CRM Gestión de Oportunidades Documento de Construcción Bizagi Process Modeler

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1 Bizagi Process Modeler Copyright Bizagi

2 Tabla de Contenido CRM- Gestión de Oportunidades de Venta... 4 Descripción... 4 Principales Factores en la Construcción del Proceso... 5 Modelo de Datos... 5 Personalizar Valores de las Entidades Paramétricas... 6 Lead Sources... 6 Etapas de Venta y Puntuación... 7 Razones de Cierre... 8 Adicionar valores a Tablas Paramétricas desde el Portal de Trabajo... 9 Reglas Importantes Reprogramar o Finalizar Tarea Reasignar Tareas Alertas de las tareas Reportes Embudo de Ventas Proyección de Ventas Desempeño del Equipo de Ventas Monto de las Oportunidades por Cliente

3 La gestión de oportunidades es un proceso vital en la operación de los departamentos de marketing y ventas. Es muy importante ofrecer el mejor servicio posible a las compañías que se interesan en lo que usted ofrece. Esto es posible si usted conoce las necesidades de sus clientes y sus fortalezas frente a la competencia. Una gran cantidad de información fluye entre sus potenciales clientes y su equipo de marketing y ventas, y usted puede estar desperdiciándola si no tiene definido una adecuado proceso de gestión de oportunidades. Por qué no tomar toda esa información y utilizarla para definir sus estrategias de mercadeo? Además usted debe ser capaz de responder oportunamente a las preguntas, necesidades y solicitudes de sus clientes, desde el primer momento en que ellos demuestran interés en sus productos o servicios, para cerrar negocios exitosamente. Este proceso necesita estar soportado por herramientas de tecnología que le permitan tener la información necesaria para apoyar la toma de decisiones. Bizagi ha desarrollado esta plantilla para ayudarle en la definición y automatización de su propia metodología de gestión de oportunidades. Usted estará en capacidad de: Definir las etapas y ponderación de sus ventas para calificar sus oportunidades. Acceder a la información necesaria para dar seguimiento a cada oportunidad. Configurar tareas y recibir recordatorios vía correo electrónico en el momento en que necesiten ser ejecutadas, de manera que pueda ofrecer respuestas más rápidas a los requerimientos de sus potenciales clientes. Integrar sus equipos para gestionar oportunidades y garantizar que sean atendidas por la persona indicada en cada una de las etapas de venta que usted definió. Capturar la información necesaria para generar útiles reportes sobre el desempeño de sus ventas. Mejore sus niveles de servicio y no le dé chance a su competencia de reducir sus ventas. 3

4 CRM- Gestión de Oportunidades de Venta Descripción El propósito de este proceso es dar seguimiento y gestionar las actividades necesarias para convertir oportunidades de negocio en negocios reales. Cuando una oportunidad ha sido detectada, un agente del área de marketing ingresa la información relacionada a ella para crear el registro en el sistema. A partir de este momento, el agente de marketing podrá actualizar la información de la oportunidad a lo largo del proceso de evaluación y compra del cliente. Esta plantilla le permite configurar tareas (correos electrónicos, llamadas, envío de faxes) para asegurar su ejecución. Las oportunidades pueden fluir entre los distintos miembros del equipo de marketing y ventas. Su respectivo dueño tiene la posibilidad de reasignarlas en cualquier momento. De esta manera, el seguimiento cada oportunidad puede ser llevado a cabo por distintas personas. Finalmente, cuando se conoce la decisión del cliente, la oportunidad se cierra como ganada o perdida. 4

5 Principales Factores en la Construcción del Proceso Modelo de Datos La entidad Oportunidad de Negocio es la entidad principal de este proceso y aloja todos los atributos y relaciones necesarios para gestionar y dar seguimiento a una nueva oportunidad de negocio. La selección de información de listas desplegables en las formas de las distintas actividades del proceso, se hace posible gracias a la definición de relaciones de la entidad del principal con distintas entidades paramétricas. Estas entidades son: Lead Source: Medio por el cual la oportunidad se generó. Etapa de Venta: Reprsesenta la evolución de la oportunidad. Cada etapa tiene asociada una probabilidad o peso.s 5

