PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES DE LA FUNDACIÓN EOI PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR PROCEDIMIENTO ABIERTO

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES DE LA FUNDACIÓN EOI PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR PROCEDIMIENTO ABIERTO CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE GESTIÓN TÉCNICA DEL EDIFICIO DE AVENIDA GREGORIO DEL AMO 6 MADRID PARA LA FUNDACIÓN EOI Número de Expediente: PA_ _GESTEC. 1. INTRODUCCIÓN EOI necesita externalizar la gestión de sus instalaciones técnicas, así como el control de los proveedores externos que prestan servicios centrales en la Sede de la Fundación EOI situada en la Avenida Gregorio del Amo, 6, 28040, Madrid (en adelante GAMO). Mediante esta externalización se pretende conseguir una mejora sustancial en la gestión de los servicios generales del edificio, basada en la especialización técnica, que de soporte en los aspectos relativos a mantenimiento integral de edificios y gestión de obras. La Fundación EOI carece de medios propios para cubrir el servicio, sin que esta contratación se realice para hacer frente a necesidades permanentes de personal, por lo que procede al siguiente procedimiento. 2. DESCRIPCIÓN DELSERVICIO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS El servicio de gestión técnico del edificio de GAMO comprende tanto actividades relativas al mantenimiento integral del edificio como a la gestión de las obras de adecuación que se realicen en el mismo. A continuación, se relacionan las actividades a realizar dentro del servicio. Mantenimiento integral de edificios: Gestión presupuestaria de gastos generales e inversiones del edificio. Elaboración, seguimiento y control del presupuesto anual en base a estimaciones de años anteriores y la previsión de tareas de mantenimiento y reformas a realizar. Se deben incluir los consumos de energía (luz y gas) y agua. Estudio y análisis de la situación del edificio en cuanto a infraestructura e instalaciones técnicas y elaboración de los oportunos informes. El proveedor entregará, al menos, un informe semestral de seguimiento, en formato electrónico y deberá realizar un informe inicial de estado de las instalaciones. Gestión técnica de las instalaciones, incluyendo la supervisión de las contratas de mantenimiento del edificio y de sus instalaciones técnicas, así como de proveedores que prestan sus servicios en el edificio de forma ordinaria (jardinería, vigilancia, etc.) 1

2 Asesoramiento en la petición y valoración de ofertas y presupuestos a diferentes proveedores para reformas menores, mantenimiento y sustitución de equipamiento e instalaciones técnicas. Gestión de incidencias relacionadas en el edificio. Este servicio se debe prestar durante 24 horas los 7 días de la semana. Consistirá en la atención telefónica a cualquier llamada, en especial a las llamadas de la central receptora de alarmas, y la realización de las gestiones necesarias para la solución de las incidencias que surjan. Asistencia en reformas, obras de mejora o acondicionamiento de la infraestructura que se realicen de forma ordinaria. Gestión de Obras: Redacción de pliegos técnicos y gestión de obras. Supervisión de obra, legalizaciones y todas aquellas cuestiones relacionadas con la puesta en funcionamiento del edificio en relación con las instalaciones mencionadas anteriormente. Participar en la conformación y modificación del cronograma interno del proceso de contratación y obra. Evaluación de las propuestas técnicas presentadas por los diferentes ofertantes. Realizar el seguimiento de los proyectos en ejecución (asistencia semanal a las reuniones de seguimiento de las obras) haciendo cumplir los programas de obra, controlando las desviaciones y aplicando los medios necesarios para su corrección. 3. REQUISITOS TÉCNICOS El adjudicatario deberá incorporar en su oferta información sobre el profesional responsable del servicio que deberá garantizar la prestación y cumplimiento de los servicios, siendo responsable del cumplimiento de todas y cada una de las funciones encomendadas descritas en el apartado, con el siguiente perfil: Disponer de una titulación de Ingeniero Industrial superior o equivalente. Formación de postgrado en temas de administración y dirección de empresas. Formación en Dirección y Gestión de Proyectos superior a 100 horas. Experiencia superior a 5 años en gestión técnica de edificios. Conocimiento informático para el manejo de programas de cálculo y aplicaciones ofimáticas. Este recurso deberá realizar la coordinación y dirección técnica del servicio y funcionar como interlocutor entre el adjudicatario y el personal responsable por parte de EOI para todas las cuestiones técnicas relativas a la ejecución de cada una de las funciones a desarrollar. El recurso designado por el adjudicatario como responsable de la ejecución del servicio dispondrá de teléfono móvil, el cual permanecerá continua e inexcusablemente operativo durante el periodo de vigencia del contrato. 2

