Informe de Auditoria CP de junio de CORPORACION AZUCARERA DE PUERTO RICO (Unidad 3005)

Transcripción

1 Informe de Auditoria CP de junio de 1998 CORPORACION AZUCARERA DE PUERTO RICO (Unidad 3005) Periodo auditado : 1 de julio de 1986 a) 30 de junio de 1997

2 CONTENIDO Pá ina Información sobre la unidad auditada Período cubierto y normas aplicables Opinión Clasificación y contenido de los hallazgos Otro anejo Recomendaciones Cartas a la gerencia Comentarios de la gerencia Reconocimiento Anejo 1 - Hallazgos : 1 - Incumplimiento de disposiciones de la Ley Núm. 170 relacionadas con el Reglamento de Compras Irregularidades en la venta de maquinaria agrícola Deficiencias relacionadas con subastas y la otorgación de contratos para la compra de azúcar Irregularidades en subastas para la compra de azúcar Anejo 2 - Miembros de la Junta de Gobierno y funcionarios principales que actuaron durante el periodo auditado

3 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Ri.co 29 de junio de 1998 Al Gobernador y a los presidentes del Senado y la Cámara de Representantes : Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Corporación Azucarera de Puerto Rico (Corporación) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes. La misma se efectuó a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociad.o de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este duodécimo y último informe contiene el resultado de nuestro examen sobre la compra de una máquina agrícola por un Alcalde y la celebración de dos subastas y el otorgamiento de un contrato por la Corporación para la compra de azúcar en el exterior. En los primeros once informes presentamos el resultado de nuestro examen sobre las residencias y otras edificaciones que posee la Corporación en varias centrales azucareras y la utilización de las mismas por empleados, exempleados y personas particulares (Informe de Auditoría CP-93-6 del 9 de febrero de 1993) ; los vehículos de motor, los gastos de viaje y dietas, la función de auditoría interna, las recaudaciones y los fondos de caja menuda (Informe de Auditoría CP-94-5 del 23 de diciembre de 1993) ; los seguros, los arrendamientos de terrenos y edificios, la reglamentación, las compras y subastas, la propiedad y los controles administrativos de la

4 AUDITADA SOBRE Corporación (Informe de Auditoria CP del 25 de abril de 1994) ; las transacciones relacionadas con la contratación de la agencia de cobros Federal Financial Services, Corp. (Informe de Auditoría CP del 6 de junio de 1994) ; la negociación de acuerdos entre la Corporación y las uniones obreras entre el 1985 y 1992 (Informe de Auditoría CP-95-8 del 27 de abril de 1995) ; personal, préstamos de refacción, cuentas por cobrar y contratos de servicios profesionales y consultivos (Informe de Auditoría CP del 30 de junio de 1995) ; el resultado del examen que realizamos sobre un acuerdo formalizado entre la Corporación y el Sindicato de Obreros Unidos del Sur (SOUS) el 23 de diciembre de 1985 (Informe de Auditoría CP del 30 de junio de 1995) ; los gastos de representación y de viaje incurridos por un ex Director Ejecutivo de la Corporación, los vehículos de motor y el uso de teléfonos celulares (Informe de Auditoría CP-96-6 del 29 de febrero de 1996) ; el resultado del examen de una estipulación formalizada entre la Corporación y el SOUS el 27 de octubre de 1987 (Informe de Auditoria CP-96-9 del 21 de marzo de 1996) ; el resultado del examen que realizamos de las operaciones sobre el personal y nóminas, las cuentas por cobrar y los contratos de arrendamiento de terrenos (Informe de Auditoría CII del 31 de mayo de 1996) y el resultado del examen realizado sobre la negociación de acuerdos (estipulaciones) entre la Corporación y las uniones obreras para el pago de aportaciones a los fondos de Beneficencia y de Orientación Obrera (Informe de Auditoría CP del 30 de junio de 1997). UNIDAD LA INFORMACIÓN La Corporación fue creada el 29 de enero de 1973 mediante Resolución de la Junta de Gobierno de la Autoridad de Tierras de Puerto Rico (Autoridad). Ello conforme a los poderes que

5 le fueron conferidos a ésta por la Ley Núm. 26 del 12 de abril de 1941, conocida como "Ley de Tierras de Puerto Rico", según enmendada (Ley Núm. 26). La Corporación se creó como una corporación subsidiaria de la Autoridad. Su función principal consiste en conservar, desarrollar y mejorar e intensificar el cultivo de tierras dedicadas a la producción de cañas y operar centrales para la producción y elaboración de azúcar en su forma más económica y amplia posible. Por virtud de la Resolución Núm. 321 del 1 de febrero de 1973, la Junta de Gobierno de la Administración de Terrenos autorizó la transferencia a la Corporación de todas las centrales azucareras, refinerías y los terrenos propios y arrendados. También autorizó la transferencia a la Corporación de toda la propiedad mueble e inmueble y las deudas relacionadas con la industria azucarera. Los poderes de la Corporación son ejercidos por la Junta de Gobierno de la Autoridad (Junta de Gobierno), la cual está compuesta por el Secretario del Departamento de Agricultura, quien actúa como su Presidente, y cuatro miembros adicionales nombrados por el Gobernador.La administración y supervisión de las operaciones de la Corporación las ejerce un Director Ejecutivo, quien es nombrado por el Director Ejecutivo de la Autoridad, con la aprobación y por delegación de la Junta de Gobierno. Esta delegó también en el Director Ejecutivo de la Corporación la responsabilidad de promulgar la reglamentación necesaria para regir las operaciones de la Corporación. Dicha reglamentación, no obstante, requiere la previa aprobación de la Junta de Gobierno. Los recursos para los gastos de funcionamiento de la Corporación provienen de la venta de azúcar cruda y refinada, mieles, intereses, arrendamiento de terrenos, estructuras y ventas de propiedad y equipo excedente. Dichos recursos no son suficientes para que ésta pueda sufragar sus gastos de funcionamiento y atender el pago de los bonos, por lo que anualmente la Asamblea 3

