Logística Militar. Procesos

Transcripción

1 La Logística en la fensa: Un caso Gestión Activos con un enfoque ciclo vida Hugo F. Fontena Faúnz Abstract: La Logística tiene muchos apellidos pendiendo l área o ámbito en la cual se aplica. Su origen es militar, sector en el cual se moló un cuerpo conceptual sobre el cual se sarrolló toda una teoría y práctica. La situación actual es un interesante sarrollo en todos los campos en que ésta se aplica. La Defensa, ante un escenario mayores costos, más actividad y congelamiento presupuestos ha bido sarrollar nuevas formas gestión y tratamiento sus activos. Una breve scripción la problemática la Defensa. 1. INTRODUCCIÓN La logística, como disciplina estudio y aplicación, tiene un origen militar; sin embargo, hoy en día los temas logísticos han sido internalizados por la empresa privada y la logística, como actividad, ha experimentado un tremendo sarrollo, esta vez asociado a la empresa privada. Los conocimientos y experiencias obtenidos la guerra, rivaron los tremendos esfuerzos para sostener ejércitos cada vez más numerosos y mandantes insumos. Fueron los requerimientos planteados por las dos guerras mundiales l siglo XX, y especialmente la II, lo que moló un cuerpo conceptual que rápidamente fue traspasado al mundo empresarial privado. Este último también empezó a verse impactado por la necesidad manejar cada vez mayores volúmenes ventas, adquisiciones, insumos, personal, maquinarias, activos, etc.,. Después ese impulso inicial, la empresa privada y las universidas continuaron incrementando, perfeccionando y ahora lirando el cuerpo conocimientos y sarrollos propios esta disciplina. La fensa, por el monto recursos, capital y personas que involucra, tiene que ser abordada con una perspectiva económica y optimización recursos como cualquier otra actividad. Debe tenerse presente eso sí, que posee algunas características que le son propias pero que no la marginan ni separan un tratamiento científico y técnico, al igual como lo hacen todos los actores económicos un país. Por su esencia, s una perspectiva logística, la Defensa tiene dos escenarios, paz y guerra. En condición paz se presentan dos grans problemas: 1. Proporcionar los insumos necesarios para que su gente, equipos y servicios funciones forma normal. 2. Mantener operativos y asegurar una muy alta disponibilidad sus enormes activos capital. Una característica esto último y el enfoque más morno apunta a concebirlo con una aproximación ciclo vida, y que es la visión morna para abordar el problema logístico este estamento. 2. LOGÍSTICA MILITAR Conceptualmente, la logística civil y la logística militar tienen una orientación y propósitos similares. Para los militares, la logística tiene por objeto proporcionar a las FF.AA. los medios personal, material y servicios necesarios para satisfacer en cantidad, calidad, momento y lugar acuado a las exigencias la guerra. En un sentido más general, se preocupa la creación y sostenimiento permanente los medios y las fuerzas combate, para asegurar su máxima efectividad. ESQUEMA DEL ESFUERZO LOGÍSTICO FUNCIONES DE DIRECCIÓN ELEMENTOS FUNCIONALES LOGÍSTICOS CICLO LOGÍSTICO ÓRGANOS DE APOYO ESTÁTICOS DINÁMICOS INFORMACIÓN LOGISTICA PLANEAMIENTO LOGÍSTICO CONTROL LOGÍSTICO ABASTECIMIENTO MANTENIMIENTO PERSONAL SANIDAD TRANSPORTE INSTALACIONES FINANZAS DETERMINACIÓN DE NECESIDADES OBTENCIÓN DISTRIBUCIÓN BASES NAVALES / AERONAVALES ESTACIONES NAVALES / AERONAVALES INSTALACIONES MENORES DE APOYO LOG. ESTABLECIMIENTOS LOG. INTERIORES BASES NAVALES FLOTANTES GRUPOS APROVISIONAMIENTO EN LA MAR. UNIDADES DE APOYO LOGISTICO Figura 1. Resumen l esfuerzo logístico en la Armada Chile La explicación anterior implica que no hay diferencias conceptuales con la logística civil, las diferencias aparentes se ben, en primer lugar, a que están concebidas para una

