PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION JURIDICA DEL COBRO DE CARTERA PROCESO GESTIÓN PASIVO PENSIONAL Y CARTERA DE VIVIENDA

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1 Página: 1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Definir las actividades del manejo y recuperación de cartera a que se refiere el articulo 37 de la resolución 1752 del 27 de mayo de El procedimiento se desarrolla en la Superintendencia de Notariado y Registro, Nivel Central, Grupo de Reconocimiento de Pensiones y Cartera de Vivienda. Los clientes internos son Oficina Asesora Jurídica y como clientes externos tenemos a los deudores morosos de la cartera de vivienda. ALCANCE: Inicia: Identificación de los deudores morosos que están determinados por el informe jurídico mensual cuando se presenta mora en el pago de tres cuotas o más mensuales, elaborado por el Grupo de Reconocimiento de Pensiones y Cartera de Vivienda. Qué hace?: Requerir mediante oficios a cada uno de los deudores morosos cuando la mora este constituida por tres cuotas o más mensuales. Si dentro los siguientes treinta días calendario, el deudor no ha efectuado el pago se procederá al cobro judicial de la totalidad de la mora. Termina: verificando la cancelación de las cuotas morosas o con el remate del inmueble dentro de un proceso ejecutivo hipotecario. 2. RESPONSABLES: Responsable Estratégico: Coordinador del Grupo de Reconocimiento de Pensiones y Cartera de Vivienda Responsable Operativo: Profesional Universitario. 3. DEFINICIONES: Cuotas en Mora mensuales: Se establecen cuando el deudor de un crédito hipotecario cesa en el pago de tres o más cuotas.

2 Página: 2 Control estadístico del procedimiento. Hoja de cálculo que contiene el informe jurídico estadístico del estado de todos los créditos de vivienda PHVA Planeación: Los recursos logísticos, financieros y humanos del procedimiento para el efectuar el cobro oportuno de las cuotas mensuales en mora de la cartera de vivienda Hacer: Requerir mediante oficios a cada uno de los deudores morosos cuando la mora este constituida por tres cuotas o mas mensuales. Si dentro los siguientes treinta días calendario, el deudor no ha efectuado el pago se procederá al cobro judicial de la totalidad de la mora. Verificación: Revisión mensual de los informes jurídicos del Grupo de Reconocimiento de Pensiones y Cartera de Vivienda para determinar el pago por requerimientos efectuados. Revisiones diarias del cobro judicial efectuado mediante las demandas ejecutivas hipotecarias presentadas. Actuar: Desarrollar actividades que permitan agilizar el efectivo recaudo de cuotas en mora de los créditos de vivienda. 4. CONTENIDO: Se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas. ACTIVIDAD ESENCIAL Requerimiento mediante oficios a los deudores morosos Descripción de actividades: DESCRIPCIÓN CÓMO? 1. Elaborar el informe jurídico (F-01-GF-GPPCV-2009 Versión 01) de los estados de cuenta de cada uno de los créditos de vivienda para identificar el grado de morosidad de los mismos, siempre que estos superen tres o más cuotas mensuales en mora. 2. Hacer verificación el informe jurídico de los estados de cuenta para determinar las moras objeto de iniciación de cobro.

3 Página: 3 3. Elaborar oficio cobro pre jurídico (F-03-GF-GPPCV Versión 01), de acuerdo con la Resolución 1752 de 27 de mayo de 1998, con destino a cada uno de los deudores morosos, con el requerimiento de cancelación de las cuotas pendientes. 4. Se procede a remitir los oficios correspondientes. 5. Se verifica el pago de las cuotas en mora a través la plataforma bancaria, vencido el plazo de treinta días dispuesto por el articulo 37 de la resolución 1752 del 27 de mayo de se procederá al cobro judicial a través de demanda allí estipulado, siempre y cuando la mora persista. 6. Actualización trimestral de la base de datos con la información básica de cada uno de los deudores de créditos de vivienda. Cobro judicial de la totalidad de la mora. Responsable: Profesional asignado Conocimiento: Manejo de normatividad relacionada con cartera de vivienda hipotecaria Recursos esenciales: Dotación de Oficina Valor agregado: Efectivo control sobre los recaudos de cartera. Normatividad: Resolución 1752 de Herramientas de control: Verificar los recaudos por deudor Frecuencia: Mensual Tecnología (M.A.S): M Descripción de actividades: 1. Solicitar poder al Despacho y o oficina asesora jurídica para iniciar el proceso ejecutivo hipotecario ante los jueces del circuito y o municipales correspondientes. 2. Elaborar demanda (F-02-GF-GPPCV-2009 Versión 01) de ejecución para el pago de la obligación con los anexos respectivos 3. Una vez presentada y admitida la demanda hacer el seguimiento respectivo con el fin de realizar todas las actividades ordenadas por el juez de conocimiento, hasta la terminación del proceso por pago de la deuda o por remate del bien inmueble. 4. Si de la demanda se obtiene el pago de la mora por parte del deudor se procede a la suspensión del proceso de conformidad con lo estipulado en la

4 Página: 4 norma. 5. Si se ejecuta la demanda hasta los términos de remate, el juzgado realiza la actualización de la liquidación del crédito, para hacer la repartición de los dineros, transfiere la tenencia del título a la SNR, quien consignará los valores a su favor, cancelando contablemente el derecho implícito en el crédito de vivienda en los estados financieros. Responsable: Profesional asignado y Auxiliar Administrativo Conocimiento: Abogado Recursos esenciales: Dotación de Oficina. Valor agregado: Recuperación de la cartera hipotecaria. Normatividad: Código Civil Colombiano, Código de Procedimiento Civil y demás normas concordantes. Herramientas de control: Verificación constante de los expedientes. Por parte de funcionario del grupo verificados personalmente, medio del dependiente (auxiliar administrativo) y información recibida de la firma LITIGANDO S.A. Frecuencia: Diaria Tecnología (M.A.S): Sistematizado 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos asociados Norma NTC-GP: Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Decreto 1599 de 2005 Modelo Estándar de control interno. Listado de recaudo de cartera sobre deudores morosos. 5.2 Requisitos aplicables: Resolución 1752 de 1998 de la Superintendencia de Notariado y Registro Código de procedimiento Civil

5 Página: 5 6. NOTAS DE CAMBIO. VERSION FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO Versión 01 11/04/08 Diseño del Proceso Versión 02 14/01/10 Ajustes al proceso 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Código GF-GPPCV-PR-02-FR-01 GF-GPPCV-PR-02-FR-02 GF-GPPCV-PR-02-FR-03 Nombre Informe jurídico Demanda Oficio cobro pre jurídico Elaboró: Julián Camilo Maza Oscar Quevedo Díaz Martha Isabel Navarrete Revisó: Indira Chaparro Salamanca Oscar Luna Aprobó: Alberto Higuita Goez Fecha: 13/01/09 Fecha: 11/12/09 Fecha: 14/01/10

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