6 Legislativa le asigna fondos adicionales. Los fondos así asignados se canalizan por medio de una línea de crédito con el Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico. Al 30 de junio de 1997 la Corporación tenía en operación las centrales azucareras Coloso y Roig y la Refinería de la Central Mercedita. PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES La auditoria cubrió del l de julio de 1986 al 30 de junio de En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas posteriores. El examen se realizó de acuerdo con las normas de auditoría adoptadas por el Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Efectuamos las pruebas que consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias. OPINION Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de ley, de reglamentación y de normas de control interno y de sana administración respecto a las operaciones que cubre este informe. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. A continuación se resumen los hallazgos I al 4, clasificados como principales : 1-a. El 5 de diciembre de 1979 la Junta de Gobierno aprobó el "Reglamento de Compras" para establecer, entre otras cosas, las disposiciones que permitan atender con rapidez y eficiencia las necesidades de las unidades operacionales y administrativas. 4

7 Contrario a lo dispuesto por la "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme", Ley Núm. 170 del 12 de agosto de 1988, el Reglamento mencionado nunca fue sometido al Secretario del Departamento de Estado para su publicación. b. El 6 de junio de 1989 el Director Ejecutivo de la Corporación aprobó otro Reglamento de Compras de la Corporación, mediante el cual derogó el Reglamento del 5 de diciembre de 1979.!` El 11 de septiembre de 1995 la Junta de Gobierno aprobó otro Reglamento de Compras de la Corporación para derogar el Reglamento mencionado del 6 de junio de Contrario a lo dispuesto por ley, dichos reglamentos no se radicaron en el Departamento de Estado y tampoco se publicaron avisos en un periódico de circulación general con un resumen del contenido de los mismos. Las situaciones señaladas en los apartados "a" y "b" son contrarias a la ley y privaron al público en general de considerar los reglamentos mencionados para expresar sus opiniones sobre los mismos. Además, impidió que los reglamentos estuvieran accesibles a la ciudadanía en el Departamento de Estado en calidad de documentos públicos. También permite que se cuestione la validez de los mismos. 2. Mediante carta del 7 de junio de 1996 un Alcalde solicitó a un funcionario de la Corporación que se le vendiera a su Municipio la Máquina Caterpillar, rnodelo D-8, Serie 36A270 con el Número de Propiedad por $5,000. En dicha carta el Alcalde informó que la máquina sería utilizada en trabajos a realizarse en el Municipio. Informó, además, que en varias 1/ En el informe de Auditoría CP del 25 de abril de 1994 se comentó que este Reglamento no se sometió para la aprobación de la Junta de Gobierno de la Corporación.

8 ocasiones se había comunicado con el Secretario de Agricultura y éste le había informado que se había referido el caso para la consideración de funcionarios de la Corporación. El 20 de junio de 1996 el caso fue referido a la Junta de Subastas de la Corporación y ésta le informó al Alcalde que su oferta había sido aceptada. El 16 de julio de 1996 un Recaudador de la Corporación emitió el Recibo Oficial Número a nombre del Alcalde por $5,000 por la compra de la máquina mencionada. De la evidencia documental examinada se desprende que el Alcalde comenzó a realizar las gestiones para comprar la máquina mencionada en su carácter oficial, en representación del Municipio, al amparo de la Ley Núm. 61 del 12 de junio de 1978 (Ley Núm. 61). Esta faculta a las corporaciones públicas a vender propiedad excedente a otras dependencias del ejecutivo y a los municipios. No obstante, los hechos tienden a indicar que el Alcalde adquirió la máquina en su carácter personal. El funcionario de la Corporación que recibió y tramitó la solicitud de compra de la máquina que hizo el Alcalde omitió cumplir con lo que se establece en la Ley Núm. 61 al venderle a éste la propiedad excedente mencionada en su carácter personal y no oficial. Las situaciones señaladas privaron a la Corporación de recursos necesarios para atender su precaria condición financiera. Las situaciones comentadas fueron referidas al Secretario de Justicia y al Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamental para que determinen si se incurrió en alguna violación de ley y tomar las medidas correspondientes. 3. Se determinó que un funcionario de la Corporación y un funcionario de la Autoridad de Tierras actuaron contrario a la ley y a la reglamentación respecto a lo siguiente : 6

9 a. El 7 de septiembre de 1994 el funcionario de la Corporación impartió instrucciones al Presidente de la Junta de Subastas para que procediera con los trámites para adquirir 200,000 quintales de azúcar refinada mediante la celebración de una subasta formal. Esto, debido a que la producción de azúcar refinada para el 1994 no había sido suficiente para suplir la demanda. El 9 de noviembre de 1994 la Corporación celebró la subasta y a la misma asistieron cuatro licitadores.' El examen reveló que el funcionario de la Corporación no sometió para la consideración y aprobación de la Junta de Gobierno la compra de los 200,000 quintales de azúcar refinada. Esto, a pesar de que la compra de azúcar del exterior constituía una excepción en las operaciones de la Corporación, y que la misma era por una suma significativa que afectaba la precaria situación económica por la que ésta atravesaba. La situación comentada impidió a la Junta de Gobierno evaluar la referida transacción para determinar si la misma protegía adecuadamente los intereses de la Corporación. b. El 22 de diciembre de 1994 el funcionario de la Corporación informó a la Junta de Gobierno que existía una situación de emergencia, ya que para febrero de 1995 no se tendría azúcar refinada y que se proyectaba una deficiencia en los abastos de azúcar durante el Informó, además, que se estaban evaluando y negociando dos alternativas para importar 10,000 toneladas métricas de azúcar refinada ó 12,500 toneladas métricas de azúcar cruda. El referido funcionario solicitó autorización a la Junta para continuar con la negociación de la mejor opción disponible. 2/ El 15 de noviembre de 1994 la Junta de Subastas recomendó ta anulación de la subasta porque ninguno de los cuatro licitadores que sometieron sus ofertas cumplieron con los términos y las condiciones exigidos en is misma. 7

