La profesionalización del departamento comercial

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1 DescriPtivo PHC CRM CS PHC PHC CRM CS La profesionalización del departamento comercial El aumento significativo de la productividad de la fuerza de ventas y del volumen de negocios de la empresa u organización. BUSINESS AT SPEED Visite A partir de un fichero central de contactos puede acceder a toda la información, desde las visitas, propuestas, perspectivas de negocio, etc. Destinatarios Departamento de ventas de cualquier empresa Solución Contactos y visitas Telemarketing Propuestas y gestión de perspectivas Gestión de eventos Campañas de marketing Beneficios Fácil de utilizar Totalmente integrado con los otros módulos del Software PHC Mayor produtividad de la fuerza de ventas Mayor facilidad de control y gestión Apoyo al día a día de los vendedores

2 Características principales Registro detallado de contactos comerciales con toda la información. Emisión e impresión de propuestas y presupuestos, en diversos formatos. Introducción, impresión y control de las perspectivas de venta por cliente y por producto. Registro de las notas de los pedidos y posterior tratamiento estadístico. Control de las visitas realizadas o fijadas, facultativas u obligatorias. Tabla de artículos útil para tablas de precios, propuestas, presupuestos, etc. Gestión de fichero de vendedores (comisiones, supervisores, áreas de acceso, etc.). Impresión y envío de fax, cartas o etiquetas, vía procesador de texto. Control e impresión de la agenda del vendedor o de telemarketing. Agenda automática de visitas para la conducción de los negocios. Control de costes por vendedor, cliente, s, campaña, etc. Control remoto de la actividad de la fuerza de ventas. Obtención del análisis de actividad de un periodo, es decir, las visitas realizadas, perspectivas en abierto y negocios cerrados. Gestión de los negocios de la empresa y su respectivo circuito interno desde las perspectivas de negocio, visitas al análisis individual de los negocios de cada vendedor. Gestión de eventos organizados por la empresa y sus respectivas inscripciones. Listas de marketing, campañas y su respectivo plan de visitas. Este módulo prevé el control integrado de una serie de áreas relacionadas con el día a día de la fuerza de ventas de una empresa: Contactos Personas Clientes potenciales Ficheros completos (empresa, colaboradores y clientes) Información archivada Reenvío de información Mailings y telemarketing Visitas Llamadas Mailings Campañas Listas marketing Resp. Campañas Monitor trabajo Todo el historial Fácil de introducir Quién ha recibido el Qué visitas se realizaron Qué visitas han producido resultados Cuándo fue la última visita Agenda del vendedor Respuestas por correo electrónico, cuestionario, fax Lugar central de trabajo Perspectivas de venta Qué productos/servicios Para quién Con qué probabilidad En qué situación Cuál fue la última visita Propuestas (para clientes) Presupuestos (para clientes) (Con el módulo PHC Gestión) Diseñadas por el usuario Apariencia atractiva Precios y cantidades Pedidos de clientes (Con el módulo PHC Gestión) Control de pedidos realizados Gestión interna de la satisfacción de pedidos Historial del cliente Entre otras funciones Productos vendidos Qué se ha vendido y a quién Mailing para quien ha comprado determinado producto Entre otras funciones p. 2