2 situación guerra, es cir, para una situación alto grado actividad, con atrición causada por el adversario y que su ámbito acción es integral. Consira al personal, material, servicios, información y a todas las actividas logísticas que dicha actividad genera. Las particularidas la logística militar se rivan l hecho que son instituciones servicio, l Estado y que actúan en un ambiente muy poca competencia. Pomos resumirlas en lo siguiente: La visión la logística l material respon a un enfoque sistémico con un énfasis dado por el ciclo vida los equipos y sistemas (15 a 30 años), algo similar a lo que ocurre en actividas intensivas en capital, como la gran minería por ejemplo. Existe un sacople entre su dimensionamiento conceptual y el grado actividad real. Se be estar preparado para la guerra, con un altísimo grado actividad, pero que en tiempo paz, es mucho menor El nivel servicio mandado es muy alto, en algunos casos, un 100 %, lo que implica duplicar equipos e inventarios. La razón es que las FF.AA. están concebidas para ganar las guerras y muchas operaciones son alto riesgo para personas y equipos p.e. submarinos, aviones combate, etc., que exigen y tienen especificaciones más altas que para actividas civiles. Ello explica que el enfoque los administradores esté puesto en el logro los objetivos, es cir, cisiones orientadas a la eficacia. Las FF.AA. poseen masiados Core Bussines, rivados una tenncia a ser autárquicos, a la necesidad asegurar una alta disponibilidad y a que hasta ahora, el mercado no proveía eventuales soluciones. Amás las actividas netamente militares, las instituciones operan en áreas educación, instrucción, salud, mantenimiento, etc. Los puntos encuentro rivados la logística entre ambos mundos se generan naturalmente por la necesidad buscar más eficiencia en la gestión, motivado por una situación reducción presupuestaria, infraestructura, personal y por otra parte, l aumento las operaciones requeridas, necesidad mayor capacitación l personal y un enfoque más orientado a la disponibilidad operacional. Lo anterior lo pomos resumir en: Las FF.AA. son un inmenso por comprador. Si scontamos los gastos en sueldos, entre un 30 y 40 % l presupuesto obece a adquisiciones bienes o servicios y esos montos son millones dólares Tercerización. La necesidad hacer una mejor gestión obliga a tercerizar actividas (instrucción, transporte, servicios; mantenimiento, almacenamiento, etc.) Globalización. Más allá operar en un ambiente Internet, hay espacios intercambio información y conocimiento; uso sistemas catalogamiento universales, empleo códigos barra, RFID, negocios y transacciones l tipo B2B, etc. 2.1 Propósitos la Logística Militar Ya vimos las características las instituciones la Defensa y el papel la logística en ellas, que en un sentido genérico es proporcionar los recursos para que éstas puedan cumplir sus objetivos, los que se plantean a través planes, en los distintos niveles administración ellas. Des una perspectiva sistemas, pomos referirnos a la logística militar como una ciencia que planifica y ejecuta procesos que satisfacen los requerimientos las Fuerzas, con el propósito alcanzar y mantener la disponibilidad operacional requerida por las operaciones militares. En este sentido, claramente hay dos condiciones o estados en los cuales be operar la logística militar, pendiendo si es en tiempo paz, en que las actividas son auto sostenimiento y preparación para el estado final para el cual están diseñadas, combatir y ganar una guerra, que es entonces, el segundo estado al cual hacemos mención. Los requerimientos tiempo guerra son máximos, y ello es lo que explica el dimensionamiento las estructuras, organización y personal que poseen las FF.AA. Logística Militar Adquisición, almacenamiento, distribución, mantención, mornización, eliminación Equipos Contratación, movilización, instrucción, traslado, eliminación Personal Adquisición, contratación, construcción, mantención, operación, eliminación Servicios Adquisición, sarrollo, custodia Información Ciencia que planifica y ejecuta Procesos Que satisfacen Requerimientos Demandados por las Fuerzas para alcanzar y sarrollar el alistamiento operacional acuado a las exigencias la guerra Figura 2. Visión sistémica la Logística como una Ciencia procesos El funcionamiento una organización que tiene los requerimientos