GEFOC ENTIDADES. Manual. Presentación telemática de solicitudes

Transcripción

1 Manual Presentación telemática de solicitudes Versión 1.0 Septiembre 2016

2 ÍNDICE 1 Introducción Pantalla de Login Pantalla de Inicio Botón de Inicio Menú Datos del Usuario Logado Pantalla de Búsqueda de Solicitudes Bloque de Búsqueda Tabla de Resultados Acciones Disponibles Pantalla Nueva Solicitud Pantalla de Solicitud Datos Generales de la Solicitud Datos Específicos de la Solicitud Formación de Oferta dirigida Prioritariamente a Trabajadores Desempleados Representante y Cuenta Bancaria Dirección de Notificación Documentación que se Adjunta Declaraciones y Autorizaciones Acción Formativa Ventana de Edición de Acción Formativa Pestaña de Contenido Pestaña Presupuesto Pestaña Organización y Gestión Factores de Calidad Autorizaciones de Acciones Formativas Conducentes a Certificados de Profesionalidad No Financiadas con Fondos de F.P.E Datos Representante Dirección de Notificación Acción Formativa Pestaña de Contenido Pestaña Fuente de Financiación Pestaña Organización y Gestión Manual Gefoc Entidades Página 1

3 8.4 Documentación que se Adjunta Declaraciones y Autorizaciones Presentar Telemáticamente una Solicitud Bloque de Documentos Bloque de Informe Finalizar la Presentación Telemática Manual Gefoc Entidades Página 2

4 1 Introducción El objetivo de este manual es dar a conocer la funcionalidad para realizar el alta de solicitudes de acciones formativas y el modo de proceder para la presentación telemática de las mismas. Manual Gefoc Entidades Página 1

5 2 Pantalla de Login El acceso a la aplicación se realiza desde la url siguiente: -web/ Será necesario introducir las credenciales de acceso para acceder al sistema Tal y como se indica en la misma página la entidad deberá disponer de un usuario usuario y contraseña, coincidiendo estas con las utilizadas en la Web de Gefoc Entidades de ejercicios anteriores. Para cualquier incidencia relativa a las credenciales, las entidades deberán de ponerse en contacto con la Delegación Territorial de Economía, Innovación, Ciencia y Empleo en la que la entidad cuente con un Centro Formativo Inscrito o Acreditado. Manual Gefoc Entidades Página 2

6 3 Pantalla de Inicio Una vez se ha identificado en el sistema correctamente, le aparecerá la Pantalla de Inicio. En esta pantalla se pueden distinguir los siguientes apartados: 3.1 Botón de Inicio Pulsando este botón desde cualquier pantalla, el usuario podrá acceder a la pantalla de Inicio. 3.2 Menú En Función de los permisos del usuario y de las opciones habilitadas en el sistema aparecerán las diferentes opciones disponibles. 3.3 Datos del Usuario Logado En este apartado aparecen los datos asociados al usuario logado. Manual Gefoc Entidades Página 3

7 4 Pantalla de Búsqueda de Solicitudes Pulsando sobre la opción Solicitudes del menú, el sistema redirigirá a la Pantalla de Búsqueda de solicitudes. Al entrar en esta pantalla el sistema mostrará de forma automática todas las solicitudes de acciones formativas asociadas a la entidad. En esta pantalla se diferencia tres bloques. 4.1 Bloque de Búsqueda. En donde se podrá filtrar por Delegación/Organismo, Año de la solicitud y/o Numero de la solicitud, acotando de esta forma la búsqueda de solicitudes. La lista de Delegaciones/Organismo aparecerá precargada con las Delegaciones Territoriales asociadas a la entidad identificada en el sistema, de forma que si la entidad tiene centros inscritos/acreditados en una sola delegación ésta le aparecerá ya rellena de forma automática o si por el contrario tiene centros inscritos/acreditados en más de una Delegación, se permitirá seleccionar en el desplegable la Delegación Territorial donde realizar la búsqueda. 4.2 Tabla de Resultados. Al Pulsar sobre el botón Filtrar el sistema mostrará en la tabla de resultados, los registros coincidentes con los criterios de búsqueda seleccionados. Manual Gefoc Entidades Página 4