10 La Junta autorizó al funcionario de la Corporación a comprar directamente el azúcar al vendedor que finalmente fuera escogido. También requirió al referido funcionario que le informara sobre el tipo de azúcar que se adquiriría. Se determinó que ni para principios ni durante el 1995 existió una situación de emergencia de escasez de azúcar. Al respecto, el funcionario mencionado recibía informes semanalmente sobre la cantidad de azúcar producida y las existencias en inventario en la Refinería de la Central Mercedita. La situación comentada limitó la libre competencia entre todos los posibles licitadores y privó a la Corporación de obtener mejores ofertas. Dicha situación propicia el ambiente para que se ejerza favoritismo por alguna persona o firma en particular en detrimento de los mejores intereses de la Corporación. c. El 13 de diciembre de 1994 una compañía de California sometió una propuesta para suministrar 12,500 toneladas métricas de azúcar y el precio cotizado por tonelada métrica era de $260 para un total de $3,250,000. Dicha propuesta fue sometida a la atención de un funcionario de la Autoridad de Tierras que también se desempeñaba como Secretario de la Junta de Gobierno de la Corporación. Funcionarios de la Corporación nos informaron que desconocían porqué la propuesta de la referida compañía fue dirigida a la atención del funcionario de la Autoridad y si éste había realizado gestiones con dicha compañía. Dicha propuesta no fue considerada. El 12 de enero de 1995 el funcionario de la Corporación firmó un contrato con una compañía de New York para la importación de 12,500 toneladas métricas de azúcar refinada Grado "A". El precio acordado fue de S325 por tonelada métrica para un total de $4,062,500. Se 8

11 determinó que en el proceso para la adquisición del azúcar todas las negociaciones las efectuó el funcionario de la Autoridad de Tierras. La adquisición del azúcar no fue sometida a la consideración de la Sección de Compras para que fuera ésta quien la procesara. Las situaciones señaladas impidieron a la Sección de Compras considerar la oferta hecha por la compañía de California y el contrato formalizado con la compañía de New York para hacer sus recomendaciones. d. Mediante carta del 11 de enero de 1995 el Presidente de la compañía de New York indicó a su representante en Puerto Rico que le informara a la Corporación que era necesario contar con una carta de crédito para el 13 de enero de Esto con el propósito de poder tener el embarque antes de la fecha límite, la cual fue acordada para el 15 de febrero de El 13 de enero de 1995 un banco comercial sometió a la Corporación la carta de crédito que emitió por los $4,062,500 a nombre de la compañía de New York. La misma tenía fecha de vigencia del 13 de enero al 2 de marzo de La compañía de New York no cumplió con la entrega de las 12,500 toneladas métricas de azúcar refinada durante el período del 7 al 15 de febrero de 1995, conforme a lo acordado en el contrato, ni posteriormente. La carta de crédito mencionada fue cancelada el 28 de febrero de La Corporación pagó al banco comercial $20,312 por la comisión de la carta de crédito y $25 por gastos de "telex". Además, pagó $120 adicionales por cargos bancarios para cancelar la misma para un total de $20,457. El funcionario de la Corporación que formalizó el contrato mencionado no requirió a la compañía de New York que sometiera una fianza de ejecución "Performance Bond" 9

12 como garantía de que cumpliría con la entrega del azúcar y así contar con mecanismos necesarios para poder resarcirse en caso de incumplimiento. Ello, a pesar de que la compañía de New York le exigió unas garantías por las cuales la Corporación incurriría en desembolsos. La situación señalada constituyó un riesgo para la Corporación por no estar adecuadamente protegida por el incumplimiento de la compañía de New York con los términos y las condiciones del contrato. Además, ocasionó que la Corporación incurriera en gastos por $20,457 que le privaron de dichos recursos que eran necesarios para atender su precaria situación económica. e. El 26 de enero de 1995 el funcionario de la Corporación informó a la Junta de Gobierno que la negociación para comprar 12,500 toneladas. métricas de azúcar cruda a ser refinada en la Central Mercedita estaba en la etapa final. Contrario a las instrucciones impartidas por la Junta de Gobierno, dicho funcionario no le informó a ésta que desde el 12 de enero de 1995 había fin-nado un contrato con la compañía de New York para adquirir 12,500 toneladas métricas de azúcar refinada a $325 la tonelada métrica para un total de $4,062,500. Tampoco le informó que la Corporación había negociado la emisión de una carta de crédito desde el 13 de enero de 1995 con un banco comercial para garantizar el pago de los $4,062,500 del costo del azúcar conforme se acordó en el contrato mencionado. La situación comentada privó a la Junta de Gobierno de la oportunidad de considerar el referido contrato y demás negociaciones para determinar si los términos y las condiciones establecidos en el mismo protegían adecuadamente los mejores intereses de la Corporación. 10

