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1 PROCEDIMIENTO PARA LA COBRANZA DE SEGUROS GENERALES, RENDICIÓN DE LOS PAGOS EN EL BANCO U OFICINA, LIQUIDACIÓN Y PAGO DE COMISIONES, MOROSIDAD Y PÉRDIDA DE CERTIFICADOS- SEGUROS GENERALES IMPORTANTE La veracidad y exactitud de la información declarada en este procedimiento es responsabilidad del Jefe de cada área participante en el mismo, por lo tanto cualquier observación o corrección que se considere oportuna deberá comunicarse a la brevedad, antes de firmar la conformidad del procedimiento Subgerencia Operativa Gerencia Comercial Gerencia de Administración y Finanzas OBJETIVO Definir los procedimientos que deben realizar los Productores si desean cobrar las cuotas de sus clientes, dadas las nuevas disposiciones de la Superintendencia de Seguros de la Nación. También se especifican los procesos llevados a cabo por la Sección Cobranzas y tesorería para imputar los pagos y liquidar las comisiones correspondientes. ALCANCE Zona Centro. VIGENCIA / CUMPLIMIENTO Este procedimiento entra en vigencia a partir del 1 de Junio de 2014 y los Gerentes y Supervisores involucrados deberán tomar las previsiones para su cumplimiento y para la capacitación del personal involucrado. Versión 5/2014 1

2 DEFINICIONES 1. Productor Asesor de Seguros (PAS): son aquellos productores asesores de seguros matriculados y activos por la Superintendencia de seguros de la Nación. 2. Certificado de Pago pre impreso: es el recibo de pago; se imprime mes a mes si es forma de pago cobrador (Anexo 1), o por la web (Anexo 2) 3. Chequera: contiene los certificados de pago preimpresos de todas las cuotas de cada cliente confeccionados por sistema. Posee tres cuerpos (Anexo 3) CONSIDERACIONES GENERALES a- Que el Ministerio de Economía de la Nación ha dictado con fecha 2 de junio de 2000 la Resolución 429/2000, y sus modificatorias; con fecha 10 de mayo de 2001 la Resolución 90/2001 y con fecha 27 de agosto de 2001 la Resolución 407/2001, a través de las cuales se establecen los únicos sistemas habilitados para pagar premios de contratos de seguros y los requisitos de los convenios de cobranzas que a tales efectos se celebren. b- Que la Superintendencia de Seguros de la Nación ha dictado con fecha 26 de junio de 2001 la Resolución 28268, a través de la cual se establece el régimen de aplicación de la Resolución a que hace referencia el punto anterior. c.- Que en consecuencia, es necesario adaptar la prestación del Servicio de cobranza, con el fin de dar cumplimiento a las Resoluciones a que hacen referencia los puntos a) y b) de estos considerandos. Versión 5/2014 2

3 FORMAS DE PAGO Y MEDIOS DE PAGO 1. DÉBITO AUTOMÁTICO (D) Detalle de Medios de Pago: 1.1 Tarjetas de crédito Naranja Mastercard /Argencard Visa Cabal Credimas Nevada Data Italcred Shopping 1.2 Caja de Ahorro y/o Cuenta Corriente Supervielle Banco de Córdoba Banco Galicia- Cobranza Automática Pago Directo. 1.3 Forma de Pago Banco (B) Ventanilla de Bancos Supervielle Macro Empresas de Cobranzas Versión 5/2014 3

4 Pago Fácil Visa Pagos RapiPago Supervielle Pago mis cuentas 1.4 Forma de Pago Oficina / Mostrador (O) Caruso Seguros S.A :Oficina /Mostrador de agencias 1.5 Forma de Pago Cobrador / Productor (C) Productores Matriculados autorizados por la Compañía. COBERTURA ANTE SINIESTROS Como parte de la nueva normativa de cobranzas, la Compañía no cubrirá siniestros con fechas anteriores a la intervención del respectivo recibo (sello del Banco o Compañía, constancia de resumen de cuenta Bancaria y constancia de resumen de Débito Automático en Tarjeta de Crédito). Sólo cubrirá aquellos siniestros ocurridos con posterioridad a las 0:00 hs. del día siguiente al pago, si este ocurriese con posterioridad a la fecha de vencimiento del certificado. Los pagos podrán efectuarse en efectivo o con cheques, con los que se tendrán en consideración las pautas del siguiente MEMO MEMO (Sección Contaduría) CONDICIONES DE RECEPCIÓN DE CHEQUES Cheques del propio Cliente o Asegurado. Cheques del propio Productor - Asesor / Cobrador. Cheques de Terceros. La fecha de los mismos NO podrán exceder de 7 (siete) días del vencimiento de la Versión 5/2014 4