8 4.3 Acciones Disponibles. Pulsando sobre una solicitud concreta de la tabla de resultados el sistema mostrará las acciones disponibles para dicha solicitud. La acción Nueva solicitud, permite crear una nueva solicitud de acciones formativas, siempre sobre iniciativas que actualmente se encuentren en vigor. La acción Cumplimentar solicitud, sólo se mostrará para solicitudes que aún no se hayan presentado telemáticamente. Permite entrar a la pantalla de detalle de la solicitud para poder seguir cumplimentándola y entregarla de forma telemática. La acción Ver solicitud sólo se mostrará para solicitudes que se encuentren ya presentadas telemáticamente. Permite visualizar el detalle de la solicitud. No podrá modificarse ningún dato sobre una solicitud ya presentada. Manual Gefoc Entidades Página 5

9 5 Pantalla Nueva Solicitud Pulsando sobre el botón Nueva Solicitud, el sistema mostrará la pantalla de alta de una Nueva Solicitud. En esta pantalla se deberá seleccionar un valor de la lista de Delegaciones Territoriales disponibles para la entidad y un Tipo de solicitud en base a las solicitudes disponibles en el momento del alta. En la lista de Delegaciones Territoriales sólo estarán disponibles las Delegaciones Territoriales para las que existan centros inscritos y/o acreditados. Una vez introducido ambos datos y pulsando el botón Aceptar el sistema redirigirá a la Pantalla de Solicitud en donde podrá introducir los datos asociados a la nueva solicitud. Manual Gefoc Entidades Página 6

10 6 Pantalla de Solicitud El objetivo de esta pantalla es ver/editar los datos de una Solicitud. En la pantalla de solicitud se pueden distinguir los siguientes bloques: 6.1 Datos Generales de la Solicitud. En este bloque de la pantalla se mostrarán los datos generales de la solicitud. Como se puede observar dichos campos aparecen deshabilitados ya que no es posible modificarlos, al ser cumplimentados de forma automática por el sistema. Manual Gefoc Entidades Página 7

11 6.2 Datos Específicos de la Solicitud. En este bloque de la pantalla aparecerán los datos específicos de una solicitud, dependiendo del tipo de solicitud seleccionada. Los campos con * y borde color rojo son de obligado cumplimento. En esta pantalla están disponibles los botones Guardar y Atrás. El botón Guardar, validará todos los datos introducidos de forma que si encuentra errores mostrará una lista con todos los errores de validación encontrados En caso contrario, guardará la información asociada a la solicitud informando del número identificativo asignado en GEFOC Entidades. Manual Gefoc Entidades Página 8

12 El botón Atrás, permite regresar a la página de Búsqueda de Solicitudes. En caso de que se hayan realizado cambios y aún no se hayan guardado, el sistema mostrará un aviso informando de dicha circunstancia. Actualmente se encuentran activos dos tipos de solicitudes, aunque sólo se permitirán cumplimentar si se encuentran dentro del plazo de solicitud establecido en la convocatoria. Autorizaciones de Acciones Formativas Conducentes a Certificados de Profesionalidad No Financiadas con Fondos de F.P.E. Formación de Oferta dirigida Prioritariamente a Trabajadores Desempleados. Los siguientes apartados muestran en detalle la información relativa a cada una de dichas solicitudes. Manual Gefoc Entidades Página 9