13 4-a. El 17 de febrero de 1995 la Junta de Subastas de la Corporación celebró otra subasta para la compra de 12,500 toneladas métricas de azúcar. La misma se adjudicó a una compañía de Puerto Rico que cotizó $490 por tonelada métrica para un total de $6,125,000. La subasta se adjudicó a dicha compañía por ser el único proveedor que cotizó. El contrato se firmó el 23 de febrero de El examen reveló que : (1) La Junta de Subastas no publicó anuncios en los periódicos de circulación general sobre la subasta para la compra de las 12,500 toneladas métricas de azúcar cruda. Esto era necesario por la cuantía de la transacción de varios millones de dólares, por lo que se debía tratar de conseguir mejores ofertas por la libre competencia entre el mayor número de licitadores. La situación señalada impidió que un mayor número de posibles proveedores tuviera conocimiento de la subasta. Dicha situación limitó la participación únicamente a las firmas invitadas por la Junta de Subastas. (2) Las invitaciones a la subasta para la compra de las 12,500 toneladas métricas de azúcar cruda tienen fecha del 10 de febrero de Dichas invitaciones fueron enviadas el 14 de febrero de 1995 por la Junta de Subastas de la Corporación a seis posibles proveedores por correo "Express Mail". La invitación a la subasta a la compañía de Puerto Rico fue recogida en la Corporación personalmente. En las invitaciones se estableció que la subasta se celebraría el 17 de marzo de En un documento del 15 de febrero de 1995 preparado en manuscrito por una funcionaria de la Junta de Subastas se estableció que por error en las invitaciones se había indicado que la fecha de la apertura de la subasta seria el 17 de marzo cuando lo correcto era 11

14 el 17 de febrero, o sea, tres días luego de enviarse las invitaciones. Estableció, además, que ese mismo día se comunicó por teléfono con los proveedores invitados y les informó del error. La referida funcionaria nos informó que no pudo comunicarse con la compañía de Puerto Rico para informarle sobre el error en la fecha de celebración de la subasta, ya que no tenía su número de teléfono ni de fax. La Junta de Subastas no concedió suficiente tiempo a los proveedores invitados a participar en la subasta para preparar y someter sus propuestas. En casos de subastas similares normalmente la Junta de Subastas concede a los proveedores entre 15 y 20 días consecutivos para someter sus propuestas. La situación señalada limitó la participación de un mayor número de posibles proveedores invitados a la subasta. En consecuencia, se privó a la Corporación de obtener mejores ofertas mediante la competencia entre un mayor número de proveedores. (3) El nombre de la compañía de Puerto Rico se incluyó en las invitaciones a la subasta por instrucciones del funcionario de la Autoridad de Tierras indicado anteriormente. La Junta de Subastas no envió invitación para participar en la subasta a la compañía de California, a pesar de que ésta había sometido una oferta sumamente atractiva el 13 de diciembre de 1994 para la compra de las 12,000 toneladas métricas de azúcar mencionados (véase Hallazgo 3-c). Tampoco envió invitación a la compañía de New York. El 14 de febrero de 1995, tres días antes de celebrarse la subasta, el funcionario de la Autoridad de Tierras sometió un borrador de contrato para adquirir 12,500 toneladas métricas de azúcar cruda, para la evaluación de dos abogados de la División de Asesoramiento Legal y de un funcionario de la División de Finanzas y Administración de la 12

15 Corporación. En dicho borrador de contrato se estableció que el vendedor sería la compañía de New York quien estaba representada por la compañía de Puerto Rico. Se estableció, además, que el precio sería de $538 por tonelada métrica de azúcar y que la entrega se realizaría entre el 13 y el 24 de marzo de El proceso de la subasta mencionada fue viciado al permitir que el funcionario de la Autoridad de Tierras participara en el mismo e impartiera directrices a los miembros de la Junta de Subastas sin éste formar parte de la misma. (4) Se determinó que la compañía de Puerto Rico no tenía licencia para la importación de azúcar en Puerto Rico. La Corporación no le requirió a dicha empresa que sometiera evidencia de la licencia requerida para la importación de azúcar en Puerto Rico. La situación comentada propició que la Corporación formalizara un contrato con una empresa que no contaba con la licencia requerida para importar el azúcar. b. El 23 de febrero de 1995 el funcionario de la Corporación formalizó el contrato con la compañía de Puerto Rico para la importación de las 12,500 toneladas métricas de azúcar cruda Grado "E" a un costo de $490 por tonelada métrica, para un total de $6,125,000. Conforme a lo establecido en el contrato, el azúcar provendría de Brasil y debía ser entregada en la Central Mercedita en Ponce. El examen realizado reveló que : (1) En el contrato mencionado se estableció que la Corporación efectuaría un depósito por $100,000, al momento de la firma del contrato. En los términos y las condiciones de la subasta ni en la propuesta sometida el 17 de febrero de 1995 por la compañía de Puerto Rico se incluyó disposición alguna 13

16 mediante la cual la Corporación estuviera obligada a efectuar el depósito de los $100,000 mencionado. (2) En el contrato mencionado se acordó que para el pago del azúcar la Corporación emitiría una carta de crédito a favor de la compañía de Puerto Rico, y que luego de emitida la carta, ésta tendría entre 30 y 45 días para entregar el azúcar. En los términos y las condiciones de la subasta se estableció que la entrega de todo el azúcar se realizaría entre el 13 y el 24 de marzo de No se incluyeron otras alternativas para realizar dicha entrega. (3) En el contrato mencionado se estableció que la compañía de Puerto Rico sometería una fianza de ejecución " Performance Bond" a base del 2 por ciento del valor del embarque equivalente a $122,500 ($6,125,000 X 2 por ciento). El 24 de febrero de 1995 la Corporación pagó a la compañía de Puerto Rico los $100,000 de depósito mencionado sin exigirle que sometiera la fianza de ejecución por los $122,500 conforme a lo acordado en el contrato. La compañía de Puerto Rico no sometió la fianza de ejecución y tampoco hizo entrega del azúcar. Las situaciones comentadas constituyeron un riesgo económico innecesario para la Corporación por no contar con las garantías necesarias en caso de que la corporación de Puerto Rico no cumpliera con los términos y las condiciones pactados en el contrato como finalmente ocurrió. Además, dio lugar a que la Corporación pagara $100,000 y no pudiera resarcirse por no exigir la fianza requerida en el contrato. (4) En el expediente del contrato con la compañía de Puerto Rico se incluyó un Pagaré Hipotecario al Portador por $100,000 firmado por una persona particular. Dicho 14