5 cuota y hasta 30 días como plazo máximo de diferimiento total. La orden de los cheques debe ser CARUSO CIA. ARG. DE SEGUROS S.A. En caso de cheques al portador, éstos NO deben presentar ningún tipo de endoso en su reverso. Si el cheque es de un tercero, el mismo debe estar endosado por el mismo con: FIRMA, ACLARACION Y TIPO Y NRO. DE DOCUMENTO. En caso de que el cheque presente cualquier tipo de enmienda o esté remarcado, DEBE SER SALVADO por el librador del mismo, con la correspondiente FIRMA (ídem a la libradora del cheque). Todos los cheques receptados tendrán que tener identificación (en lápiz) de la póliza que se está abonando. CHEQUES RECHAZADOS Con respecto a los cheques rechazados, cualquiera fuese su causa, los mismos deberán ser repuestos en la totalidad del monto del rechazo, incluye comisión bancaria más gastos administrativos. Si el cheque es rechazado deberá comunicarse a la gerencia correspondiente a los efectos de evaluar al asegurado (anulación de póliza / carta documento comunicando tal situación). Asimismo la responsabilidad será exclusiva del productor / cobrador que entregó el efecto, quien deberá canjearlo dentro de las 72 hs. Para el retiro del mismo, a los efectos del canje, el responsable deberá firmar un documento (Vale o Pagaré) bajo su responsabilidad. Toda excepción proveniente de cheques aplicados a pagos de seguros patrimoniales, deberá tener autorización expresa del Subgerente Técnico Juan S. Solé. Caso contrario será responsabilidad exclusiva de quien aceptó dicho valor, debiendo asumir por tal motivo las medidas disciplinarias provenientes de la Gerencia de Administración y Finanzas. Versión 5/2014 5

6 DESCRIPCIÓN ANALÍTICA DEL PROCEDIMIENTO PROCESO Nº 1: COBRANZAS Cobranza para Pólizas que optaron forma de pago Débito Automático (D) 1. Agencias Administrativos Operativos 1.1 Hará firmar al Titular de la Tarjeta de Crédito o de la Cuenta Bancaria, la Carta de Adhesión al Débito Automático (IP 502- Ver Anexo 4), donde se autoriza a realizar débitos de una determinada póliza en una determinada Cuenta y/o Tarjeta. 1.2 En la misma carta detallará si es Alta (nuevo débito), Cambio (de una tarjeta a otra), Baja (stop de envíos de débitos). Cuando se realiza una baja de débito no significa baja de cuenta y/o póliza tomada con la Compañía. 1.3 Remitirá las Cartas de Adhesión a Sección Cobranzas de Casa Matriz. 1.4 Realizará gestiones para corregir rechazos, informados por Sección Cobranzas de Casa Matriz, para cobrar cuotas rechazadas. 2. Casa Matriz-Sección Cobranza-Operativo 2.1 Recibirá las Cartas de Adhesión. Controlará su Confección. 2.2 Cargará los Débitos correspondientes en las cuentas indicadas. 2.3 Enviará los débitos correspondientes a las distintas Empresas. 2.4 Recibirá débitos : En el caso de débitos rechazados notificará a las Agencias de los Rechazos, para que realice gestiones pertinentes. En el caso de débitos aceptados, realizará las imputaciones correspondientes. ACLARACIÓN Las Pólizas cuya forma de pago sea Débito Automático no generan e imprimen recibos preimpresos. Versión 5/2014 6

7 Cobranza para Pólizas que optaron forma de pago Banco (B) 1. Agencias- Administrativos Operativos 1.1 Informará a Seguros Generales de la Casa Matriz la forma de pago Banco, optada por el cliente. 2. Casa Matriz Sección Seguros Generales Operativo 2.1 Emitirá Póliza con la forma de pago especificada, junto con todos sus recibos preimpresos (chequera). 2.2 Remitirá a la agencia Póliza y recibos. 3. Agencias- Administrativos Operativos 3.1 Hará entrega de la chequera correspondiente al cliente junto con la documentación de la Póliza contra la firma de una constancia de recepción. 3.2 Instruirá al cliente para realice sus pagos dentro de las fechas de vencimiento de las cuotas correspondientes, ya que de lo contrario perderá la cobertura del riesgo, la fecha cierta de pago la da únicamente la intervención del cajero con su sello y firma. 3.3 Explicará al cliente que los certificados entregados son documentos y que los debe considerar como tales. 3.4 si el cliente, cuya Póliza con forma de pago Banco, quiere abonar en Oficina / Mostrador de Caruso Seguros S.A se le reimprimirá el recibo desde el sistema Web. ACLARACIÓN Tanto los Bancos como las empresas de cobro de servicios, cobrarán recibos preimpresos hasta 30 días después de ocurrido el vencimiento de los mismos. En el caso de que el recibo tenga una fecha de vencimiento que supere los 30 dias, el asegurado deberá presentarse a la Compañía, para regularizar la situación. Los recibos pertenecientes a pólizas con forma de pago BANCO, no son auditables, es decir no se realizarán controles de Recibos Vencidos y/o Recibos a Anular. Versión 5/2014 7