13 7 Formación de Oferta dirigida Prioritariamente a Trabajadores Desempleados. En esta pantalla se muestran los datos relativos a las solicitudes de Formación de Oferta dirigida Prioritariamente a Trabajadores Desempleados. En esta pantalla los datos referidos a la entidad están deshabilitados ya que no es posible su modificación, al ser precargados de forma automática por el sistema. En esta pantalla a aparte de los botones de Atrás y Guardar explicados anteriormente se dispone de la posibilidad de Presentar telemáticamente la solicitud (Ver apartado Presentación Telemática para más detalle). El botón Presentar telemáticamente se muestra una vez grabada la solicitud. La pantalla está dividida en las siguientes Pestañas: Representante y Cuenta Bancaria Dirección de Notificación Documentación que se adjunta Declaraciones y Autorizaciones Acciones Formativas Factores Calidad Manual Gefoc Entidades Página 10

14 7.1 Representante y Cuenta Bancaria. En esta pantalla se muestran los datos asociados al representante de la Entidad y a la cuenta Bancaria. 7.2 Dirección de Notificación En esta pantalla se muestran los datos relativos a la Dirección de Notificación. Destacar que en ésta pantalla se dispone de la opción Utilizar dirección de la entidad. Pulsando este botón se importarán automáticamente todos los datos de dirección de la entidad sobre el formulario. Manual Gefoc Entidades Página 11

15 7.3 Documentación que se Adjunta Esta pestaña permite añadir nueva documentación a la solicitud. Al pulsar el botón Añadir un nuevo Documento, el sistema muestra el formulario de Nuevo Documento. En primer lugar se deberá indicar si el documento ha sido presentado anteriormente en la Administración Pública o no. En caso afirmativo, el sistema mostrará un nuevo formulario requiriendo la información asociada a dicho documento, esto es: Manual Gefoc Entidades Página 12

16 En caso de que se seleccione que no ha presentado un documento anteriormente en la Administración pública, el sistema solicitará que se adjunte el documento a la solicitud. Para ello tan solo será necesario pulsar sobre el botón Adjuntar, el cuál abrirá un cuadro en el que poder seleccionar el documento (solo se admiten documentos en formato PDF) a adjuntar. Se pueden añadir tantos documentos como se desee, pulsando el botón Añadir Nuevo documento. Pulsando el botón con forma de papelera se eliminará el documento correspondiente. Manual Gefoc Entidades Página 13

17 7.4 Declaraciones y Autorizaciones. En esta pestaña deben cumplimentarse las declaraciones, autorizaciones y consentimientos relacionados con la solicitud. 7.5 Acción Formativa En esta pantalla se podrán ver/modificar los datos relativos a las acciones formativas asociadas a la solicitud. Inicialmente al crear una nueva solicitud, la lista de acciones formativas estará vacía, tal y como se muestra en la imagen. Para añadir una nueva acción formativa se debe pulsar el botón Añadir. Esto hará que se muestre una ventana emergente con la siguiente información. Manual Gefoc Entidades Página 14

18 Está página permitirá añadir/modificar acciones formativas a la solicitud. Una vez cumplimentados todos los datos solicitados y tras pulsar el botón Aceptar los datos de la acción formativa se añadirán a la solicitud y se mostrará en la tabla de acciones formativas asociadas a la solicitud. En la tabla de acciones formativas, se dispondrá de los botones Editar y Eliminar asociado a cada acción formativa. NOTA IMPORTANTE. Debe recordar que aunque añada, elimine o edite una acción formativa, este cambio no será definitivo hasta que no pulse el botón Guardar Manual Gefoc Entidades Página 15

19 7.5.1 Ventana de Edición de Acción Formativa La información asociada a cada acción formativa es la siguiente: Prioridad: En este campo, se solicita la prioridad de la acción formativa, que debe ser un valor entre 0 y 999. Provincia: En esta lista desplegable, aparecerá seleccionada por defecto la provincia asociada a la Delegación que se seleccionó en el alta de la solicitud. Centro: Una vez seleccionada la provincia, se cargarán en esta lista los centros inscritos/acreditados de la provincia seleccionada. Especialidad: Una vez seleccionado el centro, el sistema mostrará en el campo Especialidades aquellas especialidades asociadas al centro inscrito o acreditado, siempre que estén contempladas en la programación de la convocatoria. Respecto a este punto hay que aclarar que no se mostrarán aquellas especialidades que no se encuentren contempladas en el listado de especialidades programables por provincia para la convocatoria. Nombre de la Acción Formativa: Una vez seleccionada la especialidad, el sistema cargará automáticamente el nombre de la Acción formativa. Este campo no es editable ya que genera automáticamente en función de la Especialidad seleccionada y en función de los módulos añadidos a la acción formativa (Ver Pestaña Contenido) Fecha de Inicio: Permite seleccionar una fecha de inicio de la acción formativa pulsando sobre el icono de calendario. Fecha de Fin: Permite seleccionar una fecha de finalización de la acción formativa pulsando sobre el icono de calendario. Se valida que la fecha de finalización siempre sea posterior a la fecha de Inicio. Manual Gefoc Entidades Página 16

