FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Versión: 4 DIRECCIÓN TERRITORIAL CARIBE PNN - CORALES DEL ROSARIO Y SAN BERNARDO
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- Víctor Manuel Duarte Vidal
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1 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN PNN - COR - 2 LIBROS PNN - COR Libro de Minutas 2 10 X * Reporte diario de actividades por Área Concluida su gestión administrativa, se guarda un tiempo prudencial y luego de terminada su gestión administrativa completa se elimina ya que no contienen valores secundarios. PNN - COR - 4 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL 2 10 X Serie documental que por su importancia *Procedimiento en la evaluación a la gestión de los Evaluación al sistema de procesos y procedimientos, se hace Control Interno. importante para la memoria de la Entidad Auditoria como evidencia en sus actuaciones Interna. correctivas y preventivas en el mejoramiento continuo de la gestión y en EVALUACIÓN A LOS Rendición de Informes. cumplimiento a la Constitución, las Leyes y SISTEMAS DE Acciones los Objetivos Institucionales. GESTIÓN Correctivas y Preventivas. Plan de Mejoramiento Contraloría. Control de Documentos. 1 DE 19
2 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN ADMIISTRACIÓN Y Tratamiento del producto SPNN o servicio no conforme. * Formatos Control de Cambios de Documentación * Informe de auditoría interna * Listados de asistencia * Mapa de Riesgos * Planes de mejoramiento s documentados PNN - COR - 6 POSICIONAMIENTO DE DE COLOMBIA (EXTERNO) 2 3 X Serie documental que representa el posicionamiento estratégico de la Entidad Comunicaciones y tanto internamente como externamente, la GESTIÓN DE Educación Ambiental. cual una ves a cumplido su cometido se le COMUNICACIONES debe hacer una selección y Préstamo respectivamente se puede eliminar. Interbibliotecario. * Formato Monitoreo de prensa * Formato Reporte Radial * Formato Solicitud, verificación y entrega de Material de Comunicaciones 2 DE 19
3 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN PNN - COR - 9 INFORMES PNN - COR Informe de Gestión 2 3 X X * Informe Se transfiere al Archivo Central el Informe de Gestión preparado en el Grupo, culminado su tiempo de retención, se microfilma o digitaliza y posteriormente se elimina el soporte papel. PNN - COR Informes de Sugerencias, Quejas y Reclamos 2 3 X X ATENCIÓN USUARIO Se transfiere al Archivo Central el Informe culminado su tiempo de retención, se AL Peticiones, Quejas, microfilma o digitaliza y posteriormente se Reclamos y Sugerencias. elimina el soporte en papel. * Formato de sugerencias, quejas y reclamos. * Informe de seguimiento a sugerencias, quejas y reclamos * Matriz de seguimiento de quejas y reclamos * Plan de acciones correctivas PNN - COR Informes Consumo de Combustible 2 3 X X En el manual de funciones aparece y la Sede Central ordena tener estos informes para su control. 3 DE 19
4 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN PNN - COR - 12 PLANES PNN - COR Plan de Manejo 5 20 X X * Plan SISTEMA DE PNNC Planeación del Manejo. Serie que por su naturaleza técnica, administrativa o financiera representa para la entidad la base histórica de la memoria institucional. Se transfiere al Archivo Central la Subserie PNN - COR Plan Operativo Anual 5 20 X X DIRECCIONAMIENT O ESTRATÉGICO Seguimiento a Proyectos del Plan Operativo Anual (POA), culminado de Cooperación. su tiempo de retención, se microfilma o * Formato Administración digitaliza y posteriormente se elimina el * Ejecución Plan de Compras * Plan * Plan de Compras * Plan de Necesidades de Riesgos. soporte papel. PNN - COR Plan de Contingencia 5 20 X X DIRECCIONAMIENT O ESTRATÉGICO Serie que por su naturaleza técnica, administrativa o financiera representa para la Entidad la base histórica de la memoria institucional. 4 DE 19