8 Cobranza para pólizas que optaron forma de pago cobrador (C) PROCESO Nº 1: COBRANZA 1. Agencia Productor Asesor 1.1 Se presentará en el domicilio del asegurado antes de la fecha de vencimiento de la cuota a cobrar. Si encuentra el asegurado y éste está dispuesto a pagar, procederá al cobro de la cuota. 2. Agencia- Responsable Administrativo Operativo 2.1 Recibirá a los Cobradores /Productores que concurran a realizar las rendiciones. 2.2 Solicitará la entrega en ese acto de los Certificados cobrados y los no cobrados vencidos a la fecha. 2.3 Cargará los certificados en el sistema. 2.4 Finalizada la carga y anulados los certificados vencidos no cobrados, a los efectos de auditar emitirá los siguientes listados: Recibos a Anular (forma de pago Cobrador) Listado de Morosos a la fecha Auditoría de Recibos a la fecha (Forma de pago Cobrador) 2.5 Con los tres listados realizará los controles necesarios para verificar el cumplimiento estricto de los puntos 1 a 4 anteriores. 2.6 Si del control anterior surgiera que el Productor /Cobrador tiene en su poder y no los ha presentado, recibos a anular y/o certificados vencidos no cobrados, se le intimará a que los entregue. 2.7 Informará al Productor /Cobrador que a los clientes morosos de su cartera se les comunicará esta situación por medio de avisos de morosidad por teléfono o por correo. 2.8 Enviará a Casa Central - Cobranzas la siguiente documentación agrupada en dos períodos mensuales: Detalle de Lote Versión 5/2014 8

9 Certificados rendidos o anulados abrochados al Detalle del Lote. Rendición de Cobranza. Cobranza para Pólizas que optaron forma de pago Oficina/ Mostrador (O) Si el asegurado optara por realizar personalmente los pagos en las distintas Oficinas /Mostrador que posee la Compañía, es decir por forma de pago Oficial/ Mostrador, deberá presentarse en nuestras Oficinas para realizar el pago. 1. Agencias Administrativos Operativos 1.1 Realizará la impresión del recibo de la póliza perteneciente al cliente (Anexo 2), teniendo en cuenta de no realizar cobranzas salteadas. 1.2 Cobrará con el recibo impreso en Agencia. ACLARACIÓN Las Pólizas con forma de pago Oficina /Mostrador se entregan a los clientes sin recibos impresos. Estos recibos se encuentran GENERADOS por sistemas, listos para que se realice la impresión desde Agencia. Cuando la Agencia realice una impresión de recibos, pólizas para Forma de pago Oficina, y esta impresión no se concrete por algún inconveniente (ej. Problemas con la impresora), deberá controlar y/o auditar los recibos de las Pólizas forma de pago Oficina, para verificar si el recibo quedó en estado impreso por sistemas pero sin el recibo físico. Cuando suceda esto deberá solicitar, mediante correo a Cobranzas de Casa Central, autorización para anular recibo sin cuerpo físico. Versión 5/2014 9