3 El módulo PHC CRM CS es un sistema de gestión de información relacionado con la fuerza de ventas de una empresa. Posee una base de datos de contactos que constituye el centro de actuación. Para cada contacto podemos registrar visitas (realizadas o en agenda), propuestas, perspectivas de negocio, campañas, etc. Posee incluso un fichero de productos, que se puede utilizar para las propuestas, perspectivas y permite analizar, por ejemplo, todas las perspectivas de un determinado artículo o todas las propuestas solicitadas para un determinado artículo. Todo está conectado a un fichero de vendedores que permite, por un lado, dar todo el apoyo en su actuación diaria (nada queda olvidado) y por otro, controlar su actuación. En resumen, el vendedor es más eficaz y más competente, permitiendo así vencer a la competencia con mayor eficacia. que pertenece en el Software PHC. Incluso si trabaja off-line puede incluir los s al llegar a la oficina. Puede realizar una sincronización para que todos los datos queden integrados correctamente en los registros de la aplicación. Toda la información sobre contactos, personas y clientes potenciales El programa cuenta con un fichero de contactos donde se introduce toda la información sobre cada contacto, persona o cliente potencial. De esta forma puede controlar cada asunto desde su ficha respectiva. Según el tipo de uso, quedan cubiertas diferentes necesidades en el control del área vendedor: Uso sencillo (Empresa de 1 a 5 vendedores) Base de datos de contactos controlada. Emisión fácil y rápida de propuestas con excelente presentación. Campañas y listas de marketing. Gestión de la competencia al nivel del producto o del negocio. Control de las visitas de los vendedores. No permite olvidar las perspectivas de negocio ni las visitas de la agenda. Emite s y etiquetas personalizadas. Permite comparar la evolución de los diferentes vendedores. Facilita la conducción y control de negocios. Uso sofisticado (Empresa con más de 5 vendedores o con gestión profesional de la fuerza de ventas) Control de perspectivas perdidas que permite efectuar análisis de productos. Potencia la gestión de stocks con las perspectivas de venta por producto. Control y evaluación de acciones de venta, como s, publicidad, campañas, etc. Sustitución de vendedores más fácil para la organización, gracias a la rapidez de la transmisión de información. Integración completa con el restante Software PHC. Integración completa con el módulo de Gestión Si posee el módulo Gestión, puede tener toda la información integrada, por ejemplo: abrir la ficha de cliente a partir de la ficha de prospección. Esta conexión contacto/cliente se puede redefinir en cualquier momento, permitiendo una sincronización automática de datos entre estos dos ficheros. La integración con el módulo Gestión también permite facturar un pedido o una propuesta, controlar deudas, verificar si existe stock para satisfacer una propuesta y mucho más. Esta ficha permite: Construir sus propios listados con la información del fichero. Definir los nombres de todos estos campos para una mayor adaptación del programa a la actividad de la empresa. La tabla de precios de PHC Gestión CS es un campo bidireccional, puede transformar un contacto en un cliente. El campo correspondiente en la ficha del cliente se actualiza según el valor definido en la ficha de contacto. Imprimir cualquier texto (carta, fax, etc.) en un procesador de texto con mail merge, con los datos del contacto. Siempre puede saber qué productos se han vendido a ese contacto. Ver las perspectivas, propuestas, pedidos de consulta, etc. del contacto. Consultar toda la comunicación mantenida con el contacto, es decir, cada momento de interacción con el mismo (llamadas telefónicas, visitas, campaña, etc.) Y muchas más posibilidades relacionadas con los contactos. Fichero de personas El programa posee también un fichero de personas desde el que puede realizar el tratamiento de las diferentes personas de sus contactos o identificarlas como entidades completas. Desde esta ficha puede consultar sus visitas, la comunicación mantenida y en qué eventos está inscrita. Integración con el módulo ControlDoc Si posee el módulo ControlDoc, puede adjuntar un mensaje de correo electrónico desde Outlook a registros del Software PHC. Por ejemplo, si llega una respuesta/pedido a una campaña específica, puede anexar ese correo electrónico al registro al p. 3