5 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN * Plan PNN - COR Plan de Necesidades 2 3 X * Plan de necesidades ADQUISICIÓN BIENES SERVICIOS DE Y Procedimiento Elaboración del plan de compras. Serie documental que por su naturaleza tiende a ser actualizada después de su vigencia, por lo cual se puede eliminar. PNN - COR Plan de Ordenamiento Territorial - POT 5 20 X X * Planes DIRECCIONAMIENT O ESTRATÉGICO Serie que por su naturaleza técnica, administrativa o financiera representa para la Entidad la base histórica de la memoria institucional. PNN - COR - 14 ACTAS 1 4 X X PNN - COR Actas de Reunión Equipo Serie Documental que por su naturaleza técnica, administrativa o financiera, representa para Parques Nacionales la base histórica de la memoria Institucional. 5 DE 19
6 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN PNN - COR - 15 DERECHOS DE PETICIÓN 2 3 X X * Derecho de petición * Formato de respuesta a derecho de petición * Hoja de reparto del abogado asignado Se transfiere al Archivo Central la serie de los Derechos de Petición, culminado su tiempo de retención se deberá eliminar ya que carece de valores secundarios. PNN - COR - 18 PROYECTOS PNN - COR Proyectos de Cooperación Internacional 2 20 X * Listados de Asistencia * Oficios DIRECCIONAMIENT O ESTRATÉGICO Por su relevancia e importancia histórica para Parques Nacionales, el Ministerio y el Seguimiento a Proyectos País, es necesario conservar esta serie de Cooperación. documental con el fin de construir la memoria institucional. PNN - COR Proyectos de Cooperación Nacional 2 20 X DIRECCIONAMIENT O ESTRATÉGICO Por su relevancia e importancia histórica para Parques Nacionales, el Ministerio y el Seguimiento a Proyectos País, es necesario conservar esta serie de Cooperación. documental con el fin de construir la memoria institucional. 6 DE 19
7 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN de Reuniones * Listados de Asistencia * Oficios PNN - COR Proyectos Locales 2 20 X de Reuniones * Listados de Asistencia * Oficios DIRECCIONAMIENT O ESTRATÉGICO Por su relevancia e importancia histórica para Parques Nacionales, el Ministerio y el Seguimiento a Proyectos País, es necesario conservar esta serie de Cooperación. documental con el fin de construir la memoria institucional. PNN - COR Proyectos Regionales 2 20 X de Reuniones * Listados de Asistencia * Oficios DIRECCIONAMIENT O ESTRATÉGICO Por su relevancia e importancia histórica para Parques Nacionales, el Ministerio y el Seguimiento a Proyectos País, es necesario conservar esta serie de Cooperación. documental con el fin de construir la memoria institucional. 7 DE 19
8 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN PNN - COR - 42 PERMISOS PNN - COR Permisos de Ingreso Exentos de Pago 2 5 X MANEJO DE ÁREAS PROTEGIDAS Permiso de filmación y fotografía. Control Producto Servicio NO conforme. Individual Recolección Especímenes Especies Diversidad Biológica. Marco Recolección Especímenes Diversidad Biológica. Una vez concluido el tiempo prudencial de conservación, esta serie documental se elimina, puesto que los documentos sustantivos integran otras series documentales en el Grupo de Gestión Financiera. * Permiso de ingreso 8 DE 19
9 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN PNN - COR Permisos de Permiso para adelantar labores de adecuación, reposición o mejoras a las construcciones 2 5 X MANEJO DE ÁREAS PROTEGIDAS Permiso de filmación y fotografía. Control Producto Servicio NO conforme. Individual Recolección Especímenes Especies Diversidad Biológica. Marco Recolección Especímenes Diversidad Biológica. Una vez concluido el tiempo prudencial de conservación, esta serie documental se elimina, puesto que los documentos sustantivos integran otras series documentales en el Grupo de Gestión Financiera. * Actos Administrativos * Certificado de Cámara * Contrato * Copias de consignación pago servicios evaluación. * Descripción de Obra * Documento pago cánones de arrendamiento * Documentos identidad * Formatos * Fotografías 9 DE 19