20 Número de Alumnos: Número de alumnos que formarán parte de la acción formativa. Actualmente este número es cumplimentado de forma automática por el sistema. Tipo de Horario: En esta lista desplegable se podrá seleccionar el tipo de horario que regirá en la acción formativa. Real Decreto Regulador: Se deberá de introducir el Real decreto que regula el certificado de profesionalidad. BOE y Fecha de Publicación: Se deberá introducir la referencia al BOE y la fecha de Publicación del Real Decreto que regula el certificado de profesionalidad. A continuación de los campos Real Decreto Regulador y BOE y Fecha de Publicación, el sistema muestra las pestañas relativas a Contenido, Presupuesto y Organización y Gestión Pestaña de Contenido Esta pestaña se mostrará una vez seleccionada la especialidad de la acción formativa, siempre y cuando se trate de una especialidad modular. En esta pestaña se carga, en forma de árbol, la estructura de los módulos formativos asociados a la especialidad seleccionada. Desplegando cualquier módulo el sistema mostrará las unidades formativas asociadas a dicho módulo. En el caso de las solicitudes de acciones formativas dirigidas a desempleados los botones Añadir y Eliminar aparecerán siempre deshabilitados ya que las especialidades deben impartirse por completo. Seleccionando un módulo formativo y pulsando el botón Editar el sistema mostrará la pantalla de Edición de Módulos. En esta pantalla deberá especificarse el Nivel de Cualificación del Módulo seleccionado. Manual Gefoc Entidades Página 17

21 7.5.3 Pestaña Presupuesto En esta debe indicarse el detalle del presupuesto asociado a la acción formativa. Indicar que los decimales se añaden con puntos. Si se indica un decimal con, el sistema automáticamente lo cambiará a un.. El campo total, es calculado automáticamente según se van introduciendo lo valores en los diferentes campos del presupuesto. Manual Gefoc Entidades Página 18

22 7.5.4 Pestaña Organización y Gestión. En esta pestaña se solicitan los datos relativos a la organización y gestión de la acción formativa. 7.6 Factores de Calidad. En esta página aparecen los factores de calidad asociados a la solicitud. Manual Gefoc Entidades Página 19

23 Inicialmente al crear una nueva solicitud, la lista de factores de calidad estará vacía, tal y como se muestra en la imagen. Para añadir un nuevo factor de calidad se debe pulsar el botón Añadir, esto hará que se muestre una ventana emergente con la siguiente información: Está página permitirá añadir/modificar acciones formativas a la solicitud. Una vez relleno todos los datos solicitados y pulsado el botón Aceptar los datos del factor de calidad se añadirán a la solicitud y se mostrará en la tabla de factores de calidad asociados a la solicitud. En la tabla de factores de calidad se dispondrá de los botones de editar y eliminar por cada registro. Manual Gefoc Entidades Página 20

24 8 Autorizaciones de Acciones Formativas Conducentes a Certificados de Profesionalidad No Financiadas con Fondos de F.P.E. En esta pantalla se muestran los datos relativos a las solicitudes de Autorización para acciones formativas No Financiadas con Fondos F.P.E. La pantalla está dividida en las siguientes Pestañas: Datos Representante. Dirección de Notificación Acción Formativa Documentación que se adjunta Declaraciones y Autorizaciones Manual Gefoc Entidades Página 21