4 Campañas y listas de marketing Puede planificar en el momento el lanzamiento de una campaña de un producto o servicio, a quién está dirigida y fijar en la agenda todas las acciones relativas a la misma. Ejemplos: visitas de acompañamiento, envío de documentación, planificar las fechas de las demos, todo esto fijado en la agenda de forma encadenada. Control de todos los contactos Una visita puede ser una llamada, una respuesta a un o anuncio, un pedido de propuesta, etc. Para cada visita puede realizar un informe completo e imprimir listados con la información que desee. Puede completar sin límite de espacio el informe de la visita. Cuál es la acción comercial activa que ha dado origen a la visita. Cuándo se ha producido y cuánto tiempo ha durado. A quién se ha contactado o quién realizó el contacto. Cuál es el vendedor. Cuál es el tipo de visita. Puede crear los tipos que desee. Resumen de la visita, que puede presentarse en forma de tabla para introducir más rápidamente las visitas. Cuáles son los costes e ingresos, para poder sacar la máxima rentabilidad de cada acción comercial, cliente, etc. Permite multiplicar la visita en consulta, definiendo fechas e intervalos de tiempo entre las nuevas visitas. Estadísticas importantes Esta información, relacionada con el informe de contactos y vendedores, permite: determinar cuántas visitas son necesarias para realizar una venta; cuáles son las respuestas a determinado , anuncio o campaña; cuál es el coste en visitas a determinado cliente; qué visitas ha realizado el vendedor la semana pasada, a quién y cuánto tiempo de media; qué visitas tiene que hacer el vendedor durante la semana. Es decir, basta introducir el resumen de las visitas realizadas para obtener toda esta información y un control total de la actividad comercial. s y etiquetas Puede exportar datos del fichero para preparar s en cualquier procesador de texto. Puede personalizar los s y ejecutarlos con una calidad excelente. Gestión total de los negocios de la empresa Puede identificar, consultar y seguir el circuito de cada negocio en perspectiva o la efectividad a cada paso. El circuito del negocio del CRM centraliza toda la información en una sola pantalla de manera que hace más accesible toda la información necesaria en la toma de decisiones estratégicas en cada fase de un negocio. La agrupación de la información permite tener una visión sintética de los negocios La organización y centralización de la información permite: efectuar una conexión directa entre vendedor, contacto, cliente; asociar y administrar las partes que intervienen en el proceso de negociación como perspectivas de negocio y documentos de facturación; visualizar y marcar visitas; acceder a toda la información del expediente de negociación a través del Monitor de negocios; realizar análisis a partir de los datos centralizados. Control de la información Puede saber inmediatamente qué ocurre en determinada negociación. Si ha sustituido a un vendedor, el nuevo tendrá la posibilidad de recuperar fácilmente los contactos, ya que toda la información está registrada. Facilidad de uso La introducción y consulta del fichero es muy sencilla y permite que cualquier persona pueda sacar todo el provecho de este sistema. Control del historial de visitas y gestión de la agenda Con el sistema de control de visitas, puede conocer en cualquier momento el historial de relaciones con cualquier empresa (aunque haya ocurrido hace mucho tiempo) y administrar toda la actividad fijada en la agenda, sin olvidarse de nada. p. 4