normales para cualquiera que posea una dotación miles personas, cientos instalaciones y activos que ben funcionar diariamente, las cuales necesitan actividas logísticas diferente índole como por ejemplo: Abastecimiento, Transporte, Finanzas, Mantenimiento, Instalaciones, Ingeniería, Sanidad, Personal y otras. Lo anterior, ese aporte recursos para que las instituciones funcionen, sería el primer propósito la logística. El segundo propósito u orientación la logística dice relación con el mantenimiento activos, que en las instituciones la Defensa, son realmente elevados, superando los US$ 10 Billones. La Defensa, en el presupuesto anual tiene un presupuesto superior a US $ millones dólares, los cuales, aproximadamente un 40 % correspon a gasto personal, 15 % a adquisiciones activos y 45 % a operaciones. Aún cuando los porcentajes indicados puen no ser exactos, porque su peso relativo es diferente en las tres instituciones, las cantidas absolutas son importantes. Si a lo anterior le sumamos ambas policías, que

3 en nuestro ornamiento legal están adscritas al ministerio Defensa, las cantidas suben aún más, toda vez que el presupuesto Carabineros es bastante mayor que cualquiera las instituciones armadas. 2.2 Enfoque Ciclo Vida En el sector la fensa, el énfasis en la logística ha evolucionado a través l concepto l apoyo logístico integrado ( su sigla en inglés ILS), que pue finirse como: Un enfoque disciplinado, unificado y recurrente la administración y las actividas técnicas necesarias para (1) integrar las consiraciones apoyo en el sistema y el diseño equipos; (2) sarrollar los requerimientos apoyo que están relacionados coherentemente con los objetivos alistamiento, con el diseño y entre ellos; (3) adquirir el apoyo requerido; y (4) proporcionar el apoyo requerido durante la fase operacional con un costo mínimo. 1 La finición anterior consira el requerimiento l diseño para la capacidad apoyo, lo cual se relaciona con el grado al que un sistema pue ser apoyado, tanto en términos las características l diseño incorporado, los componentes relacionados con la misión principal l sistema, como las características l mantenimiento general y la infraestructura apoyo y sus elementos (por ejemplo, apoyo abastecimiento, equipamiento prueba, instalaciones mantenimiento, etc.). Me refiero a características tales como estandarización, capacidad intercambio, auto diagnóstico, accesibilidad, empaque funcional, compatibilidad entre los diversos elementos apoyo, y entre los elementos apoyo y los elementos relacionados con la misión principal. El énfasis se pone en el diseño l sistema y los apoyos para garantizar su operación. Por consiguiente, cuando se trata sistemas, el reino la logística se ha expandido para incluir aquellas actividas que pertenecen al diseño y apoyo l producto, amás las funciones adquisición y distribución tradicionales. Un sistema, primero, be ser diseñado para que dé apoyo, sea producido (construido) y distribuido para el usuario, y finalmente mantenido eficaz y eficientemente durante todo su ciclo vida planificado. Los elementos la logística, en esta instancia, incluyen el apoyo abastecimiento (repuestos, partes repuestos e inventarios asociados), equipos prueba y apoyo, personal mantenimiento, entrenamiento, transporte y manejo material, instalaciones, datos técnicos y recursos computacionales (equipos y programas). Este enfoque la logística, que se orienta hacia el ciclo vida, ha sido adoptado por las instituciones la Defensa a través los años y, aunque el énfasis se ha dirigido principalmente hacia sistemas fensa complejos y altamente elaborados, los conceptos y principios puen aplicarse a cualquier tipo sistema. 