COBRANZA DE APORTES INDICE. Contenido Pag. Importancia de la gestión de cobranza 2. Principales actividades para el cobro del aporte mensual 2

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Juan Francisco Soriano Gil
hace 8 años
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1 COBRANZA DE APORTES INDICE Contenido Pag. Importancia de la gestión de cobranza 2 Principales actividades para el cobro del aporte mensual 2 Ciclo de cobranza 3 Pautas para realizar una cobranza exitosa 4 Formatos que se utilizan para llevar el control de las cobranzas 5 1

el cobro del aporte mensual 2 Ciclo de cobranza 3 Pautas para

2 IMPORTANCIA DE LA GESTION DE COBRANZA La cobranza es una actividad importante de la UOPGES, a través de ella se recoge el dinero necesario para el mantenimiento de los servicios de energía eléctrica. Los usuarios del sistema solar fotovoltaico deberán acercarse al local de la UOPGES a pagar el aporte del servicio de energía eléctrica. El administrador de la UOPGES es el responsable de cobrar el aporte del servicio de energía eléctrica mensual. Responsable de Cobranza El administrador de la UOPGES es la persona responsable del cobro del aporte del servicio eléctrico y debe: Conocer y tener capacidad para ejecutar todas las tareas necesarias para realizar la cobranza. Tener como mínimo educación primaria, iniciativa y dar un buen trato a sus clientes. Ser reconocido como persona capaz y honrada por los usuarios. Llevar el control y registro del dinero que se recoge de los usuarios. Llevar el control de deudores Establecer mecanismos para recuperar las deudas. Elaborar informes contables y técnicos Estar en constante comunicación con los usuarios de los sistemas solares fotovoltaicos. PRINCIPALES ACTIVIDADES PARA EL COBRO DEL APORTE MENSUAL Elaborar y mantener actualizado el padrón de usuarios (listado de los usuarios del servicio). Emitir y distribuir los recibos de cobro del aporte correspondiente a cada usuario. Cobrar la aporte. Cuando el usuario haya pagado el aporte se le deberá entregar el recibo sellado con la palabra cancelado para futuros reclamos de cobros indebidos. Registrar en forma ordenada el cobro de: aportes, reparaciones, conexiones nuevas, multas, etc. Elaborar el informe de cobranza mensual, señalando a los usuarios morosos. Emitir notificaciones y órdenes de corte de servicio mensuales como una medida para la cobranza de usuarios morosos y cobranza de multas. Atender, orientar y resolver los problemas y reclamos de los usuarios cuando se trate de cobranzas indebidas. Comunicación a los usuarios sobre el proceso de cobranza. 2

El administrador de la UOPGES es el responsable de cobrar el aporte del servicio de energía eléctrica mensual.

3 CICLO DE COBRANZA DIAS ACTIVIDAD RESPONSABLE Las actividades más importantes que se derivan y se debe tener en cuenta durante la gestión de cobranza son las que describimos a continuación: Acordados en el Acta... El mismo día en el que el USUARIO paga el aporte. Cobranza y lugar de pagos. Los usuarios se acercarán a pagar al local de la UOPGES. Emisión de recibos. Se emite los recibos por concepto de cobro de aporte, con la distribución respectiva. Comunidad y Administrador de la UOPGES Administrador de la UOPGES Comunicación a los usuarios Los recibos de cobro mensual del aporte del servicio de energía eléctrica, deben señalar la fecha de pago límite. También se informará verbalmente cómo se procederá en caso de morosidad. En la oficina de cobros se recomienda que se coloquen papelógrafos con información que tenga que ver con la cobranza y con todo lo relacionado con el trabajo de la UOPGES. Diálogo constante El primer día del siguiente ciclo de cobranza. Control comunitario de aportes. Exposición de: Listado visual de aportes mensuales, Listado de morosos e, Informe del balance mensual. Comunidad y Administrador de la UOPGES Es muy importante que durante el proceso de cobranza; se mantenga una relación directa con el usuario, conociendo sus inquietudes, preocupaciones, satisfacción o descontento con el servicio. El administrador de la UOPGES debe estar siempre dispuesto a escuchar y dar las respuestas 3

Se emite los recibos por concepto de cobro de aporte, con la distribución respectiva.

4 apropiadas a los usuarios. El diálogo debe tener las siguientes características: Breve: no debe extenderse demasiado. Directo: debe responder a la inquietud del usuario con cortesía y respeto. Verdadero: no se debe dar respuestas falsas, por salir del paso o generar expectativas que no se puedan cumplir. Imparcial: las sanciones se deberán aplicar a todos los usuarios por igual. Cobranza a los usuarios morosos Si el usuario se atrasa con el pago del aporte de un mes, pagará una multa fijada en asamblea comunitaria y que todos los usuarios conocerán. - Esta multa se pagará en el siguiente mes y se entregará un recibo adicional. Si el usuario se atrasa con el pago de su aporte dos meses, una vez vencido el plazo de pago, se emitirá una notificación para que cancele y si no lo hace, se hará una orden de corte del servicio de energía y traslado del sistema a un nuevo usuario. El costo de reconexión del servicio, será pagado por el usuario, y para esto debe primero pagar su deuda. PAUTAS PARA REALIZAR UNA COBRANZA EXITOSA Saber cuantos son los usuarios del sistema solar fotovoltaico y donde están localizados los sistemas. Determinar las fechas de cobranza, considerando el ciclo de ingresos familiares de la comunidad (fechas en las que la familia cuenta con dinero) Establecer el valor de las cuotas de nuevas conexiones, corte y reconexión, multas, moras y cualquier otro concepto. La voluntad de pago de los usuarios del servicio eléctrico y el trabajo cercano con la UOPGES son dos puntos muy importantes para que la comunidad cuente con electricidad en cada una de sus casas y que el proyecto dure en el tiempo. La UOPGES es una pequeña empresa de servicio eléctrico que debe, no sólo cobrar los aportes a cada usuario, sino también buscar nuevas alternativas de producción que aporten con dinero para beneficio de la comunidad. El objetivo es que podamos dar solución a los problemas básicos con los que viven la gente en nuestra comunidad. 4

Cobranza a los usuarios morosos Si el usuario se atrasa con el pago del aporte de un mes, pagará una multa fijada en asamblea comunitaria y que todos los usuarios conocerán.

5 FORMATOS QUE SE UTILIZAN PARA LLEVAR EL CONTROL DE LAS COBRANZAS No1 REGISTRO DIARIO DE COBRO DE APORTES UOPGES MES AÑO FECHA No DE RECIBO APELLIDOS Y NOMBRES APORTE MES DEL PAGO MES/ES ATRASADOS MULTAS APORTES ADELANTADOS TOTAL TOTALES 5

MES AÑO FECHA No DE RECIBO APELLIDOS Y NOMBRES APORTE MES

6 No 2 UOPGES COMUNIDAD AÑO RESUMEN MENSUAL DE APORTES Nº USUARIOS APELLIDOS Y NOMBRES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC 6

7 No 3 RESUMEN DE INGRESOS MENSUALES MES APORTES DEL MES USD$ APORTES DE MESES ATRASADOS USD$ MULTAS USD$ APORTES ADELANTADOS USD$ TOTAL INGRESOS USD$ Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Setiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL! "#! # $% "% &'''& &( ' ) 7

INGRESOS USD$ Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto

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