Emite tu factura por computador con Aspel Siesa ADM

Transcripción

1 Emite tu factura por computador con Aspel Siesa ADM Aspel Siesa ADM es una nueva aplicación en la nube que administra las principales operaciones de compra-venta de la empresa como: cotizaciones, facturas por computador, notas de crédito, compras, entre otras de manera fácil, eficiente y segura. Para emitir una factura por computador realiza los siguientes pasos: 1. Configuración de Aspel Siesa ADM. 2. Captura de clientes e inventarios. 3. Captura y emisión de comprobante. A continuación se describen los pasos de forma detallada: 1. Configuración de Aspel Siesa ADM a) Deberás colocar tus datos de acceso ingresando a la página Aspel Siesa ADM da clic en Figura 1 Página principal de Aspel Siesa ADM 1

2 b) Despliega la ventana de bienvenida (Figura 2) da clic en, con lo que se mostrará el Asistente para configurar Aspel Siesa ADM, en caso de que no se presente da clic en icono situado en la parte superior derecha Muestra la vigencia del registro contrata antes de que termine ese periodo. Figura 2. Comenzar la configuración de Aspel Siesa ADM Este proceso se realiza a través de un Asistente que consta de los siguientes pasos: a) Datos de la empresa: En esta ventana debes indicar la ruta donde tienes almacenado el archivo correspondiente al logotipo de tu empresa, en caso de que los tengas, así como los datos Fiscales que corresponden al contribuyente emisor como: Tipo de persona (Persona Jurídica o Natural), tipo de régimen (Común o Simplificado), razón social o nombre según corresponda y domicilio fiscal, los datos marcados con un asterisco (*) rojo son obligatorios. Al terminar da clic en para continuar. 2

3 Figura 3. Configuración Datos de la empresa. b) Documentos e impuestos: Debes indicar el tipo de comprobante, para la generación de facturas por computador deberás habilitar dicha opción. Figura 4. Tipo de comprobante habilitado Facturación por computador Dependiendo del tipo de Documento que se vaya a manejar como Facturas por computador o Notas de crédito o Cotizaciones o Compras (Documento equivalente a Factura) o notas de venta ubica el renglón correspondiente al documento y habilita la casilla para configurar por cada uno: prefijo, número de folio, los impuestos a aplicar (IVA, Ret. IVA, Ret. ICA y Ret. en la fuente) -en caso de manejarlos y si es necesario- (Figura 4). 3

4 Para las facturas por computador deberás indicar: prefijo, folio inicial y final, número y vigencia de resolución proporcionados por la DIAN Da clic en para continuar. Figura 5 Configuración Documentos e impuestos 4

5 c) Formato de emisión y selección de decimales: Da clic en el ícono para seleccionar de la lista, y elige el formato que se desea tenga la representación impresa del comprobante, también podrás configurar hasta 4 decimales para precios y cantidad. Da clic en para avanzar. Figura 6 Configuración de formatos y decimales 5

6 d) Cuentas por Cobrar: Si cuentas con la versión Premium, al activar el manejo de cuentas por cobrar, cada vez que hagas una Factura por computador se realizará el cargo al cliente para que puedas llevar el seguimiento de lo que te debe. Figura 7 Configuración de Cuenta por Cobrar Da clic en la configuración. para concluir. Muestra la ventana que concluiste satisfactoriamente Figura 8 Ventana de conclusión de configuración Importante: El asistente se muestra de acuerdo a la selección del tipo de comprobante. 6

7 2. Captura de clientes e inventarios Para agilizar la captura de los comprobantes, Aspel Siesa ADM cuenta con los catálogos de clientes e inventarios, mismos que podrán ser utilizados al momento de emitir algún comprobante. a) Alta de clientes Selecciona la opción y posteriormente. captura los datos del cliente, datos generales como tipo de persona (Jurídica o Natural), puedes registrar a tu cliente mediante el NIT o bien colocar algún otro documento de identificación por ejemplo: tarjeta de identidad, pasaporte, entre otros, te permite registrar datos comerciales y fiscales colocar su cuenta de correo son muy importantes pues a ese NIT y a esa dirección electrónica se le enviará la factura por computador o comprobante. Para grabar los datos da clic en. Figura 9. Alta de clientes. 7

8 Para consultar el catálogo, se debe ingresar solamente a la opción. b) Alta de inventario Selecciona la opción y posteriormente. En la captura de productos se definen el código, descripción, unidad de medida y datos comerciales como moneda, precio, precio con IVA y la aplicación de IVA para cada uno, en la captura de los comprobantes podrás localizar tus productos de manera más sencilla mediante las categorías dadas de alta. Para grabar los datos da clic en. Figura 10. Alta de productos. Para consultar el catálogo, se debe ingresar solamente a la opción 3. Emisión de comprobantes Una vez capturada la información correspondiente a clientes y productos, estás listo para capturar documentos: a. Selecciona la opción o haz clic en el botón correspondiente al tipo de comprobante, posteriormente haz clic en. 8

9 b. En el campo Razón social elige a alguno de los clientes del catálogo con el ícono. Si no existiera dicho cliente, se podrá agregar desde esta ventana mediante el ícono Agregar cliente y si se desea editar el mismo se podrá hacer mediante la opción Editar cliente. c. Para agregar tus productos en los campos de las partidas da clic en el icono elige tu producto desde el catálogo de productos. Para editar la información de cantidad o precio se podrá hacer mediante la opción Editar partida y si desea eliminar la partida se podrá hacer mediante la opción Eliminar partida d. Al finalizar la captura da clic en. Figura 11. Captura de factura por computador 9

10 Inmediatamente podrás observar la vista preliminar de la representación impresa del comprobante según el formato de emisión seleccionada, en la factura por computador localizaras información proporcionada por la DIAN. Figura 12. Representación impresa de Factura por Computador 10

11 e. El formato ya contiene los elementos necesarios para considerarse válido y para enviar al cliente por correo únicamente debes dar clic en el ícono. Si se activa la opción se enviará una copia a la dirección de correo indicado en el registro del cliente. Figura 12. Envío del documento por correo electrónico. Listo!, Haz emitido tu primera factura electrónica con Aspel Siesa ADM Te invitamos a consultar más documentos como este en base de conocimientos 11