2 1 DSMC, Integrated Logistics Support Gui, Defense Systems Management College, Fort Belvoir, Va., Chapter 1, Introduction to Logistics, en Logistics Engineering and Management, Benjamin S. Blanchard, Fifth Edition, Prentice-Hall International Series IN Las actividas asociadas con la logística los "negocios" en el sector comercial se han dirigido principalmente hacia las operaciones producción y la distribución física bienes y servicios por parte l productor. Por otra parte, el énfasis en el ambiente la fensa se ha colocado en sostener el mantenimiento l ciclo vida y el apoyo un sistema o producto mientras es utilizado por el consumidor (es cir, usuario). Estas dos áreas actividas se han abordado básicamente sobre una base relativamente inpendiente con los años. La logística en el contexto un sistema involucra planificación, análisis y diseño, prueba y evaluación, producción y/o construcción, distribución, y el apoyo y mantenimiento sustentación l sistema durante su período utilización y, spués, durante el retiro cuando los materiales se han scontinuado, reciclado o sechado. A modo ilustración, las fases básicas l ciclo vida l sistema se intifican en la Figura siguiente. Obviamente, cada fase consira las actividas logísticas propias l ambiente o ámbito en el cual opera o funciona dicho sistema. Figura 3. Ciclo vida un sistema 2.2 Medición y Dimensionamiento l esfuerzo a realizar Un aspecto crucial en el mundo actual es la optimización y elección la mejor opción. En un ambiente comercial, privado, ello es relativamente fácil terminar. El beneficio económico en el bottom line es claramente un indicador clarísimo y que no es discutible. Todo lo que se haga y que genere un mejor sempeño, claramente es visto como algo positivo, por cierto siempre que no produzca externalidas que puedan anular los mejores resultados económicos obtenidos. Pero que pasa en la Defensa, en el mundo militar, don el producto buscado es más bien conceptual, seguridad, o un ambiente seguridad, que permite el sarrollo un país en forma normal y que le permite crecer, protegido eventuales amenazas a su sarrollo o intereses?. Si recordamos que anteriormente dijimos que la Defensa se dimensiona y consira su actuación en el peor escenario posible para un país, la guerra y paradójicamente es su éxito lo que conspira contra ella porque si los países no experimentan guerras, en un período prolongado, la percepción amenaza disminuye y por en, la sociedad está menos dispuesta a invertir en seguridad. Un problema es que los beneficios esperados no son fácilmente tangibles ni cuantificables. En este caso, pareciera que un esquema costo efectividad es más apropiado, sin embargo, ello está nuevamente restringido a situaciones que puedan ser cuantificables y en este sentido, ahora si aparecen algunas actividas o

4 parámetros que se puen medir, como por ejemplo mantenibilidad, tasa fallas, disponibilidad, etc. actividas que sí son cuantificables y permiten intificar mejores opciones con fundamentos racionales y objetivos. 2.3 Programas Magíster logística l material La Armada Chile, a través la Escuela Politécnica Defensa la Universidad Andrés Bello está dictando dos programas que justamente apuntan a dar respuesta a una mejor gestión en el ámbito la logística l material: uno ellos es el programa Magíster en Gestión Logística con mención en Adquisiciones para la Defensa, que es una visión holística l problema gestión recursos para la Defensa y que claramente es extrapolable para toda la gestión pública, l Estado y por extensión, a la negocios en general y el otro, el programa MSc Asset Management Control, que está orientado a la gestión Activos Capital grans empresas Magíster en Gestión Logística con mención en Adquisiciones para la Defensa La necesidad un programa este tipo se be a que la creciente sofisticación l armamento y elementos empleados en la Defensa, junto a las mayores exigencias control y limitaciones presupuestarias, obligan a elevar ostensiblemente el conocimiento empleo mornas técnicas gestión, en su aplicación para adquisiciones que requiere la Defensa. Es una visión holística un sistema. El Objetivo General este programa es proveer a los alumnos un conocimiento analítico sobre las teorías administración, en lo referente a adquisiciones, y sarrollar habilidas para su aplicación práctica, mornizando la gestión adquisiciones fensa, nacional e internacional, con el objetivo mejorar la calidad la toma cisiones. Objetivos más específicos consirados en este programa: 1. Emprenr una investigación analítica, usando metodologías apropiadas investigación, recolección datos y análisis, ntro áreas finidas, para producir evincia significativa y recomendaciones aplicables para acciones que amplíen el rendimiento las adquisiciones para la fensa. 