5 Desde el Monitor de negocios puede: visualizar e introducir visitas; visualizar los datos de los documentos del negocio e introducir nuevos documentos; consultar los datos de los documentos de facturación del negocio y emitir más nuevos; introducir citas directamente en la agenda; si posee el módulo PHC Gestión CS podrá ver las cuentas corrientes de los clientes; si posee el módulo PHC ControlDoc CS podrá adjuntar documentos a los negocios y ver los mensajes de correo eletrónico anexados desde Outlook; agrupar los datos para obtener una visión más amplia de los negocios; agenda de deudas, con PHC Gestión CS. Herramienta de apoyo a las reuniones de ventas Podrá saber rápidamente cuáles son los negocios en abierto y sus respectivas probabilidades de cierre, para preparar una reunión de ventas. Sustitución rápida de negocios entre vendedores Si sustituye a un vendedor, o si se produce un cambio de clientes entre los vendedores, puede terminar rápidamente todos los negocios en abierto, los valores presentados, los tiempos de cierre, etc. Apoyo a la gestión de stocks En artículos de valor, puede obtener una previsión según la fecha de cierre y sus respectivas probabilidades, de cuáles serán potencialmente las necesidades de cantidades para los tiempos más próximos. Podrá verificar fácilmente el túnel de ventas de la empresa. Gestión de perspectivas de negocio Puede introducir las perspectivas de negocio que existen para cada cliente potencial o cliente final, así como para cada artículo. Con esta información tendrá siempre control de: los negocios en abierto; cuáles son las últimas visitas de los vendedores a estos clientes; cuál es la necesidad potencial de determinados artículos, y mucha más información. No olvidar un negocio en abierto Actualmente, cada vendedor controla un número de negocios en abierto cada vez mayor. A veces no realizar una llamada en el momento apropiado hace perder el negocio. Con este sistema puede obtener en cualquier momento una lista con el nombre del cliente y su teléfono o dirección para poder realizar el seguimiento de la perspectiva de negocio, sin olvidarse de ninguno. Monitor de trabajo (So disponible en PHC Advanced CS y PHC Enterprise CS) El Monitor de trabajo ofrece la posibilidad de administrar todo lo que tiene para hacer, de una forma centralizada, sin olvidar nada. En esta parte puede consultar las llamadas telefónicas, la correspondencia, las tareas, las facturas a aprobar, los pedidos de asistencia en curso, ver los compromisos en la agenda, es decir, toda la información esencial para el desempeño del día de trabajo. Puede configurarlo para mostrar toda la información relativa al trabajo diario del usuario. En cualquier momento puede ver qué artículos o servicios tiene en perspectiva de negocio. p. 5

6 Emisión de propuestas y presupuestos Con la prosibilidad que ofrece el programa para crear los documentos internos que desea, también puede crear un área de propuestas y presupuestos, donde puede introducir toda la información que necesita enviar al cliente. Incluso puede crear diversos formatos de propuestas modelo, para que emitir una propuesta resulte mucho más rápido: basta copiar los datos de la propuesta modelo. Puede asociar las propuestas a los negocios para identificarlos más facilmente y asociarlos al mismo. Puede saber cuáles son las visitas realizadas y los tiempos empleados. Respuestas a las preguntas comerciales Dónde gasta más tiempo mi fuerza de ventas? Con el registro de las visitas, podemos obtener totales de visitas en cualquier momento tanto en número como en tiempo empleado. De esta forma, para una zona, un vendedor, una acción comercial o un cliente, podemos obtener los totales de visitas realizadas, sus tiempos, costes e ingresos. Tabla de precios con validez Puede definir varias tablas de precio a lo largo del año y su prioridad, para que se propongan automáticamente los precios en función de la respectiva fecha del documento. Fichero de productos con descripción y precios Para simplificar la elaboración de propuestas y presupuestos, el módulo CRM Comercial posee un fichero de productos, en el que se pueden introducir los productos y servicios que su empresa comercializa, así como los precios y descripciones. Solo tendrá que elegir los productos para que la propuesta quede automáticamente concluida. Cuáles son las acciones comerciales con mejores resultados? En cualquier momento puede saber todos los resultados de determinada acción comercial. Estos resultados pueden ser analizados tanto en valor (ingresos menos costosos) como en cantidad (número de fechas). Su experiencia le permitirá determinar de esta manera cuáles son las acciones en las que obtuvo mejor resultado, para que se repitan aquellas que garantizan mejor rentabilidad. Podemos analizar en cualquier momento cualquier acción comercial ( , un anuncio, una feria, una presentación, etc.) y saber cuáles fueron las consecuencias (visitas y negocios cerrados) de esa acción. Impresión en cualquier procesador de texto Para ver la propuesta lo mejor posible, puede utilizar un procesador de texto o diseñar la impresión en el propio software. El programa introduce los datos de la propuesta en el procesador de texto para que el usuario pueda manipularlos y colocarlos como desee. Cómo se están gestionando los negocios en abierto? Puede obtener el nombre del cliente potencial, el número de visitas realizadas y la fecha de la última visita para cada negocio en abierto. Con esta información controla inmediatamente si existe algún negocio activo que no recibe la atención debida. Análisis de rentabilidad Al colocar los artículos en la propuesta, además de los precios de venta, quedan también registrados los precios de coste. Así, puede analizar inmediatamente la rentabilidad y verificar el beneficio bruto que va a obtener con la propuesta. Historial del cliente La propuesta queda registrada en el historial del cliente, lo que permite saber en cualquier momento cuáles son los precios que se han presentado en el pasado. Cuáles son los negocios en abierto y sus visitas. El objetivo es no dejar de prestar la debida atención a los negocios en abierto. p. 6