6 Estado: Identifica si la oportunidad esta abierta o cerrada. Cerrar como: Identifica el tipo de cierre de la oportunidad (Ganada o Perdida) Razones: Lista de razones por las cuales se cierra una oportunidad como perdida. Estado de las TareasTask Status: Identifica si una tarea se encuentra abierta, completada o cancelada. Mes estimado de cierre:mes relacionado a la fecha estimada de cierre. Año estimado de cierre: Año relacionado a la fecha estimada de cierre. El proceso posee relaciones con la entidad del sistema WFUSER para permitir la identificación de los ejecutantes de las distintas tareas y la información relacionada a ellos. Las siguientes entidades maestras están relacionadas a la entidad de proceso para definir, almacenar y dar seguimiento a la información necesaria, a lo largo de la evolución de una oportunidad. Cliente: Esta entidad contiene la información relacionada al cliente asociado a la oportunidad. Partner: Esta entidad contienen la informacion relacionada al Partner que generó la oportunidad. Contactos de la Oportunidad: Almacena la informaccion de las personas con las que se debe establecer comunicación, tanto en el Cliente como en el Partner, para tratar temas relacionados a la oportunidad. Notas: Permite que el usuario ingrese notas sobre la oportunidad, en las formas de las actividades. Tareas: Permite que el usuario configure tareas tales como envío de correos electrónicos, llamadas y envío de faxes, Documentos: Permite que el usuario agregue docuemtnos relacionados a la oportunidad, en las formas de las actividades. Personalizar Valores de las Entidades Paramétricas En este proceso, algunas tablas paramétricas son totalmente personalizables de acuerdo a sus necesidades y políticas, tal como se observa a continuación: Lead Sources El lead Source es una información útil para obtener reportes acerca de los principales orígenes de las oportunidades. Esta plantilla de proceso trae algunos valores por defecto. Sin embargo, si usted desea definir sus propios lead sources de acuerdo a la forma como usted clasifica los orígenes de sus oportunidades, diríjase al menú de Módulos y seleccione la opción Entidades. Busque las 6

7 entidades paramétricas y de clic en la entidad Lead Source. De clic en Valores y agregue o edite los registros de la tabla según lo requiera. Etapas de Venta y Puntuación La etapa de venta representa el nivel de madurez de una oportunidad. Permite al equipo de marketing y ventas la ejecución de las acciones necesarias para cerrar negocios exitosamente. Cada etapa tiene asociada una probabilidad o peso que es usado para calcular la proyección de ventas. Para definir sus propias etapas de venta y sus pesos relacionados, diríjase al menú de Módulos y seleccione la opción Entidades. Busque las entidades paramétricas y seleccione la entidad Etapa. De clic en Valores. Usted encontrará los siguientes campos: Etapa: Nombre de la etapa de venta. Peso: Valor entre 0 y 1. Es utilizado para calcular los ingresos ponderados. Porcentaje: Valores entre 0% y 100%. Unicamente se utilizan para mostrar los pesos de cada etapa en las formas de las actividades. Agregue o edite registros de la tabla según lo requiera. 7

8 Razones de Cierre Esta entidad paramétrica identifica las razones por las cuales la oportunidad no se concretó y es muy útil para detectar las causas de pérdida de oportunidades. Usted deberpia definir las razones de perdida de acuerdo al ambiente de su negocio. Para definir sus razones de pérdida de oportunidades, diríjase al menú de Módulos y seleccione la opción Entidades. Busque las entidades paramétricas y seleccione la entidad Etapa. De clic en Valores. Agregue o edite registros de la tabla según lo requiera. 8