10 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN * Pago derechos de evaluación del Procedimiento * Poder * Polígono del Área * Servicio o Producto no Conforme * Solicitudes PNN - COR - 56 PROGRAMAS PNN - COR Programas de Ecoturismo 2 20 X de Reunión * Conceptos * Control de Ingreso * Cronogramas de Actividades * Encuestas de Visitantes * Permisos de Ingreso * Plan de Uso Público * Reportes * Solicitudes COORDINACIÓN DEL SINAP Por su relevancia e importancia histórica para Parques Nacionales, el Ministerio y el País, es necesario conservar esta serie institucional con el fin de construir la memoria institucional. 10 DE 19
11 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN PNN - COR Programas de Educación Ambiental 2 20 X * Conceptos * Estrategia Educación Ambiental SISTEMA DE PNNC Planeación del Manejo. Si se ha digitalizado o microfilmado conservar por 20 años en el Archivo Central. Seleccionar una muestra de los Programas que revierten mayor importancia para la Entidad y transferir al Archivo Histórico. PNN - COR Programas de Guarda Parques Voluntarios 2 20 X SISTEMA DE PNN Guardaparques Voluntarios. Por su relevancia e importancia histórica para Parques Nacionales, el Ministerio y el País, es necesario conservar esta serie institucional con el fin de construir la memoria institucional. * Evaluaciones * Formato de Seguimiento * Propuesta * Solicitudes 11 DE 19
12 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN PNN - COR Programa Actividades de Descanso 2 10 X * Formato de Turnos de Descanso * Programas de Actividades Según resolución 009/05, Reglamenta la prestación en la áreas SPNN; Se estableció que la programación bimestral de turnos de trabajo y de descanso de cada área, la cual debe realizar el jefe del programa o quien haga sus veces, y autorizar el Director Territorial respectivo, será remitida a la Subdirección Administrativa y financiera para su control y seguimiento. PNN - COR Programas de Atención, Prevención de Desastres y Emergencias, Riesgo Público y Minas Antipersonas 2 20 X SISTEMA DE PNN Por su relevancia e importancia histórica Gestión para Parques Nacionales, el Ministerio y el del Riesgo Público. País, es necesario conservar esta serie Gestión institucional con el fin de construir la Riesgos de Desastres. memoria institucional. * Planes de Contingencia 12 DE 19
13 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN PNN - COR Programas de Control y Vigilancia 2 20 X SISTEMA DE PNNC Planeación del Manejo. Prevención Vigilancia y Control. Por su relevancia e importancia histórica para Parques Nacionales, el Ministerio y el País, es necesario conservar esta serie institucional con el fin de construir la memoria institucional. * Autos * Conceptos Técnicos * Formatos de campo * Medida Preventiva * Protocolo de Prevención, Control y Vigilancia PNN - COR - 64 HISTORIA DE VEHÍCULOS 1 5 X * Certificación * Impuestos por Circulación y Tránsito GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS La vida útil del documento la determina el tiempo de uso de un vehículo, el cual puede ser objeto de baja o transferencia, a partir de ese momento termina la responsabilidad de la Entidad. 13 DE 19
14 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN * Inventario de Vehículo * Licencia de Tránsito * Póliza de Seguro * Registro de Matricula PNN - COR - 65 INVENTARIOS PNN - COR Inventario General 2 20 X X * Entradas de Almacén * Formato de Cuentadante * Formato Solicitud de Elementos * Pedidos Urgentes * Planilla de Inventario * Solicitud de Traslado GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Una vez cumplida la gestión administrativa Inventarios. Aseguramiento Exclusión el documento se microfilma o digitaliza y de vienes. Seguimiento contable a inventaros. se elimina el formato papel. 14 DE 19