25 8.1 Datos Representante. En esta pantalla se muestran los datos asociados al representante de la Entidad. Destacar que en esta pantalla los datos referidos a la entidad están deshabilitados ya que no es posible su modificación, al cumplimentarse de forma automática por el sistema. 8.2 Dirección de Notificación En esta pantalla se muestran los datos relativos a la Dirección de Notificación. Destacar que en esta pantalla se dispone de la opción Utilizar dirección de la entidad. Pulsando este botón se importarán automáticamente todos los datos de dirección de la entidad sobre el formulario. Manual Gefoc Entidades Página 22

26 8.3 Acción Formativa En esta pantalla se podrán ver/modificar los datos relativos a la acción formativa asociada a la solicitud. Sólo podrá cumplimentarse una acción formativa por solicitud. A continuación se muestra una pequeña descripción de los datos que conforman la pantalla de Acción Formativa: Provincia: En esta lista desplegable, aparecerá seleccionada por defecto la provincia asociada a la Delegación que se seleccionó en el alta de la solicitud. Centro: Una vez seleccionada la provincia, se cargarán en esta lista los centros adscritos a la provincia seleccionada. Especialidad: Una vez seleccionado el centro, el sistema mostrará en el campo Especialidades, aquellas especialidades asociadas al centro Seleccionado. Nombre de la Acción Formativa: Una vez seleccionada la especialidad, el sistema cargará automáticamente el nombre de la Acción formativa. Este campo no es editable ya que genera automáticamente en función de la Especialidad seleccionada y en función de los módulos añadidos a la acción formativa (Ver Pestaña Contenido) Fecha de Inicio: Permite seleccionar una fecha de inicio pulsando sobre el icono de calendario. Fecha de Fin: Permite seleccionar una fecha de finalización pulsando sobre el inco de calendario. Se valida que la fecha de finalización siempre sea posterior a la fecha de Inicio. Número de Alumnos: Donde se deberá introducir el numero de alumnos que formarán parte de la acción formativa. Tipo de Horario: En esta lista desplegable se podrá seleccionar el tipo de horario que regirá en la acción formativa. Manual Gefoc Entidades Página 23

27 Real Decreto Regulador: Se deberá de introducir el Real decreto que regula el certificado de profesionalidad. BOE y Fecha de Publicación: Se deberá introducir la referencia al BOE y la fecha de Publicación del Real Decreto que regula el certificado de profesionalidad. A continuación de los campos Real Decreto Regulador y BOE y Fecha de Publicación, el sistema muestra las pestañas relativas a Contenido, Fuente de Financiación y Organización y Gestión Pestaña de Contenido Esta pestaña se carga una vez seleccionada la especialidad de la acción formativa. En esta pestaña se muestra, en forma de árbol, la estructura de los Módulos formativos asociados a la especialidad seleccionada. Al final de la estructura de módulos, el sistema muestra los botones Añadir, Editar, Eliminar que estarán habilitados o no en base a los siguientes requisitos. El botón Añadir se habilitará cuando previamente se haya eliminado un Módulo Formativo. Al pulsar el botón añadir se accederá a la ventana de Edición de Módulo, en la que se solo se permitirá añadir los Módulos que se hayan eliminado previamente. El botón Editar sólo estará disponible para los Módulos Formativos. Se deshabilitará cuando se seleccione una Unidad Formativa o un Módulo de practicas. El botón Editar mostrará la ventana de Edición de Módulos y permitirá modificar el Nivel de Cualificación de un Módulo Formativo. El botón Eliminar estará disponible para los Módulos Formativos y los Módulos en prácticas, por lo que no será posible eliminar Unidades Formativas ya que los Módulos deben impartirse por completo. Manual Gefoc Entidades Página 24