9 Adicionar valores a Tablas Paramétricas desde el Portal de Trabajo Los procesos con Bizagi deben tener un administrador encargado de la parametrización, para asegurar que los datos manejados por el proceso con correctos. En ambiente de desarrollo estas tablas pueden administrarse desde Bizagi Studio, sin embargo cuando los proyectos en están en producción deben ser administrados desde el Portal de Trabajo. Para adicionar valores a las tablas paramétricas desde el Portal de Trabajo vaya a la opción Admin, Entidades. Allí usted verá un listado completo de todas las entidades involucradas en el proceso, seleccione la tabla a la cuál desea agregar valores 9

10 Una vez seleccionada la tabla usted podrá ingresar o editar los valores que desee. Reglas Importantes Reprogramar o Finalizar Tarea El dueño de la oportunidad puede configurar tareas para asegurar un correcto seguimiento del cliente potencial. Cuando se crea una tarea, se ingresa una fecha de vencimiento de la misma para que un recordatorio le sea enviado una vez se cumpla. Un sub-proceso múltiple se abre por cada tarea configurada para gestionar el envío de recordatorios como se muestra a continuación: 10

11 El evento de "Esperar fecha de alerta" se activa cuando la fecha de vencimiento de la tarea se cumple y habilita la actividad que enviará una notificación vía correo electrónico, al dueño de la oportunidad. Sin embargo, el usuario puede cambiar la fecha de vencimiento de la tarea en cualquier momento o incluso, cancelar la tarea por completo. Para ello, se habilitan los siguientes eventos con la utilización de una compuerta basada en eventos: Reprogramar Tarea: Este evento se activa cuando el usuario cambia la fecha de vencimiento de la tarea, en la forma de configuración de tareas. El evento de "Esperar fecha de alerta" se reactiva y su fecha estimada de solución es la nueva fecha de vencimiento de la tarea. Finalizar Tarea: Este evento se activa cuando el usuario cambia el estado de la tarea a "Completa" o "Cancelada", en la forma de configuración de tareas, y finaliza el subproceso de programación de tareas. Para identificar sí la fecha de vencimiento de la tarea fue modificada, la expresión "Actualizar tareas" se ejecuta en las expresiones de validación de la tabla de tareas, en la forma del evento "Actualizar Oportunidad" Reasignar Tareas El dueño de la oportunidad puede reasignarla simplemente cambiando el valor del atributo "Dueño" en la forma del evento "Actualizar oportunidad". La expresión "Reasignar tarea, identifica si el valor del dueño fue modificado y asigna un valor al atributo booleano "Reasignar", el cual es evaluado en la compuerta " Oportunidad Reasignada? y permitirá el envío de una notificación al nuevo dueño de la oportunidad, en caso de ser necesario. Alertas de las tareas La fecha de vencimiento de una tarea se establece cuando la tarea es configurada. Usted puede configurar recordatorios que se enviarán cierto tiempo antes de la fecha de vencimiento a través de la selección de un valor en el atributo "Recordarme". De esta manera la notificación se enviará con anterioridad para avisarle que la tarea esta próxima a vencer. Una expresión se utiliza para determinar la duración del evento "Esperar fecha de alerta". El valor ingresado en el campo "Recordarme" se resta de la fecha de vencimiento y el valor resultante se establece como la fecha de solución estimada del evento. 11

12 Reportes Esta plantilla de proceso le ayudará a controlar el desempeño de sus ventas a través de útiles consultas y análisis gráficos. Los siguientes reportes se incluyen, sin embargo, usted puede configurar los reportes que desee de acuerdo a sus necesidades. Embudo de Ventas Este reporte le ofrece una visión general del monto de los ingresos potenciales de las oportunidades clasificados por la etapa de venta en la que se encuentran. Diríjase a la aplicación web de Bizagi y de clic en la opción Consultas Bizagi. Seleccione la aplicación Gestión de Oportunidades y de clic en Consulta General. Seleccione los atributos Ingreso convertido, etapas y año. Ingrese el valor del año por el cual desea filtrar las oportunidades. Si usted ingresa un valor específico para alguno de los atributos seleccionados, la consulta filtrara los registros de acuerdo a ese valor. De clic en el botón Buscar El resultado de los casos que cumplen con los criterios seleccionados se mostrará. Dé clic en la opción Análisis Gráfico 12