17 Pagaré fue emitido el 23 de mayo de 1995 y en el mismo se estableció que éste sería ejecutable en la eventualidad de incumplimiento por parte de la compañía de Puerto Rico de las cláusulas y condiciones estipuladas en el contrato con la Corporación. Dicho Pagaré está respaldado con una Hipoteca de Garantía de Pagaré al Portador de un apartamento en el Condominio Professiomal Building de Santurce propiedad de la persona particular que firmó el mismo. La Corporación no había efectuado las gestiones necesarias para ejecutar dicho Pagaré. La compañía de Puerto Rico no cumplió con la entrega del azúcar según lo acordado en el contrato y en varios acuerdos posteriores. La Corporación radicó una demanda contra la misma en el Tribunal Superior de San Juan. En dicha demanda la Corporación reclamó el pago de $933,242 por penalidades, recobro del anticipo, intereses, honorarios de abogados y desembolsos adicionales por la diferencia en precio del azúcar. El 17 de septiembre de 1996 la compañía de Puerto Rico sometió una petición de quiebra bajo el Capítulo 7 de la Ley de Quiebras. Por dicho motivo, el 30 de septiembre de 1996 el Tribunal de Primera Instancia, Sala Superior de San Juan, ordenó la paralización de los procedimientos de la demanda sometida por la Corporación. Ello hace sumamente improbable que la Corporación recobre el anticipo de $100,000 y las demás cantidades reclamadas en la demanda ascendentes a $933,242. Las situaciones señaladas son indicativas de que el modo en que se efectuó el procedimiento de subasta fue altamente irregular, en el que resultó beneficiado la compañía de Puerto Rico en el otorgamiento del contrato. Dicha situación también es indicativa de que la Junta de Subastas no tuvo el control absoluto del proceso de selección de los invitados a la 15

18 subasta ni del envío de las invitaciones. Ello significa que se dejó en manos del funcionario de la Autoridad de Tierras los deberes y las responsabilidades que le correspondían a la Junta de Subastas. La evidencia documental y testifical tiende a indicar que el funcionario de la Autoridad de Tierras, que también ejercía funciones como Secretario en la Junta de Gobierno, utilizó el puesto y las funciones que desempeñaba en la Autoridad y en la Junta de Gobierno para influir indebidamente en favor de la compañía de Puerto Rico en la adjudicación de la subasta. De la prueba testifical y documental recopilada se desprende que la negociación conducente al contrato con la compañía de Puerto Rico la trabajó el funcionario de la Autoridad de Tierras y que para el momento en que la Junta de Subastas de la Corporación intervino ya existía un proyecto de contrato que había negociado el funcionario de la Autoridad de Tierras con la compañía de Puerto Rico. Las situaciones comentadas privaron a la Corporación de recursos y le han ocasionado inconvenientes que la propia Corporación ha estimado en $933,243 lo que agrava aún más su precaria situación financiera. Las situaciones comentadas fueron referidas al Secretario de Justicia para que determine si se incurrió en alguna violación de ley y tomar las medidas correspondientes. CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS En nuestros informes de auditoria se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el 16

19 cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. En la Sección anterior se ofrece información sobre la clasificación de los hallazgos de este informe. Los hallazgos del Anejo 1 de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes : 1. Situación - Los hechos encontrados en una fase de la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios. 2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, caria circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor. 3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. 4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados. Cuando ello lo amerita, se incluye al final del hallazgo información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados.

20 OTRO ANEJO El Anejo 2 contiene una relación de los miembros de la Junta de Gobierno y funcionarios principales que actuaron durante el período auditado. RECOMENDACIONES Al Secretario de Justicia procedan. 1. Considerar los hechos que se comentan en los hallazgos 2 y 4 y tomar las medidas que Al Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamental 2. Considerar los hechos que se comentan en el Hallazgo 2 sobre el posible incumplimiento de disposiciones de la "Ley de Etica Gubernamental" y tomar las medidas que procedan. A la Junta de Gobierno de la Corporación 3. Supervisar adecuadamente las operaciones de la Corporación para que no se repitan situaciones como las que se comentan en los hallazgos 1 al Ver que el Director Ejecutivo de la Corporación cumpla con las recomendaciones 5 y 6 (hallazgos 1 al 4).

21 Al Director Ejecutivo de la Corporación 5. Cumplir con los requisitos establecidos en : a. La Ley Núm. 170 del 12 de agosto de 1988, "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme", sobre la radicación en el Departamento de Estado de los reglamentos utilizados por la Corporación para regir sus actividades operacionales y la publicación de avisos al respecto en periódicos de circulación general (Hallazgo 1). b. La Ley Núm. 61 del 12 de junio de 1978 que faculta a las corporaciones públicas a vender propiedad excedente a otras dependencias del ejecutivo y a los municipios, con el propósito de que no se repitan situaciones como las comentadas en el Hallazgo Relacionado con el Hallazgo 3 : a. Someter a la Junta de Gobierno para su aprobación toda transacción que envuelva una norma general a establecerse o que cambie una ya establecida por dicho cuerpo, según lo requiere la reglamentación aplicable (apartados "a", "b" y "e"). b. Cumplir con el "Reglamento de Compras" con respecto a que la Sección de Compras sea la que realice las gestiones para la compra o adquisición de los suministros y servicios no personales de la Corporación (apartado "c"). e. Requerir de los licitadores las fianzas de licitación "Bid Bond" y las fianzas de ejecución y pago "Performance and Payment Bond" (apartado "d"). 7. Relacionado con el Hallazgo 4 : a. Ver que se publiquen anuncios sobre las subastas para la compra de azúcar en los periódicos de circulación general [apartado a(1)]. 19