10 PROCESO N 2: PAGO DE LAS COMISIONES A LOS PRODUCTORES 1. Agencia Responsable Administrativo/ Operativo IMPORTANTE Verificará el cumplimiento de las obligaciones impositivas del Productor (Ej. Monotributo o pago anual de la Matricula, etc.) siendo responsable de que esto se cumpla, a los fines de evitar posibles sanciones a la Compañía. Para ello, ingresará a las consultas de la página web de AFIP y de la Superintendencia de Seguros y solicitará copia de los comprobantes de pago que correspondan en cada caso, de la última rendición. 2. Agencia- Productor Asesor 2.1 El Productor /Cobrador puede autoretenerse el importe de las comisiones pactadas correspondientes a cada rendición, cuando la forma de pago es Cobrador. En este caso, la Compañía recibirá el neto de la rendición y efectuará las retenciones de los impuestos y contribuciones que como agente de retención le corresponde efectuar. 2.2 Confeccionará el Recibo /Factura del tipo que corresponda a su situación impositiva, por el monto de la Comisión. 2.3 El P.A.S. deja las comisiones pendientes cuando es su deseo, cuando la forma de pago adoptada por sus clientes sea por Débito o Banco u Oficina, o cuando la rendición es realizada con valores diferidos. En estos casos la Compañía recibirá el total bruto de la rendición de cobranza. 2.4 Una vez acreditados en Bancos los valores diferidos, para el caso de comisiones pendientes por esa causa, o cuando desee cobranzas, para los casos de pagos por débitos efectivamente ingresados en la Compañía o de los lotes cuyas comisiones se han dejado pendientes por voluntad del Productor /Cobrador, solicitará en la agencia que se gestione el pago de sus comisiones pendientes. Versión 5/

11 3. Agencia- Operativo Cobranzas ( pago de comisiones inferiores a $1000) 3.1 Emitirá detalle de lotes con comisiones pendientes y las liquidará por el sistema proveedores si el monto a abonar de comisiones es menor de $1000 por medio de una Orden de Pago. 3.2 Enviará a Tesorería copia de las retenciones que surgen de la Orden de Pago y a Contaduría la Orden de Pago con su correspondiente Factura o Recibo. 4. Agencia -operativo cobranzas (Pago de comisiones superiores a $1000) Enviará un detalle de las comisiones pendientes junto con su factura o recibo correspondiente a Casa Matriz Sección Tesorería-Operativo. 5.Casa Matriz- Sección Tesorería- Operativo 5.1 Recibirá el detalle de comisiones con la Factura o recibo. 5.2 Hará autorizar la factura por el responsable de cobranzas. 5.3 Enviará correo a la Agencia, indicando Orden de Pago generada, y autorización de pago, detallando la forma de pago Cheque o Transferencia (Depósito en cuenta). 6. Agencia- Operativo Cobranzas ACLARACIÓN 6.1 Recibirá el correo de Sección Tesorería, y procederá a abonar las comisiones, tal cual se indica en el correo. 6.2 Descargará en el Sistema de Tesorería el egreso correspondiente. No está permitido abonar comisiones para aquellos lotes que fueron rendidos con Valores Diferidos y éstos aún no fueron debidamente depositados en el correspondiente Banco. IMPORTANTE Sólo están autorizados a presentarse en las Agencias los Productores titulares de la cobranza. Si por alguna causa no pudiera presentarse deberá enviar a una persona con una autorización policial. Pero siempre el Recibo C o la Factura A deben estar inexcusablemente firmados por el titular de los mismos. Versión 5/

12 El productor debe estar presente mientras se realiza el control de la documentación presentada. PROCESO N 3: MOROSIDAD 1. Casa Matriz- Subgerencia Operativa- Sección Cobranzas 1.1 Cada mes realizará la generación e impresión de Notas de deuda. 1.2 Remitirá por correo, la Nota de Deuda directamente a los clientes. IMPORTANTE Es responsabilidad del Encargado Administrativo de la Agencia, entregar el listado de los morosos al Productor y recordarle que si no logra el pago de la cuota correspondiente, se comunicará por nota al asegurado dicha situación. PROCESO N 4: ROBO O EXTRAVÍO DE CERTIFICADOS PREIMPRESOS CON FORMA DE PAGO COBRADOR 1. Agencia- Productor Asesor 1.1 Ante la pérdida o sustracción de certificados preimpresos cobrados y aún no rendidos, como así también los no cobrados; deberá realizar la denuncia policial al respecto consignando los números de certificados preimpresos en cuestión. 1.2 Se presentará a la Agencia con la denuncia, solicitando la emisión de un certificado de pago para entregar el cliente. 2. Agencia- Responsable Administrativo / Operativo 2.1 recibirá la denuncia del Productor. 2.2 Archivará la denuncia policial en la carpeta del Productor. 2.3 Ejecutará en los pasos correspondientes a la reimpresión de recibos. Versión 5/

13 ANEXO 1: MODELO DE CERTIFICADO DE PAGO PREIMPRESO Versión 5/

14 ANEXO 2: MODELO DE RECIBO DE PAGO GENERADO POR SISTEMA Versión 5/

15 ANEXO 3: CHEQUERA Versión 5/

16 ANEXO 4: CARTA DE ADHESIÓN AL DÉBITO AUTOMÁTICO IP 502 Versión 5/

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