3 Se acreditará mediante la aportación del curriculum vitae del perfil indicado, que incluya detalle de los tipos de servicios prestados similares a los descritos en los pliegos. Será responsabilidad del adjudicatario disponer del material y recursos necesarios para la realización del servicio con el cumplimiento del nivel de servicio acordado, sin repercusión económica para EOI. Asimismo, el adjudicatario deberá mantener perfectamente formado a los recursos personales asignados al servicio en las funciones y conocimientos derivados de su puesto de trabajo. 4. PLANIFICACIÓN TEMPORAL Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO La duración del servicio será de 4 años desde la fecha de firma del contrato. La prestación del servicio definida se desarrollará en las oficinas de EOI, principalmente durante el horario de oficina, con presencia física en las instalaciones, pudiendo ser necesario, puntualmente, el desplazamiento a otros inmuebles de EOI y siendo necesaria la presencia fuera de este horario, cuando así lo requieran la supervisión o control de determinadas actuaciones a realizar en el edificio. El recurso asignado por el adjudicatario deberá realizar sus actividades dentro de los centros de EOI con presencia durante todo el período del contrato. No obstante, y siempre que se cuente con la autorización de EOI, podrán realizarse trabajos concretos en el domicilio de la empresa cuando convenga utilizar sus medios técnicos, por razones de eficacia o como consecuencia de la intervención de aquellos especialistas que hayan sido requeridos por EOI. 5. MEDIOS TÉCNICOS El licitador deberá incluir en este apartado una descripción completa de la infraestructura de que dispone para la prestación del servicio, en las condiciones descritas en este pliego. Asimismo, se incluirá una relación y descripción de las herramientas de gestión propuestas por el licitador para dar respuesta a los requisitos del servicio. El adjudicatario pondrá sus propios medios materiales y personales necesarios para la ejecución del contrato, y en el caso de que los servicios deban prestarse necesariamente en dependencias de EOI, se realizarán en espacios de trabajo diferenciados de los que ocupan los trabajadores de EOI. 6. SISTEMAS DE CONTROL Y CALIDAD DE SERVICIO Se debe indicar como se realizará la gestión y seguimiento del servicio (estructura de gestión, responsables técnicos y administrativos, flujos de información, etc.). Deben estar muy bien definidos los flujos de información que se establecerán durante el desarrollo del servicio (informes de progreso y seguimiento o cualquier otro entregable). EOI designará un responsable del contrato. Las funciones de éste serán, con carácter general, las derivadas de la dirección, comprobación, informe y vigilancia de la correcta realización de los trabajos y, en especial, las que le asigne EOI, tales como: 3

4 - Actuar como interlocutor principal frente al adjudicatario en todo lo relativo a las cuestiones derivadas del a ejecución del contrato. - Supervisar el correcto desempeño por parte del personal integrante del equipo de trabajo de las funciones que tiene encomendadas, así como controlar la ejecución del contrato. - Vigilar el cumplimiento de las medidas de protección de datos personales, confidencialidad, custodia de la documentación y de cualquier otra normativa de aplicación al servicio. - Convocar las reuniones y Comités de seguimiento necesarios para la buena marcha del servicio o con el fin de determinar, analizar y valorar las incidencias que, en su caso, se produzcan durante su ejecución. - Velar por el cumplimiento de los trabajos a realizar. - Incorporar al equipo de trabajo a las personas que estime necesarias para verificar y evaluar todas las actuaciones a su cargo. - Emitir las certificaciones parciales de recepción de los trabajos a realizar. Asimismo, EOI se reserva el derecho a realizar todos aquellos controles e inspecciones que crea oportuno con el fin de garantizar el cumplimiento del contrato. El adjudicatario, durante la ejecución del contrato, deberá entregar informes periódicos recogiendo los principales datos sobre su actividad. 7. VISITAS TÉCNICAS A LAS INSTALACIONES Los licitadores deben conocer el estado de las instalaciones de EOI antes de redactar su oferta. La visita se realizará previa concertación de cita mediante correo electrónico a ssggmadrid@eoi.es. El licitador deberá indicar en el asunto del correo electrónico el número de expediente y el nombre de la empresa. Los días de realización de las visitas serán los días 13 y 16 de agosto. El día de la cita una persona de EOI realizará una visita guiada de las instalaciones y responderá a las dudas de los licitadores en cuanto a la realización del servicio. Tras finalizar la visita EOI extenderá al licitador una nota de asistencia, que deberá incluirse en la oferta técnica del licitador para acreditar la realización de la visita y conocimiento del edificio. La no realización de la visita por parte del licitador supondrá la exclusión de éste en el proceso de contratación. 8. OFERTA TÉCNICA La Oferta técnica deberá acreditar un dominio conceptual, metodológico y técnico adecuado para la ejecución del contrato y reflejar capacidad técnica probada para dar servicio en el desarrollo del objeto previsto y para la consecución de los objetivos marcados. En la Oferta técnica se deberá entregar una Propuesta de trabajo incluyendo un plan de trabajo y cronograma que identifique las fases en que se desarrollarán los trabajos, sus hitos y productos entregables de una manera ordenada en el tiempo. 4

5 La Oferta Técnica deberá incluir la información necesaria para la completa descripción técnica del servicio, incluyendo: Descripción del servicio relacionándolo directamente con los objetivos. Enumerar todos los recursos necesarios para la realización del servicio: recursos humanos, fungible, aparatos y equipos, datos, etc. También se deben indicar las posibles colaboraciones externas necesarias para el desarrollo del servicio. Además, La Oferta se debe presentar de acuerdo a lo indicado en el punto 5.2 (SOBRE 2, CRITERIOS QUE DEPENDEN DE UN JUICIO DE VALOR) del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. 5