22 b. Cumplir con el "Reglamento de Subastas" con respecto a que se fijen fechas razonables para la apertura de los pliegos de las subastas y que en los procesos de las subastas participen únicamente los funcionarios de la Junta y el personal técnico autorizado [apartado a(2) y (3)]. c. Asegurarse de que los proveedores de azúcar tengan la licencia para importar la misma, según lo requiere el "Reglamento de Mercado Núm. 13" [apartado a(4)]. d. Asegurarse de que no se realicen cambios a los términos y las condiciones después de abierta la subasta [apartado b(1) y (2)]. e. Requerir de las firmas proveedoras que exijan anticipo de fondos, sometan a la Corporación fianzas adecuadas para garantizar los mismos [apartado b(3)]. f. Tomar las medidas necesarias para asegurarse de que las firmas contratadas cumplan con los términos y las condiciones acordados en los contratos [apartado b(4)]. CARTAS A LA GERENCIA El borrador de este informe fue sometido al Director Ejecutivo de la Corporación, Lcdo. Fernando Machado Echevarría y al ex Director, Dr. Antonio Vélez Ramos para comentarios.

23 COMENTARIOS DE LA GERENCIA 1. El licenciado Machado Echevarría contestó el borrador de este informe mediante carta del 13 de abril de Entre otras cosas, nos informó que en el Plan de Acción Correctiva ofrecería sus observaciones y las medidas dirigidas a corregir las situaciones comentadas en los hallazgos. 2. El doctor Vélez Ramos no contestó el borrador que le sometimos. RECONOCIMIENTO Expresamos nuestro agradecimiento a los funcionarios y empleados de la Corporación por la cooperación que nos prestaron durante nuestra auditoría.

24 CORPORACION AZUCARERA DE PUERTO RICO Anejo 1 Hallazgos Hallazgo 1 - Incumplimiento de disposiciones de la Ley Núm. 170 relacionadas con el Reglamento de Compras a. El 5 de diciembre de 1979 la Junta de Gobierno aprobó el "Reglamento de Compras" para establecer las disposiciones que permitan atender con rapidez y eficiencia las necesidades de las unidades operacionales y administrativas. Además, para fijar la autoridad y responsabilidad a todo el personal que interviene en la función de compras, implantar una política uniforme y razonable que controle las transacciones de compras y establecer reglas para controlar las funciones de compra, recibo, devoluciones y pago de artículos. El Reglamento mencionado se aprobó antes de que se promulgara la Ley Núm. 170 del 12 de agosto de 1988 conocido como "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme" (Ley Núm. 170) y nunca se ajustó a tal disposición legal ni se sometió al Departamento de Estado. de esta ley. En la Sección 1.6 de la Ley Núm. 170 se establece que :...Cada agencia deberá dentro del plazo de un año a partir de la fecha de aprobación (b) Conformar sus reglas o reglamentos que establezcan los procedimientos formales de reglamentación y adjudicación a tono con las disposiciones de este Capítulo.

25 (Cont. Anejo 1 ) (c) Compilar las reglas o reglamentos aprobados que estuvieren en vigor para el 8 de febrero de 1989 y que no hubiesen sido previamente radicados en el Departamento de Estado a tenor con la Ley Núm. 112 del 30 de junio de 1957, según enmendada. Cada agencia someterá las reglas o reglamentos descritos en la oración precedente a la Oficina del Secretario para su publicación de conformidad con la sec de este titulo, indicando como fecha de vigencia de cada regla o reglamento aquélla en la que originalmente entró en vigor, disponiéndose, que también se cumpliera con los requisitos del inciso (b) de esta sección durante el plazo allí dispuesto (Sección 1.6). b. El 6 de junio de 1989 el Director Ejecutivo aprobó otro "Reglamento de Compras" de la Corporación mediante el cual derogó el Reglamento del 5 de diciembre de 19793'. El 11 de septiembre de 1995 la Junta de Gobierno aprobó otro Reglamento de Compras de la Corporación para derogar el Reglamento de] 6 de junio de 1989 mencionado. Dichos reglamentos tenían que publicarse y cumplir con los requisitos dispuestos por la Ley Núm Ello porque los mismos son de aplicación general y afectan a terceros. A petición nuestra, el 11 de diciembre de 1997, el Secretario Auxiliar del Departamento de Estado nos informó mediante "Certificación Negativa" que los reglamentos mencionados no habían sido radicados en ese Departamento. En las secciones 2.7 y 2.8 de la Ley Núm. 170 se establece lo siguiente : Una regla o reglamento aprobado después de la fecha de efectividad de esta ley será nulo si no cumpliera sustancialmente con las disposiciones de esta ley (Sección 2.7). Todo reglamento aprobado por cualquier agencia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico deberá ser presentado en el Departamento de Estado en español en original y dos (2) copias. Como regla general los reglamentos comenzarán a regir a los treinta (30) días después de su radicación,...(sección 2.8). 2/ En el Informe de Auditoria CP-94-I 0 del 25 de abrí] de 1994 se comentó que este Reglamento no se sometió para la aprobación de la Junta de Gobierno de la Corporación. 23