7 Análisis de la información e informes de gestión El módulo PHC CRM Comercial fue especialmente desarrollado para aumentar los resultados de su fuerza de ventas. Para ello, además de la gestión diaria de la actividad comercial, los análisis proporcionarán al gestor más información para la toma de decisiones e informarán sobre las mejores acciones comerciales, las peores, las propuestas sin visitas, etc. Campañas En las Campañas puede escoger las listas de marketing que va usar, así como definir el plan de las visitas a efectuar. Puede crear una campaña por correo electrónico, telemarketing o carta y después crear las visitas/llamadas conforme al plan definido. Desde la ficha de la campaña puede los negocios de las mismas o crear un nuevo negocio. Cartera de clientes potenciales Con el uso gradual de este software, va construyendo su cartera de clientes potenciales. Su reutilización en acciones comerciales puede suponer una excelente fuente de nuevos negocios. Por ejemplo, en el relanzamiento de productos o en el lanzamiento de nuevos productos, puede saber y enviar información a cada cliente potencial que alguna vez haya mostrado interés en aquel tipo de producto. Puede crear la campaña por correo electrónico o carta. Una vez realizada la campaña puede consultar las visitas creadas o agregadas a la misma. En cualquier momento puede consultar con detalle la ficha de sus clientes potenciales. Competencia Tanto en los negocios, clientes potenciales como en los artículos, puede introducir información sobre sus competidores. Después, en la ficha de cada uno, puede consultar información como un análisis SWOT o el precio en el caso de los artículos. Listas de marketing Con las listas de marketing puede agrupar sus contactos, personas o clientes potenciales para después usarlos en las nuevas campañas. A partir de la ficha de la competencia, puede ver los negocios, los clientes potenciales y los artículos a los que asoció el mismo. En la ficha de la lista de marketing puede importar los registros de la tabla de contactos, personas o clientes potenciales. Qué piensan los usuarios del Software PHC Quinta Grande, en calidad de Asistencia técnica autorizada a los ordenadores portátiles TOSHIBA, necesita herramientas que premian una gran facilidad de adaptación tanto a nuevos tipos de producción, como a nuevos tipos de productos y la frecuente implementación de nuevos procesos. Esta maleabilidad del Software PHC, en combinación con el enorme potencial de consulta y análisis de datos, ha permitido un control mayor y más versátil, además de adaptación a la dinámica de negocio. Aníbal Pereira, Administrador de Quinta Grande. p. 7

