MANUAL PLATAFORMA WEB AFILIACION ONLINE MANUAL DEL USUARIO

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1 MANUAL PLATAFORMA WEB AFILIACION ONLINE MANUAL DEL USUARIO

2 SOBRE AFILIACIONES EN LINEA 1. Qué es Afiliaciones en Línea? Afiliaciones en Línea es una plataforma ofrecida por Cajacopi para que los interesados en inscribirse a la Caja de Compensación puedan hacerlo a través de la web, sin necesidad de diligenciar formularios físicos y llevar papeles. 2. Qué puedo hacer en Afiliaciones en Línea? Afiliaciones en Línea permite realizar las solicitudes de afiliación para empresas y sus empleados, pensionados o trabajadores independientes. Permite adjuntar los documentos requeridos en formato digital y además conocer el estado en el que se encuentran las solicitudes de afiliación. FUNCIONALIDAD DE LA PLATAFORMA: INGRESAR A LA APLICACIÓN: Para ingresar a la plataforma Afiliaciones en Línea, ingrese a la página web de CAJACOPI (www.cajacopi.com) y en la sección Afiliaciones Online acceda al servicio de afiliaciones en línea. También puede ingresar a la plataforma digitando en su navegador web la siguiente dirección: Al ingresar a la plataforma, encontrará la pantalla de inicio de sesión. Para iniciar sesión y tener acceso a los servicios ofrecidos por Afiliaciones en Líneanecesita tener una cuenta activa. 1. En caso de no tener una cuenta activa, haciendo click en el enlace HAGA CLICK AQUÍ podrá crear un nuevo usuario para su empresa. 2.Si usted ya tiene una cuenta activa, digite su correo electrónico y su contraseña, y haga click en el botón Acceder.

3 1 2 CREAR NUEVO USUARIO PARA SU EMPRESA: 1.Para crear un nuevo usuario para su empresa y obtener acceso a los servicios que brinda laplataforma, complete la información correspondiente. Seleccione el tipo de empresa y llene el formulario con la información de la persona encargada de realizar las solicitudes de afiliación. En caso de tratarse de un trabajador independiente o un pensionado, ingrese los datos del mismo.

4 1 2.En caso de haber seleccionado alguno de los tipos de empresa (PUBLICA, PRIVADA O MIXTA), diligencie los datos de la persona de contacto y la información básica de la empresa. Asegúrese de ingresar el NIT de su empresa SIN GUIONES O PUNTOS y el dígito de verificación del mismo. Si su empresa ya se encuentra afiliada a la Caja de Compensación, seleccione la sucursal para la cual desea crear el nuevo usuario. En caso contrario, seleccione el tipo de empleador (persona natural o persona jurídica) y complete la información solicitada. Para finalizar, haga click en Crear Nuevo Usuario. Nota: Sólo se puede crear un usuario por sucursal de una empresa. Un usuario podrá administrar una o más empresas. Al crear el usuario, le es asignada una empresa. Posteriormente, otras empresas podrán ser asignadas al usuario.

5 Al crear un nuevo usuario, un mensaje de verificación será enviado a la dirección de correo electrónico diligenciada en el formulario. Por esta razón, es importante que el correo electrónico seleccionado sea válido. Acceda al link que encontrará en el mensaje para verificar su cuenta y poder utilizar la plataforma.si usted no verifica su nueva cuenta, no podrá acceder a Afiliaciones en Línea. 2 Una vez realizada la verificación por correo electrónico, deberá esperar que Cajacopi active su nueva cuenta de usuario para tener acceso al servicio de Afiliaciones en Línea. DILIGENCIAR NUEVA SOLICITUD PARA EMPRESA: 1. Una vez su cuenta se encuentre activa, usted tendrá acceso a la plataforma. Si su empresa aún no se encuentra afiliada a la Caja de Compensación, al ingresar por primera vez a Afiliaciones en Línea ustedverá

6 la pantalla para diligenciar la solicitud de su empresa. Complete la información requerida. Nota: Utilice las herramientas proporcionadas para la selección de las fechas y direcciones Anexe los archivos solicitados según el tipo de empresa. Verifique que los archivos sean los correctos. Al enviar la solicitud, ésta llegará a Cajacopi para su revisión y posterior aprobación o rechazo. 2