26 (Cont. Aneo 1) Además, dicha Ley requiere a los organismos de Gobierno que se publique un aviso en un periódico de circulación general en el cual se incluya un resumen de los reglamentos y se notifique la intención de adoptar los mismos en un período de 30 días. Esto para recibir las opiniones públicas respecto a los mismos antes de su aprobación final y su radicación en el Departamento de Estado. Las situaciones señaladas en los apartados "a" y "b" son contrarias a la ley y privaron al público en general de considerar los reglamentos mencionados para expresar sus opiniones sobre los mismos. Además, impidió que los reglamentos estuvieran accesibles a la ciudadanía en el Departamento de Estado en calidad de documentos públicos. También permite que se cuestione la validez de los mismos. Las situaciones comentadas se atribuyen a que los funcionarios concernidos de la Corporación no cumplieron con sus responsabilidades e ignoraron las disposiciones de la Ley Núm Véanse las recomendaciones 3, 4 y 5-a. Hallazgo 2 - Irregularidades en laventa de maquinaria agrícola Mediante carta del 7 dejunio de 1996 un Alcalde solicitó aun funcionario de la Corporación que se le vendiera a su Municipio la Máquina Caterpillar, modelo D-S, Serie 36A270 con el Número de Propiedad por $5,000. En dicha carta el Alcalde informó que la máquina seria utilizada en trabajos a realizarse en el Municipio. Informó, además, que en varias ocasiones se había 24

27 (Cont. Anejo l ) comunicado con el Secretario de Agricultura y éste le había informado que se había referido el caso para la consideración de funcionarios de la Corporación. El 20 de junio de 1996 el caso fue referido a la Junta de Subastas de la Corporación y ésta le informó al Alcalde que su oferta había sido aceptada. El 16 de julio de 1996 un Recaudador de la Corporación emitió el Recibo Oficial Número a nombre del Alcalde por $5,000 por la compra de la máquina mencionada. El examen reveló que : a. En la carta del 7 de junio de 1996 el Alcalde especificó que la máquina mencionada sería adquirida por el Municipio. La misma se redactó en papel timbrado con el membrete del Municipio. No obstante, el recibo que emitió el Recaudador de la Corporación se hizo a nombre del Alcalde y no del Municipio. b. En el Recibo Oficial mencionado el Recaudador de la Corporación indicó que el pago lo efectuó el Alcalde en efectivo. Como norma general, las entidades gubernamentales y los. municipios no efectúan compras de equipo por cantidades significativas en efectivo. Además, de la evidencia documental y testifical se desprende que el Municipio no efectuó desembolso alguno para adquirir la referida máquina. c. Conforme el Conduce de Activo Fijo preparado el 17 de julio de 1996 la máquina mencionada fue recogida personalmente por el Alcalde en un Taller de Maquinaria de la Corporación. La misma fue entregada por un funcionario de la División de Propiedad de la Corporación. 25

28 (Cont. Anejo 1 ) d. La evidencia documental y testifical reveló que : - La referida máquina no aparece registrada en los récords de propiedad de la División de Obras Públicas del Municipio. - El 30 de noviembre de 1994 un Supervisor de un Taller de Maquinaria de la Corporación preparó un informe de tasación en el que estableció el valor de la máquina en $12, El 14 de junio de 1996 otro Supervisor de otro Taller de Maquinaria de la Corporación preparó otro informe de tasación de la máquina en el que estableció el valor de venta estimado en $4,500. Dicho informe de tasación fue aprobado por un funcionario de una Central y en el mismo éste incluyó una nota en la que indicó lo siguiente : "Mi apreciación es un valor de venta entre $4,900 y $6,000". - El informe de tasación del 14 dejunio de 1996 se preparó por instrucciones de un funcionario de la Corporación en las que le indicó al Supervisor de un Taller de Maquinaria de la Corporación, el valor que tenía que asignarle a la misma. El funcionario de la Corporación le ordenó, además, que le enviara dicha tasación a su secretaria. También le informó que las instrucciones las había impartido otro funcionario de mayor rango en la Corporación. En el Apartado 3 del Artículo V del "Procedimiento de Propiedad", aprobado por la Junta de Gobierno de la Corporación el 14 de noviembre de 1994, se establece que para la disposición de propiedad deberá cumplimentarse la forma "Solicitud para la Disposición de Propiedades". Dispone, además, que para las propiedades que la Corporación venderá, dicha forma 2 6

29 (Cont. Anejo 1 ) deberá acompañarse con sus respectivas tasaciones las cuales reflejarán el valor en el mercado. Igual disposición se incluyó en el Articulo XI de dicho Procedimiento. De la evidencia documental examinada se desprende que el Alcalde comenzó a realizar las gestiones para comprar la máquina mencionada en su carácter oficial, en representación del Municipio, al amparo de la Ley Núm. 61 del 12 de junio de 1978 (Ley Núm. 6l). Esta faculta alas corporaciones públicas a vender propiedad excedente a otras dependencias del ejecutivo y a los municipios. Los hechos mencionados tienden a indicar que el Alcalde adquirió la máquina en su carácter personal y no para el Municipio. Además, tienden a indicar que la misma se le vendió por menos del valor en el mercado. Por otro lado, el funcionario de la Corporación que recibió y tramitó la solicitud de compra de la máquina que hizo el Alcalde omitió cumplir con lo que se establece en la Ley Núm. 61 al venderle a éste la propiedad excedente mencionada en su carácter personal y no oficial. Las situaciones comentadas fueron referidas al Secretario de Justicia y al Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamental para que determinen si se incurrió en alguna violación de ley y tomar las medidas correspondientes. Las situaciones señaladas privaron a la Corporación de recursos necesarios para atender su precaria condición financiera y sus necesidades operacionales. Dichas situaciones se atribuyen a que el Alcalde, con la ayuda de un funcionario de la Corporación, actuó con la intención de defraudar a ésta. 27