8 Integración completa Todas las áreas del programa están integradas entre sí, de esta forma, desde la ficha del contacto puede consultar: las visitas efectuadas por él, las perspectivas de negocio en abierto, las propuestas y precios enviados, los productos vendidos, etc. Puede consultar rápida y fácilmente su agenda. Puede visualizar e imprimir las visitas y citas por día o por semana. La agenda controla los festivos asignando a esos días un color diferente al de los restantes. Desde la ficha de un contacto, puede ver todos sus documentos y los productos que ya le ha vendido, cuándo y por cuánto. Tareas en abierto Existen siempre una serie de tareas para ser ejecutadas, como por ejemplo: llamar para seguir un envío de propuesta, preparar y enviar una propuesta, etc. Con esta funcionalidad del software, el vendedor puede registrar las tareas que tiene para ejecutar, para quién son y la fecha límite. A continuación, puede consultar rápidamente todo lo que le falta hacer. Apoyo en las reuniones de ventas Se reúne con sus vendedores regularmente y en ese momento necesita toda la información sobre la actividad comercial del periodo en análisis. Con este programa puede obtener para esa reunión, entre fechas: las visitas realizadas; las perspectivas de negocio abiertas, perdidas, alteradas, etc.; las propuestas enviadas; las adjudicaciones realizadas; y muchas más posibilidades. Aumentar la productividad del vendedor Automatizar las actividades Este módulo pretende, además del control del área comercial, aumentar la productividad de los vendedores. Con este objetivo podemos, no solo administrar con detalle la agenda del vendedor, sino también controlar las tareas que tiene en abierto o las llamadas telefónicas que tiene pendientes. Agenda del vendedor La agenda del vendedor puede ser alimentada por visitas en la agenda o por seguimientos directos en la propia agenda. Esta agenda puede ser mantenida y consultada tanto por el propio vendedor, como por cualquier otra persona con acceso. De esta forma, podremos tener citas en la agenda, por petición de clientes, o solicitadas por el respectivo Director. No obstante, es posible también determinar que cada vendedor solo tenga acceso a sus propias citas tanto en la Agenda como en la pantalla de citas. Si por casualidad existen rutas o circuitos constantes, el software puede generar automáticamente esas mismas citas, para que el vendedor pueda consultar previamente lo que tiene pendiente. Puede definir una visita del tipo tarea, que sirve para alertar las tareas y que tiene que realizarse con información de para quién y hasta cuándo. Llamadas telefónicas Para no utlizar papeles, que tan a menudo se pierden, podemos usar el registro de llamadas telefónicas. Así, siempre que un cliente quiera llamar, queda registrado en el sistema la fecha, hora y asunto. Con esta funcionalidad el vendedor puede consultar las llamadas a las que no ha respondido y así mantener organizada esta área. p. 8

9 Gestión de eventos Para una correcta gestión de eventos y sus respectivas inscripciones. La posibilidad de creación de diversas características que permiten posteriores análisis, como la creación de listas, quién es y quién se encuentra inscrito, quién ha comparecido, etc. El objetivo de este documento es describir las funcionalidades del software. Al estar en constante evolución, es posible que las funcionalidades aquí descritas no se mantengan en el mismo formato. Si considera vital alguna funcionalidad en concreto, verifique en una Demostración del Software si esta corresponde a lo que necesita. p. 9

10 VIDEOS FORMACIÓN DESCARGAS NOTICIAS Y MUCHO MÁS Con PHC On tiene su sistema PHC CS completamente actualizado durante el periodo de un año. Además, accede a las funcionalidades exclusivas y a contenidos específicos, como por ejemplo el acceso exclusivo al portal on.phcsoftware.es En este portal tiene acceso 24 horas al día a vídeos de autoformación sobre el uso de PHC CS, información sobre cada nueva versión, noticias, novedades, la newsletter semanal idirecto, la revista Directo PHC, entre otros. Todo para ayudarle a sacar el máximo partido a su inversión en Software PHC. MÁS INFORMACIÓN phcsoftware.es/phcon

11 Oporto Quién es PHC? PHC Software S.A. se dedica de forma exclusiva al desarrollo de software de gestión. Su misión es ofrecer la mejor solución tecnológica de gestión para permitir a sus clientes aumentar su rentabilidad, reduciendo los costes. La empresa tiene 24 años, cuenta con 135 colaboradores en Lisboa, Oporto, Madrid, Luanda y Maputo y 2012 obtuvo un volumen de negocios de 6,5 millones de euros. La red de distribución cuenta con más de 420 Partners certificados. Más de 135 mil usuarios en empresas clientes utilizan el Software PHC. PHC Todos los derechos reservados. Este documento es meramente informativo. PHC no da ninguna garantía, explícita o implícita, en el contenido de este documento. La marca PHC es una marca registrada. diseño p. 11

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