28 Al pulsar el botón Añadir o Editar se mostrará la ventana de Edición de Módulos. En esta pantalla se podrán añadir módulos o modificar le Nivel de Cualificación del Módulo seleccionado Pestaña Fuente de Financiación. En esta pestaña se solicitan los datos relativos a las fuentes de financiación de la acción formativa Pestaña Organización y Gestión. En esta pestaña se solicitan los datos relativos a la Organización y gestión de la acción formativa. Manual Gefoc Entidades Página 25

29 8.4 Documentación que se Adjunta En esta pestaña se puede añadir nueva documentación a la solicitud. Al pulsar el botón Añadir un nuevo Documento, el sistema muestra el formulario de Nuevo Documento. En primer lugar se deberá indicar si el documento a adjuntar ha sido presentado anteriormente en la Administración Pública o no. En caso afirmativo, el sistema mostrará un nuevo formulario requiriendo la información asociada a dicho documento, esto es: En caso de que se indique que no se ha presentado un documento anteriormente en la Administración pública, el sistema solicitará que se adjunte el documento a la solicitud. Para ello tan solo será necesario que se pulse sobre el botón Adjuntar, Manual Gefoc Entidades Página 26

30 lo cuál abrirá un cuadro donde poder seleccionar el documento (solo se admiten documentos en formato PDF) a adjuntar. Se pueden añadir tantos documentos como se desee, pulsando el botón Añadir Nuevo documento. Pulsando el botón con forma de papelera se eliminará el documento correspondiente. 8.5 Declaraciones y Autorizaciones. En esta pestaña se realizan las declaraciones, autorizaciones y consentimientos relacionados con la solicitud. Manual Gefoc Entidades Página 27

31 9 Presentar Telemáticamente una Solicitud. Tanto para las solicitudes de Formación de Oferta dirigida Prioritariamente a Trabajadores Desempleados como para las autorizaciones de Acciones Formativas Conducentes a Certificados de Profesionalidad No Financiadas con Fondos de F.P.E, una vez guardada la solicitud, el sistema permitirá Presentar la solicitud Telemáticamente. Para iniciar el trámite se deberá pulsar sobre el botón Presentación Telemática. Una vez realizado esto el sistema mostrará la pantalla de Presentación Telemática. Esta pantalla se divide en dos partes: Documentos. Informes Manual Gefoc Entidades Página 28

32 9.1.1 Bloque de Documentos. En la bloque de documentos, el sistema muestra todos los documentos asociados a la solicitud que van a presentarse telemáticamente Bloque de Informe. Pulsando sobre cada uno de los documentos asociados a la solicitud del bloque de documentos, el sistema mostrará el contenido del documento en el bloque de Informes. En la parte de superior del bloque de informe se pueden observar las siguientes opciones. Manual Gefoc Entidades Página 29

33 En primer lugar el sistema muestra el nombre del documento seleccionado. En segundo lugar el sistema muestra el número de páginas de las que está compuesto el documento y el lugar que ocupa la página que actualmente se está mostrando. Por último el sistema muestra las diferentes actuaciones de las que se dispone sobre el documento, esto es: Refrescar, Descargar, Imprimir Finalizar la Presentación Telemática Por último, una vez se haya revisado que el borrador de los documentos a entregar son correctos, puede realizarse la Presentación telemática pulsando sobre el botón Presentar. Una vez pulsando el botón Presentar el sistema solicitará confirmación, presentando la siguiente ventana. Hay que tener en cuenta que no podrán realizarse modificaciones una vez presentada la solicitud. Manual Gefoc Entidades Página 30

34 Una vez confirmado, el sistema procederá a realizar la Presentación Telemática. Si durante este proceso se produce algún error, el sistema mostrará un aviso indicando las incidencias producidas e informando de las acciones a realizar para solucionarlas. En caso de que todo haya ido correctamente, el sistema mostrará un mensaje, con el resultado de la operación. Tras la presentación telemática, puede imprimir de nuevo la solicitud, la cual ya no tendrá la marca de agua de borrador y tendrá cumplimentado los datos referentes al registro telemático. Manual Gefoc Entidades Página 31