARATHON MRO CHEMICAL RAFE RESISTENCIAS JOV COEL TINTAS Y RECARGAS EGUSA AFILADOS DE PRESICION INSTY EXCELLENT AA ETSS DATACODE DESIGNER DISEÑO INTEGRAL TEC ELECTRONICA CENTERLINE FERBUS PRINTACOLOR CKS DISEÑO ISOMETRICO CARMI MULTIFASTENER PROMETAL TECNOSUIZA CONTROL (CO) HIDRAULICA (HI) SENSORES (SE) NEUMATICA (NE) HERMOS MAVIC ADINE BOLLHOFF IDS TUVANOSA BIZNET HOBBY GICELO SENSTRONIC CASMAN EQUIPUMP EMPIRE QUICK CONECTORS EMPAQUES (EM) QUIMICOS (QU) FERRETERIA (FE) SERVICIOS (SR) FLEJES Y ACCESORIOS KEY QUIMICA AMIGO COPPEL COMERCIALIZADORA OS PROLIMP TAPS & DRILLS ALEPAK PPG AFIPRES KURITA BECOR QUIMICA UNIDA RAFAEL RAMIREZ FSI LA FRAGUA CONSORCIO INDUSTRIAL FERREHERRAMIENTAS FUCHS BALEROS Y BANDAS CHEVRON AZU PISO TANNER PHI PREMIUM STEEL 32

33 Generar una cuenta de gasto para cada producto. La cuenta de gasto es un número asignado de acuerdo a la familia que pertenece cada producto, según su descripción y uso. Para generar las cuentas de gasto ó cuenta mayor se elaboró una tabla con las cuentas anteriores (son las cuentas que se utilizan con el software CMI) y con las cuentas nuevas que son las que se van a utilizar con el software SAP. A continuación se presenta la tabla con las cuentas anteriores y las cuentas nuevas. 33

34 CUENTAS CONTABLES (CUENTA MAYOR) CMI SAP CUENTA DESCRIPCION CUENTA DESCRIPCION NUEVA ANTERIOR NUEVA ACEITES Y LUBRICANTES CONSUMABLE MATERIALS FACTORY EQUIPO DE SEGURIDAD PROTECTIVE CLOTHING/HYGIENE/MEDICINES REFACCIONES Y MAT DE ROBOTS MAINTENANCE MATERIAL PRODUCTION EQUIPMENT GASES Y CONSUMIBLES ROBOTS MAINTENANCE MATERIAL PRODUCTION EQUIPMENT CONSUMIBLES OP. SOLDADURA CONSUMABLE MATERIALS FACTORY CONSUMIBLES LINEA DE PINTURA OTHER CONSUMABLE MATERIALS PERECEDEROS DE PRODUCTOS OTHER CONSUMABLE MATERIALS HERRAMIENTA PEQUEÑA CONSUMABLES SMALL TOOLS REFACCIONES MONTACARGAS OTHER CONSUMABLE MATERIALS REFACCIONES Y MTTO SOLDADURA CONSUMABLES SMALL TOOLS REFACCIONES Y MTTO SOLDADURA CONSUMABLES SMALL TOOLS EQUIPO Y SUMINISTRO DE OFICINA OFFICE SUPPLIES FORMAS Y TARJETAS CATALOGES AND PRINT MATERIALS SISTEMAS IT-PROGRAMMING-SERVICE/IT CONSULTING GASTOS DE MENSAJERIA COURIER CHARGES SUMINISTROS DE EMPAQUE Y LOGISTICA PACKAGING MATERIALS LIMPIEZA CLEANING SERVICES, MATERIAL OTROS SERVICIOS EXTERNOS OTHER EXTERNAL WORKS MANTENIMIENTO DE FIXTURES MAINTENANCE MATERIAL OTHER MTTO PLANTA MAINTENANCE SERVICESON REAL PROPERTY ITEMS (BUILDING) MTTO MAQUINARIA MAINTENANCE SERVICES PRODUCTION EQUIPMENT REPARACION Y MTTO DE TROQUELES MAINTENANCE SERVICES PRODUCTION EQUIPMENT RENTA DE MAQUINARIA O EQUIPO MOVABLE PROPERTY RENTAL PRODUCTIONS EQUIPMENT EQUIPO DE SEGURIDAD PROTECTIVE CLOTHING/HYGIENE/MEDICINES 34

35 Generar un centro de costo para cada producto. El centro de costo es el área en la que el producto es usado y cada área es identificada con un número el cual se conoce como centro de costo. Para generar el centro de costo se elaboró una tabla con los centros de costo anteriores (son los centros que se utilizan con el software CMI) y con los centros de costos nuevos que son las que se van a utilizar con el software SAP. A continuación se presenta la tabla con los centros de costo anteriores y los centros de costos nuevos. CUENTAS CONTABLE (CENTRO DE COSTO) CMI SAP CENTRO DESCRIPCION CENTRO DESCRIPCION ANTERIO NUEVO 81 FINANZALESS R522 FINANZAS Y CONTROLLING 85 RECURSOS HUMANOS R524 HR 120 PRENSAS R411S OVERH PRESSES 130 SOLDADURA & SUBENSAMBLE R411S OVERH WELD 139 LINEA DE PINTURA R411S OVERH COAT 140 GMT (OTROS ENSAMBLES) GMT RAD SUPPORT 150 GERENCIA PLANTA R521 GEN MANAGEMENT 160 CONTROL DE PRODUCCION R523 LOG SYSTEMS 230 CALIDAD R414S QLTY MANAGEM 240 TOOLING R446 TOOL DEPR 250 MANTENIMIENTO OO R412S MAINTNCE OVERH 280 PLANTA R524 HR 35