13 Seleccione la medida Ingreso Convertido y active el cuadro de Sumatoria. Dé click en siguiente. 13

14 Arrastre la dimensión Etapas al cuadro de Dimensiones seleccinadas y dé clic en siguiente. El gráfico del embudo de ventas se mostrará. Proyección de Ventas Este reporte le permite obtener aproximaciones a lo que serán sus flujos de caja a lo largo de un periodo y es la base para establecer futuras comparaciones entre el desempeño potencial y real de las ventas. Diríjase a la aplicación web de Bizagi y de clic en la opción Consultas Bizagi. Seleccione la aplicación Gestión de Oportunidades y de clic en Consulta General. 14

15 Seleccione los atributos Ingreso ponderado convertido, mes y año. Ingrese el valor del año por el cual desea filtrar las oportunidades. Si usted ingresa un valor específico para alguno de los atributos seleccionados, la consulta filtrara los registros de acuerdo a ese valor. Dé clic en el botón Buscar El resultado de los casos que cumplen con los criterios seleccionados se mostrará. De clic en la opción Análisis Gráfico 15

16 Seleccione la medida Ingreso ponderado convertido y active el cuadro de Sumatoria. Dé click en siguiente. Arrastre la dimensión Mes al cuadro de Dimensiones seleccinadas y de clic en siguiente. 16

17 El gráfico de Proyección de ventas para el año seleccionado, se mostrará. Desempeño del Equipo de Ventas Este reporte es útil para establecer un control interno a través de la evaluación del desempeño de los agentes de ventas con base en el monto de sus oportunidades. Diríjase a la aplicación web de Bizagi y de clic en la opción Consultas Bizagi. Seleccione la aplicación Gestión de Oportunidades y de clic en Consulta General. Seleccione los atributos Dueño, Ingreso ponderado convertido y Estado de la Oportunidad. Seleccione el valor Abierto para el estado de las oportunidades. Si usted ingresa un valor específico para alguno de los atributos seleccionados, la consulta filtrara los registros de acuerdo a ese valor. De clic en el botón Buscar 17

18 El resultado de los casos que cumplen con los criterios seleccionados se mostrará. De clic en la opción Análisis Gráfico 18

19 Seleccione la medida Ingreso ponderado convertido y active el cuadro de Sumatoria. De click en siguiente. Arrastre la dimensión Dueño al cuadro de Dimensiones seleccinadas y dé clic en siguiente. 19

20 El gráfico del Desempeño del equipo de ventas se mostrará. Monto de las Oportunidades por Cliente Este reporte permite identificar el monto total de las oportunidades abiertas para cada uno de los clientes. De esta manera, usted puede concentrar esfuerzos en sus clientes más importantes. Diríjase a la aplicación web de Bizagi y de clic en la opción Consultas Bizagi. Seleccione la opción Otras entidades y de clic en Consulta de Cliente. Seleccione los atributos Nombre del Cliente y Monto Total. Ingrese el valor del año por el cual desea filtrar las oportunidades. Si usted ingresa un valor específico para alguno de los atributos seleccionados, la consulta filtrara los registros de acuerdo a ese valor. De clic en el botón Buscar 20

21 Los registros de cada cliente se mostrarán. De clic en la opción Análisis Gráfico Seleccione la medida Monto Total y active el cuadro de Sumatoria. Dé click en siguiente. Arrastre la dimensión Nombre del Cliente al cuadro de Dimensiones seleccinadas y dé clic en siguiente. 21

22 El gráfico del monto total de las oportunidades abiertas para cada cliente, se mostrará. 22