7 Nota: Usted debe escanear los documentos requeridos en la solicitud y adjuntarlos. Sólo es posible adjuntar un documento por requisito. Formatos permitidos:.pdf,.jpg,.png,.tiff,.bmp. PANTALLA DE INICIO DE LA PLATAFORMA: La pantalla de inicio de Afiliaciones en Línea contiene los siguientes elementos: MENÚ DE OPCIONES: 1: Inicio: Regresa a la pantalla de inicio. 2: Nueva Solicitud:Acceso a la ventana que permite crear una nueva solicitud de afiliación para un empleado, pensionado o independiente. 3: CargaMasiva: Acceso a la ventana que permite realizar una carga masiva de solicitudes de afiliación a través de una plantilla. 4. Cerrar Sesión: Cierra la sesión del usuario en la plataforma. MENÚ DE OPCIONES LISTADO DE SOLICITUDES EMPRESAS ASOCIADAS AL USUARIO

8 LISTADO DE SOLICITUDES: Listado de solicitudes de afiliación realizadas: Seleccionando la empresa que desea administrar, podrá ver el listado de afiliaciones realizadas por el usuario para la empresa seleccionada. Consta de: fecha y hora en la que se realizó la solicitud, número de documento del solicitante, nombre completo, y estado de la solicitud. Además, se encuentran acciones para cada solicitud: editar y cancelar. Editar:Permite acceder al formulario de afiliación que ya ha sido diligenciado para realizar algún cambio, agregar alguna persona a cargo o adjuntar algún documento anexo. Esta opción sólo está disponible cuando la solicitud no ha sido enviada (solo guardada) y su estado es borrador. Cancelar: Permite cancelar una solicitud de afiliación, solamente cuando su estado es borrador. Si una solicitud es cancelada, no será enviada a Cajacopi para su revisión. LISTADO DE SOLICITUDES

9 DILIGENCIAR NUEVA SOLICITUD PARA AFILIADO: 1: Al ingresar a la pantalla para diligenciar una nueva solicitud de afiliación, usted encontrará un formulario con 3 pestañas. Usted deberá completarlos datos del solicitante (empleado, pensionado o independiente), los datos específicos (información laboral o información de la pensión), los datos del cónyuge (si tiene) y agregar los datos de las personas a cargo (si tiene). Además, deberá anexar los documentos solicitados en cada pestaña. Si el solicitante ya se encuentra afiliado a Cajacopi o ya ha realizado en proceso por medio de Afiliaciones en Línea, la información del formulario se cargará automáticamente al digitar el documento. Usted podrá modificar la información del formulario, o agregar personas a cargo. Nota: Utilice las herramientas proporcionadas para la selección de las fechas y direcciones. Usted debe escanear los documentos requeridos en la solicitud y adjuntarlos. Sólo es posible adjuntar un documento por requisito. Formatos permitidos:.pdf,.jpg,.png,.tiff,.bmp. 1

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11 2. Agregar y remover personas a cargo: En la pestaña Personas a Cargo, usted deberá agregar la información de sus beneficiarios y anexar los documentos solicitados. Los botones Agregar Persona y Quitar Persona, le permitirán agregar o remover personas de su solicitud según sea necesario. 2 Una vez usted termine de diligenciar toda la información solicitada, haga click en el botón Enviar Solicitud y su solicitud será enviada a Cajacopi. Una vez enviada la solicitud, no se podrán hacer cambios a la misma. Si desea seguir trabajando en su solicitud más tarde o no tiene la información y/o los documentos solicitados a su alcance, el botón Guardar Solicitud le permitirá crear un borrador de la misma para completarla y enviarla posteriormente. CARGA MASIVA DE SOLICITUDES: Su empresa puede realizar una carga masiva de solicitudes a partir de una plantilla proporcionada por Cajacopi. El link Descargue la plantilla haciendo clickaquí le permitirá descargar una copia de dicha plantilla y usted podrá diligenciar, en un solo documento, la información de todos los empleados que desea afiliar a la Caja de Compensación.

12 Una vez termine de completar la información de sus empleados, seleccione la empresa y la sucursal a la cuál pertenecen los empleados, seleccione la plantilla y haga click en cargar solicitudes. La carga masiva creará solicitudes en estado borrador. Usted deberá acceder a cada solicitud desde el listado en la pantalla de inicio para adjuntar los documentos anexos. Envíe la solicitud una vez completada. ANEXOS: GENERADOR DE DIRECCIONES: Para digitar en los formularios de afiliación las direcciones solicitadas (dirección de residencia, o dirección de oficina principal, por ejemplo), utilice el Generador de Direcciones. Aquí encontrará una sección de abreviaturas y un teclado alfanumérico para generar las direcciones. Una vez usted termine de digitar su dirección, haga click en el botón Aceptar.

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