30 (Cont. Anejo 1 ) Esta Oficina informó los hechos comentados al Alcalde y al funcionario de la Corporación y les concedió audiencias, conforme a lo dispuesto en el Reglamento Núm. 35 sobre Audiencias emitido el ló de octubre de 1992 por el Contralor de Puerto Rico. El Alcalde compareció a la audiencia y el funcionario de la Corporación no compareció. Véanse las recomendaciones 1, 2, 3, 4 y 5-b. Hallazgo 3 - Deficiencias relacionadas con subastas v la otorgación de contratos ara la compra de azúcar a. El 7 de septiembre de 1994 un funcionario de la Corporación impartió instrucciones al Presidente de la Junta de Subastas para que procediera con los trámites para adquirir 200,000 quintales de azúcar refinada mediante la celebración de una subasta formal. Esto, debido a que la producción de azúcar refinada para el 1994 no había sido suficiente para suplir la demanda en Puerto Rico. El 9 de noviembre de 1994 la Corporación celebró la subasta y a la misma asistieron cuatro licitadores. El 15 de noviembre de 1994 la Junta de Subastas recomendó la anulación de la subasta porque ninguno de los cuatro licitadores que sometieron sus ofertas cumplieron con los términos y las condiciones exigidos en la misma. En la recomendación de la Junta se estableció que tres de los licitadores no sometieron el "bid bond" solicitado en la subasta, lo que los descalificaba. Se estableció, además, que el otro licitador sometió el "bid bond" solicitado en la subasta, pero su oferta era válida hasta una fecha límite por lo que tampoco cumplió con los términos y las condiciones de la subasta. 28

31 (Cont. Anejo 1 ) El examen reveló que el funcionario de la Corporación no sometió para la consideración y aprobación de la Junta de Gobierno la compra de los 200,000 quintales de azúcar refinada. Esto, a pesar de que la compra de azúcar del exterior constituía una excepción en las operaciones de la Corporación, y que la misma era por una suma significativa que afectaba la precaria situación económica por la que atravesaba. En el Artículo VI-D del Reglamento Interno de la Corporación ("By Laws"), aprobado por la Junta de Gobierno el 2 de octubre de 1985 se establece, entre otras cosas, que el Director Ejecutivo deberá someter a la Junta de Gobierno todo asunto que no la haya sido expresamente delegado y específicamente todo asunto que requiera un cambio en la política general, o en resoluciones o instrucciones dictadas por la Junta de Gobierno. La situación comentada impidió a la Junta de Gobierno evaluar la referida transacción para determinar si la misma protegía adecuadamente los intereses de la Corporación. Dicha situación es indicativa de que el funcionario de la Corporación se atribuyó prerrogativas que no le correspondían al no someter a la consideración. de la Junta de Gobierno la compra de los 200,000 quintales de azúcar. b. El 22 de diciembre de 1994 el funcionario de la Corporación informó a la Junta de Gobierno que existía una situación de emergencia, ya que para febrero de 1995 no se tendría azúcar refinada y que se proyectaba una deficiencia en los abastos de azúcar durante el Le informó, además, que se estaban evaluando y negociando dos alternativas para importar 10,000 toneladas 29

32 (Cont. Anejo 1 ) métricas de azúcar refinada ó 12,500 toneladas métricas de azúcar cruda. El referido funcionario solicitó autorización a la Junta para continuar con la negociación de la mejor opción disponible. La Junta autorizó al funcionario de la Corporación a comprar directamente el azúcar al vendedor que finalmente fuera escogido. También requirió al referido funcionario que le informara sobre el tipo de azúcar que se adquiriría. En evidencia testifical obtenida de funcionarios y empleados de la Corporación, éstos nos informaron que nunca existió una situación de emergencia de escasez de azúcar y que ello tenía que ser de conocimiento del funcionaria de la Corporación. Este recibía informes semanalmente sobre la cantidad de azúcar producida y las existencias en inventario en la Refinería de la Central Mercedita. Además, varios importadores de azúcar nos informaron que para la fecha de la celebración de la subasta había azúcar suficiente en Puerto Rico. Uno de dichos importadores nos informó que los importadores bonafide pueden traer azúcar del exterior a Puerto Rico en no más de dos semanas. Al 28 de febrero de 1995 la Corporación tenía en inventario 49,670 quintales de azúcar refinada y del 7 de marzo al 21 de mayo de 1995 la Refinería Mercedita produjo 779,400 quintales de azúcar refinada correspondiente a la cosecha de la zafra del Todo ello es indicativo de que para principios ni durante todo el 1995 existió escasez real o deficiencia en los abastos de azúcar por lo que nunca existió una situación de emergencia para comprar dicho producto. 3 0

33 (Cont. Anejo 1 ) En el Artículo III-(I) del "Reglamento de Compras", aprobado por el Director Ejecutivo el b de junio de 1989 se establece, entre otras cosas, que emergencia es una situación que no puede esperar y que de no atenderse o resolverse puede resultar en detrimento de la operación de la Corporación. En el Reglamento Interno de la Corporación se establecieron los deberes y las obligaciones que tenía el Director Ejecutivo como primer funcionario ejecutivo de ésta. Conforme al Reglamento mencionado, dicho funcionario es el responsable de la ejecución de la política, los planes y los programas aprobados por la Junta de Gobierno. Además, tiene la responsabilidad de la administración, dirección y supervisión de los asuntos de la Corporación y de sus oficiales, empleados y agentes. El Director Ejecutivo como funcionario principal de la Corporación, en adición de los deberes y las responsabilidades que le impone el Reglamento Interno, tiene la obligación de velar por los mejores intereses de la Corporación y por su integridad fiscal y por el buen uso de las propiedades y fondos públicos. Ello conforme a lo establecido en la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Por otra parte, en la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, conocida como "Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico" se establece como norma de política pública que losjefes de las dependencias y entidades corporativas son en primera instancia responsables de la legalidad, corrección, necesidad y propiedad de las operaciones fiscales de la entidad. En este caso en 3 1