15 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN PNN - COR - 69 CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA Se transfiere al Archivo central la Subserie 2 10 X X del Consecutivo de correspondencia PROCESO GESTIÓN Recepción, despacho y Y ADMINISTRACIÓN despachadas, culminado su tiempo de distribución de DE LA correspondencia. retención se microfilma o digitaliza y se INFORMACIÓN elimina el soporte papel por carecer de valores secundarios. PNN - COR - 70 CONTROL DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA * Planillas de Envío de Correspondencia 2 10 X X PROCESO GESTIÓN Por ser documentación de valor probatorio Recepción, despacho y Y ADMINISTRACIÓN la Subserie se elimina una vez distribución de DE LA microfilmada o digitalizada y cumplido el correspondencia. INFORMACIÓN tiempo aquí estipulado. PNN - COR Control de Reportes de Radiocomunicaciones 2 10 X * Uniparquegramas PROCESO GESTIÓN Recepción, despacho y Documentación de gestión, la cual puede Y ADMINISTRACIÓN distribución DE LA de ser eliminada una vez se cumpla el tiempo INFORMACIÓN correspondencia. aquí estipulado. PNN - COR - 71 TABLAS DE 1 1 X GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN Archivo y Control de DE LA Registros INFORMACIÓN Revisión permanente. 15 DE 19
16 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN * Propuestas para actualización o modificación de series * Tablas de Retención Documental PNN - COR - 72 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 2 3 X * Formato Inventario único de documentos * Formato Único de Transferencia Documental GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN Archivo y Control de DE LA Registros INFORMACIÓN Verificada la integridad de los grupos documentales transferidos al Archivo Central las Transferencias se eliminan por cumplimiento de su objetivo. PNN - COR - 81 SPNN PNN - COR Estrategias Especiales del Manejo 2 20 X X * Listados de asistencia SISTEMA DE PNNC Planeación del Manejo. Serie que por su naturaleza técnica, administrativa o financiera representa para la Entidad la base histórica de la memoria institucional. PNN - COR Investigación 2 20 X X SISTEMA DE PNNC Serie que por su naturaleza técnica, administrativa o financiera representa para la Entidad la base histórica de la memoria institucional. 16 DE 19
17 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN * Conceptos Técnicos * Cronogramas * Formatos * Listados de Asistencia * Permisos * Planes de Trabajo * Portafolio Investigaciones PNN - COR Monitoreo 2 20 X X * Conceptos * Cronograma de Actividades * Estadísticas de recorridos de Monitoreo * Formatos * Programa de Monitoreo SISTEMA DE PNNC Planeación del Manejo. Monitoreo Coberturas de la Tierra. Serie que por su naturaleza técnica, administrativa o financiera representa para la Entidad la base histórica de la memoria institucional. 17 DE 19
18 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN PNN - COR Zonificación - Restauración Ecológica Participativa y Saneamiento. * Listados de Asistencia * Proyectos 2 20 X X SISTEMA DE PNN Serie que por su naturaleza técnica, administrativa o financiera representa para la Entidad la base histórica de la memoria institucional. PNN - COR - 86 ZONAS AMORTIGUADORAS 2 20 X * Conceptos * Control de asistencia * Cronograma de actividades * Estudios técnicos de factibilidad * Implementación de estrategias SSC técnicos * Procesos de delimitación y de zonificación * Propuestas de reglamentación * Zonas Amortiguadoras declaradas y reglamentadas Planeación del Manejo. SISTEMA DE PNNC Contiene valor histórico. 18 DE 19
19 PARQUE NACIONAL NATURAL CORALES DEL ROSARIO Y SAN Una vez concluido su trámite administrativo PNN - COR - 89 ORDENES DE COMISIÓN Y PAGO DE VIÁTICOS NACIONALES 2 5 X cada informe de viáticos va ha parar a los Boletines de Caja Bancos donde se comparará la información y posteriormente * Informe de Legalización de Comisión * Solicitud de Comisión de Servicios se eliminan. FECHA CONVENCIONES CT = Conservación Total E : Eliminación Elaboró: Fabián Castro M/D = Microfilmación o Digitalización S = Selección Firma Responsable 19 DE 19
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