2. Demostrar síntesis en la consiración factores claves aproximación a un tema adquisición fensa, sus oportunidas y safíos. 3. Ejercitar auto dirección, capacidad aprendizaje inpendiente y originalidad pensamiento para optimización, evaluación y presentación recomendaciones y soluciones administración adquisiciones fensa. En una visión esquemática, este programa, conceptualmente aborda el problema siguiendo un patrón finido, conocido como CADMID por el acrónimo los procesos consirados, según se explica en el gráfico a continuación: Figura 4. Visión esquemática l Magíster en Gestión Logística con mención en Adquisiciones para la Defensa Por último, y para dimensionar, una manera cuantificable, medible, que es algo que hemos enfatizado como justificación en pos la búsqueda costo eficiencia, es bueno tener presente lo que el MoD 3 británico al momento emprenr un cambio en la gestión la Defensa, se planteó objetivos muy claros, con una premisa en mente: No hay más recursos, tenemos que hacerlo mejor con lo que tenemos. Reducir un 20 % en los costos la Organización Logística (DLO) que es el organismo estatal que tiene el Reino Unido para manejar estos temas. Lograr con este programa un objetivo 65% eficiencia Master of Science Asset Management Control (AMC) El magíster en Gestión Activos es dictado por profesores la University of Applied Sciences Hogeschool Zeeland, tiene una duración dos años y para el caso Chile se sarrolla en seis periodos, cada uno dos semanas intensivas con dicación exclusiva, amás los trabajos controlados a través una plataforma virtual por parte los profesores tutores cada alumno. El sarrollo este programa respon a una necesidad planteada inicialmente por la Real Armada Holanda, la que postuló que la forma manejar el problema logístico su material podía hacerse manera más eficiente. Sistemas crecientemente complejos, muy caros, diversa índole, en diferentes ubicaciones, mandaban procesos y gestión avanzada para mantener esos activos operativos, disponibles, actualizados y controlados para obtener la disponibilidad seada la manera más costo efectiva. El problema planteado fue como lograr una gestión y control activos capital una manera costo efectiva. N E E D Specify System Functionality Acquire System Functionality Achieve Cost Effectiveness Justify Phase-out Figura 5. Control los procesos logísticos un activo Conceptualmente no difiere la anterior aproximación (CADMID), excepto en que su visión consira principalmente los últimos recuadros la figura mostrada precentemente, Manufacture, In Service y Disposal. La 3 MoD. Ministry of Defence

5 solución diseñada es simple pero efectiva: Cuantificar las actitus o parámetros interés, motivar a la organización y trabajar en equipo y utilizar las más mornas técnicas manejo data e información. Manejando apropiadamente lo anterior, logrado con un buen ERP 4, y un software que posibilite usar la información obtenida (en este caso, AMICO) permite entonces, presentar información útil, cuantificable, para una buena, sólida e informada toma cisiones por parte las autoridas atinentes. Figura 6. Actividas consiradas en el control activos según la metodología l AMC. Sus objetivos principales son: Alcanzar rendimientos operacionales requeridos. Lograr un control sobre el costo total propiedad. Maximizar el resultado los negocios. Minimizar el riesgo l propietario. A partir estos objetivos se busca resolver una serie problemas ligados a los procesos logísticos durante la vida los activos como por ejemplo: Necesidas operacionales infinidas o cambiantes. Resultados logísticos que no están en directa relación a las necesidas operacionales. Problemas en la gestión información y el control procesos. Falta visión, mentalidad y actitud corporativa, entre otros. 