36 Actualizar los archivos de las órdenes de compra. Las órdenes de compra son archivos en Excel, cada proveedor tiene una orden de compra con todos sus productos, dicha orden debe ser actualizada con la información mostrada anteriormente. Ver anexo A y B. Actualizar los precios de los productos que hayan tenido un aumento. Cada inicio de año los proveedores le envían a la empresa la lista de los productos que han incrementado sus precios, por esta razón es importante también actualizar los precios de los productos que han tenido aumento. La actualización de precios se hace también en los archivos de las órdenes de compra. Ver anexo A, B y C. Hacer comparativo de precios entre proveedores. Después de que se han actualizado las ordenes de compra se hace un comparativo de precios entre proveedores, ya sea con proveedores nuevos o entre proveedores que ya trabajan para VRK, este comparativo se hace únicamente con los proveedores que han hecho aumentos en los precios de sus productos para determinar si se les sigue comprando o definitivamente cambian de proveedor. 36

37 Actualizar la lista de los productos de los proveedores. Si se toma la decisión de dejar de comprar algunos productos de algún proveedor, es necesario actualizar nuevamente la orden de compra y quitar de la orden los productos que ya no se compraran a ese proveedor. Generar archivos de órdenes de compra para nuevos proveedores. Cuando se toma la decisión de comprar productos con un nuevo proveedor se debe generar un archivo nuevo de orden de compra para el nuevo proveedor. Ya con la información actualizada se comenzó a utilizar el SAP, el software del SAP fue alimentado con los datos de cada proveedor, los mismos proveedores fueron los que se dieron de alta en el sistema. Una vez que los proveedores se dieron de anta en el SAP y con la información actualizada se prosiguió a generar las ordenes de compra en el sistema. A continuación se muestra como se generaron las ordenes de compra con la información actualizada. 37

38 Paso 1. Hacemos doble click en el icono del SAP y nos va a aparecer la siguiente ventana y nos va a pedir un nombre de usuario y contraseña, una vez que ingresamos nombre y contraseña le damos enter. 38

39 Paso 2. Después nos va aparecer la siguiente ventana, aquí le tenemos que dar doble click en la opción que dice crear pedido, ya que vamos a crear una orden de compra nueva. 39

40 Paso 3. En la siguiente ventana se teclea el número nuevo del proveedor donde dice proveedor, dependiendo de la orden de compra que queramos generar, en este caso trabajamos con el ejemplo anterior que es el de PRAXAIR, así colocamos el número del proveedor PRAXAIR y le damos enter. 40

41 Paso 4. Por default aparecerá la siguiente ventana. En el primer campo siempre se pondrá 7610 porque se refiere al país y en este caso VRK se encuentra en México, en el segundo campo se coloca el número del comprador que está generando la orden de compra, y en el tercer campo siempre se pondrá 7600 ya que es numero que representa a la empresa VRK 41

42 Paso 5. Le damos click en la pestaña donde dice textos y aparecerá un espacio en blanco, en ese espacio se debe escribir esa nota en todas las ordenes de compra que realicemos. 42

43 Paso 6. Cuando acabamos de escribir la nota, pasamos a la primera fila para agregar las partidas de los productos que vamos a comprar. En el primer espacio donde está la P se van a enumerar de 10 en 10 (10, 20, 30, 40, etc.). Donde está la I siempre se va poner k. En donde dice Txt.brv. se pone la descripción del producto. Luego se pone la cantidad del pedido. En la U se pone la unidad, en este caso es kilogramos (kg). En la T siempre se pondrá D. Luego se pone la fecha en la que se realiza la orden. Después se pone el precio por kilo en este caso. Después se pone el tipo de moneda. En grupo por artículo siempre se pondrá En Ce siempre se pondrá 7610 y se le da enter. 43

44 Paso 7. Después aparecerá una ventana y en donde dice Cta. mayor se pone la cuenta a la que pertenece el producto, que es de las cuentas nuevas que les asignamos a los productos, le damos enter y automáticamente se brincará hasta donde dice centro de coste y ahí se coloca el centro de costo nuevo que generamos también y le volvemos a dar enter. Con quiere decir que la primera partida de la orden ya está lista, podemos continuar con la partida numero 20, puede haber ordenes de compra con una sola partida, hasta ordenes de compra con 180 partidas. En este caso le vamos a dejar con una sola partida. Cuando terminamos de meter todas las partidas le damos click en el icono del disquete para grabarlo en el sistema y para guardarlo en PDF y para imprimir la orden de compra. 44

45 Paso 8. Cuando le damos click en el disquete aparecerá la siguiente ventana, le damos click donde dice save y automáticamente se graba el pedido en el SAP, además se guarda en PDF para poder imprimir la orden de compra y mandársela al proveedor. 45

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