3. ESTADO DEL ARTE A través un breve repaso, se puen mostrar varios alantos que muestran lo que ocurre hoy en día en el campo la logística militar 4 ERP: Enterprise Resource Planning. En la Armada Chile se utiliza el ERP Mincom, nominado SALINO Las últimas guerras, Irak y Afganistán, han jado lecciones que se han capitalizado en sarrollo reales y que han sido adaptados por la empresa privada. Dos ejemplos: el sarrollo RFID como respuesta a la visibilidad logística en un ambiente alto grado actividad y cantidad ítems y los dos programas anteriormente scritos, como una forma obtener eficiencia en activos capital Los programas RFID 5 son una rivación y aplicación una técnica utilizada por los militares al término la segunda guerra mundial, llamado IFF, Intification for Friend or Foe y que se utilizaba para la intificación aeronaves y con el mismo principio, un emisor y un transpondor. Durante la primera guerra l Golfo, las fuerzas norteamericanas sarrollaron un esfuerzo logístico increíble, sin embargo, menos l 50 % l material enviado, fue utilizado, en parte porque no se tenía visibilidad logística. Se sarrolló un programa para implementar una solución técnica y esa manera, a contar l año 2006, el Ministerio Defensa Estados Unidos, junto al gigante l retail Wal Mart exigió a sus proveedores un estándar que consiraba el empleo esta tecnología, que reemplaza al código barras y otorga muchas otras prestaciones. Aún cuando el uso ERP s dicados no es algo originado por requerimientos la Defensa, pensamos que las aplicaciones militares también pue consirarse una contribución al sarrollo estos súper softwares. En Chile, la Armada cuenta con un ERP, MINCOM, similar al que se utiliza también en la Gran Minería, por cuanto esta última, al igual que las FF.AA. también es una actividad intensiva en bienes capital. 4. PALABRAS FINALES La logística, conceptualmente es la misma, inpendiente l sector en que se aplique puesto que su propósito es proporcionar los recursos para que las empresas o instituciones puedan cumplir sus objetivos la manera más eficiente posible. Las diferencias que puedan existir se rivan l escenario y tipo actividad que la man. Des una perspectiva sistemas, nos referimos a la logística militar como una ciencia que planifica y ejecuta procesos que satisfacen los requerimientos las Fuerzas, con el propósito alcanzar y mantener la disponibilidad operacional requerida por las operaciones militares. Las características la Logística militar se refieren a que las instituciones la Defensa operan normalmente en una condición paz, sin embargo están organizadas y dimensionadas para satisfacer requerimientos un alto grado actividad y nivel servicio en tiempo guerra, lo que supone un sfase en su organización e instalaciones. Lo otro importante apunta al mantenimiento sus activos, en una condición restricción económica, aumento los costos logísticos y aumento tareas a realizar; ello apunta a una suerte reingeniería y la transformación para introducir 5 RFID: Radio Frecuency IDentification

6 mejoras sustanciales en la gestión activos. La perspectiva sistémica y centrada en el ciclo vida es la visión actualmente imperante. Adicionalmente se indica como State of Art en la Logística Militar contribuciones en temas como el RFID y el enfoque o tratamiento activos con una visión ciclo vida, tal como se indicó precentemente. Con esta perspectiva, la Escuela Politécnica Defensa la Universidad Andrés Bello está haciendo un aporte a través dos programas específicos Gestión y Logística: el Magister en Gestión Logística con mención en Adquisiciones Defensa y el Msc Asset Management Control, apuntando con esto a transformarse en un efectivo aporte y punto encuentro entre la universidad y las instituciones la Defensa. REFERENCIAS Blanchart, Benjamin., Chapter 1, Introduction to Logistics, en Logistics Engineering and Management, Fifth Edition, Prentice-Hall International Series Stavenuiter, John, Cost Effective Management Control of Capital Assets. English Editor: Marigold P. Dijkstra-Storr. First Edition, (403 pp.). Publisher, Asset Management Control Research Foundation, Memblik, The Netherlands.